📧 Emails
Les emails sont le canal de communication principal avec vos bénéficiaires et partenaires. téo vous permet d'envoyer des emails personnalisés, avec modèles et pièces jointes.
Envoyer un email
Depuis un dossier
La méthode la plus courante :
- Ouvrez le dossier du bénéficiaire
- Cliquez sur le bouton Message (ou Menu dossier > Message)
- Sélectionnez l'onglet Email
- Rédigez et envoyez
Depuis une fiche personne
- Ouvrez la fiche personne
- Cliquez sur Message
- L'email du contact est pré-rempli
Depuis une séance
Pour contacter les participants d'une séance :
- Ouvrez la séance
- Cliquez sur Message
- Choisissez les destinataires parmi les participants
Rédiger l'email
Le formulaire d'envoi
| Champ | Description |
|---|---|
| À | Destinataire principal (pré-rempli depuis le contexte) |
| CC | Destinataires en copie |
| Objet | Sujet du message |
| Corps | Contenu du message |
| Pièces jointes | Documents à joindre |
Utiliser un modèle
Les modèles vous font gagner du temps :
- Dans la liste déroulante Modèle, sélectionnez un modèle
- L'objet et le corps sont automatiquement remplis
- Les variables sont remplacées par les vraies données
- Personnalisez si nécessaire
Le modèle "Confirmation de rendez-vous" devient automatiquement :
Bonjour Marie,
Votre rendez-vous du 15/03/2024 à 14h00 avec Jean Dupont est confirmé.
À bientôt !
Joindre des documents
Plusieurs méthodes pour ajouter des pièces jointes :
| Méthode | Comment faire |
|---|---|
| Depuis le dossier | Cliquer sur "Joindre" > Sélectionner parmi les documents existants |
| Nouvel upload | Cliquer sur "Parcourir" > Choisir un fichier de votre ordinateur |
| Générer un document | Cliquer sur "Générer" > Le document téo edit est joint automatiquement |
La taille totale des pièces jointes est limitée (généralement 10 Mo). Pour les fichiers volumineux, privilégiez un lien de téléchargement.
Personnaliser le message
Insérer des variables
Depuis l'éditeur :
- Cliquez sur Variables
- Parcourez les catégories (bénéficiaire, dossier, séance...)
- Cliquez sur la variable souhaitée pour l'insérer
Mettre en forme
L'éditeur permet une mise en forme basique :
- Gras, italique
- Listes à puces
- Liens hypertextes
Envoyer
- Vérifiez le destinataire
- Relisez le message
- Cliquez sur Envoyer
- Confirmation : "Email envoyé avec succès"
Envoi en masse
Pour envoyer un message à plusieurs personnes :
- Depuis une liste (dossiers, personnes...)
- Cochez les éléments concernés
- Cliquez sur Message
- Sélectionnez un modèle
- Chaque destinataire reçoit un email personnalisé
L'envoi en masse utilise des variables. Assurez-vous que le modèle est adapté à tous les destinataires.
Historique des emails
Tous les emails sont tracés :
Où : Menu personne ou dossier > Historique
| Information | Description |
|---|---|
| Date/Heure | Moment de l'envoi |
| Type | |
| Objet | Sujet du message |
| Destinataire | Adresse email |
| Statut | Envoyé, Erreur |
| Expéditeur | Utilisateur qui a envoyé |
Consulter un email envoyé
- Allez dans l'historique
- Cliquez sur l'email
- Le contenu complet s'affiche
Gestion des erreurs
Email non envoyé
Causes possibles :
- Adresse email invalide
- Boîte pleine du destinataire
- Serveur temporairement indisponible
Que faire ?
- Vérifiez l'adresse email dans la fiche personne
- Corrigez si erreur de saisie
- Réessayez l'envoi
Questions fréquentes
L'email arrive en spam ?
Quelques conseils :
- Évitez les mots comme "URGENT", "GRATUIT" en majuscules
- N'abusez pas des liens
- Assurez-vous que le domaine d'envoi est bien configuré (SPF, DKIM)
Puis-je programmer un envoi ?
L'envoi programmé passe par les automatisations. Vous définissez une règle qui envoie automatiquement à une date/événement donné.
Comment modifier un modèle ?
Menu Admin > Messages > Cliquez sur le modèle > Modifiez > Enregistrer
Puis-je envoyer au nom de quelqu'un d'autre ?
L'expéditeur affiché est généralement l'adresse de la structure (configurable). La réponse du destinataire arrivera à cette adresse.
Comment savoir si l'email a été lu ?
téo ne permet pas le suivi de lecture (pixel tracking). Vous pouvez voir si l'email a été envoyé, mais pas s'il a été ouvert.
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