Valider les séances ✅

La validation des séances est une étape essentielle : elle confirme que la séance a bien eu lieu et permet sa prise en compte pour la facturation et les statistiques.

Pourquoi valider ?

Une séance validée :

• ✅ Est comptabilisée dans les heures produites
• ✅ Peut être facturée
• ✅ Apparaît dans les statistiques
• ✅ Est prise en compte pour le taux d'assiduité

Une séance non validée reste Prévisionnelle (ou À venir si elle n'a pas encore eu lieu) et n'est pas comptabilisée.

Validation des séances vides

Par défaut, téo peut empêcher de valider une séance sans dossier (individuelle ou collective). Un super-administrateur active ou désactive cette autorisation via l'option Validation des séances vides dans Admin > Paramètres généraux > Installation (section Agenda).

Validation individuelle

Pour valider une séance à la fois :

Depuis l'agenda

1. Cliquez sur la séance dans l'agenda
2. Cliquez sur le libellé Valider la séance (affiché sur une activité passée)

Le volet enregistre tout seul : il n'y a pas de bouton Enregistrer. Pour revenir en prévisionnel, voir Invalider une séance.

Si la séance a duré plus ou moins longtemps que prévu, ajustez Heure début et Heure fin avant de valider : la durée comptabilisée est celle du créneau.

Documenter la séance

Pour conserver des notes sur vos séances, utilisez les mémos (depuis le dossier) ou complétez l'activité flo si la prestation en dispose.

Validation en masse

Pour valider plusieurs séances d'un coup (fin de journée, fin de semaine) :

1. Menu Agenda > Contrôle > Séances à valider
2. La liste affiche toutes vos séances passées non validées, regroupées par conseiller
3. Vous pouvez filtrer par Centre pour restreindre la liste
4. Vous pouvez sélectionner toutes les séances d'un conseiller en un clic via la case de sélection à côté de son nom
5. Ou cochez individuellement les séances à valider
6. Cliquez sur Valider

La colonne Bénéficiaire / Groupe identifie rapidement chaque séance :

• un seul bénéficiaire : son nom (avec le numéro de dossier)
• plusieurs bénéficiaires : le nombre de bénéficiaires
• un seul Groupe : le nom du groupe
• plusieurs groupes : le nombre de groupes

Regroupement par conseiller

Les séances sont regroupées par conseiller pour faciliter la validation en lot. Les libellés de chaque séance affichent le nom du bénéficiaire ou du Groupe pour une identification rapide.

Quelles séances voyez-vous ?

• Sans le droit Transférer des séances entre utilisateurs : vous ne voyez que vos propres séances à valider
• Avec ce droit : vous voyez les séances de toute l'équipe

Ce droit se configure dans Admin > Utilisateurs & droits > Équipes > ouvrir l'équipe > Droits > section Agenda > Transférer des séances entre utilisateurs.

Gain de temps

La validation en masse est idéale pour traiter toutes les séances de la journée en une seule fois, en fin de journée. Le bouton Tableur permet d'exporter la liste affichée.

Validation automatique à la connexion

Le droit Validation automatique des séances (groupe Agenda) valide en arrière-plan, à chaque connexion à téo, toutes les séances passées du conseiller qui ne sont pas encore validées.

Une fois activé, l'écran Agenda > Contrôle > Séances à valider ne sert plus que pour les arbitrages : les séances « simples » sont actées dès l'ouverture de la session. Vous gardez la main pour ajuster les horaires, marquer une absence ou activer Séance annulée — à condition de le faire avant la connexion suivante.

Activation : Admin > Utilisateurs & droits > Équipes > ouvrir l'équipe > Droits > section Agenda > cocher Validation automatique des séances. Le droit peut aussi être attribué individuellement depuis la fiche utilisateur (onglet Droits).

À qui l'activer ?

Indiqué pour les conseillers dont la majorité des séances ne nécessitent pas d'ajustement après coup (horaires tenus, présence systématique). Pour les profils qui doivent régulièrement requalifier (absences fréquentes, durées variables), laisser la validation manuelle pour ne rien acter trop tôt.

Marquer une absence

Si le bénéficiaire n'est pas venu :

1. Ouvrez la séance
2. Sur la ligne du bénéficiaire, activez l'interrupteur absent
3. Choisissez un motif dans Motifs d'absence (placeholder Choisir un motif d'absence)
4. La modification est enregistrée automatiquement (tooltip Sauvegardé)

Remettre l'interrupteur sur présent efface le motif.

Un inscrit en abandon ne se marque pas présent ou absent à la main : téo affiche Ce bénéficiaire a abandonné : sa présence suit l'événement d'abandon du dossier. Corrigez l'événement d'abandon sur le dossier.

→ Abandon et séances

Une séance facturée, figée, signée ou annulée n'empêche pas de marquer une absence. En revanche, un bénéficiaire déjà marqué absent ne peut pas signer la séance (Ce bénéficiaire est absent à cette séance : il ne peut pas la signer.).

L'assistant téo peut proposer de marquer un inscrit présent ou absent : rien ne part sans Valider sur la carte.

Changer l'état du dossier depuis l'absence

Si l'option modifier l'état du dossier en cas d'absence est activée (Admin > Paramètres généraux > Installation, section Agenda), le volet affiche aussi, sous le motif d'absence :

Champ	Rôle
État du dossier	Choisir un état manuel pour le dossier (mêmes choix que sur la fiche dossier : Prévisionnel, Sans suite, Refusé, Non facturable, Suspendu, plus l'état courant s'il n'est pas déjà dans cette liste)
Motifs de sortie	Préciser la raison de sortie lorsque l'état le permet

Le changement d'État du dossier est enregistré dès la sélection. Un dossier doit toujours avoir un état : si vous videz le champ, téo rétablit la valeur précédente et affiche État dossier invalide.

→ Changer l'état du dossier

Conséquences d'une absence

• La séance n'est pas comptabilisée dans les heures réalisées du bénéficiaire
• Le taux d'assiduité du bénéficiaire est impacté

Annuler une séance

Si la séance n'a pas eu lieu (annulation avant le jour J ou séance à supprimer du planning sans l'effacer) :

1. Ouvrez la séance
2. Dépliez la section Options de la séance
3. Activez l'interrupteur Séance annulée

La séance affiche immédiatement le libellé Annulée. C'est le seul geste qui libère le créneau et la salle. Pour annuler l'annulation, désactivez le même interrupteur : téo revérifie le créneau du conseiller ; la salle n'est pas reprise. Si le créneau est à nouveau occupé, téo affiche Enregistrement impossible et la séance reste annulée.

L'assistant téo peut proposer de valider, de remettre en prévu ou d'annuler une séance : rien ne part sans Valider sur la carte.

Qui peut annuler ?

L'option Séance annulée est disponible pour les utilisateurs qui peuvent modifier une séance, y compris les consultants indépendants. Les profils en Consultation seule ne voient pas cette option.

Différence absence, annulation et invalidation

• Absence : le bénéficiaire ne s'est pas présenté à une séance prévue (interrupteur absent sur sa ligne)
• Annulation : la séance n'a pas lieu (interrupteur Séance annulée dans Options de la séance) — seul geste qui libère le créneau et la salle
• Invalidation : la validation est retirée (libellé Invalider la séance) — le créneau reste occupé

→ Détail des options de la séance

Ce qui se passe à la validation

Quand vous validez une séance :

Action automatique	Description
Heures comptabilisées	Ajoutées au total du dossier (ou du Groupe si la séance y est rattachée)
Taux d'assiduité	Recalculé pour le bénéficiaire
Statistiques	Mises à jour (production, CA prévisionnel)
Échéanciers	Vérifiés si conditions d'assiduité
Dossier / Groupe	Totaux et dernière activité mis à jour

Durée comptabilisée

Il n'y a pas de champ Durée réelle sur la séance. La durée retenue est l'amplitude Heure début → Heure fin.

Quand vous validez, téo recopie cette amplitude comme durée réalisée. Pour compter une autre durée, changez les horaires — y compris sur une séance déjà Validée, tant qu'elle n'est ni bloquée ni signée.

→ Bloquer la séance · Séance signée

Séances à valider en retard

Les séances passées encore prévisionnelles se retrouvent dans Agenda > Contrôle > Séances à valider — le même écran que la validation en masse.

Traiter les absences

Menu : Agenda > Contrôle > Absences

Cette vue (Absences constatées) liste les séances dont un bénéficiaire a été marqué absent et qui ne sont pas encore validées, regroupées par conseiller. Tant qu'une séance n'est pas validée, l'absence reste à traiter et la séance reste dans la liste. Une pastille dans le menu Contrôle indique le nombre d'absences restant à traiter.

Sans le droit Transférer des séances entre utilisateurs, vous ne voyez que vos propres absences. Avec ce droit, la liste couvre toute l'équipe.

Valider les absences

1. Cochez les séances concernées. La case en tête de chaque conseiller permet de tout cocher d'un coup.
2. Cliquez sur Valider.
3. Les séances sélectionnées sont validées : l'absence est actée et la séance sort de la liste.

Séances à venir

Une absence peut être déclarée à l'avance (par exemple sur un arrêt maladie qui couvre plusieurs jours). Tant que la séance n'a pas eu lieu, elle apparaît dans la liste sans case à cocher : la validation est ouverte à partir du jour de la séance. Cela évite d'acter une absence pour une séance qui pourrait encore être déplacée, annulée ou finalement honorée.

Affichage enrichi

Élément	Description
Date, début et fin	Créneau de la séance
Pastille Absences	Sur une séance collective avec plusieurs absents, indique le total d'absences
Avatar bénéficiaire	Identification visuelle rapide
Action et prestation	Contexte de la séance
Lien dossier	Accès direct au dossier du bénéficiaire

Le bouton Tableur permet d'extraire la liste vers un tableur. Quand une séance collective regroupe plusieurs absents, le tableur reprend la pastille sous la forme 3 Absences (nombre + libellé), comme dans la liste.

Séances confidentielles

Les séances marquées comme confidentielles n'affichent pas les détails du bénéficiaire aux autres conseillers. Dans Séances à valider, elles apparaissent comme Confidentiel.

Bonnes pratiques

Validez vos séances le jour même ou au plus tard le lendemain. Plus on attend, plus on risque d'oublier des détails importants.

Invalider une séance

Vous avez validé trop tôt, ou les inscriptions ont changé : cliquez sur le libellé Invalider la séance, au même endroit que Valider la séance.

La séance redevient Prévisionnelle. Téo remet la durée réalisée à zéro, puis recalcule les totaux des dossiers inscrits et des groupes. Les absences et abandons des inscrits ne bougent pas : ils se gèrent personne par personne.

Ce n'est pas une annulation : le créneau et la salle restent occupés.

Modifier une séance validée

Valider une séance ne la verrouille pas. Vous pouvez encore changer les horaires, l'objet ou les inscrits. Les seuls verrous du volet sont Bloquer la séance et Séance signée (créneau figé).

→ Options de la séance · Séance signée

Cas particuliers

Séance rattachée à un Groupe

Les séances d'un dossier groupe apparaissent dans Séances à valider avec le nom du groupe. Vous validez la séance une seule fois : les totaux du groupe sont mis à jour.

Vous pouvez aussi valider plusieurs séances prévisionnelles directement depuis la fiche du groupe (Liste des séances). Voir Dossiers groupes.

Séance avec plusieurs bénéficiaires (hors groupe)

Pour une séance où plusieurs bénéficiaires sont inscrits sans passer par un dossier groupe :

• Validez la séance une seule fois
• Pour marquer une absence individuelle : interrupteur absent sur la ligne du bénéficiaire, puis le motif

→ Marquer une absence

Séance avec co-animation

Si plusieurs conseillers animent ensemble :

• La séance apparaît dans l'agenda de chaque co-animateur
• Un seul conseiller valide, ça compte pour tous

Tableau de synthèse

État	Heures comptées	Facturable	Impact assiduité
Prévisionnelle	❌	❌	❌
Validée	✅	✅	✅ (positif)
Absence	❌	Selon config	✅ (négatif)
Annulée	❌	❌	❌