Suivi commercial 📈

Le suivi commercial vous permet de piloter les dossiers en phase d'avant-vente : bénéficiaires en attente de démarrage, relances à effectuer, et suivi du pipeline.

Liste d'attente

À quoi ça sert ?

La Liste d'attente affiche les dossiers à l'état Prévisionnel qui n'ont pas encore de durée d'accompagnement prévue. Ce sont des bénéficiaires « dans les tuyaux », avant le démarrage réel.

Accès

Menu Production > Commercial > Liste d'attente

L'entrée n'apparaît pas si le profil a Accéder uniquement à ses propres dossiers.

Ce que vous voyez

Les dossiers sont regroupés par prestation (titre de section). Le tableau s'intitule Dossier en attente ou Dossiers en attente selon le nombre de lignes.

Colonne	Description
Dossier	Numéro du dossier
Créé le	Date de création du dossier
Bénéficiaire	Nom et prénom
CP	Code postal
Ville	Ville
Centre	Centre
Lieu	Lieu de production

Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier. Un second clic inverse l'ordre. Le regroupement par prestation est conservé.

Actions possibles

• Ouvrir le dossier : cliquez sur la ligne
• Planifier une séance : depuis le dossier ouvert, planifiez le premier rendez-vous

Ne laissez pas traîner

Un dossier en attente depuis trop longtemps risque de « refroidir ». Contactez rapidement les bénéficiaires pour planifier leur première séance.

Relances

À quoi ça sert ?

La vue Relances affiche les dossiers à relancer : sans rendez-vous, absents au premier rendez-vous, ou en attente de décision.

Sans RDV et Absents au 1er RDV ne listent que les dossiers Prévisionnel. Un dossier En cours n'y figure pas.

Accès

Menu Production > Commercial > Relances

L'entrée apparaît avec Accès au module dossiers, plus Accès au suivi commercial ou Création de dossiers.

Si aucun dossier ne correspond aux critères, l'écran affiche Aucune relance.

Ce que vous voyez

Le tableau s'intitule dossier ou dossiers selon le nombre de lignes. Un badge Limite apparaît si la liste est tronquée.

Colonne	Description
(case à cocher)	Sélection pour Ne plus relancer
#	Numéro du dossier
Bénéficiaire	Nom et prénom
Prestation	Type d'accompagnement (ou Pas de prestation)
Téléphone	Mobile (icône portable) puis, s'il est renseigné, téléphone professionnel (icône bureau)
Ville	Code postal et ville
Date	Date de création du dossier (Sans RDV) ou date de la séance (Absents au 1er RDV / En attente de décision)
Statut	Situation de relance
Relanceur	Personne qui a pris le dossier dans sa liste

Cliquez un numéro pour Appeler. → Appeler une personne

Cliquez sur l'en-tête d'une colonne (#, Bénéficiaire, Prestation, Téléphone, Ville, Date, Statut, Relanceur) pour trier la liste. Un second clic inverse l'ordre.

Filtre « Afficher » (statut)

Un sélecteur Afficher en haut de page permet de basculer entre trois listes. La valeur par défaut est Sans RDV.

Valeur du filtre	Statut affiché dans le tableau	Bénéficiaires concernés
Sans RDV	Sans rendez-vous	Dossiers Prévisionnel sans aucun rendez-vous planifié
Absents au 1er RDV	Absence au 1er rdv	Dossiers Prévisionnel : bénéficiaires absents ou en abandon sur le premier rendez-vous, ou dont cette séance est en absence, abandon ou à reporter
En attente de décision	En attente de décision	Bénéficiaires déjà venus à une séance validée, en attente d'une suite (commande, décision)

Les dossiers En cours dont la Date fin est déjà passée ne sont pas dans Sans RDV. Ils sont dans En cours sans RDV.

Autres filtres

Filtre	Rôle
Centre	Restreindre à un centre
Prestation	Restreindre à une prestation
Commercial	Restreindre aux dossiers d'un relanceur
Consultant	Restreindre aux dossiers d'un consultant

Actions sur une ligne

Action	Quand l'utiliser
Message	Envoyer un email ou un SMS (si un email ou un mobile est renseigné)
Historique	Consulter l'historique des mémos et échanges du dossier
Rendez-vous	Ouvrir Trouver un créneau pour inscrire le bénéficiaire sur une séance déjà planifiée
Ouvrir le dossier	Accéder à la fiche dossier
Ajouter à ma liste	Icône panier +. Vous affecter comme Relanceur.
Retirer de ma liste	Icône panier −. Retirer le relanceur actuel, y compris s'il s'agit d'un collègue.

Ne plus relancer

1. Cochez un ou plusieurs dossiers
2. Cliquez sur Ne plus relancer
3. Confirmez : Le contact ne sera pas supprimé mais il n'apparaîtra plus dans les relances.

Après confirmation (Oui, arrêter) :

• le dossier disparaît des Relances
• son état passe en Sans suite s'il n'a pas encore de séance validée, ou en Refusé s'il a déjà une séance validée

Processus de relance recommandé

Automatiser les relances

Vous pouvez envoyer des rappels automatiques (email ou SMS) selon une date du dossier ou d'une séance : menu Administration > Documents & messages > Automatisation. Voir Automatisations.

Indicateurs

Le tableau Prescriptions de Pilotage > Production > Production annuelle affiche un Taux de transformation : la part des dossiers créés qui ont donné lieu à un accompagnement.

→ Production annuelle

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Consultez la liste d'attente chaque jour	Pour ne pas laisser traîner les dossiers
Relancez sous 7 jours max	Au-delà, le bénéficiaire risque de se désengager
Notez chaque contact	Pour garder l'historique des échanges
Utilisez Ajouter à ma liste	Pour répartir les relances dans l'équipe

Questions fréquentes

Comment un dossier sort de la liste d'attente ?

Dès que le dossier n'est plus en Prévisionnel sans durée prévue : par exemple après la planification de séances, ou si son état change.

Puis-je voir les relances de toute l'équipe ?

Oui. Les filtres Commercial et Consultant permettent de voir par relanceur, par consultant, ou l'ensemble (selon vos droits).

Comment savoir si un bénéficiaire a été relancé ?

Sur la ligne, ouvrez Historique. Vous pouvez aussi consulter l'historique des communications depuis le dossier (Contrôle > Historique).

Pourquoi un dossier En cours n'apparaît-il pas dans Relances ?

Sans RDV et Absents au 1er RDV ne listent que les dossiers Prévisionnel. Pour un dossier En cours dont la Date fin est déjà passée : En cours sans RDV.