⚙️ Paramètres comptables
Les paramètres comptables définissent les règles de numérotation des factures, les comptes par défaut et les options d'export vers votre logiciel de comptabilité.
Accéder aux paramètres comptables
Deux chemins mènent au même écran (réservés aux superadministrateurs) :
| Chemin | Particularité |
|---|---|
| Admin > Paramètres généraux > Comptabilité | Accès depuis l'administration |
| Compta > Paramétrage > Paramètres comptables | Ouvre l'écran dans un nouvel onglet (icône en bout de ligne) |
Facturation
Longueur du compteur de factures
Le champ Longueur du compteur de factures définit le nombre de chiffres du compteur final dans les numéros générés automatiquement.
Un numéro de facture automatique est composé de plusieurs éléments :
| Élément | Origine | Exemple |
|---|---|---|
| Préfixe de facture | Centre émetteur, si un préfixe est renseigné dans Admin > Contenus > Centres & lieux | PAR_ |
| Lettre chronologue | Prestation facturée, ou lettre standard de facturation | F |
| Année | Exercice de la facture, sur 2 chiffres | 24 |
| Compteur | Longueur définie dans ce paramètre | 0001 |
Exemple : avec le préfixe de centre PAR, la lettre chronologue F, l'année 2024 et une longueur de 4, la première facture sera PAR_F240001. Sans préfixe de centre, elle sera F240001.
Chaque combinaison de préfixe et de lettre chronologue possède sa propre suite de numéros. Les caractères saisis dans Préfixe de facture ou Lettre chronologue sont conservés tels quels dans le numéro : ils ne regroupent pas d'autres séries de factures.
Ne modifiez pas cette longueur une fois la facturation lancée ! Cela créerait des incohérences dans la numérotation.
Exercice comptable (blocage)
Ce champ permet de bloquer la facturation au 31 décembre d'un exercice donné.
| Valeur | Effet |
|---|---|
| Vide | Facturation normale à la date du jour |
| 2024 | Toutes les factures automatiques seront datées du 31/12/2024 |
Usage : En clôture d'exercice, pour terminer la facturation de l'année passée avant de reprendre l'année en cours.
Supprimez cette valeur une fois la clôture terminée pour reprendre la facturation normale.
Taux de TVA par défaut
Le taux de TVA appliqué par défaut aux lignes de facture. Un taux différent peut être défini :
- Par tarification
- Par ligne de facture
Délai d'échéance
Nombre de jours de paiement par défaut (30, 45, 60...). Ce délai peut être personnalisé :
- Par client (fiche société)
- Par facture
Centre obligatoire
Si activé, le centre est obligatoire sur chaque facture. Utile pour la ventilation analytique par site/établissement.
Le centre peut aussi porter un Préfixe de facture pour gérer une suite de numéros propre à chaque centre. Ce préfixe se configure dans Admin > Contenus > Centres & lieux.
Comptabilité client individu
Cette fonctionnalité permet de générer automatiquement un compte comptable unique pour chaque bénéficiaire (client individu).
Principe
Quand cette option est activée :
- À la première facturation d'un bénéficiaire
- téo génère un compte de la forme
411+ Nom + Initiale prénom + Compteur - Ce compte est enregistré dans la fiche personne
- Les factures suivantes utilisent ce même compte
Format du compte
| Élément | Contenu | Exemple |
|---|---|---|
| Classe | 411 (fixe) | 411 |
| Nom | Début du nom (longueur configurable) | DUPON |
| Prénom | Première lettre | M |
| Compteur | 01, 02... (gestion des homonymes) | 01 |
Exemple complet : Marie DUPONT → 411DUPONM01
Configuration
- Activer : Cochez Activer la comptabilité client individu
- Longueur : Définissez la longueur totale du compte (ex: 10 caractères)
Vérifiez que la longueur de compte est compatible avec votre logiciel de comptabilité avant de configurer cette option.
Gestion des homonymes
Si deux bénéficiaires ont le même nom et prénom :
- Le premier obtient le compteur 01
- Le second obtient le compteur 02
- Et ainsi de suite...
Sans cette option
Si la comptabilité client individu est désactivée, tous les bénéficiaires utilisent le compte client individu par défaut configuré ci-dessous.
Comptes par défaut
Ces comptes sont utilisés quand aucun compte spécifique n'est défini.
| Compte | Usage | Exemple |
|---|---|---|
| Compte client société | Factures aux entreprises/institutions | 411000 |
| Compte client individu | Factures aux particuliers (si pas de comptabilité individu) | 411100 |
| Compte fournisseur | Factures fournisseurs | 401000 |
| Compte produit | Ventes par défaut | 706000 |
| Compte banque | Encaissements | 512000 |
| Compte remise | Remises commerciales | 709000 |
| Sous-famille avances | Acomptes clients | Sous-famille de classe 4 |
Comptes spécifiques
Des comptes plus précis peuvent être définis à plusieurs niveaux :
| Niveau | Configuration | Priorité |
|---|---|---|
| Client | Fiche société > Comptabilité | Haute |
| Sous-famille comptable | Compta > Paramétrage > Sous-famille | Moyenne |
| Par défaut | Paramètres comptables | Basse |
téo utilise d'abord le compte spécifique du client, puis celui de la sous-famille, puis le compte par défaut.
Comptes de TVA
Configurez les comptes de TVA pour l'export comptable :
| Compte | Description |
|---|---|
| TVA sur factures | TVA facturée |
| TVA collectée | TVA collectée définitive |
| TVA en attente (collectée) | TVA sur encaissements non perçus |
| TVA déductible | TVA déductible sur achats |
| TVA en attente (déductible) | TVA sur décaissements non réglés |
| TVA déductible définitive | TVA récupérable |
Si vous êtes au régime de TVA sur les encaissements, configurez les comptes d'attente. La TVA sera transférée lors de l'encaissement.
Journaux comptables
Définissez les codes journaux pour l'export :
| Journal | Usage | Exemple |
|---|---|---|
| Journal banque | Écritures d'encaissements | BQ |
| Journal ventes | Factures clients | VE |
| Journal achats | Factures fournisseurs | AC |
| Journal OD | Opérations diverses | OD |
Exportation de la comptabilité
Logiciel utilisé
Sélectionnez votre logiciel dans le champ Logiciel utilisé pour générer les fichiers au bon format. Les choix proposés sont :
| Logiciel | Format de fichier |
|---|---|
| CIEL | Fichier d'export propriétaire CIEL |
| EBP | Fichier d'export propriétaire EBP |
| SAGE | .pnm (format Sage) |
- Pennylane dispose d'une intégration native (synchronisation directe sans fichier d'export) — voir Connecteurs > Pennylane.
- Pour un autre outil, contactez téo assistance afin d'étudier le format adapté.
Fichier
Le champ Fichier définit le nom complet du fichier d'export avec son extension, par exemple :
teo.pnmpour Sageexport.txtpour d'autres formats
À chaque génération, téo ajoute un horodatage entre le nom et l'extension pour que chaque export possède son propre fichier dans l'Historique des exports (par exemple teo.pnm paramétré donne teo20260603154300123.pnm à l'export). Aucune action n'est requise : ce comportement est automatique.
Si le champ Fichier est vide, l'écran Compta > Exports > Exports comptables affiche le bandeau Configuration incomplète et l'export ne peut pas être généré. Renseignez ce champ ici, ou contactez un superadministrateur si vous n'y avez pas accès.
Comptabilité analytique
L'export peut inclure des axes analytiques (centres de coût, projets, antennes...). L'activation se fait via l'interrupteur Activer la comptabilité analytique dans Admin > Paramètres généraux > Comptabilité, section Exportation de la comptabilité.
| Cas | Affichage côté Prestations |
|---|---|
| Activer la comptabilité analytique coché | Le bouton "Ajouter un code" est visible sur chaque prestation. Vous y configurez les codes analytiques par financeur. |
| Non coché, mais codes existants | Les codes analytiques déjà saisis restent affichés (en lecture seule), mais le bouton "Ajouter" est masqué. |
| Non coché, sans codes | La section analytique est complètement masquée des prestations. |
Si vous arrêtez l'usage de l'analytique, vous n'êtes pas obligé de supprimer les codes existants : désactivez simplement le paramètre. Les codes restent accessibles en lecture pour l'historique mais aucune nouvelle saisie n'est proposée.
Les codes analytiques sont définis dans les sous-familles comptables et propagés automatiquement vers les exports concernés.
Plan comptable
Pour une gestion plus fine, accédez au plan comptable complet :
Menu : Compta > Paramétrage > Plan comptable
Vous pouvez y définir :
- Des comptes par client
- Des comptes par sous-famille
- Des axes analytiques
Libellé personnalisé des factures
Personnalisez le libellé qui apparaît sur les écritures comptables. Vous pouvez combiner :
| Élément | Contenu |
|---|---|
| Nom du client | Raison sociale ou nom du bénéficiaire |
| Numéro de facture | F240001 |
| Nom du bénéficiaire | Pour les factures de prestation |
| Prestation | Libellé de la prestation |
Définissez l'ordre d'apparition pour créer votre libellé type.
Bonnes pratiques
Configurez tous ces paramètres avant de commencer à facturer. Les modifications ultérieures peuvent créer des incohérences.
Activez cette option si vous avez beaucoup de clients individuels (bénéficiaires) et souhaitez un suivi comptable précis par personne.
Utilisez les sous-familles pour ventiler automatiquement vos produits par type d'activité (formation, bilan, conseil...).
Vérifiez les contraintes de votre logiciel de comptabilité sur la longueur des comptes avant de configurer.
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