Ecran Aujourd'hui : l'envoi groupé de mails/SMS
L'écran Aujourd'hui permet de visualiser, par ordre alphabétique, tous les bénéficiaires qui ont rendez-vous à une date donnée. Il s'affiche par défaut à la date courante, mais il est possible de changer de jour en utilisant le calendrier du menu latéral ou bien les actions *Jour précédent *et Jour suivant.
Outre l'affiche des personnes attendues, cet écran propose des fonctionnalités poussées d'envoi de mail ou de sms en masse et ce, en s'appuyant sur la liste des bénéficiaires courante. Si vous souhaitez donc envoyer des convocations quelques jours à l'avance, vous devez positionner l'écran Aujourd'hui à la date voulue avant d'utiliser les outils d'envoi en masse.
En revanche, si vous préférez confier cette tâche à téo, utiliser les règles d'automatisation.
L'affichage des bénéficiaires
Les champs de recherche permettent de sélectionner les bénéficiaires par centre, action, conseiller et lieu de production.
Les actions Jour précédent et Jour suivant, ainsi que le calendrier latéral, permettent d'afficher les bénéficiaires d'une autre date.
Les étiquettes bleu foncé indiquent que la séance correspondante bénéficie de l'envoi de mails automatisés. Elles comprennent le nom de la règle et la date prévue de l'envoi.
Pour effectuer des envois de façon manuelle, cliquer sur e-mail ou SMS, la pop up d'envoi s'ouvre et il est possible d'entrer de nouveaux critères de recherche. Les critères d'intervalles de dates permettent, par exemple, d'envoyer des mails/SMS groupés à des bénéficiaires convoqués à des jours différents.
Le mail type
Depuis le champ Modèle, choisissez un modèle de mail. Ce mail doit avoir été préalablement paramétré dans l'admin. Le sujet du mail s'incrémente automatiquement une fois le champ validé.
Le texte du mail avec les marqueurs correspondant au bénéficiaire s'affiche alors pour chaque bénéficiaire. Cliquer sur Envoi pour faire partir tous les mails/SMS concernés (la coche verte est activée).
La procédure d'envoi des SMS est le même que celle de l'e-mail (paramétrage au préalable, critères de sélection des bénéficiaires...) mais il est nécessaire d'avoir activé l'option Envoi de SMS dans l'installation (admin)
Envoi bloqué
Si l'e-mail ne peut être envoyé (car il manque l'adresse mail dans le dossier du bénéficiaire par exemple), téo le signale par un champ rouge et une étiquette.
Il est possible de bloquer volontairement un (ou plusieurs) envois de la liste en cliquant sur la coche verte en face du nom du bénéficiaire. Aussitôt, l'adresse mail du bénéficiaire est supprimée. téo n'enverra pas le mail.
Historique
Comme tout envoi qui part de téo, chaque message est historisé dans l'écran *Historique *de chaque dossier bénéficiaire
Cet article vous a été utile ?