Gérer les congés 🏖️

téo permet de gérer les demandes de congés et d'absences : vous posez vos demandes, votre responsable les valide, et les jours acceptés apparaissent dans l'agenda.

Poser une demande

Créer la demande

Le bouton Demande RH apparaît dans Agenda > Semaine sur votre agenda (pas celui d'un collègue), si vous n'êtes pas en consultation seule et que votre équipe a le droit Accès aux absences et congés (section Agenda).

1. Ouvrez votre Agenda > Semaine
2. Affichez la semaine concernée
3. Cliquez sur Demande RH dans la barre d'actions
4. Dans la fenêtre Nouvelle demande, vérifiez les dates préremplies : Date début de la période et Date fin de la période reprennent la date affichée dans l'agenda lorsque celle-ci est disponible. Vous pouvez les modifier avant l'envoi.
5. Remplissez le formulaire :

Champ	Description
Type de demande	Choisissez dans la liste (CP, RTT, Récupération, Sans solde, Maladie…)
Date début de la période	Premier jour d'absence
Date fin de la période	Dernier jour d'absence. Si elle reste vide, la demande porte sur la date de début.
Si vous prenez 1/2 journée	Précisez Matin ou Après-midi pour le premier et/ou le dernier jour

6. La Durée demandée se calcule automatiquement à l'écran (en jours). Sur une période de plusieurs jours, téo exclut les jours fériés, les dimanches et, si la structure est en Jours ouvrés, les samedis. Ce choix se règle dans Administration > Paramètres généraux > Installation, section Demandes de congés (Jours ouvrés ou Jours ouvrables).
7. Cliquez sur Envoyer la demande

Le formulaire vous alerte si la Date fin de la période est antérieure à la Date début de la période, si vous cochez à la fois Matin et Après-midi pour la même journée, ou si aucune journée ne peut être demandée avec les dates saisies.

Demandes en heures (récupération)

Pour les types de demande paramétrés en récupération (heures), le formulaire affiche Heure début et Heure fin. La durée est le créneau, multiplié par les jours de la période : dimanches exclus, et samedis exclus en Jours ouvrés. Les jours fériés ne sont pas retirés de ce décompte en heures.

Types de demandes proposés

La liste Type de demande est entièrement paramétrable. Les types courants sont :

Type	Usage
CP	Congés payés
RTT	Réduction du temps de travail
Récupération	Heures récupérées
Sans solde	Congé non rémunéré
Maladie	Arrêt maladie

Types personnalisés

Votre administrateur peut configurer les types de congés disponibles. Deux éléments liés :

• Types de demandes : ce que vous choisissez dans le formulaire (Type de demande). Les compteurs, le code des cases de Congés mensuels et le bouton Message suivent ce type, même si l'étiquette d'agenda change plus tard. → Administration > Contenus > Listes déroulantes > Agenda > Demandes de congés ou absences

• Étiquettes : nom et couleur dans l'agenda. Sur la fiche de l'étiquette, Compteur de congés indique quelle étiquette est posée quand une demande de ce type est acceptée. → Administration > Contenus > Étiquettes > section Gestion des congés et absences

Pour désactiver un type de congé sans perdre l'historique, passez par les Étiquettes et cliquez sur le badge vert Activée. Pour le supprimer définitivement, utilisez Supprimer (uniquement si aucune séance ne l'utilise).

Suivre vos demandes

Les listes de demandes sont accessibles depuis Agenda > Congés & absences. Elles s'adaptent à vos droits :

• un utilisateur RH consulte ses propres demandes ;
• un Responsable RH consulte les demandes des personnes dont il est responsable ;
• un Directeur RH consulte les demandes de tous les collaborateurs.

Le bouton Tableur apparaît lorsque la liste contient des résultats. Il exporte le tableau affiché.

Si un badge Limite apparaît dans le titre du tableau, la liste atteint le plafond d'affichage de votre profil. Utilisez les filtres pour affiner les résultats.

Demandes en attente

1. Menu Agenda > Congés & absences > Demandes en attente
2. Vous voyez les demandes en attente de décision dans votre périmètre

Le tableau présente : Date de la demande, Demandeur, Demande RH, Date début, Date fin, Quantité et Responsable chargé de traiter la demande.

Une demande peut afficher l'étiquette attente de justificatif (en orange) tant que le responsable attend un document complémentaire avant de statuer.

Les responsables RH peuvent filtrer par Demandeur et Période. Les directeurs RH peuvent aussi filtrer par Responsable.

Un badge sur l'entrée du menu indique le nombre de demandes en attente de votre périmètre de suivi.

Demandes traitées

1. Menu Agenda > Congés & absences > Demandes traitées
2. Liste des demandes déjà traitées (acceptées ou refusées)

Le tableau reprend les colonnes des demandes en attente et ajoute Décision :

• 🟢 accepté (vert)
• 🔴 refusé (rouge)

Les responsables RH peuvent filtrer par Centre, Période et Demandeur. Les directeurs RH peuvent aussi filtrer par Responsable.

Si aucune demande ne correspond, la page distingue un périmètre sans demande RH d'une recherche trop restrictive. Dans ce cas, modifiez les filtres ou cliquez sur Réinitialiser.

Suivre l'état dans la fiche d'une demande

En ouvrant une demande, un badge apparaît à côté du titre :

Badge	Signification
🟡 En attente	Pas encore traitée
🟢 Acceptée	Validée par le responsable
🔴 Refusée	Refusée par le responsable

Traiter les demandes (Responsable)

Qui est notifié ?

Lorsqu'un collaborateur pose une demande de congé, son responsable hiérarchique est notifié par email. C'est le responsable défini dans la fiche utilisateur du collaborateur.

Qui peut valider ?

• Le responsable hiérarchique du demandeur peut traiter la demande.
• Une personne disposant du droit Responsable RH peut traiter les demandes qu'elle suit.
• Le droit Directeur RH permet de consulter les demandes de tous les collaborateurs.
• Le droit Responsable RH permet aussi de refuser une demande déjà acceptée pour revenir sur la décision.

Accéder aux demandes

1. Menu Agenda > Congés & absences > Demandes en attente
2. Vous voyez les demandes en attente :
   • de votre équipe si vous êtes Responsable RH
   • de tous les collaborateurs si vous êtes Directeur RH

Les responsables RH disposent des filtres Demandeur et Période. Les directeurs RH disposent aussi du filtre Responsable.

Traiter une demande

1. Cliquez sur la ligne d'une demande pour ouvrir sa fiche
2. Vérifiez les informations :
   • Type de demande
   • Dates demandées et demi-journées éventuelles
   • Durée demandée
3. Cliquez sur :
   • Accepter la demande pour valider
   • Refuser la demande pour rejeter
4. Le demandeur reçoit automatiquement un email l'informant de la décision.

Lorsqu'une demande est acceptée, les séances correspondantes sont déjà présentes dans l'agenda du collaborateur (générées au moment de la demande). En cas de refus, ces séances sont automatiquement supprimées.

Vérifier les conflits avant d'accepter

Avant d'accepter, ouvrez l'agenda du collaborateur pour vérifier :

• s'il n'a pas des séances déjà planifiées sur la période,
• si d'autres collègues sont déjà absents sur les mêmes dates.

La vue Congés mensuels permet justement d'avoir cette vision d'équipe en un coup d'œil.

Vue d'ensemble des absences

Congés mensuels

Menu Agenda > Congés & absences > Congés mensuels

Cette vue affiche, sous forme de tableau mensuel, qui est absent quel jour :

• une ligne par collaborateur (vous-même ; l'équipe si vous êtes Responsable RH ou Directeur RH),
• une colonne par jour du mois,
• une case colorée pour chaque demi-journée ou journée d'absence, avec la couleur de l'étiquette et le code du type de demande (trois caractères, par exemple CP),
• une colonne Total à droite, un cumul par type (5 j CP, 4 h Récup),
• les samedis, dimanches et jours fériés ont un fond distinct ; un férié porte le libellé Jour férié au survol du numéro.

Boutons disponibles :

• Aujourd'hui : revenir au mois en cours (absent si vous y êtes déjà)
• Tableur : exporter le tableau en Excel
• Message (Responsable RH et Directeur RH) : ouvre le rédacteur d'e-mail, déjà rempli avec le détail des congés du mois affiché. Vous choisissez les destinataires.

Le sujet est Détail des congés de suivi du mois et de l'année (exemple : Détail des congés de Mars 2026). Le texte liste une ligne par type de congé accepté, pour chaque personne concernée :

• Nom Prénom : 1 jour de Congés payés
• Nom Prénom : 2 jours de RTT
• Nom Prénom : 2.5 heures de Récupération

Un collaborateur avec plusieurs types de congés a donc plusieurs lignes. Un total à zéro n'apparaît pas.

Le code des cases, la colonne Total et les lignes du Message suivent le type choisi sur la demande, pas l'étiquette d'agenda. Le nom dans le message est celui du type de demande, même s'il diffère du nom de l'étiquette.

Les responsables RH et les directeurs RH peuvent filtrer par Centre.

Compteurs périodiques (Responsable RH)

Menu Agenda > Congés & absences > Compteurs périodiques (réservé aux Responsables RH et Directeurs RH).

Le tableau a une ligne par personne et une colonne par type de demande qui a au moins un congé accepté sur la période. La cellule est la quantité (journées, demi-journées ou heures selon le type). Les demandes encore en attente ou refusées n'y figurent pas. Ce n'est pas un solde restant : seulement le cumul des congés acceptés sur la période.

Chaque colonne est un type de demande. Un congé reste sur le type de sa demande si l'étiquette de ce type est ensuite changée.

Les responsables RH et les directeurs RH peuvent filtrer par Centre et Période. Par défaut, la période va du 1er janvier de l'année en cours à aujourd'hui.

Affichage dans l'agenda

Les jours acceptés apparaissent dans les vues calendrier :

• sur toute la journée (ou demi-journée si la demande le précisait),
• avec la couleur et le nom de l'étiquette posée à la création de la demande.

Cela permet de voir d'un coup d'œil qui est absent.

Intégration Lucca (si activée)

Si votre structure utilise Lucca pour la gestion RH, les absences validées dans Lucca sont synchronisées automatiquement dans l'agenda téo.

Ce qui apparaît dans l'agenda

• Chaque demi-journée d'absence Lucca apparaît comme un événement Autre dans l'agenda du collaborateur concerné.
• Une absence du matin occupe le créneau 08:00 - 13:00.
• Une absence de l'après-midi occupe le créneau 13:00 - 20:00.
• Le libellé reprend le type d'absence Lucca (par exemple CP, RTT ou maladie).
• Si ce type d'absence n'existe pas encore dans téo, il est créé automatiquement avec une couleur grise.

Ces séances n'ont pas de demande RH dans téo. Elles apparaissent dans Congés mensuels : le code est celui du plus ancien compteur lié à l'étiquette. Elles n'entrent pas dans Compteurs périodiques ni dans le bouton Message, qui ne totalisent que les demandes acceptées.

Lorsque l'absence est annulée ou supprimée dans Lucca, l'événement correspondant est annulé dans l'agenda téo.

Conflits Lucca

Si une absence Lucca arrive sur une demi-journée où le collaborateur a déjà une séance ou une réunion, téo ne pose pas automatiquement l'absence sur ce créneau. Ces situations sont listées dans Agenda > Contrôle > Conflits Lucca.

L'entrée de menu n'apparaît que si l'intégration Lucca est active et que votre profil dispose du droit Transférer des séances entre utilisateurs (Administration > Utilisateurs & droits > Équipes > ouvrir l'équipe > Droits > section Agenda).

Lire la liste

Le titre de la page indique le nombre de conflits affichés (Conflits Lucca : N). Le tableau présente :

Colonne	Contenu
Conseiller	Collaborateur concerné par l'absence Lucca
Date	Jour de l'absence
Demi-journée	matin ou après-midi
ID Lucca	Identifiant de l'absence côté Lucca
Libellé	Type d'absence Lucca (par exemple CP, RTT)
Séances en conflit	Liens vers les séances qui chevauchent le créneau (affichées sous la forme n°…)

Cliquez sur un numéro de séance pour ouvrir sa fiche et décider de la suite.

Quand aucun conflit n'est ouvert, la page affiche Aucun conflit Lucca avec le message Aucune absence Lucca n'est actuellement bloquée par un créneau déjà pris.

Filtrer la liste

Le filtre Conseiller est proposé dans l'en-tête pour cibler rapidement une personne. Les filtres avancés permettent aussi d'affiner par :

Filtre	Usage
Date	Période (date de début et date de fin)
Demi-journée	matin ou après-midi
Libellé	Texte recherché dans le type d'absence Lucca

Le panneau Filtres (Appliquer, Réinitialiser les critères, Partager la recherche) fonctionne comme sur les autres listes.

→ Listes, tris et filtres

Si aucun résultat ne correspond aux filtres actifs, la page affiche Aucun conflit trouvé avec le message Modifiez vos filtres ou réinitialisez.

Le bouton Tableur exporte le tableau affiché, avec les filtres appliqués. Si un badge Limite apparaît dans le titre, la liste atteint le plafond d'affichage de votre profil : affinez avec les filtres.

Résoudre un conflit

1. Ouvrez les séances listées dans Séances en conflit, ou consultez l'agenda du collaborateur
2. Déplacez ou annulez la séance qui bloque le créneau, ou ajustez l'absence dans Lucca
3. téo retente tout seul à chaque synchronisation automatique (tâche planifiée côté téo : Lucca ne rappelle pas téo). Si l'absence Lucca est encore active et que le créneau s'est libéré, la séance d'absence est créée et le conflit disparaît de la liste.

Un conflit sur une absence n'arrête pas la synchronisation des autres absences.

Absences informatives

Certaines étiquettes Lucca peuvent être configurées comme informatives. Dans ce cas, l'absence est ajoutée dans l'agenda même si une séance existe déjà sur la demi-journée.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Posez vos demandes à l'avance	Laissez le temps au responsable de traiter
Vérifiez votre planning avant	Évitez les conflits avec des séances
Précisez les demi-journées	Si applicable, soyez précis
Consultez Congés mensuels	Évitez les périodes où tout le monde est absent

Questions fréquentes

Ma demande est refusée, que faire ?

1. Consultez la fiche de la demande pour voir qui a refusé
2. Échangez directement avec votre responsable
3. Reposez une demande sur d'autres dates si besoin

Je dois annuler un congé déjà validé

Le formulaire de la demande ne propose pas de bouton d'annulation par le demandeur. Pour annuler un congé déjà accepté :

1. Contactez votre responsable
2. Une personne disposant du droit Responsable RH peut rouvrir une décision acceptée et la refuser, ce qui retire les séances de l'agenda.

Le solde de congés est-il affiché ?

Non comme solde restant (acquis moins pris). Le tableau Compteurs périodiques totalise les congés acceptés sur une période. Voir Compteurs périodiques.

Un congé n'apparaît pas dans le bon compteur

Les Compteurs périodiques, le Total de Congés mensuels et le bouton Message suivent le type choisi sur la demande, pas l'étiquette de l'agenda. Si l'étiquette d'un type a changé après coup, les congés déjà posés restent sur leur type d'origine.