✉️ Communication
Bienvenue dans le module Communication de téo ! C'est ici que vous gérez tous vos échanges avec les bénéficiaires, clients et partenaires : emails, SMS, et automatisations.
Vue d'ensemble
téo vous permet de communiquer efficacement avec vos contacts tout en gardant une trace de chaque échange.
Ce que vous pouvez faire
| Fonctionnalité | Description |
|---|---|
| Emails | Envoyer des emails personnalisés avec pièces jointes |
| SMS | Envoyer des SMS courts et efficaces |
| Automatisations | Programmer des envois automatiques selon des règles |
| Historique | Relire les e-mails, SMS, appels et envois automatiques |
| Les infos | Diffuser des annonces internes à toute l'équipe (volet « Les infos », accessible depuis l'icône 📰 du bandeau) |
Accès rapide
- 📧 Envoyer un email depuis un dossier ou une personne
- 📱 Envoyer un SMS rapidement
- ⚡ Configurer les automatisations pour gagner du temps
- 📜 Consulter l'historique
- 📰 Publier une info interne pour informer toute votre équipe
Le concept de modèles
Au cœur de la communication téo se trouvent les modèles. Un modèle est un message type rattaché à une catégorie. Les marqueurs ({d.…}) y sont remplacés par les données de cette catégorie.
La référence compte 9 catégories : Facture, Devis, Dossier, Groupe, Personne, Société, Séance, Feuille d'émargement / Planning (dossier) et Feuille d'émargement d'un groupe. Dans l'éditeur, le bouton Marqueurs propose les familles de la catégorie choisie pour le modèle.
Exemple : confirmation de rendez-vous
Une confirmation de rendez-vous se rédige dans un modèle de catégorie Séance. Tous les marqueurs de l'exemple appartiennent à cette catégorie : le prénom du bénéficiaire, l'animateur de la séance (le conseiller du rendez-vous), la date, l'heure et le lieu.
Bonjour {d.benef.prenom},
Votre rendez-vous avec {d.seance.animateur.prenom}
{d.seance.animateur.nom} est confirmé
pour le {d.seance.date} à {d.seance.debut}.
Lieu : {d.seance.lieu.nom}
Familles de la catégorie Séance
| Famille | Exemples de marqueurs | Documentation |
|---|---|---|
| Bénéficiaire | {d.benef.nom}, {d.benef.prenom}, {d.benef.email} | Bénéficiaire |
| Dossier | {d.dossier.numero}, {d.dossier.etat}, {d.dossier.dateDebut} | Dossier |
| Séance | {d.seance.date}, {d.seance.debut}, {d.seance.animateur.nom}, {d.seance.lieu.nom} | Séance |
Depuis l'éditeur de message, cliquez sur Marqueurs pour voir les balises de la catégorie du modèle et les insérer en un clic. Consultez la référence des marqueurs pour le détail des 9 catégories.
Où envoyer des messages ?
Un bouton Message unique est disponible depuis plusieurs endroits dans téo. Ce bouton ouvre une modale unifiée dans laquelle vous choisissez le canal d'envoi (Email ou SMS) :
| Contexte | Accès | Données fusionnées |
|---|---|---|
| Dossier | Menu dossier > Message | Bénéficiaire + dossier + conseiller |
| Personne | Fiche personne > Message | Personne uniquement |
| Séance | Depuis la séance > Message | Participants + séance |
| Devis | Depuis le devis > Message | Destinataire du devis |
| Facture | Depuis la facture > Message | Client de la facture |
| Groupe | Fiche groupe > Message | Participants et contacts du groupe |
| Aujourd'hui | Agenda > Aujourd'hui > e-mail ou SMS | Envoi en masse aux bénéficiaires du jour |
Le bouton Message ouvre une modale unifiée avec deux onglets : Email et SMS. Les contacts du contexte (bénéficiaire, conseiller, participants...) sont suggérés et s'ajoutent en un clic ou par glisser-déposer. Un sélecteur de message type avec recherche permet de pré-remplir le contenu.
Historique des communications
Production > Contrôle > Historique liste les e-mails, SMS, appels, signatures et envois automatiques de tous les dossiers. Sur une fiche (personne, dossier, groupe, facture) : Historique ou Contrôle > Historique.
Un envoi depuis un devis s'y voit aussi (fiche du destinataire, dossier ou groupe liés, et la liste de production).
Ajouter un historique (sur une fiche) enregistre une entrée à la main.
Ce n'est pas le volet Infos & historique (icône Informations), qui montre la création et les modifications de la fiche, du plus ancien au plus récent.
→ Historique des communications
Prérequis
Pour les emails
- Adresse email valide du destinataire
- Configuration SMTP dans l'administration (déjà fait par défaut)
Pour les SMS
- Numéro de mobile valide (format français 06/07)
- Option Envoi de SMS activée dans Paramètres globaux
Bonnes pratiques
Créez des modèles pour chaque situation (convocation, rappel, confirmation...). Cela vous fait gagner un temps précieux.
Pour les envois récurrents (rappel J-1, confirmation...), configurez des automatisations. Plus besoin d'y penser !
Assurez-vous d'avoir le consentement des personnes avant de leur envoyer des communications, notamment pour les SMS.
Questions fréquentes
Où voir les SMS envoyés ?
Administration > Facturation > SMS montre le nombre d'envois par prestation et par mois. La facturation (0,12 € H.T. / SMS) se règle dans Paramètres globaux.
Puis-je envoyer un message à plusieurs personnes ?
Oui, depuis Agenda > Aujourd'hui. Les cases de Production > Dossiers servent à exporter, pas à un envoi groupé. Annuaire > Personnes ne propose pas de cases pour un e-mail ou un SMS. Pour les e-mails, Suivi des envois montre l'avancement.
→ Envoyer un e-mail ou un SMS depuis Aujourd'hui · Suivi des envois
Comment créer un nouveau modèle ?
Menu Administration > Documents & messages > Messages > Nouveau message. Voir Modèles.
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