Valider les séances ✅

La validation des séances est une étape essentielle : elle confirme que la séance a bien eu lieu et permet sa prise en compte pour la facturation et les statistiques.

Pourquoi valider ?

Une séance validée :

• ✅ Est comptabilisée dans les heures produites
• ✅ Peut être facturée
• ✅ Apparaît dans les statistiques
• ✅ Est prise en compte pour le taux d'assiduité

Une séance non validée reste au statut "Prévue" et n'est pas comptabilisée.

Validation individuelle

Pour valider une séance à la fois :

Depuis l'agenda

1. Cliquez sur la séance dans l'agenda
2. Vérifiez/complétez la durée réelle (si différente de la durée prévue)
3. Changez l'état en Validée ou cliquez sur le bouton Valider
4. Enregistrez

Documenter la séance

Pour conserver des notes sur vos séances, utilisez les mémos (depuis le dossier) ou complétez l'activité flo si la prestation en dispose.

Informations à renseigner

Champ	Description	Obligatoire
Durée réelle	Temps effectivement passé	Recommandé
État	Validée, Absence ou Annulée	✅

Validation en masse

Pour valider plusieurs séances d'un coup (fin de journée, fin de semaine) :

1. Menu Agenda > À valider
2. La liste affiche toutes vos séances passées non validées
3. Cochez les séances à valider
4. Cliquez sur Valider

Gain de temps

La validation en masse est idéale pour traiter toutes les séances de la journée en une seule fois, en fin de journée.

Marquer une absence

Si le bénéficiaire n'est pas venu :

1. Ouvrez la séance

2. Changez l'état en Absence

3. Sélectionnez le motif d'absence :

   • Maladie
   • Empêchement personnel
   • Absence non justifiée
   • Autre...

4. Enregistrez

Conséquences d'une absence

• La séance n'est pas comptabilisée dans les heures réalisées
• Le taux d'assiduité du bénéficiaire est impacté
• Le dossier peut être marqué pour relance
• Les statistiques d'absence sont mises à jour

Annuler une séance

Si la séance n'a pas eu lieu (annulation avant le jour J) :

1. Ouvrez la séance
2. Changez l'état en Annulée
3. Optionnel : ajoutez un commentaire explicatif
4. Enregistrez

Différence absence / annulation

• Absence : Le bénéficiaire n'est pas venu à une séance prévue
• Annulation : La séance a été annulée avant (par vous ou le bénéficiaire)

Ce qui se passe à la validation

Quand vous validez une séance :

Action automatique	Description
Heures comptabilisées	Ajoutées au total du dossier
Taux d'assiduité	Recalculé pour le bénéficiaire
Statistiques	Mises à jour (production, CA prévisionnel)
Échéanciers	Vérifiés si conditions d'assiduité
Dossier	Date de dernière activité mise à jour

Durée réelle vs durée prévue

Quand renseigner la durée réelle ?

• Si la séance a duré plus longtemps que prévu
• Si la séance a été écourtée
• Pour avoir des statistiques précises

Comment ça marche ?

Situation	Durée comptabilisée
Durée réelle renseignée	La durée réelle
Durée réelle vide	La durée prévue

Conseil

Prenez l'habitude de toujours renseigner la durée réelle, même si elle correspond au prévu. Ça confirme que vous avez vérifié.

Séances à valider en retard

Pour ne pas oublier de valider :

1. Menu Agenda > À valider
2. Les séances passées non validées sont listées
3. Triez par date pour voir les plus anciennes

Voir les absences

Menu : Agenda > Contrôle > Absences

Cette vue liste toutes les séances avec absences, regroupées par conseiller.

Affichage enrichi

Élément	Description
Pastille nombre	Si plusieurs absents sur une séance collective, une pastille indique le total
Avatar bénéficiaire	Identification visuelle rapide
Lien dossier	Accès direct au dossier du bénéficiaire

Séances confidentielles

Les séances marquées comme confidentielles n'affichent pas les détails du bénéficiaire aux autres conseillers.

Bonnes pratiques

Validez vos séances le jour même ou au plus tard le lendemain. Plus on attend, plus on risque d'oublier des détails importants.

Modifier une séance validée

Une séance validée est verrouillée pour préserver l'intégrité des données.

Si vous devez corriger une erreur :

1. Contactez votre responsable ou administrateur
2. Il pourra "dévalider" la séance si nécessaire
3. Vous pourrez alors la modifier et revalider

Cas particuliers

Séance collective

Pour une séance avec plusieurs participants :

• Validez la séance une seule fois
• Chaque participant est automatiquement marqué comme présent
• Pour marquer une absence individuelle : retirez le participant de la séance

Séance avec co-animation

Si plusieurs conseillers animent ensemble :

• La séance apparaît dans l'agenda de chaque co-animateur
• Un seul conseiller valide, ça compte pour tous

Tableau de synthèse

État	Heures comptées	Facturable	Impact assiduité
Prévue	❌	❌	❌
Validée	✅	✅	✅ (positif)
Absence	❌	Selon config	✅ (négatif)
Annulée	❌	❌	❌