Dossiers 📁
Le module Production est le cœur de téo : l'entrée Dossiers permet de suivre chaque accompagnement, de la création jusqu'à la clôture.
Qu'est-ce qu'un dossier ?
Un dossier représente un accompagnement d'un bénéficiaire. Il contient :
- Les informations du bénéficiaire
- La prestation réalisée (bilan, formation, coaching...)
- Le conseiller référent
- Les séances planifiées et réalisées
- Les documents et pièces
- L'historique complet
Types de dossiers
| Type | Description |
|---|---|
| Dossier individuel | Un bénéficiaire, un accompagnement |
| Dossier groupe | Plusieurs bénéficiaires suivent la même formation/session |
Le cycle de vie d'un dossier
Les états d'un dossier
L'état d'un dossier évolue automatiquement selon les actions réalisées (validation de séances, facturation, règlements). Seuls quelques états peuvent être définis manuellement.
États automatiques
Ces états sont recalculés par téo. Les poser à la main ne les fige pas :
| État | Description | Déclencheur automatique |
|---|---|---|
| Prévisionnel | Dossier créé, pas encore démarré | Création du dossier (état initial) |
| Attente commande | En attente du bon de commande | Séances validées mais commande obligatoire non reçue |
| Non planifié | Dossier démarré, aucune séance « dans le parcours » | Validation d'une séance hors parcours uniquement |
| En cours | Accompagnement actif | Validation d'une séance "dans le parcours" |
| Terminé | Accompagnement achevé | Validation d'une séance dont l'action a Termine la prestation |
| Abandonné | Sortie anticipée | Événement de prestation configuré comme abandon |
| Facturé | Toutes les factures émises | Émission des factures (hors acomptes) |
| Soldé | Toutes les factures réglées | Enregistrement de tous les règlements |
Une facture Annulée ne maintient plus le dossier en Facturé ou Soldé. S'il ne reste aucune facture définitive active, l'état reprend celui de la production (Terminé, En cours, Abandonné…). Un avoir partiel qui ne marque pas la facture Annulée laisse l'état comptable inchangé.
États manuels
Ces états sont ceux que vous pouvez choisir manuellement — dans le détail du dossier (section Dossier, Modifier, champ État) ou, si l'option est activée, depuis une séance lors d'une absence (État du dossier). Le formulaire Données principales liste tous les états ; téo recalcule ensuite les états automatiques.
| État | Description | Quand l'utiliser |
|---|---|---|
| Sans suite | Annulé avant démarrage | Le bénéficiaire ne donne pas suite |
| Refusé | Refusé | Refus du prescripteur ou du financeur |
| Non facturable | Annulé sans facturation possible | Clôturer sans facturer dans téo (autre outil, sortie non facturable…) |
| Suspendu | Temporairement interrompu | Interruption temporaire (maladie, congé...) |
Prévisionnel sert à relancer un dossier gelé. Poser En cours, Facturé ou Soldé à la main ne les fige pas : téo les recalcule à la prochaine action.
Sans suite, Refusé, Non facturable et Suspendu sont gelés : une fois définis, ils ne sont pas écrasés par les recalculs automatiques. Pour relancer un dossier suspendu ou annulé, repassez-le manuellement en Prévisionnel.
- Prévisionnel → En cours : c'est la validation d'une séance "dans le parcours" — pas la simple planification. Les séances hors parcours ne déclenchent pas ce passage.
- En cours → Terminé : c'est la validation d'une séance dont l'action a Termine la prestation (paramétrable par votre administrateur dans le Parcours de la prestation).
Pour insérer cet état dans un document, un e-mail ou un SMS : {d.dossier.etat}. Les valeurs exactes (casse comprise) : État d'un dossier.
Accéder aux dossiers
- Cliquez sur Production dans la barre de modules
- Le menu latéral propose notamment :
- Dossiers (liste et recherche)
- Groupes
- Vues commercial, France Travail, contrôle et suivi
Fonctionnalités principales
Rechercher un dossier
Retrouvez rapidement un dossier par nom, numéro ou critères avancés.
Créer un dossier
Créez un nouveau dossier individuel ou rattachez un bénéficiaire à un groupe.
Suivre l'accompagnement
Consultez et validez les séances, suivez le temps réalisé.
Compléter l'activité flo
Remplissez le formulaire d'accompagnement dans flo.
Gérer les documents
Ajoutez des pièces, générez des documents, contrôlez les obligatoires.
Gérer les groupes
Créez des sessions collectives avec plusieurs participants.
Toutes les vues disponibles
Recherche et suivi
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Recherche de dossiers | Production > Dossiers | → Rechercher |
| Recherche de groupes | Production > Groupes | → Groupes |
Commercial
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Liste d'attente | Production > Commercial > Liste d'attente | → Suivi commercial |
| Relances | Production > Commercial > Relances | → Suivi commercial |
| Devis | Production > Commercial > Devis | → Devis |
| Importation de dossiers | Production > Commercial > Importation de dossiers | → Import |
France Travail
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| RDV et inscrits | Production > France Travail > RDV et inscrits | → RDV et inscrits France Travail |
Contrôle qualité
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| En cours sans RDV | Production > Contrôle > En cours sans RDV | → Contrôle |
| Dossiers incomplets | Production > Contrôle > Dossiers incomplets | → Contrôle |
| Pièces manquantes | Production > Contrôle > Pièces manquantes | → Contrôle |
| Dossiers hors délais | Production > Contrôle > Dossiers hors délais | → Contrôle |
| Commandes dépassées | Production > Contrôle > Commandes dépassées | → Contrôle |
| Historique | Production > Contrôle > Historique | → Historique |
Questionnaires
| Vue | Accès | Documentation |
|---|---|---|
| Questionnaires | Production > Suivi > Questionnaires | → Questionnaires |
| Stats questionnaires | Production > Suivi > Stats questionnaires | → Questionnaires |
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