Gérer les congés 🏖️

téo permet de gérer les demandes de congés et d'absences : vous posez vos demandes, votre responsable les valide, et les jours acceptés apparaissent dans l'agenda.

Poser une demande

Créer la demande

Le bouton Demande RH est accessible depuis votre vue hebdomadaire (Agenda > Hebdomadaire) — il s'affiche dans la barre d'actions du calendrier dès lors que vous consultez votre propre agenda.

1. Ouvrez votre Agenda > Hebdomadaire
2. Cliquez sur Demande RH dans la barre d'actions
3. Remplissez le formulaire :

Champ	Description
Type de demande	Choisissez dans la liste (CP, RTT, Récupération, Sans solde, Maladie…)
Date début de la période	Premier jour d'absence
Date fin de la période	Dernier jour d'absence
Si vous prenez 1/2 journée	Précisez Matin ou Après-midi pour le premier et/ou le dernier jour

4. La Durée demandée se calcule automatiquement à l'écran (en jours) en tenant compte des jours fériés et du week-end selon les règles de votre structure.
5. Cliquez sur Envoyer la demande

Demandes en heures (récupération)

Pour les types de demande paramétrés en récupération (heures), le formulaire affiche à la place les champs Heure début et Heure fin. La durée est alors calculée en heures.

Types de demandes proposés

La liste Type de demande est entièrement paramétrable. Les types courants sont :

Type	Usage
CP	Congés payés
RTT	Réduction du temps de travail
Récupération	Heures récupérées
Sans solde	Congé non rémunéré
Maladie	Arrêt maladie

Types personnalisés

Votre administrateur peut configurer les types de congés disponibles. La gestion des congés repose sur deux éléments liés :

• Étiquettes : chaque type de congé est une étiquette de l'agenda marquée « Congé ou absence ». L'étiquette porte le nom, la couleur et l'activation/désactivation. → Admin > Contenus > Étiquettes > cliquez sur l'étiquette souhaitée > section Gestion des congés et absences

• Types de demandes : les types proposés dans le formulaire de demande. Chaque type de demande est lié à une étiquette. → Admin > Contenus > Listes déroulantes > Agenda > Demandes de congés ou absences

Pour désactiver un type de congé sans perdre les statistiques associées, passez par les Étiquettes et cliquez sur le badge vert Activée pour le désactiver. Pour le supprimer définitivement, utilisez le bouton Supprimer (uniquement possible si aucune séance ne l'utilise).

Suivre vos demandes

Demandes en attente

1. Menu Agenda > Congés & absences > Demandes en attente
2. Vous voyez la liste de vos demandes en attente de décision

Le tableau présente : Date de la demande, Demandeur, Demande RH (type), Date début, Date fin, Quantité (durée) et Responsable chargé de traiter la demande.

Une demande peut afficher l'étiquette attente de justificatif (en orange) tant que le responsable attend un document complémentaire avant de statuer.

Un badge sur l'entrée du menu indique le nombre de demandes en attente vous concernant.

Demandes traitées

1. Menu Agenda > Congés & absences > Demandes traitées
2. Liste des demandes déjà traitées (acceptées ou refusées)

Le tableau ajoute une colonne Décision :

• 🟢 accepté (vert)
• 🔴 refusé (rouge)

Les responsables RH peuvent filtrer par Responsable, Centre, Période et Demandeur.

Suivre l'état dans la fiche d'une demande

En ouvrant une demande, un badge apparaît à côté du titre :

Badge	Signification
🟡 En attente	Pas encore traitée
🟢 Acceptée	Validée par le responsable
🔴 Refusée	Refusée par le responsable

Traiter les demandes (Responsable)

Qui est notifié ?

Lorsqu'un collaborateur pose une demande de congé, son responsable hiérarchique est notifié par email. C'est le responsable défini dans la fiche utilisateur du collaborateur.

Qui peut valider ?

• Le responsable hiérarchique du demandeur peut traiter la demande.
• Toute personne disposant du droit Responsable RH ou Directeur RH peut également traiter les demandes, même si elle n'est pas le responsable direct. Cela permet à un manager ou un RH de prendre le relais en cas d'absence du responsable.
• Le Directeur RH peut en plus revenir sur une décision déjà acceptée pour la refuser.

Accéder aux demandes à traiter

1. Menu Agenda > Congés & absences > Demandes en attente
2. Vous voyez les demandes en attente :
   • de votre équipe si vous êtes responsable hiérarchique
   • de tous les collaborateurs si vous êtes Responsable RH ou Directeur RH

Les responsables RH disposent en plus des filtres Responsable et Demandeur pour cibler une équipe ou une personne précise.

Traiter une demande

1. Cliquez sur la ligne d'une demande pour ouvrir sa fiche
2. Vérifiez les informations :
   • Type de demande
   • Dates demandées et demi-journées éventuelles
   • Durée demandée
3. Cliquez sur :
   • Accepter la demande pour valider
   • Refuser la demande pour rejeter
4. Le demandeur reçoit automatiquement un email l'informant de la décision.

Lorsqu'une demande est acceptée, les séances correspondantes sont déjà présentes dans l'agenda du collaborateur (générées au moment de la demande). En cas de refus, ces séances sont automatiquement supprimées.

Vérifier les conflits avant d'accepter

Avant d'accepter, ouvrez l'agenda du collaborateur pour vérifier :

• s'il n'a pas des séances déjà planifiées sur la période,
• si d'autres collègues sont déjà absents sur les mêmes dates.

La vue Congés mensuels permet justement d'avoir cette vision d'équipe en un coup d'œil.

Vue d'ensemble des absences

Congés mensuels

Menu Agenda > Congés & absences > Congés mensuels

Cette vue affiche, sous forme de tableau mensuel, qui est absent quel jour pour l'ensemble du personnel :

• une ligne par collaborateur,
• une colonne par jour du mois,
• une case colorée pour chaque demi-journée ou journée d'absence, avec la couleur du type de demande,
• les jours fériés sont mis en évidence.

Boutons disponibles :

• Aujourd'hui : revenir au mois en cours
• Tableur : exporter le tableau en Excel
• Message (responsables RH) : envoyer une notification aux conseillers concernés

Les responsables RH peuvent filtrer par Centre.

Compteurs périodiques (Responsable RH)

Menu Agenda > Congés & absences > Compteurs périodiques (réservé aux Responsables RH et Directeurs RH).

Cette vue agrège par personne et par type de demande les quantités demandées, acceptées et prises sur la période choisie. Elle permet de suivre les soldes consommés sur une année ou une période personnalisée. Les responsables RH peuvent filtrer par Centre et Période.

Affichage dans l'agenda

Les jours acceptés apparaissent dans les vues calendrier :

• sur toute la journée (ou demi-journée si la demande le précisait),
• avec la couleur configurée sur le type de demande,
• avec le nom du type indiqué.

Cela permet de voir d'un coup d'œil qui est absent.

Intégration Lucca (si activée)

Si votre structure utilise Lucca pour la gestion RH :

• Les absences saisies dans Lucca sont synchronisées automatiquement dans téo
• Elles apparaissent dans l'agenda comme des absences classiques
• Pas besoin de double saisie

Conflits avec des séances

Lorsque l'intégration Lucca est activée, le menu Agenda > Contrôle > Conflits Lucca liste les séances planifiées en conflit avec une absence Lucca. Vous pouvez alors déplacer la séance ou ajuster l'absence côté Lucca.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Posez vos demandes à l'avance	Laissez le temps au responsable de traiter
Vérifiez votre planning avant	Évitez les conflits avec des séances
Précisez les demi-journées	Si applicable, soyez précis
Consultez Congés mensuels	Évitez les périodes où tout le monde est absent

Questions fréquentes

Ma demande est refusée, que faire ?

1. Consultez la fiche de la demande pour voir qui a refusé
2. Échangez directement avec votre responsable
3. Reposez une demande sur d'autres dates si besoin

Je dois annuler un congé déjà validé

Le formulaire de la demande ne propose pas de bouton d'annulation par le demandeur. Pour annuler un congé déjà accepté :

1. Contactez votre responsable
2. Le Directeur RH peut rouvrir une décision acceptée et la refuser, ce qui retire les séances de l'agenda.

Le solde de congés est-il affiché ?

Le tableau Compteurs périodiques (réservé aux responsables RH) suit, par personne et par type de demande, les quantités demandées, acceptées et prises sur la période choisie. Si Lucca est connecté, les soldes Lucca sont également exploités.