Contrôler les factures

A quoi ça sert ?

Imposée par la loi de Finances de 2018 à toutes les entreprises, la mise en place d'un circuit de validation de la facture a de multiples avantages :

• Vous êtes en règle avec la loi, ce qui est quand même satisfaisant et vous place dans la catégorie des entreprises citoyennes, bravo !
• Les factures exportées dans votre logiciel de comptabilité sont nickel (il vaut mieux car sinon téo risque de bloquer l'exportation)
• Cela vous oblige à déterminer des procédures claire avec votre équipe : Quand contrôle-t-on ? Qui contrôle ?
• C'est un dernier point de validation, souvent réalisée par une personne différente car il est très difficile de se contrôler soi-même, c'est une source d'erreur et c'est normal !

Contrôler sa facture dans téo

L'écran Factures à contrôler présente toutes les factures qui n'ont pas encore été validées. Un clic sur la facture vous permet de l'ouvrir.

Après avoir vérifié que tout était dans le meilleur des mondes possibles pour cette facture (toutes les données indispensable sont bien là, y compris la bonne sous famille, les bons comptes etc...), il suffit de cliquer sur la coche située dans la bande rouge Non contrôlée.

La bande passe au vert et le nom du contrôleur s'affiche.

Les précautions, c'est avant le contrôle

Une facture contrôlée ne peut plus être modifiée. Vous ne pourrez plus l'éditer, ni l'imprimer. Si vous pouvez avoir besoin de la facture matérialisée, n'oubliez pas de l'éditer et de l'enregistrer dans téo avant de la contrôler.

Blocage des factures incomplètes

Les factures incomplètes ne peuvent pas être contrôlées. Elles doivent d'abord être complétées.

Les données bloquantes sont :

• Ligne de détail
• Sous-famille
• Date
• Echéance
• Tiers (client ou fournisseur)
• Compte client
• Compte d'imputation (produit ou charge)
• Compte de TVA (uniquement si de la TVA est comptabilisée)
• Code analytique (uniquement si analytique obligatoire)
• Centre (uniquement si centre obligatoire)
• Fichier rattaché (c'est à dire l'édition de la facture et sa présence dans Document. Sinon la donnée fichier teo ged s'affiche)

Paramétrage

Les options code analytique et centre obligatoire sont à activer dans le paramétrage de la compta.

Décontrôler la facture

Il est possible d'annuler le contrôle de la facture en cliquant sur la flèche tournante à droite de la date de contrôle.

Seuls le groupe d'utilisateurs ou les utilisateurs ayant le droit Super admin. ont la possibilité de décontrôler la facture.