⚡ Automatisations

Les automatisations vous permettent d'envoyer des messages (emails, SMS, questionnaires) automatiquement selon des règles que vous définissez. Plus besoin de penser aux rappels : téo s'en charge !

Comment ça fonctionne ?

Le principe

1. Vous créez une règle avec un déclencheur et une action
2. Quand l'événement se produit, téo vérifie les conditions
3. Si tout est OK, l'action s'exécute automatiquement
4. Le message est envoyé et tracé

Accéder aux automatisations

Menu : Admin > Automatisations

Vous y trouvez :

• La liste de toutes les règles (actives et inactives)
• Le statut de chaque règle
• Les dernières exécutions

Créer une règle

Étape 1 : Démarrer

1. Cliquez sur Nouvelle règle
2. Donnez un nom explicite (ex: "Rappel RDV J-1")

Étape 2 : Définir le déclencheur

Quand l'action doit-elle se produire ?

Déclencheur	Description	Exemple
X jours avant séance	Avant un rendez-vous	Rappel 1 jour avant
X jours après séance	Après un rendez-vous	Envoi questionnaire satisfaction
X jours avant début dossier	Avant le démarrage	Convocation
X jours après début dossier	Après le démarrage	Email de bienvenue
X jours avant fin dossier	Avant la fin prévue	Rappel échéance
X jours après fin dossier	Après la clôture	Questionnaire de fin
Action réalisée	Quand une action du déroulé est cochée	Envoi attestation

Étape 3 : Définir l'action

Quoi faire quand le déclencheur se produit ?

Action	Description
Envoyer email	Email automatique avec modèle
Envoyer SMS	SMS automatique avec modèle
Envoyer questionnaire	Questionnaire en ligne au bénéficiaire

Pour chaque action, sélectionnez le modèle à utiliser.

Étape 4 : Définir les filtres (optionnel)

Pour qui cette règle s'applique-t-elle ?

Filtre	Options
Prestations	Seulement certaines prestations
États de dossier	Seulement dossiers en cours, terminés...
Conseillers	Seulement pour certains conseillers

Exemple

Une règle "Rappel J-1" peut être limitée aux prestations de formation (pas les bilans courts).

Étape 5 : Activer

Par défaut, une nouvelle règle est inactive. Pour l'activer :

1. Cliquez sur le toggle à côté de la règle
2. La règle passe en vert = active

Exemples de règles courantes

Rappel de rendez-vous

Paramètre	Valeur
Nom	Rappel RDV J-1
Déclencheur	1 jour avant séance
Action	Envoyer SMS
Modèle	"Rappel : RDV demain à {d.seance.heure}"

Email de bienvenue

Paramètre	Valeur
Nom	Bienvenue nouveau bénéficiaire
Déclencheur	0 jour après début dossier
Action	Envoyer email
Modèle	"Bienvenue dans votre accompagnement"

Questionnaire de satisfaction

Paramètre	Valeur
Nom	Satisfaction fin de prestation
Déclencheur	1 jour après fin dossier
Action	Envoyer questionnaire
Modèle	Questionnaire "Satisfaction"

Relance absence

Paramètre	Valeur
Nom	Relance après absence
Déclencheur	1 jour après séance (si absence)
Action	Envoyer email
Modèle	"Nous avons constaté votre absence..."

Gérer les règles

Modifier une règle

1. Cliquez sur la règle
2. Modifiez les paramètres
3. Enregistrer

Désactiver temporairement

Utile pendant les vacances ou pour tester :

1. Cliquez sur le toggle de la règle
2. Elle passe en gris = inactive
3. Les envois sont suspendus

Supprimer une règle

1. Cliquez sur la règle
2. Bouton Supprimer
3. Confirmez

Attention

La suppression est définitive. Préférez désactiver si vous n'êtes pas sûr.

Suivre les exécutions

Dernière exécution

Dans la liste des règles, la colonne Dernière exécution indique :

• La date du dernier envoi
• Le nombre de messages envoyés

Détail des envois

1. Cliquez sur une règle
2. Onglet Historique
3. Liste de tous les envois avec destinataire, date, statut

Questions fréquentes

Ma règle ne s'exécute pas ?

Vérifiez :

1. La règle est-elle active (toggle vert) ?
2. Le déclencheur correspond-il à des événements réels ?
3. Les filtres ne sont-ils pas trop restrictifs ?
4. Pour les SMS : avez-vous des crédits ?

Puis-je avoir plusieurs règles sur le même déclencheur ?

Oui ! Exemple : J-1 avant séance → Email ET SMS. Créez deux règles distinctes.

Les automatisations tournent quand ?

Les règles sont évaluées quotidiennement (généralement la nuit). Un événement prévu pour "demain" déclenchera l'envoi dans la nuit.

Comment tester une règle ?

1. Créez un dossier de test
2. Créez une séance à la date appropriée
3. Attendez l'exécution nocturne
4. Vérifiez l'historique

Les messages automatiques sont-ils personnalisés ?

Oui ! Les variables du modèle sont remplacées par les vraies données de chaque bénéficiaire. Chaque personne reçoit un message personnalisé.

Bonnes pratiques

Nommez clairement

Utilisez des noms explicites : "Rappel J-1 SMS" plutôt que "Règle 1". Vous vous y retrouverez plus facilement.

Commencez simple

Créez d'abord les règles essentielles (rappels), puis ajoutez progressivement. Trop de règles = risque de sur-sollicitation.

Testez avant de généraliser

Créez la règle avec un filtre restrictif (une prestation test), vérifiez que ça fonctionne, puis élargissez.

Ne spammez pas

Évitez les règles qui envoient trop de messages. Un rappel J-1 suffit généralement, pas besoin de J-3, J-2, J-1 !