📋 Prestations
Les prestations définissent vos offres de services : accompagnements, formations, bilans... C'est le cœur de la configuration métier de téo.
Accéder aux prestations
Menu : Admin > Prestations
La liste affiche toutes vos prestations, organisées par famille et sous-famille.
Structure des prestations
Exemple :
Créer une prestation
Informations de base
- Cliquez sur Nouvelle
- Remplissez :
| Champ | Description | Exemple |
|---|---|---|
| Nom | Intitulé de la prestation | "Bilan de compétences" |
| Code | Identifiant court | "BC" |
| Famille | Catégorie principale | "Accompagnement" |
| Sous-famille | Sous-catégorie | "Bilans" |
| Durée de production | Temps prévu pour le consultant | 15:30 |
| Durée bénéficiaire | Temps prévu pour le bénéficiaire | 24:00 |
| Tarif par défaut | Prix de base | 2000 € |
- Durée de production : le temps passé par le consultant (pour le pilotage interne)
- Durée bénéficiaire : le temps réel du bénéficiaire (pour les attestations, bilans...)
Exemple : Un bilan de 24h bénéficiaire peut nécessiter 15h30 de production consultant.
Le déroulé
Le déroulé définit les étapes de l'accompagnement :
- Onglet Déroulé
- Bouton Ajouter action
- Pour chaque action :
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom | Ex: "Entretien préliminaire" |
| Durée | Temps prévu en heures |
| Type | Face-à-face, téléphone, travail personnel... |
| Facturable | Compte dans la facturation ? |
Options des actions dans le déroulé
Quand vous ajoutez une action au déroulé, vous pouvez configurer des options spécifiques à cette prestation :
| Option | Description |
|---|---|
| Séance obligatoire | Cette action doit obligatoirement être réalisée |
| Délai minimum | Jours minimum depuis le 1er RDV avant de planifier cette action |
| Délai maximum | Jours maximum depuis le 1er RDV pour réaliser cette action |
Si une action est rattachée à plusieurs prestations, ses paramètres de base (nom, facturable, hors parcours...) sont partagés. Seuls les délais et l'obligation sont configurables par prestation.
Les autres options de l'action (Facturable, Hors parcours, Termine la prestation...) sont configurées directement sur l'action elle-même.
→ Pour le détail complet de toutes les options : Admin > Actions
Exemple pour un bilan de compétences :
- Entretien préliminaire (1h)
- Phase d'investigation - Tests (3h)
- Phase d'investigation - Entretiens (12h)
- Phase de conclusion (6h)
- Entretien de suivi (2h)
Les événements
Les événements sont des jalons à suivre :
- Onglet Événements
- Ajoutez les jalons importants :
| Événement | Description |
|---|---|
| "Convention signée" | Document contractuel reçu |
| "Diagnostic réalisé" | Première phase terminée |
| "Synthèse remise" | Document final transmis |
Ces événements apparaissent dans le dossier pour suivre l'avancement.
Pièces obligatoires
Définissez les documents que le dossier doit contenir :
- Onglet Pièces
- Cochez les types de documents requis :
- CV
- Attestation de présence
- Convention de formation
- etc.
Les pièces manquantes génèrent une alerte. Elles peuvent bloquer la facturation si configuré ainsi.
Données obligatoires
Définissez les champs qui doivent être remplis :
- Onglet Données
- Cochez les champs obligatoires :
- Date de naissance
- Adresse
- Prescripteur
- etc.
Le dossier sera marqué "incomplet" tant que ces données manquent.
Activité flo
Pour lier une activité flo à cette prestation :
- Ouvrez la prestation > section API & Apps
- Renseignez le champ Activité flo en sélectionnant le processus dans la liste
- Enregistrez — les dossiers de cette prestation auront alors accès à flo
Pour qu'une prestation propose son formulaire flo dans le dossier, le lien doit être renseigné directement dans le paramétrage de la prestation. Téo ne demande plus l'activité après coup sur chaque dossier.
Si vos anciens dossiers n'affichent pas flo, vérifiez que toutes vos prestations concernées ont bien le champ Activité flo renseigné dans la section API & Apps.
Voir Activité flo.
Statistiques
Configurez quels indicateurs suivre :
- Onglet Stats
- Cochez les indicateurs pertinents pour cette prestation
Modifier une prestation
- Cliquez sur la prestation
- Modifiez les champs
- Enregistrez
Modifier le déroulé ou les pièces obligatoires peut impacter les dossiers en cours. Les nouveaux dossiers utiliseront la nouvelle configuration.
Désactiver une prestation
Si vous n'utilisez plus une prestation :
- Ouvrez la prestation
- Toggle Active → Non
- Enregistrez
La prestation n'apparaît plus dans les listes de choix, mais les dossiers existants sont conservés.
Désactiver une prestation n'archive pas les dossiers qui lui sont rattachés. Un dossier reste considéré comme actif (et continue d'apparaître dans les autocompletes de l'agenda, des séances, du planning rapide…) tant qu'il n'est pas passé dans un état « clos » :
| État du dossier | Apparaît encore dans les autocompletes agenda ? |
|---|---|
| Prévisionnel, En cours, Non planifié, Attente commande, Suspendu | ✅ Oui |
| Terminé | ✅ Oui (tant qu'il n'est pas facturé) |
| Facturé, Soldé | ❌ Non |
| Sans suite, Refusé, Non facturable, Abandonné | ❌ Non |
Pour nettoyer les anciens dossiers qui ne donneront lieu à aucune action future (anciens marchés clôturés, cotraitance terminée, dossiers prévisionnels jamais démarrés…), passez-les un par un en Sans suite depuis la fiche dossier ou le volet latéral de la liste Production. Il n'existe pas de traitement de masse pour cette opération — c'est volontaire pour éviter les fermetures accidentelles.
Astuce : si la prestation est déjà désactivée, réactivez-la temporairement le temps de retrouver tous les dossiers concernés via Production, puis désactivez-la à nouveau une fois le tri fait.
Dupliquer une prestation
Pour créer une prestation similaire :
- Ouvrez la prestation source
- Bouton Dupliquer
- Modifiez le nom et les paramètres
- Enregistrez
Questions fréquentes
Puis-je modifier le déroulé d'une prestation avec des dossiers en cours ?
Oui, mais les dossiers existants gardent leur déroulé. Seuls les nouveaux dossiers utiliseront le nouveau déroulé.
Comment créer une nouvelle famille ?
Les familles se créent automatiquement quand vous saisissez un nouveau nom dans le champ Famille lors de la création d'une prestation.
Comment facturer différemment selon le financeur ?
C'est configuré dans les tarifications, pas dans la prestation. Une même prestation peut avoir des tarifs différents selon la tarification.
Que se passe-t-il si je supprime une prestation ?
Vous ne pouvez pas supprimer une prestation qui a des dossiers. Désactivez-la plutôt.
Bonnes pratiques
Utilisez des noms explicites qui seront compris par tout le monde (utilisateurs, clients, financeurs).
Un déroulé bien défini facilite la planification et le suivi. Prenez le temps de le construire correctement.
Créez des prestations génériques réutilisables plutôt que des prestations ultra-spécifiques pour chaque cas.
Créez un dossier test pour vérifier que la configuration fonctionne comme prévu.
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