Gérer les congés 🏖️

téo permet de gérer les demandes de congés et d'absences : vous posez vos demandes, votre responsable les valide, et les jours acceptés apparaissent dans l'agenda.

Poser une demande

Créer la demande

Le bouton Demande RH est accessible depuis votre vue hebdomadaire (Agenda > Hebdomadaire) lorsque vous consultez votre propre agenda et que votre profil permet la création de demandes RH.

1. Ouvrez votre Agenda > Hebdomadaire
2. Affichez la semaine concernée
3. Cliquez sur Demande RH dans la barre d'actions
4. Dans la fenêtre Nouvelle demande, vérifiez les dates préremplies : Date début de la période et Date fin de la période reprennent la date affichée dans l'agenda lorsque celle-ci est disponible. Vous pouvez les modifier avant l'envoi.
5. Remplissez le formulaire :

Champ	Description
Type de demande	Choisissez dans la liste (CP, RTT, Récupération, Sans solde, Maladie…)
Date début de la période	Premier jour d'absence
Date fin de la période	Dernier jour d'absence. Si elle reste vide, la demande porte sur la date de début.
Si vous prenez 1/2 journée	Précisez Matin ou Après-midi pour le premier et/ou le dernier jour

6. La Durée demandée se calcule automatiquement à l'écran (en jours). Sur une période de plusieurs jours, téo exclut les jours fériés, les dimanches et, selon les règles de votre structure, les samedis.
7. Cliquez sur Envoyer la demande

Le formulaire vous alerte si la Date fin de la période est antérieure à la Date début de la période, si vous cochez à la fois Matin et Après-midi pour la même journée, ou si aucune journée ne peut être demandée avec les dates saisies.

Demandes en heures (récupération)

Pour les types de demande paramétrés en récupération (heures), le formulaire affiche à la place les champs Heure début et Heure fin. La durée est alors calculée en heures.

Types de demandes proposés

La liste Type de demande est entièrement paramétrable. Les types courants sont :

Type	Usage
CP	Congés payés
RTT	Réduction du temps de travail
Récupération	Heures récupérées
Sans solde	Congé non rémunéré
Maladie	Arrêt maladie

Types personnalisés

Votre administrateur peut configurer les types de congés disponibles. La gestion des congés repose sur deux éléments liés :

• Étiquettes : chaque type de congé est une étiquette de l'agenda marquée « Congé ou absence ». L'étiquette porte le nom, la couleur et l'activation/désactivation. → Admin > Contenus > Étiquettes > cliquez sur l'étiquette souhaitée > section Gestion des congés et absences

• Types de demandes : les types proposés dans le formulaire de demande. Chaque type de demande est lié à une étiquette. → Admin > Contenus > Listes déroulantes > Agenda > Demandes de congés ou absences

Pour désactiver un type de congé sans perdre les statistiques associées, passez par les Étiquettes et cliquez sur le badge vert Activée pour le désactiver. Pour le supprimer définitivement, utilisez le bouton Supprimer (uniquement possible si aucune séance ne l'utilise).

Suivre vos demandes

Les listes de demandes sont accessibles depuis Agenda > Congés & absences. Elles s'adaptent à vos droits :

• un utilisateur RH consulte ses propres demandes ;
• un Responsable RH consulte les demandes des personnes dont il est responsable ;
• un Directeur RH consulte les demandes de tous les collaborateurs.

Le bouton Tableur apparaît lorsque la liste contient des résultats. Il exporte le tableau affiché.

Si un badge Limite apparaît dans le titre du tableau, la liste atteint le plafond d'affichage de votre profil. Utilisez les filtres pour affiner les résultats.

Demandes en attente

1. Menu Agenda > Congés & absences > Demandes en attente
2. Vous voyez les demandes en attente de décision dans votre périmètre

Le tableau présente : Date de la demande, Demandeur, Demande RH, Date début, Date fin, Quantité et Responsable chargé de traiter la demande.

Une demande peut afficher l'étiquette attente de justificatif (en orange) tant que le responsable attend un document complémentaire avant de statuer.

Les responsables RH peuvent filtrer par Demandeur et Période. Les directeurs RH peuvent aussi filtrer par Responsable.

Un badge sur l'entrée du menu indique le nombre de demandes en attente de votre périmètre de suivi.

Demandes traitées

1. Menu Agenda > Congés & absences > Demandes traitées
2. Liste des demandes déjà traitées (acceptées ou refusées)

Le tableau reprend les colonnes des demandes en attente et ajoute Décision :

• 🟢 accepté (vert)
• 🔴 refusé (rouge)

Les responsables RH peuvent filtrer par Centre, Période et Demandeur. Les directeurs RH peuvent aussi filtrer par Responsable.

Si aucune demande ne correspond, la page distingue un périmètre sans demande RH d'une recherche trop restrictive. Dans ce cas, modifiez les filtres ou cliquez sur Réinitialiser.

Suivre l'état dans la fiche d'une demande

En ouvrant une demande, un badge apparaît à côté du titre :

Badge	Signification
🟡 En attente	Pas encore traitée
🟢 Acceptée	Validée par le responsable
🔴 Refusée	Refusée par le responsable

Traiter les demandes (Responsable)

Qui est notifié ?

Lorsqu'un collaborateur pose une demande de congé, son responsable hiérarchique est notifié par email. C'est le responsable défini dans la fiche utilisateur du collaborateur.

Qui peut valider ?

• Le responsable hiérarchique du demandeur peut traiter la demande.
• Une personne disposant du droit Responsable RH peut traiter les demandes qu'elle suit.
• Le droit Directeur RH permet de consulter les demandes de tous les collaborateurs.
• Le droit Responsable RH permet aussi de refuser une demande déjà acceptée pour revenir sur la décision.

Accéder aux demandes

1. Menu Agenda > Congés & absences > Demandes en attente
2. Vous voyez les demandes en attente :
   • de votre équipe si vous êtes Responsable RH
   • de tous les collaborateurs si vous êtes Directeur RH

Les responsables RH disposent des filtres Demandeur et Période. Les directeurs RH disposent aussi du filtre Responsable.

Traiter une demande

1. Cliquez sur la ligne d'une demande pour ouvrir sa fiche
2. Vérifiez les informations :
   • Type de demande
   • Dates demandées et demi-journées éventuelles
   • Durée demandée
3. Cliquez sur :
   • Accepter la demande pour valider
   • Refuser la demande pour rejeter
4. Le demandeur reçoit automatiquement un email l'informant de la décision.

Lorsqu'une demande est acceptée, les séances correspondantes sont déjà présentes dans l'agenda du collaborateur (générées au moment de la demande). En cas de refus, ces séances sont automatiquement supprimées.

Vérifier les conflits avant d'accepter

Avant d'accepter, ouvrez l'agenda du collaborateur pour vérifier :

• s'il n'a pas des séances déjà planifiées sur la période,
• si d'autres collègues sont déjà absents sur les mêmes dates.

La vue Congés mensuels permet justement d'avoir cette vision d'équipe en un coup d'œil.

Vue d'ensemble des absences

Congés mensuels

Menu Agenda > Congés & absences > Congés mensuels

Cette vue affiche, sous forme de tableau mensuel, qui est absent quel jour pour l'ensemble du personnel :

• une ligne par collaborateur,
• une colonne par jour du mois,
• une case colorée pour chaque demi-journée ou journée d'absence, avec la couleur du type de demande,
• les jours fériés sont mis en évidence.

Boutons disponibles :

• Aujourd'hui : revenir au mois en cours
• Tableur : exporter le tableau en Excel
• Message (responsables RH) : envoyer une notification aux conseillers concernés

Les responsables RH peuvent filtrer par Centre.

Compteurs périodiques (Responsable RH)

Menu Agenda > Congés & absences > Compteurs périodiques (réservé aux Responsables RH et Directeurs RH).

Cette vue agrège par personne et par type de demande les quantités demandées, acceptées et prises sur la période choisie. Elle permet de suivre les soldes consommés sur une année ou une période personnalisée. Les responsables RH peuvent filtrer par Centre et Période.

Affichage dans l'agenda

Les jours acceptés apparaissent dans les vues calendrier :

• sur toute la journée (ou demi-journée si la demande le précisait),
• avec la couleur configurée sur le type de demande,
• avec le nom du type indiqué.

Cela permet de voir d'un coup d'œil qui est absent.

Intégration Lucca (si activée)

Si votre structure utilise Lucca pour la gestion RH, les absences validées dans Lucca sont synchronisées automatiquement dans l'agenda téo.

Ce qui apparaît dans l'agenda

• Chaque demi-journée d'absence Lucca apparaît comme un événement Autre dans l'agenda du collaborateur concerné.
• Une absence du matin occupe le créneau 08:00 - 13:00.
• Une absence de l'après-midi occupe le créneau 13:00 - 20:00.
• Le libellé reprend le type d'absence Lucca (par exemple CP, RTT ou maladie).
• Si ce type d'absence n'existe pas encore dans téo, il est créé automatiquement avec une couleur grise.

Lorsque l'absence est annulée ou supprimée dans Lucca, l'événement correspondant est annulé dans l'agenda téo.

Conflits Lucca

Si une absence Lucca arrive sur une demi-journée où le collaborateur a déjà une séance ou une réunion, téo ne pose pas automatiquement l'absence sur ce créneau. Le menu Agenda > Contrôle > Conflits Lucca signale ces situations lorsque l'intégration Lucca est active et que vous disposez des droits de contrôle agenda.

Pour résoudre le conflit, vérifiez l'agenda du collaborateur puis déplacez ou annulez la séance concernée, ou ajustez l'absence côté Lucca.

Absences informatives

Certaines étiquettes Lucca peuvent être configurées comme informatives. Dans ce cas, l'absence est ajoutée dans l'agenda même si une séance existe déjà sur la demi-journée.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Posez vos demandes à l'avance	Laissez le temps au responsable de traiter
Vérifiez votre planning avant	Évitez les conflits avec des séances
Précisez les demi-journées	Si applicable, soyez précis
Consultez Congés mensuels	Évitez les périodes où tout le monde est absent

Questions fréquentes

Ma demande est refusée, que faire ?

1. Consultez la fiche de la demande pour voir qui a refusé
2. Échangez directement avec votre responsable
3. Reposez une demande sur d'autres dates si besoin

Je dois annuler un congé déjà validé

Le formulaire de la demande ne propose pas de bouton d'annulation par le demandeur. Pour annuler un congé déjà accepté :

1. Contactez votre responsable
2. Une personne disposant du droit Responsable RH peut rouvrir une décision acceptée et la refuser, ce qui retire les séances de l'agenda.

Le solde de congés est-il affiché ?

Le tableau Compteurs périodiques (réservé aux responsables RH) suit, par personne et par type de demande, les quantités demandées, acceptées et prises sur la période choisie.