Consulter l'agenda 👀
L'agenda vous offre plusieurs vues pour visualiser vos séances et celles de vos collègues.
Les vues disponibles
Vue Jour
Affiche le détail d'une seule journée sous forme de calendrier.
Accès : Agenda > Jour
Idéal pour :
- Voir tous les détails de vos RDV du jour
- Préparer votre journée
- Vérifier les horaires précis
Vue Aujourd'hui
Liste des séances rattachées à un dossier : une ligne par bénéficiaire inscrit.
Accès : Agenda > Aujourd'hui
Le menu n'apparaît que si votre profil a le droit Transférer des séances entre utilisateurs (Administration > Utilisateurs & droits > Équipes > ouvrir l'équipe > Droits > section Agenda).
Idéal pour :
- Voir d'un coup d'œil les bénéficiaires du jour et leurs coordonnées
- Envoyer un e-mail ou un SMS type à plusieurs bénéficiaires
- Appeler un bénéficiaire depuis son numéro
- Exporter la liste avec Tableur
Sans filtre Période, la liste suit le jour affiché (flèches Jour précédent / Jour suivant). Le bouton Aujourd'hui ramène au jour en cours lorsqu'une autre date est affichée. Période remplace ce jour par l'intervalle choisi.
Une séance figure dès qu'un dossier y est rattaché, même si l'action n'est cochée que S'applique au conseiller. Ces lignes n'ont pas de case pour l'envoi groupé d'e-mail ou de SMS. Les séances sans dossier (réunion interne, étiquette…) n'y apparaissent pas : utilisez Agenda > Jour ou Semaine. Les séances annulées sont exclues.
Si la liste est vide : Il n'y a aucune séance programmée à cette date. Après Filtres : Aucune séance trouvée. Modifiez les critères de recherche. La liste s'arrête à 200 lignes.
Appeler un bénéficiaire depuis Aujourd'hui
La colonne Tél. affiche le Tél mobile du bénéficiaire lorsqu'il est renseigné, sinon son Tél. professionnel. Cliquez sur le numéro pour lancer l'appel.
Le clic utilise téovoip lorsque le module est actif et que votre profil a le droit Accès aux fonction téovoip ; sinon il ouvre l'application téléphonique de votre poste. Pour les numéros mobiles, l'appel par téovoip demande aussi le droit Appeler les mobiles.
Envoyer un e-mail ou un SMS depuis Aujourd'hui
Pour un seul destinataire, cliquez l'enveloppe de la ligne (dès qu'une adresse e-mail est renseignée). Pour plusieurs, envoyez le même modèle : les marqueurs sont remplacés avec le dossier et la séance de chaque ligne.
Les modèles proposés sont les modèles actifs du module Agenda : Email type pour les e-mails, SMS type pour les SMS. Les modèles d'émargement électronique sont réservés aux demandes de signature et ne sont pas proposés dans l'envoi d'e-mails classique.
- Ouvrez Agenda > Aujourd'hui.
- Si besoin, ouvrez Filtres : Centre, Action, Consultant, Lieu, Période, Présents / Absents / Tous, Modalité.
- Cliquez sur e-mail ou SMS en haut de la page.
- Choisissez un Email type ou un SMS type.
- Cochez les bénéficiaires à contacter. La case apparaît seulement si l'action est S'applique au bénéficiaire et que la coordonnée nécessaire est renseignée : adresse e-mail pour un e-mail, mobile pour un SMS. La case Tout cocher sélectionne toutes les lignes contactables affichées.
- Cliquez sur Modifier le texte si vous souhaitez adapter le contenu avant l'envoi.
- Cliquez sur Envoyer.
Si vous modifiez le texte, conservez les marqueurs entre { } lorsque vous voulez garder la personnalisation automatique du message.
Lorsque vous cliquez sur Envoyer, téo prépare un message distinct pour chaque bénéficiaire coché. Les marqueurs du modèle sont remplacés avec les données du dossier et de la séance de la ligne concernée, puis le message est ajouté à l'historique du dossier.
Si tout part correctement, téo affiche Messages envoyés. Si la préparation d'un message échoue, téo affiche Erreurs d'envois avec le détail par bénéficiaire, par exemple lorsqu'une coordonnée manque, qu'un numéro mobile est invalide ou qu'un modèle ne peut pas être personnalisé. Si l'envoi des e-mails ne peut pas aboutir, le message Les e-mails n'ont pas pu être envoyés. s'affiche dans Erreurs d'envois.
Le panneau SMS indique Sms non activés lorsque l'envoi de SMS n'est pas activé pour votre structure. Un téo master peut l'activer ; un profil SUPER ADMINISTRATEUR a un lien vers paramètres généraux.
Les listes Production > Dossiers et Annuaire > Personnes ne permettent pas de cocher plusieurs lignes pour envoyer un e-mail ou un SMS. Pour un envoi groupé depuis l'agenda, utilisez Aujourd'hui.
Vue Semaine
La vue la plus utilisée : toute la semaine en un coup d'œil.
Accès : Agenda > Semaine
Idéal pour :
- Planifier votre semaine
- Voir votre charge de travail
- Repérer les créneaux libres
En tête de chaque jour, le bandeau des mémos affiche un aperçu et une pastille, ou Ajouter un mémo. Cliquez pour ouvrir le volet Mémos du … (Note du jour / Tâche à faire). Même bandeau en Jour, Semaine et Semaine multiple.
Vue Mois
Un calendrier du mois complet.
Accès : Agenda > Mois
Idéal pour :
- Planifier à plus long terme
- Voir les grandes périodes (congés, formations...)
- Avoir une vue d'ensemble
Jours fériés
Les jours fériés légaux de la France métropolitaine sont marqués dans le calendrier :
- En Jour, Semaine, Jour multiple et Semaine multiple : pastille Férié dans le bandeau du jour
- En Mois : le jour a un fond distinct
- En Planning des groupes et Congés mensuels : fond distinct sur les samedis, dimanches et fériés ; un férié porte Jour férié au survol du numéro
Il n'y a pas de calendrier à configurer.
Vue Jour multiple / Semaine multiple
Compare plusieurs agendas côte à côte.
Accès : Agenda > Jour multiple ou Semaine multiple
Le menu n'apparaît que si votre profil a le droit Agendas multiples (jour, semaine, mois) (Administration > Utilisateurs & droits > Équipes > ouvrir l'équipe > Droits > section Agenda).
Modes d'affichage
Vous pouvez basculer entre plusieurs types de lignes :
| Mode | Description |
|---|---|
| Personnes | Une ligne par conseiller (avatar / initiales) |
| Salles | Une ligne par salle (indisponible s'il n'existe aucune salle) |
| Ressources | Une ligne par ressource (indisponible s'il n'existe aucune ressource) |
Idéal pour :
- Trouver un créneau commun entre conseillers
- Vérifier la disponibilité des salles
- Répartir les RDV entre conseillers ou ressources
Ouvrez Filtres pour restreindre la grille : Centre, Lieu, Action, et Toutes les séances / Places disponibles.
Créer un RDV par clic
En cliquant sur un créneau vide, la séance est préremplie selon la ligne :
- En mode Personnes : le conseiller de la ligne est présélectionné
- En mode Salles : la salle et le lieu sont présélectionnés ; le volet s'ouvre sur Aucun consultant. Choisissez une étiquette ou une action pour enregistrer. → Réserver une salle
En mode Ressources, le clic sur un créneau vide ne crée pas de séance.
Mode comparaison
Pour vous concentrer sur certains éléments :
- Cliquez sur les avatars/initiales des lignes à comparer (elles se mettent en surbrillance)
- Quand au moins 2 lignes sont sélectionnées, le bouton Comparer apparaît
- Cliquez sur Comparer → les autres lignes sont masquées
- Cliquez sur Réinitialiser pour revenir à la vue complète
Votre sélection est conservée automatiquement. Si vous quittez la page et revenez, les mêmes éléments seront sélectionnés et le mode comparaison réactivé.
Planning des groupes
Grille mensuelle des séances collectives : une ligne par groupe, une colonne par jour.
Accès : Agenda > Planning des groupes
Le menu n'apparaît que si votre profil a le droit Planificateur (Administration > Utilisateurs & droits > Équipes > ouvrir l'équipe > Droits > section Agenda).
Idéal pour :
- Voir les sessions du mois d'un coup d'œil
- Repérer une case encore libre pour planifier
- Distinguer les séances encore ouvertes (Places disponibles)
Lire la grille
- Cliquez le nom du groupe (numéro
#…+ intitulé) pour ouvrir sa fiche. - Une seule séance dont la durée prévue dépasse 4 h occupe toute la case ; sinon le matin et l'après-midi sont séparés. Le code affiché est celui de l'Action (3 premiers caractères).
- Cliquez une séance pour l'ouvrir (Mode séances) ou pour modifier l'action en masse (Mode planificateur).
- En Mode séances, une case vide ouvre le volet déjà lié au groupe, sans conseiller (Aucun consultant). Choisissez une action pour enregistrer. → Aucun consultant
- En Mode planificateur, une case vide ouvre le formulaire de génération. Le jour cliqué devient Date début de la session, le dernier jour du mois Date fin de la session : vérifiez ces dates avant Générer les séances.
- Les samedis, dimanches et jours fériés ont un fond distinct. Un férié porte Jour férié au survol du numéro.
Si aucun groupe n'est affiché : Aucun groupe — Il n'y a aucun groupe programmé à cette date.
Naviguer et filtrer
| Action | Effet |
|---|---|
| Mois précédent / Mois suivant | Change de mois (le libellé central affiche le mois et l'année) |
| Aujourd'hui | Revient au mois en cours (affiché seulement hors mois courant) |
| Centre | Limite aux groupes de ce centre |
| Toutes les séances / Places disponibles | Places disponibles grise les séances sans place restante (elles restent visibles) |
| Mode planificateur | Affiche aussi les groupes sans séance ce mois-ci. Un + en bout de ligne ouvre le planificateur sur le mois affiché (les dates ne peuvent pas sortir de ce mois). Pour une période plus longue, ouvrez le groupe, menu Planificateur, puis Planifier. Nouveau groupe crée un groupe. Mode séances revient à la grille des séances du mois. |
Le droit Afficher uniquement les groupes liés à l'utilisateur limite la grille aux groupes dont vous êtes le conseiller ou le gestionnaire.
Les groupes Sans suite, Refusé, Non facturable, Facturé et Soldé n'apparaissent pas.
→ Planifier les séances d'un groupe
Trouver un créneau
Pour inscrire un bénéficiaire sur une séance déjà planifiée qui a encore de la place, ouvrez le dossier (ou la liste Séances du dossier) puis cliquez sur Trouver un créneau.
téo propose une action d'après le parcours de la prestation, préremplit les critères du dossier (conseiller, centre, lieu…) et classe les résultats — le premier est mis en avant comme Meilleur créneau selon vos critères. Affinez période, jours, moment ou action si besoin, puis Inscrire.
→ Guide complet : Trouver un créneau
Créer une séance depuis la grille
En Jour et Semaine, cliquez à l'horaire voulu : le créneau suit la minute pointée, par pas de 15 minutes, une heure par défaut. Glissez à la souris pour fixer la fin. Les lignes de la grille restent à l'heure.
Naviguer dans l'agenda
La navigation de l'en-tête s'adapte à la vue affichée. Le libellé au centre indique la période consultée : la date complète en vue Jour et Jour multiple, Semaine suivi du numéro (lundi–dimanche, deux chiffres : Semaine 01, Semaine 36) en vue Semaine et Semaine multiple, ou le mois et l'année en vue Mois. La semaine 01 peut commencer fin décembre.
Changer de période
| Vue | Flèche gauche | Flèche droite | Période affichée |
|---|---|---|---|
| Jour et Jour multiple | Jour précédent | Jour suivant | Un jour |
| Semaine et Semaine multiple | Semaine précédente | Semaine suivante | La semaine contenant la date sélectionnée, alignée sur le lundi. Les jours affichés dépendent de Afficher les samedis et Afficher les dimanches (Administration > Paramètres généraux > Installation, section Agenda). |
| Mois | Mois précédent | Mois suivant | Le mois contenant la date sélectionnée |
| Planning des groupes | Mois précédent | Mois suivant | Le mois affiché |
Le bouton Aujourd'hui ramène à la date ou à la période en cours. Il apparaît lorsque la période affichée ne contient pas la date du jour.
En Semaine et Semaine multiple, le numéro d'aujourd'hui est en blanc dans un cercle coloré ; le nom du jour est mis en évidence. Sur téléphone, le numéro est en couleur d'accent, sans cercle.
En Jour et Semaine, une ligne rouge traverse la grille à l'heure actuelle (uniquement le jour en cours, dans la plage horaire affichée).
Aller à une date précise
Le calendrier du menu latéral apparaît en Jour, Semaine, Mois, Jour multiple, Semaine multiple, Planning des groupes et Aujourd'hui.
Le titre affiche le mois (par exemple Septembre 2026), encadré des chevrons Mois précédent et Mois suivant. Ces chevrons changent de mois, même en vue Jour ou Semaine : les flèches de l'en-tête, elles, suivent la vue.
Pour ouvrir un jour :
- cliquez sa case, y compris un jour du mois voisin (chiffre plus clair) ;
- saisissez ou choisissez une date sous la grille : le calendrier du champ ouvre le jour tout de suite ; une date tapée s'applique avec Entrée ou en quittant le champ ;
- cliquez Aujourd'hui sous la grille — ce raccourci n'apparaît que si le jour consulté n'est pas aujourd'hui.
La pastille colorée (chiffre blanc) marque le jour affiché. Un anneau autour du chiffre marque aujourd'hui, lorsqu'il n'est pas ce jour. La semaine du jour affiché est surlignée. La grille compte toujours six semaines.
En vue Semaine ou Semaine multiple, téo affiche la semaine de la date choisie : si vous sélectionnez un mercredi, la vue s'ouvre sur la semaine qui commence le lundi correspondant.
Changer d'utilisateur
Pour voir l'agenda d'un autre utilisateur :
- Cliquez sur l'avatar en haut de l'agenda (infobulle Changer d'utilisateur)
- Choisissez la personne dans le sélecteur
- L'agenda se met à jour
Lorsque vous consultez l'agenda de quelqu'un d'autre, le bouton Mon agenda vous ramène au vôtre.
Vous ne voyez que les agendas auxquels vous avez accès : le vôtre, et — selon la configuration de votre structure — ceux de votre équipe, des personnes de votre centre, ou de l'ensemble de la structure. Votre administrateur peut aussi vous donner accès à l'agenda de collègues précis.
Voir plusieurs agendas
Utilisez Jour multiple ou Semaine multiple.
→ Vue Jour multiple / Semaine multiple
Filtrer les séances
Les vues Jour, Semaine et Mois n'ont pas de cases à cocher par type (activité, réunion, autre) ni par état.
Pour restreindre ce qui s'affiche :
| Où | Comment |
|---|---|
| Aujourd'hui | Bouton Filtres : Centre, Action, Consultant, Lieu, Période, Présents / Absents / Tous, Modalité |
| Jour multiple / Semaine multiple | Bouton Filtres : Centre, Lieu, Action, Toutes les séances / Places disponibles |
| Recherche | Rechercher des séances |
Lire une séance dans l'agenda
Chaque séance affiche des informations clés directement dans le créneau :
| Information | Exemple |
|---|---|
| Horaires | 9h00 - 10h30 |
| Bénéficiaire | M. DUPONT Jean |
| Action/Type | Entretien individuel |
| Lieu | Salle A |
| Inscrits (collectif à venir) | « 1 Inscrit », « 12 Inscrits » |
| Présents (collectif le jour même et ensuite) | « 1 Présent », « 12 Présents » |
| Participant(s) (réunion) | « 1 Participant », « 3 Participants » |
Pour ne pas surcharger le planning, le compteur, le lieu et l'étiquette ne s'affichent que si la hauteur du créneau le permet :
- Un rendez-vous d'1 h 15 affichera « 1 Inscrit » (ou « 1 Présent ») sous l'action.
- Un rendez-vous d'1 h masquera cette information — vous la retrouvez au survol ou en cliquant sur le bloc.
- Sur un écran étroit, ces détails ne s'affichent pas dans le créneau : ouvrez la séance.
Aucune donnée n'est perdue : ouvrez la séance pour voir l'ensemble des informations.
Les absences, reports, abandons et Séance annulée apparaissent sous la grille du jour, pas dans le créneau.
Séances simultanées
En Jour et Semaine, deux séances dont les horaires se recouvrent s'affichent côte à côte. Une étiquette Info seulement reste en pleine largeur en arrière-plan ; les autres séances passent devant.
Sur un écran étroit, une seule colonne : les séances simultanées se recouvrent. Ouvrez-les pour les distinguer.
Couleurs des séances
La couleur du bloc vient de la prestation, à défaut de l'action, à défaut de l'étiquette (séance Autre). Ces couleurs se règlent dans l'administration des prestations, des actions et des étiquettes.
Une séance Confidentiel, ou une étiquette en données sensibles, s'affiche en gris pour les autres utilisateurs.
Temps bénéficiaire seul
En Jour et Semaine, une séance dont l'action est S'applique au bénéficiaire sans S'applique au conseiller n'occupe pas le créneau du conseiller. Elle apparaît comme une fine barre colorée à gauche du jour.
La bande n'est affichée que si votre structure a au moins une action Activée de ce type. La couleur suit la même règle que les blocs. Au survol : Action, Horaire, Lieu, Mémo. Cliquez pour ouvrir la séance.
Si un Temps d'accompagnement est renseigné, la plage d'accompagnement apparaît aussi comme un bloc dans la grille. → Contrôle de disponibilité
Sans ce temps d'accompagnement, ces séances n'apparaissent pas dans Mois, Jour multiple ni Semaine multiple. Retrouvez-les dans Aujourd'hui ou Recherche. Sur un écran étroit, les barres sont masquées.
→ S'applique au bénéficiaire / au conseiller
Ouvrir une séance
Pour voir le détail ou modifier une séance :
- Cliquez sur la séance dans l'agenda
- La fenêtre de détail s'ouvre
- Vous pouvez :
- Consulter toutes les informations
- Modifier les champs
- Valider la séance
- Supprimer la séance lorsqu'elle n'a plus de dossiers ni de participants rattachés
Lien direct vers une séance
L'adresse de la page reprend la séance ouverte. Copiez-la pour y revenir, ou envoyez-la à un collègue : il arrive sur le bon jour, avec la séance ouverte.
La barre d'adresse se met à jour à chaque ouverture ou fermeture de séance : les boutons précédent / suivant du navigateur suivent ces ouvertures.
Rechercher des séances
La recherche de séances permet de retrouver et lister des séances selon de nombreux critères, tous utilisateurs confondus. C'est l'outil pour obtenir une vue transversale de l'activité.
Accéder à la recherche
Menu : Agenda > Contrôle > Recherche
Le menu n'apparaît que si votre profil a le droit Transférer des séances entre utilisateurs.
Filtres disponibles
Le champ Plein texte (loupe, en-tête) cherche dans le commentaire, l'objet ou l'action. Validez avec la flèche ou Entrée.
Ouvrez Filtres pour les autres critères, puis Appliquer. Réinitialiser les critères et Partager la recherche : Listes, tris et filtres.
| Filtre | Description |
|---|---|
| Période | Date de début et date de fin |
| Utilisateur | Sélection multiple |
| Tarification | Liste des prestations |
| Action | Action du déroulé |
| Étiquettes | Étiquettes agenda |
| Centre | Centre / site |
| Lieu | Lieu de réalisation |
| Contact | Recherche par personne |
| Toutes les séances / Places disponibles | Uniquement celles qui ont encore de la place, ou toutes |
Lire et exporter les résultats
La liste affiche la Date, l'Heure début, l'Heure fin, l'Objet, le conseiller, le Lieu, le tag Annulée, Nbr de places (Sans plafond le cas échéant) et Inscrits.
Quand au moins une séance est affichée, Tableur apparaît dans l'en-tête et exporte la liste. Les pastilles Nbr de places et Inscrits sont reprises comme valeurs du tableur.
Cas d'usage courants
Voir tous les primo RDV planifiés
- Menu Agenda > Contrôle > Recherche
- Sélectionnez la Période souhaitée
- Dans le filtre Action, choisissez l'action correspondant à votre primo RDV
- Cliquez sur Appliquer
La liste affiche les séances correspondantes. Ouvrez une séance pour voir le bénéficiaire inscrit. Exportez avec Tableur — affinez la période si le badge Limite apparaît.
Pour une séance rattachée à un dossier, la colonne Objet affiche l'action du déroulé. Pour un autre événement (réunion, événement interne…), elle affiche l'objet de la séance, suivi de son étiquette lorsqu'elle en porte une.
Ajoutez un filtre Utilisateur pour ne voir que les séances d'une ou plusieurs personnes. Vous pouvez aussi trier les colonnes de la liste.
Rechercher les séances d'un bénéficiaire
- Dans le filtre Contact, saisissez le nom
- Cliquez sur Appliquer
- Toutes les séances de cette personne s'affichent, quel que soit l'utilisateur
Voir les séances d'une tarification
- Filtrez par Tarification et éventuellement par Période
- Vous obtenez la liste des séances liées à cette prestation
La recherche affiche jusqu'à 500 résultats. Si vos résultats dépassent cette limite, affinez vos critères de recherche.
Identifier les conflits
Deux séances du même conseiller dont les horaires se recouvrent ne peuvent pas être enregistrées : téo affiche « [Prénom Nom] n'est pas disponible ». Deux séances à la suite (fin de l'une = le début de l'autre) sont autorisées.
Dans le volet, changer Heure début décale ou raccourcit Heure fin pour éviter le chevauchement. → Changer l'heure de début
Dans la grille Jour / Semaine, un recouvrement qui n'est pas bloquant (étiquette Info seulement, par exemple) s'affiche côte à côte — ce n'est pas un bandeau d'alerte.
Synchroniser avec un calendrier externe
Vous pouvez synchroniser votre agenda téo avec votre calendrier habituel (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar...). Vos séances apparaîtront automatiquement dans votre calendrier et seront mises à jour régulièrement.
Générer le lien de synchronisation
- Ouvrez votre agenda en vue Semaine
- Cliquez sur le bouton Synchroniser (en haut de la page)
- Le lien de synchronisation est généré automatiquement
Le bouton Synchroniser n'apparaît que lorsque vous consultez votre propre agenda. Il n'est pas disponible quand vous visualisez l'agenda d'un collègue.
Ajouter à Google Calendar
- Cliquez sur Google Calendar dans le dialog de synchronisation
- Vous êtes redirigé vers Google Calendar
- Confirmez l'ajout du calendrier
Ajouter à Outlook
- Cliquez sur Outlook dans le dialog de synchronisation
- L'application calendrier de votre ordinateur s'ouvre et vous propose d'ajouter l'abonnement
- Confirmez l'ajout
Si le lien direct ne fonctionne pas, vous pouvez copier l'URL et l'ajouter manuellement :
- Copiez l'URL avec le bouton de copie
- Dans Outlook Web, allez dans Calendrier > Ajouter un calendrier > S'abonner à partir du web
- Collez l'URL et cliquez sur Importer
Sur Outlook de bureau (y compris Mac), si le bouton Outlook n'ouvre pas l'application, copiez la même URL Synchroniser et ajoutez-la comme abonnement de calendrier (calendrier par URL / Internet).
Ajouter à un autre calendrier (Apple Calendar, Thunderbird...)
- Copiez l'URL avec le bouton de copie
- Dans votre application de calendrier, cherchez l'option S'abonner à un calendrier ou Ajouter un calendrier par URL
- Collez l'URL copiée
Révoquer le lien
Si vous souhaitez que votre agenda ne soit plus accessible depuis l'extérieur :
- Ouvrez le dialog de synchronisation (bouton Synchroniser)
- Cliquez sur Révoquer le lien
- Confirmez la révocation
Les calendriers externes qui utilisaient ce lien ne recevront plus de mises à jour. Vous pourrez générer un nouveau lien ultérieurement.
Le lien de synchronisation donne accès en lecture à votre agenda. Ne le partagez pas. Si vous pensez que le lien a été compromis, révoquez-le immédiatement.
Cet article vous a été utile ?