Activité flo 📝

flo est une application compagnon de téo qui permet de gérer des formulaires d'accompagnement avancés. Quand une prestation est liée à une activité flo, vous pouvez remplir un formulaire structuré directement depuis le dossier.

Comment ça marche ?

Accéder à l'activité

Depuis la fiche du dossier

1. Ouvrez le dossier
2. Cliquez sur "Ouvrir l'activité flo liée" (logo flo)
3. flo s'ouvre dans un nouvel onglet

Depuis le menu du dossier

1. Ouvrez le dossier
2. Menu latéral > Activité (avec le logo flo)
3. Cliquez dessus

Indicateurs visuels

Situation	Affichage
✅ Activité disponible	Bouton actif avec logo flo
⚠️ Aucune activité liée	Bouton grisé + message "Aucune activité n'est liée à la prestation"
⚠️ Pas de prestation	Bouton grisé + message "Le dossier n'a pas de prestation"

Remplir le formulaire

Une fois dans flo :

Navigation

• Le formulaire est organisé en sections ou onglets
• Utilisez le menu de navigation pour passer d'une section à l'autre
• Certaines sections peuvent être optionnelles

Types de champs

Type	Description	Exemple
Texte	Champ libre	Nom, commentaire
Paragraphe	Zone de texte longue	Description détaillée
Instruction IA	Texte généré ou transcrit par l'IA du formulaire	Bilan, transcription
Choix	Sélection unique ou multiple	Niveau d'études, compétences
Switch	Oui/Non	Accord validé, critère rempli
Date	Sélecteur de date	Date de naissance
Tableau	Grille de données	Liste d'expériences

Sauvegarder

• Sauvegarde automatique : vos données sont enregistrées au fur et à mesure
• Ou cliquez sur le bouton Enregistrer pour forcer la sauvegarde
• Une confirmation s'affiche

Terminer l'activité

Selon le formulaire :

• Vous pouvez marquer l'activité comme terminée
• Ou simplement fermer l'onglet et revenir à téo

Revenir à téo

Plusieurs options :

• Fermez l'onglet flo
• Cliquez sur le lien "Retour" (si présent)
• Revenez sur l'onglet téo dans votre navigateur

Utiliser les données dans les documents

Les réponses du formulaire flo — y compris un champ Instruction IA une fois généré — sont fusionnées dans les documents produits depuis le dossier.

Quelle activité flo est fusionnée

Si le dossier a plusieurs activités flo, téo n'en fusionne qu'une :

Situation	Activité fusionnée
La prestation a un champ Activité flo renseigné	L'activité ouverte de ce processus. S'il y en a plusieurs, la plus récemment créée
Activité flo est vide sur la prestation	La plus récente activité ouverte, tous processus confondus
Aucune activité ouverte ne correspond	Les marqueurs {d.form.…} restent vides

Le bouton Ouvrir l'activité flo liée ouvre le processus indiqué sur la prestation — le même que celui fusionné dans le document.

Paramétrage du champ : Prestations — Activité flo.

Dans les modèles de documents

Dans un modèle téo edit (Admin > Documents & messages > Documents (téo edit)), les variables flo s'écrivent :

Syntaxe	Description
{d.form.nom_du_champ}	Valeur d'un champ texte, paragraphe ou Instruction IA
{d.form.nom_du_champ:convCRLF()}	Même valeur, avec les sauts de ligne visibles dans Word
{d.form.nom_du_champ_d}	Date formatée
{d.form.choix.option}	Marqueur d'une option : l'option est cochée ou non
{d.form.choix.selection}	Libellé(s) coché(s). Choix simple : un libellé. Choix multiple : liste affichée sur une ligne, séparée par des virgules

Important : le nom_du_champ est celui du champ dans le formulaire flo. Chaque modèle de formulaire a ses propres variables.

Champ Instruction IA

Un champ de type Instruction IA (transcription ou génération dans flo) alimente {d.form.nom_du_champ}, comme les autres champs.

Pour rédiger, l'IA de flo s'appuie sur les mêmes données que les documents du dossier — y compris l'état du dossier ({d.dossier.etat}) et l'état de chaque séance ({d.seances[i].etat}). Les valeurs à utiliser dans un modèle : État d'un dossier · État d'une séance.

Avant de produire le document depuis le dossier : ouvrez l'activité flo, générez la réponse du champ, puis enregistrez. Un champ encore vide dans flo reste vide dans le document.

Dans le modèle, ajoutez :convCRLF() pour que les retours à la ligne apparaissent :

{d.form.nom_du_champ:convCRLF()}

Détail de :convCRLF() : Formules et conditions — retours à la ligne.

Le contenu arrive en texte brut : gras, titres et liens Markdown ne sont pas repris, seul le texte visible l'est. Les champs flo eux-mêmes sont du texte (pas de styles Word ni de puces riches) : la mise en page se règle dans le modèle téo edit, autour du marqueur.

Un champ simplement nommé « IA » mais de type Texte ou Paragraphe n'est pas un champ Instruction IA : c'est une saisie manuelle, comme les autres.

Liste à puces d'un choix multiple

Le bouton Copier le marqueur du champ copie {d.form.nom_du_champ.selection} : les options cochées s'affichent sur une ligne, séparées par des virgules. Ce n'est pas une liste à puces.

Pour une liste à puces (case cochée ou vide), utilisez le marqueur de chaque option, pas une boucle [i] sur .selection :

• {d.form.nom_du_champ.option_a:show('☒'):elseShow('☐')} Option A
• {d.form.nom_du_champ.option_b:show('☒'):elseShow('☐')} Option B

Dans flo, le { } de chaque option copie déjà {d.form.nom_du_champ.option_a:show('☒'):elseShow('☐')}. Dans le modèle ODT ou Word : une puce statique par option, puis ce marqueur en bout de ligne (ou juste avant le libellé). C'est répétitif s'il y a beaucoup d'options : une ligne de modèle par option.

Pour n'afficher que les lignes cochées, encadrez chaque puce avec showBegin / showEnd, en plaçant showEnd au début de la ligne suivante (sinon une ligne vide reste).

Pour une seule ligne de libellés : {d.form.nom_du_champ.selection:arrayJoin(', ')}.

→ Cases à cocher d'un choix multiple · Blocs conditionnels · arrayJoin

Exemple concret

Si vous avez saisi dans flo :

• Objectif professionnel : "Reconversion dans le numérique"
• Date de début souhaitée : 01/03/2024

Ces informations apparaissent dans les documents générés (bilan, synthèse…) si le modèle utilise les variables correspondantes.

Prérequis

Pour que l'activité flo soit disponible sur un dossier :

1. La prestation doit être configurée avec une activité flo

   • Menu Admin > Production > Prestations > section API & apps > champ Activité flo
   • Sélectionner le processus flo approprié

2. Le dossier doit avoir cette prestation assignée

Si le bouton est grisé, contactez votre administrateur pour vérifier la configuration.

Activer un formulaire flo installé par défaut

À la création de votre compte téo, des formulaires modèles sont installés par défaut dans flo (formulaire bilan, formulaire VAE, formulaire conseil en évolution professionnelle…). Ces formulaires sont visibles dans la liste des activités flo, mais ne sont pas automatiquement liés à vos prestations.

Pour activer l'un de ces formulaires :

1. Ouvrez Admin > Production > Prestations et sélectionnez la prestation à laquelle vous voulez associer le formulaire.
2. Dans la section API & apps, ouvrez le sélecteur Activité flo.
3. Choisissez le formulaire correspondant dans la liste (par exemple « Bilan de compétences — modèle standard »).
4. Enregistrez la prestation.
5. Tous les dossiers de cette prestation — déjà créés ou nouveaux — affichent alors Ouvrir l'activité flo liée. Cliquez-le une première fois pour ouvrir (ou créer) l'activité flo du dossier.

Personnaliser un formulaire modèle avant de l'activer

Les modèles installés par défaut sont entièrement modifiables. Avant de les activer en production, vous pouvez les personnaliser dans flo : ajout/suppression de questions, modification du libellé des sections, ajustement des champs obligatoires… Les modifications n'impactent pas les autres téos : chaque compte téo dispose de ses propres copies des modèles.

Si vous souhaitez repartir d'un modèle vierge, contactez l'assistance téo pour réinitialiser le formulaire concerné.

Exporter les réponses flo

Pour récupérer les réponses saisies dans un formulaire flo (par exemple pour analyse statistique des publics RQTH, indicateurs qualité, suivi de cohortes…) :

1. Ouvrez flo > Activités.
2. Filtrez sur l'activité (le formulaire) souhaitée.
3. Cliquez sur le bouton de téléchargement à gauche de la liste.
4. Un fichier CSV est généré avec toutes les réponses des dossiers correspondants.

Statistiques avancées avec une licence flo

La licence flo (en option) débloque deux fonctionnalités d'export complémentaires :

• Export Excel natif (en plus du CSV).
• Connecteur Power Query : votre Excel ou Power BI se synchronise en temps réel avec vos données flo, sans téléchargement manuel.

Contactez l'assistance téo pour activer ces fonctionnalités.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Remplissez au fur et à mesure	Évitez de tout faire à la fin
Sauvegardez régulièrement	Même si c'est automatique, vérifiez
Complétez (et générez les champs Instruction IA) avant le document	Sinon les marqueurs restent vides
Ne fermez pas l'onglet pendant la saisie	Attendez la confirmation de sauvegarde

Questions fréquentes

Je ne vois pas le bouton flo

Vérifiez que :

• Le dossier a bien une prestation assignée
• Cette prestation est configurée avec une activité flo
• Contactez votre administrateur si besoin

Mes données ne s'affichent pas dans le document

Vérifiez que :

• Vous avez bien sauvegardé dans flo
• Le modèle de document utilise les bonnes variables
• Pour un champ Instruction IA, voir ci-dessous
• Si le dossier a plusieurs activités flo, téo fusionne celle de la prestation, pas forcément la plus récente : Quelle activité flo est fusionnée

Le texte d'un champ Instruction IA reste vide dans le document

Vérifiez que :

• le champ est de type Instruction IA (pas seulement un libellé contenant « IA »)
• la réponse a été générée et enregistrée dans flo avant de produire le document
• le marqueur reprend le nom exact du champ, avec :convCRLF() pour les sauts de ligne : {d.form.nom_du_champ:convCRLF()}
• vous générez le document depuis le dossier (c'est ce contexte qui fusionne les réponses flo)

Je peux modifier mes réponses ?

Oui, tant que l'activité n'est pas verrouillée. Rouvrez flo et modifiez les champs souhaités.

Puis-je changer le type d'une question sans perdre les réponses ?

Cela dépend de la modification :

Modification	Effet sur les réponses déjà saisies
Changer le format d'un champ Texte court (par ex. vers Date, Email, Téléphone ou URL)	Le champ reste le même ; les valeurs déjà saisies sont conservées telles quelles, sans conversion automatique
Remplacer un Texte court par un Paragraphe (ou l'inverse)	Ce sont des éléments distincts : le nouveau champ est vide. Les textes déjà saisis ne sont pas reportés automatiquement

Pour passer d'une réponse courte à une réponse longue, créez le nouveau champ adapté, puis recopiez manuellement les contenus si vous devez les conserver.