🧾 Factures

Les factures sont le cœur du module comptable de téo. Vous pouvez les créer manuellement, les générer depuis des échéances, ou les émettre en masse.

Accéder aux factures

Menu : Compta > Factures

Vous y trouvez :

• La liste complète de vos factures
• Des filtres puissants (état, période, client, type)
• Les totaux et statistiques

Les filtres disponibles

Filtre	Options
État	Brouillon, Émise, Réglée partiellement, Soldée
Type	Facture, Avoir, Acompte
Avoir	Filtrer uniquement les avoirs
Période	Dates de début et fin
Société	Filtre par client institutionnel (financeur, entreprise…)
Bénéficiaire	Filtre par client personne (auto-financement)
Numéro	Recherche exacte

Avoirs en négatif

Les avoirs apparaissent dans les listes avec leurs montants en rouge et en négatif, à la fois sur les factures de vente (V) marquées « Avoir » et sur les factures d'achat (A). Le total cumulé en bas du tableau tient compte de cette inversion : un avoir de 100 € est bien retranché du chiffre d'affaires affiché.

Créer une facture

Méthode 1 : Depuis les échéances (recommandé)

La méthode la plus efficace quand vous avez des échéanciers configurés :

1. Menu Compta > Échéances
2. Filtrez les échéances à facturer (date, client...)
3. Cochez les échéances à facturer
4. Cliquez sur Facturer
5. La facture est créée avec les montants pré-remplis

Astuce

Vous pouvez facturer plusieurs échéances d'un même client en une seule facture en les cochant toutes.

Méthode 2 : Depuis un dossier

1. Ouvrez le dossier concerné
2. Menu dossier > Comptabilité
3. Cliquez sur Nouvelle facture
4. Le bénéficiaire et les informations du dossier sont pré-remplies

Méthode 3 : Création manuelle

1. Depuis la page des factures, cliquez sur le bouton d'action, ou depuis un dossier > Comptabilité
2. Remplissez toutes les informations manuellement

Remplir une facture

L'en-tête

Champ	Description
Client	Le payeur (organisation ou personne)
Date de facture	Date d'émission
Échéance de paiement	Date limite de règlement
Dossier/Groupe	Lien avec l'accompagnement (automatique si créé depuis dossier)
Objet	Description de la facturation

Les lignes de facture

Pour chaque ligne :

Champ	Description
Désignation	Description de ce qui est facturé
Sous-famille	Sous-famille comptable de la ligne. Sur une facture rattachée à un dossier, elle est reprise de la prestation / tarification. Sur une facture seule, renseignez-la pour rattacher le montant à la bonne prestation.
Quantité	Nombre (heures, jours, unités...)
Prix unitaire	Montant HT à l'unité
Taux TVA	Taux de TVA de la ligne (voir ci-dessous)
Montant	Calculé automatiquement

Suivre le chiffre d'affaires d'une prestation sur les factures seules

Pour retrouver une facture seule (non liée à un dossier) dans votre suivi de chiffre d'affaires par prestation, renseignez la Sous-famille correspondante sur chaque ligne de détail.

• Le rapport Compta > Rapports > Chiffres d'affaires classe les montants par sous-famille : une ligne sans sous-famille n'est rattachée à aucune prestation et n'apparaît donc pas dans le total de cette prestation.
• Le tableau Pilotage > Chiffre d'affaires > CA par prestation se base sur la production des dossiers : une facture seule, n'étant rattachée à aucun dossier, n'y figure pas — c'est attendu. Utilisez le rapport Compta ci-dessus pour ces montants.

Taux de TVA : facture et lignes

La facture porte un Taux de TVA par défaut, à choisir parmi les taux officiels : 20 % (normal), 10 % (intermédiaire), 5,5 % (réduit), 2,1 % (particulier) et 0 % (hors champ d'application).

Chaque ligne dispose en plus d'un champ Taux TVA : laissez-le sur « Taux de la facture » pour reprendre le taux de la facture, ou choisissez un autre taux pour cette ligne. Vous pouvez ainsi mélanger plusieurs taux de TVA sur une même facture saisie manuellement.

Les totaux

En bas de la facture :

• Total HT
• TVA (détaillée par taux)
• Total TTC
• Déjà réglé (si acomptes)
• Reste à payer

Types de factures

Facture standard

La facture classique pour une prestation réalisée.

Facture d'acompte

Pour facturer un montant avant la réalisation complète :

1. Créez une facture normale
2. Cochez l'option Acompte
3. Lors de la facture finale, les acomptes sont déduits

Impact sur l'état du dossier et le pilotage

Une facture marquée acompte ne fait pas basculer l'état du dossier en "Facturé" ou "Soldé". Tant que seuls des acomptes sont émis, le dossier reste dans son état actuel (En cours, Terminé...) et son montant apparaît toujours en "Prévisionnel" dans les tableaux de pilotage CA.

C'est la facture finale (non-acompte) qui déclenchera le passage en état "Facturé".

Le bouton Acompte est un interrupteur : tant qu'il est activé, le dossier reste en cours ; le désactiver fait passer le dossier en « facturé ». La bascule est prise en compte immédiatement, sans enregistrement supplémentaire. Si vous avez coché "Acompte" par erreur sur une facture définitive, désactivez simplement le bouton pour que l'état du dossier se mette à jour.

Avoir

Pour annuler ou corriger une facture émise, deux options selon ce que vous voulez faire :

Action	Quand l'utiliser	Effet
Créer un avoir	Avoir partiel ou personnalisé (geste commercial, remboursement d'une seule ligne, ajustement de quantité…)	Ouvre un brouillon d'avoir avec les lignes pré-remplies — vous pouvez modifier les montants, supprimer des lignes, ajuster la TVA avant d'émettre.
Annuler la facture	Annuler intégralement une facture (erreur de saisie, dossier annulé après émission, refacturation complète…)	Génère automatiquement un avoir total d'un seul clic, miroir parfait de la facture d'origine.

Procédure « Créer un avoir »

1. Ouvrez la facture concernée
2. Cliquez sur Créer avoir
3. Les lignes sont automatiquement inversées (montants négatifs)
4. Ajustez si c'est un avoir partiel (modifier quantité, supprimer des lignes…)
5. Émettez l'avoir

Procédure « Annuler la facture »

1. Ouvrez la facture concernée
2. Cliquez sur Annuler la facture
3. téo crée et émet automatiquement l'avoir total

Important

Un avoir s'applique sur une facture existante. Le numéro de la facture d'origine est conservé dans l'avoir.

Avoir couvrant la totalité de la facture

Dès que le cumul des avoirs émis sur une facture en couvre la totalité du montant HT — y compris avec un ou plusieurs avoirs saisis manuellement via Créer un avoir — la facture d'origine est automatiquement annulée, exactement comme avec le bouton Annuler la facture.

Ses échéances liées sont alors détachées de la facture et repassent au statut « Échéance annulée ». Pour refacturer le dossier, régénérez ces échéances (voir Réactiver une échéance annulée) ou créez une facture manuelle.

Numéro chrono

L'annulation d'une facture ne libère pas son numéro de chrono : la facture annulée et l'avoir gardent chacun leur propre numéro, séparés mais reliés. Cette « perte » apparente d'un numéro n'est pas problématique comptablement, tant que les justificatifs (facture d'origine + avoir d'annulation) restent conservés ensemble.

C'est une obligation légale : un numéro de facture émise ne peut jamais être réutilisé, même si la facture est annulée.

Facture groupée

Pour facturer plusieurs dossiers/participants en une seule facture :

1. Sélectionnez plusieurs échéances de dossiers différents
2. Cliquez sur Facturer groupé
3. Une seule facture regroupe tous les montants

Détail d'une facture groupée

Le détail d'une facture groupée affiche, pour chaque ligne :

Colonne	Description
Dossier	Numéro de dossier — cliquable pour ouvrir le dossier dans un nouvel onglet
Bénéficiaire	Nom du bénéficiaire concerné
Désignation	Libellé de la ligne (action, période, prestation...)
Quantité	Heures / unités
Montant HT	Montant de la ligne

Sous le tableau, un récapitulatif des totaux affiche le total HT, la TVA détaillée par taux et le total TTC de la facture groupée.

Distinguer les dossiers homonymes dans l'autocomplete

Quand vous ajoutez une ligne à une facture groupée et que vous tapez le nom d'un bénéficiaire qui a plusieurs dossiers actifs, l'autocomplete Dossier affiche le code de la prestation à droite du nom (ex : COROT Cinthia · BC vs COROT Cinthia · FT). Vous pouvez ainsi identifier sans ambiguïté quel dossier rattacher à la ligne.

Export tableur

Le bouton Tableur (icône Excel) en haut à droite du détail permet de télécharger l'ensemble des lignes au format Excel. Très utile pour transmettre le détail à un financeur ou rapprocher la facture avec un suivi pédagogique.

Lien vers le dossier

Chaque ligne du détail est cliquable : un clic sur le numéro ou le bénéficiaire ouvre directement le dossier dans un nouvel onglet. Pratique pour vérifier le contexte (état, financeur, séances) sans sortir de la facture.

Cycle de vie d'une facture

Les états

État	Signification	Actions possibles
Brouillon	En cours de création	Modifier, supprimer, émettre
Émise	Envoyée/validée (numéro définitif)	Encaisser, créer avoir
Réglée partiellement	Paiement partiel reçu	Encaisser le reste
Soldée	Entièrement payée	Aucune (clôturée)

Émettre une facture

L'émission verrouille la facture et lui attribue un numéro définitif :

1. Vérifiez que tout est correct
2. Cliquez sur Émettre
3. Confirmez

Attention

Une facture émise ne peut plus être modifiée. Pour corriger, créez un avoir.

Factures contrôlées

Une facture peut être marquée comme contrôlée pour empêcher toute modification de son contenu après le contrôle. Le bouton Acompte reste toutefois modifiable même sur une facture contrôlée : c'est un marqueur de suivi du dossier, qui n'altère ni le PDF émis ni les écritures comptables.

Identifier les factures déjà exportées en compta

Une fois qu'une facture a été incluse dans un export comptable, elle affiche un tag bleu « Exportée » sur sa popup de détail (à côté du tag « Soldée » éventuel) et un bandeau bleu « Cette pièce a été importée en comptabilité » en haut de sa fiche d'édition. Cela permet de savoir, d'un coup d'œil, quelles factures ont déjà été transmises au logiciel comptable.

Contrôle de complétude des factures

Avant qu'une facture passe en état contrôlée, téo vérifie une série de règles de cohérence pour éviter les erreurs comptables. Si la facture est incomplète, le contrôle est bloqué et un message détaille la cause.

Règles vérifiées

Règle	Description
Client renseigné	La facture doit avoir un client/payeur identifié
Au moins une ligne	Il faut au moins une ligne avec désignation, quantité et montant
Montant cohérent	Le total TTC doit correspondre à la somme des lignes (HT + TVA)
Compte client présent	Le compte comptable du client doit être renseigné dans sa fiche annuaire (champ Compte client du bloc Comptabilité client). Si vous ouvrez Nouvelle facture et que le compte ne se remplit pas automatiquement après sélection de la société, c'est qu'il manque sur la fiche annuaire — ouvrez la fiche société, renseignez le compte, puis revenez sur la facture. Le bloc Comptabilité client n'est visible que pour les utilisateurs autorisés à gérer le plan comptable : si vous ne le voyez pas sur la fiche société, demandez à un utilisateur disposant de ce droit de saisir le compte.
TVA configurée	Chaque taux de TVA utilisé doit avoir un compte comptable associé
Dossier cohérent	Si la facture est rattachée à un dossier, son état et sa tarification sont vérifiés

Contrôler en lot

1. Menu Compta > Contrôle des factures (ou Compta > Factures > filtrez sur "Émises non contrôlées")
2. Cochez les factures à contrôler
3. Cliquez sur Contrôler la sélection

téo passe les factures une à une et affiche un résumé :

• Nombre de factures contrôlées avec succès
• Liste des factures bloquées avec, pour chacune, la cause précise (dossier incomplet, compte manquant, ligne vide...)

Vous pouvez ainsi traiter les anomalies en lot avant de relancer le contrôle.

Pourquoi ce garde-fou ?

Une facture marquée "contrôlée" est verrouillée comptablement et exportée vers la comptabilité. Vérifier qu'elle est bien complète avant ce passage évite de devoir produire des avoirs correctifs ou de bloquer un export comptable.

Générer et envoyer

Générer le PDF

1. Cliquez sur Générer
2. Choisissez le modèle de document
3. Aperçu ou téléchargement

Envoyer par email

1. Cliquez sur Envoyer
2. Vérifiez l'email destinataire
3. Personnalisez le message
4. Le PDF est joint automatiquement
5. Envoyer

Exporter au format Factur-X

Factur-X est le format de facture électronique retenu en France : un PDF lisible par l'humain qui contient en pièce jointe un XML structuré conforme à la norme européenne EN16931, exploitable directement par un logiciel de comptabilité ou une plateforme de dématérialisation (PDP).

Quand utiliser l'export Factur-X

Cas	Faut-il l'export ?
Vous transmettez vos factures à un expert-comptable / PDP partenaire qui attend du Factur-X	Oui
Vous archivez vos factures dans un format pérenne et lisible des deux côtés (humain + machine)	Oui
Vous émettez déjà via le connecteur Pennylane	Pas nécessaire : Pennylane gère la conversion
Vous utilisez un export comptable « classique » (Sage, EBP, CIEL…) à côté	Possible en complément, pour la pièce justificative individuelle

Lancer l'export

1. Ouvrez la facture concernée.
2. Vérifiez qu'un PDF a déjà été généré pour cette facture (action Générer ou Voir dans la barre d'actions). Sans PDF, le bouton n'est pas proposé : Factur-X embarque toujours un visuel humainement lisible.
3. Cliquez sur le bouton Factur-X dans la barre d'actions de la facture.
4. Le téléchargement démarre — un fichier facturx-<numéro>.pdf est enregistré.

Lecture seule

L'export Factur-X ne modifie ni la facture, ni son PDF d'origine, ni l'écriture comptable. Vous pouvez le relancer autant de fois que nécessaire sans incidence.

Qui peut le faire ?

L'action Factur-X est réservée aux utilisateurs disposant du droit Comptabilité. Si le bouton est masqué, vérifiez votre profil auprès de votre administrateur.

Mentions obligatoires vérifiées avant l'export

Pour produire un Factur-X conforme, téo contrôle au préalable que la facture porte toutes les mentions exigées par la norme EN16931. Si une mention manque, l'export est refusé et un message indique précisément ce qui doit être complété :

Mention	Où la renseigner
Raison sociale du vendeur	Fiche du centre émetteur (Admin > Contenus > Centres & lieux)
Adresse complète du vendeur (rue, code postal, ville, pays)	Fiche du centre émetteur
Identifiant du vendeur (SIRET ou n° de TVA intracommunautaire)	Fiche du centre émetteur
N° de TVA intracommunautaire du vendeur (si TVA facturée)	Fiche du centre émetteur, champ TVA intracommunautaire
Nom ou raison sociale du client	Fiche de l'organisation ou du bénéficiaire payeur
Pays du client	Fiche de l'organisation ou du bénéficiaire payeur
Numéro de TVA valide (vendeur et client si renseigné)	Doit commencer par le préfixe pays ISO (ex. FR12345678901)
Au moins une ligne de facture	Lignes de la facture
Devise	Configurée par défaut (EUR), modifiable au cas par cas

Format du numéro de TVA

Un numéro de TVA intracommunautaire doit toujours débuter par le code pays ISO (FR pour la France, BE pour la Belgique, DE pour l'Allemagne…), suivi du corps national — par exemple FR12345678901. Un numéro saisi sans préfixe pays est refusé à l'enregistrement de la fiche centre et empêche l'export Factur-X des factures concernées.

Le bouton est désactivé ou le téléchargement échoue ?

Message	Cause	Comment corriger
Le bouton Factur-X n'apparaît pas sur la facture	Aucun PDF n'a été généré	Cliquez d'abord sur Générer pour produire le document de la facture, puis revenez sur la fiche
« Facture incomplète pour Factur-X. Mentions manquantes : … »	Une des mentions obligatoires manque	Complétez la fiche du centre, du client ou de la facture selon le message
« Le PDF de la facture n'a pas été trouvé »	Le visuel PDF n'est plus disponible dans la GED	Régénérez le PDF depuis la facture
« Accès refusé »	Droit Comptabilité manquant	Demandez l'attribution du droit à votre administrateur

Actions groupées

Depuis la liste des factures, vous pouvez sélectionner plusieurs factures et :

Action	Description
Émettre	Émettre plusieurs factures d'un coup
Générer PDF	Télécharger un ZIP avec tous les PDF
Envoyer	Envoyer par email en masse
Exporter	Vers la comptabilité

Documents attachés

Vous pouvez attacher des documents à une facture :

1. Ouvrez la facture
2. Allez dans l'onglet Documents
3. Cliquez sur Ajouter
4. Sélectionnez le fichier (bon de commande, attestation...)

Questions fréquentes

Comment dupliquer une facture ?

Ouvrez la facture et cliquez sur Dupliquer. Une nouvelle facture brouillon est créée avec les mêmes lignes.

Comment annuler une facture émise ?

Le plus simple est d'ouvrir la facture et de cliquer sur Annuler la facture : téo crée et émet automatiquement l'avoir total (écriture inverse), marque la facture Annulée et détache ses échéances liées (qui repassent en « Échéance annulée »).

Le même résultat se produit dès que le cumul des avoirs d'une facture — même saisis manuellement via Créer un avoir — en couvre la totalité du montant HT : la facture est alors annulée automatiquement.

Réservez Créer un avoir sans couvrir la totalité aux corrections partielles (geste commercial, remboursement d'une seule ligne…) : voir Avoir.

Après un avoir, mes échéances restent « Facturée » et ne se suppriment pas

Tant qu'une facture est émise (non annulée), ses échéances liées restent au statut « Facturée » et ne sont ni supprimables ni re-sélectionnables. C'est le cas après un avoir partiel, qui ne couvre pas la totalité du montant.

Les échéances ne sont détachées que lorsque la facture est annulée : soit via le bouton Annuler la facture, soit dès que le cumul des avoirs (même manuels) couvre la totalité du montant HT. Elles repassent alors au statut « Échéance annulée ».

Pour refacturer un montant déjà passé : régénérez l'échéance (la supprimer puis enregistrer le dossier, voir Réactiver une échéance annulée) ou créez une facture manuelle depuis le dossier (onglet Comptabilité > Nouvelle facture).

Comment facturer un groupe de participants ?

Depuis le groupe, créez une facture ou utilisez les échéances du groupe. Le montant total est calculé pour l'ensemble des participants.

Pourquoi je ne peux pas modifier ma facture ?

Si la facture est émise, elle est verrouillée. C'est une obligation légale de ne pas modifier les factures émises. Créez un avoir pour corriger.