✉️ Communication
Bienvenue dans le module Communication de téo ! C'est ici que vous gérez tous vos échanges avec les bénéficiaires, clients et partenaires : emails, SMS, et automatisations.
Vue d'ensemble
téo vous permet de communiquer efficacement avec vos contacts tout en gardant une trace de chaque échange.
Ce que vous pouvez faire
| Fonctionnalité | Description |
|---|---|
| Emails | Envoyer des emails personnalisés avec pièces jointes |
| SMS | Envoyer des SMS courts et efficaces |
| Automatisations | Programmer des envois automatiques selon des règles |
| Les infos | Diffuser des annonces internes à toute l'équipe (volet « Les infos », accessible depuis l'icône 📰 du bandeau) |
Accès rapide
- 📧 Envoyer un email depuis un dossier ou une personne
- 📱 Envoyer un SMS rapidement
- ⚡ Configurer les automatisations pour gagner du temps
- 📰 Publier une info interne pour informer toute votre équipe
Le concept de modèles
Au cœur de la communication téo se trouvent les modèles. Un modèle est un message type avec des variables qui seront automatiquement remplacées par les vraies données.
Exemple de modèle
Bonjour {d.benef.prenom},
Votre rendez-vous avec {d.conseiller.prenom} {d.conseiller.nom}
est confirmé pour le {d.seance.date} à {d.seance.debut}.
Cordialement,
{d.centre.nom}
Variables disponibles
| Catégorie | Exemples de variables | Documentation |
|---|---|---|
| Bénéficiaire | {d.benef.nom}, {d.benef.prenom}, {d.benef.email} | Marqueurs Bénéficiaire |
| Dossier | {d.dossier.numero}, {d.dossier.etat}, {d.dossier.dateDebut} | Marqueurs Dossier |
| Séance | {d.seance.date}, {d.seance.debut}, {d.seance.lieu.nom} | Marqueurs Séance |
| Conseiller | {d.conseiller.nom}, {d.conseiller.email} | Marqueurs Conseiller |
| Centre | {d.centre.nom}, {d.centre.adresse} | Marqueurs Centre |
Depuis l'éditeur de message, cliquez sur Variables pour voir toutes les balises disponibles et les insérer en un clic. Consultez la référence des marqueurs pour tous les détails.
Où envoyer des messages ?
Un bouton Message unique est disponible depuis plusieurs endroits dans téo. Ce bouton ouvre une modale unifiée dans laquelle vous choisissez le canal d'envoi (Email ou SMS) :
| Contexte | Accès | Données fusionnées |
|---|---|---|
| Dossier | Menu dossier > Message | Bénéficiaire + dossier + conseiller |
| Personne | Fiche personne > Message | Personne uniquement |
| Séance | Depuis la séance > Message | Participants + séance |
| Devis | Depuis le devis > Message | Destinataire du devis |
| Facture | Depuis la facture > Message | Client de la facture |
| Groupe | Fiche groupe > Message | Participants et contacts du groupe |
| Aujourd'hui | Agenda > Aujourd'hui > e-mail ou SMS | Envoi en masse aux bénéficiaires du jour |
Le bouton Message ouvre une modale unifiée avec deux onglets : Email et SMS. Les contacts du contexte (bénéficiaire, conseiller, participants...) sont suggérés et s'ajoutent en un clic ou par glisser-déposer. Un sélecteur de message type avec recherche permet de pré-remplir le contenu.
Historique des communications
Les e-mails, SMS, appels et signatures se lisent dans Historique, du plus récent au plus ancien :
- fiche personne : Historique
- dossier ou groupe : Contrôle > Historique
- facture : Historique
Ajouter un historique enregistre une entrée à la main (par exemple un e-mail reçu).
Ce n'est pas le volet Infos & historique (icône Informations), qui montre la création et les modifications de la fiche, du plus ancien au plus récent.
Prérequis
Pour les emails
- Adresse email valide du destinataire
- Configuration SMTP dans l'administration (déjà fait par défaut)
Pour les SMS
- Numéro de mobile valide (format français 06/07)
- Option Envoi de SMS activée dans Paramètres globaux
Bonnes pratiques
Créez des modèles pour chaque situation (convocation, rappel, confirmation...). Cela vous fait gagner un temps précieux.
Pour les envois récurrents (rappel J-1, confirmation...), configurez des automatisations. Plus besoin d'y penser !
Assurez-vous d'avoir le consentement des personnes avant de leur envoyer des communications, notamment pour les SMS.
Questions fréquentes
Où voir les SMS envoyés ?
Administration > Facturation > SMS montre le nombre d'envois par prestation et par mois. La facturation (0,12 € H.T. / SMS) se règle dans Paramètres globaux.
Puis-je envoyer un message à plusieurs personnes ?
Oui, depuis Agenda > Aujourd'hui. Les listes Production > Dossiers et Annuaire > Personnes ne permettent pas de cocher plusieurs lignes.
→ Envoyer un e-mail ou un SMS depuis Aujourd'hui
Comment créer un nouveau modèle ?
Menu Administration > Documents & messages > Messages > Nouveau message. Voir Modèles.
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