Événements et jalons 🎯

Les événements sont des jalons datés rattachés à un dossier : diagnostic réalisé, synthèse remise, abandon, retour en emploi...

Ils complètent les séances : une séance correspond à un rendez-vous avec une durée, tandis qu'un événement signale une étape importante du parcours.

Qu'est-ce qu'un événement ?

Un événement est une date importante enregistrée sur un dossier.

Exemple d'événement	Utilisation possible
Convention signée	Suivre la réception d'un document clé
Diagnostic réalisé	Repérer une étape terminée
Synthèse remise	Tracer la remise d'un livrable
Abandon	Signaler une sortie anticipée
Retour en emploi	Identifier une issue positive

Selon la configuration de la prestation, un événement peut aussi changer l'état du dossier ou servir de déclencheur pour une échéance. S’il y en a plusieurs qui changent l’état, la date la plus récente l’emporte ; le même jour, le dernier enregistré. Une facture active Facturé / Soldé prime encore sur cet événement.

Date fin du dossier

Un événement Abandon, Issue positive, ou lié à l'état Terminé / Abandonné / Non facturable, ne fixe la Date fin que lorsque le dossier n'est plus ouvert. Tant que le dossier reste Prévisionnel, En cours, Non planifié, Attente commande ou Suspendu, Date fin suit le dernier rendez-vous du parcours.

→ Date fin du dossier

Où sont définis les événements ?

Les événements disponibles sont configurés au niveau de la prestation par un administrateur.

Chaque prestation possède sa propre liste d'événements. Le bouton Ajouter un événement utilise cette prestation pour proposer les choix disponibles.

Quand le menu Événements apparaît

Dans le menu du dossier (section Contrôle), l'entrée Événements n'apparaît que si la prestation du dossier possède au moins un événement type. Sans prestation, ou sans événement type sur la prestation, cette entrée n'est pas proposée.

Dossier sans prestation

Si aucune prestation n'est renseignée sur le dossier, le bouton Ajouter un événement n'est pas proposé. Les événements déjà enregistrés sur le dossier restent consultables et peuvent être retirés si besoin.

Voir les événements d'un dossier

1. Ouvrez le dossier
2. Menu Contrôle > Événements
3. Consultez les cartes affichées

Chaque carte est cliquable : un clic ouvre le formulaire de l'événement pour consulter la date, la modifier ou le supprimer.

Informations affichées

Chaque carte d'événement affiche :

Information	Description
Événement	Nom du jalon enregistré sur le dossier
Date	Date associée à l'événement, affichée « Date : » puis la date
Avatar	Photo ou initiales, et nom de la personne qui a enregistré l'événement
Issue positive	Badge vert à droite de la date, libellé Issue positive, si la case du même nom est cochée sur l'événement type

Abandon n'apparaît pas en badge sur la carte.

Si la définition de l'événement a été supprimée dans l'administration, la carte affiche (événement supprimé). Elle reste cliquable pour permettre de retirer cette occurrence du dossier.

Écran vide

Lorsque la prestation a des événements types mais qu'aucun n'est encore enregistré sur le dossier, l'écran affiche Aucun événement avec le message Il n'y a aucun événement. Si vous souhaitez en ajouter un, cliquez sur le bouton d'ajout.

Si la prestation n'a aucun événement type :

• un administrateur des prestations voit Aucun événement, le message La prestation … ne possède aucun événements types., et le bouton Atteindre la prestation ;
• les autres utilisateurs voient Aucun événement avec l'invitation à contacter leur téo master pour ajouter des événements types à la prestation.

Ajouter un événement sur un dossier

1. Ouvrez le dossier > Contrôle > Événements
2. Cliquez sur Ajouter un événement
3. Choisissez l'Événement dans la liste (Choisir un événement)
4. Renseignez la Date
5. Cliquez sur Enregistrer

Si aucun événement n'est choisi, téo affiche Erreur de validation : Veuillez sélectionner un événement. Si la date n'est pas renseignée lors de l'enregistrement, téo utilise la date du jour.

Modifier ou supprimer un événement du dossier

1. Ouvrez le dossier > Contrôle > Événements
2. Cliquez sur la carte de l'événement : la fenêtre s'ouvre avec le titre Événement suivi du numéro de l'occurrence
3. Le nom de l'Événement est affiché en lecture seule ; ajustez la Date si besoin, puis cliquez sur Enregistrer
4. Pour retirer l'occurrence, cliquez sur Supprimer : téo affiche Supprimer l'événement avec les boutons Oui, supprimer et Non, annuler

Le nom de l'événement correspond au choix configuré sur la prestation. Pour changer de jalon, supprimez l'événement du dossier puis ajoutez le bon événement.

Ajouter un événement depuis une absence

Lorsque vous indiquez une absence sur une séance, téo peut proposer un lien événement si la prestation du dossier contient des événements disponibles.

Le formulaire s'ouvre alors avec le bandeau Absence constatée, et affiche :

• l'Événement à enregistrer (Choisir un événement) ;
• la Date ;
• la section Événements du dossier, qui liste les jalons déjà présents pour éviter un doublon.

Validez avec Enregistrer. Si le dossier n'a encore aucun événement, cette section indique Aucun événement avec le message Le dossier ne comporte aucun événement. Vous pouvez en ajouter un ci-dessus.

Retrouver les dossiers liés à un événement

Sur Production > Dossiers, le filtre Événement (sous Plus de filtres) actualise la liste dès que vous choisissez un ou plusieurs jalons. Les dossiers affichés en ont au moins un. Si un même nom de jalon existe sur plusieurs prestations, le choix indique aussi la prestation (Événement · Prestation).

→ Rechercher un dossier

Configuration par l'administrateur

Les événements types se définissent sur la prestation : Administration > Production > Prestations, menu Événements.

→ Prestations — Les événements

Abandon et séances

Un événement d'Abandon concerne le dossier (sortie anticipée du parcours). Il ne coche pas Séance annulée.

À partir de la date du premier événement marqué abandon, chaque séance de l'inscrit est en abandon. Avant cette date, ou si vous supprimez l'événement (ou en avancez la date), l'abandon est retiré au recalcul du dossier — sauf une séance annulée qui gardait déjà un abandon historique sans événement.

Sur la fiche dossier, le bandeau Dossier abandonné rappelle : Ce dossier a été abandonné. Pour revenir à l'état antérieur, supprimez l'événement d'abandon.

Élément	Effet de l'abandon
État du dossier	Peut passer en abandonné selon le paramétrage de l'événement
Participation du bénéficiaire	Tag Abandon sur les séances à compter de la date de l'événement
Présence / absence	Ne se marque plus à la main : Ce bénéficiaire a abandonné : sa présence suit l'événement d'abandon du dossier.
Séance (prévisionnelle / validée)	Reste telle quelle : une séance individuelle peut rester Prévisionnelle
Option Séance annulée	Non activée automatiquement

Pour libérer un créneau individuel qui n'aura pas lieu :

1. Ouvrez la séance dans l'agenda
2. Dépliez Options de la séance
3. Activez l'interrupteur Séance annulée

Pour une séance collective, l'abandon d'un participant ne doit pas annuler la séance pour les autres. Retirez plutôt le bénéficiaire des séances prévisionnelles depuis le dossier (Séances).

→ Annuler une séance · Marquer une absence · Retirer un bénéficiaire des séances

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Nommez les événements de façon explicite	Les utilisateurs les retrouvent plus facilement dans les dossiers et la recherche
Renseignez les dates au fil de l'eau	Le suivi et les rapports restent fiables
Vérifiez les automatismes avant de supprimer un événement	Pour éviter des jalons orphelins ou des conditions vides
Utilisez Issue positive et Abandon avec parcimonie	Ces indicateurs peuvent influencer le suivi du dossier
Après un abandon, traitez les séances restantes	Annulez les RDV individuels inutiles, ou retirez le bénéficiaire des collectifs — la présence ne se marque plus à la main

Événements vs Séances

Aspect	Événement	Séance
Nature	Jalon, étape	Rendez-vous planifié
Durée	Pas de durée	Horaire début/fin
Récurrence	Occurrence datée sur le dossier	Peut se répéter
Comptabilisation	Non comptabilisé en heures	Comptabilisé selon l'état et les règles de la séance
Abandon	Jalon sur le dossier	Suit la date de l'événement ; la séance n'est pas annulée pour autant