📧 Emails
Les emails sont le canal de communication principal avec vos bénéficiaires et partenaires. téo vous permet d'envoyer des emails personnalisés, avec modèles et pièces jointes.
Envoyer un email
Depuis un dossier
La méthode la plus courante :
- Ouvrez le dossier du bénéficiaire
- Cliquez sur le bouton Message (ou Menu dossier > Message)
- Sélectionnez l'onglet Email
- Rédigez et envoyez
Depuis une fiche personne
- Ouvrez la fiche personne
- Cliquez sur Message
- L'email du contact est pré-rempli
Depuis une séance
Pour contacter les participants d'une séance :
- Ouvrez la séance
- Cliquez sur Message
- Choisissez les destinataires parmi les participants
Rédiger l'email
Le formulaire d'envoi
La modale de message s'organise de haut en bas :
| Section | Description |
|---|---|
| Message type | Sélecteur de modèle avec recherche intégrée |
| Contacts du contexte | Contacts suggérés (bénéficiaire, conseiller...) à cliquer ou glisser-déposer |
| De | Expéditeur (votre email, ou celui du modèle) |
| À | Destinataires principaux — tapez un nom/email ou cliquez un contact suggéré |
| Cc / Cci | Copie et copie cachée (cliquez Cc ou Cci pour les afficher) |
| Objet | Sujet du message |
| Corps | Éditeur riche pour le contenu |
| Pièces jointes | Documents du dossier + upload de fichiers |
Ajouter des destinataires
Plusieurs méthodes :
| Méthode | Comment faire |
|---|---|
| Clic sur un contact suggéré | Les contacts du contexte sont affichés en haut, cliquez pour les ajouter au champ "À" |
| Glisser-déposer | Glissez un contact suggéré directement vers le champ A, Cc ou Cci |
| Taper un nom ou email | Tapez dans le champ, les suggestions apparaissent (contacts du contexte + recherche) |
| Coller des adresses | Collez une liste d'emails séparés par des virgules |
| Tous ajouter | Bouton "Tous ajouter" pour ajouter tous les contacts d'un coup |
- Clic molette sur un destinataire ajouté pour le retirer rapidement
- Glisser-déposer un destinataire entre les champs A, Cc et Cci
- Tapez "moi" pour vous ajouter vous-même
Utiliser un modèle
Les modèles vous font gagner du temps :
- Cliquez sur le sélecteur de message type en haut de la modale
- Recherchez en tapant un mot-clé, ou naviguez avec les flèches du clavier
- L'objet, le corps et le destinataire par défaut sont automatiquement remplis
- Les variables sont remplacées par les vraies données du dossier
- Personnalisez si nécessaire
Le modèle "Confirmation de rendez-vous" devient automatiquement :
Bonjour Marie,
Votre rendez-vous du 15/03/2024 à 14h00 avec Jean Dupont est confirmé.
À bientôt !
Joindre des documents
La section Pièces jointes est visible en bas du formulaire :
| Méthode | Comment faire |
|---|---|
| Documents du dossier | Cochez les documents existants dans la liste. Option "PDF" pour joindre la version PDF. |
| Glisser-déposer | Glissez un fichier depuis votre ordinateur dans la zone de dépôt |
| Cliquer pour ajouter | Cliquez sur la zone "Glisser un fichier ici ou cliquer pour ajouter" |
La taille totale des pièces jointes est limitée (généralement 10 Mo). Pour les fichiers volumineux, privilégiez un lien de téléchargement.
Personnaliser le message
Insérer des variables
Depuis l'éditeur :
- Cliquez sur Variables
- Parcourez les catégories (bénéficiaire, dossier, séance...)
- Cliquez sur la variable souhaitée pour l'insérer
Mettre en forme
L'éditeur permet une mise en forme basique :
- Gras, italique
- Listes à puces
- Liens hypertextes
Envoyer
- Vérifiez le destinataire
- Relisez le message
- Cliquez sur Envoyer
- Confirmation : "Email envoyé avec succès"
Envoi en masse
Pour envoyer un message à plusieurs personnes :
- Depuis une liste (dossiers, personnes...)
- Cochez les éléments concernés
- Cliquez sur Message
- Sélectionnez un modèle
- Chaque destinataire reçoit un email personnalisé
L'envoi en masse utilise des variables. Assurez-vous que le modèle est adapté à tous les destinataires.
Historique des emails
Tous les emails sont tracés :
Où : Menu personne ou dossier > Historique
| Information | Description |
|---|---|
| Date/Heure | Moment de l'envoi |
| Type | |
| Objet | Sujet du message |
| Destinataire | Adresse email |
| Statut | Envoyé, Erreur |
| Expéditeur | Utilisateur qui a envoyé |
Consulter un email envoyé
- Allez dans l'historique
- Cliquez sur l'email
- Le contenu complet s'affiche
Gestion des erreurs
Email non envoyé
Causes possibles :
- Adresse email invalide
- Boîte pleine du destinataire
- Serveur temporairement indisponible
Que faire ?
- Vérifiez l'adresse email dans la fiche personne
- Corrigez si erreur de saisie
- Réessayez l'envoi
Questions fréquentes
L'email arrive en spam ?
Quelques conseils :
- Évitez les mots comme "URGENT", "GRATUIT" en majuscules
- N'abusez pas des liens
- Assurez-vous que le domaine d'envoi est bien configuré (SPF, DKIM)
Puis-je programmer un envoi ?
L'envoi programmé passe par les automatisations. Vous définissez une règle qui envoie automatiquement à une date/événement donné.
Comment modifier un modèle ?
Menu Admin > Messages > Cliquez sur le modèle > Modifiez > Enregistrer
Puis-je envoyer au nom de quelqu'un d'autre ?
L'expéditeur affiché est généralement l'adresse de la structure (configurable). La réponse du destinataire arrivera à cette adresse.
Comment savoir si l'email a été lu ?
téo ne permet pas le suivi de lecture (pixel tracking). Vous pouvez voir si l'email a été envoyé, mais pas s'il a été ouvert.
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