⚡ Automatisations

Les automatisations vous permettent d'envoyer des messages (emails, SMS, questionnaires) automatiquement selon des règles que vous définissez. Plus besoin de penser aux rappels : téo s'en charge !

Comment ça fonctionne ?

Le principe

1. Vous créez une règle avec un déclencheur et une action
2. Quand l'événement se produit, téo vérifie les conditions
3. Si tout est OK, l'action s'exécute automatiquement
4. Le message est envoyé et tracé

Accéder aux automatisations

Menu : Admin > Automatisations

Vous y trouvez :

• La liste de toutes les règles (actives et inactives)
• Le statut de chaque règle
• Les dernières exécutions

Créer une règle

Étape 1 : Démarrer

1. Cliquez sur Nouvelle règle
2. Donnez un nom explicite (ex: "Rappel RDV J-1")

Étape 2 : Définir le déclencheur

Quand l'action doit-elle se produire ?

Déclencheur	Description	Paramètre supplémentaire
Date de la séance d'activité	Avant ou après une séance en face-à-face	Nombre de jours
Date de la séance associée à une action	Avant ou après une séance d'un type spécifique	Action + nombre de jours
Date de début du dossier	Avant ou après le démarrage du dossier	Nombre de jours
Date de fin du dossier	Avant ou après la fin du dossier	Nombre de jours

Avant ou après ?

Pour chaque déclencheur, vous choisissez :

• Le délai en jours (ex: 1, 2, 7...)
• Le moment : Avant ou Après l'événement

Exemple : "1 jour Avant" la séance = rappel J-1

Étape 3 : Définir l'action

Quoi faire quand le déclencheur se produit ?

Action	Description
Envoyer un email	Email automatique personnalisé
Envoyer un SMS	SMS automatique personnalisé

Pour les emails

Champ	Description
Sujet	Objet de l'email (visible par le destinataire)
Expéditeur	Adresse email de réponse (parmi celles configurées dans téo)
Invitation en PJ	Pour les rappels de séance, joint automatiquement une invitation ICS
Texte	Corps de l'email avec personnalisation via les marqueurs

Marqueurs

Cliquez sur le bouton Marqueurs pour accéder à la liste de toutes les variables disponibles (nom, prénom, date, heure...). Les marqueurs sont automatiquement remplacés par les vraies données à l'envoi.

Pour les SMS

Champ	Description
Texte	Message SMS (max 153 caractères pour 1 SMS)

Longueur du SMS

Si le message dépasse 153 caractères, il sera envoyé en plusieurs SMS (facturation multiple). Attention aux marqueurs qui augmentent la longueur réelle !

Option : Envoyer un questionnaire

Dans les Options, vous pouvez associer un questionnaire à la règle :

1. Sélectionnez le questionnaire à envoyer
2. Copiez le marqueur {questionnaire.url} dans le texte de votre message
3. Optionnel : définissez le nombre de relances (envoi automatique tous les 7 jours si non répondu)

Étape 4 : Tester la règle

Avant d'activer une règle, vous pouvez la tester :

1. Cliquez sur le bouton Test
2. Sélectionnez un dossier ou une séance de test
3. Visualisez le message tel qu'il sera envoyé
4. Vérifiez que les marqueurs sont correctement remplacés

Bon réflexe

Testez toujours avec votre propre email avant de déployer à grande échelle !

Filtrage automatique pour les questionnaires

Si un questionnaire est rattaché à des prestations spécifiques :

• La règle ne s'appliquera qu'aux dossiers de ces prestations
• Si le questionnaire n'a aucune prestation rattachée, il s'applique à tous les dossiers

Étape 5 : Activer

Par défaut, une nouvelle règle est inactive. Pour l'activer :

1. Ouvrez la règle
2. Cliquez sur le badge en haut (rouge "Désactivée")
3. Le badge passe en vert "Activée"

Validation automatique

téo vérifie que votre règle est correctement configurée avant de l'activer. Si des erreurs sont détectées (marqueurs invalides, champs manquants...), la règle est automatiquement désactivée.

Exemples de règles courantes

Rappel de rendez-vous par SMS

Paramètre	Valeur
Nom	Rappel RDV J-1
Déclencheur	Date de la séance d'activité
Délai	1 jour Avant
Action	Envoyer un SMS
Texte	Rappel : RDV demain à {d.seance.heuredebut} avec {d.conseiller.prenom}. À bientôt !

Rappel de rendez-vous par email avec invitation

Paramètre	Valeur
Nom	Rappel email avec ICS
Déclencheur	Date de la séance d'activité
Délai	2 jours Avant
Action	Envoyer un email
Invitation en PJ	✅ Activé
Texte	Email de rappel avec détails du RDV

Email de bienvenue

Paramètre	Valeur
Nom	Bienvenue nouveau bénéficiaire
Déclencheur	Date de début du dossier
Délai	0 jour Après
Action	Envoyer un email
Texte	"Bienvenue dans votre accompagnement..."

Questionnaire de satisfaction

Paramètre	Valeur
Nom	Satisfaction fin de prestation
Déclencheur	Date de fin du dossier
Délai	1 jour Après
Action	Envoyer un email
Questionnaire	Questionnaire "Satisfaction" (dans Options)
Relances	2 (envoi tous les 7 jours si non répondu)
Texte	Merci de répondre à notre questionnaire : {questionnaire.url}

Rappel avant une action spécifique

Paramètre	Valeur
Nom	Rappel synthèse
Déclencheur	Date de la séance associée à une action
Action	"Remise de synthèse"
Délai	3 jours Avant
Texte	Votre entretien de synthèse aura lieu le {d.seance.date}...

Gérer les règles

Modifier une règle

1. Cliquez sur la règle
2. Modifiez les paramètres
3. Enregistrer

Désactiver temporairement

Utile pendant les vacances ou pour tester :

1. Cliquez sur le toggle de la règle
2. Elle passe en gris = inactive
3. Les envois sont suspendus

Supprimer une règle

1. Cliquez sur la règle
2. Bouton Supprimer
3. Confirmez

Attention

La suppression est définitive. Préférez désactiver si vous n'êtes pas sûr.

Suivre les exécutions

Dernière exécution

Dans la liste des règles, la colonne Dernière exécution indique :

• La date du dernier envoi
• Le nombre de messages envoyés

Détail des envois

1. Cliquez sur une règle
2. Onglet Historique
3. Liste de tous les envois avec destinataire, date, statut

Questions fréquentes

Ma règle ne s'exécute pas ?

Vérifiez :

1. La règle est-elle active (toggle vert) ?
2. Le déclencheur correspond-il à des événements réels ?
3. Les filtres ne sont-ils pas trop restrictifs ?
4. Pour les SMS : avez-vous des crédits ?

Puis-je avoir plusieurs règles sur le même déclencheur ?

Oui ! Exemple : J-1 avant séance → Email ET SMS. Créez deux règles distinctes.

Les automatisations tournent quand ?

Les règles sont évaluées quotidiennement (généralement la nuit). Un événement prévu pour "demain" déclenchera l'envoi dans la nuit.

Comment tester une règle ?

1. Créez un dossier de test
2. Créez une séance à la date appropriée
3. Attendez l'exécution nocturne
4. Vérifiez l'historique

Les messages automatiques sont-ils personnalisés ?

Oui ! Les variables du modèle sont remplacées par les vraies données de chaque bénéficiaire. Chaque personne reçoit un message personnalisé.

Bonnes pratiques

Nommez clairement

Utilisez des noms explicites : "Rappel J-1 SMS" plutôt que "Règle 1". Vous vous y retrouverez plus facilement.

Commencez simple

Créez d'abord les règles essentielles (rappels), puis ajoutez progressivement. Trop de règles = risque de sur-sollicitation.

Testez avant de généraliser

Créez la règle avec un filtre restrictif (une prestation test), vérifiez que ça fonctionne, puis élargissez.

Ne spammez pas

Évitez les règles qui envoient trop de messages. Un rappel J-1 suffit généralement, pas besoin de J-3, J-2, J-1 !