Contrôle qualité ✅
Les entrées de Production > Contrôle listent les dossiers à traiter. En cours sans RDV, Commandes dépassées, Pièces manquantes, Dossiers incomplets et Étapes obligatoires manquantes ouvrent la liste des dossiers déjà filtrée ; Dossiers hors délais reste un écran à part. Un badge sur l'entrée de menu indique le nombre de dossiers concernés pour En cours sans RDV, Dossiers hors délais, Étapes obligatoires manquantes, Commandes dépassées et Dossiers incomplets.
L'entrée Pièces manquantes n'apparaît que si au moins une prestation active a des pièces obligatoires.
Sans le droit Dossiers incomplets, ces listes sont limitées à vos dossiers : le filtre Conseiller est alors posé sur vous dans les vues de la liste des dossiers. Sur Dossiers hors délais, le filtre Consultant n'apparaît pas.
S'il n'y a encore aucun dossier, le message Votre téo ne contient aucun dossier. Cliquez ci-dessous pour en créer un. propose Nouveau dossier (droit de création). Si des dossiers existent mais aucun ne correspond aux critères : Votre recherche n'a pas abouti. Modifiez les critères et réessayez.
Quand le résultat dépasse la limite d'affichage, un badge Limite s'affiche à côté du titre.
Dossiers incomplets
Accès : Production > Contrôle > Dossiers incomplets
L'entrée ouvre la liste des dossiers déjà filtrée : Complétude = Incomplets, État = En cours, Terminé, Abandonné, Non planifié ou Attente commande, et Date de fin à partir de l'année choisie dans les paramètres (voir plus bas). Les dossiers Facturé et Soldé n'y figurent pas : ce n'est pas un trou de saisie. Le badge du menu compte les mêmes dossiers.
Les filtres restent modifiables comme sur toute la liste : ajoutez un Conseiller, une Prestation, etc.
Compléter un dossier
Ouvrez le dossier depuis la liste. Le volet affiche le bandeau Dossier incomplet, avec les Informations essentielles à renseigner.
- Cliquez sur le nom d'une information dans le bandeau : le bloc correspondant s'ouvre en modification.
- Dans le détail, chaque information vide ressort à sa place avec À renseigner.
- Les informations qui ne se saisissent pas dans le volet sont indiquées « à saisir dans le dossier complet », avec un lien vers la fiche.
Si le dossier n'a pas encore de Prestation, seuls les contrôles généraux disponibles peuvent s'afficher. Sélectionnez une prestation pour appliquer ses Données obligatoires.
Quand le téléphone est obligatoire, un numéro parmi mobile, personnel ou professionnel suffit.
Quelles données sont obligatoires ?
Elles se cochent par prestation : Admin > Production > Prestations, menu Options > Données obligatoires.
→ Prestations — Données obligatoires
Le Centre du dossier est aussi exigé si, en Admin > Paramètres généraux > Comptabilité, l'option Le centre est une donnée obligatoire de la facture est activée.
Pour ne pas accumuler d'anciens dossiers dans la liste : Admin > Paramètres généraux > Installation, champ Incomplets à partir de (ex. 2012) (année de la Date fin du dossier).
Étapes obligatoires manquantes
Accès : Production > Contrôle > Étapes obligatoires manquantes
L'entrée ouvre la liste des dossiers filtrée sur Étapes obligatoires = Manquantes, pour les dossiers commencés sur les 12 derniers mois. Le badge du menu compte ces dossiers.
Une étape obligatoire est une ligne cochée obligatoire dans le déroulé de la prestation, sur une action qui n'est pas Hors parcours. Seuls les dossiers En cours, Non planifié, Attente commande ou Terminé sont examinés. Une étape est signalée quand :
| Motif | Cas |
|---|---|
| Délai dépassé | Aucune séance de l'étape et son délai maximal est passé. |
| Dossier terminé sans cette étape | Le dossier est terminé et l'étape, prévue avant la fin, n'a pas eu lieu. |
| Absente avant le rendez-vous de fin | L'étape n'a pas de séance au plus tard le jour du rendez-vous qui termine le dossier. |
Dans le filtre Étapes obligatoires, la valeur Échéance proche retrouve en plus les dossiers dont une étape arrive à échéance dans les 15 jours sans séance prévue : c'est un rappel, non compté dans le badge.
Pour planifier l'étape, utilisez Trouver un créneau sur l'action concernée.
Pièces manquantes
Accès : Production > Contrôle > Pièces manquantes
L'entrée ouvre la liste des dossiers filtrée sur Pièces = Pièce obligatoire manquante, pour les dossiers Prévisionnel, En cours, Terminé ou Abandonné. Une pièce manque quand elle est obligatoire sur la prestation ou la tarification du dossier et qu'aucune date de réception n'est pointée.
Pour pointer les pièces, ouvrez le dossier : le détail affiche le bandeau N pièces obligatoires manquantes et la section Pièces, où Pointer marque la pièce reçue. Le menu Contrôle > Pièces du dossier de la fiche complète reste disponible.
→ Pointer les pièces dans le détail du dossier
Les pièces requises se définissent sur la prestation : Options > Pièces de la prestation.
→ Prestations — Pièces obligatoires
Dossiers hors délais
Accès : Production > Contrôle > Dossiers hors délais
La liste montre les dossiers dont une séance non annulée de l'action sort de la fenêtre Délai minimum / Délai maximum du Parcours de la prestation, mesurée à partir de la Date début du dossier :
- trop tôt : un Délai minimum positif et un écart en jours inférieur à ce délai ;
- trop tard : un Délai maximum positif et un écart en jours supérieur à ce délai.
Un seul des deux délais suffit. Une valeur à 0 n'est pas un délai : cette borne n'est pas contrôlée.
Si aucun parcours n'a de délai positif, l'écran affiche : Votre téo n'est pas paramétré pour analyser les délais. N'hésitez pas à visiter l'aide.
Le badge du menu applique la même règle. Les filtres de la page (Centre, Consultant, Date début) peuvent afficher moins de dossiers que le badge.
→ Prestations — Délais du parcours
Filtres (période proposée : Date début des 12 derniers mois) : Centre, Date début, Consultant.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Dossier | Numéro |
| Bénéficiaire | Nom et prénom |
| Prestation | Prestation du dossier |
| État | État du dossier |
| Centre | Centre |
| Consultant | Référent |
| Date début / Date fin | Dates du dossier |
| Séances | Nombre de séances concernées |
Cliquez une ligne : Liste des séances s'ouvre. S'il y a une anomalie, le bandeau Séances hors délais indique de regarder les séances avec le pictogramme minuteur. Sur une séance, le bandeau Dossier hors délai (ou Dossiers hors délai) signale le même écart.
Commandes dépassées
Accès : Production > Contrôle > Commandes dépassées
L'entrée ouvre la liste des dossiers filtrée sur Commande = Commande dépassée, pour les dossiers dont la Date de début tombe dans les 12 derniers mois. Un dossier y figure quand une séance non annulée et non hors parcours a lieu après sa Date fin de commande.
Elle ne concerne que les prestations dont Commande indépassable est cochée (Empêcher les séances > date fin de commande) : sans prestation ainsi paramétrée, la liste reste vide. Ce n'est pas un contrôle du montant commandé.
→ Prestations — Commande indépassable
Les filtres restent modifiables comme sur toute la liste. Ouvrez un dossier, puis Liste des séances : le bandeau Séances hors commande indique de regarder les séances avec le pictogramme drapeau.
En cours sans RDV
Accès : Production > Contrôle > En cours sans RDV
L'entrée ouvre la liste des dossiers filtrée sur l'État En cours, avec une Date de fin antérieure à aujourd'hui et une Date de création dans les 12 derniers mois. Ce n'est pas une recherche de « prochaine séance manquante » : le critère est la Date fin du dossier.
Cliquez une ligne pour ouvrir le détail du dossier.
- Vérifiez l'accompagnement
- Planifiez une prochaine séance, ou clôturez le dossier (validation d'une action qui termine la prestation, ou événement d'abandon)
→ Date début et Date fin · États du dossier
Historique
Depuis un dossier
Contrôle > Historique liste les e-mails, SMS, appels et signatures du dossier, du plus récent au plus ancien. S'il n'y en a aucun, téo affiche Aucun historique. Ajouter un historique permet d'enregistrer une entrée (par exemple un e-mail reçu).
Pour voir qui a créé ou modifié le dossier : icône Informations → Infos & historique.
Production > Contrôle > Historique
Production > Contrôle > Historique liste les communications de tous les dossiers (e-mails, SMS, appels, signatures, envois automatiques), avec recherche, filtres Date, Étape et Canal, et Exporter. À l'ouverture : Aujourd'hui. Avec Accéder uniquement à ses propres dossiers, seulement les dossiers dont vous êtes conseiller ou gestionnaire.
Cet article vous a été utile ?