📧 Emails

Les emails sont le canal de communication principal avec vos bénéficiaires et partenaires. téo vous permet d'envoyer des emails personnalisés, avec modèles et pièces jointes.

Envoyer un email

Depuis un dossier

La méthode la plus courante :

1. Ouvrez le dossier du bénéficiaire
2. Cliquez sur le bouton Message (ou Menu dossier > Message)
3. Sélectionnez l'onglet Email
4. Rédigez et envoyez

Depuis une fiche personne

1. Ouvrez la fiche personne
2. Cliquez sur Message
3. L'email du contact est pré-rempli

Depuis une fiche société

1. Ouvrez la fiche société (Annuaire > Sociétés)
2. Cliquez sur Message
3. Joignez au besoin des documents de la société via Pièces jointes

Depuis une séance

Pour contacter les participants d'une séance :

1. Ouvrez la séance
2. Cliquez sur Message
3. Choisissez les destinataires parmi les participants

Depuis Agenda > Aujourd'hui

Pour envoyer le même modèle à plusieurs bénéficiaires d'une journée : Agenda > Aujourd'hui, action e-mail, puis un Email type.

→ Envoyer un e-mail ou un SMS depuis Aujourd'hui

Si le modèle définit une adresse d'expédition, téo l'utilise. Sinon, téo utilise votre adresse e-mail. L'envoi est possible uniquement avec une adresse d'expédition validée.

Modifier le texte

Lorsque vous utilisez Modifier le texte, conservez les marqueurs entre { } pour garder la personnalisation automatique du message. Le Sujet du modèle choisi reste celui du modèle : ses marqueurs sont aussi remplacés pour chaque bénéficiaire coché.

Rédiger l'email

Le formulaire d'envoi

La modale de message s'organise de haut en bas :

Section	Description
Message type	Sélecteur de modèle avec recherche intégrée
Contacts du contexte	Contacts suggérés du dossier (bénéficiaire, prescripteur, référent externe, consultant, gestionnaire…) à cliquer ou glisser-déposer
De	Expéditeur (votre email, ou celui du modèle)
À	Destinataires principaux — tapez un nom/email ou cliquez un contact suggéré
Cc / Cci	Copie et copie cachée (cliquez Cc ou Cci pour les afficher)
Objet	Sujet du message (pré-rempli depuis le Sujet du modèle, avec les marqueurs déjà remplacés)
Corps	Éditeur riche pour le contenu (pré-rempli depuis le Texte du modèle, marqueurs remplacés)
Pièces jointes	Documents du contexte + upload de fichiers

Ajouter des destinataires

Plusieurs méthodes :

Méthode	Comment faire
Clic sur un contact suggéré	Les contacts du contexte sont affichés en haut, cliquez pour les ajouter au champ "À"
Glisser-déposer	Glissez un contact suggéré directement vers le champ A, Cc ou Cci
Taper un nom ou email	Tapez dans le champ, les suggestions apparaissent (contacts du contexte + recherche)
Coller des adresses	Collez une liste d'emails séparés par des virgules
Tous ajouter	Bouton "Tous ajouter" pour ajouter tous les contacts d'un coup

Raccourcis

• Clic molette sur un destinataire ajouté pour le retirer rapidement
• Glisser-déposer un destinataire entre les champs A, Cc et Cci
• Tapez "moi" pour vous ajouter vous-même

Utiliser un modèle

Les modèles vous font gagner du temps :

1. Cliquez sur le sélecteur de message type en haut de la modale
2. Recherchez en tapant un mot-clé, ou naviguez avec les flèches du clavier
3. L'Objet, le corps et le destinataire par défaut sont automatiquement remplis
4. Les marqueurs du Sujet du modèle et du Texte sont remplacés par les données du dossier, de la personne, de la séance… selon le contexte ouvert
5. Personnalisez si nécessaire (vous pouvez encore ajuster l'Objet ou le corps avant d'envoyer)

Exemple

Le modèle "Confirmation de rendez-vous" devient automatiquement :

Bonjour Marie,

Votre rendez-vous du 15/03/2024 à 14h00 avec Jean Dupont est confirmé.

À bientôt !

Joindre des documents

La section Pièces jointes est en bas du formulaire.

Cochez un document déjà rattaché au contexte ouvert (dossier, personne, société…). Si le fichier existe en Word et en PDF, une deuxième case PDF joint la version PDF.

Pour un fichier de votre ordinateur : Glisser un fichier ici ou cliquer pour ajouter.

Personnaliser le message

Insérer des marqueurs

Depuis l'éditeur :

1. Cliquez sur Variables
2. Parcourez les catégories (bénéficiaire, dossier, séance...)
3. Cliquez sur le marqueur souhaité pour l'insérer

Mettre en forme

L'éditeur permet une mise en forme riche :

Outil	Usage
Gras, italique, souligné	Mise en valeur de mots ou expressions
Police	Choix de la famille de police (Arial, Georgia, Tahoma, Times New Roman, Verdana, Courier New)
Taille	Ajuster la taille du texte (de 10 à 28)
Couleur	Couleur du texte et couleur de fond (surlignage)
Alignement	Gauche, centré ou droite
Listes	Listes à puces ou numérotées
Liens	Insertion de liens hypertextes
Supprimer le formatage	Retire le formatage appliqué au texte sélectionné

Police et taille pour s'aligner sur votre charte

Le choix de la police et de la taille dans l'éditeur permet d'aligner vos emails sur la charte graphique de votre structure (police corporate, taille de corps habituelle). Ces réglages sont conservés dans les modèles d'email — paramétrez-les une fois dans le modèle, ils s'appliqueront à tous les envois ultérieurs.

Envoyer

1. Vérifiez le destinataire
2. Relisez le message
3. Cliquez sur Envoyer
4. Confirmation : Message envoyé avec succès.

Envoi en masse

Même parcours que depuis Agenda > Aujourd'hui. Les listes Production > Dossiers et Annuaire > Personnes ne proposent pas de cases à cocher pour un envoi groupé : ouvrez chaque fiche, ou passez par Aujourd'hui.

Historique

Deux écrans s'appellent Historique. Ce n'est pas le volet Infos & historique (icône Informations de l'en-tête), qui montre la création et les modifications de la fiche, du plus ancien au plus récent. Sur une facture, ce n'est pas non plus l'Historique du panneau Chorus Pro (envois et retours).

Sur une fiche

Fiche	Chemin
Personne	Historique
Dossier	Contrôle > Historique
Groupe	Contrôle > Historique
Facture	Historique

L'écran liste les e-mails, SMS, appels et signatures, du plus récent au plus ancien. Les appels y figurent parmi les autres types, pas regroupés à part. S'il n'y en a aucun : Aucun historique (L'historique est alimenté automatiquement par les emails, sms et appels voip. Vous pouvez ajouter manuellement un historique tel qu'un email reçu.).

Ajouter un historique ouvre le formulaire : Auteur, Message type (e-mail, SMS, Appel téléphonique), Date, Heure, Contenu. Message type est obligatoire. Si Date et Heure restent vides, téo enregistre la date et l'heure actuelles. Enregistrez. L'entrée porte le statut Saisie manuelle.

Cliquez une ligne : Visualiser l'historique (contenu). Pour un appel : Historique d'appel (Les appels n'ont pas de détail d'historique. Seuls les mails et SMS en disposent.).

Colonnes : Date, Heure, Expéditeur (ou pastille Automatique), Contact, Statut, Date Heure (mise à jour du statut).

Types : e-mail, SMS, Appel téléphonique, Signature.

Statut	Quand
Envoyé, En attente, Reçu, Ouvert, Cliqué	Suivi de l'envoi
Rejeté, Bloqué, Échoué, Expiré, Spam	Incident
Saisie manuelle	Entrée ajoutée à la main
Abouti / Non abouti	Appel
Statut indisponible	Statut non reconnu

Si la même adresse e-mail existe sur plusieurs fiches, un triangle d'alerte l'indique : L'adresse e-mail du contact apparaît dans plusieurs fiches de l'annuaire.

Production > Contrôle > Historique

Production > Contrôle > Historique : une Date (aujourd'hui par défaut), pour tous les dossiers. Bouton Tableur. Pour une même date, les lignes sont classées de la plus récente à la plus ancienne.

• Date passée ou aujourd'hui : e-mails et SMS de ce jour (1 Ligne d'historique / N Lignes d'historique, colonne Dossier en plus). Les envois automatiques non partis s'affichent dans un tableau daté ; les échecs définitifs dans Envois en échec.
• Date future : aperçu des envois automatiques prévus. S'il n'y a aucune règle : Aucun historique (Votre téo ne contient aucune règle d'automatisation.). Sinon, si rien ne correspond : Votre recherche n'a pas abouti. Modifiez les critères et réessayez.

→ Automatisations

Gestion des erreurs

Email non envoyé

Causes possibles :

• Adresse email invalide
• Boîte pleine du destinataire
• Serveur temporairement indisponible

Que faire ?

1. Vérifiez l'adresse email dans la fiche personne
2. Corrigez si erreur de saisie
3. Réessayez l'envoi

Questions fréquentes

L'email arrive en spam ?

Quelques conseils :

• Évitez les mots comme "URGENT", "GRATUIT" en majuscules
• N'abusez pas des liens
• Assurez-vous que le domaine d'envoi de l'adresse expéditrice est enregistré et validé sur la page Expéditeurs e-mail

Puis-je programmer un envoi ?

L'envoi programmé passe par les automatisations. Vous définissez une règle qui envoie automatiquement à une date/événement donné.

Comment modifier un modèle ?

Menu Administration > Documents & messages > Messages > Cliquez sur le modèle > Modifiez > Enregistrer

Puis-je envoyer au nom de quelqu'un d'autre ?

L'expéditeur affiché est généralement l'adresse de la structure (configurable). La réponse du destinataire arrivera à cette adresse.

Comment savoir si l'email a été lu ?

Le Statut de la ligne peut afficher Ouvert ou Cliqué lorsque le prestataire d'envoi le signale. Sinon, vous voyez surtout Envoyé.