📋 Prestations

Les prestations définissent vos offres de services : accompagnements, formations, bilans... C'est le cœur de la configuration métier de téo.

Accéder aux prestations

Menu : Admin > Prestations

La liste affiche toutes vos prestations, organisées par famille et sous-famille.

Structure des prestations

Exemple :

Créer une prestation

Informations de base

1. Cliquez sur Nouvelle
2. Remplissez :

Champ	Description	Exemple
Nom	Intitulé de la prestation	"Bilan de compétences"
Code	Identifiant court	"BC"
Famille	Catégorie principale	"Accompagnement"
Sous-famille	Sous-catégorie	"Bilans"
Durée de production	Temps prévu pour le consultant	15:30
Durée bénéficiaire	Temps prévu pour le bénéficiaire	24:00
Tarif par défaut	Prix de base	2000 €
Lettre chronologue	Lettre utilisée dans les numéros de factures générées depuis cette prestation	F

Deux durées distinctes

• Durée de production : le temps passé par le consultant (pour le pilotage interne)
• Durée bénéficiaire : le temps réel du bénéficiaire (pour les attestations, bilans...)

Exemple : Un bilan de 24h bénéficiaire peut nécessiter 15h30 de production consultant.

Lettre chronologue et facturation

Le champ Lettre chronologue permet d'utiliser une série de numéros de factures propre à la prestation. Si le champ est vide, téo utilise la lettre de facturation standard.

Lorsqu'un centre possède aussi un Préfixe de facture, le numéro commence par ce préfixe, suivi d'un _, puis de la Lettre chronologue de la prestation. Par exemple, une facture de la prestation dont la lettre est B, émise depuis un centre au préfixe PAR, peut porter un numéro de type PAR_B240001.

Les caractères saisis dans Lettre chronologue sont conservés tels quels dans le numéro et la suite de numéros reste propre à cette lettre.

Le déroulé

Le déroulé définit les étapes de l'accompagnement :

1. Onglet Déroulé
2. Bouton Ajouter action
3. Pour chaque action :

Champ	Description
Nom	Ex: "Entretien préliminaire"
Durée	Temps prévu en heures
Type	Face-à-face, téléphone, travail personnel...
Facturable	Compte dans la facturation ?

Options des actions dans le déroulé

Quand vous ajoutez une action au déroulé, vous pouvez configurer des options spécifiques à cette prestation :

Option	Description
Séance obligatoire	Cette action doit obligatoirement être réalisée
Délai minimum	Jours minimum depuis le 1er RDV avant de planifier cette action
Délai maximum	Jours maximum depuis le 1er RDV pour réaliser cette action

Action partagée entre prestations

Si une action est rattachée à plusieurs prestations, ses paramètres de base (nom, facturable, hors parcours...) sont partagés. Seuls les délais et l'obligation sont configurables par prestation.

Les autres options de l'action (Facturable, Hors parcours, Termine la prestation...) sont configurées directement sur l'action elle-même.

→ Pour le détail complet de toutes les options : Actions

Exemple pour un bilan de compétences :

1. Entretien préliminaire (1h)
2. Phase d'investigation - Tests (3h)
3. Phase d'investigation - Entretiens (12h)
4. Phase de conclusion (6h)
5. Entretien de suivi (2h)

Les événements

Les événements sont des jalons datés que les utilisateurs peuvent enregistrer sur les dossiers de cette prestation.

1. Onglet Événements
2. Cliquez sur Ajouter un événement
3. Renseignez les paramètres utiles
4. Enregistrez

La liste des événements de la prestation affiche :

Colonne ou pictogramme	Description
Événement	Nom proposé dans les dossiers
Aide	Consigne visible pour guider l'utilisateur
Changement d'état	État appliqué au dossier lorsque cet événement est enregistré
Issue positive	Pictogramme présent si l'événement est marqué comme issue positive
Abandon	Pictogramme présent si l'événement correspond à un abandon
Automatisé	Pictogramme présent si l'événement est créé automatiquement par une action ou un état

Dans la fenêtre Ajouter un événement ou Modifier l'événement, les principaux champs sont :

Champ	Description
Événement	Nom complet du jalon
Associé à	Options Issue positive et Abandon
Changement d'état	État du dossier à appliquer quand l'événement est enregistré
Règle d'automatisation	Création automatique de l'événement à partir d'une Action ou d'un État de dossier
Aide	Consigne destinée aux utilisateurs

Utilisation dans les dossiers

Le bouton Ajouter un événement d'un dossier s'appuie sur la prestation du dossier. Un dossier sans prestation ne peut pas proposer de liste de choix pour créer un nouvel événement, mais ses événements déjà enregistrés restent consultables dans le dossier.

Suppression d'un événement utilisé

La suppression retire l'événement de la prestation, mais ne supprime pas automatiquement les événements déjà enregistrés sur les dossiers.

Si l'événement est utilisé, téo affiche une confirmation avec le détail des usages. Dans les dossiers, l'événement apparaît alors comme (événement supprimé) et peut être retiré individuellement. Dans les échéanciers, la condition liée à cet événement apparaît vide.

→ Pour l'utilisation côté dossier : Événements et jalons

Pièces obligatoires

Définissez les documents que le dossier doit contenir :

1. Onglet Pièces
2. Cochez les types de documents requis :
   • CV
   • Attestation de présence
   • Convention de formation
   • etc.

Contrôle

Les pièces manquantes génèrent une alerte. Elles peuvent bloquer la facturation si configuré ainsi.

Données obligatoires

Définissez les champs qui doivent être remplis :

1. Onglet Données
2. Cochez les champs obligatoires :
   • Date de naissance
   • Adresse
   • Email
   • Prescripteur
   • etc.

Le dossier sera marqué "incomplet" tant que ces données manquent.

Activité flo

Pour lier une activité flo à cette prestation :

1. Ouvrez la prestation > section API & Apps
2. Renseignez le champ Activité flo en sélectionnant le processus dans la liste
3. Enregistrez — les dossiers de cette prestation auront alors accès à flo

Le lien flo est obligatoire dès le paramétrage

Pour qu'une prestation propose son formulaire flo dans le dossier, le lien doit être renseigné directement dans le paramétrage de la prestation. Téo ne demande plus l'activité après coup sur chaque dossier.

Si vos anciens dossiers n'affichent pas flo, vérifiez que toutes vos prestations concernées ont bien le champ Activité flo renseigné dans la section API & Apps.

Voir Activité flo.

Statistiques

Configurez quels indicateurs suivre :

1. Onglet Stats
2. Cochez les indicateurs pertinents pour cette prestation

Grille de tarifs

Le bouton Grille de tarifs est disponible depuis une prestation enregistrée. Il ouvre la fenêtre Grilles de tarifs, utilisée pour définir des paliers de prix propres à la prestation.

Dans Nouvelle grille :

1. Saisissez le nom de la grille
2. Choisissez le mode de calcul :
   • Volume : le montant du palier correspondant est appliqué à toute la quantité
   • Cumul : les montants des paliers traversés sont additionnés
3. Renseignez une première ligne avec Minimum, Maximum et Montant
4. Enregistrez

Les grilles enregistrées apparaissent dans Grilles existantes. Cliquez sur une grille pour afficher ses lignes, modifier Minimum, Maximum ou Montant, puis cliquez sur Modifier la grille.

Pour compléter une grille, renseignez la ligne vide en bas du tableau et cliquez sur l'icône Ajouter une ligne de tarif. L'icône de suppression permet de retirer la dernière ligne de tarif de la grille affichée. Le bouton de suppression de la grille supprime l'ensemble de ses paliers après confirmation.

Préparer les paliers

Les bornes Minimum et Maximum doivent couvrir les volumes que vous facturez habituellement. Si une quantité ne correspond à aucun palier, téo ne peut pas appliquer cette grille.

Modifier une prestation

1. Cliquez sur la prestation
2. Modifiez les champs
3. Enregistrez

Impact sur les dossiers existants

Modifier le déroulé ou les pièces obligatoires peut impacter les dossiers en cours. Les nouveaux dossiers utiliseront la nouvelle configuration.

Désactiver une prestation

Si vous n'utilisez plus une prestation :

1. Ouvrez la prestation
2. Toggle Active → Non
3. Enregistrez

La prestation n'apparaît plus dans les listes de choix, mais les dossiers existants sont conservés.

Et les dossiers déjà créés sur cette prestation ?

Désactiver une prestation n'archive pas les dossiers qui lui sont rattachés. Un dossier reste considéré comme actif (et continue d'apparaître dans les autocompletes de l'agenda, des séances, du planning rapide…) tant qu'il n'est pas passé dans un état « clos » :

État du dossier	Apparaît encore dans les autocompletes agenda ?
Prévisionnel, En cours, Non planifié, Attente commande, Suspendu	✅ Oui
Terminé	✅ Oui (tant qu'il n'est pas facturé)
Facturé, Soldé	❌ Non
Sans suite, Refusé, Non facturable, Abandonné	❌ Non

Pour nettoyer les anciens dossiers qui ne donneront lieu à aucune action future (anciens marchés clôturés, cotraitance terminée, dossiers prévisionnels jamais démarrés…), passez-les un par un en Sans suite depuis la fiche dossier ou le volet latéral de la liste Production. Il n'existe pas de traitement de masse pour cette opération — c'est volontaire pour éviter les fermetures accidentelles.

Astuce : si la prestation est déjà désactivée, réactivez-la temporairement le temps de retrouver tous les dossiers concernés via Production, puis désactivez-la à nouveau une fois le tri fait.

Dupliquer une prestation

Pour créer une prestation similaire :

1. Ouvrez la prestation source
2. Bouton Dupliquer
3. Modifiez le nom et les paramètres
4. Enregistrez

Questions fréquentes

Puis-je modifier le déroulé d'une prestation avec des dossiers en cours ?

Oui, mais les dossiers existants gardent leur déroulé. Seuls les nouveaux dossiers utiliseront le nouveau déroulé.

Comment créer une nouvelle famille ?

Les familles se créent automatiquement quand vous saisissez un nouveau nom dans le champ Famille lors de la création d'une prestation.

Comment facturer différemment selon le financeur ?

C'est configuré dans les tarifications, pas dans la prestation. Une même prestation peut avoir des tarifs différents selon la tarification.

Que se passe-t-il si je supprime une prestation ?

Vous ne pouvez pas supprimer une prestation qui a des dossiers. Désactivez-la plutôt.

Bonnes pratiques

Nommez clairement

Utilisez des noms explicites qui seront compris par tout le monde (utilisateurs, clients, financeurs).

Détaillez le déroulé

Un déroulé bien défini facilite la planification et le suivi. Prenez le temps de le construire correctement.

Standardisez

Créez des prestations génériques réutilisables plutôt que des prestations ultra-spécifiques pour chaque cas.

Testez avant de déployer

Créez un dossier test pour vérifier que la configuration fonctionne comme prévu.