📧 Emails
Les emails sont le canal de communication principal avec vos bénéficiaires et partenaires. téo vous permet d'envoyer des emails personnalisés, avec modèles et pièces jointes.
Envoyer un email
Depuis un dossier
La méthode la plus courante :
- Ouvrez le dossier du bénéficiaire
- Cliquez sur le bouton Message (ou Menu dossier > Message)
- Sélectionnez l'onglet Email
- Rédigez et envoyez
Depuis une fiche personne
- Ouvrez la fiche personne
- Cliquez sur Message
- L'email du contact est pré-rempli
Depuis une fiche société
- Ouvrez la fiche société (Annuaire > Sociétés)
- Cliquez sur Message
- Joignez au besoin des documents de la société via Pièces jointes
Depuis une séance
Pour contacter les participants d'une séance :
- Ouvrez la séance
- Cliquez sur Message
- Choisissez les destinataires parmi les participants
Depuis un devis, une facture ou un groupe
Le bouton Message est aussi proposé depuis un devis, une facture et un groupe.
Depuis Agenda > Aujourd'hui
Pour envoyer le même modèle à plusieurs bénéficiaires d'une journée : Agenda > Aujourd'hui, action e-mail, puis un Email type.
→ Envoyer un e-mail ou un SMS depuis Aujourd'hui
Si le modèle définit une adresse d'expédition, téo l'utilise. Sinon, téo utilise votre adresse e-mail. L'envoi est possible uniquement avec une adresse d'expédition validée.
Lorsque vous utilisez Modifier le texte, conservez les marqueurs entre { } pour garder la personnalisation automatique du message. Le Sujet du modèle choisi reste celui du modèle : ses marqueurs sont aussi remplacés pour chaque bénéficiaire coché.
Rédiger l'email
Le formulaire d'envoi
La modale de message s'organise de haut en bas :
| Section | Description |
|---|---|
| Message type | Sélecteur de modèle avec recherche intégrée |
| Contacts du contexte | Contacts suggérés du dossier (bénéficiaire, prescripteur, référent externe, consultant, gestionnaire…) à cliquer ou glisser-déposer |
| De | Expéditeur (votre email, ou celui du modèle) |
| À | Destinataires principaux — tapez un nom/email ou cliquez un contact suggéré |
| Cc / Cci | Copie et copie cachée (cliquez Cc ou Cci pour les afficher) |
| Objet | Sujet du message (pré-rempli depuis le Sujet du modèle, avec les marqueurs déjà remplacés) |
| Corps | Éditeur riche pour le contenu (pré-rempli depuis le Texte du modèle, marqueurs remplacés) |
| Pièces jointes | Documents du contexte + upload de fichiers |
Ajouter des destinataires
Plusieurs méthodes :
| Méthode | Comment faire |
|---|---|
| Clic sur un contact suggéré | Les contacts du contexte sont affichés en haut, cliquez pour les ajouter au champ "À" |
| Glisser-déposer | Glissez un contact suggéré directement vers le champ A, Cc ou Cci |
| Taper un nom ou email | Tapez dans le champ, les suggestions apparaissent (contacts du contexte + recherche) |
| Coller des adresses | Collez une liste d'emails séparés par des virgules |
| Tous ajouter | Bouton "Tous ajouter" pour ajouter tous les contacts d'un coup |
- Clic molette sur un destinataire ajouté pour le retirer rapidement
- Glisser-déposer un destinataire entre les champs A, Cc et Cci
- Tapez "moi" pour vous ajouter vous-même
Utiliser un modèle
Les modèles vous font gagner du temps :
- Cliquez sur le sélecteur de message type en haut de la modale
- Recherchez en tapant un mot-clé, ou naviguez avec les flèches du clavier
- L'Objet, le corps et le destinataire par défaut sont automatiquement remplis
- Les marqueurs du Sujet du modèle et du Texte sont remplacés par les données du dossier, de la personne, de la séance… selon le contexte ouvert
- Personnalisez si nécessaire (vous pouvez encore ajuster l'Objet ou le corps avant d'envoyer)
Le modèle "Confirmation de rendez-vous" devient automatiquement :
Bonjour Marie,
Votre rendez-vous du 15/03/2024 à 14h00 avec Jean Dupont est confirmé.
À bientôt !
Si le sélecteur n'offre aucun modèle alors que vous en avez créé, téo peut afficher :
Aucun modèle éligible : les modèles existants sont limités à d’autres prestations.
Le modèle existe, mais il est limité à d'autres prestations que celle du dossier (ou du contexte) ouvert. Ouvrez le modèle dans Administration > Documents & messages > Messages pour élargir les prestations, ou choisissez un modèle sans cette limite.
Ce message n'apparaît que s'il n'y a vraiment aucun modèle proposé et qu'au moins un a été écarté pour cette raison.
Joindre des documents
La section Pièces jointes est en bas du formulaire.
Cochez un document déjà rattaché au contexte ouvert (dossier, personne, société…). Si le fichier existe en Word et en PDF, une deuxième case PDF joint la version PDF.
Pour un fichier de votre ordinateur : Glisser un fichier ici ou cliquer pour ajouter.
Personnaliser le message
Insérer des marqueurs
Depuis l'éditeur :
- Cliquez sur Marqueurs
- Parcourez les catégories (bénéficiaire, dossier, séance...)
- Cliquez sur le marqueur souhaité pour l'insérer
Mettre en forme
L'éditeur permet une mise en forme riche :
| Outil | Usage |
|---|---|
| Gras, italique, souligné | Mise en valeur de mots ou expressions |
| Police | Choix de la famille de police (Arial, Georgia, Tahoma, Times New Roman, Verdana, Courier New) |
| Taille | Ajuster la taille du texte (de 10 à 28) |
| Couleur | Couleur du texte et couleur de fond (surlignage) |
| Alignement | Gauche, centré ou droite |
| Listes | Listes à puces ou numérotées |
| Liens | Insertion de liens hypertextes |
| Supprimer le formatage | Retire le formatage appliqué au texte sélectionné |
Le choix de la police et de la taille dans l'éditeur permet d'aligner vos emails sur la charte graphique de votre structure (police corporate, taille de corps habituelle). Ces réglages sont conservés dans les modèles d'email — paramétrez-les une fois dans le modèle, ils s'appliqueront à tous les envois ultérieurs.
Envoyer
- Vérifiez le destinataire
- Relisez le message
- Cliquez sur Envoyer
- Confirmation : Message envoyé avec succès.
Envoi en masse
Même parcours que depuis Agenda > Aujourd'hui. Les cases de Production > Dossiers servent à exporter, pas à un envoi groupé. Annuaire > Personnes ne propose pas de cases pour un e-mail ou un SMS : ouvrez chaque fiche, ou passez par Aujourd'hui.
Après Envoyer, téo affiche Envoi lancé. L'avancement et les destinataires non servis se lisent dans Suivi des envois.
Historique
Deux écrans s'appellent Historique. Ce n'est pas le volet Infos & historique (icône Informations de l'en-tête), qui montre la création et les modifications de la fiche, du plus ancien au plus récent. Sur une fiche personne, ce n'est pas Données principales. Sur une facture, ce n'est pas non plus l'Historique du panneau Chorus Pro (envois et retours).
Sur une fiche
| Fiche | Chemin |
|---|---|
| Personne | Historique |
| Dossier | Contrôle > Historique |
| Groupe | Contrôle > Historique |
| Facture | Historique |
Un e-mail ou un SMS envoyé depuis un devis (bouton Message) apparaît sur la fiche du Destinataire du devis, et sur Contrôle > Historique du dossier ou du groupe auxquels le devis est rattaché. Le devis n'a pas de menu Historique.
L'écran liste les e-mails, SMS, appels et signatures, du plus récent au plus ancien. Les appels y figurent parmi les autres types, pas regroupés à part. S'il n'y en a aucun : Aucun historique (L'historique est alimenté automatiquement par les emails, sms et appels voip. Vous pouvez ajouter manuellement un historique tel qu'un email reçu.).
Ajouter un historique ouvre le formulaire : Auteur, Message type (e-mail, SMS, Appel téléphonique), Date, Heure, Contenu. Message type est obligatoire. Si Date et Heure restent vides, téo enregistre la date et l'heure actuelles. Enregistrez. L'entrée porte le statut Saisie manuelle.
Cliquez une ligne : Visualiser l'historique (contenu). Pour un appel : Historique d'appel (Les appels n'ont pas de détail d'historique. Seuls les mails et SMS en disposent.).
Colonnes : Date, Heure, Expéditeur (ou pastille Automatique), Contact, Statut, Date Heure (mise à jour du statut).
Types : e-mail, SMS, Appel téléphonique, Signature.
| Statut | Quand |
|---|---|
| Envoyé, En attente, Reçu, Ouvert, Cliqué | Suivi de l'envoi |
| Rejeté, Bloqué, Échoué, Expiré, Spam | Incident |
| Saisie manuelle | Entrée ajoutée à la main |
| Abouti / Non abouti | Appel |
| Statut indisponible | Statut non reconnu |
Si la même adresse e-mail existe sur plusieurs fiches, un triangle d'alerte l'indique : L'adresse e-mail du contact apparaît dans plusieurs fiches de l'annuaire.
Production > Contrôle > Historique
Production > Contrôle > Historique liste les e-mails, SMS, appels, signatures et envois automatiques de tous les dossiers. À l’ouverture : Aujourd’hui. Recherche, filtres Date, Étape, Canal, bouton Exporter.
Les e-mails et SMS envoyés depuis un devis y figurent (dossier auquel le devis est rattaché). Avec Accéder uniquement à ses propres dossiers, seulement les dossiers dont vous êtes conseiller ou gestionnaire.
→ Historique des communications
Gestion des erreurs
Email non envoyé
Causes possibles :
- Adresse email invalide
- Boîte pleine du destinataire
- Serveur temporairement indisponible
Que faire ?
- Vérifiez l'adresse email dans la fiche personne
- Corrigez si erreur de saisie
- Réessayez l'envoi
Pour un envoi groupé depuis Aujourd'hui, ouvrez Suivi des envois : le volet nomme les destinataires non servis et propose Relancer les échecs.
Questions fréquentes
L'email arrive en spam ?
Quelques conseils :
- Évitez les mots comme "URGENT", "GRATUIT" en majuscules
- N'abusez pas des liens
- Assurez-vous que le domaine d'envoi de l'adresse expéditrice est enregistré et validé sur la page Expéditeurs e-mail
Puis-je programmer un envoi ?
L'envoi programmé passe par les automatisations. Vous définissez une règle qui envoie automatiquement à une date/événement donné.
Comment modifier un modèle ?
Menu Administration > Documents & messages > Messages > Cliquez sur le modèle > Modifiez > Enregistrer
Puis-je envoyer au nom de quelqu'un d'autre ?
L'expéditeur affiché est généralement l'adresse de la structure (configurable). La réponse du destinataire arrivera à cette adresse.
Comment savoir si l'email a été lu ?
Le Statut de la ligne peut afficher Ouvert ou Cliqué lorsque le prestataire d'envoi le signale. Sinon, vous voyez surtout Envoyé.
Je ne retrouve pas l'email envoyé depuis un devis ?
Le devis n'a pas de menu Historique. Après l'envoi, téo affiche Le message a bien été envoyé. Vous le retrouvez dans l'historique. Ouvrez Historique sur la fiche de la personne indiquée comme Destinataire du devis. Si le devis est rattaché à un dossier ou un groupe, ouvrez Contrôle > Historique de cet élément, ou Production > Contrôle > Historique.
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