Agenda 📅
L'agenda est l'outil central pour planifier, suivre et valider toutes vos activités : séances d'accompagnement, réunions, rendez-vous...
À quoi sert l'agenda ?
L'agenda téo vous permet de :
| Fonction | Description |
|---|---|
| Planifier | Créer des séances, réunions, événements |
| Visualiser | Voir votre planning et celui de vos collègues |
| Valider | Confirmer les séances réalisées |
| Émarger | Recueillir les signatures des participants |
| Analyser | Suivre le temps passé par activité |
Les types de séances
Le type n'est pas un champ du volet : téo le déduit de ce que vous rattachez.
| Type | Comment il se forme |
|---|---|
| Activité | Une action (et souvent un dossier) |
| Rendez-vous | Un créneau sans action, sans participant, sans étiquette |
| Réunion | Des participants |
| Événement interne | Une étiquette (congés, note, formation interne…) |
Seule une activité porte les durées, la capacité et la facturation.
→ Créer une séance · Poser une étiquette
Accéder à l'agenda
- Cliquez sur Agenda dans la barre de modules
- Par défaut, vous voyez votre planning de la semaine (Agenda > Semaine)
Toutes les vues disponibles
Vues calendrier
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Jour | Agenda > Jour | → Consultation |
| Semaine | Agenda > Semaine | → Consultation |
| Mois | Agenda > Mois | → Consultation |
| Jour multiple | Agenda > Jour multiple | → Consultation |
| Semaine multiple | Agenda > Semaine multiple | → Consultation |
| Planning des groupes | Agenda > Planning des groupes | → Consultation |
| Aujourd'hui | Agenda > Aujourd'hui | Liste des séances rattachées à un dossier — → Consultation |
Les séances sans dossier n'apparaissent pas dans Aujourd'hui. → Vue Aujourd'hui
Vues de gestion
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Séances à valider | Agenda > Contrôle > Séances à valider | → Validation |
| Absences | Agenda > Contrôle > Absences | Séances avec bénéficiaires absents |
| Transferts | Agenda > Contrôle > Transferts | Transférer des séances entre conseillers |
| Recherche | Agenda > Contrôle > Recherche | → Recherche |
| Relances émargement | Agenda > Contrôle > Relances émargement | → Émargement |
| Séances émargées | Agenda > Contrôle > Séances émargées | → Émargement |
| Conflits Lucca | Agenda > Contrôle > Conflits Lucca | Absences Lucca non posées automatiquement car un créneau est déjà occupé — → Congés |
Aujourd'hui, Recherche, Transferts, Relances émargement, Séances émargées et Vues spécifiques (menu Rapports) demandent le droit Transférer des séances entre utilisateurs. Jour multiple et Semaine multiple demandent Agendas multiples (jour, semaine, mois).
Congés et absences
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Demandes en attente | Agenda > Congés & absences > Demandes en attente | → Congés |
| Demandes traitées | Agenda > Congés & absences > Demandes traitées | → Congés |
| Congés mensuels | Agenda > Congés & absences > Congés mensuels | → Congés |
| Compteurs périodiques | Agenda > Congés & absences > Compteurs périodiques | → Congés |
Les états d'une séance
Le volet d'une activité affiche l'état de la séance :
| État | Description |
|---|---|
| Prévisionnelle (ou À venir si la séance n'a pas encore eu lieu) | Séance planifiée, pas encore réalisée |
| Validée | Séance réalisée et confirmée |
L'absence d'un bénéficiaire se marque sur sa ligne (interrupteur absent). L'annulation se fait dans Options de la séance via Séance annulée — ce n'est pas un état choisi dans une liste.
→ Changer l'état d'une séance · Valider, absences et annulation · Cycle de vie des séances
Fonctionnalités principales
Synchroniser avec un calendrier externe
Synchronisez votre agenda téo avec Google Calendar, Outlook ou tout autre calendrier :
- Génération d'un lien iCal depuis la vue Semaine
- Ajout direct à Google Calendar ou Outlook
- Mise à jour automatique des séances
- Possibilité de révoquer le lien à tout moment
Créer des séances
Plusieurs méthodes pour créer des séances :
- Clic à l'horaire voulu dans Jour ou Semaine (glissement pour la durée), ou bouton + (Nouvelle séance)
- Depuis un dossier > Planifier
- Duplication rapide (RDV flash)
→ Créer et modifier des séances
Inscrire sur un créneau déjà ouvert
Pour rattacher un bénéficiaire à une séance collective ou à un créneau qui a encore de la place :
- Ouvrez le dossier
- Cliquez sur Trouver un créneau
- Affinez les critères si besoin, puis Inscrire
Valider les séances
Après chaque séance, validez-la pour qu'elle soit comptabilisée :
- Validation individuelle depuis la séance
- Validation en masse depuis Agenda > Contrôle > Séances à valider
Faire émarger
L'émargement électronique permet de recueillir les signatures :
- Envoi de demande de signature par email
- Signature sur écran tactile ou lien web
- Suivi des signatures en attente
Gérer les congés
Posez vos demandes de congés et suivez les validations :
- Demande de CP, RTT, récupération...
- Validation par le responsable
- Affichage dans l'agenda
- Synchronisation des absences Lucca si l'intégration est active
Prise de RDV en ligne (téo rdv)
Permettez aux bénéficiaires de réserver eux-mêmes leurs créneaux :
- Créneaux de disponibilité dans l'agenda
- Interface de réservation publique
- Association automatique au dossier
→ téo rdv
Dans cette section
- Consulter l'agenda - Naviguer, filtrer et synchroniser
- Créer et modifier des séances - Planifier vos activités
- Trouver un créneau - Inscrire sur une séance déjà ouverte
- Valider les séances - Confirmer les séances réalisées
- Émargement électronique - Recueillir les signatures
- Gérer les congés - Absences et demandes
- téo rdv - Prise de RDV en ligne
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