Consulter l'agenda 👀
L'agenda vous offre plusieurs vues pour visualiser vos séances et celles de vos collègues.
Les vues disponibles
Vue Quotidienne
Affiche le détail d'une seule journée sous forme de calendrier.
Accès : Menu Agenda > Quotidien
Idéal pour :
- Voir tous les détails de vos RDV du jour
- Préparer votre journée
- Vérifier les horaires précis
Vue Aujourd'hui
Liste synthétique des séances bénéficiaires de la journée (une ligne par rendez-vous rattaché à un dossier).
Accès : Menu Agenda > Aujourd'hui
Idéal pour :
- Voir d'un coup d'œil les bénéficiaires du jour et leurs coordonnées
- Envoyer un e-mail ou un SMS type à plusieurs bénéficiaires
- Appeler un bénéficiaire depuis son numéro de téléphone
- Exporter la liste via le menu ⋯ > Tableur
La vue Aujourd'hui n'affiche que les séances rattachées à un dossier. Les séances « libres » (réunion interne, préparation, déplacement…) n'y apparaissent pas. Pour les retrouver, utilisez Agenda > Quotidien ou une vue multi-conseillers.
Appeler un bénéficiaire depuis Aujourd'hui
La colonne Téléphone affiche le Tél mobile du bénéficiaire lorsqu'il est renseigné, sinon son Tél. professionnel. Cliquez sur le numéro pour lancer l'action Appeler.
Le clic utilise la Téléphonie téo lorsqu'elle est activée pour votre structure et votre profil ; sinon il ouvre l'application téléphonique de votre poste. Pour les numéros mobiles, l'appel par la Téléphonie téo dépend aussi du droit Appeler les mobiles.
Envoyer un e-mail ou un SMS depuis Aujourd'hui
La vue Aujourd'hui affiche les séances bénéficiaires de la journée, avec les coordonnées disponibles sur chaque fiche. Elle permet d'envoyer le même modèle à plusieurs bénéficiaires tout en personnalisant le contenu avec les marqueurs du dossier et de la séance.
Les modèles proposés sont les modèles actifs du module Agenda : Email type pour les e-mails, SMS type pour les SMS. Les modèles d'émargement électronique sont réservés aux demandes de signature et ne sont pas proposés dans l'envoi d'e-mails classique.
- Ouvrez Agenda > Aujourd'hui.
- Si besoin, utilisez les critères de recherche pour filtrer la journée, la période, le centre, l'action, le conseiller, le lieu, la présence ou le type de contact.
- Cliquez sur l'action Email ou SMS en haut de la page.
- Choisissez un Email type ou un SMS type.
- Cochez les bénéficiaires à contacter dans la liste. La case apparaît uniquement lorsque la coordonnée nécessaire est renseignée : adresse e-mail pour un e-mail, mobile pour un SMS. La case Tout cocher sélectionne toutes les lignes contactables affichées.
- Cliquez sur modifier le texte si vous souhaitez adapter le contenu avant l'envoi.
- Cliquez sur Envoyer.
Si vous modifiez le texte, conservez les marqueurs entre { } lorsque vous voulez garder la personnalisation automatique du message.
Lorsque vous cliquez sur Envoyer, téo prépare un message distinct pour chaque bénéficiaire coché. Les marqueurs du modèle sont remplacés avec les données du dossier et de la séance de la ligne concernée, puis le message est ajouté à l'historique du dossier.
Vous pouvez envoyer une sélection importante en une seule action : téo conserve un message séparé par bénéficiaire et affiche un seul résultat d'envoi.
Si tout part correctement, téo affiche Messages envoyés. Si la préparation d'un message échoue, téo affiche Erreurs d'envois avec le détail par bénéficiaire, par exemple lorsqu'une coordonnée manque, qu'un numéro mobile est invalide ou qu'un modèle ne peut pas être personnalisé. Si l'envoi des e-mails ne peut pas aboutir, le message Les e-mails n'ont pas pu être envoyés s'affiche dans Erreurs d'envois.
Le panneau SMS indique Sms non activés lorsque l'envoi de SMS n'est pas activé pour votre structure. Un téo master ou le support téo peut vous aider à activer cette fonctionnalité.
Les listes Production > Dossiers et Annuaire > Personnes ne permettent pas de cocher plusieurs lignes pour envoyer un e-mail ou un SMS. Pour un envoi groupé depuis l'agenda, utilisez Aujourd'hui.
Vue Hebdomadaire
La vue la plus utilisée : toute la semaine en un coup d'œil.
Accès : Menu Agenda > Hebdomadaire
Idéal pour :
- Planifier votre semaine
- Voir votre charge de travail
- Repérer les créneaux libres
Vue Mensuelle
Un calendrier du mois complet.
Accès : Menu Agenda > Mensuel
Idéal pour :
- Planifier à plus long terme
- Voir les grandes périodes (congés, formations...)
- Avoir une vue d'ensemble
Vue Multi-conseillers / Salles / Ressources
Compare plusieurs agendas côte à côte selon différents modes :
Accès : Menu Agenda > Comparaison jour ou Comparaison semaine
Modes d'affichage
Vous pouvez basculer entre plusieurs types de lignes :
| Mode | Description |
|---|---|
| Personnel | Une colonne par conseiller (avec avatar/initiales) |
| Salles | Une colonne par salle |
| Ressources | Une colonne par ressource |
Idéal pour :
- Trouver un créneau commun entre conseillers
- Vérifier la disponibilité des salles
- Répartir les RDV entre conseillers ou ressources
Créer un RDV par clic
En cliquant sur un créneau vide dans la vue multi, la séance est automatiquement pré-remplie selon le contexte :
- En mode Personnel : le conseiller de la colonne est pré-sélectionné
- En mode Salles : la salle est pré-sélectionnée
Mode comparaison
Pour vous concentrer sur certains éléments :
- Cliquez sur les avatars/initiales des lignes à comparer (elles se mettent en surbrillance)
- Quand au moins 2 lignes sont sélectionnées, le bouton Comparer apparaît
- Cliquez sur Comparer → les autres lignes sont masquées
- Cliquez sur Réinitialiser pour revenir à la vue complète
Votre sélection est conservée automatiquement. Si vous quittez la page et revenez, les mêmes éléments seront sélectionnés et le mode comparaison réactivé.
Planning des groupes
Vue dédiée aux séances collectives.
Accès : Menu Agenda > Groupes
Idéal pour :
- Voir les sessions de groupe planifiées
- Vérifier le remplissage
- Gérer les places disponibles
Trouver un créneau
Pour inscrire un bénéficiaire sur une séance déjà planifiée qui a encore de la place, ouvrez le dossier (ou la liste Séances du dossier) puis cliquez sur Trouver un créneau.
téo propose une action d’après le parcours de la prestation, préremplit les critères du dossier (conseiller, centre, lieu…) et classe les résultats — le premier est mis en avant comme Meilleur créneau selon vos critères. Affinez période, jours, moment ou action si besoin, puis Inscrire.
→ Guide complet : Trouver un créneau
Affichage en demi-heures
Par défaut, les créneaux de l'agenda sont affichés par tranche d'une heure. Un super-administrateur peut activer l'option Afficher les cellules de l'agenda par 1/2 heures dans Admin > Paramètres généraux > Installation (section Agenda) pour afficher des créneaux de 30 minutes.
Naviguer dans l'agenda
La navigation de l'en-tête s'adapte à la vue affichée. Le libellé au centre indique la période consultée : la date complète en vue jour, Semaine avec son numéro en vue semaine, ou le mois en vue mensuelle.
Changer de période
| Vue | Flèche gauche | Flèche droite | Période affichée |
|---|---|---|---|
| Quotidien et Comparaison jour | Jour précédent | Jour suivant | Un jour |
| Hebdomadaire et Comparaison semaine | Semaine précédente | Semaine suivante | La semaine contenant la date sélectionnée, alignée sur le lundi. Les jours affichés dépendent de la configuration de votre structure. |
| Mensuel | Mois précédent | Mois suivant | Le mois contenant la date sélectionnée |
Le bouton Aujourd'hui ramène à la date ou à la période en cours. Il apparaît lorsque la période affichée ne contient pas la date du jour.
Aller à une date précise
Dans le calendrier latéral, vous pouvez :
- cliquer directement sur un jour du calendrier ;
- renseigner le champ Date, puis valider avec la flèche Aller à la date sélectionnée ou avec la touche Entrée.
En vue Hebdomadaire ou Comparaison semaine, téo affiche la semaine de la date choisie : si vous sélectionnez un mercredi, la vue s'ouvre sur la semaine qui commence le lundi correspondant.
Changer de conseiller
Pour voir l'agenda d'un autre conseiller :
- Repérez la liste déroulante Conseiller (en haut de l'agenda)
- Sélectionnez le conseiller souhaité
- L'agenda se met à jour automatiquement
Vous ne voyez que les agendas auxquels vous avez accès : le vôtre, et — selon la configuration de votre structure — ceux de votre équipe, des personnes de votre centre, ou de l'ensemble de la structure. Votre administrateur peut aussi vous donner accès à l'agenda de collègues précis.
Voir plusieurs conseillers
Pour comparer plusieurs agendas :
- Utilisez la vue Comparaison (jour ou semaine)
- Cochez les conseillers à afficher
- Les agendas s'affichent côte à côte
Filtrer les séances
Par type de séance
Vous pouvez masquer certains types de séances :
- Cliquez sur les filtres (icône entonnoir)
- Cochez/décochez les catégories :
- ☑️ Activités bénéficiaire
- ☑️ Réunions
- ☑️ Autres
Par état
Filtrez par état des séances :
- ☑️ Prévues
- ☑️ Validées
- ☑️ Absences
- ☑️ Annulées
Lire une séance dans l'agenda
Chaque séance affiche des informations clés directement dans le créneau :
| Information | Exemple |
|---|---|
| Horaires | 9h00 - 10h30 |
| Bénéficiaire | M. DUPONT Jean |
| Action/Type | Entretien individuel |
| Lieu | Salle A |
| Inscrits (séance collective) | « 1 Inscrit », « 12 Inscrits »… |
Pour ne pas surcharger visuellement le planning, certaines informations (nombre d'inscrits, lieu, étiquette…) sont affichées seulement quand la hauteur du créneau le permet :
- Un rendez-vous d'1 h 15 affichera « 1 Inscrit » sous l'action.
- Un rendez-vous d'1 h masquera cette information faute de place — vous la retrouvez au survol ou en cliquant sur le bloc.
- Plus le créneau est court, plus téo réduit le nombre de lignes visibles dans la case.
Aucune donnée n'est perdue : ouvrez la séance pour voir l'ensemble des informations.
Codes couleur
Les séances sont colorées selon leur catégorie ou leur état :
- Bleu : Activité bénéficiaire
- Vert : Réunion
- Gris : Autre
- Rouge/orange : Alerte (conflit, absence...)
Les couleurs peuvent être personnalisées par votre administrateur selon les catégories et actions.
Ouvrir une séance
Pour voir le détail ou modifier une séance :
- Cliquez sur la séance dans l'agenda
- La fenêtre de détail s'ouvre
- Vous pouvez :
- Consulter toutes les informations
- Modifier les champs
- Valider la séance
- Supprimer la séance lorsqu'elle n'a plus de dossiers ni de participants rattachés
Lien direct vers une séance
L'URL de la page agenda contient un paramètre seance qui pointe vers la séance ouverte. Exemple : …/hebdomadaire_new.php?seance=12345.
Cas d'usage :
- Partager une séance à un collègue (collez l'URL dans un mémo, un email ou un chat) : il arrivera directement sur l'agenda à la bonne semaine, avec la séance ouverte.
- Reprendre où vous étiez : si vous fermez l'onglet par mégarde, l'historique du navigateur garde l'URL avec la séance.
- Naviguer dans l'agenda : la barre d'adresse se met à jour à chaque ouverture/fermeture de séance, vous pouvez utiliser les boutons précédent/suivant du navigateur.
Rechercher des séances
La recherche de séances permet de retrouver et lister des séances selon de nombreux critères, tous conseillers confondus. C'est l'outil idéal pour obtenir une vue transversale de l'activité.
Accéder à la recherche
Menu : Agenda > Contrôle > Recherche
Filtres disponibles
| Filtre | Description |
|---|---|
| Recherche libre | Recherche dans le commentaire, l'objet ou l'action |
| Période | Date de début et date de fin |
| Conseillers | Sélection multiple de conseillers |
| Prestation | Type de prestation |
| Action | Action du déroulé (entretien, atelier, bilan...) |
| Étiquettes | Filtrer par étiquettes agenda |
| Centre | Centre / site |
| Lieu | Lieu de réalisation |
| Participant | Recherche par personne |
| Places | Toutes les séances ou uniquement celles avec des places disponibles |
Lire et exporter les résultats
La liste affiche la Date, l'Heure début, l'Heure fin, l'Objet, le Conseiller, le Lieu, l'état Annulée, les Places et les Places réelles.
Quand au moins une séance est affichée, le bouton Tableur exporte la liste. Les nombres affichés en pastille dans Places et Places réelles sont repris comme valeurs du tableur, ce qui permet de trier ou d'additionner les capacités et les inscrits.
Cas d'usage courants
Voir tous les primo RDV planifiés
Pour obtenir la liste de tous les primo rendez-vous planifiés par vos conseillers :
- Menu Agenda > Contrôle > Recherche
- Sélectionnez la période souhaitée (ex: du 01/01 au 31/01)
- Dans le filtre Action, choisissez l'action correspondant à votre primo RDV (ex: "Accueil", "Premier entretien"...)
- Cliquez sur Rechercher
La liste affiche toutes les séances correspondantes avec la date, l'horaire, l'objet, le conseiller, le lieu et les places. Ouvrez une séance pour voir le bénéficiaire inscrit. Exportez la liste avec le bouton Tableur — affinez la période si le badge Limite apparaît (500 lignes maximum).
Pour une séance rattachée à un dossier, la colonne Objet affiche l'action du déroulé. Pour un autre événement (réunion, événement interne…), elle affiche l'objet de la séance, suivi de son étiquette lorsqu'elle en porte une.
Ajoutez un filtre Conseillers pour ne voir que les primo RDV d'un ou plusieurs conseillers spécifiques. Vous pouvez aussi trier les colonnes de la liste.
Rechercher les séances d'un bénéficiaire
- Dans le filtre Participant, saisissez le nom du bénéficiaire
- Cliquez sur Rechercher
- Toutes les séances du bénéficiaire s'affichent, quel que soit le conseiller
Voir les séances d'une prestation
- Filtrez par Prestation et éventuellement par Période
- Vous obtenez la liste de toutes les séances liées à cette prestation
La recherche affiche jusqu'à 500 résultats. Si vos résultats dépassent cette limite, affinez vos critères de recherche.
Identifier les conflits
téo vous alerte en cas de chevauchement :
- Une séance qui en chevauche une autre est signalée visuellement
- Un conseiller ne peut pas être sur deux séances en même temps
- Vérifiez et ajustez les horaires si nécessaire
Synchroniser avec un calendrier externe
Vous pouvez synchroniser votre agenda téo avec votre calendrier habituel (Google Calendar, Outlook, Apple Calendar...). Vos séances apparaîtront automatiquement dans votre calendrier et seront mises à jour régulièrement.
Générer le lien de synchronisation
- Ouvrez votre agenda en vue hebdomadaire
- Cliquez sur le bouton Synchroniser (en haut de la page)
- Le lien de synchronisation est généré automatiquement
Le bouton Synchroniser n'apparaît que lorsque vous consultez votre propre agenda. Il n'est pas disponible quand vous visualisez l'agenda d'un collègue.
Ajouter à Google Calendar
- Cliquez sur Google Calendar dans le dialog de synchronisation
- Vous êtes redirigé vers Google Calendar
- Confirmez l'ajout du calendrier
Ajouter à Outlook
- Cliquez sur Outlook dans le dialog de synchronisation
- L'application calendrier de votre ordinateur s'ouvre et vous propose d'ajouter l'abonnement
- Confirmez l'ajout
Si le lien direct ne fonctionne pas, vous pouvez copier l'URL et l'ajouter manuellement :
- Copiez l'URL avec le bouton de copie
- Dans Outlook Web, allez dans Calendrier > Ajouter un calendrier > S'abonner à partir du web
- Collez l'URL et cliquez sur Importer
Ajouter à un autre calendrier (Apple Calendar, Thunderbird...)
- Copiez l'URL avec le bouton de copie
- Dans votre application de calendrier, cherchez l'option S'abonner à un calendrier ou Ajouter un calendrier par URL
- Collez l'URL copiée
Révoquer le lien
Si vous souhaitez que votre agenda ne soit plus accessible depuis l'extérieur :
- Ouvrez le dialog de synchronisation (bouton Synchroniser)
- Cliquez sur Révoquer le lien
- Confirmez la révocation
Les calendriers externes qui utilisaient ce lien ne recevront plus de mises à jour. Vous pourrez générer un nouveau lien ultérieurement.
Le lien de synchronisation donne accès en lecture à votre agenda. Ne le partagez pas. Si vous pensez que le lien a été compromis, révoquez-le immédiatement.
Astuces
Utilisez la molette de la souris ou les boutons +/- pour ajuster le niveau de zoom sur les vues jour/semaine.
Le bouton "Aujourd'hui" vous ramène toujours à la date du jour, quelle que soit la période affichée.
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