Dossiers groupes 👥

Un dossier groupe permet de gérer une session collective : formation, atelier, accompagnement de groupe... Plusieurs bénéficiaires suivent le même parcours ensemble.

Qu'est-ce qu'un dossier groupe ?

Dossier individuel	Dossier groupe
1 bénéficiaire	Plusieurs bénéficiaires
1 parcours personnel	1 parcours commun
Séances individuelles	Séances collectives

Un groupe contient des dossiers individuels rattachés. Chaque participant a son propre dossier, mais ils partagent les séances du groupe.

Créer un groupe

Accès

Menu Dossiers > Nouveau groupe

Informations à renseigner

Lors de la création ou de la modification d'un groupe, vous renseignez les informations suivantes :

Champ	Description
Nom du groupe	Intitulé de la session (ex: "Bilan Mars 2024")
Prestation	Type d'accompagnement. Voir Prestations.
Conseiller	Animateur principal du groupe.
Dates	Dates de début et de fin prévisionnelles de la session.
Nombre de places	Capacité maximale du groupe.
Nombre de places minimal	Nombre minimal de participants requis pour la session.
Modalité de formation	Précise le mode de formation (présentiel, distanciel, mixte...).
Tarification	Marché ou contrat cadre auquel le groupe est rattaché. Voir Tarifications et marchés.
Sous-traitant	Organisme sous-traitant pour cette session de groupe, si applicable.
Donneur d'ordre / Prescripteur	Organisme ou personne à l'origine de la demande ou de la prescription.

Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer. Le groupe est créé avec un numéro unique.

Ajouter des participants

Voir la liste des participants

1. Ouvrez le dossier groupe.
2. Accédez à la section Dossiers (ou Participants).
3. La liste des participants actuels s'affiche.

Ajouter un participant existant

Si le bénéficiaire a déjà une fiche personne dans téo :

1. Cliquez sur Ajouter un participant.
2. Recherchez la personne dans l'annuaire.
3. Un dossier individuel est créé et automatiquement rattaché au groupe.

Ajouter un nouveau participant

Si c'est une nouvelle personne qui n'a pas encore de fiche dans téo :

1. Cliquez sur Nouveau dossier.
2. Créez la fiche personne du bénéficiaire.
3. Le dossier individuel est automatiquement créé et rattaché au groupe.

Retirer un participant

Dans la liste des participants d'un groupe, vous pouvez Détacher un dossier individuel. Le dossier individuel est alors dissocié du groupe, mais il n'est pas supprimé. Toutes les séances auxquelles le participant a pris part au sein du groupe restent enregistrées dans son dossier individuel.

Supprimer un groupe

Pour supprimer un dossier groupe, toutes les séances qui lui sont rattachées doivent être supprimées ou détachées du groupe. De même, tous les dossiers individuels des participants doivent être détachés du groupe.

Planifier les séances du groupe

Les séances d'un groupe sont des séances collectives.

Via la planification du groupe

1. Ouvrez le dossier groupe.
2. Accédez au menu Planification.
3. Sélectionnez les actions du déroulé pédagogique.
4. Définissez les dates et horaires.
5. Les séances sont créées pour le groupe, avec le nombre de places défini.

Via l'agenda

1. Dans l'agenda, créez une nouvelle séance.
2. Associez-la au dossier groupe (au lieu d'un dossier individuel).
3. Définissez le nombre de places disponibles pour cette séance.

Pour plus de détails sur la création de séances, consultez Créer et modifier des séances.

Voir les séances du groupe

Dans le dossier groupe, accédez à la section Séances pour consulter la liste de toutes les séances de la session.

Participants aux séances

Gérer la présence aux séances

Par défaut, tous les membres du groupe sont considérés comme participants aux séances collectives. Pour personnaliser la liste des présents ou marquer des absences :

1. Ouvrez la séance concernée.
2. Dans la section Participants, cochez ou décochez les personnes présentes.
3. Vous pouvez également indiquer un motif d'absence si nécessaire.

Suivre les inscrits et les places

Pour les séances collectives, téo affiche le nombre de places prévues et le nombre de participants réellement inscrits. Cela vous permet de suivre l'occupation des sessions.

Voir les places disponibles

Pour les séances collectives avec un nombre de places limité, vous pouvez consulter les places restantes :

1. Accédez à l'Agenda.
2. Utilisez la vue Places disponibles (si configurée).
3. Cette vue liste les séances collectives et indique le nombre de places restantes, ce qui est utile pour la prise de rendez-vous en ligne via téo rdv. Pour en savoir plus sur la prise de rendez-vous en ligne, consultez téo rdv.

Facturation du groupe

La facturation des dossiers groupes peut être gérée de différentes manières :

Options de facturation

• Par participant : Une facture est générée pour chaque bénéficiaire du groupe.
• Globale : Une facture unique est émise pour l'ensemble du groupe.
• Par financeur : Des factures sont générées pour chaque organisme financeur impliqué dans le groupe.

Calcul du montant prévisionnel

Le montant prévisionnel d'un groupe est calculé en priorité à partir des devis rattachés. S'il n'y a pas de devis retenu, le calcul se base sur la tarification et les prestations définies pour le groupe.

Accéder à la facturation

Dans le dossier groupe, accédez à la section Comptabilité pour consulter l'échéancier et les factures du groupe. Pour plus de détails sur la facturation, consultez Devis et Échéanciers.

Documents du groupe

Générer des documents

Vous pouvez générer des documents spécifiques au groupe à l'aide de modèles. Ces documents peuvent inclure :

• Les informations générales du groupe (nom, dates, animateur).
• La liste des participants.
• Le planning des séances.
• Des documents d'émargement collectif.

Documents individuels

Chaque participant conserve également la possibilité d'avoir des documents spécifiques à son dossier individuel.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Nommez clairement vos groupes	Facilite la recherche et l'identification des sessions.
Définissez le nombre de places	Permet de contrôler la capacité d'accueil et d'éviter le surbooking.
Vérifiez les participants avant les séances	Assure un émargement précis et une bonne gestion des présences.
Utilisez la planification du groupe	Pour créer toutes les séances d'une session collective en une seule fois et gagner du temps.
Renseignez la modalité de formation	Pour une meilleure traçabilité et conformité des parcours.

Cas particuliers

Participant qui quitte le groupe

Si un participant quitte le groupe en cours de session, vous pouvez Détacher son dossier individuel du groupe. Son dossier individuel conservera l'historique de toutes les séances auxquelles il a participé jusqu'à son départ. Les séances futures du groupe ne lui seront plus attribuées.

Participant qui rejoint en cours

Lorsqu'un nouveau participant est ajouté à un groupe existant, un dossier individuel est créé et rattaché. Ce participant sera automatiquement inscrit aux séances collectives à venir. Pour les séances passées auxquelles il aurait dû participer, une intervention manuelle peut être nécessaire si vous souhaitez les lui attribuer rétroactivement.

Groupe avec plusieurs animateurs (co-animation)

Si une séance de groupe est animée par plusieurs conseillers (co-animation), téo permet de l'indiquer. Cela peut avoir un impact sur le calcul des temps passés et la valorisation des séances pour chaque intervenant.