Annuaire 👥
L'annuaire est le cœur de téo : il centralise toutes les informations sur les personnes et les organisations avec lesquelles vous travaillez.
Pourquoi l'annuaire est important
L'annuaire centralise toutes les personnes et organisations avec lesquelles vous travaillez. Lors de la création d'un dossier, vous pouvez créer une nouvelle personne à la volée, ou réutiliser une fiche existante.
Ce que vous pouvez gérer
Les personnes
Toutes les personnes physiques : bénéficiaires, contacts chez vos clients et partenaires, prescripteurs.
Chaque personne peut avoir un ou plusieurs profils :
| Profil | Description | Utilisation |
|---|---|---|
| Bénéficiaire | Personne accompagnée | Création de dossiers |
| Prescripteur | Personne qui oriente vers vous | Suivi des prescriptions |
| Autre | Contact divers | Contacts sans rôle spécifique |
Les utilisateurs téo (conseillers, gestionnaires, administrateurs) sont gérés dans Administration > Utilisateurs & droits > Utilisateurs, pas dans l'annuaire. → Gérer les utilisateurs
Les organisations
Toutes les personnes morales : entreprises clientes, financeurs, fournisseurs, partenaires.
Chaque organisation peut avoir un ou plusieurs profils :
| Profil | Description | Utilisation |
|---|---|---|
| Client | Entreprise cliente | Facturation |
| Financeur | Organisme financeur | Répartition financière des dossiers |
| Fournisseur | Prestataire externe | Gestion des achats |
| Donneur d'ordres | Organisme prescripteur | Suivi commercial |
| Prospect | Client potentiel | Suivi commercial |
| Autre | Organisation diverse | Contact sans rôle spécifique |
Les centres (sites/antennes de votre structure) sont gérés dans Administration > Contenus > Centres & lieux, pas dans l'annuaire.
Accéder à l'annuaire
-
Cliquez sur Annuaire dans la barre de modules
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Le menu latéral affiche :
- Personnes
- Sociétés
À la création d'un dossier, téo peut ouvrir Vérification de doublon. Si vous êtes Responsable de l'annuaire, Annuaire > Contrôle > Fiches non controlées liste les sociétés à vérifier.
Rechercher dans l'annuaire
Recherche rapide
Sur chaque écran de liste, un champ de recherche vous permet de trouver rapidement :
- Personnes : Rechercher une personne (nom, e-mail, ville, société ou téléphone)
- Sociétés : Rechercher une société (raison sociale, code postal, ville ou téléphone)
Pour un numéro, vous pouvez coller le format international. → Coller un numéro
Sur l'écran Sociétés, le filtre Siret permet de rechercher un numéro complet ou les premiers chiffres du numéro.
Recherche avancée
Cliquez sur Filtres, puis Appliquer :
- Personnes : Profil, Société
- Sociétés : Code NAF, Secteur d'activité, Profil, Siret
Toutes les vues disponibles
Recherche
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Personnes | Annuaire > Personnes | → Personnes |
| Sociétés | Annuaire > Sociétés | → Organisations |
Contrôle
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Fiches non controlées | Annuaire > Contrôle > Fiches non controlées | Fiches en attente de vérification |
Rapports
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Requêtes | Annuaire > Rapports > Requêtes | Extractions personnalisées sur l'annuaire (basées sur le requêteur) |
Dans les fiches personne
| Vue | Accès | Description |
|---|---|---|
| Données principales | Fiche personne > Données principales | Informations personnelles |
| Historique | Fiche personne > Historique | E-mails, SMS, appels, du plus récent au plus ancien ; Ajouter un historique pour une entrée manuelle |
| Documents | Fiche personne > Documents | Pièces attachées |
| Mémos | Fiche personne > Mémos | Notes et rappels |
| Parcours | Fiche personne > Parcours | Historique des dossiers (profil Bénéficiaire) |
Dans les fiches organisation
| Vue | Accès | Description |
|---|---|---|
| Données principales | Fiche société > Données principales | Informations de l'organisation |
| Liste des contacts | Fiche société > Liste des contacts | Personnes rattachées à l'organisation |
| Factures & paiements | Fiche société > Factures & paiements | Solde et factures du client |
| Documents | Fiche société > Documents | Pièces attachées |
| Mémos | Fiche société > Mémos | Notes et rappels |
Bonnes pratiques
À la création d'un dossier, téo peut ouvrir Vérification de doublon. Depuis l'annuaire, recherchez d'abord.
Plus les fiches sont complètes (email, téléphone, adresse), plus téo sera efficace pour les communications et les exports.
N'oubliez pas de cocher les profils appropriés : une même personne peut être à la fois bénéficiaire et prescripteur.
Dans cette section
- Gérer les personnes - Créer, modifier et enrichir les fiches personnes
- Gérer les organisations - Créer et paramétrer les sociétés
- Gérer les doublons - Prévenir les doublons et contrôler les sociétés
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