Créer et modifier des séances ✏️
Les séances sont au cœur de l'activité : chaque RDV, chaque session d'accompagnement, chaque réunion est une séance dans téo.
Créer une séance
Méthode 1 : Clic dans l'agenda (rapide)
La méthode la plus simple :
- Dans l'agenda, cliquez sur un créneau vide à l'horaire souhaité
- Le volet de séance s'ouvre
- Sélectionnez le dossier concerné (recherche par nom), un groupe ou une action
- Ajustez la date et les horaires si besoin
La séance est créée en arrière-plan dès que vous choisissez un dossier, une action ou une catégorie : aucun bouton Enregistrer à cliquer, vous pouvez refermer le volet directement.
Si vous voulez d'abord caler la date ou les horaires, modifiez-les librement : téo lance uniquement un contrôle de disponibilité (le bénéficiaire est-il déjà occupé sur ce créneau ?) sans créer de séance vide. La séance est créée seulement quand vous sélectionnez un dossier, une action ou une catégorie.
Méthode 2 : Formulaire complet
Pour plus d'options :
- Menu Agenda > Nouvelle séance (ou bouton "+" dans l'agenda)
- Remplissez le formulaire complet
Méthode 3 : Trouver un créneau (inscription sur séance existante)
Pour inscrire le bénéficiaire sur une séance déjà planifiée qui a encore de la place (atelier collectif, primo RDV, créneau multi-places…) :
- Ouvrez le dossier
- Cliquez sur Trouver un créneau
- Affinez la période, les jours ou le conseiller si besoin
- Choisissez un créneau puis Inscrire
→ Guide complet : Trouver un créneau
Les champs d'une séance
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Date | Date de la séance | ✅ |
| Heure début | Horaire de début, à renseigner avec Heure fin pour une séance horaire | Selon le mode |
| Heure fin | Horaire de fin, toujours postérieur à Heure début | Selon le mode |
| Conseiller | Qui anime la séance | ✅ |
| Catégorie | Type (Activité, Réunion, Autre) | ✅ |
| Dossier | Le bénéficiaire concerné | Pour les activités avec bénéficiaire |
| Action | L'étape du déroulé | Pour activités |
| Lieu | Site où se déroule la séance | Non |
| Salle | Salle spécifique | Non |
| Objet | Description courte (100 caractères max.) | Non |
| Nombre de places maximum | Capacité prévue de la séance (activités bénéficiaire) | Non |
| Confidentiel | Masquer aux autres utilisateurs | Non |
Pour une séance horaire, renseignez toujours Heure début et Heure fin ensemble. Si une seule des deux heures est remplie, téo affiche Les heures de début et de fin doivent être renseignées ensemble.
La fin doit être après le début. Si ce n'est pas le cas, téo affiche L'heure de fin doit être postérieure à l'heure de début.
Pour une étiquette configurée en Journée entière, les horaires restent vides : téo considère alors que la séance couvre toute la journée.
Le champ Objet est limité à 100 caractères pour rester lisible dans l'agenda. Pour des notes plus longues sur la séance, utilisez les mémos rattachés à la séance ou au dossier.
Sur une activité bénéficiaire, le champ Nombre de places maximum fixe la capacité de la séance.
| Saisie | Effet dans l'agenda |
|---|---|
| Un nombre ≥ 1 | Capacité limitée à ce nombre d'inscriptions |
| Champ vide | téo compte 1 place tant qu'il n'y a pas plusieurs inscrits. Si plusieurs personnes sont déjà inscrites sans capacité renseignée, les inscriptions restent ouvertes (N inscrits · inscriptions ouvertes). |
Pour un créneau destiné à la réservation en ligne, saisissez toujours la capacité voulue en clair (1 pour un RDV individuel, ou le nombre souhaité pour un collectif). Voir téo rdv.
Quand l'auteur de la séance est différent du Conseiller, le volet affiche le champ Auteur (lecture seule).
Si la séance a été créée via une intégration (connecteur partenaire, synchronisation automatique…), l'auteur s'affiche avec les initiales API et le libellé intégration. Ce n'est pas une action de téo assistance.
L'icône Informations du volet ouvre Infos & historique : la création et les modifications de la séance y apparaissent avec le même auteur (collaborateur, ou intégration si la séance vient d'une intégration).
Options de la séance
Dans le volet d'une séance déjà créée, la section Options de la séance regroupe les interrupteurs qui modifient le comportement de la séance sans changer ses horaires.
Bloquer la séance
Activez Bloquer la séance pour empêcher la replanification et la modification de l'objet.
- Un bandeau Séance bloquée s'affiche sur le volet.
- Seul l'auteur de la séance (ou un utilisateur disposant du droit super-administrateur) peut la débloquer.
- Tant que la séance est bloquée, le transfert vers un autre conseiller n'est pas disponible.
Confidentiel
Activez Confidentiel pour masquer les détails aux autres utilisateurs.
| Pour | Affichage |
|---|---|
| Le conseiller de la séance | Voit tous les détails normalement |
| Les autres utilisateurs | Voient la séance mais sans détails (pas de nom, pas d'objet) |
L'option Confidentiel n'est proposée que si vous êtes le conseiller de la séance.
Les séances confidentielles affichent un label dédié dans l'agenda pour les autres utilisateurs, indiquant qu'il s'agit d'une séance confidentielle dont ils n'ont pas accès aux détails.
Cas d'usage typiques : entretiens RH sensibles, rendez-vous VIP, réunions de direction, accompagnements nécessitant une discrétion particulière.
Séance annulée
Activez Séance annulée lorsque la séance n'a pas lieu (sans la supprimer).
- Ouvrez la séance
- Dépliez Options de la séance
- Activez l'interrupteur Séance annulée
La séance affiche le libellé Annulée. Le créneau se libère pour d'autres rendez-vous. Pour réactiver la séance, désactivez le même interrupteur : si le créneau est redevenu occupé, téo affiche Enregistrement impossible et la séance reste annulée.
Un événement d'Abandon sur le dossier ne coche pas Séance annulée. La séance peut rester Prévisionnelle. Pour un entretien individuel qui n'aura pas lieu, activez Séance annulée. Pour un collectif, retirez uniquement le bénéficiaire concerné.
Les consultants indépendants disposent de l'option Séance annulée. Les options Bloquer la séance, Confidentiel et la section Répétition ne leur sont pas proposées. Les profils en Consultation seule n'ont accès à aucune de ces options.
Si la séance a déjà des données (signatures, historique…), préférez Séance annulée à la suppression définitive.
Modifier une séance
- Cliquez sur la séance dans l'agenda
- Le volet de détail s'ouvre
- Modifiez les champs souhaités
Le volet de séance enregistre chaque champ automatiquement — il n'y a pas de bouton Enregistrer à cliquer. Vous pouvez refermer le volet dès que vos modifications sont saisies.
La date, les horaires, l'objet et Nombre de places maximum sont enregistrés en arrière-plan : le volet ne se recharge pas et le curseur reste dans le champ que vous éditez. Pendant l'enregistrement, une fine barre bleue défile en haut de la fenêtre. Si une saisie n'est pas acceptée (par exemple un créneau qui chevauche un autre RDV du bénéficiaire), un message d'erreur apparaît au-dessus du formulaire sans effacer ce que vous avez tapé : il suffit de corriger la valeur fautive.
Séance signée
Quand une signature électronique bénéficiaire ou animateur est enregistrée sur la séance, son créneau signé est protégé. Si la séance n'est pas déjà bloquée, le volet affiche le bandeau Séance signée et les champs Date, Heure début et Heure fin ne sont plus modifiables.
Les autres informations de la séance restent modifiables selon vos droits et l'état de la séance, sauf si la séance est aussi bloquée. Dans ce cas, le bandeau Séance bloquée s'affiche et les restrictions de blocage s'appliquent.
Une fois validée, une séance ne peut plus être modifiée librement. Contactez votre responsable si vous devez corriger une séance validée.
Transférer une séance à un autre conseiller
Transfert d'une séance
- Ouvrez la séance
- Cliquez sur le nom ou l'avatar du conseiller (en haut de la fenêtre, info-bulle "Transférer la séance")
- Un sélecteur de conseillers apparaît
- Choisissez le nouveau conseiller
- Cliquez sur l'icône de validation pour confirmer
La séance est immédiatement transférée au nouveau conseiller.
Transfert en masse
Pour transférer plusieurs séances d'un conseiller à un autre :
- Menu Agenda > Contrôle > Transfert
- Définissez les critères :
- Transférer de : le conseiller source
- Transférer vers : le conseiller cible
- Période : dates de début et de fin
- Optionnel : filtrer par action (multi-sélection) ou par étiquette
- Cliquez sur Appliquer — la liste des séances correspondantes s'affiche
- Cochez les séances à transférer (ou "Tout cocher")
- Cliquez sur Transférer
Le sélecteur Action est en mode multi-sélection : ouvrez la liste, cochez plusieurs actions (par exemple « Accueil » + « Diagnostic » + « Bilan final ») et le tableau affiche toutes les séances qui correspondent à au moins une des actions sélectionnées. Inutile de lancer plusieurs transferts successifs pour traiter un mélange d'actions.
Le menu "Transfert" n'est visible que si votre profil a le droit de transfert d'agenda activé. Contactez votre administrateur si vous ne voyez pas cette entrée.
Le bouton Réinitialiser dans le panneau de filtres remet à zéro tous les critères (action, étiquette, période, conseillers) en un clic, ce qui évite de devoir décocher manuellement chaque case d'une multi-sélection.
Supprimer une séance
Une séance peut être supprimée uniquement lorsqu'elle n'a plus de dossiers ni de participants rattachés.
- Ouvrez la séance
- Si des dossiers, groupes ou participants sont encore présents, utilisez Détacher le dossier, Détacher le groupe ou Détacher le participant
- Cliquez sur Supprimer
- Confirmez la suppression
Si le bouton Supprimer est grisé, une infobulle indique quoi détacher : Détachez d'abord tous les dossiers, Détachez d'abord tous les participants, ou Détachez d'abord tous les dossiers et les participants.
Pour une séance validée, la boîte de confirmation demande aussi de cocher Cochez pour confirmer la suppression. Cette confirmation reste nécessaire même lorsque tous les dossiers et participants sont détachés.
La suppression est définitive ! Si la séance a déjà des données (signature...), préférez Séance annulée (dans Options de la séance) à la suppression.
Séances d'accompagnement (activités)
Une activité correspond à une séance de production liée à une Action. Elle peut être créée en sélectionnant directement une action, puis complétée avec un bénéficiaire, un groupe ou un dossier.
Créer une activité depuis une action
Dans le volet de séance, le champ Action affiche le texte Sélectionnez une action, un dossier ou un groupe. Choisissez l'action à planifier : la séance est enregistrée comme une activité.
Vous pouvez ensuite utiliser Ajouter un bénéficiaire (ou le terme utilisé par votre structure), Chercher un groupe / dossier ou Créer un dossier pour rattacher le public concerné.
Associer un dossier existant
- Dans la section Ajouter un bénéficiaire, cliquez dans Rechercher un dossier
- Tapez au moins deux caractères du nom ou du prénom du bénéficiaire, ou saisissez le numéro exact du dossier
- Sélectionnez le dossier dans les suggestions
- Les informations du dossier s'affichent (prestation, conseiller...)
Chaque suggestion affiche le numéro du dossier, le nom et le prénom du bénéficiaire, la prestation et l'état du dossier. Les dossiers soldés apparaissent après les autres résultats, sous l'en-tête Dossiers clôturés.
Si un dossier ne ressort pas par le nom, saisissez son numéro exact : téo peut alors le proposer selon vos droits d'accès, même s'il n'est pas listé dans les suggestions au nom.
Quand vous rattachez un dossier à une séance, téo met à jour automatiquement la Date début et la Date fin de ce dossier d'après ses séances « dans le parcours ». Idem lors de la création d'une Répétition qui reprend les dossiers déjà liés à la séance modèle.
Créer un nouveau dossier depuis la séance
Si le bénéficiaire n'a pas encore de dossier, vous pouvez le créer directement depuis le formulaire de séance :
- Sélectionnez d'abord une Action dans le formulaire (ex: Accueil, Premier entretien...)
- Dans la section Ajouter un bénéficiaire (ou le terme utilisé par votre structure), cliquez sur Créer un dossier
- Renseignez les informations du bénéficiaire (nom, prénom, email...)
- Sélectionnez la prestation
- Complétez les informations du dossier (conseiller, tarification...)
- Enregistrez
→ Le dossier est créé ET la séance est planifiée en une seule opération !
Cette méthode est idéale pour accueillir un nouveau bénéficiaire : vous créez son dossier et planifiez sa première séance sans quitter l'agenda. téo détecte automatiquement les doublons potentiels pendant la saisie.
Pour plus de détails sur la création de dossiers, consultez Créer un dossier.
Associer une action du déroulé
Si la prestation a un déroulé défini :
- Le champ Action propose les étapes disponibles
- Sélectionnez l'action correspondante (Accueil, Diagnostic, Bilan...)
- La durée prévisionnelle peut s'ajuster automatiquement
Séances avec plusieurs bénéficiaires
Une séance peut accueillir un seul ou plusieurs bénéficiaires. Le bénéficiaire ajouté définit automatiquement le statut de la séance :
| Configuration | Résultat |
|---|---|
| Un seul bénéficiaire | Séance individuelle, icône silhouette unique dans l'agenda |
| Plusieurs bénéficiaires ou dossier groupe associé | Séance collective, icône groupe et libellé « COLLECTIF » dans l'agenda |
Ajouter des participants
- Ouvrez la séance
- Section Participants ou Bénéficiaires
- Cliquez sur Ajouter
- Recherchez et sélectionnez les dossiers
- Définissez si besoin Nombre de places maximum pour limiter l'inscription
Retirer un participant
- Dans la liste des participants
- Cliquez sur Détacher le participant à côté du nom
- Le participant est détaché de la séance (son dossier n'est pas supprimé)
Comprendre l'avertissement « le bénéficiaire bloque toute la journée »
Si vous tentez de poser une séance sur le créneau d'un bénéficiaire qui a déjà un autre RDV ou une étiquette « Journée entière » posée sur ce jour, téo l'indique avec un message clair et propose de modifier l'horaire ou d'ouvrir l'autre séance pour la déplacer.
L'avertissement ne se déclenche que quand l'autre engagement couvre réellement toute la journée (étiquette configurée en Journée entière ou plage chevauchant les horaires). Une séance ponctuelle déjà posée sur le même créneau déclenche un message d'indisponibilité classique sur l'horaire concerné.
Créer une visio Teams
La section Visio Microsoft Teams du volet de séance permet de créer une réunion Teams, d'y accéder et d'envoyer les invitations par email.
Créer ou ouvrir la visio
- Créez ou ouvrez la séance
- Dans Visio Microsoft Teams, cliquez sur Créer une visio Teams
- Une fenêtre Microsoft s'ouvre pour finaliser la création de la réunion
- Une fois la visio prête, le bouton Créer une visio Teams est remplacé par Ouvrir la visio Teams
Cliquez sur Ouvrir la visio Teams le jour J pour rejoindre la réunion.
Copier ou envoyer le lien
Une fois la visio créée, deux icônes apparaissent à côté des boutons :
| Icône | Action | Confirmation |
|---|---|---|
| Copier | Copie le lien de la visio dans le presse-papiers | Copié |
| Envoyer | Envoie les invitations par email aux participants éligibles | Envoyé |
Le lien de visio n'apparaît pas dans un champ dédié : utilisez Copier ou Envoyer pour le partager.
Qui reçoit l'invitation ?
L'icône Envoyer adresse un email (avec le lien Teams et un fichier calendrier) aux personnes suivantes, lorsqu'elles sont rattachées à la séance :
- les bénéficiaires inscrits, hors ceux marqués absent ou abandon ;
- le contact d'un rendez-vous commercial, le cas échéant ;
- les participants et co-animateurs de la séance ;
- le conseiller (animateur) de la séance.
Seules les personnes disposant d'une fiche dans l'annuaire sont prises en compte.
Emails manquants ou invalides
Si l'adresse email d'un destinataire est absente ou incorrecte, téo signale le problème sans bloquer l'envoi aux autres :
| Situation | Message affiché |
|---|---|
| Envoi réussi pour une partie des destinataires | Invitations envoyées partiellement, avec la raison Adresse email manquante ou Adresse email invalide (...) pour chaque personne concernée |
| Aucune adresse email valide | Aucun participant n'a une adresse email valide |
| Problème technique lors de l'envoi | Échec de l'envoi ou L'envoi de l'email a échoué |
Complétez ou corrigez l'email sur la fiche annuaire de la personne concernée, puis cliquez à nouveau sur Envoyer.
Renvoyer les invitations
Après un envoi réussi, un bandeau Les invitations ont été envoyées s'affiche. Un texte rappelle que si vous modifiez une information essentielle (date, heure, lieu), il est recommandé de renvoyer les invitations.
Pour renvoyer, cliquez à nouveau sur l'icône Envoyer.
La section Visio Microsoft Teams reste visible sur le volet de séance, même sans dossier ni participant associé. Vous pouvez créer la visio dès l'ouverture du volet, puis envoyer les invitations une fois les participants ajoutés.
Dupliquer rapidement des séances (RDV flash)
Le mode RDV flash permet de créer plusieurs séances identiques en quelques clics.
Activer le mode duplication
- Ouvrez une séance existante (qui servira de modèle)
- Cliquez sur Dupliquer
- Un bandeau jaune apparaît en haut de l'agenda : "Mode duplication actif"
Créer les copies
- Dans l'agenda, cliquez sur les créneaux vides où vous voulez créer des copies
- Chaque clic crée une copie de la séance modèle à cet horaire
- Répétez autant de fois que nécessaire
Désactiver le mode
- Cliquez sur Désactiver la duplication dans le bandeau
- Vous revenez au mode normal
Le RDV flash est idéal pour :
- Créer des créneaux de disponibilité (téo rdv)
- Planifier des sessions récurrentes
- Préparer une semaine type
Répéter une séance (récurrence)
Pour créer une série de séances régulières :
Configurer la récurrence
- Créez ou ouvrez une séance
- Dépliez la section Répétition
- Choisissez la récurrence :
| Fréquence | Description |
|---|---|
| Jours | Tous les jours |
| Semaines | Toutes les semaines |
| Quinzaines | Toutes les 2 semaines |
| Mois | Tous les mois |
| Année | Tous les ans |
- Optionnel : cochez Samedi et/ou Dimanche si la récurrence doit inclure les week-ends
- Définissez la date de fin dans Jusqu'au
- Cliquez sur Créer les séances
Toutes les séances de la série sont créées automatiquement.
Propager des modifications aux séances futures
Quand vous modifiez une séance appartenant à une série, vous pouvez propager le changement à toutes les séances futures :
- Modifier les séances : copie les données de la séance courante (horaire, lieu, animateur...) sur toutes les séances futures de la série
- Supprimer les séances futures : supprime la séance ouverte et les séances suivantes de la série à partir de la date affichée, après confirmation
Si le bouton Supprimer les séances futures est grisé, détachez d'abord les dossiers et les participants de la séance ouverte. Une fois la séance ouverte sans dossier ni participant rattaché, le bouton redevient disponible.
Vous ne pouvez pas modifier directement la fréquence (jours/semaines/mois) d'une séance déjà issue d'une série. Pour repartir avec une nouvelle récurrence à partir d'une date donnée :
- Ouvrez la séance à partir de laquelle vous voulez changer la cadence
- Si Supprimer les séances futures est grisé, détachez les dossiers et les participants de la séance ouverte
- Cliquez sur Supprimer les séances futures
- Créez ensuite une nouvelle récurrence avec les nouveaux paramètres
Cela évite les incohérences sur les séances déjà passées et garantit un historique propre.
Ajouter ou retirer un participant sur toute la série
Quand vous ajoutez ou retirez un participant (dossier ou bénéficiaire) sur une séance de la série, une boîte de dialogue vous propose :
| Action | Option 1 | Option 2 |
|---|---|---|
| Ajouter un dossier | "Oui, ajouter partout" (séance + futures) | "Non, seulement à cette séance" |
| Retirer un dossier | "Oui, détacher partout" (séance + futures) | "Non, seulement de cette séance" |
| Ajouter un participant | "Oui, ajouter partout" | "Non, seulement à cette séance" |
| Retirer un participant | "Oui, détacher partout" | "Non, seulement de cette séance" |
Si vous ne souhaitez modifier qu'une seule séance de la série (par exemple déplacer un seul RDV), choisissez "Non, seulement à cette séance". Les autres séances de la série ne sont pas affectées.
Changer l'état d'une séance
| État | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Prévisionnelle (ou A venir) | Séance planifiée, pas encore réalisée |
| Validée | Séance réalisée et confirmée |
Pour valider une séance passée, cliquez sur le libellé d'état (ou utilisez Valider la séance). Pour revenir en prévisionnel, utilisez Invalider la séance.
L'absence d'un bénéficiaire se marque sur sa ligne dans la séance (interrupteur absent + motif). L'annulation de la séance se fait dans Options de la séance via Séance annulée — ce n'est pas un état choisi dans une liste.
→ Valider, absences et annulation
Signatures et émargement depuis la séance
Quand l'émargement électronique est activé et que la séance est validée, la fiche séance affiche une section Émargement électronique avec :
- L'état de signature de chaque participant (demandé, signé, en attente)
- Des boutons pour demander l'émargement à l'animateur et/ou aux bénéficiaires
- Si l'email d'un participant est manquant, le bouton de demande est désactivé
Lorsqu'au moins une signature bénéficiaire ou animateur est enregistrée, la date et les heures de la séance ne peuvent plus être modifiées depuis le volet de séance. Le créneau affiché reste celui qui a été signé.
→ En savoir plus sur l'émargement
Documenter vos séances
Après une séance, vous pouvez conserver des notes de différentes façons :
Utiliser les mémos
- Ouvrez le dossier du bénéficiaire
- Menu > Mémos > Nouveau mémo
- Saisissez vos notes et observations
- Définissez une échéance si nécessaire
Les mémos sont conservés dans l'historique du dossier et peuvent être partagés avec l'équipe.
Compléter l'activité flo
Si la prestation dispose d'une activité flo :
- Depuis le dossier, cliquez sur "Ouvrir l'activité flo liée"
- Complétez les champs du formulaire
- Les données sont automatiquement sauvegardées
Les données flo peuvent être reprises dans les documents générés (bilans, attestations...).
- Mémos : pour des notes rapides, relances, points d'attention
- Activité flo : pour des données structurées et exploitables dans les documents
Étiquettes (télétravail, astreinte, formation interne…)
Les étiquettes vous permettent de marquer un créneau pour des activités hors RDV bénéficiaire : télétravail, astreinte, formation interne, fermeture exceptionnelle, etc.
Poser une étiquette
- Cliquez sur un créneau vide dans l'agenda
- Choisissez la catégorie Autre
- Dans le sélecteur Étiquette, choisissez le type configuré (Télétravail, Formation interne, Réunion CSE…)
- Renseignez la date / horaires (selon le mode de l'étiquette)
- Enregistrez
Les deux modes d'étiquettes
Chaque étiquette est paramétrée en amont par votre administrateur avec deux propriétés indépendantes : Journée entière et Info seulement.
| Mode | Effet sur la séance | Effet sur l'agenda |
|---|---|---|
| Journée entière | Les champs Heure de début et Heure de fin sont masqués / désactivés à la saisie. L'étiquette couvre tout le jour. | Affichage en bandeau sur toute la journée |
| Info seulement | L'étiquette n'est jamais bloquante : elle peut être posée même si le créneau contient déjà des RDV. | Affichage discret (bandeau ou pastille) cohabitant avec les autres séances |
Les deux propriétés sont indépendantes et combinables :
| Journée entière | Info seulement | Cas d'usage |
|---|---|---|
| ❌ | ❌ | Étiquette ponctuelle qui bloque le créneau (ex : Réunion CSE de 14h-16h, le créneau n'est plus disponible pour un RDV) |
| ✅ | ❌ | Étiquette journée bloquante (ex : Formation interne — pas de RDV ce jour-là) |
| ❌ | ✅ | Étiquette horaire informative (ex : Télétravail de 14h-18h — vos collègues voient l'info sans que le créneau soit bloqué) |
| ✅ | ✅ | Étiquette journée informative (ex : Astreinte téléphonique — visible toute la journée, mais d'autres RDV peuvent être posés en parallèle) |
Si vous n'arrivez pas à poser une étiquette « Info seulement » sur un créneau déjà rempli, vérifiez son paramétrage avec votre administrateur (Admin > Paramètres > Étiquettes). La case « Info seulement » doit être cochée pour autoriser la cohabitation avec d'autres RDV.
Quand vous sélectionnez une étiquette « Journée entière », les champs d'horaires se grisent automatiquement et un message indique que l'étiquette couvre toute la journée. Pas besoin de saisir 00h00 → 23h59 : laissez les champs comme proposés.
Indisponibilité du bénéficiaire
Quand vous saisissez ou modifiez la date / les horaires d'une séance, téo vérifie en arrière-plan que le bénéficiaire associé n'a pas déjà un autre rendez-vous sur le même créneau. Si c'est le cas, un message d'erreur « Le [bénéficiaire] est indisponible » s'affiche en haut du formulaire (le terme exact dépend du paramétrage de votre structure : bénéficiaire, salarié, candidat…).
Pour résoudre l'indisponibilité, deux options :
- Modifier l'horaire de la séance pour qu'il ne chevauche plus l'autre RDV
- Ouvrir l'autre séance depuis l'agenda du bénéficiaire pour la déplacer ou la supprimer
Sur une séance en cours de création, le contrôle de disponibilité ne se déclenche qu'une fois le conseiller sélectionné et les trois champs Date, Heure début et Heure fin renseignés — ce qui évite les faux messages d'indisponibilité pendant la saisie initiale.
Rechercher et exporter des séances
Menu : Agenda > Contrôle > Recherche
La recherche de séances liste les RDV, réunions et événements correspondant à vos critères. Elle permet notamment de retrouver les séances par Période, Conseillers, Prestation, Action, Étiquettes, Centre, Lieu, Participant ou Places disponibles.
Les résultats affichent les colonnes Date, Heure début, Heure fin, Objet, Conseiller, Lieu, Places et Places réelles. Les colonnes Places et Places réelles utilisent des pastilles pour rendre les nombres lisibles dans la liste.
Quand la liste contient au moins une séance, le bouton Tableur exporte les résultats. Le tableur reprend les nombres affichés dans les pastilles Places et Places réelles, ce qui permet d'exploiter directement la capacité prévue et le nombre d'inscrits.
Bonnes pratiques
| Conseil | Pourquoi |
|---|---|
| Associez toujours un dossier | Pour le suivi et la facturation |
| Renseignez l'action du déroulé | Pour les statistiques |
| Validez rapidement vos séances | Pour que les heures soient comptabilisées |
| Utilisez les lieux et salles | Pour éviter les conflits de réservation |
| Utilisez Trouver un créneau pour les collectifs | Pour remplir les places déjà ouvertes |
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