⚡ Automatisations
Les automatisations vous permettent d'envoyer des messages (emails, SMS, questionnaires) automatiquement selon des règles que vous définissez. Plus besoin de penser aux rappels : téo s'en charge !
Comment ça fonctionne ?
Le principe
- Vous créez une règle avec un déclencheur et une action
- Quand l'événement se produit, téo vérifie les conditions
- Si tout est OK, l'action s'exécute automatiquement
- Le message est envoyé et tracé
Accéder aux automatisations
Menu : Admin > Documents & messages > Automatisation
Vous y trouvez la liste de toutes les règles (actives et inactives) avec leur type d'envoi (email ou SMS), leur questionnaire associé éventuel, leur déclencheur, leur délai et leur statut (Active / Inactive).
Créer une règle
Étape 1 : Démarrer
- Cliquez sur Nouvelle règle
- Donnez un nom explicite (ex: "Rappel RDV J-1")
Étape 2 : Définir le déclencheur
Quand l'action doit-elle se produire ?
| Déclencheur | Description | Paramètre supplémentaire |
|---|---|---|
| Date de la séance d'activité | Avant ou après une séance en face-à-face | Nombre de jours |
| Date de la séance associée à une action | Avant ou après une séance d'un type spécifique | Action + nombre de jours |
| Date de début du dossier | Avant ou après le démarrage du dossier | Nombre de jours |
| Date de fin du dossier | Avant ou après la fin du dossier | Nombre de jours |
Pour chaque déclencheur, vous choisissez :
- Le délai en jours (ex: 1, 2, 7...)
- Le moment : Avant ou Après l'événement
Exemple : "1 jour Avant" la séance = rappel J-1
Étape 3 : Définir l'action
Quoi faire quand le déclencheur se produit ?
| Action | Description |
|---|---|
| Envoyer un email | Email automatique personnalisé |
| Envoyer un SMS | SMS automatique personnalisé |
Pour les emails
| Champ | Description |
|---|---|
| Sujet | Objet de l'email (visible par le destinataire) |
| Expéditeur | Adresse email de réponse (parmi celles configurées dans téo) |
| Invitation en PJ | Pour les rappels de séance, joint automatiquement une invitation ICS |
| Texte | Corps de l'email avec personnalisation via les marqueurs |
Cliquez sur le bouton Marqueurs pour accéder à la liste de toutes les variables disponibles (nom, prénom, date, heure...). Les marqueurs sont automatiquement remplacés par les vraies données à l'envoi.
Pour les SMS
| Champ | Description |
|---|---|
| Texte | Message SMS (max 153 caractères pour 1 SMS) |
Si le message dépasse 153 caractères, il sera envoyé en plusieurs SMS (facturation multiple). Attention aux marqueurs qui augmentent la longueur réelle !
Option : Envoyer un questionnaire
Dans les Options, vous pouvez associer un questionnaire à la règle :
- Sélectionnez le questionnaire à envoyer
- Copiez le marqueur
{questionnaire.url}dans le texte de votre message - Optionnel : définissez le nombre de relances
Comment se comptent les relances
Le nombre de relances désigne le nombre d'envois automatiques supplémentaires déclenchés tous les 7 jours après le premier envoi, si le bénéficiaire n'a toujours pas répondu :
| Nombre de relances paramétré | Envois effectués (sauf réponse) |
|---|---|
| 0 | 1 envoi initial, aucune relance |
| 1 | 1 envoi initial + 1 relance à J+7 |
| 3 | 1 envoi initial + 3 relances (J+7, J+14, J+21) |
L'horizon est plafonné à nombre × 7 jours après le premier envoi : passé ce délai, plus aucune relance n'est envoyée même si le compteur n'est pas atteint (cela évite de relancer indéfiniment des questionnaires anciens).
Quand vous choisissez le déclencheur « Date de la séance associée à une action », le sélecteur d'action n'affiche que les actions actives rattachées à au moins une prestation active. Les actions archivées ou rattachées uniquement à des prestations archivées sont masquées pour ne pas polluer la liste — vous voyez exactement le périmètre des règles qu'il est utile de créer aujourd'hui.
Si une action a été archivée après la création d'une règle, l'historique de la règle reste exploitable mais elle n'est plus modifiable sur ce point (créez une nouvelle règle sur une action active).
Étape 4 : Tester la règle
Avant d'activer une règle, vous pouvez la tester :
- Cliquez sur le bouton Test
- Sélectionnez un dossier ou une séance de test
- Visualisez le message tel qu'il sera envoyé
- Vérifiez que les marqueurs sont correctement remplacés
Testez toujours avec votre propre email avant de déployer à grande échelle !
Il n'existe pas de déclencheur qui vise directement une prestation. Une automatisation s'appuie toujours sur un repère temporel (une date de séance, de début ou de fin de dossier).
Pour qu'un envoi automatique ne concerne qu'une prestation, passez par une action propre à cette prestation :
- Choisissez le déclencheur « Date de la séance associée à une action ».
- Dans la liste déroulante qui s'affiche en dessous, sélectionnez l'action liée à votre prestation.
Vérifiez que cette action n'est rattachée qu'à la prestation visée. Si la même action est utilisée dans d'autres prestations, l'email partira aussi pour celles-ci.
Filtrage automatique pour les questionnaires
Si un questionnaire est rattaché à des prestations spécifiques :
- La règle ne s'appliquera qu'aux dossiers de ces prestations
- Si le questionnaire n'a aucune prestation rattachée, il s'applique à tous les dossiers
Étape 5 : Activer
Par défaut, une nouvelle règle est inactive. Pour l'activer :
- Ouvrez la règle
- Cliquez sur le badge en haut (rouge "Désactivée")
- Le badge passe en vert "Activée"
téo vérifie que votre règle est correctement configurée avant de l'activer. Si des erreurs sont détectées (marqueurs invalides, champs manquants...), la règle est automatiquement désactivée.
Exemples de règles courantes
Rappel de rendez-vous par SMS
| Paramètre | Valeur |
|---|---|
| Nom | Rappel RDV J-1 |
| Déclencheur | Date de la séance d'activité |
| Délai | 1 jour Avant |
| Action | Envoyer un SMS |
| Texte | Rappel : RDV demain à {d.seance.heuredebut} avec {d.conseiller.prenom}. À bientôt ! |
Rappel de rendez-vous par email avec invitation
| Paramètre | Valeur |
|---|---|
| Nom | Rappel email avec ICS |
| Déclencheur | Date de la séance d'activité |
| Délai | 2 jours Avant |
| Action | Envoyer un email |
| Invitation en PJ | ✅ Activé |
| Texte | Email de rappel avec détails du RDV |
Email de bienvenue
| Paramètre | Valeur |
|---|---|
| Nom | Bienvenue nouveau bénéficiaire |
| Déclencheur | Date de début du dossier |
| Délai | 0 jour Après |
| Action | Envoyer un email |
| Texte | "Bienvenue dans votre accompagnement..." |
Questionnaire de satisfaction
| Paramètre | Valeur |
|---|---|
| Nom | Satisfaction fin de prestation |
| Déclencheur | Date de fin du dossier |
| Délai | 1 jour Après |
| Action | Envoyer un email |
| Questionnaire | Questionnaire "Satisfaction" (dans Options) |
| Relances | 2 (envoi tous les 7 jours si non répondu) |
| Texte | Merci de répondre à notre questionnaire : {questionnaire.url} |
Rappel avant une action spécifique
| Paramètre | Valeur |
|---|---|
| Nom | Rappel synthèse |
| Déclencheur | Date de la séance associée à une action |
| Action | "Remise de synthèse" |
| Délai | 3 jours Avant |
| Texte | Votre entretien de synthèse aura lieu le {d.seance.date}... |
Gérer les règles
Modifier une règle
- Cliquez sur la règle
- Modifiez les paramètres
- Enregistrer
Désactiver temporairement
Utile pendant les vacances ou pour tester :
- Ouvrez la règle dans la liste
- Cliquez sur le badge vert Activée en haut de la règle
- Le badge passe en rouge Désactivée, les envois sont suspendus
Pour réactiver la règle, recliquez sur le badge.
Supprimer une règle
- Cliquez sur la règle
- Bouton Supprimer
- Confirmez
La suppression est définitive. Préférez désactiver si vous n'êtes pas sûr.
Suivre les exécutions
Historique des envois automatiques d'un dossier
Pour consulter ce qui a été envoyé (ou ce qui doit être envoyé) à un bénéficiaire :
- Ouvrez le dossier concerné
- Menu > Contrôle > Historique
- Choisissez la date qui vous intéresse :
- Date passée ou aujourd'hui : liste des emails et SMS effectivement envoyés ce jour-là, plus deux tableaux dédiés aux erreurs ponctuelles (envois ratés sur la journée) et aux envois en échec (échecs définitifs après plusieurs tentatives).
- Date future : aperçu des envois automatiques prévus pour cette date d'après les règles actives. Utile pour vérifier qu'une règle nouvellement créée ciblera bien les bons dossiers avant son passage en automatique.
Suivi des échecs
Le tableau Envois en échec liste les messages qui n'ont pas pu être délivrés (email invalide, numéro incorrect, boîte saturée…) avec le nombre de tentatives et le motif renvoyé par le serveur. Si un envoi y apparaît, corrigez la fiche destinataire et relancez l'envoi manuellement depuis le dossier.
Questions fréquentes
Ma règle ne s'exécute pas ?
Vérifiez :
- La règle est-elle active (toggle vert) ?
- Le déclencheur correspond-il à des événements réels ?
- Les filtres ne sont-ils pas trop restrictifs ?
- Pour les SMS : avez-vous des crédits ?
Puis-je avoir plusieurs règles sur le même déclencheur ?
Oui ! Exemple : J-1 avant séance → Email ET SMS. Créez deux règles distinctes.
Les automatisations tournent quand ?
Les règles sont évaluées quotidiennement (généralement la nuit). Un événement prévu pour "demain" déclenchera l'envoi dans la nuit.
Comment tester une règle ?
- Créez un dossier de test
- Créez une séance à la date appropriée
- Attendez l'exécution nocturne
- Vérifiez l'historique
Les messages automatiques sont-ils personnalisés ?
Oui ! Les variables du modèle sont remplacées par les vraies données de chaque bénéficiaire. Chaque personne reçoit un message personnalisé.
Puis-je automatiser des relances de factures impayées (relance client) ?
Non. Les automatisations téo sont conçues pour les communications avec les bénéficiaires liées au parcours d'accompagnement (rappel de séance, envoi de questionnaire, message d'information…). Elles ne pilotent pas le module de facturation et n'ont donc pas de déclencheur « facture non soldée depuis X jours ».
Pour le suivi des impayés, utilisez plutôt :
- L'écran Compta > Règlements > En attente pour visualiser les factures non soldées.
- Une requête dédiée (Module Compta) que vous lancez périodiquement, avec un export tableur pour la relance manuelle.
Si la relance client automatique est importante pour vous, partagez votre besoin sur le forum téo (espace SAV > onglet Forum) — c'est ce qui alimente la feuille de route.
Bonnes pratiques
Utilisez des noms explicites : "Rappel J-1 SMS" plutôt que "Règle 1". Vous vous y retrouverez plus facilement.
Créez d'abord les règles essentielles (rappels), puis ajoutez progressivement. Trop de règles = risque de sur-sollicitation.
Créez la règle avec un filtre restrictif (une prestation test), vérifiez que ça fonctionne, puis élargissez.
Évitez les règles qui envoient trop de messages. Un rappel J-1 suffit généralement, pas besoin de J-3, J-2, J-1 !
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