téo rdv - Prise de RDV en ligne 📱

téo rdv est une application compagnon qui permet aux bénéficiaires (ou prescripteurs) de réserver eux-mêmes un créneau de rendez-vous, sans avoir à vous appeler.

Comment ça marche ?

Préparer les créneaux (côté conseiller)

Pour que des créneaux soient disponibles à la réservation, vous devez les créer dans téo.

Créer un créneau de disponibilité

1. Dans l'agenda, cliquez sur un créneau vide

2. Créez une séance sans associer de bénéficiaire

3. Sélectionnez une action configurée pour téo rdv

4. Définissez le nombre de places :

   • 1 pour un RDV individuel
   • > 1 pour une séance collective

5. Enregistrez

Identifier les bonnes actions

Votre administrateur a configuré quelles actions sont disponibles pour téo rdv. Demandez-lui si vous ne savez pas lesquelles utiliser.

Créer plusieurs créneaux rapidement

Utilisez le RDV flash :

1. Créez un premier créneau (modèle)
2. Cliquez sur Dupliquer
3. Le mode duplication s'active (bandeau jaune)
4. Cliquez sur tous les créneaux où vous voulez des disponibilités
5. Désactivez le mode quand vous avez terminé

Voir les créneaux disponibles

Pour vérifier quels créneaux sont ouverts à la réservation :

1. Menu Agenda > Primos rendez-vous (pour les RDV individuels)
2. Ou Agenda > Places disponibles (pour les collectifs)
3. Liste des créneaux avec places restantes

Côté bénéficiaire

Accéder à l'interface de réservation

Le bénéficiaire reçoit un lien vers téo rdv :

• Par email ou SMS que vous lui envoyez
• Via votre site web
• Via un QR code

Processus de réservation

1. Voir les créneaux : Les disponibilités s'affichent (filtrées selon la configuration)
2. Choisir : Il sélectionne le créneau qui lui convient
3. S'identifier : Il saisit ses coordonnées (ou s'identifie s'il est déjà connu)
4. Confirmer : Il valide sa réservation
5. Recevoir confirmation : Un email/SMS de confirmation est envoyé
6. RDV créé : Le RDV apparaît dans téo avec le dossier associé

Configurer téo rdv (Admin)

La configuration se fait dans flo :

1. Menu Admin > Applications > téo rdv
2. L'interface de configuration s'ouvre dans flo

Paramètres configurables

Paramètre	Description
Prestations disponibles	Quelles prestations peuvent être réservées en ligne
Délai minimum	Combien de temps avant le RDV peut-on réserver
Visibilité	Quels créneaux sont visibles (par centre, lieu...)
Interface	Personnalisation des textes, couleurs, logo

Dans la prestation téo

Certains paramètres se configurent dans la prestation :

1. Menu Admin > Prestations
2. Ouvrez la prestation concernée
3. Option Masquer motif prdv : cache le motif de la séance dans l'interface téo rdv

Après la réservation

Quand un bénéficiaire réserve :

Côté conseiller

• Le créneau passe de "disponible" à "occupé"
• Le RDV apparaît dans votre agenda avec le nom du bénéficiaire
• Vous recevez une notification (si configuré)

Côté bénéficiaire

• Il reçoit un email/SMS de confirmation
• Avec les détails du RDV (date, heure, lieu, conseiller)
• Éventuellement un rappel avant le RDV

Dossier créé

• Si le bénéficiaire n'existe pas : une fiche et un dossier sont créés
• Si le bénéficiaire existe : le dossier existant est associé au RDV (ou un nouveau est créé)

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Créez vos créneaux à l'avance	Les bénéficiaires voient plus d'options
Utilisez le RDV flash	Gain de temps pour créer plusieurs créneaux
Vérifiez régulièrement les dispos	Assurez-vous qu'il reste des places
Communiquez le lien	Intégrez-le à vos emails, site web, etc.

Questions fréquentes

Un bénéficiaire veut annuler son RDV

Selon la configuration :

• Il peut annuler lui-même via un lien dans l'email de confirmation
• Ou il doit vous contacter pour que vous annuliez

Plus de créneaux disponibles

1. Vérifiez s'il reste des créneaux non réservés
2. Créez de nouveaux créneaux si besoin
3. Le bénéficiaire verra les nouvelles disponibilités

Le bénéficiaire ne trouve pas de créneau qui lui convient

• Vérifiez les filtres configurés (horaires, lieux...)
• Proposez-lui de vous contacter directement pour trouver une solution