Trouver un créneau 🔍
Trouver un créneau permet d’inscrire un bénéficiaire sur une séance déjà planifiée qui a encore de la place — atelier collectif, primo RDV, créneau ouvert à plusieurs inscriptions, etc. — sans créer une nouvelle séance dans l’agenda.
Il ne crée pas de séance. Il propose des séances existantes correspondant à vos critères, puis inscrit le dossier sur celle que vous choisissez.
Où l’ouvrir ?
| Depuis | Action |
|---|---|
| Fiche dossier | Bouton Trouver un créneau |
| Liste des séances du dossier | Bouton Trouver un créneau |
| Liste de dossiers (cartes) | Bouton Rdv |
| Relances | Icône Rendez-vous |
| Récapitulatif d’import | Picto calendrier rouge quand aucune séance n’a été associée |
Le volet s’intitule Trouver un créneau et affiche le bénéficiaire concerné.
Action proposée
En haut du volet, téo affiche une Action proposée (ou Action) d’après le parcours de la prestation du dossier :
| Indication | Signification |
|---|---|
| Première action du parcours | Aucune séance du parcours n’est encore planifiée pour ce dossier |
| Action obligatoire non planifiée | Une action marquée obligatoire n’a pas encore de séance |
| Action du parcours non planifiée | Une étape du déroulé reste à planifier |
Vous pouvez Changer l’action dans la liste :
- actions du déroulé de la prestation (avec le compteur planifiées / attendues, le mention déjà planifiée ou obligatoire le cas échéant)
- Actions ponctuelles (hors déroulé)
- Toutes les actions de la prestation (ou Toutes les actions si le dossier n’a pas de prestation)
La recherche se met à jour dès que vous changez l’action.
Quand le bénéficiaire est-il disponible ?
La section Quand le bénéficiaire est-il disponible ? filtre la période et les moments :
Période
| Choix | Plage |
|---|---|
| Dès que possible | Du jour jusqu’à environ 90 jours |
| Cette semaine | Du jour jusqu’à dimanche |
| Semaine prochaine | Lundi au dimanche de la semaine suivante |
| 30 jours | Du jour + 30 jours |
| Choisir… | Dates Du / Au libres |
Jours possibles
Cochez Lun à Dim. Aucun jour sélectionné = tous les jours.
Moment
Cochez Matin et/ou Après-midi.
Conseiller
Par défaut, téo propose le conseiller du dossier. Choisissez Tous les conseillers pour élargir.
Plus de critères
Dans Plus de critères, vous pouvez préciser :
| Critère | Défaut intelligent |
|---|---|
| Centre à privilégier | Centre du dossier |
| Lieu à privilégier | Lieu du dossier |
| Prestation | Prestation du dossier |
| Disponible à partir de / Disponible jusqu’à | Horaires libres |
Le résumé indique combien de critères supplémentaires sont appliqués (· N appliqué(s)).
Boutons :
- Rechercher — lance ou relance la recherche
- Effacer les critères — repart des valeurs du dossier (action proposée comprise)
Les critères se mettent à jour au fil de la saisie : le message Recherche des créneaux… s’affiche pendant le rafraîchissement.
Créneaux disponibles
La liste Créneaux disponibles affiche les séances éligibles :
- séances d’activité bénéficiaire non annulées
- encore de la place (places libres, ou inscriptions ouvertes)
- le bénéficiaire n’y est pas déjà inscrit
- le créneau ne chevauche pas une autre séance du même dossier ce jour-là
Le premier résultat est mis en avant : Meilleur créneau selon vos critères.
Pour chaque créneau :
| Élément | Contenu |
|---|---|
| Date et horaires | Jour complet + plage horaire |
| Lieu / salle | Si renseignés |
| Places | N places libres, éventuellement par défaut ; ou N inscrits · inscriptions ouvertes |
| Action et conseiller | Libellé de l’action et animateur |
| Modalité de la séance | Liste des modalités ; l’option vide conserve la Modalité actuelle |
| Inscrire | Inscrit le dossier sur cette séance |
Si plus de cinq créneaux correspondent, un bouton Voir les N suivants affiche la suite.
Aucun créneau
Si la liste est vide, téo propose d’élargir, par exemple :
- Voir N créneau(x) avec d’autres conseillers
- Ouvrir son agenda (agenda du conseiller filtré)
- Voir N créneau(x) sur d’autres jours
- Voir N créneau(x) à d’autres horaires
Vous pouvez aussi changer l’action, élargir la période ou Effacer les critères.
Après l’inscription
Un clic sur Inscrire rattache le dossier à la séance et ferme le volet.
Si l’inscription n’est pas possible, le message Inscription impossible précise la cause, par exemple :
| Message | Situation |
|---|---|
| Ce créneau n’est plus disponible. | Séance introuvable, annulée ou non éligible |
| Le dossier est déjà inscrit à cette séance. | Doublon |
| Ce créneau n’a plus de place disponible. | Complet |
| Le bénéficiaire est déjà occupé sur ce créneau. | Chevauchement avec une autre séance |
| La modalité sélectionnée n’existe plus. | Modalité invalide |
| Le créneau est momentanément occupé. Réessayez. | Conflit temporaire |
Différence avec les autres façons de planifier
| Besoin | Où aller |
|---|---|
| Inscrire sur une séance déjà ouverte (collectif, places libres…) | Trouver un créneau |
| Créer une nouvelle séance à un horaire libre | Agenda → clic sur un créneau vide, ou Créer une séance |
| Générer plusieurs séances du déroulé | Dossier → Planifier |
| Laisser le bénéficiaire réserver en ligne | téo rdv |
Bonnes pratiques
| Conseil | Pourquoi |
|---|---|
| Laissez l’action proposée si elle convient | Elle suit le parcours du dossier |
| Affinez jours et moment avec le bénéficiaire au téléphone | Résultats plus pertinents tout de suite |
| Élargissez au Tous les conseillers si besoin | Plus de créneaux collectifs visibles |
| Vérifiez la modalité avant Inscrire | Présentiel / distanciel aligné avec l’accord |
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