📋 Prestations

Les prestations définissent vos offres de services : accompagnements, formations, bilans... C'est le cœur de la configuration métier de téo.

Accéder aux prestations

Menu : Administration > Production > Prestations

La liste groupe les prestations (titre du groupe, ou Prestations sans gamme). Colonnes : Prestation, Code, Activité, Sous-gamme et Sous-famille. Le champ Prestation en tête de liste filtre sur le nom. Les actions Nouvelle prestation, Prestations inactives et Prestations actives basculent entre les listes.

Structure des prestations

À l'écran	Rôle
Gamme (placeholder Choisir une gamme)	Classe la prestation pour les filtres, le requêteur et les questionnaires
Colonne Sous-gamme de la liste	Même information que le champ Gamme de la fiche
Sous-famille (bloc Facturation)	Sous-famille comptable héritée par les lignes de facture

Exemple de classement (en-têtes de la liste → Gamme → prestation) :

Gamme et sous-famille comptable

La Gamme n'est pas la Sous-famille du bloc Facturation. Le catalogue comptable se gère dans Facturation > Paramétrage > Sous-famille.

→ Sous-familles

Créer une prestation

Données principales

1. Cliquez sur Nouvelle prestation
2. Remplissez la section Données principales :

Champ	À l'écran
Prestation	Intitulé. Placeholder Saisir le nom de la prestation. Obligatoire.
Code	Identifiant court (zones trop petites pour le nom complet). Placeholder Saisir le code.
Nom commercial	Communication externe. Placeholder Saisir le nom commercial.
Couleur	Couleur de la prestation
Gamme	Classement pour les filtres, le requêteur et les questionnaires. Placeholder Choisir une gamme.
Prestation sans dossier	Case Cette prestation n'utilise pas les dossiers — missions sans dossier, par exemple du conseil.

Les tarifs se règlent dans les tarifications, pas sur cette fiche. La Lettre chronologue est dans le bloc Facturation.

Durées de la prestation

Champ	Rôle
Durée en jour	Contrôle le laps de temps imparti. Placeholder Saisir la durée. Sert à calculer Date fin de commande si Forcer date de fin de cde est coché.
Jours ouvrés	Dans Options : calcule la durée hors week-end et jours fériés.
Forcer date de fin de cde	Dans Options : renseigne Date fin de commande (voir ci-dessous).
Durée de production	Temps prévu consultant. Aide : Durée cumulée, ex. 15:30 ou 28:50. Placeholder Saisir la durée de production.
Durée bénéficiaire	Temps prévu bénéficiaire. Aide : Durée cumulée, ex. 24:00. Placeholder Saisir la durée bénéficiaire.

Durée de production et Durée bénéficiaire se saisissent en heures:minutes (15:30, 28:50) — ce n'est pas une heure d'horloge : la durée peut dépasser 24 h. Les minutes tiennent sur deux chiffres. Un format incorrect affiche Enregistrement impossible (Le champ … doit être au format H:MM (ex. 28:50).).

Deux durées distinctes

• Durée de production : le temps passé par le consultant (pour le pilotage interne)
• Durée bénéficiaire : le temps réel du bénéficiaire (pour les attestations, bilans...)

Exemple : Un bilan de 24 h bénéficiaire peut nécessiter 15 h 30 de production consultant.

Si Forcer date de fin de cde est coché, téo renseigne Date fin de commande à partir de Date début de commande et de la Durée en jour (le premier jour compte). Jours ouvrés saute les week-ends et les jours fériés au milieu de la période. Sans cette case, ces jours comptent, mais une date d'arrivée un week-end ou un férié est décalée au prochain jour ouvré.

→ Formule

Lettre chronologue et facturation

Le champ Lettre chronologue permet d'utiliser une série de numéros de factures propre à la prestation. Si le champ est vide, téo utilise la lettre de facturation standard.

Lorsqu'un centre possède aussi un Préfixe de facture, le numéro commence par ce préfixe, suivi d'un _, puis de la Lettre chronologue de la prestation. Par exemple, une facture de la prestation dont la lettre est B, émise depuis un centre au préfixe PAR, peut porter un numéro de type PAR_B240001.

Les caractères saisis dans Lettre chronologue sont conservés tels quels dans le numéro et la suite de numéros reste propre à cette lettre.

Le parcours

Le menu Parcours d'une prestation définit l'ordre des actions (étapes) de l'accompagnement.

1. Ouvrez la prestation
2. Cliquez sur Parcours
3. Cliquez sur Créer une action

Une fenêtre s'ouvre pour :

• sélectionner une action existante si elle est commune à plusieurs prestations, ou
• cliquer sur Créer une action pour en définir une nouvelle

Pour chaque action du parcours, renseignez notamment :

Champ	Description
Nom	Ex. « Entretien préliminaire »
Code	Identifiant court pour les zones d'affichage réduites
Type	Catégorie de l'action (listes déroulantes)
L'action	S'applique au bénéficiaire et/ou S'applique au conseiller (au moins une option)
Émargement électronique	Bénéficiaire et/ou Conseiller — détail
L'action est	Facturable, Termine la prestation, Action de rendez-vous d'accueil, Hors parcours, Toujours visible

Si le parcours est vide, l'écran propose aussi Créer une action avec un rappel : les actions organisent le déroulement de la prestation et servent dans les séances pour piloter le dossier et suivre la production et la facturation.

Options des actions dans le parcours

Quand une action est rattachée au parcours, vous pouvez configurer des options spécifiques à cette prestation :

Option	Description
Séance obligatoire	Cette action doit obligatoirement être réalisée
Délai minimum	Jours minimum depuis le 1er RDV avant de planifier cette action
Délai maximum	Jours maximum depuis le 1er RDV pour réaliser cette action

Ces deux délais doivent être des valeurs positives pour que Production > Contrôle > Dossiers hors délais soit paramétré. Le contrôle compare la date de la séance à la Date début du dossier.

→ Dossiers hors délais

Sur la liste du parcours, vous pouvez aussi réordonner les actions et activer ou désactiver l'obligation directement sur chaque ligne.

Action partagée entre prestations

Si une action est rattachée à plusieurs prestations, ses paramètres de base (nom, facturable, hors parcours…) sont partagés. Seuls les délais et l'obligation sont configurables par prestation.

Les autres options de l'action (Facturable, Hors parcours, Termine la prestation…) sont configurées directement sur l'action elle-même.

→ Pour le détail complet de toutes les options : Actions

Exemple pour un bilan de compétences :

1. Entretien préliminaire (1h)
2. Phase d'investigation - Tests (3h)
3. Phase d'investigation - Entretiens (12h)
4. Phase de conclusion (6h)
5. Entretien de suivi (2h)

Les événements

Les événements sont des jalons datés que les utilisateurs peuvent enregistrer sur les dossiers de cette prestation.

Si la prestation n'en a encore aucun, l'écran affiche Aucun événement : Les événements sont utilisés pour indiquer les interruptions de parcours au sein du dossier Bénéficiaire. Ils peuvent déclencher des échéances de facturation.

1. Menu Événements de la prestation
2. Cliquez sur Ajouter un événement
3. Renseignez les paramètres utiles
4. Cliquez sur Enregistrer

La liste des événements de la prestation affiche :

Colonne ou pictogramme	Description
Événement	Nom proposé dans les dossiers
Consigne	Texte d'aide visible pour guider l'utilisateur
État du dossier	État appliqué au dossier lorsque cet événement est enregistré
Issue positive	Pictogramme présent si l'événement est marqué comme issue positive
Abandon	Pictogramme présent si l'événement correspond à un abandon
Automatisé	Pictogramme présent si l'événement est créé automatiquement par une action ou un état

Dans la fenêtre Ajouter un événement ou Modifier l'événement, les deux champs État du dossier n'ont pas le même rôle :

Champ	Description
Événement	Nom complet. Placeholder Saisir le nom complet de l'événement. Obligatoire.
Associé à	Cases Issue positive et Abandon
État du dossier	État à appliquer quand l'événement est enregistré. Aide : Le cas échéant, préciser la modification d'état du dossier consécutive à l'événement. Placeholder Choisir un état.
Règle d'automatisation	Section repliable, bandeau Déclenchement : Choisissez soit une action, soit un état de dossier qui crée l'événement automatiquement (mais pas les 2).
Action	Une action du parcours de cette prestation (placeholder Choisir une action). L'événement est créé quand une séance de cette action est validée.
État du dossier (dans cette section)	L'événement est créé quand le dossier passe dans cet état. Même libellé que le champ ci-dessus, autre rôle.
Consigne	Dans Options. Placeholder Écrire une consigne.

Utilisation dans les dossiers

Le bouton Ajouter un événement d'un dossier s'appuie sur la prestation du dossier. Un dossier sans prestation ne peut pas proposer de liste de choix pour créer un nouvel événement, mais ses événements déjà enregistrés restent consultables dans le dossier.

Suppression d'un événement utilisé

En modification, Supprimer ouvre Supprimer l'événement (Oui, supprimer / Non, annuler).

La suppression retire l'événement de la prestation, mais ne supprime pas automatiquement les événements déjà enregistrés sur les dossiers.

Si l'événement est utilisé, le message précise les usages : dans les dossiers, il apparaît comme (événement supprimé) et peut être retiré individuellement ; dans les échéanciers, la condition liée à cet événement apparaît vide.

→ Pour l'utilisation côté dossier : Événements et jalons

Pièces obligatoires

Définissez les documents que le dossier doit contenir :

1. Menu Options > Pièces de la prestation
2. Cochez les types de documents requis :
   • CV
   • Attestation de présence
   • Convention de formation
   • etc.

Contrôle

Les pièces manquantes génèrent une alerte. Elles peuvent bloquer la facturation si configuré ainsi.

Données obligatoires

Les champs à renseigner pour qu'un dossier de cette prestation soit complet :

1. Menu Options > Données obligatoires
2. Cochez les interrupteurs, regroupés en Données bénéficiaire et Données du dossier

Ces choix alimentent Production > Contrôle > Dossiers incomplets. Si Un numéro de téléphone est coché, un seul numéro (mobile, personnel ou professionnel) suffit.

→ Contrôle qualité — Dossiers incomplets

Commande indépassable

Sur la fiche prestation, l'option Commande indépassable (case Empêcher les séances > date fin de commande) contrôle le rattachement d'un dossier à une séance dans le parcours : après la Date fin de commande, le dossier n'est pas rattaché ; sans cette date, un avertissement s'affiche sans bloquer.

Elle alimente aussi Production > Contrôle > Commandes dépassées. Distincte de Commande obligatoire, qui alerte lorsque le numéro de commande manque.

→ Bandeaux sur la séance · Commandes dépassées

Activité flo

Pour lier une activité flo à cette prestation :

1. Ouvrez la prestation > section API & apps
2. Renseignez le champ Activité flo en sélectionnant le processus dans la liste
3. Enregistrez — tous les dossiers de cette prestation (déjà créés ou nouveaux) affichent alors Ouvrir l'activité flo liée

Ce champ détermine aussi quel formulaire est fusionné dans les documents ({d.form.…}).

Le lien flo se pose sur la prestation

Pour qu'une prestation propose son formulaire flo dans le dossier, renseignez le champ Activité flo dans le paramétrage de la prestation. Il n'y a pas de choix d'activité à faire ensuite sur chaque dossier.

Si des dossiers n'affichent pas flo, vérifiez que les prestations concernées ont le champ Activité flo renseigné dans la section API & apps.

→ Activité flo · Quelle activité est fusionnée

Bilan pédagogique et financier

Pour un organisme de formation, la fiche prestation affiche le bloc Bilan pédagogique et financier. Ces trois champs alimentent le rapport réglementaire :

Champ	Comment le renseigner	Rôle dans le BPF
Spécialité de formation	Choisissez dans la liste des codes NSF officiels. Chaque option commence par le code, puis le libellé (ex. 415 — Développement des capacités d'orientation…), ce qui permet de rechercher par numéro ou par mot-clé.	Cadre F-4
Activité de formation	Choisissez l'objectif Cerfa (a à f) correspondant à la prestation : diplôme ou titre RNCP, certification au répertoire spécifique, CQP non enregistré, autres formations, bilans de compétences, accompagnement à la VAE.	Cadre F-3
Niveau de formation	Choisissez dans la liste officielle des niveaux 1 à 8. Chaque option commence par le code, puis le libellé (ex. 3 — CAP, BEP). C'est la même liste que sur la fiche dossier, bloc Autres données du bénéficiaire.	Sous-lignes de F-3a pour les formations visant un diplôme, un titre ou un CQP enregistré au RNCP

Placeholders des listes : Choisir une spécialité, Choisir une activité de formation, Choisir un niveau de formation.

Exemple — bilan de compétences

Champ	Valeur typique
Activité de formation	Bilan de compétence (cadre F-3e)
Niveau de formation	Laissez vide : le niveau ne sert qu'aux formations visant un diplôme, un titre ou un CQP RNCP (ligne F-3a)
Spécialité de formation	Un code NSF de la liste ; usage courant 415 — Développement des capacités d'orientation, d'insertion ou de réinsertion. Le code reste du ressort de l'organisme

Exemple — accompagnement VAE : Activité de formation = Actions d'accompagnement à la VAE (cadre F-3f). Le Niveau peut rester vide. Choisissez la Spécialité NSF adaptée à votre déclaration.

Sur la liste Administration > Production > Prestations, la pastille bleue Bpf apparaît dès qu'une Activité de formation est renseignée.

→ Pour lire le rapport et le diagnostic associés : États réglementaires — BPF.

Modifier une prestation

1. Cliquez sur la prestation
2. Modifiez les champs
3. Enregistrez

Impact sur les dossiers existants

Modifier le parcours ou les pièces obligatoires peut impacter les dossiers en cours. Les nouveaux dossiers utiliseront la nouvelle configuration.

Désactiver une prestation

Sur une prestation déjà enregistrée, le badge Active / Inactive indique l'état. Ce n'est pas un interrupteur à enregistrer.

1. Ouvrez la prestation
2. Cliquez Désactiver
3. Le badge passe à Inactive ; l'action devient Activer

La prestation n'apparaît plus dans les listes de choix (Prestations inactives la retrouve). Les dossiers existants sont conservés.

Et les dossiers déjà créés sur cette prestation ?

Désactiver une prestation n'archive pas les dossiers qui lui sont rattachés. Un dossier reste considéré comme actif (et continue d'apparaître dans les autocompletes de l'agenda, des séances, du planning rapide…) tant qu'il n'est pas passé dans un état « clos » :

État du dossier	Apparaît encore dans les autocompletes agenda ?
Prévisionnel, En cours, Non planifié, Attente commande, Suspendu	✅ Oui
Terminé	✅ Oui (tant qu'il n'est pas facturé)
Facturé, Soldé	❌ Non
Sans suite, Refusé, Non facturable, Abandonné	❌ Non

Pour nettoyer les anciens dossiers qui ne donneront lieu à aucune action future (anciens marchés clôturés, cotraitance terminée, dossiers prévisionnels jamais démarrés…), passez-les un par un en Sans suite depuis la fiche dossier ou le volet latéral de la liste Production. Il n'existe pas de traitement de masse pour cette opération — c'est volontaire pour éviter les fermetures accidentelles.

Astuce : si la prestation est déjà désactivée, réactivez-la temporairement le temps de retrouver tous les dossiers concernés via Production, puis désactivez-la à nouveau une fois le tri fait.

Dupliquer une prestation

Pour créer une prestation similaire :

1. Ouvrez la prestation source
2. Bouton Dupliquer
3. Modifiez le nom et les paramètres
4. Enregistrez

Questions fréquentes

Comment créer une nouvelle gamme ?

Sur la fiche prestation, à côté du champ Gamme, le + (Ajouter un élément) ouvre le formulaire de création. Il s'affiche si vous avez le droit Paramétrages des tables.

Ce n'est pas la Sous-famille comptable : Sous-familles.

Puis-je modifier le parcours d'une prestation avec des dossiers en cours ?

Oui. Le parcours est celui de la prestation : tous ses dossiers le voient. Les séances déjà planifiées gardent leur action. Les nouvelles séances, les délais et les actions obligatoires suivent le parcours modifié.

Comment facturer différemment selon le financeur ?

C'est configuré dans les tarifications, pas dans la prestation. Une même prestation peut avoir des tarifs différents selon la tarification.

Que se passe-t-il si je supprime une prestation ?

Supprimer ouvre Supprimer la prestation (Oui, supprimer / Non, annuler).

S'il reste des dossiers, téo affiche Suppression impossible : Des dossiers sont rattachés à cette prestation, ce qui empêche sa suppression. En revanche, vous pouvez la désactiver.

Bonnes pratiques

Nommez clairement

Utilisez des noms explicites qui seront compris par tout le monde (utilisateurs, clients, financeurs).

Détaillez le parcours

Un parcours bien défini facilite la planification et le suivi. Prenez le temps de le construire correctement.

Standardisez

Créez des prestations génériques réutilisables plutôt que des prestations ultra-spécifiques pour chaque cas.

Testez avant de déployer

Créez un dossier test pour vérifier que la configuration fonctionne comme prévu.