Contrôle qualité ✅
Les vues Production > Contrôle listent les dossiers à traiter. Un badge sur l'entrée de menu indique le nombre de dossiers concernés pour En cours sans RDV, Dossiers incomplets, Dossiers hors délais et Commandes dépassées.
Pièces manquantes n'apparaît que si au moins une prestation active a des pièces obligatoires.
Sans le droit Dossiers incomplets, ces listes sont limitées à vos dossiers. Sur Dossiers hors délais, le filtre Consultant n'apparaît alors pas.
S'il n'y a encore aucun dossier, le message Votre téo ne contient aucun dossier. Cliquez ci-dessous pour en créer un. propose Nouveau dossier (droit de création). Si des dossiers existent mais aucun ne correspond aux critères : Votre recherche n'a pas abouti. Modifiez les critères et réessayez.
Quand le résultat dépasse la limite d'affichage, un badge Limite s'affiche à côté du titre.
Dossiers incomplets
Accès : Production > Contrôle > Dossiers incomplets
La liste montre les dossiers dont au moins une donnée obligatoire n'est pas renseignée.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| N° | Numéro du dossier |
| Bénéficiaire | Nom et prénom |
| État | État du dossier |
| Consultant | Référent |
| Prestation | Prestation du dossier |
| Données incomplètes | Noms des champs manquants, séparés par une virgule |
Filtres : Centre, Prestation, Tarification, Consultant, Gamme, État.
Ouvrir un dossier incomplet
La vue simple affiche le bandeau Dossier incomplet.
- Les informations déjà présentes dans le formulaire — identité, coordonnées, Prestation, Tarification, modalité, origine… — se complètent dans ce formulaire.
- La zone Données à compléter n'apparaît que pour les autres données obligatoires manquantes. Si tout ce qui manque est déjà dans le formulaire, le bandeau indique de les renseigner ci-dessus.
Si le dossier n'a pas encore de Prestation, seuls les contrôles généraux disponibles peuvent s'afficher. Sélectionnez une prestation pour appliquer ses Données obligatoires.
Quand le téléphone est obligatoire, un numéro parmi mobile, personnel ou professionnel suffit. La liste affiche alors Téléphone.
Cliquez sur Enregistrer.
Quelles données sont obligatoires ?
Elles se cochent par prestation : Admin > Production > Prestations, menu Options > Données obligatoires.
→ Prestations — Données obligatoires
Le Centre du dossier est aussi exigé si, en Admin > Paramètres généraux > Comptabilité, l'option Le centre est une donnée obligatoire de la facture est activée.
Pour ne pas accumuler d'anciens dossiers dans la liste : Admin > Paramètres généraux > Installation, champ Incomplets à partir de (ex. 2012) (année de la Date fin du dossier).
Pièces manquantes
Accès : Production > Contrôle > Pièces manquantes
La liste montre les dossiers auxquels il manque au moins une pièce obligatoire de la prestation.
- Ouvrez le dossier
- Menu Contrôle > Pièces du dossier
- Cochez les pièces reçues
Les pièces requises se définissent sur la prestation : Options > Pièces de la prestation.
→ Prestations — Pièces obligatoires
Dossiers hors délais
Accès : Production > Contrôle > Dossiers hors délais
La liste montre les dossiers dont une séance de l'action sort de la fenêtre Délai minimum / Délai maximum du Parcours de la prestation, mesurée à partir de la Date début du dossier :
- trop tôt (écart en jours inférieur au délai minimum) ;
- trop tard (écart en jours supérieur au délai maximum).
Les deux délais doivent être renseignés (valeurs positives) sur au moins une action d'un parcours. Sinon l'écran affiche : Votre téo n'est pas paramétré pour analyser les délais. N'hésitez pas à visiter l'aide.
→ Prestations — Délais du parcours
Filtres (période proposée : Date début des 12 derniers mois) : Centre, Date début, Consultant.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Dossier | Numéro |
| Bénéficiaire | Nom et prénom |
| Prestation | Prestation du dossier |
| État | État du dossier |
| Centre | Centre |
| Consultant | Référent |
| Date début / Date fin | Dates du dossier |
| Séances | Nombre de séances concernées |
Cliquez une ligne : l'écran Séances du dossier s'ouvre. S'il y a une anomalie, le bandeau Séances hors délais indique de regarder les séances avec le pictogramme minuteur.
Commandes dépassées
Accès : Production > Contrôle > Commandes dépassées
La liste montre les dossiers dont une séance non annulée et non hors parcours a lieu après la Date fin de commande du dossier.
Elle ne concerne que les prestations dont Commande indépassable est cochée (Empêcher les séances > date fin de commande). Sinon l'écran affiche : Aucune prestation n'est configurée avec le contrôle de date de fin de commande. Consultez l'aide pour plus d'informations.
Ce n'est pas un contrôle du montant commandé.
→ Prestations — Commande indépassable
Filtres (période proposée : Date début des 12 derniers mois) : Centre, Date début, Consultant, Prestation, État.
Les colonnes sont les mêmes que pour Dossiers hors délais. Cliquez une ligne : l'écran Séances s'ouvre. Le bandeau Séances hors commande indique de regarder les séances avec le pictogramme drapeau.
En cours sans RDV
Accès : Production > Contrôle > En cours sans RDV
La liste montre les dossiers à l'état En cours dont la Date fin est déjà passée. Ce n'est pas une recherche de « prochaine séance manquante » : le critère est la Date fin du dossier.
Filtres (période proposée : Créé le des 12 derniers mois) : Centre, Créé le, Prestation, Tarification, Consultant, Lieu.
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| Dossier | Numéro |
| Date fin | Date fin du dossier |
| Bénéficiaire | Nom et prénom |
| Prestation | Prestation |
| CP / Ville | Adresse du bénéficiaire |
| Centre | Centre |
| Lieu | Lieu du dossier |
| Consultant | Référent |
Cliquez une ligne pour ouvrir la fiche du dossier.
- Vérifiez l'accompagnement
- Planifiez une prochaine séance, ou clôturez le dossier (validation d'une action qui termine la prestation, ou événement d'abandon)
→ Date début et Date fin · États du dossier
Historique
Depuis un dossier
Contrôle > Historique liste les e-mails, SMS et appels du dossier, du plus récent au plus ancien. S'il n'y en a aucun, téo affiche Aucun historique. Ajouter un historique permet d'enregistrer une entrée (par exemple un e-mail reçu).
Pour voir qui a créé ou modifié le dossier : icône Informations → Infos & historique.
→ Historique des communications
Production > Contrôle > Historique
Production > Contrôle > Historique liste l'activité d'une date choisie (e-mails, SMS, automatisations) pour tous les dossiers, du plus récent au plus ancien.
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