Nouveautés​

Un CA de production et un CA de facturation​

L'écran du Chiffre d'affaires a été modifié. Ces modifications vous permettent :

• D'obtenir un CA de production en plus d'un CA de facturation (qui reste identique dans la comptabilité)
• D'inclure les factures qui ne sont rattachées à aucun dossier ni aucun groupe

Toute les explications sont ici

Une production annuelle qui s'appuie sur les dossiers créés mois par mois​

L'écran de production annuelle a été modifié afin de mieux visualiser l'évolution du potentiel réel d'activité

Toutes les explications sont ici

Vous retrouvez le CA par prestation et par conseiller depuis le menu principal de la comptabilité.

Un contrôle pour le BPF dans la facture​

Le tableau C du BPF (bilan financier HT) est alimenté par les sous familles du plan comptable téo. Dorénavant, pour toute facture reliée à une sous famille, téo indiquera, dans la facture, la ligne du BPF alimentée par la facture. Ainsi, vous pourrez contrôler en amont et sans avoir à faire de clic que votre plan comptable est correctement paramétré.

L'aide sur le paramétrage du BPF est ici

Mieux retrouver les pièces manquantes​

Des champs de recherche permettent d'avoir un accès plus simple et plus rapide aux pièces manquantes recherchées (module dossier/production). La recherche peut se faire par :

• Centre
• Prestation
• Gamme
• Conseiller
• Convention
• Etat des dossier
• Dossiers facturés

Un nouvel outil de SAV est arrivé​

Au pied du sapin, un nouvel outil de suivi de vos demandes clients. Le 15 décembre, tous les téomasters avaient reçu un lien pour créer leur espace dans la nouvelle application. Merci aux téomasters d'avoir été aussi réactifs ! Nous vous rappelons que les clients qui ne disposaient pas d'un contrat non sérénité n'ont accès qu'aux tickets de dysfonctionnement.

Quelques infos sur ce nouvel SAV

Téo edit​

Une nouvelle organisation des marqueurs permet un accès plus intuitif et plus rapide aux marqueurs.

Le marqueur du prescripteur (la personne liée au donneur d'ordre) a été créé et peut s'inscrire sur vos courriers téo edit

Le nom et le prénom du conseiller (animateur de la séance) s'inscrivent en même temps que sa signature dans les feuilles d'émargement du dossier. Ceci permet de mieux repérer et authentifier la participation de plusieurs animateurs à la prestation.

Une newsletter vous a annoncé la fin de la maintenance de TéOword 1 et 2. Nous vous accompagnons pour passer vos documents sur téo edit.

Corrections de bugs​

• La duplication des groupes fonctionne à nouveau
• Les courriers téo edit ont retrouvé leur pied de page

Améliorations​

Facturation multi centres des échéances​

La facturation groupée d'échéances de centres différents est désormais possible à condition que le chronologue soit commun à l'ensemble de l'organisme. En cas de chrono détaillé par centre, cette possibilité est bloquée.

Petite astuce : si vous n'avez qu'un seul chronologue mais souhaitez facturer par centre, utilisez le filtre centre du moteur de recherche des échéances.

Envoi en masse des questionnaires​

L'envoi des questionnaires peut maintenant être programmé X jours :

• Avant le début du dossier
• Après le début du dossier
• Avant la fin du dossier
• Après la fin du dossier

Si les options Après la fin du dossier et Après le début du dossier sont sécurisées par le contrôle de l'état qui doit être, respectivement, terminé et en cours, l'utilisation des deux autres possibilités nécessite une certaine rigueur dans le suivi des dossiers. En effet, l'option Avant le début du dossier s'applique aux dossiers prévisionnels ; il faut donc penser à passer en sans-suite ou refusé les dossiers dont on sait par avance qu'ils n'entreront pas en production.

L'option Avant la fin du dossier s'appliquant aux dossiers en cours, il est important de s'assurer que la dernière séance programmée soit effectivement celle qui clôture la prestation.

Ecran des relances​

L'écran des relances comporte des améliorations destinées à rendre l'avant-vente encore plus efficace :

• Possibilité d'empêcher le rafraîchissement de la page suite au positionnement d'un rendez-vous via les dispos afin de conserver le dossier à l'écran pour effectuer d'autres opérations (envoi d'un email ou d'un sms, prise de note)
• Coloration en vert ou jaune (suivant la couleur de fond de la ligne) du picto des dispos dès lors que des primo-rendez-vous sont disponibles pour la prestation et/ou le lieu liés au dossier
• Ajout d'un picto d'ouverture du calendrier pour faciliter la recherche d'une date de relance
• Affichage de l'email et de la ville du bénéficiaire pour permettre un contrôle sans ouvrir le dossier
• Adaptation de la liste des motifs de refus dans le cas où elle est limitée à la prestation du dossier
• Ajout d'une case à cocher permettant de lier la note à la prochaine relance
• Affichage en tête de liste du dossier sur lequel un click to call a été effectué (fonctionne uniquement avec l'option Voip)

Divers​

• Dans l'écran de recherche de l'agenda, les séances annulées s'affichent en rouge
• Dans l'écran des dossiers web le lieu est affiché
• L'écran des pièces manquantes apparaît désormais à l'ensemble des utilisateurs ayant accès au module de production. L'affichage est, par contre, limité au référent du dossier s'il n'a pas le profil contrôle de la production
• L'écran des conventions affiche ces dernières par gammes et sous-gammes
• L'historique des emails affiche la liste des copies et copies cachées
• Depuis le groupe, la fonction SMS permet d'envoyer, en une seule fois, un message individualisé à l'ensemble des bénéficiaires
• Dans la GED, les documents sans fichier peuvent être supprimés en masse
• L'écran des échéances à facturer peut être exporté dans Excel
• Ajout du prescripteur et du contact externe dans le bloc coordonnées du dossier
• L'écran de recherche des dossiers permet de retrouver un bénéficiaire en saisissant son numéro de téléphone sans espace
• L'envoi de documents a été ajouté à l'envoi d'emails groupés depuis le groupe par exemple

Corrections​

• L'état des groupes se met maintenant à jour lors de la création d'une facture groupée de groupe
• Correction d'un bug dans le calcul de l'état de certains dossiers suite à une facture groupée

Nouveautés​

En cours sans RDV​

Cet écran du module production affiche la liste de tous les dossiers :

• Ayant un état en cours
• Dont la date de fin est antérieure à la date courante (aujourd'hui).

Ce sont donc des dossiers en cours de production qui n'ont pas de rendez-vous à venir.

Améliorations​

Le planificateur de l'agenda​

Lorsqu’on sélectionne « consultant » (ou formateur) en ordonnée, le planificateur n’affiche pas les RDV en bénéficiaire seul

TéOsign​

Si la signature électronique a été activée pour votre centre, elle est activée par défaut pour chaque nouvelle prestation créée. Il est désormais possible de désactiver la demande de signature numérique en décochant les cases Activer la signature des bénéficiaire et du conseiller (animateur de la séance) dans le paramétrage de la prestation.

TéOedit​

Le marqueur du secteur d'activité du bénéficiaire a été créé et peut donc s'inscrire dans les courriers.

Les marqueurs de la fiche de formation (que l'on trouve dans le paramétrage de la prestation) ont été créés : les prérequis, les objectifs, le programme peuvent s'inscrire sur des courriers

Les prestations archivées ne sont plus proposées dans la liste des prestations auxquelles rattacher les courriers

Emails de groupe​

La fonction d'envoi d'emails a été ajoutée à l'écran des données principales du groupe. Elle permet d'envoyer un email personnalisé à chaque bénéficiaire actif du groupe, autrement dit, dont le dossier n'est ni sans-suite, ni refusé.

Devis dossier visible dans le groupe​

Le picto devis signé a été ajouté à l'écran principal du groupe. Ceci permet de visualiser d'un coup d'oeil la liste des bénéficiaires ayant confirmé leur inscription.

Corrections de bugs​

• L’action « facture groupée » apparait de nouveau dans les dossiers à facturer
• L'action supprimer apparaît de nouveau dans la dernière facture
• Dans le groupe, le nombre de place réelle se recalcule automatiquement
• Les liens avec le logiciel de processus RH Lucca ont été réparés
• La date et l'heure des séances s'inscrivent bien "dans l'ordre" dans la feuille d'émargement

Etat du groupe et ses dossiers​

La gestion des états d'un groupe et des dossiers qui lui sont liés a été revue et corrigée. L'explication complète et les cas d'école sont disponibles ici : https://aide.teoapp.fr/docs/production/etat

Améliorations TéOedit​

Les modèles TéOedit peuvent maintenant être organisés par prestation. Ils s'affichent alors selon la prestation du dossier ou du groupe.

Pour lier un modèle :

• Choisissez la catégorie : la liste des prestations apparaît uniquement si la catégorie le permet (dossier, facture, groupe)
• Cliquer sur la prestation souhaitée
• Cliquez sur d'autres prestations si plusieurs sont concernées par le même modèle
• Poursuivez la création du modèle et enregistrez

Droits utilisateurs simplifiés​

Afin de permettre une gestion plus fine et plus aisée, les droits des utilisateurs ont été regroupés et simplifiés. Pour cela, certains écrans ont été regroupés dans un même "profil de droits". Par exemple le profil de droits Contrôle (production et agenda) donne accès à des écrans de gestion et de suivi de l'ensemble des dossiers (dossiers sans presta, sans convention, envoi des questionnaires, gestion des salles, agendas multiples etc...)

L'aide en ligne est ici

La newsletter est là

Autres améliorations​

• La case à cocher "Détailler par conseiller" a été retirée. Toutes les prestations sur lesquelles le conseiller intervient sont prises en compte dans "Statistiques conseillers"
• Le paramétrage de la prestation et de la convention est accessible depuis le dossier pour les TéOadmin. Il suffit de cliquer sur le picto présent à côté de la liste déroulante
• Lorsqu'on change la convention d'un groupe, un picto bleu apparaît proposant d'appliquer la convention sélectionnée à l'ensemble des dossiers du groupe
• Le paramétrage de la prestation et de la convention sont accessibles depuis le groupe, comme pour le dossier
• Les groupes sans convention de groupe ne sont pas facturables et le financeur n'est pas affiché
• Un message de remerciement apparaît au formateur et au bénéficiaire quand ils ont émargé leur séance à distance
• Le type de contact est pris en compte lors de la répétition d'une séance
• La gamme a été ajoutée dans les tableaux de pilotage
• Dans les commandes auto un message propose de mettre le dossier à jour quand :
  • Il y a un risque de doublon
  • Le dossier est sur la même presta
  • Le dossier n'a pas de numéro de lettre de commande

Correction de bugs​

• Affichage de la production/jours ouvrés de janvier dans les statistiques conseillers
• Le détail d'une facture groupée contrôlée n'est plus modifiable
• Les devis d'achat ne sont pas pris en compte dans le montant facturable du dossier
• Correction du décalage des lignes de total de la production annuelle
• La recherche automatique des dossiers depuis une séance de l'agenda a été réparée
• L'export des factures vers SAGE fonctionne à nouveau

Montant du dossier et devis​

Le calcul du montant prévisionnel du dossier a été revu. Pour rappel, le devis l'emporte sur la convention. Ceci signifie que quelle que soit la convention associée au dossier, le devis devient le montant prévisionnel.

Les nouvelles règles sont :

• Si le dossier ne comporte qu'un seul devis, alors son total HT alimente le montant prévisionnel du dossier
• Si le dossier comporte plusieurs devis et qu'aucun d'entre eux n'est coché "Accepté", alors le total HT du dernier devis créé aliment le montant prévisionnel du dossier
• Si le dossier comporte plusieurs devis et qu'un seul est coché "Accepté", alors le total HT de ce devis alimente le montant prévisionnel du dossier
• Si le dossier comporte plusieurs devis et que plusieurs d'entre eux sont cochés "Accepté", alors la somme des totaux HT de ces devis alimente le montant prévisionnel du dossier

Et ça marche aussi pour les groupe !

Champ Modalité dans le dossier​

Dans le dossier bénéficiaire, le champ modalité permet d'indiquer quelle va être la modalité de l'action de formation suivie : en présentiel, en distanciel ou en formule mixte

• Le marqueur modalité a été créé dans TéOedit pour vos modèles de courrier
• Le champ a également été créé dans le requêteur

La sécurisation des mails​

• Dorénavant, dès qu'un changement de mail aura lieu dans la fiche annuaire d'un utilisateur TéO, il devra authentifier le changement avant de pouvoir utiliser l'outil d'envoi de mail
• Lors de la prochaine connexion, l'utilisateur devra authentifier son changement de mail en entrant le code qu'il a reçu à sa nouvelle adresse mail

Le blocage des séances émargées​

Une fois que la demande d'émargement numérique a été demandée, l'heure et la date de la séance sont bloquées et impossibles à modifier

Quelques améliorations​

• Le marqueur Numéro externe a été créé dans TéOedit
• Le "service" a été ajouté au requêteur (module annuaire)

Migration du serveur​

Nous avons changé d'hébergeur. Google Cloud Belgique héberge dorénavant vos TéO.

Si vous voulez retrouver la newsletter, elle est ici

Politiques de confidentialité​

Afin de coller au plus près aux demandes concernant le RGPD, nous avons mis à jour nos politiques de confidentialité.

Elles sont ici et sont même téléchargeables

Corrections de bugs​

• Les statistiques de motifs de sortie s'affichent de nouveau
• La possibilité de retirer un bénéficiaire de toutes les séances d'un groupe fonctionne à nouveau (Ecran planificateur du groupe)
• Prise en compte d'un bug dans liste prest@ppli
• Un bug introduit dans la version Word 16.50 sur Mac rendant impossible la fusion sur TéOword 2 a été corrigé
• Les documents TéOedit Word s'ouvrent maintenant correctement sur Firefox
• L'affichage du montant du devis flash a été corrigé
• Le champ de recherche dans la séance affiche uniquement les dossiers du conseiller si le droit "accéder uniquement à ses propres dossiers" est activé dans les droits du groupe ou les droits individuels
• Les tableaux croisés du requêteur peuvent maintenant afficher les prestations en ordonnées

Les nouveautés viennent à vous​

Dorénavant, une pop-up s'ouvre sur la page d'accueil de votre TéO afin de vous informer tous les mois des nouveautés utilisateurs incontournables

Pour retrouver la newsletter, c'est ici

Mot de passe vulnérable​

TéOconnect, votre porte (blindée) d'accès à TéO propose un nouveau service : l'alerte sur les mots de passe vulnérables. Dorénavant, vous pourrez voir apparaître le message suivant : "votre mot de passe est vulnérable, vous devez le changer"

Pour en savoir plus n'hésitez pas à aller lire l'aide sur le sujet

Pour retrouver la newsletter, c'est ici

Donnée sensible des temps "Autres"​

Une case Donnée sensible est apparue dans le paramétrage des actions des Temps Autres. Une fois cochée comme étant une donnée sensible, ce temps est seulement noté comme étant un temps "occupé" dans l'agenda, garantissant ainsi l'anonymat d'un congé maladie par exemple

TéOedit​

L'outil de création et d'édition des courriers dans TéO est prêt ! Tout juste sorti de notre atelier de Recherche et Développement. On accède à l'écran de gestion des courriers via l'admin, depuis l'écran nommé TéOedit.

Pour en savoir plus n'hésitez pas à aller lire l'aide sur le sujet

Pour retrouver la newsletter c'est ici

Et encore : une catégorie "global" a été créée. Elle contient les marqueurs liés aux données du centre (SIRET, adresse, numéro d'activité etc...) par type de document : facture, devis, document du dossier...)

L'écran Relances des émargements​

Dans l'agenda, un écran relance des émargements permet d'envoyer une nouvelle demande de signature (numérique) aux bénéficiaires qui n'ont pas émargé dans un délai de 24 heures.

Pour en savoir plus n'hésitez pas à aller lire l'aide sur le sujet

Simplification des droits​

Parce qu'il est parfois difficile de se retrouver dans la liste des 266 droits, nous avons entamé une démarche de simplification en commençant par le module TéOadmin.

Découvrez-les en lisant l'aide sur le sujet.

Gestion des utilisateurs​

La gestion des utilisateurs est un point particulièrement sensible puisque ce sont eux qui accèdent à TéO par la grande porte. Pour éviter les confusions, il n'est plus possible de créer des fiches utilisateurs qui ont également un autre typage (bénéficiaire, prescripteur, autre, etc.).

D'autre part, la collecte des données personnelles et la sécurisation de TéO nous imposent une vigilance à toute épreuve. Dorénavant, tout utilisateur non activé (i.e. qui n'aura pas validé son email) ne sera pas visible dans TéO.

Le dossier "hérite" du groupe​

Un dossier bénéficiaire hérite automatiquement de certaines données du groupe (lieu, centre, convention et prestation) quand il est rattaché à ce dernier

Mise à jour de l'API​

Mise à jour de l'API dossier et groupe

Correction de bugs​

• Correction du donneur d'ordre GRP
• Correction du bug lié à l'affichage des champs de la prestation
• Les documents PDF s'affichent bien dans l'outil d'envoi de mail
• Correction de la liste des actions qui ne s'affichait plus dans certains cas
• Mise à jour des calculs liés à la durée du groupe
• Correction du bug d'affichage de l'écran "Aujourd'hui"
• Correction de l'écran de recherche des factures
• Correction du bug sur l'écran Relances émargement des signatures numériques