Valider les séances ✅
La validation des séances est une étape essentielle : elle confirme que la séance a bien eu lieu et permet sa prise en compte pour la facturation et les statistiques.
Pourquoi valider ?
Une séance validée :
- ✅ Est comptabilisée dans les heures produites
- ✅ Peut être facturée
- ✅ Apparaît dans les statistiques
- ✅ Est prise en compte pour le taux d'assiduité
Une séance non validée reste au statut "Prévue" et n'est pas comptabilisée.
Validation des séances vides
Par défaut, téo peut empêcher de valider une séance sans dossier (individuelle ou collective). Un super-administrateur active ou désactive cette autorisation via l'option Validation des séances vides dans Admin > Paramètres généraux > Installation (section Agenda).
Validation individuelle
Pour valider une séance à la fois :
Depuis l'agenda
- Cliquez sur la séance dans l'agenda
- Vérifiez/complétez la durée réelle (si différente de la durée prévue)
- Changez l'état en Validée ou cliquez sur le bouton Valider
- Enregistrez
Pour conserver des notes sur vos séances, utilisez les mémos (depuis le dossier) ou complétez l'activité flo si la prestation en dispose.
Informations à renseigner
| Champ | Description | Obligatoire |
|---|---|---|
| Durée réelle | Temps effectivement passé | Recommandé |
| État | Prévisionnelle ou Validée (l'absence se marque sur le bénéficiaire, l'annulation dans les options) | Selon le cas |
Validation en masse
Pour valider plusieurs séances d'un coup (fin de journée, fin de semaine) :
- Menu Agenda > Contrôle > Séances à valider
- La liste affiche toutes vos séances passées non validées, regroupées par consultant
- Vous pouvez filtrer par Centre pour restreindre la liste
- Vous pouvez sélectionner toutes les séances d'un consultant en un clic via la case de sélection à côté de son nom
- Ou cochez individuellement les séances à valider
- Cliquez sur Valider
La colonne Bénéficiaire / Groupe identifie rapidement chaque séance :
- un seul bénéficiaire : son nom (avec le numéro de dossier)
- plusieurs bénéficiaires : le nombre de bénéficiaires
- un seul Groupe : le nom du groupe
- plusieurs groupes : le nombre de groupes
Les séances sont regroupées par consultant pour faciliter la validation en lot. Les libellés de chaque séance affichent le nom du bénéficiaire ou du Groupe pour une identification rapide.
- Sans droit "Contrôle des agendas" : vous ne voyez que vos propres séances à valider
- Avec droit "Contrôle des agendas" : vous voyez les séances de toute l'équipe
Ce droit se configure dans Admin > Utilisateurs & droits > Équipes > ouvrir l'équipe > Droits > section Agenda > Contrôle des agendas.
La validation en masse est idéale pour traiter toutes les séances de la journée en une seule fois, en fin de journée. Le bouton Tableur permet d'exporter la liste affichée.
Validation automatique à la connexion
Le droit Validation automatique des séances (groupe Agenda) valide en arrière-plan, à chaque connexion à téo, toutes les séances passées du conseiller qui ne sont pas encore validées.
Une fois activé, l'écran Agenda > Contrôle > Séances à valider ne sert plus que pour les arbitrages : les séances « simples » sont actées dès l'ouverture de la session. Vous gardez la main pour ajuster une durée réelle inhabituelle, marquer une absence ou activer Séance annulée — à condition de le faire avant la connexion suivante.
Activation : Admin > Utilisateurs & droits > Équipes > ouvrir l'équipe > Droits > section Agenda > cocher Validation automatique des séances. Le droit peut aussi être attribué individuellement depuis la fiche utilisateur (onglet Droits).
Indiqué pour les conseillers dont la majorité des séances ne nécessitent pas d'ajustement après coup (durée prévue = durée réelle, présence systématique). Pour les profils qui doivent régulièrement requalifier (absences fréquentes, durées variables), laisser la validation manuelle pour ne rien acter trop tôt.
Marquer une absence
Si le bénéficiaire n'est pas venu :
- Ouvrez la séance
- Sur la ligne du bénéficiaire, activez l'interrupteur absent
- Sélectionnez le motif d'absence (maladie, empêchement personnel, absence non justifiée…)
- La modification est enregistrée automatiquement
Changer l'état du dossier depuis l'absence
Si l'option modifier l'état du dossier en cas d'absence est activée (Admin > Paramètres généraux > Installation, section Agenda), le volet affiche aussi, sous le motif d'absence :
| Champ | Rôle |
|---|---|
| Etat du dossier | Choisir un état manuel pour le dossier (mêmes choix que sur la fiche dossier : Prévisionnel, Sans suite, Refusé, Non facturable, Suspendu, plus l'état courant s'il n'est pas déjà dans cette liste) |
| Motifs de sortie | Préciser la raison de sortie lorsque l'état le permet |
Le changement d'Etat du dossier est enregistré dès la sélection. Un dossier doit toujours avoir un état : si vous videz le champ, téo rétablit la valeur précédente et affiche État dossier invalide.
Conséquences d'une absence
- La séance n'est pas comptabilisée dans les heures réalisées
- Le taux d'assiduité du bénéficiaire est impacté
- Le dossier peut être marqué pour relance
- Les statistiques d'absence sont mises à jour
Annuler une séance
Si la séance n'a pas eu lieu (annulation avant le jour J ou séance à supprimer du planning sans l'effacer) :
- Ouvrez la séance
- Dépliez la section Options de la séance
- Activez l'interrupteur Séance annulée
La séance affiche immédiatement le libellé Annulée. Le créneau se libère pour d'autres rendez-vous. Pour annuler l'annulation, désactivez le même interrupteur : si le créneau est à nouveau occupé, téo affiche Enregistrement impossible et la séance reste annulée.
L'option Séance annulée est disponible pour les utilisateurs qui peuvent modifier une séance, y compris les consultants indépendants. Les profils en Consultation seule ne voient pas cette option.
- Absence : le bénéficiaire ne s'est pas présenté à une séance prévue (interrupteur absent sur sa ligne)
- Annulation : la séance n'a pas lieu (interrupteur Séance annulée dans Options de la séance)
→ Détail des options de la séance
Ce qui se passe à la validation
Quand vous validez une séance :
| Action automatique | Description |
|---|---|
| Heures comptabilisées | Ajoutées au total du dossier (ou du Groupe si la séance y est rattachée) |
| Taux d'assiduité | Recalculé pour le bénéficiaire |
| Statistiques | Mises à jour (production, CA prévisionnel) |
| Échéanciers | Vérifiés si conditions d'assiduité |
| Dossier / Groupe | Totaux et dernière activité mis à jour |
Durée réelle vs durée prévue
Quand renseigner la durée réelle ?
- Si la séance a duré plus longtemps que prévu
- Si la séance a été écourtée
- Pour avoir des statistiques précises
Comment ça marche ?
| Situation | Durée comptabilisée |
|---|---|
| Durée réelle renseignée | La durée réelle |
| Durée réelle vide | La durée prévue |
À l'ouverture d'une séance dont la durée réelle n'a pas encore été saisie, le champ est pré-rempli avec la durée prévue. Vous n'avez plus qu'à ajuster en cas d'écart, ou à valider tel quel si la séance s'est déroulée comme prévu.
Prenez l'habitude de toujours vérifier la durée réelle avant de valider. Si la séance s'est écourtée ou prolongée, ajustez le champ pour refléter ce qui s'est réellement passé.
Séances à valider en retard
Pour ne pas oublier de valider :
- Menu Agenda > Contrôle > Séances à valider
- Les séances passées non validées sont listées, regroupées par consultant puis ordonnées par date
Traiter les absences
Menu : Agenda > Contrôle > Absences
Cette vue (Absences constatées) liste les séances dont un bénéficiaire a été marqué absent et qui ne sont pas encore validées, regroupées par conseiller. Tant qu'une séance n'est pas validée, l'absence reste à traiter et la séance reste dans la liste. Une pastille dans le menu Contrôle indique le nombre d'absences restant à traiter.
Selon vos droits, vous voyez vos propres absences ou celles de toute l'équipe.
Valider les absences
- Cochez les séances concernées. La case en tête de chaque conseiller permet de tout cocher d'un coup.
- Cliquez sur Valider.
- Les séances sélectionnées sont validées : l'absence est actée et la séance sort de la liste.
Une absence peut être déclarée à l'avance (par exemple sur un arrêt maladie qui couvre plusieurs jours). Tant que la séance n'a pas eu lieu, elle apparaît dans la liste sans case à cocher : la validation est ouverte à partir du jour de la séance. Cela évite d'acter une absence pour une séance qui pourrait encore être déplacée, annulée ou finalement honorée.
Affichage enrichi
| Élément | Description |
|---|---|
| Date, début et fin | Créneau de la séance |
| Pastille Absences | Sur une séance collective avec plusieurs absents, indique le total d'absences |
| Avatar bénéficiaire | Identification visuelle rapide |
| Action et prestation | Contexte de la séance |
| Lien dossier | Accès direct au dossier du bénéficiaire |
Le bouton Tableur permet d'extraire la liste vers un tableur. Quand une séance collective regroupe plusieurs absents, le tableur reprend la pastille sous la forme 3 Absences (nombre + libellé), comme dans la liste.
Les séances marquées comme confidentielles n'affichent pas les détails du bénéficiaire aux autres conseillers. Dans Séances à valider, elles apparaissent comme Confidentiel.
Validez vos séances le jour même ou au plus tard le lendemain. Plus on attend, plus on risque d'oublier des détails importants.
Modifier une séance validée
Une séance validée est verrouillée pour préserver l'intégrité des données.
Si vous devez corriger une erreur :
- Contactez votre responsable ou administrateur
- Il pourra "dévalider" la séance si nécessaire
- Vous pourrez alors la modifier et revalider
Cas particuliers
Séance rattachée à un Groupe
Les séances d'un dossier groupe apparaissent dans Séances à valider avec le nom du groupe. Vous validez la séance une seule fois : les totaux du groupe sont mis à jour.
Vous pouvez aussi valider plusieurs séances prévisionnelles directement depuis la fiche du groupe (section Séances). Voir Dossiers groupes.
Séance avec plusieurs bénéficiaires (hors groupe)
Pour une séance où plusieurs bénéficiaires sont inscrits sans passer par un dossier groupe :
- Validez la séance une seule fois
- Chaque participant est automatiquement marqué comme présent
- Pour marquer une absence individuelle : retirez le participant de la séance
Séance avec co-animation
Si plusieurs conseillers animent ensemble :
- La séance apparaît dans l'agenda de chaque co-animateur
- Un seul conseiller valide, ça compte pour tous
Tableau de synthèse
| État | Heures comptées | Facturable | Impact assiduité |
|---|---|---|---|
| Prévisionnelle | ❌ | ❌ | ❌ |
| Validée | ✅ | ✅ | ✅ (positif) |
| Absence | ❌ | Selon config | ✅ (négatif) |
| Annulée | ❌ | ❌ | ❌ |
Cet article vous a été utile ?