Suivi commercial 📈
Le suivi commercial vous permet de piloter les dossiers en phase d'avant-vente : bénéficiaires en attente de démarrage, relances à effectuer, et suivi du pipeline.
Liste d'attente
À quoi ça sert ?
La Liste d'attente affiche les dossiers à l'état Prévisionnel qui n'ont pas encore de durée d'accompagnement prévue. Ce sont des bénéficiaires « dans les tuyaux », avant le démarrage réel.
Accès
Menu Production > Commercial > Liste d'attente
Ce que vous voyez
Les dossiers sont regroupés par prestation (titre de section). Le tableau s'intitule Dossier en attente ou Dossiers en attente selon le nombre de lignes.
| Colonne | Description |
|---|---|
| Dossier | Numéro du dossier |
| Créé le | Date de création du dossier |
| Bénéficiaire | Nom et prénom |
| CP | Code postal |
| Ville | Ville |
| Centre | Centre |
| Lieu | Lieu de production |
Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier. Un second clic inverse l'ordre. Le regroupement par prestation est conservé.
Actions possibles
- Ouvrir le dossier : cliquez sur la ligne
- Planifier une séance : depuis le dossier ouvert, planifiez le premier rendez-vous
Un dossier en attente depuis trop longtemps risque de « refroidir ». Contactez rapidement les bénéficiaires pour planifier leur première séance.
Relances
À quoi ça sert ?
La vue Relances affiche les dossiers à relancer : sans rendez-vous, absents au premier rendez-vous, ou en attente de décision.
Accès
Menu Production > Commercial > Relances
Si aucun dossier ne correspond aux critères, l'écran affiche Aucune relance.
Ce que vous voyez
Le tableau s'intitule dossier ou dossiers selon le nombre de lignes. Un badge Limite apparaît si la liste est tronquée.
| Colonne | Description |
|---|---|
| (case à cocher) | Sélection pour Ne plus relancer |
| # | Numéro du dossier |
| Bénéficiaire | Nom et prénom |
| Prestation | Type d'accompagnement (ou Pas de prestation) |
| Téléphone | Mobile et, s'il est renseigné, téléphone professionnel |
| Ville | Code postal et ville |
| Date | Date de création du dossier (Sans RDV) ou date de la séance (Absents au 1er RDV / En attente de décision) |
| Statut | Situation de relance |
| Relanceur | Personne qui a pris le dossier dans sa liste |
Cliquez sur l'en-tête d'une colonne (#, Bénéficiaire, Prestation, Téléphone, Ville, Date, Statut, Relanceur) pour trier la liste. Un second clic inverse l'ordre.
Filtre « Afficher » (statut)
Un sélecteur Afficher en haut de page permet de basculer entre trois listes. La valeur par défaut est Sans RDV.
| Valeur du filtre | Statut affiché dans le tableau | Bénéficiaires concernés |
|---|---|---|
| Sans RDV | Sans rendez-vous | Dossiers sans aucun rendez-vous planifié |
| Absents au 1er RDV | Absence au 1er rdv | Bénéficiaires absents ou en abandon sur le premier rendez-vous, ou dont cette séance est en absence, abandon ou à reporter |
| En attente de décision | En attente de décision | Bénéficiaires déjà venus à une séance validée, en attente d'une suite (commande, décision) |
Autres filtres
| Filtre | Rôle |
|---|---|
| Centre | Restreindre à un centre |
| Prestation | Restreindre à une prestation |
| Commercial | Restreindre aux dossiers d'un relanceur |
| Consultant | Restreindre aux dossiers d'un consultant |
Actions sur une ligne
| Action | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Message | Envoyer un email ou un SMS (si un email ou un mobile est renseigné) |
| Historique | Consulter l'historique des mémos et échanges du dossier |
| Rendez-vous | Ouvrir Trouver un créneau pour inscrire le bénéficiaire sur une séance déjà planifiée |
| Ouvrir le dossier | Accéder à la fiche dossier |
| Ajouter à ma liste | Icône panier +. Vous affecter comme Relanceur. |
| Retirer de ma liste | Icône panier −. Retirer le relanceur actuel, y compris s'il s'agit d'un collègue. |
Ne plus relancer
- Cochez un ou plusieurs dossiers
- Cliquez sur Ne plus relancer
- Confirmez : Le contact ne sera pas supprimé mais il n'apparaîtra plus dans les relances.
Après confirmation (Oui, arrêter) :
- le dossier disparaît des Relances
- son état passe en Sans suite s'il n'a pas encore de séance validée, ou en Refusé s'il a déjà une séance validée
Processus de relance recommandé
Automatiser les relances
Vous pouvez envoyer des rappels automatiques (email ou SMS) selon une date du dossier ou d'une séance : menu Administration > Documents & messages > Automatisation. Voir Automatisations.
Indicateurs
Le tableau Prescriptions de Pilotage > Production > Production annuelle affiche un Taux de transformation : la part des dossiers créés qui ont donné lieu à un accompagnement.
Bonnes pratiques
| Conseil | Pourquoi |
|---|---|
| Consultez la liste d'attente chaque jour | Pour ne pas laisser traîner les dossiers |
| Relancez sous 7 jours max | Au-delà, le bénéficiaire risque de se désengager |
| Notez chaque contact | Pour garder l'historique des échanges |
| Utilisez Ajouter à ma liste | Pour répartir les relances dans l'équipe |
Questions fréquentes
Comment un dossier sort de la liste d'attente ?
Dès que le dossier n'est plus en Prévisionnel sans durée prévue : par exemple après la planification de séances, ou si son état change.
Puis-je voir les relances de toute l'équipe ?
Oui. Les filtres Commercial et Consultant permettent de voir par relanceur, par consultant, ou l'ensemble (selon vos droits).
Comment savoir si un bénéficiaire a été relancé ?
Sur la ligne, ouvrez Historique. Vous pouvez aussi consulter l'historique des communications depuis le dossier (Contrôle > Historique).
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