⚡ Automatisations

Les automatisations envoient des emails, SMS ou questionnaires selon des règles que vous définissez.

Comment ça fonctionne ?

1. Vous créez une règle avec un déclencheur et une action
2. Quand l'événement se produit, téo vérifie les conditions
3. Si tout est OK, l'action s'exécute automatiquement
4. Le message est envoyé et tracé

Accéder aux automatisations

Menu : Administration > Documents & messages > Automatisation

Le tableau liste les règles avec les colonnes Règle, Questionnaire, Déclencheur, Délai (ex. 1 jour / N jours) et le statut Active / Inactive. L'icône en tête de ligne indique un envoi email ou SMS.

Créer une règle

Étape 1 : Démarrer

1. Cliquez sur Nouvelle règle
2. Renseignez Nom de la règle (ex. « Rappel RDV J-1 »)

Étape 2 : Définir le déclencheur

Le champ Déclenchement propose :

Déclenchement	Description	Ensuite
Date de la séance d'activité en face-à-face	Y compris en visio : le type de contact n'entre pas en jeu	Délai (en jours) + Moment (avant/après)
Date de la séance associée à une action	Une séance d'un type d'action	Choisissez l'action associée au déclenchement, puis délai et moment
Date de début du dossier	Date de début du dossier	Délai (en jours) + Moment (avant/après)
Date de fin du dossier	Date de fin, si le dossier est terminé, abandonné, facturé ou soldé	Délai (en jours) + Moment (avant/après)

Moment (avant/après) : Avant ou Après. Exemple : délai 1, moment Avant = rappel la veille.

Pour un déclencheur de séance, l'envoi ne part pas si la séance est annulée, si le bénéficiaire est absent, ou si l'état de la séance n'est ni prévisionnel ni validé.

Liste des actions

Quand Déclenchement est Date de la séance associée à une action, Choisissez l'action associée au déclenchement liste les actions groupées par prestation. Les actions archivées apparaissent dans le groupe ARCHIVES.

Étape 3 : Définir l'action

Le champ Action à effectuer propose :

Action	Description
Envoyer un email	Email automatique personnalisé
Envoyer un SMS	SMS automatique personnalisé

Pour les emails

Champ	Description
Sujet	Objet de l'email (visible par le destinataire). Les marqueurs y sont remplacés à l'envoi, comme dans le corps
Expéditeur	Parmi les adresses configurées. Si le champ reste sur Utiliser l'adresse email du conseiller, l'email du conseiller du dossier est utilisé
Envoyer l'invitation en pièce jointe	Pour un déclencheur de séance : joint une invitation calendrier
Texte	Corps de l'email avec personnalisation via les marqueurs

Marqueurs

Cliquez sur le bouton Marqueurs pour accéder à la liste de toutes les variables disponibles (nom, prénom, date, heure…). Les marqueurs sont automatiquement remplacés par les vraies données à l'envoi, dans le Sujet comme dans le Texte.

Pour les SMS

Champ	Description
Texte	Message SMS (max 153 caractères pour 1 SMS)

Longueur du SMS

Si le message dépasse 153 caractères, il sera envoyé en plusieurs SMS (facturation multiple). Attention aux marqueurs qui augmentent la longueur réelle !

Option : Envoyer un questionnaire

Dans les Options, vous pouvez associer un questionnaire à la règle :

1. Sélectionnez le Questionnaire à envoyer
2. Copier le marqueur questionnaire ({questionnaire.url}) et collez-le dans le Texte
3. Optionnel : Nombre de relances (tous les 7 jours)

La règle ne s'applique qu'aux dossiers dont la prestation est rattachée au questionnaire. Si le questionnaire n'a aucune prestation, elle s'applique à tous les dossiers.

Comment se comptent les relances

Le nombre de relances désigne le nombre d'envois automatiques supplémentaires déclenchés tous les 7 jours après le premier envoi, si le bénéficiaire n'a toujours pas répondu :

Nombre de relances paramétré	Envois effectués (sauf réponse)
0	1 envoi initial, aucune relance
1	1 envoi initial + 1 relance à J+7
3	1 envoi initial + 3 relances (J+7, J+14, J+21)

L'horizon est plafonné à nombre × 7 jours après le premier envoi : passé ce délai, plus aucune relance n'est envoyée même si le compteur n'est pas atteint (cela évite de relancer indéfiniment des questionnaires anciens).

Étape 4 : Aperçu du message

Le bouton Test ouvre Test du message : un Aperçu avec données fictives. Ce n'est pas un envoi, et vous ne choisissez pas de dossier. Relisez le Sujet et le Texte (les marqueurs y sont remplacés par des exemples).

L'envoi réel a lieu une fois la règle Activée, lors de l'évaluation quotidienne.

Cibler une prestation précise

Il n'existe pas de déclencheur qui vise directement une prestation. Une automatisation s'appuie toujours sur un repère temporel (une date de séance, de début ou de fin de dossier).

Pour qu'un envoi automatique ne concerne qu'une prestation, passez par une action propre à cette prestation :

1. Choisissez Déclenchement = Date de la séance associée à une action.
2. Dans Choisissez l'action associée au déclenchement, sélectionnez l'action de la prestation visée.

Vérifiez que cette action n'est rattachée qu'à la prestation visée. Si la même action est utilisée dans d'autres prestations, l'email partira aussi pour celles-ci.

Étape 5 : Activer

Par défaut, une nouvelle règle est inactive. Pour l'activer :

1. Ouvrez la règle (Modifier la règle)
2. Cliquez sur le badge Désactivée (rouge)
3. Le badge passe en Activée (vert) ; dans la liste, le statut devient Active

Validation automatique

téo vérifie que votre règle est correctement configurée avant de l'activer. Si des erreurs sont détectées (marqueurs invalides, champs manquants...), la règle est automatiquement désactivée.

Exemples de règles courantes

Rappel de rendez-vous par SMS

Paramètre	Valeur
Nom	Rappel RDV J-1
Déclenchement	Date de la séance d'activité en face-à-face
Délai	1 jour Avant
Action	Envoyer un SMS
Texte	Rappel : RDV demain à {d.seance.debut:formatD(H[h]mm, hh:mm:ss)} avec {d.conseiller.prenom}. À bientôt !

Rappel de rendez-vous par email avec invitation

Paramètre	Valeur
Nom	Rappel email avec invitation
Déclenchement	Date de la séance d'activité en face-à-face
Délai	2 jours Avant
Action	Envoyer un email
Envoyer l'invitation en pièce jointe	Activé
Texte	Email de rappel avec détails du RDV

Email de bienvenue

Paramètre	Valeur
Nom	Bienvenue nouveau bénéficiaire
Déclenchement	Date de début du dossier
Délai	0 jour Après
Action	Envoyer un email
Texte	"Bienvenue dans votre accompagnement..."

Questionnaire de satisfaction en fin de prestation

Paramètre	Valeur
Nom	Satisfaction fin de prestation
Déclenchement	Date de fin du dossier
Délai	1 jour Après
Action	Envoyer un email
Questionnaire	Questionnaire "Satisfaction" (dans Options)
Relances	2 (envoi tous les 7 jours si non répondu)
Texte	Merci de répondre à notre questionnaire : {questionnaire.url}

Questionnaire de satisfaction après un rendez-vous

Paramètre	Valeur
Nom	Satisfaction après RDV
Déclenchement	Date de la séance d'activité en face-à-face
Délai	1 jour Après
Action	Envoyer un email
Questionnaire	Questionnaire "Satisfaction" (dans Options)
Texte	Merci de répondre à notre questionnaire : {questionnaire.url}

Pour limiter l'envoi à un type d'entretien, utilisez plutôt Date de la séance associée à une action.

Rappel avant une action spécifique

Paramètre	Valeur
Nom	Rappel synthèse
Déclenchement	Date de la séance associée à une action
Action	"Remise de synthèse"
Délai	3 jours Avant
Texte	Votre entretien de synthèse aura lieu le {d.seance.date}...

Gérer les règles

Modifier une règle

1. Cliquez sur la règle
2. Modifiez les paramètres
3. Enregistrer

Désactiver temporairement

Utile pendant les vacances ou pour tester :

1. Ouvrez la règle dans la liste
2. Cliquez sur le badge vert Activée en haut de la règle
3. Le badge passe en rouge Désactivée, les envois sont suspendus

Pour réactiver la règle, recliquez sur le badge.

Supprimer une règle

1. Cliquez sur la règle
2. Bouton Supprimer
3. Confirmez dans Supprimer la règle avec Oui, supprimer

Attention

La suppression est définitive. Préférez désactiver si vous n'êtes pas sûr.

Suivre les exécutions

Les envois automatiques se lisent dans Production > Contrôle > Historique (pas l'Historique du dossier).

Choisissez une Date :

• Passée ou aujourd'hui : e-mails et SMS du jour. Les envois automatiques non partis sont dans un tableau daté ; les échecs définitifs dans Envois en échec (tentatives et motif).
• Future : aperçu des envois prévus d'après les règles actives.

S'il n'y a aucune règle : Aucun historique (Votre téo ne contient aucune règle d'automatisation.).

→ Historique

Questions fréquentes

Ma règle ne s'exécute pas ?

Vérifiez :

1. La règle affiche-t-elle le badge Activée (liste : Active) ?
2. Le Déclenchement correspond-il à des dates réelles ?
3. Pour une séance : n'est-elle pas annulée, le bénéficiaire n'est-il pas absent, l'état est-il prévisionnel ou validé ?
4. Pour Date de fin du dossier : le dossier est-il terminé, abandonné, facturé ou soldé ?
5. Le Questionnaire (Options) n'est-il pas limité à des prestations trop étroites ?
6. Pour les SMS : l'option Envoi de SMS est-elle activée dans Paramètres globaux ?

Puis-je avoir plusieurs règles sur le même déclencheur ?

Oui ! Exemple : J-1 avant séance → Email ET SMS. Créez deux règles distinctes.

Les automatisations tournent quand ?

Les règles sont évaluées quotidiennement. Un rappel 1 jour Avant part le jour J-1.

Comment tester une règle ?

Le bouton Test montre un aperçu avec des données fictives (pas d'envoi). Pour un vrai envoi : activez la règle, créez un dossier de test avec une date qui déclenche, attendez l'évaluation quotidienne, puis vérifiez Production > Contrôle > Historique.

Les messages automatiques sont-ils personnalisés ?

Oui ! Les marqueurs du Sujet et du Texte sont remplacés par les vraies données de chaque bénéficiaire. Chaque personne reçoit un message personnalisé.

Puis-je automatiser des relances de factures impayées (relance client) ?

Non. Les automatisations téo sont conçues pour les communications avec les bénéficiaires liées au parcours d'accompagnement (rappel de séance, envoi de questionnaire, message d'information…). Elles ne pilotent pas le module de facturation et n'ont donc pas de déclencheur « facture non soldée depuis X jours ».

Pour le suivi des impayés, utilisez plutôt :

• L'écran Facturation > Contrôle > Factures non réglées pour visualiser les factures non soldées.
• Une requête dédiée (module Facturation) que vous lancez périodiquement, avec un export tableur pour la relance manuelle.

Si la relance client automatique est importante pour vous, déposez-la dans l'espace Idées — c'est ce qui alimente la feuille de route.

Bonnes pratiques

Nommez clairement

Utilisez des noms explicites : "Rappel J-1 SMS" plutôt que "Règle 1". Vous vous y retrouverez plus facilement.

Commencez simple

Créez d'abord les règles essentielles (rappels), puis ajoutez progressivement. Trop de règles = risque de sur-sollicitation.

Testez avant de généraliser

Créez la règle avec un filtre restrictif (une prestation test), vérifiez que ça fonctionne, puis élargissez.

Ne spammez pas

Évitez les règles qui envoient trop de messages. Un rappel J-1 suffit généralement, pas besoin de J-3, J-2, J-1 !