Gérer les organisations 🏢

Les organisations regroupent toutes les personnes morales : entreprises clientes, financeurs, fournisseurs, partenaires...

Rechercher une organisation

Recherche rapide

1. Menu Annuaire > Sociétés
2. Dans le champ de recherche, tapez :
   • La raison sociale
   • Le SIRET (ou SIREN)
3. Cliquez sur l'organisation dans les résultats

Avec les filtres (facettes)

Pour des recherches plus précises, utilisez les filtres disponibles :

Filtre	Description
Recherche multicritère	Nom, code postal, ville ou téléphone
Code NAF	Secteur d'activité de l'entreprise
Secteur	Classification personnalisée
Profil	Client, Financeur, Fournisseur, Donneur d'ordres, Prospect, Autre
SIRET	Recherche par numéro (partiel ou complet)

Recherche par téléphone

Le champ de recherche multicritère détecte automatiquement les numéros de téléphone. Vous pouvez saisir un numéro avec ou sans espaces/tirets.

Créer une organisation

Méthode 1 : Via la recherche SIRENE (recommandé)

La recherche SIRENE permet de récupérer automatiquement les informations officielles de l'entreprise :

1. Sur la page de recherche (Annuaire > Sociétés), cliquez sur Nouvelle société

2. Cliquez sur Recherche SIRENE

3. Saisissez le SIRET (14 chiffres) ou le nom de l'entreprise

4. Cliquez sur Rechercher

5. Sélectionnez l'entreprise dans les résultats

6. Les données sont pré-remplies automatiquement :

   • Raison sociale
   • Adresse
   • Code NAF
   • Forme juridique

7. Cochez le(s) profil(s) approprié(s)

8. Cliquez sur Enregistrer

Gain de temps

La recherche SIRENE vous évite les erreurs de saisie et garantit des données à jour !

Méthode 2 : Saisie manuelle

Si l'organisation n'est pas dans la base SIRENE (association, organisme étranger...) :

1. Sur la page de recherche (Annuaire > Sociétés), cliquez sur Nouvelle société

2. Remplissez manuellement :

   • Raison sociale (obligatoire)
   • SIRET (si disponible)
   • Adresse complète

3. Cochez le(s) profil(s)

4. Cliquez sur Enregistrer

Les profils d'organisation

Client (ENT)

Ce profil permet de facturer cette organisation.

Une fois activé :

• L'organisation apparaît dans les listes de clients
• Vous pouvez créer des devis et factures à son nom
• Son solde comptable est visible

Financeur (FIN)

Ce profil identifie les organismes qui financent vos prestations (OPCO, France Travail, Région...).

Une fois activé :

• L'organisation apparaît dans les listes de financeurs
• Vous pouvez l'associer aux dossiers pour la répartition financière
• Les statistiques par financeur sont disponibles

Fournisseur (FOUR)

Ce profil identifie vos prestataires externes.

Donneur d'ordres (DONN)

Ce profil identifie les organismes qui vous passent commande ou prescrivent des prestations. Utile pour le suivi commercial.

Prospect (PROS)

Ce profil identifie les clients potentiels en phase de prospection commerciale.

Autre (AUT)

Organisation diverse sans rôle spécifique.

Centres

Les centres (sites/antennes de votre structure) ne sont pas gérés dans l'annuaire. Ils sont configurés dans le paramétrage de téo : Admin > Contenus > Centres & lieux.

Modifier une organisation

1. Recherchez et ouvrez la fiche
2. Cliquez sur Modifier
3. Effectuez vos modifications
4. Cliquez sur Enregistrer

Voir les contacts de l'organisation

Une organisation peut avoir plusieurs contacts (personnes qui y travaillent) :

1. Ouvrez la fiche organisation
2. Menu > Contacts
3. Vous voyez la liste des personnes rattachées avec leurs informations clés (fonction, email, téléphone, profil)

Les contacts sont affichés en ligne : un clic sur l'email ouvre votre client mail, un clic sur le numéro lance un appel via votre application téléphonique, un clic sur le nom ouvre la fiche personne complète.

Ajouter un contact

1. Sur la liste des contacts, cliquez sur Ajouter
2. Recherchez la personne existante ou créez-en une nouvelle
3. Indiquez sa fonction si besoin
4. Enregistrez

Modifier un contact en ligne

Les actions courantes sur un contact (changer la fonction, le profil, le détacher de l'organisation) sont accessibles directement depuis la liste, sans avoir à ouvrir la fiche personne complète. Cela accélère le ménage régulier sur les fiches société.

Voir les mémos de l'organisation

Pour suivre toute l'activité « mémos » liée à une société (rappels, échanges commerciaux, notes internes…) :

1. Ouvrez la fiche organisation
2. Menu > Mémos

Cet écran agrège, dans une seule liste triée :

• les mémos rattachés directement à la société,
• les mémos rattachés à ses contacts (personnes liées à l'organisation, comme contact principal ou via un rattachement secondaire).

Chaque carte affiche son auteur, sa date, son éventuelle échéance, et un bouton Voir le contact ou Voir la société pour rebondir sur la fiche concernée. Les mémos épinglés remontent en tête. Le compteur d'épinglés du menu suit la même logique : il reflète aussi les mémos des contacts.

Pour ajouter un mémo, cliquez sur Ajouter un mémo : il sera rattaché à la société (et non à un contact). Le détail du fonctionnement des mémos (champs, épinglage, confidentialité, types…) est décrit dans Mémos.

Confidentialité respectée

Les mémos confidentiels d'autres utilisateurs restent invisibles, même quand ils sont rattachés à un contact de la société.

Consulter la comptabilité

Pour voir la situation financière d'un client :

1. Ouvrez la fiche organisation
2. Menu > Comptabilité
3. Vous voyez :
   • Le solde (ce que le client vous doit)
   • La liste des factures émises avec leur état (émise, soldée, partiellement réglée)
   • Les règlements reçus
   • Les impayés en cours

Affichage en ligne des factures

Chaque facture est listée avec ses informations essentielles directement visibles : numéro, date, montant, état, restant dû. Un clic sur le numéro ouvre la facture dans un nouvel onglet, un clic sur l'état permet de filtrer la liste sur les factures du même état.

Les avoirs sont identifiés par une icône distinctive et leur montant apparaît en négatif. Le solde du client tient automatiquement compte des avoirs et règlements.

Suivi multi-financeur

Si une organisation est à la fois client et financeur sur des dossiers différents, la vue Comptabilité agrège l'ensemble. Filtrez par profil dans les recherches pour scinder le suivi commercial du suivi financeur.

Configurer comme financeur

Pour utiliser une organisation comme financeur sur les dossiers :

1. Assurez-vous que le profil Financeur est coché
2. L'organisation sera disponible dans la liste des financeurs lors de la création de dossiers
3. Les conditions tarifaires spécifiques (tarif négocié, contributions imposées) se définissent au niveau du dossier ou des prestations associées au financeur, pas sur la fiche organisation

Comptabilité client

Le bloc Comptabilité client regroupe les paramètres comptables et de paiement par défaut appliqués aux factures émises pour cette organisation.

Champ	Usage
Compte client	Compte comptable de la forme 411xxx repris automatiquement sur chaque nouvelle facture émise à cette organisation. Indispensable pour passer une facture à l'état contrôlée et pour l'inclure dans un export comptable.
TVA spécifique	Taux de TVA appliqué par défaut aux lignes des factures de cette organisation. Laisser vide pour utiliser le taux par défaut paramétré globalement. À utiliser uniquement quand le client relève d'un régime particulier (auto-liquidation, exonération, taux réduit…).
Mode de paiement	Mode proposé par défaut sur les nouvelles factures et règlements de cette organisation (virement, prélèvement, chèque…).
Échéance en jours	Nombre de jours, à date de facture, retenu pour calculer la date d'échéance et alimenter les relances. Surcharge le délai d'échéance global défini dans les paramètres comptables.
Compte bancaire	Compte bancaire de la structure sur lequel sont attendus les règlements de cette organisation. Apparaît sur les factures émises et sert de compte par défaut lors de la saisie d'un règlement.

Visibilité du bloc

Le bloc Comptabilité client n'apparaît qu'aux utilisateurs autorisés à gérer le plan comptable (droit attribué via les groupes d'accès, menu Compta > Paramétrage > Plan comptable). Sans ce droit, ces réglages restent invisibles depuis la fiche organisation — ils ne sont pas perdus pour autant : un utilisateur disposant du droit pourra les saisir ou les modifier.

Profils requis pour la sauvegarde

Les valeurs saisies dans le bloc Comptabilité client ne sont enregistrées que si l'organisation dispose d'au moins un des profils Client, Financeur ou Fournisseur. Avant de renseigner ces champs, vérifiez que le bon profil est coché en haut de la fiche.

Informations importantes pour la facturation

Pour que la facturation fonctionne correctement, vérifiez que ces informations sont renseignées :

Champ	Usage
Raison sociale	Apparaît sur les factures
Adresse complète	Apparaît sur les factures
SIRET	Identification légale, requis pour Chorus Pro
Code service	Pour certains clients publics (Chorus Pro)
N° TVA intracommunautaire	Apparaît sur les factures et conditionne la conformité Factur-X. À saisir avec son préfixe pays ISO (ex. FR12345678901).

Pour les clients publics (Chorus Pro)

Si vous facturez des organismes publics, pensez à renseigner :

• Le SIRET (obligatoire)
• Le code service (selon l'organisation)
• Ces informations sont nécessaires pour l'envoi via Chorus Pro

Bonnes pratiques

Qualité des données

À faire	Pourquoi
Utiliser la recherche SIRENE	Données officielles et à jour
Vérifier l'adresse	Apparaît sur les factures
Compléter le SIRET	Identification unique, Chorus Pro
Attribuer les bons profils	Apparition dans les bonnes listes

Organisation multi-sites

Si une entreprise a plusieurs sites :

• Créez une fiche par site avec des SIRET différents (si applicable)
• Ou utilisez une seule fiche et gérez les adresses de livraison dans les dossiers

Actions disponibles sur une fiche

Action	Comment
Voir la comptabilité	Menu > Comptabilité
Voir les contacts	Menu > Contacts
Voir les mémos	Menu > Mémos
Créer une facture	Menu > Nouvelle facture
Envoyer un message	Bouton "Message"
Voir les dossiers liés	Menu > Dossiers