Gérer les doublons 🔍

Au fil du temps, des fiches en double peuvent apparaître dans l'annuaire. téo vous aide à les détecter et à les fusionner proprement.

Pourquoi des doublons apparaissent ?

Les doublons surviennent généralement quand :

• Plusieurs personnes créent la même fiche sans vérifier
• Une personne est saisie avec une légère variation (accent, tiret, abréviation...)
• Un import de données crée des fiches déjà existantes

Accéder à la détection des doublons

1. Menu Annuaire > Doublons
2. téo affiche les fiches qu'il considère comme potentiellement identiques

Comment téo détecte les doublons

téo compare automatiquement les fiches selon plusieurs critères :

Critère	Exemple de doublon détecté
Même nom et prénom	"Marie Dupont" et "Marie DUPONT"
Même email	Deux fiches avec le même email
Nom proche	"Jean-Pierre Martin" et "Jean Pierre Martin"
Même téléphone	Deux fiches avec le même numéro

Analyser un doublon potentiel

Quand téo vous propose un doublon :

1. Cliquez sur la paire de fiches

2. Comparez les informations côte à côte :

   • Dates de création
   • Coordonnées
   • Dossiers associés
   • Documents attachés

3. Décidez si c'est vraiment un doublon ou deux personnes différentes

Attention aux homonymes

Deux "Marie Martin" ne sont pas forcément la même personne ! Vérifiez les autres informations (date de naissance, adresse, email...) avant de fusionner.

Fusionner deux fiches

Si vous confirmez que c'est bien un doublon :

1. Cliquez sur Fusionner

2. Choisissez la fiche principale (celle qui sera conservée)

3. Vérifiez les informations qui seront fusionnées :

   • Les données les plus récentes sont généralement conservées
   • Les dossiers des deux fiches sont rattachés à la fiche principale
   • Les documents sont regroupés

4. Confirmez la fusion

Ce qui se passe lors d'une fusion

Élément	Comportement
Dossiers	Rattachés à la fiche conservée
Documents	Regroupés sur la fiche conservée
Mémos	Regroupés sur la fiche conservée
Historique	Conservé avec mention de la fusion
Fiche supprimée	Supprimée définitivement

Opération irréversible

La fusion est définitive ! Assurez-vous que c'est bien un doublon avant de confirmer.

Ignorer un faux doublon

Si téo vous propose deux fiches qui ne sont PAS la même personne (homonymes) :

1. Cliquez sur Ignorer
2. téo ne vous proposera plus cette paire comme doublon

Prévenir les doublons

Lors de la création

Avant de créer une fiche depuis l'annuaire :

1. Recherchez d'abord dans l'annuaire
2. Essayez plusieurs orthographes si besoin
3. Vérifiez l'email et le téléphone

Lors de la création de dossier

Quand vous créez un dossier, téo peut afficher la fenêtre Vérification de doublon avec le message Suspicion de doublon.

Si la Liste des homonymes contient la bonne personne :

1. Vérifiez le nom, le prénom, l'e-mail et le téléphone mobile affichés
2. Cliquez sur l'icône Utiliser ce contact
3. téo rattache cette fiche au dossier en cours au lieu de créer une fiche supplémentaire

Si aucune ligne ne correspond à la personne accompagnée, poursuivez la création avec les informations saisies.

Rechercher une personne depuis un dossier

Depuis certains formulaires de dossier, l'action Rechercher ouvre la fenêtre Rechercher une personne. Elle sert à rattacher une fiche existante sans passer par la liste complète de l'annuaire.

1. Dans Recherche plein texte, saisissez quelques lettres du nom, du prénom ou de la société
2. Cliquez sur Rechercher
3. Dans les résultats, cliquez sur Utiliser ce contact pour sélectionner la fiche

Pour les imports

Avant d'importer des données :

1. Préparez votre fichier avec des données propres
2. Vérifiez que les personnes n'existent pas déjà
3. téo détectera les doublons à l'import et vous demandera confirmation

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Traitez les doublons régulièrement	Plus on attend, plus c'est compliqué
Vérifiez bien avant de fusionner	La fusion est irréversible
Formez votre équipe	Sensibilisez à la recherche avant création
Utilisez l'email comme identifiant	C'est souvent unique et fiable

Cas particuliers

Doublon avec des dossiers des deux côtés

Si les deux fiches ont des dossiers :

• La fusion rattachera tous les dossiers à la fiche conservée
• L'historique complet sera visible dans le parcours

Doublon entre une personne et un homonyme

Si ce n'est pas un doublon :

• Cliquez sur Ignorer
• Ajoutez des informations distinctives aux deux fiches (date de naissance, ville...) pour les différencier à l'avenir