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Nouveautés de l'été 2023

· 2 minutes de lecture
Sophie Pasquet
Sophie Pasquet
Relation clients

Bonjour, sur vos écrans et sous vos yeux ébahis ce mois-ci :

Améliorations

  • L'annulation de la facture : en cas d'erreur sur la facture, vous pouvez aujourd'hui annuler la facture d'un seul clic grâce au bouton Annuler la facture. Votre dossier repasse automatiquement à l'état terminé.
    L'aide en ligne est ici. La newsletter spéciale téo masters est là.

  • Le droit super admin permet de débloquer les séances bloquées par un(e) collègue (par exemple parti(e) en congé)

  • Echéance et séance bloquée : il n'est plus possible d'intervenir sur une séance quand une échéance de facturation a été déclenchée. En cas d'erreur, supprimer l'échéance, le nouveau calcul sera automatique quand vous enregistrerez la modification de la séance.

  • Dans le planificateur, seuls les dossiers en cours et prévisionnels sont affichés.

  • Par défaut, les bénéficiaires notés absents ou qui ont abandonné la prestation ne sont plus disponibles pour l'envoi de mails de convocation depuis la séance.

  • Le module GRH a été simplifié et le circuit de validation des absences et congés amélioré. Des notifications sont systématiquement envoyées au supérieur hiérarchique et au demandeur. Accepter des congés devient simplissime et c'est une bonne nouvelle pour tout le monde :)

    La newsletter est ici et l'aide en ligne est là

  • L'écran Analyse des séances a été amélioré. N'hésitez pas à lui rendre visite. Il est super utile mais sous utilisé !

Principales corrections

  • Les fuseaux horaires avaient tourné la tête des plannings : la durée prévisionnelle du bénéficiaire a regagné la terre ferme
  • L'heure d'accompagnement obéit à nouveau au doigt et à l'œil
  • L'affichage des montants est à nouveau cohérent entre la comptabilité du dossier et l'écran échéances à facturer
  • L'écran CA par prestation prend désormais en compte les factures qui ne sont liées à aucun dossier

Merci d'avoir lu ces actus jusqu'au bout. Elles sont courtes pour vous permettre de profiter de journées plus longues. Très bel été !

L'équipe téo

Nouveautés de juin 2023

· 4 minutes de lecture
Sophie Pasquet
Sophie Pasquet
Relation clients

Améliorations

  • Relances questionnaires : il est désormais possible de "forcer" l'envoi des questionnaires, même si la date d'envoi n'est pas atteinte. Le nombre de relances réalisées s'inscrit au fur et à mesure sur la ligne (happy Qualiopi)
  • L’affichage de l’écran l’historique du dossier et du groupe a été amélioré. L’historique des envois de mails et des appels téléphoniques se présente dorénavant en liste. Un bouton permet d’afficher le contenu de chaque envoi et/ou appel par ordre chronologique inversé. Pour rappel, vous retrouvez cet écran depuis les fiches personne de l’annuaire, du dossier, du devis, de la facture, du groupe et de l’affaire.
  • L’utilisation de la ligne financeur du dossier du bénéficiaire a été facilitée. En cas de double financement, il est possible de renseigner le forfait pris en charge par chacun des financeurs, téo calcule alors la répartition en pourcentage. Deux factures sont alors créées pour chaque échéance de facturation.
  • Les prestations et les actions archivées sont dorénavant regroupées dans le bas des listes déroulantes, dans une partie grisée.
  • Les documents téo edit (hors téo docs) des téo mandataires ont été mis à la disposition des co-traitants. Une version Word récente est nécessaire pour enregistrer les documents Word dans téo.
  • Il est possible de désactiver/activer la fonctionnalité "abandon" de la séance de l'agenda (parfois source d'une mauvaise utilisation)
  • La case multi-prestation, devenue obsolète, a été supprimée dans l'agenda.

N'hésitez pas à contacter téo assistance si vous désirez en savoir davantage

L’échéancier nouveau est arrivé

L’échéancier a été amélioré pour prendre en compte les règles de facturation les plus diaboliques ! N’hésitez pas à nous demander conseil via téo assistance. Un document est à votre disposition.

  • Une case Acompte à déduire est apparue. L'acompte peut s’afficher sur votre facture grâce au marqueur de la ligne de facture.
  • Il est possible de facturer un % de la prestation, même si vous facturez en taux horaire (à condition d’avoir fait un devis ou la planification).
  • Il est possible de supprimer une séance déjà facturée d'une facture. L'écran Séances apparaît dans la facture quand on facture sur du réalisé/réalisé détaillé
  • Si vous devez modifier vos paramétrages de conventions, nous vous conseillons de finir de facturer manuellement les dossiers dont certaines échéances ont déjà été déclenchées. Vous pouvez annuler des échéances.

Inconforts

  • Le 26 avril, notre hébergeur Google Paris a été impacté par un incendie (qui a ensuite dégénéré en inondation) dans son data center. Nous avons aussitôt basculé les données vers la région informatique belge de Google où nous allons rester hébergés pour le moment
  • Le 19 mai, des effets de bords provoqués par un passage à une version supérieure du langage de programmation a provoqué une grande instabilité dans l’utilisation de téo. Cela a généré beaucoup de soucis chez vous... (et une équipe en apnée chez nous). Nous vous remercions de votre patience, ainsi que notre équipe technique pour son implication. Nous vous prions de nous excuser pour les ralentissements provoqués.
Le chiffre du mois

900 séances Teams sont créées et suivies chaque mois depuis téo !

Marqueurs téo edit créés

  • Le marqueur salle
  • Le marqueur gestionnaire dans la feuille d'émargement

Principales corrections

  • L'échéancier a fait l'objet de corrections rapides et continues
  • Les factures sont de nouveau téléchargeable depuis l'espace clients
  • Le libellé de la facture est réapparu dans le paramétrage de la convention Pilotage>Statistiques conseillers : la case Total du CA du conseiller a été supprimée pour ne faire apparaître que le CA du conseiller
  • Les détails du chiffre d'affaires sont à nouveau disponibles
  • Le lien Teams ne s'envoie plus au bénéficiaire absent
  • Toutes les actions sont à nouveau disponibles depuis la séance. Elles ont même retrouvé des couleurs sur Mac.

Merci d’avoir lu ces actualités jusqu’au bout. Nous vous souhaitons un joli mois de juin, au bord de l'été.

L'équipe téo

Nouveautés de mars 2023

· 3 minutes de lecture
Sophie Pasquet
Sophie Pasquet
Relation clients

Comment se déroule votre mois de mars ? De notre côté, nous avons pris soin des téo masters et des équipes admin... En coulisses, des consultant(e)s aussi puisque nous avançons sur un agenda complétement revisité.

Nouveautés et Améliorations

Stats questionnaires : une fonctionnalité Dossiers permet d'extraire une seule liste de dossiers contenant, entre autres, les questionnaires envoyés, reçus et en saisie libre.

Accès rapide à l'annuaire depuis le dossier du bénéficiaire : dorénavant, vous pouvez créer une fiche annuaire rapidement depuis le champ Prescripteur et Contact admin. Une icône bleue permet de basculer directement sur une fiche déjà typée par défaut.

Créer un prescripteur sans sa fiche société

Si vous désirez pouvoir créer la fiche personne d'un prescripteur sans avoir à créer sa fiche société, assurez-vous que vous pouvez le faire en "déliant" prescripteurs (la personne) et donneurs d'ordre (sa société). Pour cela, se rendre dans le paramétrage puis dans l'écran Installation>Production>décocher la case Lier les prescripteurs et donneurs d'ordre.

Requêteur : plusieurs marqueurs relatifs au gestionnaire ont été ajoutés au requêteur. Vous pouvez maintenant requêter sur les gestionnaires de vos dossiers. Pour mémo, si vous avez besoin d'aide pour prendre en main les requêtes de votre propre base de données, un tuto existe.

Téo edit : les marqueurs suivants ont été créés

  • Objectifs
  • Préconisations
  • Commentaires

Ils peuvent donc s'inscrire sur vos courriers. Ils sont à renseigner dans l'écran Complément et suivi du dossier bénéficiaire.

La question d'utilisation

Quel est l'impact d'une séance "à reporter" et "annulée" sur le temps prévisionnel ? Si vous séchez, la FAQ de téo assistance met fin au suspens.

Le geste de gestion

Afin de surveillez les délais avec lesquels vous paient vos clients, gardez un oeil sur l'écran Délais de paiement de la compta. Il vous permet ainsi d'ajuster vos procédures de relances... Il est précieux en ces temps incertains. Grâce au même écran, vous vérifiez également dans quels délais vous payez vos propres fournisseurs ! Charité bien ordonnée...

Principales corrections

  • Analyse de production : la cellule est à nouveau cliquable et présente la liste des dossiers
  • La création d'un avoir partiel se déroule maintenant comme dans du beurre
  • Un beug d'affichage sur les indicateurs de gestion a été corrigé
  • Pilotage : dans l'écran analyse de la production>détailler par conseiller, les cases sont à nouveau cliquables et le tableur reprend les données de l'écran.
  • Le paramétrage des SMS a été rétabli

Merci à vous d'avoir lu ces actus jusqu'au bout. Nous nous retrouvons le mois prochain, au printemps.

Nouveautés de février 2023

· 3 minutes de lecture
Sophie Pasquet
Sophie Pasquet
Relation clients

Ce mois-ci, des actus courtes, comme ce mois de février. Mais des nouveautés de choix.

Les nouveautés et améliorations

Spécial RGPD : vous pouvez dorénavant décider vous-même de la durée de conservation des données et supprimer les fiches annuaire (bénéficiaires et autres) en masse.

Cet écran magique (mais délicat, superadmin only) se trouve dans l'admin (étiquette rose)

Vous trouverez ici la documentation en ligne et là, la newsletter

Les statistiques issues des questionnaires : l'écran Stats questionnaires (module production) a été relooké et propose une meilleure exploitation des données.

  • Vous pouvez exporter les réponses libres dans un tableur (bouton Exporter des réponses libres)
  • Une catégorie Saisie directe a été créée : vous retrouvez ici le nombre de questionnaires remplis "en direct" par le conseiller et le bénéficiaire depuis téo sans envoi par mail.
  • Les icônes "donuts" (ou "camemberts", selon votre obédience) produisent des graphiques de répartition clairs et colorés. Ils sont eux aussi exportables sous différents formats, prêts à alimenter vos rapports, slides ou Canvas... Vous pouvez aussi les imprimer ou les annoter. Seulement une question centrale à trancher : "donuts" ou "camemberts"?

Pour en savoir plus sur les stats et les questionnaires, c'est ici

Recherche dans l'agenda : les champs de recherche par centre et par lieu de production ont été ajoutés à tous les écrans de contrôle de l'agenda.

La question d'utilisation du mois

Les nouveaux messages qui s'affichent dans téo à propos de vos courriers concernent les clients dont les courriers n'ont pas été passés sur téo edit. Aujourd'hui, il n'est plus possible de créer de courriers sur TéO Word 1 ou 2. Vos courriers doivent être créés à partir de téo edit. Seuls les clients utilisant les téo docs peuvent encore modifier leurs courriers. A partir du 1er avril, les courriers réalisés sous TéO Word 1 et 2 seront supprimés. Pas de panique... Et s'il y en a quand même, contactez-nous.

Un an de nouvelle assistance : bon anniversaire à tous les téo masters !

Depuis un an, nous avons réorganisé notre service d'assistance (nouvel outil, nouveau circuit d'escalade et de prise en charge des tickets de SAV). Nous vous accompagnons davantage dans vos demandes et vos questionnements et tentons de réduire encore les délais de résolution. Nous avons pris en charge, sur un an, plus de 1600 tickets créés par vos soins dont la majorité concerne des questions d'utilisation. Gratitude aux téo masters qui nous accompagnent dans ce partenariat quotidien !

Merci, chères utilisatrices, chers utilisateurs, d'avoir lu ces actus jusqu'au bout. On se retrouve le mois prochain.

Nouveautés de janvier 2023

· 4 minutes de lecture
Sophie Pasquet
Sophie Pasquet
Relation clients

Après les nouveautés décoiffantes de décembre, les améliorations et corrections de janvier permettent de reprendre une année de gestion en douceur.

Les améliorations

Questionnaires

Désormais, les questionnaires apparaissent dès le début de la prestation dans l'écran Compléments et Suivi et Questionnaires. Il est ainsi possible de contrôler qu'ils sont prêts à être envoyés. En revanche, l'enveloppe bleue permettant l'envoi apparaît seulement à la date prévue dans le paramétrage. Une info orange notifie que cette date n'est pas encore atteinte quand c'est le cas.

Rappels sur les questionnaires :

  • L'utilisateur qui veut faire de l'envoi en masse depuis l'écran Questionnaires de la production ne doit pas être coché comme Conseiller dans sa fiche annuaire
  • Le questionnaire disparaît quand le dossier (ou plus exactement son état) est passé en sans suite
  • Les boutons Activer et Désactiver servent à afficher ou désafficher le questionnaire.

Les alertes de la page d'accueil (pour le conseiller)

Quand un utilisateur est coché comme conseiller dans sa fiche annuaire, certaines alertes de la page d'accueil affichent seulement les dossiers le concernant. Ainsi, il n'est plus "encombré" par toutes les alertes liées au centre et celles ne le concernant pas.

Les alertes des écrans suivants sont aujourd'hui circonscrites aux dossiers du conseillers seulement, y compris quand il a accès à tous les dossiers de son centre.

  • Agenda : séances à reporter; séances à valider; séance en absence
  • Production/Dossier : dossiers incomplets; Dossiers trop longs en production; Questionnaires à envoyer; Pièces manquantes

Les autres alertes affichées concernent tous les dossiers du centre, même quand l'utilisateur est un conseiller.

L'envoi de mails depuis le groupe

Deux possibilités d'envoi de mails sont désormais disponibles depuis le groupe.

  • L'une liée au groupe (disponible depuis les données principales). Les modèles de mails sont liés au groupe.
  • L'autre depuis la zone Membres du groupe. Les modèles sont liés au dossier.

Téo edit

Le marqueur numéro de SIRET du mandataire-donneur d'ordre a été créé suite à une proposition d'utilisatrices via notre forum. Vous le trouvez depuis les catégories Dossier, Groupe et Facture.

Pour rappel, les derniers marqueurs créés sont : le numéro SIREN de la société cliente destinataire de la facture, le montant HT du coût horaire de la convention, le nom du groupe.

Travailler sur son poste sur un document Word édité depuis téo

La marche à suivre suivante est conseillée :

  • Editer le document depuis téo

  • L'enregistrer immédiatement via Sauvegarder un document sans changer le titre

  • Le ré ouvrir

  • Changer le nom (si vous voulez)

  • L'enregistrer sur votre poste

    Ainsi, quand vous voudrez le ranger à nouveau via Sauvegarder dans téo, le document Word et téo se reconnaîtront mutuellement, y compris si le titre a changé. Oui, un peu une histoire de phéromones et de coup de foudre informatiques... mais la deuxième fois seulement.

Principales corrections

  • L'outil de prise de notes de la séance fonctionne à nouveau
  • L'envoi des questionnaires s'affichent dans l'historique
  • L'icône signature permet d'envoyer des demandes d'émargement électronique depuis la liste des séances du dossier
  • La relance d'un dossier disparaît bien de l'agenda quand il est passé en sans suite.
  • Les ordinateurs Mac ont récupéré la fonctionnalité Contact supplémentaire
  • Le tri par zones des plages de disponibilité fonctionne à nouveau
SAV actu

Vous avez créé 116 tickets depuis le mois dernier à la même époque et 134 ont été résolus.

Zoom sur...

La suppression d'une réunion dont on n'est pas l'auteur(e)

Pour supprimer une réunion qu'un autre utilisateur a créée, l'utilisateur peut se servir de l'écran Transfert de l'agenda pour inscrire la réunion en question sur son propre agenda. Une fois transférée, l'utilisateur peut alors la supprimer.

Merci, chères utilisatrices, chers utilisateurs, d'avoir lu ces actus jusqu'au bout. Encore très bonne année à vous, héroïnes et héros de la gestion !

Au mois prochain

L'équipe téo

Nouveautés de décembre 2022

· 3 minutes de lecture
Sophie Pasquet
Sophie Pasquet
Relation clients

Nous terminons l'année sur les chapeaux de roues afin que douceurs et blockbusters apparaissent sur vos écrans avant Noël.

Nouveautés

La création d'une visio Teams depuis la séance

Culte : dorénavant, il est possible de créer et de lancer une visio Teams depuis la séance. Elle peut être enregistrée dans votre agenda Outlook afin d'indiquer votre indisponibilité à ce moment-là. N'oubliez pas de lancer votre visio depuis téo. Quel événement !

La duplication des séances

Aujourd'hui, dans votre agenda, une séance se duplique d'un seul clic, sur le créneau que vous voulez. Beaucoup de temps gagné pour positionner vos plages de disponibilité (mais pas seulement : tous vos rendez-vous sont concernés). Vous n'avez pas encore essayé la duplication des séances ? Attention au risque d'addiction ! Vous allez créer des séances juste pour le plaisir du clic.

Améliorations

Le planificateur

La planification (pour votre centre ou pour organiser un réveillon) est névralgique... et souvent complexe. Nous nous adaptons à vos nouvelles contraintes. Les améliorations du planificateur vont vous simplifier la vie. Aujourd'hui, il permet de gérer plus facilement :

  • Des dossiers à l'intérieur d'un groupe
  • Des dossiers à l'intérieur de temps collectifs (cas d'entrées et sorties permanentes de bénéficiaire lors de la prestation)
  • Des groupes qui partagent des modules de formation

Les questionnaires

Il est désormais possible de faire apparaître un questionnaire dans la liste des questionnaires à envoyer après la validation d'une action particulière (par exemple un rendez-vous d'info). Rendez-vous dans l'admin des questionnaires.

Plate forme stagiaire (téo Xtr)

  • Suppression : il est dorénavant possible de supprimer des activités, modules et cours même si l'on n'en est pas l'auteur (il faut quand même avoir le droit Super Admin)
  • Affichage : les titres des activités et modules se déploient en toute beauté, même quand ils sont très longs :)
Les actus du SAV

Ce mois-ci, 141 tickets ont été créés par vos soins et 161 ont été résolus par notre équipe (toutes catégories confondues). Nous accusons encore un peu de retard sur certains tickets mais nous le grignotons et le rattrapons chaque mois. Merci de votre patience !

Téo edit

Nouveaux marqueurs créés :

  • Le numéro SIREN de la société cliente destinataires de la facture
  • Le montant HT du coût horaire de la convention
  • Le nom du groupe

Corrections

  • L'affichage des séances dans l'agenda et dans l'écran Jour multiple
  • Téo xtr : les documents ne se téléchargent plus en double
  • Annuaire : la date de sortie d'un collaborateur est désormais modifiable si elle est à venir
  • Le montant total de la facture groupée a été mis à jour
  • Echéancier : l'enregistrement ne créé plus d'échéance en trop
  • La collision des séances a été mise à l'épreuve des tests les plus périlleux

Merci, chères utilisatrices et chers utilisateurs, d'avoir lu nos actus téo. Toute l'équipe vous souhaite de très joyeuses fêtes et beaucoup d'anges dans la neige.

A l'année prochaine !

Nouveautés de novembre 2022

· 4 minutes de lecture
Sophie Pasquet
Sophie Pasquet
Relation clients

Sur vos écrans de novembre, vous trouverez des améliorations pour...

Chouchouter vos courriers (téo edit)

  • Le marqueur commentaire a été créé : les commentaires de l'écran Complément et suivi peuvent "remonter" dans vos courriers
  • Les marqueurs de l'email et du numéro de téléphone du prescripteur ont été créés : les coordonnées du prescripteur peuvent s'inscrire automatiquement sur vos courriers
  • Le poids maximum des documents est passé à 1 Mo (= 1000 Ko, au lieu de 500 Ko).
A propos : modification des documents

Quand vous éditez un document depuis téo, préférez le modifier en ligne pour le sauvegarder ensuite à nouveau dans téo. Si vous le chargez et le modifiez sur votre poste, n'oubliez pas de cliquer sur Sauvegarder dans téo pour le ranger. Ne passez pas par la fonctionnalité Ajouter un document quand le document a été édité depuis téo : les modifications ne seront pas prises en compte. En résumé, question document, Sauvegarder dans téo ou Ajouter un document : il faut choisir !

Améliorer vos procédures...

  • Abandons : il est possible de mettre en place une procédure d'abandon en cours de prestation par un événement depuis le dossier du bénéficiaire (et non plus seulement par l'agenda). L'aide en ligne est ici
  • Relances : quand une date de relance est notée dans l'écran Relances, elle s'affiche directement dans l'agenda du conseiller du dossier sous la forme d'un chiffre orange et s'affiche dans sa vue du jour.
  • Un marqueur pour vos modèles de mails, nommé Intitulé commercial (paramétrage de la prestation), permet d'inscrire un titre plus "vendeur" que celui attribué en interne à la prestation.

... ainsi que la facturation

  • La facturation groupée a été améliorée. Une facture groupée peut être réalisée si vous avez besoin de facturer plusieurs échéances (ou plusieurs dossiers) au même financeur. L'aide en ligne est ici. Dans la facture, l'écran Détail de la facture récapitule les échéances avec le numéro de dossier correspondant à l'échéance. Il est dorénavant possible d'ajouter une échéance de facturation à la facture groupée depuis cet écran. Les totaux se mettent alors à jour (en cliquant sur Enregistrer. Voir l'aide).
  • Plusieurs améliorations ont été apportées à l'écran Chorus Pro.
  • Factures non réglées : plusieurs filtres de recherche ont été ajoutés à l'écran de recherche (numéro de dossier, du groupe, gestionnaire, centre, lieu, gamme, prestation, convention et bénéficiaire).
  • Il est possible de facturer plusieurs fois la même action (cas où le bénéficiaire revient une seconde fois pour suivre la même action) : l'échéance de facturation se déclenche à nouveau.
  • Echéancier de facturation : désormais la facturation d'une échéance de facturation prend comme libellé par défaut le prénom, le nom du bénéficiaire (et comme auparavant le numéro de dossier).
Toujours plus d'automatisation : oui... mais

Toutes les règles de facturation (parfois de plus en plus complexes) ne peuvent pas être automatisées. Cherchez toujours à paramétrer les cas les plus fréquents et n'hésitez pas à nous solliciter. Pour les cas les plus rares, vous pouvez réaliser une facturation "manuelle". N'oubliez pas la possibilité d'ajouter une échéance "après coup" à la facture dans la ligne de détail (cas d'une facture groupée).

Nous avons corrigé

  • La feuille de temps
  • L'action qui sautait lors d'une séance collective
  • Le filtre zone des disponibilités
  • L'adresse de l'expéditeur des questionnaires (qui est bien celle entrée dans le champ expéditeur du modèle de mail du questionnaire).
  • Les disponibilités du conseiller
  • Plusieurs fonctionnalités de téo Xtr , la plateforme de vos stagiaires

Merci à vous, lectrices et lecteurs de ces nouveautés et au mois prochain !

Nouveautés d'octobre 2022

· 4 minutes de lecture
Sophie Pasquet
Sophie Pasquet
Relation clients

C'est l'automne, le moment de mettre un peu d'ordre dans votre téo avant l'hiver... Pas d'inquiétude, nous avons mis en place des fonctionnalités qui préservent votre droit à l'erreur :)

Nouveautés

  • Il est dorénavant possible de décontrôler une facture, un avoir et/ou un règlement. Ce droit est réservé exclusivement à l'utilisateur ou au groupe possédant le droit Super Administrateur. Rappel sur le contrôle de la facture
  • Documents Xtr : dans le module Documents, un nouvel écran de mise à disposition des documents en masse a été créé. Dorénavant, il est possible de mettre des documents sur tous les espaces en ligne des bénéficiaires d'un seul geste. Rendez-vous dans l'écran Documents Xtr, cochez les documents que vous voulez publier et cliquez sur la fonctionnalité Publier.

Améliorations

  • Echéances à facturer (module Dossiers/Production) : il est désormais possible de réaliser une facture groupée de groupe.
  • Chorus Pro a réalisé une mise à jour de son API. Nous avons donc adapté la nôtre. Les nouveaux clients doivent suivre la nouvelle procédure pour créer leur compte depuis téo.
  • Les groupes sans dossiers individuels à l'intérieur n'affichent plus les écrans liés à la gestion des dossiers (planificateur du groupe, ajouter un membre, Questionnaires individuels, Xtr). Ces écrans disparaissent quand, dans le paramétrage de la prestation rattachée au groupe, la case Gérer uniquement en groupe est cochée
  • Les mails d'envoi des paramètres Xtr (ouverture de l'espace stagiaire) s'inscrivent aujourd'hui dans l'historique des envois depuis le dossier d'un bénéficiaire.

Corrections

  • Ecran échéances à facturer : les échéances de facturation d'un dossier individuel n'apparaissent plus quand les dossiers sont liés à une convention gérée en groupe
  • L'affichage des montants des échéances a été contrôlé et vérifié.
  • Le dossier du bénéficiaire reste désormais ouvert quand on ferme la pop up des disponibilités ouverte depuis son dossier
  • Séance d'activité : le temps d'accompagnement qui ne commence pas en même temps que la séance d'activité est aujourd'hui géré et il est possible d'y placer un rendez-vous
  • Pilotage : les temps bénéficiaires n'entrent plus dans l'écran Analyse de prod qui concerne seulement les consultants/formateurs

A l'honneur (les cerises d'octobre)

Ces fonctionnalités, parfois oubliées ou bien améliorées petit à petit, gagnent à être (re)connues !

Ce mois-ci :

  • L'envoi groupé de mails ou SMS (indispensable pour vos rappels de rendez-vous et convocation). Depuis l'agenda et l'écran Aujourd'hui, vous jouez avec les dates pour envoyer tous vos mails de convocation en masse (construits bien sûr en amont dans l'admin avec les bons paramétrages)
  • C'est aussi le moment de nettoyer vos doublons dans l'annuaire et/ou les dossiers, vous trouverez un(e) aide ménagère ici : FAQ
Passer à l'échéancier (pour les retardataires)

Quelques conseils pour vous booster

  • La détox : identifiez les conventions que vous n'utilisez plus. Cela éclaircira vos listes. Archivez les conventions inutiles.
  • "Bien nommer les choses" proposait Albert Camus. Libellez vos conventions en faisant apparaître le tarif : un titre compréhensible par tous, c'est beaucoup d'efficacité gagnée et cela limite le risque d'erreur.
  • Faire simple : commencez par introduire l'échéancier dans les conventions dont les règles de facturation sont simples : par exemple, celles où une facturation de 100 % doit se déclencher quand le dossier arrive en fin de prestation (état terminé du dossier)
  • Consulter notre tuto sur l'échéancier
  • Créez de nouvelles conventions plutôt que de "customiser" les anciennes. Ce sera plus clair pour votre facturation.
  • Ne restez pas bloqué(e)s sur le paramétrages de règles complexes : demandez-nous conseil

Et pour remercier celles et ceux qui sont arrivé(e)s jusqu'ici, une image paisible de la cohabitation entre ville et nature.

L'équipe téo

Nouveautés de septembre 2022

· 3 minutes de lecture
Sophie Pasquet
Sophie Pasquet
Relation clients

Nouveautés

Comme cette rentrée est placée sous le signe de la sobriété, nous avons, nous aussi, travaillé à la simplification de votre ERP !

• Simplification de l'admin : les écrans Installations, Comptabilité, paramétrage de la Prestation, de la Convention ont été allégés et nettoyés. Une aide contextuelle est apparue dans ces écrans, en face de chaque champ de paramétrage.

Si vous voulez en savoir plus, la newsletter est ici

Simplification du système d'envoi des SMS : dorénavant, l'envoi ds SMS est une formule "à la demande". Plus besoin de précommander les SMS, de faire une avance de trésorerie et de contrôler la jauge : les SMS sont toujours dispos et vous gardez la main.

Si vous voulez en savoir plus, la newsletter est ici

Statut des emails et des SMS

Merci à tou(tes)s celles et ceux qui ont pris la peine de nous dire combien le suivi du statut des emails (et maintenant des SMS) leur avait changé la vie ! Cliqué, spamé, ouvert, lu... Dorénavant, rien ne vous échappe... Vous retrouvez ce statut dans l'historique de votre dossier bénéficiaire.

Le champ modalité (de la formation, champ du dossier bénéficiaire) a été créé dans le requêteur

• Un filtre de recherche par convention a été créé dans l'écran Evaluation des performances (Pilotage)

Questionnaires : il est désormais possible de relancer les questionnaires dans chaque dossier bénéficiaire quand vous le désirez, sans attendre le 10 ième jour (délai à partir duquel la relance vous était proposée)

Améliorations

Le contrôle de la facture est dorénavant bloqué si le libellé et/ou la sous famille manque(nt).

• Le temps des séances "à reporter" n'apparaît plus dans le temps prévisionnel de la prestation.

Pièces manquantes : un tri a été ajouté sur la colonne nombre de jours, permettant de faire apparaître les pièces manquantes en priorité.

Corrections

  • L'affichage des totaux dans l'écran Chiffre d'affaires produit par personne a été réparé
  • Correction sur le libellé des feuilles d'émargement de groupe
  • Les avoirs se soustraient bien au CA
  • Le filtre par prestation a été réparé dans les Indicateurs de gestion (Pilotage)
  • Dans les disponibilités (Production), le filtre par convention a recouvré la santé
  • Le sous menu bibliothèque apparaît à nouveau dans les GED

Rappels

  • Devis : l'échéancier de facturation du devis affiche à la fois les échéances paramétrées (signalées par une petite calculette) et les échéances elles-mêmes quand elles se déclenchent. Il ne s'agit pas d'un doublon mais de deux informations différentes.
  • Pour mémo, nos tutos
  • Le catalogue des formations téo

Nous vous souhaitons une rentrée professionnelle animée et une douce rentrée personnelle.

A très bientôt

L'équipe téo

Nouveautés de juillet 2022

· 3 minutes de lecture
Sophie Pasquet
Sophie Pasquet
Relation clients

A l'approche du coeur de l'été, nous avons concentré nos efforts sur la maintenance de votre outil de gestion et quelques beaux développements à venir. Ils sont sur notre établi et en test dans notre atelier :) Pas d'inquiétude, la news de septembre fera un récap des sorties de l'été !

Si vous voulez jeter un oeil dans les coulisses, c'est ici

Nouveautés

  • Le nom des pièces jointes à vos mails s'inscrit dorénavant dans l'historique du dossier du bénéficiaire. C'est très pratique pour vérifier les pièces envoyées. Pour rappel, l'historique s'est également récemment enrichi, le mois dernier, du statut des emails.
  • Le nettoyage des questionnaires : vous pouvez nettoyer en masse les questionnaires qui se sont accumulés. Rendez-vous dans l'écran Questionnaires du module Production/Dossiers. Sélectionnez-les grâce aux coches (ou cliquez sur Tout cocher) puis Retirer de la liste. On s'allège et on repart du bon pied dans la gestion des questionnaires !
  • Le catalogue de formations téo a été revisité. Formations de prise en main pour les nouveaux ou formations modulaires pour les plus expérimentés... Il y en a pour tous les goûts. Une véritable glace à l'italienne !

Améliorations

  • Dans l'écran Echéances à facturer, les fonctionnalités de facturation ont été renommées afin d'être plus claires : vous pouvez cliquer sur Facture individuelle ou Facture groupée (de plusieurs échéances).
  • Il est maintenant possible de rechercher une affaire par son nom.

Téo edit

  • Lors d'une séance collective, la durée réelle indiquée pour chaque bénéficiaire remonte aujourd'hui dans son émargement individuel.
  • Il n'est plus nécessaire de relier la feuille d'émargement du groupe à la prestation (mais n'oubliez pas le marqueur du nom de la prestation dans votre modèle)
  • Le marqueur d.facture.type (dans la catégorie facture) permet d'afficher le terme Facture s'il s'agit d'une facture ou Avoir s'il s'agit d'un avoir. Ca paraît trivial mais en réalité, cela vous permet de ne faire qu'un seul modèle de courrier pour la facture et l'avoir et non plus deux.

Corrections

  • Différentes erreurs 500 ont été corrigées
  • Le document devis est à nouveau visible depuis le dossier
  • Les documents pdf sont à nouveau lisibles à la réception
  • Un rendez vous (commercial, rendez-vous dans l'agenda) peut être annulé. La coche fonctionne à nouveau.
  • La fonctionnalité "Contact supplémentaire" dans le dossier du bénéficiaire a été réparée
  • Les mails de convocation de rendez-vous qui partent depuis l'écran Aujourd'hui s'inscrivent dans l'historique du dossier du bénéficiaire

Votre SAV fonctionnera normalement cet été (et nous partirons tous en vacances quand même !). Belle pause à vous.

L'équipe téo