Contrôle qualité ✅
téo propose plusieurs vues de contrôle pour identifier les anomalies et s'assurer que vos dossiers sont complets avant facturation.
Pourquoi contrôler ?
Un dossier incomplet ou non conforme peut :
- ❌ Bloquer la facturation
- ❌ Poser des problèmes lors des audits
- ❌ Retarder les paiements
- ❌ Générer des erreurs dans les statistiques
Les vues de contrôle
Dossiers incomplets
Ce que ça montre : Dossiers avec des données obligatoires manquantes
Accès : Menu Dossiers > Contrôle > Incomplets
Données vérifiées :
- Informations du bénéficiaire (selon configuration)
- Informations du dossier (prestation, dates, tarification...)
- Champs définis comme obligatoires dans la prestation
- Centre du dossier, si le centre est obligatoire pour la comptabilité
Lorsque vous ouvrez un dossier incomplet (vue simple), téo affiche le bandeau Dossier incomplet.
- Les informations déjà présentes dans le formulaire — identité, coordonnées, Prestation, Tarification, modalité, origine… — se complètent dans ce formulaire.
- La zone Données à compléter n'apparaît que pour les autres données obligatoires manquantes. Si toutes les informations manquantes sont déjà dans le formulaire, le bandeau indique de les renseigner ci-dessus (sans zone supplémentaire).
Si le dossier n'a pas encore de Prestation, seuls les contrôles généraux disponibles peuvent être affichés ; sélectionnez une prestation pour appliquer ses Données obligatoires.
Pièces manquantes
Ce que ça montre : Dossiers où des documents obligatoires ne sont pas fournis
Accès : Menu Dossiers > Contrôle > Pièces manquantes
Documents vérifiés :
- Pièces définies comme obligatoires dans la prestation
- CV, attestations, justificatifs...
Dossiers hors délais
Ce que ça montre : Dossiers avec des séances hors de la période contractuelle
Accès : Menu Dossiers > Contrôle > Hors délais
Contrôles effectués :
- Séances avant le délai minimum après début
- Séances après le délai maximum
- Respect des contraintes de la tarification
Dossiers hors commande
Ce que ça montre : Dossiers avec des séances après la date de fin du bon de commande
Accès : Menu Dossiers > Contrôle > Hors commande
Ce qui est vérifié :
- Date des séances vs date de fin de commande
- Dépassement de l'enveloppe commandée
Dossiers en cours sans RDV
Ce que ça montre : Dossiers actifs sans prochaine séance planifiée
Accès : Menu Dossiers > Contrôle > En cours sans RDV
Un badge dans le menu indique le nombre de dossiers concernés, pour attirer votre attention rapidement.
Pourquoi c'est important :
- Un dossier en cours devrait avoir un suivi
- Permet d'identifier les accompagnements "abandonnés"
- La liste affiche les dossiers en cours créés dans les 12 derniers mois dont la date de fin est dépassée
Que faire en cas d'anomalie ?
Dossier incomplet
- Ouvrez le dossier (vue simple)
- Lisez le bandeau Dossier incomplet
- Complétez les informations manquantes :
- dans le formulaire (par exemple Prestation, Tarification, identité, coordonnées…) ;
- et, si elle est affichée, dans la zone Données à compléter pour les autres champs obligatoires
- Cliquez sur Enregistrer
Pièces manquantes
- Ouvrez le dossier
- Menu > Pièces
- Identifiez les pièces non cochées
- Réclamez les documents au bénéficiaire
- Cochez quand vous les recevez
Hors délais / Hors commande
- Vérifiez si c'est une erreur de saisie (mauvaises dates)
- Si les dates sont correctes :
- Demandez une prolongation de la commande
- Ou régularisez avec le financeur
- Corrigez les dates si nécessaire
Sans RDV
- Ouvrez le dossier
- Vérifiez l'état de l'accompagnement
- Planifiez une prochaine séance
- Ou passez le dossier en "Terminé" si fini
Alertes sur les dossiers
Les anomalies s'affichent aussi directement sur chaque dossier :
| Indicateur | Signification |
|---|---|
| 🔴 Alerte rouge | Problème bloquant (incomplet, pièces manquantes) |
| 🟠 Alerte orange | Avertissement (hors délais, sans RDV) |
| ✅ Vert | Dossier conforme |
Contrôles automatiques
Certains contrôles se déclenchent automatiquement :
Avant facturation
Si un dossier est incomplet ou a des pièces manquantes :
- Alerte lors de la création de facture
- Blocage possible (selon configuration)
À l'export comptable
Vérification des données obligatoires :
- Client
- Lignes de facture
- Données Chorus (pour secteur public)
Bonnes pratiques
| Conseil | Pourquoi |
|---|---|
| Consultez les vues de contrôle régulièrement | Anticipez les problèmes |
| Traitez les anomalies rapidement | Évitez l'accumulation |
| Vérifiez avant la facturation | Évitez les blocages |
| Formez les gestionnaires | Pour une saisie de qualité |
Automatiser les relances
Pour les dossiers problématiques récurrents :
- Menu Admin > Automatisations
- Créez une règle avec condition "dossier incomplet" ou "pièces manquantes"
- Action : envoyer un email de rappel au conseiller ou gestionnaire
Historique du dossier
À quoi ça sert ?
L'historique affiche l'historique général du dossier et l'historique des automatisations : modifications, événements, actions automatiques déclenchées. Il permet de suivre l'activité sur le dossier.
Accès
Depuis un dossier : Menu Contrôle > Historique
Statistiques de qualité
Pour suivre la qualité globale :
- Menu Pilotage
- Consultez les indicateurs :
- Taux de dossiers complets
- Nombre d'anomalies par type
- Évolution dans le temps
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