Créer et modifier des séances ✏️
Les séances sont au cœur de l'activité : chaque RDV, chaque session d'accompagnement, chaque réunion est une séance dans téo.
Créer une séance
Méthode 1 : Clic dans l'agenda (rapide)
Dans Agenda > Jour ou Semaine :
- Cliquez à l'horaire voulu sur un espace libre. Le début suit la minute pointée, par pas de 15 minutes, pour une heure. Un aperçu affiche HH:MM – HH:MM.
- Pour choisir la durée : glissez verticalement à la souris, puis relâchez. Le créneau s'arrête au bord de la séance suivante.
- Sélectionnez le dossier concerné (recherche par nom), un groupe ou une action.
- Ajustez la date et les horaires si besoin : le créneau reste dessiné sur la grille tant que le volet est ouvert.
La séance est créée en arrière-plan dès que vous choisissez un dossier, une action ou une étiquette : aucun bouton Enregistrer à cliquer, vous pouvez refermer le volet avec la croix Fermer ou Échap.
Si le clic tombe sur une séance déjà affichée, le début est calé après celle-ci. Le créneau reste dans les heures visibles de la grille (Horaire minimum / Horaire maximum, Administration > Paramètres généraux > Installation, section Agenda). Au clavier, Entrée ou Espace sur une ligne d'heure ouvre le volet à cette heure pile.
Si vous voulez d'abord caler la date ou les horaires, modifiez-les librement : téo lance uniquement un contrôle de disponibilité (le conseiller est-il déjà occupé sur ce créneau ?) sans créer de séance vide. La séance est créée seulement quand vous sélectionnez un dossier, une action ou une étiquette.
Méthode 2 : Sans horaire prérempli
- Cliquez sur Nouvelle séance (bouton + de l'en-tête dans Agenda > Jour ou Mois), ou sur le + du bandeau du jour (infobulle Nouvelle séance le …) en Semaine
- Renseignez la date et les horaires dans le volet
Méthode 3 : Trouver un créneau (inscription sur séance existante)
Pour inscrire le bénéficiaire sur une séance déjà planifiée qui a encore de la place (atelier collectif, primo RDV, créneau multi-places…) :
- Ouvrez le dossier
- Cliquez sur Trouver un créneau
- Affinez la période, les jours ou le conseiller si besoin
- Choisissez un créneau puis Inscrire
→ Guide complet : Trouver un créneau
Méthode 4 : Réserver une salle
Pour occuper une salle sans poser la séance sur l'agenda d'un conseiller :
- Ouvrez Agenda > Jour multiple ou Semaine multiple (droit Agendas multiples (jour, semaine, mois))
- Passez en mode Salles
- Cliquez un créneau vide sur la ligne de la salle
Le volet s'ouvre avec la salle et le lieu déjà choisis. Le titre affiche Aucun consultant (ou le terme de votre structure). Renseignez la date et les horaires, puis choisissez une étiquette ou une action : la séance est créée. Aucun agenda conseiller n'est occupé.
Le clic n'est proposé que si votre profil a le droit Création de séances dans l'agenda d'autres utilisateurs, et n'est pas en Consultation seule.
Si la salle n'est plus libre sur ce créneau, téo enregistre la séance et affiche La salle sélectionnée n'est plus disponible sur ce créneau : la séance a été enregistrée sans salle.
→ Vue Jour multiple / Semaine multiple
Les champs d'une séance
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Date | Date de la séance | ✅ |
| Heure début | Horaire de début, à renseigner avec Heure fin pour une séance horaire | Selon le mode |
| Heure fin | Horaire de fin, toujours postérieur à Heure début | Selon le mode |
| Conseiller | Qui anime la séance. Absent : le titre affiche Aucun consultant. | Non |
| Dossier | Le bénéficiaire concerné | Pour les activités avec bénéficiaire |
| Action | L'étape du déroulé | Pour activités |
| Lieu | Site où se déroule la séance | Non |
| Salle | Salle du lieu. Sans lieu, le placeholder est Choisir un lieu. | Selon le paramétrage |
| Étiquette | Événement interne (télétravail, formation…). Une séance en porte une. | Non |
| Objet | Description courte (100 caractères max.) | Non |
| Nombre de places maximum | Jauge d'inscriptions (activités). 1 = individuel ; interrupteur Sans plafond = atelier ouvert. | Activités |
| Confidentiel | Masquer aux autres utilisateurs | Non |
Le type de séance (activité, réunion, autre, rendez-vous) n'est pas un champ : il se déduit de l'action, des participants ou de l'étiquette.
Si Gestion des salles est sur Bloquer l'enregistrement (Administration > Paramètres généraux > Installation), Salle est obligatoire. → Gestion des salles
Pour une séance horaire, renseignez toujours Heure début et Heure fin ensemble. Si une seule des deux heures est remplie, téo affiche Les heures de début et de fin doivent être renseignées ensemble.
La fin doit être après le début. Si ce n'est pas le cas, téo affiche L'heure de fin doit être postérieure à l'heure de début.
Pour une étiquette configurée en Journée entière, les horaires restent vides : téo considère alors que la séance couvre toute la journée. Sans cette option, Heure début et Heure fin sont exigées — y compris pour une étiquette Info seulement.
Changer l'heure de début
Quand vous quittez le champ Heure début, téo décale Heure fin pour conserver la durée.
Si une autre séance déjà affichée ce jour-là commence dans cette plage, Heure fin est ramenée au début de cette séance. Un message l'indique, par exemple L'heure de fin a été ramenée à 9h30 pour éviter le chevauchement avec la séance suivante.
Vous pouvez ensuite corriger Heure fin. Deux séances collées (la fin de l'une = le début de l'autre) sont acceptées.
Si un contrôle refuse encore le créneau, Date, Heure début et Heure fin restent tels que saisis : corrigez la fin, sans tout recommencer.
Le champ Objet est limité à 100 caractères pour rester lisible dans l'agenda. Pour des notes plus longues sur la séance, utilisez les mémos rattachés à la séance ou au dossier.
Aucun consultant
Le titre du volet affiche Aucun consultant lorsqu'aucune personne n'est assignée. C'est le cas d'une réservation de salle. Une séance déjà enregistrée peut aussi n'avoir personne à l'agenda (import, planificateur sans Formateur).
Vous pouvez encore changer la date, les horaires ou l'objet. L'avatar Transférer la séance n'apparaît pas : il faut un conseiller déjà assigné. Pour placer une séance existante sur un agenda, attribuez un Formateur depuis le planificateur du groupe. Le contrôle « [Prénom Nom] n'est pas disponible » ne s'applique pas. La salle reste exclusive.
Nombre de places maximum
Sur une activité bénéficiaire, Nombre de places maximum fixe la jauge. À droite du champ, l'interrupteur Sans plafond ouvre la séance sans limite d'inscrits. Infobulle : 1 place = un bénéficiaire. Sans plafond : atelier collectif ouvert.
| Choix | Effet |
|---|---|
| 1 | Un seul inscrit (RDV individuel) |
| 2 ou plus | Autant d'inscrits que ce nombre |
| Sans plafond | Pas de limite. Le nombre se vide et n'est plus saisissable. |
Tant que Sans plafond est désactivé, le nombre est obligatoire (minimum 1). Taper 0 est refusé : seul l'interrupteur enregistre l'absence de plafond.
Vous ne pouvez pas descendre sous le nombre d'inscrits déjà présents. téo affiche Capacité trop basse : Impossible de descendre en dessous de N place(s) : N inscrit(s) sur cette séance.
Les listes (recherche, cartes du planificateur) affichent Sans plafond à la place d'un nombre.
Une copie (Dupliquer) ou une occurrence créée par Répétition reprend cette jauge, y compris Sans plafond. Elle n'est pas relevée toute seule.
→ téo rdv · Dupliquer · Répétition
Quand l'auteur de la séance est différent du Conseiller, le volet affiche le champ Auteur (lecture seule).
Si la séance a été créée via une intégration (connecteur partenaire, synchronisation automatique…), l'auteur s'affiche avec les initiales API et le libellé intégration. Ce n'est pas une action de téo assistance.
L'icône Informations du volet ouvre Infos & historique : les événements y apparaissent du plus ancien au plus récent (Création de la séance, Modification de la séance), chacun avec l'avatar de l'auteur (collaborateur, ou intégration si la séance vient d'une intégration).
Options de la séance
Dans le volet d'une séance déjà créée, la section Options de la séance regroupe les interrupteurs qui modifient le comportement de la séance sans changer ses horaires.
Bloquer la séance
Activez Bloquer la séance pour empêcher la replanification et la modification de l'objet.
- Un bandeau Séance bloquée s'affiche sur le volet.
- Seul l'auteur de la séance (ou un utilisateur disposant du droit super-administrateur) peut la débloquer.
- Tant que la séance est bloquée, le transfert vers un autre conseiller n'est pas disponible.
Confidentiel
Activez Confidentiel pour masquer les détails aux autres utilisateurs.
| Pour | Affichage |
|---|---|
| Le conseiller de la séance | Voit tous les détails normalement |
| Les autres utilisateurs | Voient Confidentiel, sans le nom ni l'objet |
L'option Confidentiel n'est proposée que si vous êtes le conseiller de la séance. Une série créée avec Créer les séances reprend cette option. Changer l'option ensuite ne la propage pas via Modifier les séances futures. → Répétition
Cas d'usage typiques : entretiens RH sensibles, rendez-vous VIP, réunions de direction, accompagnements nécessitant une discrétion particulière.
Séance annulée
Activez Séance annulée lorsque la séance n'a pas lieu (sans la supprimer).
- Ouvrez la séance
- Dépliez Options de la séance
- Activez l'interrupteur Séance annulée
La séance affiche le libellé Annulée. C'est le seul geste qui libère le créneau et la salle : une absence, un abandon ou un report laissent le créneau occupé. Pour réactiver la séance, désactivez le même interrupteur : téo revérifie le créneau du conseiller ; la salle n'est pas reprise (le volet peut afficher Salle non réservée). Si le créneau est redevenu occupé, téo affiche Enregistrement impossible et la séance reste annulée.
L'assistant téo peut aussi proposer d'annuler ou de rétablir une séance : rien ne part sans Valider sur la carte.
Un événement d'Abandon sur le dossier ne coche pas Séance annulée. La séance peut rester Prévisionnelle. Pour un entretien individuel qui n'aura pas lieu, activez Séance annulée. Pour un collectif, retirez uniquement le bénéficiaire concerné.
Les consultants indépendants disposent de l'option Séance annulée. Les options Bloquer la séance, Confidentiel et la section Répétition ne leur sont pas proposées. Les profils en Consultation seule n'ont accès à aucune de ces options.
Si la séance n'a pas lieu, activez Séance annulée : elle reste à l'agenda et le créneau est libéré. Supprimer sert à retirer une séance créée par erreur.
Modifier une séance
- Cliquez sur la séance dans l'agenda
- Le volet de détail s'ouvre
- Modifiez les champs souhaités
Le volet de séance enregistre chaque champ automatiquement — il n'y a pas de bouton Enregistrer à cliquer. Vous pouvez refermer le volet dès que vos modifications sont saisies.
Pour déplacer ou raccourcir un créneau, changez Heure début. → Changer l'heure de début
La date, les horaires, l'objet et Nombre de places maximum sont enregistrés en arrière-plan : le volet ne se recharge pas et le curseur reste dans le champ que vous éditez. Pendant l'enregistrement, une fine barre bleue défile en haut de la fenêtre. Si une saisie n'est pas acceptée, un message d'erreur apparaît au-dessus du formulaire. Pour Date, Heure début et Heure fin, les valeurs saisies restent affichées. L'objet et Nombre de places maximum reviennent à la dernière valeur enregistrée.
Séance signée
Quand une signature électronique bénéficiaire ou animateur est enregistrée sur la séance, son créneau signé est protégé. Si la séance n'est pas déjà bloquée, le volet affiche le bandeau Séance signée et les champs Date, Heure début et Heure fin ne sont plus modifiables.
Les autres informations restent modifiables, sauf si la séance est aussi bloquée : le bandeau Séance bloquée s'affiche alors et les restrictions de blocage s'appliquent.
Valider une séance ne la verrouille pas. Pour revenir en prévisionnel : Invalider une séance.
Transférer une séance à un autre conseiller
Transfert d'une séance
- Ouvrez la séance
- Cliquez sur le nom ou l'avatar du conseiller (en haut de la fenêtre, info-bulle "Transférer la séance")
- Un sélecteur de conseillers apparaît
- Choisissez le nouveau conseiller
- Cliquez sur l'icône de validation pour confirmer
La séance est immédiatement transférée au nouveau conseiller.
Sur Aucun consultant, l'avatar n'est pas proposé. → Aucun consultant
Transfert en masse
Pour transférer plusieurs séances d'un conseiller à un autre :
- Menu Agenda > Contrôle > Transferts
- Définissez les critères :
- Transférer de : le conseiller source
- Transférer vers : le conseiller cible
- Période : dates de début et de fin
- Optionnel : filtrer par action (multi-sélection) ou par étiquette
- Cliquez sur Appliquer — la liste des séances correspondantes s'affiche
- Cochez les séances à transférer (ou "Tout cocher")
- Cliquez sur Transférer
Le sélecteur Action est en mode multi-sélection : ouvrez la liste, cochez plusieurs actions (par exemple « Accueil » + « Diagnostic » + « Bilan final ») et le tableau affiche toutes les séances qui correspondent à au moins une des actions sélectionnées. Inutile de lancer plusieurs transferts successifs pour traiter un mélange d'actions.
Le menu Transferts n'apparaît que si votre profil a le droit Transférer des séances entre utilisateurs.
Le bouton Réinitialiser dans le panneau de filtres remet à zéro tous les critères (action, étiquette, période, conseillers) en un clic, ce qui évite de devoir décocher manuellement chaque case d'une multi-sélection.
Supprimer une séance
Supprimer retire la séance de l'agenda. Si elle n'a pas lieu, annulez-la : elle reste visible et le créneau est libéré. Une séance facturée ne se supprime pas : annulez-la.
Une seule séance
Le bouton Supprimer n'est actif que si la séance n'a plus aucun dossier ni participant. Une séance bloquée ne propose pas le bouton.
- Ouvrez la séance
- S'il reste des dossiers, groupes ou participants, utilisez Détacher le dossier, Détacher le groupe ou Détacher le participant
- Cliquez sur Supprimer
- Dans Supprimer la séance, confirmez avec Oui, supprimer (ou Non, annuler)
Si le bouton est grisé, une infobulle indique quoi détacher : Détachez d'abord tous les dossiers, Détachez d'abord tous les participants, ou Détachez d'abord tous les dossiers et les participants.
Pour une séance validée, la confirmation demande aussi de cocher Cochez pour confirmer la suppression.
Une séance validée ou signée se supprime (vous la recréez et renvoyez la signature si besoin). Une séance facturée affiche Cette séance est facturée : elle ne se supprime pas. Annulez-la.
L'assistant téo peut proposer de supprimer une séance vide. S'il reste des inscrits, retirez-les d'abord (ou détachez seulement le dossier visé). Une séance facturée : il propose de l'annuler. Rien ne part sans Confirmer sur la carte Action définitive à valider.
Plusieurs séances
Un geste en masse retire aussi les inscrits. La confirmation l'annonce. Les dossiers et groupes concernés sont recalculés. Une séance facturée est conservée : le bandeau Séances facturées conservées indique d'annuler.
| Où | Action | Confirmation |
|---|---|---|
| Série | Supprimer les séances futures | Cette action supprimera cette séance ainsi que toutes les suivantes à partir du … Les séances passées ne seront pas modifiées. S'il y a des inscrits : N dossiers inscrits en seront retirés ; N participations en seront retirées ; N séances facturées seront conservées (annulez-les). |
| Planificateur du groupe | Supprimer sur les cartes d'action | Supprimer les planifications : les séances non validées partent avec les inscrits ; les séances validées restent ; une séance facturée aussi. |
| Modification en masse d'une action | Supprimer la sélection | Supprimer les séances : Les dossiers et participants inscrits en sont retirés, puis recalculés. Une séance facturée est conservée : annulez-la. |
→ Supprimer des planifications
Depuis Liste des séances d'un dossier, Retirer le dossier des séances sélectionnées détache le dossier. Un rendez-vous individuel resté vide est supprimé ; une séance collective reste à l'agenda. Une séance facturée ne change pas.
Séances d'accompagnement (activités)
Une activité correspond à une séance de production liée à une Action. Elle peut être créée en sélectionnant directement une action, puis complétée avec un bénéficiaire, un groupe ou un dossier.
Créer une activité depuis une action
Dans le volet de séance, le champ Action affiche le texte Sélectionnez une action, un dossier ou un groupe. Choisissez l'action à planifier : la séance est enregistrée comme une activité.
Vous pouvez ensuite utiliser Ajouter un bénéficiaire (ou le terme utilisé par votre structure), Chercher un groupe / dossier ou Créer un dossier pour rattacher le public concerné.
On n'inscrit un dossier ou un groupe que sur une séance d'activité (une séance qui porte une Action). Une réunion interne, un congé ou un événement sans action affiche Ajout impossible : Cette séance n’est pas une séance d’activité : on n’y inscrit pas de dossier. Une séance annulée n'accueille plus d'inscrit.
Chercher un groupe / dossier ouvre Rechercher un groupe / Dossier. Pour un groupe qui a déjà des membres :
| Action | Effet |
|---|---|
| Groupe + dossiers | Rattache le groupe et inscrit ses dossiers actifs. Un dossier suspendu ou annulé n'est pas inscrit. |
| Associer le groupe | Rattache le groupe sans inscrire les dossiers. |
| Choisir les dossiers | Cochez les membres, puis Ajouter la sélection. |
Si la jauge est déjà pleine, téo relève Nombre de places maximum au nombre d'inscrits, sans demander confirmation : vous ne voyez pas la séance pendant ce geste. Le nouveau total se lit ensuite sur le volet. Un dossier non inscrit (agenda du bénéficiaire occupé, séance indisponible) affiche Ajout incomplet.
Sur la fiche, ajouter un bénéficiaire à une séance pleine demande toujours Oui, passer à N places. → Ajouter un inscrit
Associer un dossier existant
- Dans la section Ajouter un bénéficiaire, cliquez dans Rechercher un dossier
- Tapez au moins deux caractères du nom ou du prénom du bénéficiaire, ou saisissez le numéro exact du dossier
- Sélectionnez le dossier dans les suggestions
- Les informations du dossier s'affichent (prestation, conseiller...)
Chaque suggestion affiche le numéro du dossier, le nom et le prénom du bénéficiaire, la prestation et l'état du dossier. Les dossiers soldés apparaissent après les autres résultats, sous l'en-tête Dossiers clôturés.
Si un dossier ne ressort pas par le nom, saisissez son numéro exact : téo peut alors le proposer selon vos droits d'accès, même s'il n'est pas listé dans les suggestions au nom.
Quand vous rattachez un dossier à une séance, téo met à jour automatiquement la Date début et la Date fin de ce dossier d'après ses séances « dans le parcours ». Idem lors de la création d'une Répétition qui reprend les dossiers déjà liés à la séance modèle.
Date fin de commande
Si la prestation a Commande indépassable (case Empêcher les séances > date fin de commande), rattacher un dossier à une séance dans le parcours affiche un bandeau :
| Bandeau | Quand | Effet |
|---|---|---|
| Dossier sans date de fin de commande | Le dossier n'a pas de Date fin de commande | Avertissement : le rattachement reste possible |
| Date de fin de commande dépassée | La date de la séance est après la Date fin de commande | Le dossier n'est pas rattaché. Le texte indique la date à ne pas dépasser. |
Les séances Hors parcours ne déclenchent pas ce contrôle.
→ Commande indépassable · Dates de commande du dossier
Créer un nouveau dossier depuis la séance
Si le bénéficiaire n'a pas encore de dossier, vous pouvez le créer depuis le formulaire de séance :
- Dans la section Ajouter un bénéficiaire (ou le terme utilisé par votre structure), cliquez sur Créer un dossier
- Le formulaire Nouveau dossier s'ouvre. Renseignez le bénéficiaire (nom, prénom, email…) et la prestation
- Cliquez sur Enregistrer
- Vous revenez sur la séance. Le bandeau Ajout de dossiers indique qu'un dossier est prêt à être ajouté
- Complétez si besoin l'Action, puis Enregistrez la séance
→ Le dossier est créé et rattaché à la séance.
Personne déjà dans l'annuaire
- Sur Nouveau dossier, cliquez sur Rechercher
- Dans Rechercher une personne, saisissez quelques lettres du nom, du prénom ou de la société, puis Rechercher
- Cliquez sur Utiliser ce contact
- Complétez le dossier et Enregistrez : vous revenez sur la séance, dossier prêt à être ajouté
- Enregistrez la séance pour valider le rattachement
Cette méthode permet d'accueillir un bénéficiaire sans quitter l'agenda. téo détecte aussi les homonymes pendant la saisie (Vérification de doublon).
Pour plus de détails, consultez Créer un dossier.
Associer une action du déroulé
Si la prestation a un déroulé défini :
- Le champ Action propose les étapes disponibles
- Sélectionnez l'action correspondante (Accueil, Diagnostic, Bilan...)
- La durée prévisionnelle peut s'ajuster automatiquement
Séances avec plusieurs bénéficiaires
Une séance peut accueillir un seul ou plusieurs bénéficiaires. Le bénéficiaire ajouté définit automatiquement le statut de la séance :
| Configuration | Résultat |
|---|---|
| Un seul bénéficiaire | Séance individuelle, icône silhouette unique dans l'agenda |
| Plusieurs bénéficiaires, dossier groupe, Sans plafond ou Nombre de places maximum supérieur à 1 | Séance collective, icône groupe et libellé « COLLECTIF » dans l'agenda |
En Jour et Semaine, un collectif (hors groupe) qui n'a qu'un inscrit affiche le nom de cet inscrit, suivi d'une pastille 1/8 ou 1/∞ : le nom seul ferait passer la séance pour un rendez-vous individuel. Plusieurs inscrits, ou un groupe, gardent le compteur (Inscrits / Présents). Une séance d'1 place reste nominative, sans compteur ni pastille.
En Mois, un collectif continue d'afficher COLLECTIF.
→ Lire une séance dans l'agenda
Sur la ligne d'un bénéficiaire dans le volet de séance, une icône de lien peut apparaître à côté du nom (près de l'alerte Email manquant le cas échéant). Son infobulle indique Fiche annuaire partagée avec d'autres dossiers : plusieurs dossiers de cette personne partagent la même fiche annuaire.
Pour consulter tous ses dossiers ou séparer l'identité d'un dossier, ouvrez le dossier concerné.
Ajouter un inscrit
Utilisez Ajouter un bénéficiaire (recherche Rechercher un dossier). Pour un collectif, augmentez Nombre de places maximum ou activez Sans plafond.
→ Associer un dossier existant · Nombre de places maximum
Si la jauge est déjà pleine, le texte sous le champ indique : Capacité atteinte (inscrits/maximum). Choisissez un dossier : téo proposera de passer à N places.
Après le choix du dossier, la fenêtre Capacité atteinte demande : Capacité atteinte (inscrits/maximum). Passer à N places et ajouter ce dossier ?
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Oui, passer à N places | La capacité passe à N, le dossier est ajouté |
| Non, annuler | Rien n'est modifié |
Sans cette confirmation, téo affiche Capacité atteinte : Augmentez le nombre de places avant d'ajouter ce dossier.
Trouver un créneau n'augmente pas la jauge : un créneau complet affiche Inscription impossible — Ce créneau n'a plus de place disponible.
Sur une série, Oui, passer à N places ne concerne que la séance ouverte. → Ajouter ou retirer un participant sur toute la série
Détacher un dossier
- Sur la ligne du bénéficiaire, cliquez l'icône Détacher le dossier
- Confirmez dans Détacher le dossier : Confirmez-vous le détachement du dossier ? Il sera conservé mais ne sera plus lié à la séance.
- Oui, détacher retire le dossier de la séance (le dossier n'est pas supprimé)
Détacher un groupe
- Sur la ligne du groupe, cliquez l'icône Détacher le groupe
- Confirmez dans Détacher le groupe : Confirmez-vous le détachement du groupe ? Il sera conservé mais ne sera plus lié à la séance.
- Oui, détacher retire le groupe de la séance (le groupe n'est pas supprimé)
Pour une réunion, le champ s'appelle Ajouter un participant et le détachement Détacher le participant. Sur une activité, les co-animateurs s'ajoutent via Ajouter un co-animateur.
Comprendre l'avertissement « bloque toute la journée »
Si le conseiller a déjà une étiquette « Journée entière » (hors mode Info seulement) sur ce jour, téo affiche un message du type « [Prénom Nom] n'est pas disponible car la séance [étiquette] bloque toute la journée. »
Modifiez la date, ouvrez l'étiquette pour la déplacer, ou choisissez un autre conseiller. Une séance horaire déjà posée sur le même créneau déclenche plutôt le message classique « [Prénom Nom] n'est pas disponible ».
Créer une visio Teams
La section Visio Microsoft Teams du volet de séance permet de créer une réunion Teams, d'y accéder et d'envoyer les invitations par email.
Créer ou ouvrir la visio
- Créez ou ouvrez la séance
- Dans Visio Microsoft Teams, cliquez sur Créer une visio Teams
- Une fenêtre Microsoft s'ouvre pour finaliser la création de la réunion
- Une fois la visio prête, le bouton Créer une visio Teams est remplacé par Ouvrir la visio Teams
Cliquez sur Ouvrir la visio Teams le jour J pour rejoindre la réunion.
Copier ou envoyer le lien
Une fois la visio créée, deux icônes apparaissent à côté des boutons :
| Icône | Action | Confirmation |
|---|---|---|
| Copier | Copie le lien de la visio dans le presse-papiers | Copié |
| Envoyer | Envoie les invitations par email aux participants éligibles | Envoyé |
Le lien de visio n'apparaît pas dans un champ dédié : utilisez Copier ou Envoyer pour le partager.
Qui reçoit l'invitation ?
L'icône Envoyer adresse un email (avec le lien Teams et un fichier calendrier) aux personnes suivantes, lorsqu'elles sont rattachées à la séance :
- les bénéficiaires inscrits, hors ceux marqués absent ou abandon ;
- le contact d'un rendez-vous commercial, le cas échéant ;
- les participants et co-animateurs de la séance ;
- le conseiller (animateur) de la séance.
Seules les personnes disposant d'une fiche dans l'annuaire sont prises en compte.
Emails manquants ou invalides
Si l'adresse email d'un destinataire est absente ou incorrecte, téo signale le problème sans bloquer l'envoi aux autres :
| Situation | Message affiché |
|---|---|
| Envoi réussi pour une partie des destinataires | Invitations envoyées partiellement, avec la raison Adresse email manquante ou Adresse email invalide (...) pour chaque personne concernée |
| Aucune adresse email valide | Aucun participant n'a une adresse email valide |
| Problème technique lors de l'envoi | Échec de l'envoi ou L'envoi de l'email a échoué |
Complétez ou corrigez l'email sur la fiche annuaire de la personne concernée, puis cliquez à nouveau sur Envoyer.
Renvoyer les invitations
Après un envoi réussi, un bandeau Les invitations ont été envoyées s'affiche. Un texte rappelle que si vous modifiez une information essentielle (date, heure, lieu), il est recommandé de renvoyer les invitations.
Pour renvoyer, cliquez à nouveau sur l'icône Envoyer.
La section Visio Microsoft Teams reste visible sur le volet de séance, même sans dossier ni participant associé. Vous pouvez créer la visio dès l'ouverture du volet, puis envoyer les invitations une fois les participants ajoutés.
Dupliquer rapidement des séances (RDV flash)
Le bouton Dupliquer du volet permet de créer plusieurs séances identiques en quelques clics depuis Agenda > Semaine.
Activer le mode duplication
- Ouvrez Agenda > Semaine
- Cliquez sur une séance existante (qui servira de modèle)
- Cliquez sur Dupliquer
- Une pastille Copie : apparaît dans la barre d'outils de l'en-tête, avec le titre et la durée du modèle (par exemple Entretien · 1 h 30). Le modèle est entouré d'un contour en pointillés.
Les créneaux libres affichent un aperçu Copie · aux couleurs du modèle, en pointillés, sur la durée du modèle (par exemple Copie · 10:00 – 11:30). Pendant l'enregistrement : Copie en cours… ·. Le curseur devient une copie. Changer de semaine conserve cette durée : le modèle n'a pas besoin d'être encore affiché.
Créer les copies
- Dans l'agenda Semaine, cliquez à l'horaire voulu sur un espace libre
- La copie apparaît dans la grille, sans recharger la page (même durée, objet, commentaire, lieu…)
- Si la séance modèle a une salle et que celle-ci est libre sur le créneau, elle est reprise ; sinon téo affiche La salle est déjà occupée et la copie n'est pas créée
- Pour une activité, la copie est créée en état Prévisionnelle. Elle reprend Nombre de places maximum (ou Sans plafond), les groupes, et les dossiers tant qu'il reste une place
- Répétez autant de fois que nécessaire
Un succès n'affiche pas de message : la copie dans la grille suffit. Un refus ou un avertissement s'affiche toujours.
La copie ne relève pas la jauge. S'il y a plus de dossiers sur le modèle que de places, téo affiche Capacité atteinte : un dossier n'a pas été inscrit. (ou N dossiers n'ont pas été inscrits). La séance est tout de même créée.
Si un créneau n'est pas libre
Avant chaque copie, téo vérifie la disponibilité du conseiller (et de la salle). En cas de conflit, un message s'affiche — par exemple « [Prénom Nom] n'est pas disponible » — et la copie n'est pas créée sur ce créneau.
Si l'agenda est déjà utilisé par une autre opération au même moment, téo peut afficher L'agenda est temporairement verrouillé par une autre opération, veuillez réessayer. Cliquez à nouveau sur le créneau libre.
Pour une réunion (ou une activité avec participants), si certains participants ne sont pas disponibles, la séance est tout de même créée et un message précise qui n'a pas pu être ajouté.
Terminer le mode
Cliquez la pastille Copie : (croix) ou appuyez sur Échap. Si un volet ou une fenêtre est ouvert, Échap le ferme d'abord.
La duplication de séance est idéale pour :
- Créer des créneaux de disponibilité (téo rdv)
- Planifier plusieurs séances similaires indépendantes
- Préparer une semaine type
La duplication crée des séances indépendantes. Pour une série liée (même récurrence), utilisez plutôt la section Répétition.
Répéter une séance (récurrence)
Pour créer une série de séances régulières :
Configurer la récurrence
- Créez ou ouvrez une séance
- Dépliez la section Répétition
- Choisissez la Récurrence (liste Choisir une récurrence) :
| Fréquence | Description |
|---|---|
| Jours | Tous les jours |
| Semaines | Toutes les semaines |
| Quinzaines | Toutes les 2 semaines |
| Mois | Tous les mois |
| Année | Tous les ans |
- Si la structure affiche le week-end, une ligne Inclure les propose Samedi et/ou Dimanche. Cochez uniquement les jours où la série doit tomber. Ces cases n'apparaissent que si Afficher les samedis et/ou Afficher les dimanches sont activés (Administration > Paramètres généraux > Installation, section Agenda).
- Définissez la date de fin dans Jusqu'au
- Cliquez sur Créer les séances
Si tout se passe bien : Séances créées — Toutes les séances ont été créées. Les occurrences reprennent Nombre de places maximum (ou Sans plafond), Confidentiel et les dossiers de la séance modèle, tant qu'il reste une place. Une séance d'origine confidentielle reste masquée sur les copies ; une séance visible le reste. Bloquer la séance n'est pas recopié.
Si un dossier n'entre pas, la liste sous Séances non créées contient Capacité atteinte : un dossier n'a pas été recopié le … (ou N dossiers n'ont pas été recopiés le …). L'occurrence existe ; ce dossier n'y figure pas. Le même bandeau sert aussi pour une personne absente ou une ressource indisponible à une date.
Propager des modifications aux séances futures
Quand vous modifiez une séance appartenant à une série, vous pouvez propager le changement à toutes les séances futures :
- Modifier les séances futures : copie les données de la séance courante (horaire, lieu, animateur...) sur toutes les séances futures de la série. Changer Confidentiel après Créer les séances ne le propage pas.
- Supprimer les séances futures : supprime la séance ouverte et les suivantes de la série à partir de la date affichée. Les inscrits partent avec les séances ; la confirmation l'annonce. Une séance facturée est conservée.
Vous ne pouvez pas modifier directement la fréquence (jours/semaines/mois) d'une séance déjà issue d'une série. Pour repartir avec une nouvelle récurrence à partir d'une date donnée :
- Ouvrez la séance à partir de laquelle vous voulez changer la cadence
- Cliquez sur Supprimer les séances futures et confirmez
- Créez ensuite une nouvelle récurrence avec les nouveaux paramètres
Cela évite les incohérences sur les séances déjà passées et garantit un historique propre.
Ajouter ou retirer un participant sur toute la série
Quand vous ajoutez ou retirez un dossier ou une personne sur une séance de la série, une boîte de dialogue vous propose :
| Fenêtre | Option 1 | Option 2 |
|---|---|---|
| Ajouter le dossier | Oui, ajouter partout | Non, seulement à cette séance |
| Détacher le dossier | Oui, détacher partout | Non, seulement de cette séance |
| Ajouter une personne | Oui, ajouter partout | Non, seulement à cette séance |
| Détacher la personne | Oui, détacher partout | Non, seulement de cette séance |
Ajouter le dossier demande : Souhaitez-vous ajouter le dossier à toutes les séances à compter du … ? Oui, ajouter partout inscrit le dossier sur les autres occurrences à partir de cette date. Chaque occurrence garde sa jauge : la fenêtre Oui, passer à N places ne s'ouvre que pour la séance que vous avez sous les yeux. Les dates déjà complètes sont laissées de côté : Capacité atteinte — Le dossier n'a pas été inscrit sur une occurrence déjà complète. (ou N occurrences déjà complètes).
Si la liste des occurrences n'a pas pu être lue : Séquence incomplète — Les occurrences n'ont pas pu être mises à jour. Réessayez.
Si vous ne souhaitez modifier qu'une seule séance de la série (par exemple déplacer un seul RDV), choisissez Non, seulement à cette séance. Les autres séances de la série ne sont pas affectées.
Changer l'état d'une séance
| État | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Prévisionnelle (ou À venir) | Séance planifiée, pas encore réalisée |
| Validée | Séance réalisée et confirmée |
Pour valider une séance passée, cliquez sur le libellé d'état (ou utilisez Valider la séance). Pour revenir en prévisionnel, utilisez Invalider la séance.
L'absence d'un bénéficiaire se marque sur sa ligne dans la séance (interrupteur absent + motif). Un inscrit en abandon ne se marque pas à la main : sa présence suit l'événement d'abandon du dossier. L'annulation de la séance se fait dans Options de la séance via Séance annulée — ce n'est pas un état choisi dans une liste.
Sur d'anciennes séances, le volet peut encore afficher Absence (obsolète), Abandon (obsolète) ou A reporter (obsolète). Passez-les en prévisionnel, puis marquez l'absence ou activez Séance annulée avec les options actuelles.
Dans un modèle de document ou de message, l'état s'écrit {d.seance.etat} avec les valeurs prévisionnel, validé, absence, à reporter et abandon — pas les libellés du volet (Validée, Prévisionnelle, À venir).
→ État d'une séance dans un modèle · Valider, absences et annulation
Signatures et émargement depuis la séance
Quand l'action de la séance attend une signature et que la séance est validée, le haut du volet propose :
- Envoyer à l'animateur ou Émarger la séance (vous êtes l'animateur)
- Demander l'émargement pour les bénéficiaires
- Demande envoyée, Séance déjà émargée ou Séance non émargée selon l'avancement
- Email manquant ou L'animateur ne possède pas d'e-mail si l'adresse manque
Sur la ligne de chaque bénéficiaire, un picto reprend l'état :
| Infobulle | Action |
|---|---|
| Faire signer le [bénéficiaire] | Ouvre la page de signature |
| Demande envoyée au bénéficiaire | La demande est partie |
| Séance émargée par le bénéficiaire | Ouvre le justificatif |
| Email manquant | Rien n'est envoyable ; complètez l'email sur la fiche |
Lorsqu'au moins une signature bénéficiaire ou animateur est enregistrée, Date, Heure début et Heure fin ne peuvent plus être modifiées. Le créneau affiché reste celui qui a été signé.
Documenter vos séances
Après une séance, vous pouvez conserver des notes de différentes façons :
Utiliser les mémos
Depuis la séance :
- Ouvrez la séance dans l'agenda
- Cliquez sur Mémo (ou Mémos s'il y en a plusieurs — une pastille indique le nombre)
- Dans le volet Mémos de la séance, saisissez vos notes puis Créer le mémo
- Si besoin, associez le mémo à un ou plusieurs bénéficiaires de la séance
Depuis le dossier :
- Ouvrez le dossier du bénéficiaire
- Menu > Mémos > Ajouter un mémo
- Saisissez vos notes. Pour une tâche, activez À faire puis Planifier.
Les mémos sont conservés dans l'historique et peuvent être partagés avec l'équipe.
Compléter l'activité flo
Si la prestation dispose d'une activité flo :
- Depuis le dossier, cliquez sur "Ouvrir l'activité flo liée"
- Complétez les champs du formulaire
- Les données sont automatiquement sauvegardées
Les données flo peuvent être reprises dans les documents générés (bilans, attestations...).
- Mémos : pour des notes rapides, relances, points d'attention
- Activité flo : pour des données structurées et exploitables dans les documents
Étiquettes (télétravail, astreinte, formation interne…)
Les étiquettes vous permettent de marquer un créneau pour des activités hors RDV bénéficiaire : télétravail, astreinte, formation interne, fermeture exceptionnelle, etc.
Poser une étiquette
- Cliquez sur un créneau vide dans l'agenda
- Dans Étiquette, choisissez le type (placeholder Choisir une étiquette). Une étiquette Journée entière porte le suffixe · journée entière
- Sans Journée entière, renseignez Heure début et Heure fin. Choisir l'étiquette enregistre le volet
Sans heures et sans Journée entière, téo affiche Enregistrement impossible — Champs manquants : heure de début, heure de fin. Ça vaut aussi pour Info seulement. Cette règle concerne le volet de séance. Une demande de congés en jours pose la journée entière sans cette option.
Les deux modes d'étiquettes
Chaque étiquette est paramétrée en amont par votre administrateur avec deux propriétés indépendantes : Journée entière et Info seulement.
| Mode | Effet sur la séance | Effet sur l'agenda |
|---|---|---|
| Journée entière | Heure début et Heure fin se vident et se grisent. L'étiquette couvre tout le jour. Seule cette option autorise l'absence d'heures. | Affichage en bandeau sur toute la journée |
| Info seulement | Ne bloque pas le créneau : elle se pose même s'il contient déjà des RDV. Les heures restent exigées, sauf si Journée entière est aussi cochée. | Pleine largeur en arrière-plan ; les autres séances passent devant |
→ Séances simultanées dans la grille
Les deux propriétés sont indépendantes et combinables :
| Journée entière | Info seulement | Cas d'usage |
|---|---|---|
| ❌ | ❌ | Étiquette ponctuelle qui bloque le créneau (ex : Réunion CSE de 14h-16h, le créneau n'est plus disponible pour un RDV) |
| ✅ | ❌ | Étiquette journée bloquante (ex : Formation interne — pas de RDV ce jour-là) |
| ❌ | ✅ | Étiquette horaire informative (ex : Télétravail de 14h-18h — vos collègues voient l'info sans que le créneau soit bloqué) |
| ✅ | ✅ | Étiquette journée informative (ex : Astreinte téléphonique — visible toute la journée, mais d'autres RDV peuvent être posés en parallèle) |
Si vous n'arrivez pas à poser une étiquette Info seulement sur un créneau déjà rempli, vérifiez son paramétrage avec votre administrateur (Administration > Contenus > Étiquettes). La case Info seulement doit être cochée pour autoriser la cohabitation avec d'autres RDV.
Quand vous sélectionnez une étiquette Journée entière, Heure début et Heure fin se vident et se grisent. La liste affiche le suffixe · journée entière. Pas besoin de saisir 00h00 → 23h59.
Contrôle de disponibilité
Quand vous saisissez ou modifiez la date et les horaires, téo vérifie que le créneau est libre pour les personnes concernées. Le contrôle s'appuie sur les horaires affichés dans le volet (ceux que vous voyez dans l'agenda).
Disponibilité du conseiller
Le contrôle principal porte sur le conseiller de la séance (ou le terme utilisé par votre structure). En cas de chevauchement avec une autre séance non annulée, téo affiche « [Prénom Nom] n'est pas disponible » (ou La plage horaire est indisponible. si le détail n'est pas disponible).
| Situation | Résultat |
|---|---|
| Deux séances à la suite (la fin de l'une = le début de l'autre) | Autorisé |
| Chevauchement d'horaires | Refusé |
| Étiquette Journée entière bloquante le même jour | Refusé |
| Étiquette en Info seulement | N'occupe pas le créneau |
| Séance annulée | N'occupe pas le créneau (seule façon de le libérer) |
| Bénéficiaire en absence, abandon ou report | Occupe encore le créneau |
| Aucun consultant (personne non assignée) | Contrôle ignoré |
Pour résoudre un conflit : modifiez l'horaire, changez de conseiller, ou ouvrez l'autre séance dans l'agenda pour la déplacer. Si vous changez Heure début, téo peut coller Heure fin à la séance suivante. → Changer l'heure de début
Sur une action S'applique au bénéficiaire sans S'applique au conseiller, les champs Temps d'accompagnement et Début de l'accompagement peuvent apparaître. S'ils sont renseignés, la plage contrôlée pour le conseiller est celle de l'accompagnement (début + durée), pas seulement Heure début / Heure fin de la séance bénéficiaire. Sans accompagnement, le créneau du conseiller reste libre : la séance apparaît comme une barre colorée à gauche du jour. → Temps bénéficiaire seul
Sur une action avec temps conseiller, le contrôle porte uniquement sur Heure début et Heure fin : un temps d'accompagnement éventuellement encore présent n'élargit pas la plage contrôlée, ce qui reste aligné avec ce que montre l'agenda.
Disponibilité de la salle
Salle ne liste que les salles encore libres sur le créneau (séance non annulée, état prévisionnel ou validé). Une étiquette Journée entière (sans horaires) occupe la salle toute la journée. La séance ouverte ne se bloque pas elle-même.
Si la salle disparaît entre le choix et l'enregistrement : La salle n'est plus disponible.
D'autres contrôles peuvent bloquer l'enregistrement, par exemple :
| Message | Cause fréquente |
|---|---|
| Les samedis sont désactivés / Les dimanches sont désactivés | Jour non autorisé : Afficher les samedis ou Afficher les dimanches est désactivé (Administration > Paramètres généraux > Installation, section Agenda) |
| Horaires hors plage autorisée : … | En dehors des heures min / max de l'agenda |
| L'heure de fin doit être postérieure à l'heure de début | Fin avant ou égale au début |
| La durée de la séance doit être d'au moins 5 minutes | Créneau trop court |
| Champs manquants : … | Date, heures ou action incomplets. Une étiquette Info seulement sans Journée entière exige aussi les deux heures |
| Cette personne a quitté l'organisme | Conseiller avec une date de sortie antérieure ou égale à la séance |
Disponibilité du bénéficiaire
Lorsque vous ajoutez un dossier (ou un bénéficiaire) sur la séance, téo vérifie aussi que cette personne n'a pas déjà une séance sur le même créneau. Le message affiché est « Le [bénéficiaire] est indisponible » (le terme exact dépend du paramétrage : bénéficiaire, salarié, candidat…), avec le titre Enregistrement impossible.
Pour les participants ajoutés à une réunion, le message peut être Cette personne est indisponible ou Les participants suivants ne sont pas disponibles.
Sur une séance en cours de création, le contrôle de disponibilité du conseiller ne se déclenche qu'une fois le conseiller sélectionné et les trois champs Date, Heure début et Heure fin renseignés — ce qui évite les faux messages pendant la saisie initiale.
Rechercher et exporter des séances
Menu : Agenda > Contrôle > Recherche (droit Transférer des séances entre utilisateurs)
Bonnes pratiques
| Conseil | Pourquoi |
|---|---|
| Associez toujours un dossier | Pour le suivi et la facturation |
| Renseignez l'action du déroulé | Pour les statistiques |
| Validez rapidement vos séances | Pour que les heures soient comptabilisées |
| Réservez une salle depuis Jour multiple | Occupe la salle sans bloquer un conseiller |
| Utilisez Trouver un créneau pour les collectifs | Pour remplir les places déjà ouvertes |
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