---
title: téo rdv
description: Permettre la prise de rendez-vous en ligne par les bénéficiaires.
---

# téo rdv - Prise de RDV en ligne 📱

**téo rdv** est une application compagnon qui permet aux bénéficiaires (ou prescripteurs) de réserver eux-mêmes un créneau de rendez-vous, sans avoir à vous appeler.

## Comment ça marche ?

```mermaid
flowchart LR
    subgraph STEP1["1️⃣ Dans téo"]
        direction TB
        A[Le conseiller crée des créneaux]
        B[Séances vides = disponibilités]
    end

    subgraph STEP2["2️⃣ Dans téo RDV"]
        direction TB
        C[Le bénéficiaire accède à l'interface]
        D[Voit les créneaux disponibles]
        E[Choisit un créneau]
        F[Saisit ses coordonnées]
        G[Confirme la réservation]
    end

    subgraph STEP3["3️⃣ Retour dans téo"]
        direction TB
        H[RDV apparaît dans l'agenda]
        I[Dossier créé ou associé]
        J[Notifications envoyées]
    end

    STEP1 --> STEP2 --> STEP3
```

## Préparer les créneaux (côté conseiller)

Pour que des créneaux soient disponibles à la réservation, vous devez les créer dans téo.

### Créer un créneau de disponibilité

1. Dans l'agenda, cliquez sur un **créneau vide**
2. Créez une séance **sans associer de bénéficiaire**
3. Sélectionnez une **action** configurée pour téo rdv
4. Renseignez **Nombre de places maximum** :
   - **1** pour un RDV individuel
   - un nombre **supérieur à 1** pour une séance collective limitée
   - **Sans plafond** seulement si le créneau doit rester ouvert en ligne, même après plusieurs inscriptions

Une fois la jauge atteinte, le créneau disparaît du calendrier en ligne. **Sans plafond**, il reste proposé.

→ [Nombre de places maximum](/docs/agenda/seances#nombre-de-places-maximum)

5. Enregistrez

:::tip[Identifier les bonnes actions]
Votre administrateur a configuré quelles actions sont disponibles pour téo rdv. Demandez-lui si vous ne savez pas lesquelles utiliser.
:::

### Comment la séance influence les choix du bénéficiaire

Lorsque vous créez une séance dans téo, vous pouvez renseigner une **modalité** (Distance ou Présentiel) et un **lieu**. Ces informations déterminent ce que le bénéficiaire pourra choisir dans téo rdv.

#### Tableau récapitulatif

| Ce que vous renseignez dans la séance | Ce que le bénéficiaire voit dans téo rdv |
|---------------------------------------|------------------------------------------|
| **Modalité = Distance** + Lieu vide | Modalité : Distance uniquement *(pas de choix Présentiel)* <br/> Lieu : Tous les lieux disponibles |
| **Modalité = Distance** + Lieu précisé | Modalité : Distance uniquement <br/> Lieu : Celui de la séance uniquement |
| **Modalité = Présentiel** + Lieu vide | Modalité : Présentiel uniquement *(pas de choix Distance)* <br/> Lieu : Tous les lieux disponibles |
| **Modalité = Présentiel** + Lieu précisé | Modalité : Présentiel uniquement <br/> Lieu : Celui de la séance uniquement |
| **Modalité = vide** + Lieu vide | Modalité : Choix entre Distance et Présentiel <br/> Lieu : Tous les lieux disponibles |
| **Modalité = vide** + Lieu précisé | Modalité : Choix entre Distance et Présentiel <br/> Lieu : Celui de la séance uniquement |

#### Ce qui se passe quand le bénéficiaire fait son choix

Quand le bénéficiaire finalise sa réservation, téo met automatiquement à jour la séance :

- **S'il a choisi un lieu** parmi plusieurs → Le lieu sélectionné est enregistré dans la séance
- **S'il a choisi une modalité** (Distance ou Présentiel) → La modalité sélectionnée est enregistrée dans la séance

:::tip[Exemple pratique]
Vous créez une séance sans modalité et sans lieu. Le bénéficiaire voit tous les lieux et peut choisir entre Distance et Présentiel. Il choisit "Présentiel" et le lieu "Agence de Lyon". Après sa réservation, la séance dans téo affichera automatiquement : Modalité = Présentiel, Lieu = Agence de Lyon.
:::

### Créer plusieurs créneaux rapidement

Depuis **Agenda** > **Semaine**, ouvrez le créneau modèle puis **Dupliquer**. Le bandeau **La duplication de séance est activée** permet de cliquer chaque plage libre, puis **Désactiver la duplication**.

→ [Dupliquer rapidement des séances](/docs/agenda/seances#dupliquer-rapidement-des-séances-rdv-flash)

### Voir les créneaux disponibles pour téo rdv

Pour vérifier quels créneaux d'une action téo rdv ont encore de la place et y inscrire un bénéficiaire déjà connu :

1. Ouvrez le dossier concerné
2. Cliquez sur **Trouver un créneau**
3. Dans **Changer l'action**, sélectionnez l'action configurée pour téo rdv
4. La liste **Créneaux disponibles** affiche les séances avec places restantes ; cliquez sur **Inscrire** pour rattacher le dossier

→ [Trouver un créneau](/docs/agenda/creneaux)

:::warning[Ne pas confondre avec **Trouver un créneau**]
**Trouver un créneau** (depuis le dossier) propose des séances déjà planifiées selon le parcours du bénéficiaire. Les créneaux **téo rdv** sont des séances vides exposées en ligne pour que le bénéficiaire réserve lui-même — ce ne sont pas forcément les mêmes séances.
:::

## Côté bénéficiaire

### Accéder à l'interface de réservation

Pour partager l'accès à téo rdv avec vos bénéficiaires, récupérez le lien depuis la configuration :

1. Menu **Admin** > **Applications** > **téo rdv**
2. Cliquez sur le bouton **Partager** (en haut à droite)
3. Choisissez le format qui vous convient :

| Format | Usage |
|--------|-------|
| **Lien** | À copier-coller dans un email ou à partager directement |
| **Code iframe** | Pour intégrer la page de réservation directement dans votre site web |
| **Bouton HTML** | Pour ajouter un bouton cliquable sur votre site web |

Vous pouvez ensuite diffuser ce lien :
- Par email
- Sur votre site web (lien, iframe ou bouton)
- Via un QR code généré à partir du lien

:::tip[Prévisualiser l'interface]
Le bouton **Voir une démonstration** (à côté de Partager) permet de prévisualiser l'interface que verront vos bénéficiaires.
:::

### Processus de réservation

Le bénéficiaire suit un parcours en 5 étapes, guidé par un fil d'Ariane affiché sur le côté :

#### 1. Page d'accueil
Le bénéficiaire arrive sur une page d'accueil personnalisée avec le nom de votre structure. Il clique sur **Commencer** pour démarrer.

#### 2. Sélectionner l'objet du rendez-vous
Il choisit le type de rendez-vous souhaité parmi les actions que vous avez configurées (ex: Entretien conseil, Atelier CV, Bilan de compétences...).

#### 3. Choix de l'agence
Il sélectionne l'agence ou le lieu de son choix dans la liste déroulante (lieux configurés dans téo rdv).

#### 4. Compléter ses informations
- Il saisit d'abord son **email** et clique sur **S'identifier**
- S'il est déjà connu, ses informations sont pré-remplies
- Sinon, il complète le formulaire : **Prénom**, **Nom**, **Email**, **Numéro de téléphone**
- Il doit **cocher la case de consentement RGPD** (non pré-cochée) qui affiche les mentions légales configurées par votre structure (ou un texte par défaut)
- Il valide ses informations

:::warning[Case de consentement obligatoire]
La validation est bloquée tant que la case de consentement n'est pas cochée. Un message d'erreur s'affiche si le bénéficiaire tente de valider sans l'avoir cochée.
:::

#### 5. Planifier l'entretien
- Il choisit la **modalité** : "À distance" ou "En présentiel" (si le choix est disponible)
- Il voit le **calendrier** avec les disponibilités par jour et par semaine
- Il sélectionne le créneau qui lui convient

:::info[Délai de réservation]
Les créneaux du jour même ne sont pas proposés. La réservation est possible uniquement à partir du lendemain.
:::

#### 6. Récapitulatif
Il vérifie les informations et confirme sa réservation. Un email d'invitation lui est envoyé automatiquement.

## Configurer téo rdv (Admin)

La configuration se fait dans flo :

1. Menu **Admin** > **Applications** > **téo rdv**
2. L'interface de configuration s'ouvre dans flo

L'interface est organisée en 3 sections accessibles via le menu latéral.

### Détails de téo Rdv

Personnalisez l'interface visible par les bénéficiaires :

| Champ | Description |
|-------|-------------|
| **Nom de la structure** | Le nom affiché aux bénéficiaires sur la page de réservation |
| **Texte d'aide** | Un texte d'aide affiché pour guider les bénéficiaires |
| **Texte d'accueil** | Le message d'accueil affiché sur la page de réservation |
| **Mentions légales / RGPD** | Texte libre (500 caractères max.) affiché dans le formulaire d'identification du bénéficiaire, à côté d'une case à cocher de consentement. Les URLs (`https://...`) et adresses email (`contact@...`) saisies en texte brut sont automatiquement transformées en liens cliquables. Vous pouvez aussi utiliser des balises HTML simples (ex : `<a>`, `<b>`, `<br>`) pour mettre en forme le texte. Si le champ est laissé vide, un texte par défaut est affiché. |

:::tip[Recommandation RGPD]
Chaque structure devrait renseigner le champ **Mentions légales / RGPD** avec ses propres mentions, incluant a minima :
- L'identité du **responsable de traitement**
- Un lien vers sa **politique de confidentialité**

Exemple de saisie :
> Vos données sont traitées par [Nom de la structure] pour la gestion de votre rendez-vous. Politique de confidentialité : https://example.com/privacy — Contact DPO : dpo@example.com
:::

### Lieux proposés

Définissez les lieux disponibles à la réservation :

1. Cliquez sur **+ Ajouter un lieu**
2. Sélectionnez un lieu dans la liste (lieux paramétrés dans téo)
3. Optionnel : modifiez le **nom du lieu à afficher** si vous souhaitez un libellé différent pour les bénéficiaires
4. Validez

:::info[Lien avec les séances]
Ces lieux sont ceux proposés au bénéficiaire lorsqu'une séance n'a pas de lieu précisé. Voir la section [Impact de la modalité et du lieu](#comment-la-séance-influence-les-choix-du-bénéficiaire).
:::

### Vos actions

Définissez les actions (motifs de RDV) disponibles à la réservation :

1. Cliquez sur **+ Ajouter une action**
2. Sélectionnez une action dans la liste (actions paramétrées dans téo)
3. Optionnel : modifiez le **nom de l'action à afficher** si vous souhaitez un libellé plus clair pour les bénéficiaires
4. Validez

:::tip[Noms personnalisés]
Les noms d'affichage permettent de proposer des libellés adaptés aux bénéficiaires, sans modifier le paramétrage interne de téo. Par exemple, l'action « Entretien d'information » peut s'afficher comme « Entretien d'information bilan de compétences ».
:::

:::info[Objet de l'invitation]
L'email d'invitation utilise le sujet **Invitation : ** suivi du **nom de l'action à afficher** (ou du nom de l'action téo s'il n'est pas renseigné). Les consultants continuent de voir le nom de l'action dans téo.
:::

## Après la réservation

Quand un bénéficiaire réserve :

### Notifications par email

Le bénéficiaire **et** le conseiller reçoivent chacun un email d'invitation avec les détails du rendez-vous (date, heure, lieu, conseiller).

:::info[Email non personnalisable]
Le **corps** de cet email est fixe (message standard avec la date, l'heure et le lieu éventuel). Vous ne pouvez pas y ajouter d'infos pratiques, de nom de consultant personnalisé ou de texte distinct présentiel / distanciel. Ce choix garantit une bonne délivrabilité des messages. Pour adapter le **titre**, utilisez le **nom de l'action à afficher** ci-dessus.
:::

### Côté conseiller

- Un dossier est ajouté à la séance existante
- Le nombre de places disponibles diminue (la séance n'est plus visible dans téo rdv quand toutes les places sont prises)
- Le nom du bénéficiaire apparaît dans la liste des participants de la séance

### Côté bénéficiaire

- Il reçoit l'email d'invitation
- Avec les détails du RDV (date, heure, lieu, conseiller)

### Dossier créé

Le système recherche le bénéficiaire grâce à l'**email saisi** lors de la réservation :

- **Email reconnu** : le dossier existant du bénéficiaire est associé à la séance. Le bénéficiaire n'a pas à ressaisir ses coordonnées — téo le reconnaît et ajoute simplement le nouveau rendez-vous à son dossier existant.
- **Email inconnu** : une fiche personne et un dossier sont créés automatiquement.

:::info[Date début du dossier]
Pour un dossier créé depuis téo rdv, la **Date début** est celle de la première séance « dans le parcours » non annulée — pas la date à laquelle le bénéficiaire a réservé en ligne.

Si l'action du rendez-vous a **Hors parcours** coché (souvent un RDV d'information), cette séance ne fixe pas la **Date début**. téo retient la première séance dont l'action n'a pas cette option.

→ [Date début du dossier](/docs/reference/calculs#date-debut-du-dossier)
:::

:::tip[Automatisations et téo rdv]
Si vous avez paramétré une automatisation **« X jours avant la séance »** (ex : envoi d'un mail de préparation 7 jours avant l'entretien), elle ne se déclenchera que si le bénéficiaire est déjà inscrit **plus de X jours avant** la séance.

Exemple : un bénéficiaire qui prend rendez-vous **3 jours avant** une séance prévue le 27/03 ne recevra **pas** le mail automatique à J-7 — au 20/03, téo calcule la file d'envoi et le bénéficiaire n'est pas encore dans la base.

Si vos automatisations doivent fonctionner même pour des inscriptions tardives, paramétrez plutôt un déclencheur **« 1 ou 2 jours avant »** voire **« le jour même »**.
:::

## Bonnes pratiques

| Conseil | Pourquoi |
|---------|----------|
| Créez vos créneaux à l'avance | Les bénéficiaires voient plus d'options |
| Utilisez le RDV flash | Gain de temps pour créer plusieurs créneaux |
| Vérifiez régulièrement les dispos | Assurez-vous qu'il reste des places |
| Communiquez le lien | Intégrez-le à vos emails, site web, etc. |

## Questions fréquentes

### Un bénéficiaire veut annuler son RDV

Le bénéficiaire doit vous contacter pour annuler son rendez-vous. Vous pouvez ensuite supprimer son dossier de la séance depuis téo.

### Plus de créneaux disponibles

1. Vérifiez s'il reste des créneaux non réservés
2. Créez de nouveaux créneaux si besoin
3. Le bénéficiaire verra les nouvelles disponibilités

### Le bénéficiaire ne trouve pas de créneau qui lui convient

- Vérifiez les filtres configurés (horaires, lieux...)
- Proposez-lui de vous contacter directement pour trouver une solution

### Pourquoi le bénéficiaire ne voit-il pas les créneaux d'aujourd'hui ?

Les créneaux du jour même ne sont pas proposés dans téo rdv. La réservation est possible uniquement à partir du lendemain. Si un bénéficiaire a besoin d'un rendez-vous urgent, planifiez-le directement depuis téo.

### Un créneau reste proposé alors qu'une personne s'est déjà inscrite

Vérifiez **Nombre de places maximum** sur la séance dans téo : pour un RDV individuel, la valeur doit être **1**. Si elle est supérieure, d'autres inscriptions restent possibles jusqu'à la jauge. **Sans plafond** laisse le créneau visible en ligne.

→ [Nombre de places maximum](/docs/agenda/seances#nombre-de-places-maximum)