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title: Automatisations
description: Programmer des envois automatiques de messages.
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# ⚡ Automatisations

Les automatisations envoient des emails, SMS ou questionnaires selon des règles que vous définissez.

## Comment ça fonctionne ?

1. Vous créez une **règle** avec un déclencheur et une action
2. Quand l'**événement** se produit, téo vérifie les conditions
3. Si tout est OK, l'**action** s'exécute automatiquement
4. Le message est envoyé et tracé

## Accéder aux automatisations

**Menu** : **Administration** > **Documents & messages** > **Automatisation**

Le tableau liste les règles avec les colonnes **Règle**, **Questionnaire**, **Déclencheur**, **Délai** (ex. **1 jour** / **N jours**) et le statut **Active** / **Inactive**. L'icône en tête de ligne indique un envoi **email** ou **SMS**.

## Créer une règle

### Étape 1 : Démarrer

1. Cliquez sur **Nouvelle règle**
2. Renseignez **Nom de la règle** (ex. « Rappel RDV J-1 »)

### Étape 2 : Définir le déclencheur \{#declenchement}

Le champ **Déclenchement** propose :

| Déclenchement | Description | Ensuite |
|-------------|-------------|--------------------------|
| **Date de la séance d'activité en face-à-face** | Y compris en visio : le type de contact n'entre pas en jeu | **Délai (en jours)** + **Moment (avant/après)** |
| **Date de la séance associée à une action** | Une séance d'un type d'action | **Choisissez l'action associée au déclenchement**, puis délai et moment |
| **Date de début du dossier** | Date de début du dossier | **Délai (en jours)** + **Moment (avant/après)** |
| **Date de fin du dossier** | Date de fin, si le dossier est **terminé**, **abandonné**, **facturé** ou **soldé** | **Délai (en jours)** + **Moment (avant/après)** |

**Moment (avant/après)** : **Avant** ou **Après**. Exemple : délai **1**, moment **Avant** = rappel la veille.

Pour un déclencheur de séance, l'envoi ne part pas si la séance est **annulée**, si le bénéficiaire est **absent**, ou si l'état de la séance n'est ni **prévisionnel** ni **validé**.

:::info[Liste des actions]
Quand **Déclenchement** est **Date de la séance associée à une action**, **Choisissez l'action associée au déclenchement** liste les actions **actives** d'une prestation encore **Active**, groupées par prestation. Les actions désactivées et celles d'une [prestation Inactive](/docs/administration/prestations#désactiver-une-prestation) n'y figurent pas.

Une règle déjà liée à une telle action conserve ce choix : l'action reste visible, sous le nom de sa prestation. Si l'action est partagée, elle n'apparaît que sous les prestations encore **Active**.
:::

### Étape 3 : Définir l'action

Le champ **Action à effectuer** propose :

| Action | Description |
|--------|-------------|
| **Envoyer un email** | Email automatique personnalisé |
| **Envoyer un SMS** | SMS automatique personnalisé |

#### Pour les emails

| Champ | Description |
|-------|-------------|
| **Sujet** | Objet de l'email (visible par le destinataire). Les marqueurs y sont remplacés à l'envoi, comme dans le corps |
| **Expéditeur** | Parmi les adresses configurées. Si le champ reste sur **Utiliser l'adresse email du conseiller**, l'email du conseiller du dossier est utilisé |
| **Envoyer l'invitation en pièce jointe** | Pour un déclencheur de séance : joint une invitation calendrier |
| **Texte** | Corps de l'email avec personnalisation via les marqueurs |

:::tip[Marqueurs]
Cliquez sur le bouton **Marqueurs** pour accéder à la liste de toutes les variables disponibles (nom, prénom, date, heure…). Les marqueurs sont automatiquement remplacés par les vraies données à l'envoi, dans le **Sujet** comme dans le **Texte**.
:::

#### Pour les SMS

| Champ | Description |
|-------|-------------|
| **Texte** | Message SMS (max 153 caractères pour 1 SMS) |

:::warning[Longueur du SMS]
Si le message dépasse 153 caractères, il sera envoyé en plusieurs SMS (facturation multiple). Attention aux marqueurs qui augmentent la longueur réelle !
:::

#### Option : Envoyer un questionnaire

Dans les **Options**, vous pouvez associer un questionnaire à la règle :

1. Sélectionnez le **Questionnaire** à envoyer
2. **Copier le marqueur questionnaire** (`{questionnaire.url}`) et collez-le dans le **Texte**
3. Optionnel : **Nombre de relances (tous les 7 jours)**

La règle ne s'applique qu'aux dossiers dont la prestation est rattachée au questionnaire. Si le questionnaire n'a aucune prestation, elle s'applique à tous les dossiers.

**Comment se comptent les relances**

Le **nombre de relances** désigne le nombre d'envois automatiques **supplémentaires** déclenchés tous les 7 jours après le premier envoi, si le bénéficiaire n'a toujours pas répondu :

| Nombre de relances paramétré | Envois effectués (sauf réponse) |
|:---:|---|
| **0** | 1 envoi initial, aucune relance |
| **1** | 1 envoi initial + 1 relance à J+7 |
| **3** | 1 envoi initial + 3 relances (J+7, J+14, J+21) |

L'horizon est plafonné à `nombre × 7 jours` après le **premier envoi** : passé ce délai, plus aucune relance n'est envoyée même si le compteur n'est pas atteint (cela évite de relancer indéfiniment des questionnaires anciens).

### Étape 4 : Aperçu du message \{#apercu-test}

Le bouton **Test** ouvre **Test du message** : un **Aperçu avec données fictives**. Ce n'est pas un envoi, et vous ne choisissez pas de dossier. Relisez le **Sujet** et le **Texte** (les marqueurs y sont remplacés par des exemples). Vous pouvez tester le texte en cours, avant d'enregistrer.

Si un marqueur est refusé, une bannière **Erreur de fusion du texte** s'affiche avec le détail. Si le service de fusion est indisponible : **Service temporairement indisponible**. Dans les deux cas, corrigez le **Sujet** ou le **Texte**, puis **Test** à nouveau. La règle n'est pas envoyée pour autant.

L'envoi réel a lieu une fois la règle **Activée**, lors de l'évaluation quotidienne.

:::tip[Cibler une prestation précise]
Il n'existe pas de déclencheur qui vise directement une **prestation**. Une automatisation s'appuie toujours sur un repère temporel (une date de séance, de début ou de fin de dossier).

Pour qu'un envoi automatique ne concerne qu'une prestation, passez par une **action** propre à cette prestation :

1. Choisissez **Déclenchement** = **Date de la séance associée à une action**.
2. Dans **Choisissez l'action associée au déclenchement**, sélectionnez l'action de la prestation visée.

Vérifiez que cette action n'est rattachée **qu'à la prestation visée**. Si la même action est utilisée dans d'autres prestations, l'email partira aussi pour celles-ci.
:::

### Étape 5 : Activer

Par défaut, une nouvelle règle est **inactive**. Pour l'activer :

1. Ouvrez la règle (**Modifier la règle**)
2. Cliquez sur le badge **Désactivée** (rouge)
3. Le badge passe en **Activée** (vert) ; dans la liste, le statut devient **Active**

:::info[Activation]
Pour activer : cliquez le badge **Désactivée**. téo vérifie les champs obligatoires et les boucles `[i]` / `[i+1]`. En cas d'erreur, la règle reste **Désactivée**, avec **Erreurs détectées** ou **Erreurs de marqueurs**. Un refus à l'aperçu **Test** n'est pas ce contrôle : il signale un marqueur que le moteur de fusion n'accepte pas.
:::

## Exemples de règles courantes

### Rappel de rendez-vous par SMS

| Paramètre | Valeur |
|-----------|--------|
| **Nom** | Rappel RDV J-1 |
| **Déclenchement** | Date de la séance d'activité en face-à-face |
| **Délai** | 1 jour **Avant** |
| **Action** | Envoyer un SMS |
| **Texte** | `Rappel : RDV demain à {d.seance.debut:formatD(H[h]mm, hh:mm:ss)} avec {d.conseiller.prenom}. À bientôt !` |

### Rappel de rendez-vous par email avec invitation

| Paramètre | Valeur |
|-----------|--------|
| **Nom** | Rappel email avec invitation |
| **Déclenchement** | Date de la séance d'activité en face-à-face |
| **Délai** | 2 jours **Avant** |
| **Action** | Envoyer un email |
| **Envoyer l'invitation en pièce jointe** | Activé |
| **Texte** | Email de rappel avec détails du RDV |

### Email de bienvenue

| Paramètre | Valeur |
|-----------|--------|
| **Nom** | Bienvenue nouveau bénéficiaire |
| **Déclenchement** | Date de début du dossier |
| **Délai** | 0 jour **Après** |
| **Action** | Envoyer un email |
| **Texte** | "Bienvenue dans votre accompagnement..." |

### Questionnaire de satisfaction en fin de prestation

| Paramètre | Valeur |
|-----------|--------|
| **Nom** | Satisfaction fin de prestation |
| **Déclenchement** | Date de fin du dossier |
| **Délai** | 1 jour **Après** |
| **Action** | Envoyer un email |
| **Questionnaire** | Questionnaire "Satisfaction" (dans Options) |
| **Relances** | 2 (envoi tous les 7 jours si non répondu) |
| **Texte** | `Merci de répondre à notre questionnaire : {questionnaire.url}` |

### Questionnaire de satisfaction après un rendez-vous

| Paramètre | Valeur |
|-----------|--------|
| **Nom** | Satisfaction après RDV |
| **Déclenchement** | Date de la séance d'activité en face-à-face |
| **Délai** | 1 jour **Après** |
| **Action** | Envoyer un email |
| **Questionnaire** | Questionnaire "Satisfaction" (dans Options) |
| **Texte** | `Merci de répondre à notre questionnaire : {questionnaire.url}` |

Pour limiter l'envoi à un type d'entretien, utilisez plutôt **Date de la séance associée à une action**.

### Rappel avant une action spécifique

| Paramètre | Valeur |
|-----------|--------|
| **Nom** | Rappel synthèse |
| **Déclenchement** | Date de la séance associée à une action |
| **Action** | "Remise de synthèse" |
| **Délai** | 3 jours **Avant** |
| **Texte** | `Votre entretien de synthèse aura lieu le {d.seance.date}...` |

## Gérer les règles

### Modifier une règle

1. Cliquez sur la règle
2. Modifiez les paramètres
3. **Enregistrer**

### Désactiver temporairement

Utile pendant les vacances ou pour tester :

1. Ouvrez la règle dans la liste
2. Cliquez sur le badge vert **Activée** en haut de la règle
3. Le badge passe en rouge **Désactivée**, les envois sont suspendus

Pour réactiver la règle, recliquez sur le badge.

### Supprimer une règle

1. Cliquez sur la règle
2. Bouton **Supprimer**
3. Confirmez dans **Supprimer la règle** avec **Oui, supprimer**

:::caution[Attention]
La suppression est définitive. Préférez désactiver si vous n'êtes pas sûr.
:::

## Suivre les exécutions

Les envois automatiques se lisent dans **Production** > **Contrôle** > **Historique** (pas l’**Historique** du dossier).

Filtrez **Étape** : **À envoyer**, **Envois en échec**, **Prévus**. Une **Date** future montre les envois prévus d’après les règles actives (31 jours au plus). La colonne **Détail** porte le nom de la règle ou le motif d’échec (*Le destinataire est absent du dossier*, adresse ou mobile inutilisable…).

→ [Historique des communications](/docs/communication/historique#production)

## Questions fréquentes

### Ma règle ne s'exécute pas ?

Vérifiez :
1. La règle affiche-t-elle le badge **Activée** (liste : **Active**) ?
2. Le **Déclenchement** correspond-il à des dates réelles ?
3. Pour une séance : n'est-elle pas **annulée**, le bénéficiaire n'est-il pas **absent**, l'état est-il **prévisionnel** ou **validé** ?
4. Pour **Date de fin du dossier** : le dossier est-il **terminé**, **abandonné**, **facturé** ou **soldé** ?
5. Le **Questionnaire** (Options) n'est-il pas limité à des prestations trop étroites ?
6. Pour les SMS : l'option **Envoi de SMS** est-elle activée dans [Paramètres globaux](/docs/administration/installation#sms) ?

### Je ne trouve pas une action dans la liste ?

La liste ne propose que les actions **actives** d'une prestation **Active**. Si l'action existe encore mais n'apparaît pas :

1. La [prestation](/docs/administration/prestations#désactiver-une-prestation) est-elle **Inactive** ? Désactiver une prestation ne désactive pas ses actions, mais les retire de cette liste.
2. L'action elle-même est-elle désactivée (badge **Inactive** sur sa fiche) ?
3. Si l'action est partagée, ouvrez le groupe de la prestation encore **Active**.

Pour une règle déjà enregistrée, l'action déjà choisie reste proposée même si sa prestation a été désactivée depuis.

### Puis-je avoir plusieurs règles sur le même déclencheur ?

Oui ! Exemple : J-1 avant séance → Email ET SMS. Créez deux règles distinctes.

### Les automatisations tournent quand ?

Les règles sont évaluées **quotidiennement**. Un rappel **1 jour Avant** part le jour J-1.

### Comment tester une règle ?

**Test** affiche un aperçu (données fictives, pas d'envoi). Détail et erreurs : [Aperçu du message](#apercu-test).

Pour un vrai envoi : activez la règle, créez un dossier de test avec une date qui déclenche, attendez l'évaluation quotidienne, puis vérifiez **Production** > **Contrôle** > **Historique**.

### Les messages automatiques sont-ils personnalisés ?

Oui ! Les marqueurs du **Sujet** et du **Texte** sont remplacés par les vraies données de chaque bénéficiaire. Chaque personne reçoit un message personnalisé.

### Puis-je automatiser des relances de factures impayées (relance client) ?

**Non.** Les automatisations téo sont conçues pour les communications **avec les bénéficiaires** liées au parcours d'accompagnement (rappel de séance, envoi de questionnaire, message d'information…). Elles ne pilotent pas le **module de facturation** et n'ont donc pas de déclencheur « facture non soldée depuis X jours ».

Pour le suivi des impayés, utilisez plutôt :

- L'écran **Facturation** > **Contrôle** > **Factures non réglées** pour visualiser les factures non soldées.
- Une **requête** dédiée (module **Facturation**) que vous lancez périodiquement, avec un export tableur pour la relance manuelle.

Si la relance client automatique est importante pour vous, déposez-la dans l'espace **[Idées](/docs/idees)** — c'est ce qui alimente la feuille de route.

## Bonnes pratiques

:::tip[Nommez clairement]
Utilisez des noms explicites : "Rappel J-1 SMS" plutôt que "Règle 1". Vous vous y retrouverez plus facilement.
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:::tip[Commencez simple]
Créez d'abord les règles essentielles (rappels), puis ajoutez progressivement. Trop de règles = risque de sur-sollicitation.
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:::tip[Testez avant de généraliser]
Créez d'abord la règle sur une **action** propre à une prestation test, vérifiez que ça fonctionne, puis élargissez.
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:::caution[Ne spammez pas]
Évitez les règles qui envoient trop de messages. Un rappel J-1 suffit généralement, pas besoin de J-3, J-2, J-1 !
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