Gérer les organisations 🏢

Les organisations regroupent les personnes morales : entreprises clientes, financeurs, fournisseurs, partenaires…

Rechercher une organisation

Recherche rapide

1. Menu Annuaire > Sociétés
2. Dans Rechercher une société, tapez une raison sociale, un code postal, une ville ou un numéro de téléphone
3. Cliquez sur l'organisation dans les résultats

Recherche par téléphone

Le champ détecte les numéros : vous pouvez saisir avec ou sans espaces ou tirets.

Avec les filtres

Cliquez sur Filtres, puis Appliquer :

Filtre	Description
Code NAF	Code d'activité de l'entreprise
Secteur d'activité	Classification personnalisée
Profil	Client, Financeur, Fournisseur, Donneur d'ordres, Prospect, Autre
Siret	Numéro complet (14 chiffres) ou les premiers chiffres, à partir de 4

Recherche par SIRET

Dans le filtre Siret, vous pouvez saisir le numéro avec ou sans espaces, points ou tirets : téo utilise les chiffres saisis.

Appeler depuis les résultats

La colonne Téléphone affiche le numéro de la société lorsqu'il est renseigné. Cliquez sur ce numéro pour lancer l'action Appeler.

Le clic utilise la Téléphonie téo lorsqu'elle est activée pour votre structure et votre profil ; sinon il ouvre l'application téléphonique de votre poste.

Créer une organisation

Méthode 1 : Rechercher une entreprise (recommandé)

En haut de Nouvelle société, le bloc Rechercher une entreprise :

1. Annuaire > Sociétés, cliquez sur Nouvelle société
2. Dans Rechercher par nom, SIREN ou SIRET..., tapez au moins deux caractères. La recherche se lance toute seule
3. Cliquez sur l'entreprise dans les résultats. Un badge Déjà dans Téo signale une fiche déjà créée
4. Les champs suivants sont pré-remplis : Société, Enseigne, Adresse, Code postal, Ville, Cedex, Siret, Code APE, Date de création
5. Cochez au moins un Profil
6. Cliquez sur Enregistrer

Pour relancer une recherche, cliquez sur Modifier dans le bandeau de succès.

Méthode 2 : Saisie manuelle

Si l'organisation n'est pas dans la base SIRENE (association, organisme étranger…) :

1. Annuaire > Sociétés, cliquez sur Nouvelle société
2. Remplissez au moins la Société (raison sociale, obligatoire)
3. Cochez au moins un Profil
4. Cliquez sur Enregistrer. Sur une création, Annuler ramène à la liste

Profil obligatoire

Une fiche société doit avoir au moins un Profil. Le bouton Enregistrer reste indisponible tant qu'aucun profil n'est coché.

Saisir le Siret

Le champ Siret (section kbis) correspond au numéro à 14 chiffres de l'établissement. Pour faciliter les recherches, privilégiez une saisie sans séparateur. Les exports qui affichent le SIRET en blocs, comme Export LISA, présentent le numéro sous une forme lisible, par exemple 123.456.789.00012.

Les profils d'organisation

Client (ENT)

Ce profil permet de facturer cette organisation.

Une fois activé :

• L'organisation apparaît dans les listes de clients
• Vous pouvez créer des devis et factures à son nom
• Le menu Factures & paiements est disponible (accès Facturation)
• Le bloc Comptabilité client peut s'afficher (voir ci-dessous)

Financeur (FIN)

Ce profil identifie les organismes qui financent vos prestations (OPCO, France Travail, Région…).

Une fois activé :

• L'organisation apparaît dans les listes de financeurs
• Vous pouvez l'associer aux dossiers pour la répartition financière
• Les statistiques par financeur sont disponibles
• Le bloc Comptabilité client peut s'afficher (voir ci-dessous)

Fournisseur (FOUR)

Ce profil identifie vos prestataires externes.

Donneur d'ordres (DONN)

Ce profil identifie les organismes qui vous passent commande ou prescrivent des prestations.

Prospect (PROS)

Ce profil identifie les clients potentiels en phase de prospection commerciale.

Autre (AUT)

Organisation diverse sans rôle spécifique.

Centres

Les centres (sites/antennes de votre structure) ne sont pas gérés dans l'annuaire. Ils sont configurés dans Administration > Contenus > Centres & lieux.

Modifier une organisation

La fiche Données principales est déjà le formulaire : modifiez les champs puis Enregistrer.

Contrôler une fiche organisation

Une fiche organisation existante affiche un badge Contrôlée ou Non contrôlée dans son en-tête.

• Contrôler la fiche marque la fiche comme vérifiée.
• Décontrôler retire ce marquage si la fiche doit être corrigée ou revue.

Supprimer une organisation

1. Ouvrez la fiche société
2. Cliquez sur Autres actions (icône ⋮) en haut à droite
3. Choisissez Supprimer
4. Dans la confirmation Supprimer la société, choisissez Oui, supprimer

Choisissez Non, annuler pour revenir à la fiche sans supprimer l'organisation.

Si des éléments sont rattachés à la société, téo bloque la suppression et affiche la liste des éléments concernés. Supprimez ou détachez d'abord ces éléments avant de relancer la suppression.

Voir les contacts de l'organisation

1. Ouvrez la fiche organisation
2. Menu > Liste des contacts
3. Vous voyez les personnes rattachées : personne, profil, code postal, ville et téléphone

La colonne Téléphone affiche le numéro à utiliser en priorité : Tél mobile, sinon Tél. professionnel, sinon Tél. personnel. Cliquez sur ce numéro pour lancer l'action Appeler.

Un clic sur la ligne ouvre un volet (pas la fiche complète). Le bouton Ouvrir la fiche complète mène à Données principales.

Ajouter un contact

Ajouter un contact ouvre Nouvelle personne avec la Société déjà renseignée. Pour rattacher une personne qui existe déjà, ouvrez sa fiche et choisissez la Société dans la section Professionnel.

Voir les mémos de l'organisation

Le menu Mémos d'une société n'apparaît que si vous êtes Responsable de l'annuaire.

1. Ouvrez la fiche organisation
2. Menu > Mémos

Cet écran agrège, dans une seule liste triée :

• les mémos rattachés directement à la société,
• les mémos rattachés à ses contacts.

Chaque carte affiche son auteur, sa date et son éventuelle échéance. Une pastille au nom du contact ou de la société ouvre la fiche (Mémos). Les mémos épinglés remontent en tête.

Pour ajouter un mémo, cliquez sur Ajouter un mémo : il sera rattaché à la société. Le détail du fonctionnement des mémos est décrit dans Mémos.

Confidentialité respectée

Les mémos confidentiels d'autres utilisateurs restent invisibles, même quand ils sont rattachés à un contact de la société.

Gérer les documents de la société

Vous pouvez rattacher des fichiers à une fiche société et générer des documents à partir des modèles téo edit de catégorie Société.

1. Ouvrez la fiche organisation
2. Menu > Documents

Si aucun document n'est encore attaché, l'écran indique que vous pouvez ajouter un document manuellement ou en générer un depuis un modèle téo edit.

Ajouter un document

1. Cliquez sur Ajouter un document
2. Sélectionnez un ou plusieurs fichiers (chacun de moins de 15 Mo) : ils sont ajoutés immédiatement

Générer un document

1. Cliquez sur Générer un document
2. Dans le panneau, dépliez Générer un document si besoin
3. Choisissez un modèle de catégorie Société (créé dans Administration > Documents & messages > Documents (téo edit))
4. Selon le type de modèle (PDF ou Word), suivez Gérer les documents

Les modèles de catégorie Société sont proposés sur toutes les fiches société.

Les documents des devis liés à cette société peuvent aussi figurer dans la liste.

→ Gérer les documents

Factures & paiements

Le menu Factures & paiements n'apparaît que si vous avez accès à la Facturation.

1. Ouvrez la fiche organisation
2. Menu > Factures & paiements
3. Vous voyez :
   • Le solde (ce que le client vous doit)
   • La liste des factures émises avec leur état (émise, soldée, partiellement réglée)
   • Les règlements reçus
   • Les impayés en cours

Affichage en ligne des factures

Chaque facture est listée avec ses informations essentielles : numéro, date, montant, état, restant dû. Un clic sur le numéro ouvre la facture dans un nouvel onglet, un clic sur l'état permet de filtrer la liste sur les factures du même état.

Les avoirs sont identifiés par une icône distinctive et leur montant apparaît en négatif. Le solde du client tient automatiquement compte des avoirs et règlements.

Suivi multi-financeur

Si une organisation est à la fois client et financeur sur des dossiers différents, la vue Factures & paiements agrège l'ensemble. Filtrez par profil dans les recherches pour scinder le suivi commercial du suivi financeur.

Configurer comme financeur

Pour utiliser une organisation comme financeur sur les dossiers :

1. Assurez-vous que le profil Financeur est coché
2. L'organisation sera disponible dans Client société lorsque vous ajoutez un financeur
3. Les conditions tarifaires spécifiques (tarif négocié, contributions imposées) se définissent au niveau du dossier ou des prestations associées au financeur, pas sur la fiche organisation

Créer la société au moment d'ajouter le financeur

Si l'organisme n'est pas encore dans l'annuaire, le lien créer dans l'annuaire (à côté de Client société) ouvre Nouvelle société. Sur une tarification, ce lien n'apparaît que si Aucun est coché.

→ Financeurs par défaut · Ajouter des financeurs

Comptabilité client

Le bloc Comptabilité client regroupe les paramètres comptables et de paiement par défaut appliqués aux factures émises pour cette organisation.

Champ	Usage
Compte client	Compte comptable de la forme 411xxx repris automatiquement sur chaque nouvelle facture émise à cette organisation. Indispensable pour passer une facture à l'état contrôlée et pour l'inclure dans un export comptable. Depuis un bandeau Facturation impossible, modifier sa fiche ouvre Données incomplètes d'une société pour le saisir (et Compte fournisseur s'il manque) sans ouvrir toute la fiche.
Tva spécifique	Taux de TVA appliqué par défaut aux lignes des factures de cette organisation. Le placeholder Taux par défaut conserve le taux paramétré globalement. À utiliser uniquement quand le client relève d'un régime particulier.
Mode de paiement	Mode proposé par défaut sur les nouvelles factures et règlements de cette organisation.
Échéance en jours	Nombre de jours, à date de facture, retenu pour calculer la date d'échéance et alimenter les relances.
Compte bancaire	Compte bancaire de la structure sur lequel sont attendus les règlements de cette organisation.

Visibilité du bloc

Le bloc Comptabilité client s'affiche si vous avez le droit Plan comptable (Facturation > Paramétrage > Plan comptable) et qu'au moins un des profils Client ou Financeur est coché. Un profil Fournisseur seul ne l'affiche pas. Sans le droit, ces réglages restent invisibles depuis la fiche — ils ne sont pas perdus.

Profils requis pour la sauvegarde

Les valeurs du bloc ne sont enregistrées que si l'organisation a au moins un des profils Client, Financeur ou Fournisseur, et que vous avez le droit Plan comptable. Cochez Client ou Financeur pour voir le bloc et le remplir.

Canal de facturation électronique

Le champ Canal de facturation électronique se trouve dans la fiche société, section kbis, près du Siret (placeholder Non configuré). Réglez-le une fois : toutes les factures du client en héritent.

Les valeurs (Chorus Pro (secteur public), B2B — Pennylane, Aucun (PDF classique)) et ce qu'elles produisent sur les factures sont décrites dans Chorus Pro (secteur public) et Pennylane PA (B2B).

Informations importantes pour la facturation

Pour que la facturation fonctionne correctement, vérifiez que ces informations sont renseignées :

Champ	Usage
Société (raison sociale)	Apparaît sur les factures
Adresse	Apparaît sur les factures (PDF et Factur-X)
Siret	Identification légale — requis pour Chorus Pro et pour l'export Factur-X lorsque la société est le payeur (numéro valide à 14 chiffres)
Canal de facturation électronique	Détermine si les factures suivent Chorus Pro, Pennylane ou le circuit PDF classique

Le numéro de TVA intracommunautaire du vendeur (votre structure) se saisit sur la fiche centre, pas sur la fiche organisation.

Pour les clients publics (Chorus Pro)

Si vous facturez un organisme public, renseignez le Canal de facturation électronique (Chorus Pro (secteur public)) et le Siret. Le Code service se règle une fois sur le financeur de la tarification ; il est repris sur ses factures.

→ Code service (Chorus Pro) · Chorus Pro

Bonnes pratiques

À faire	Pourquoi
Utiliser Rechercher une entreprise	Données officielles et à jour
Vérifier l'adresse	Apparaît sur les factures
Compléter le Siret	Identification unique, Chorus Pro, Factur-X (payeur société)
Régler le canal de facturation électronique	Appliquer le bon circuit à toutes les factures du client
Attribuer les bons profils	Apparition dans les bonnes listes

Organisation multi-sites

Si une entreprise a plusieurs sites :

• Créez une fiche par site avec des SIRET différents (si applicable)
• Ou utilisez une seule fiche et gérez les adresses de livraison dans les dossiers

Actions disponibles sur une fiche

Action	Comment
Voir les factures	Menu > Factures & paiements (accès Facturation)
Voir les contacts	Menu > Liste des contacts
Voir qui a créé ou modifié	Icône Informations → Infos & historique
Voir les mémos	Menu > Mémos
Voir les documents	Menu > Documents
Générer un document	Bouton Générer un document depuis Documents
Contrôler / Décontrôler	Contrôler la fiche ou Décontrôler
Supprimer	Autres actions (⋮) > Supprimer