Dossiers groupes 👥
Un dossier groupe permet de gérer une session collective : formation, atelier, accompagnement de groupe... Plusieurs bénéficiaires suivent le même parcours ensemble.
Qu'est-ce qu'un dossier groupe ?
| Dossier individuel | Dossier groupe |
|---|---|
| 1 bénéficiaire | Plusieurs bénéficiaires |
| 1 parcours personnel | 1 parcours commun |
| Séances individuelles | Séances collectives |
Un groupe contient des dossiers individuels rattachés. Chaque participant a son propre dossier, mais ils partagent les séances du groupe.
Créer un groupe
Accès
Le bouton Nouveau groupe ouvre le formulaire :
- Production > Groupes
- Agenda > Planning des groupes, en Mode planificateur
Il n'y a pas d'entrée « Nouveau groupe » dans le menu latéral.
Si le bouton n'apparaît pas, le profil a le droit Afficher uniquement les groupes liés à l'utilisateur.
→ Équipes
Dans la liste Groupes, cliquez une ligne pour l'aperçu. L'icône Ouvrir le groupe complet (et Ouvrir dans l'aperçu) ouvre la fiche, sur Données principales.
S'il n'existe encore aucun groupe : Aucun groupe, avec Votre téo ne contient aucun groupe. Cliquez ci-dessous pour en créer un.
Aperçu du groupe
L'aperçu enregistre Nom du groupe, Prestation, Modalité, État, Consultant, Gestionnaire et Société. Enregistrer est toujours visible. Si le nom manque : Enregistrement impossible ! Le champ Nom du groupe est obligatoire.
Documents ouvre le volet documents. Lieu, commande, places et autres contacts : Ouvrir.
Données principales
Le même formulaire sert à la création et à la modification. Les blocs suivent l'écran.
Identité du groupe
| Champ | Description |
|---|---|
| Nom du groupe | Intitulé de la session (placeholder Saisir le nom du groupe). Obligatoire : Enregistrer n'apparaît que lorsque le nom est renseigné. |
Lieu de réalisation
| Champ | Description |
|---|---|
| Lieu | Lieu de la session (placeholder Choisir un lieu). |
| Centre | Site ou établissement (placeholder Choisir un centre). |
Commande
| Champ | Description |
|---|---|
| Numéro de commande | Bon ou lettre de commande (placeholder Saisir le n° de commande). |
| Date début de commande | Début de validité. Si la prestation a une Durée en jour, Fin prévue : s'affiche sous ce champ. |
| Date fin de commande | Fin de validité du bon de commande. |
Prestation & durées
| Champ | Description |
|---|---|
| État | Uniquement une fois le groupe créé. Proposés : prévisionnel, sans suite, refusé, Non facturable, Suspendu, plus l'état actuel. Après Enregistrer, téo recalcule les états automatiques (en cours, terminé, facturé…). |
| Prestation | Type d'accompagnement (placeholder Choisir une prestation). Voir Prestations. |
| Modalité | Présentiel, distanciel, mixte… (placeholder Choisir une modalité). Le + permet d'ajouter une valeur si votre profil a le droit Paramétrages des tables. Dans un document de groupe, {d.groupe.modalite} reprend ce libellé. |
| Tarification | Marché ou contrat cadre (placeholder Choisir une tarification). Voir Tarifications et marchés. |
| Nombre de places minimum | Nombre minimal de participants. |
| Nombre de places maximum | Capacité maximale du groupe. |
| Date de création, Date début, Date fin | Lecture seule, une fois le groupe créé. Date début et Date fin sont calculées à partir des séances du groupe (prévisionnelles ou validées, hors annulées). |
| Durée prévue, Durée réelle | Lecture seule, une fois le groupe créé. Totaux de production du groupe. |
Contacts
| Champ | Description |
|---|---|
| Consultant | Animateur principal du groupe. |
| Gestionnaire | Personne en charge du suivi administratif. |
| Société | Organisation cliente ou entreprise liée au groupe. |
| Sous-traitant | Organisme sous-traitant, si applicable. S'il n'existe aucun sous-traitant sélectionnable : Aucun sous-traitant disponible. |
| Donneur d'ordre | Organisme à l'origine de la commande. |
| Prescripteur | Personne qui a orienté. Si Lier les prescripteurs et donneur d'ordres est activé (Administration > Paramètres généraux > Installation, section Production), le champ affiche Choisir un donneur d'ordre d'abord tant qu'aucun donneur n'est choisi. |
| Référent externe | Tiers du groupe. Destinataire des questionnaires Référent externe, et contact proposé à l'envoi d'un message. |
Saisissez quelques lettres dans le champ Sous-traitant pour rechercher une organisation sous-traitante. Quand les actions d'annuaire sont proposées, Voir la fiche ouvre l'organisation sélectionnée, Créer ajoute une fiche organisation et Rechercher ouvre la recherche annuaire.
Enregistrer
Enregistrer n'apparaît que lorsque Nom du groupe est renseigné. Le groupe reçoit alors un numéro unique.
À la création, Annuler revient à la liste.
Sur un groupe existant, Message ouvre l'envoi d'un email ou d'un SMS.
Ajouter des participants
Voir la liste des participants
- Ouvrez le dossier groupe.
- Accédez au menu Dossiers du groupe.
- La liste des participants actuels s'affiche.
Créer un nouveau dossier dans le groupe
Pour un bénéficiaire qui n'a pas encore de dossier :
- Cliquez sur Nouveau dossier
- Créez la fiche personne du bénéficiaire et remplissez les informations du dossier
- Cliquez sur Créer
- Si le groupe a déjà des séances (hors séances annulées), la fenêtre Inscrire aux séances du groupe ? s'affiche : choisissez les séances auxquelles inscrire le bénéficiaire, puis confirmez avec Créer ou annulez avec Annuler
Si le groupe n'a aucune séance, le dossier est créé et rattaché directement, sans fenêtre intermédiaire.
Relier un dossier existant
Si le bénéficiaire a déjà un dossier individuel dans téo :
- Cliquez sur Relier un dossier
- Sur l'écran Rattacher un dossier, recherchez le dossier avec Rechercher un dossier (saisissez quelques caractères : numéro de dossier ou nom du bénéficiaire)
- Cochez le(s) dossier(s) à rattacher (utilisez Tout cocher pour sélectionner toute la liste affichée)
- Cliquez sur Lier
- Si le groupe a déjà des séances (hors séances annulées), la fenêtre Inscrire aux séances du groupe ? s'affiche : choisissez les séances auxquelles inscrire chaque bénéficiaire, puis confirmez avec Lier ou annulez avec Annuler
Si le groupe n'a aucune séance, les dossiers sont rattachés directement, sans fenêtre intermédiaire.
Vous pouvez ensuite ajouter ou retirer manuellement le bénéficiaire des séances souhaitées.
Inscrire aux séances du groupe
Lors de la création ou du rattachement d'un dossier à un groupe qui possède déjà des séances, téo affiche la fenêtre Inscrire aux séances du groupe ?. Les séances annulées ne sont pas comptées.
| Option | Affichage | Effet |
|---|---|---|
| Séances à venir (N) | Si le groupe a au moins une séance à venir | Inscrit le bénéficiaire aux séances à venir uniquement. Option par défaut et recommandée lorsqu'il reste des séances à venir. |
| Toutes les séances (total, dont X passées) | Si le groupe a des séances passées et au moins une à venir | Inscrit le bénéficiaire à toutes les séances du groupe, passées et à venir. |
| Toutes les séances (total, toutes passées) | Si toutes les séances du groupe sont passées | Inscrit le bénéficiaire à toutes les séances du groupe. |
| Aucune séance | Toujours disponible | Rattache le dossier au groupe sans l'inscrire à une séance. Option par défaut et recommandée lorsque seules des séances passées existent. |
Confirmez avec Créer (nouveau dossier) ou Lier (dossier existant). Annulez avec Annuler.
Quand un dossier est inscrit aux séances du groupe (Séances à venir ou Toutes les séances), téo met à jour la Date début et la Date fin de ce dossier individuel à partir de ses séances « dans le parcours ».
Retirer un participant
Dans la liste des participants d'un groupe, vous pouvez Détacher un dossier individuel. Le dossier individuel est alors dissocié du groupe, mais il n'est pas supprimé. Toutes les séances auxquelles le participant a pris part au sein du groupe restent enregistrées dans son dossier individuel.
Supprimer un groupe
Le bouton Supprimer n'apparaît que si l'état du groupe est prévisionnel, sans suite, refusé ou Non facturable.
- Ouvrez le groupe, onglet Données principales.
- Cliquez sur Supprimer.
- Dans Supprimer le groupe, confirmez avec Oui, supprimer (ou Non, annuler).
Si des séances restent rattachées au groupe, téo affiche Suppression impossible : Des séances sont rattachées à ce groupe. Supprimez-les ou bien détachez le groupe des séances avant de relancer la suppression.
Si des séances restent rattachées aux dossiers du groupe : Des séances sont rattachées à des dossiers. Supprimez-les ou bien détachez les dossiers des séances avant de relancer la suppression.
Quand aucune séance ne bloque, la confirmation supprime aussi les dossiers individuels encore rattachés. Pour conserver un participant, Détachez son dossier avant de supprimer le groupe.
Planifier les séances du groupe
Les séances d'un groupe sont des séances collectives.
Via la planification du groupe
Le planificateur génère en lot toutes les séances d'une action sur une période donnée, depuis le dossier groupe.
- Ouvrez le dossier groupe.
- Accédez au menu Planificateur.
- Cliquez sur Planifier.
S'il n'y a encore aucune séance, l'écran affiche Aucune séance : Aucune séance n'est associée à ce groupe. Vous pouvez en créer en cliquant sur planifier. Il est recommandé de planifier avant d'inscrire des stagiaires.
-
Renseignez les champs du formulaire :
Champ Description Obligatoire Action Étape du déroulé pédagogique à planifier (les actions proposées proviennent de la prestation du groupe). ✅ Date début de la session Premier jour de la période à planifier. ✅ Date fin de la session Dernier jour de la période à planifier. La période (bornes comprises) ne peut pas dépasser 366 jours. ✅ Début matin / Fin matin Horaires de la séance du matin. À renseigner ensemble. Au moins un créneau (matin ou après-midi) Début après-midi / Fin après-midi Horaires de la séance de l'après-midi. À renseigner ensemble. Au moins un créneau (matin ou après-midi) Lieu Lieu des séances. Non Salle Salle du lieu sélectionné. Sélectionner un lieu suffit à peupler la liste des salles, même si les horaires ne sont pas encore figés. Non Formateur Consultant qui anime les séances. Non Nombre de places maximum Jauge de chaque séance, interrupteur Sans plafond à droite. Infobulle : 1 place = un bénéficiaire. Sans plafond : atelier collectif ouvert. Sauf Sans plafond -
Cliquez sur Générer les séances.
Si les dates manquent, sont inversées ou couvrent plus de 366 jours, téo affiche Planification impossible — Période invalide (dates incorrectes, inversées ou supérieures à 366 jours). Le même bandeau liste les autres champs manquants (Action, Horaires matin ou après-midi, Jours de la semaine).
Sans Prestation sur le groupe, le bandeau Prestation manquante s'affiche (Le groupe ne possède pas de prestation. Vous devez l'ajouter avant de planifier.) et Générer les séances n'apparaît pas. Si la prestation n'a aucun parcours, c'est le bandeau Actions manquantes qui s'affiche.
Par défaut, une séance est créée chaque jour ouvré de la période. Les dimanches et les jours fériés sont automatiquement exclus. Le samedi n'est inclus que si Afficher les samedis est coché dans Administration > Paramètres généraux > Installation, section Agenda.
Seules les dates, au moins un créneau horaire (matin et/ou après-midi) et l'Action sont obligatoires. Le lieu, la salle et le formateur se renseignent ensuite en masse : Modifier sur l'action déjà planifiée. Une séance Pas de formateur s'ouvre avec le titre Aucun consultant : le volet permet de la déplacer ou de la modifier, pas d'y assigner un conseiller.
Restreindre à certains jours de la semaine
Pour ne créer des séances que sur certains jours (par exemple uniquement les mardis et jeudis, ou uniquement les après-midis du lundi au vendredi) :
- Activez le switch Répéter sur des jours précis de la semaine.
- La grille hebdomadaire s'affiche, avec une colonne par jour (du Lun au Ven, plus Sam si Afficher les samedis est coché).
- Cochez Matin et/ou Après-midi pour chaque jour souhaité.
- Les cases d'en-tête Matin et Après-midi permettent de cocher ou décocher toute une ligne en un clic.
- Cliquez sur Générer les séances.
Au moins une case Matin ou Après-midi doit être cochée, sinon le message « Jours de la semaine » s'affiche et la génération est bloquée tant qu'aucun créneau n'est sélectionné.
Si vous voulez simplement remplir une session du début à la fin (cas d'usage le plus courant), laissez le switch désactivé : le planificateur couvre tous les jours ouvrés de la période sans avoir à cocher chaque jour.
Contrôles automatiques pendant la génération
À chaque date de la période, le planificateur vérifie les conflits avant de créer la séance :
| Conflit détecté | Comportement |
|---|---|
| Salle indisponible sur le créneau | La séance est créée sans salle. Le message Salle indisponible le <date> liste les dates concernées pour que vous puissiez attribuer la salle ensuite, séance par séance ou en masse. |
| Formateur indisponible (autre séance sur le créneau) | La séance n'est pas créée. Un message indique la date et l'horaire. |
| Groupe déjà programmé sur ce créneau | La séance n'est pas créée (pas de doublon). Un message indique la date et l'horaire. |
Les conflits sur certaines dates n'interrompent pas la génération : les autres séances de la période sont créées normalement. À la fin, un récapitulatif liste les dates et horaires concernés par un conflit.
Modifier en masse les séances planifiées
Depuis l'écran Planificateur du groupe, le bouton Modifier d'une action déjà planifiée ouvre la modification en masse.
- Filtrez éventuellement par Date début et Date fin, puis Rechercher. Tout afficher enlève le filtre de dates.
- Renseignez uniquement les champs à appliquer : Lieu, Salle, Formateur, Modalité (placeholder Choisir la modalité) et Nombre de places maximum (interrupteur Sans plafond ; infobulle Vide = conserver. Sans plafond : atelier collectif ouvert.). Les champs laissés vides ne sont pas modifiés. Une valeur inférieure aux inscrits d'une séance est refusée (Impossible de descendre en dessous de N place(s) : N inscrit(s) sur cette séance.). Les cartes affichent Sans plafond ou N place(s).
- Cliquez les cartes à mettre à jour, puis Modifier la sélection. Sans sélection, Modifier les
<n>séances applique aux séances affichées.
Si le filtre ne donne rien : Aucune séance trouvée — Vérifiez les critères et cliquez sur rechercher.
Sélectionner un lieu suffit à peupler la liste Salle. Chaque carte affiche le lieu, la salle, le formateur et la modalité (ou Pas de lieu / Pas de salle / Pas de formateur / Pas de modalité). Voir la séance ouvre le volet de cette séance.
Pour retirer seulement certaines séances de l'action, cliquez leurs cartes puis Supprimer la sélection. Dans Supprimer les séances, confirmez avec Oui, supprimer (ou Non, annuler). Pour supprimer toute l'action, utilisez Supprimer des planifications.
Supprimer des planifications
- Sur Planificateur, cliquez une ou plusieurs cartes pour les sélectionner.
- Cliquez sur Supprimer (le bouton n'apparaît qu'après une sélection).
- Dans Supprimer les planifications, confirmez avec Oui, supprimer (ou Non, annuler).
Seules les séances qui ne sont pas encore à l'état Validée sont supprimées.
Via l'agenda
- Dans Agenda > Jour ou Semaine d'un conseiller, créez une nouvelle séance.
- Associez-la au dossier groupe (au lieu d'un dossier individuel).
- Renseignez Nombre de places maximum, ou activez Sans plafond.
Voir les séances du groupe
Dans le dossier groupe, ouvrez Liste des séances pour consulter toutes les séances de la session.
La liste affiche notamment :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Action | Étape du déroulé |
| Date | Date de la séance |
| Début / Fin | Créneau de la séance |
| Consultant | Consultant ou animateur associé à la séance |
| Durée benef. | Temps passé par chaque bénéficiaire concerné par la séance. |
| Durée prod. | Temps de production réparti entre les participants présents. |
| Accomp. | Temps de face-à-face effectif, non réparti entre les participants. |
| État | Séance Prévisionnelle ou Validée |
| Places | Jauge de la séance. Un 0 correspond à Sans plafond sur le volet. |
| Inscrits | Nombre de participants inscrits |
Les intitulés courts Durée benef., Durée prod. et Accomp. affichent une infobulle avec leur libellé complet et leur signification. Chaque liste de séances du groupe affiche une ligne de total pour ces trois durées.
Les cases de sélection apparaissent sur les séances à l'état Prévisionnelle que vous pouvez valider en masse. La case Tout cocher apparaît dans l'en-tête du tableau seulement lorsqu'au moins une séance affichée est sélectionnable. Si la liste ne contient aucune séance sélectionnable, l'en-tête reste vide.
Pour valider plusieurs séances du groupe :
- Cochez les séances à traiter, ou utilisez Tout cocher quand la case est affichée.
- Cliquez sur Valider.
Participants aux séances
Gérer la présence
Sur le volet de la séance, chaque bénéficiaire inscrit a l'interrupteur absent. Activez-le et saisissez le motif si besoin.
Places prévues et inscrits
Le volet de séance affiche Nombre de places maximum (ou Sans plafond) et le nombre d'inscrits. Le planning des groupes ne montre pas ce nombre : le filtre Places disponibles grise seulement les séances sans place restante.
Pour inscrire un bénéficiaire sur une séance qui a encore de la place :
- Ouvrez le dossier du bénéficiaire
- Cliquez sur Trouver un créneau
- Affinez les critères si besoin, puis Inscrire
→ Trouver un créneau · Nombre de places maximum · téo rdv
Facturation du groupe
La facturation des dossiers groupes peut être gérée de différentes manières :
Devis du groupe
Menu Devis & Factures > Devis.
- Créer un devis ouvre un devis rattaché au groupe.
- Chaque carte affiche Devis accepté, Devis archivé ou Devis en attente, et le bouton Ouvrir.
- S'il n'y a aucun devis : Aucun devis, avec le bouton Créer un devis.
Le détail de la rédaction est dans Devis.
Options de facturation
- Par participant : Une facture est générée pour chaque bénéficiaire du groupe.
- Globale : Une facture unique est émise pour l'ensemble du groupe.
- Par financeur : Des factures sont générées pour chaque organisme financeur impliqué dans le groupe.
Pour facturer globalement au nom du groupe, activez l'option « Facturer le groupe » sur la tarification. Si elle est décochée, la facturation est portée par les dossiers individuels (aucune échéance n'est générée au niveau du groupe). Voir Échéanciers › Échéances et groupes.
Calcul du montant prévisionnel
Le montant prévisionnel HT d'un groupe suit les mêmes règles que pour un dossier : total HT des cartes Devis accepté, sinon montant de la Tarification si Facturer le groupe est activé, sinon total HT du dernier Devis en attente. Un Devis archivé n'entre pas dans le calcul.
Lorsque Facturer le groupe est décoché, le prévisionnel remonte au niveau de chaque dossier participant.
Accéder à la facturation
Dans le dossier groupe, ouvrez Devis & Factures > Factures, section Échéances.
Depuis Facturation > Échéances à facturer, un clic sur une ligne de groupe ouvre le volet (même bandeau Valorisation du groupe, sans financeurs ni Nouvelle facture).
Pour facturer : Sur un dossier ou un groupe.
Pourquoi les dossiers individuels restent en « Terminé » après la facture du groupe ?
C'est généralement un paramétrage manquant côté tarification du groupe. Pour qu'une facturation au nom du groupe mette à jour l'état de tous les dossiers individuels rattachés :
| Où ? | Option | Effet |
|---|---|---|
| Administration > Production > Tarification > [tarif du groupe] > onglet Facturation | Facturer le groupe | La facture est émise au nom du groupe. Après création, le groupe et les dossiers liés (même tarification, hors états gelés) passent à Facturé si la facture est définitive. |
| Même tarification > onglet Échéancier > dernière échéance | Solder le dossier / groupe | La facture est définitive (pas un acompte). Sans cette option, le groupe reste à l'état de production. |
L'état Soldé n'apparaît que lorsque la facture est réglée, pas au moment de l'option Solder.
Si Facturer le groupe est décoché, téo facture chaque dossier individuellement : une facture au nom du groupe ne propage pas son état aux participants.
Si vous avez créé une facture groupée depuis plusieurs dossiers individuels, chaque dossier n'est mis à jour que s'il figure dans l'onglet Facture groupée. Voir Facture groupée.
Comme pour un dossier individuel, une facture de groupe Annulée (avoir total) ne maintient plus le groupe en Facturé ou Soldé. S'il ne reste aucune facture définitive active au nom du groupe, l'état du groupe est recalculé à partir de sa production. Un avoir partiel qui laisse la facture active conserve l'état comptable.
→ Avoirs
Pour rattacher un nouveau bénéficiaire à un groupe déjà existant (et l'inclure dans la prochaine facturation), cliquez sur Nouveau dossier dans le menu Dossiers du groupe, en haut à droite de l'écran. Le dossier créé hérite automatiquement de la tarification et des financeurs du groupe.
Si un message orange « Financeurs manquants » apparaît sur l'écran d'échéances d'un groupe alors qu'un financeur est bien visible au niveau du groupe, c'est généralement parce qu'un ou plusieurs dossiers individuels du groupe ont leur propre financeur renseigné (par exemple « Bénéficiaire »), ce qui entre en conflit avec le financeur du groupe.
Procédure de correction :
- Ouvrez chaque dossier individuel du groupe (Devis & Factures > Factures).
- Ouvrez le financeur renseigné individuellement, cliquez sur Supprimer, puis confirmez Oui, supprimer pour qu'il hérite de celui du groupe.
- Retournez sur le groupe (Devis & Factures > Factures) et vérifiez que le financeur est bien saisi au niveau Groupe.
- Le bandeau orange disparaît, la facture groupée peut être générée.
Règle d'usage : quand une facturation est portée par le groupe, les informations de facturation (financeur, tarification) ne sont renseignées qu'au niveau du groupe. Les dossiers individuels héritent automatiquement.
Lire le bandeau « Valorisation du groupe »
Sur l'écran Factures d'un groupe (menu Devis & Factures), le bandeau Valorisation du groupe affiche :
| Indicateur | Ce qu'il représente |
|---|---|
| Montant facturé HT | Total HT de toutes les factures liées au groupe (factures émises au nom du groupe et factures des dossiers rattachés). |
| dont au niveau dossier HT | Affiché seulement s'il existe des factures émises au niveau des dossiers (et non directement au nom du groupe). Indique la part HT de ces factures. |
| Montant prévu HT | Montant HT prévu pour le groupe (selon la tarification / l'échéancier). |
Le même bandeau figure dans le volet ouvert depuis Échéances à facturer.
Plus bas sur le même écran, après Tarif, les financeurs et les Échéances, la liste des factures recense toutes les factures du groupe (niveau groupe et niveau dossiers).
Le Montant facturé HT donne la vision globale. Le libellé dont au niveau dossier HT isole les factures individuelles des participants (par exemple un financement CPF ou France Travail rattaché au dossier), pour les distinguer des factures portées directement par le groupe.
Documents du groupe
Générer des documents
Vous pouvez générer des documents spécifiques au groupe à l'aide de modèles. Ces documents peuvent inclure :
- Les informations générales du groupe (nom, dates, animateur).
- La liste des participants.
- Le planning des séances.
- Des documents d'émargement collectif.
Générer un émargement collectif
L'émargement collectif (feuille de présence avec tous les bénéficiaires du groupe) est accessible uniquement depuis le dossier groupe, pas depuis l'agenda.
Procédure :
- Ouvrez le dossier groupe
- Ouvrez Liste des séances
- Cliquez sur la séance concernée (elle s'ouvre en fenêtre modale)
- Cliquez sur Documents (icône fichier) dans la barre d'actions
- Sélectionnez le modèle d'émargement collectif
- Le document est généré avec la liste de tous les participants du groupe
- Dans l'aperçu, enregistrez le PDF (Gérer les documents) : la feuille apparaît dans Documents du groupe.
Le bouton Documents n'apparaît pas quand vous ouvrez une séance directement depuis l'agenda. Vous devez passer par le dossier groupe > Liste des séances pour accéder aux modèles d'émargement collectif.
Si vous avez inscrit plusieurs bénéficiaires à une même séance sans passer par un dossier groupe, vous n'aurez pas accès à l'émargement collectif. Pour en bénéficier, créez un dossier groupe et rattachez-y les dossiers individuels.
Documents individuels
Chaque participant conserve également la possibilité d'avoir des documents spécifiques à son dossier individuel.
Pièces du groupe
Menu Contrôle > Pièces du groupe : liste des pièces prévues pour la prestation ou la tarification du groupe (Pièce, Envoi prévu, Envoi réel, Retard). Cochez les pièces reçues, puis Dater la sélection.
Le même contrôle existe sur un dossier individuel (Contrôle > Pièces du dossier). Voir Pièces obligatoires.
Questionnaires du groupe
Depuis un dossier groupe, le menu Questionnaires liste les questionnaires actifs. Cochez les contacts, puis Envoyer, Forcer l'envoi ou Relancer.
- Bénéficiaire : une ligne par participant.
- Prescripteur / Référent externe : le contact du groupe, et éventuellement ceux des dossiers individuels.
- Consultant : les formateurs / animateurs du groupe.
Le badge Reçu indique qu'une réponse a été enregistrée. Le suivi au niveau du groupe est indépendant de celui des dossiers individuels. Voir Questionnaires.
Bonnes pratiques
| Conseil | Pourquoi |
|---|---|
| Nommez clairement vos groupes | Facilite la recherche et l'identification des sessions. |
| Définissez le nombre de places, ou Sans plafond | Contrôle la jauge, ou ouvre l'atelier sans limite. |
| Vérifiez les participants avant les séances | Assure un émargement précis et une bonne gestion des présences. |
| Utilisez le Planificateur du groupe | Pour créer toutes les séances d'une session collective en une seule fois et gagner du temps. |
Cas particuliers
Participant qui quitte le groupe
Si un participant quitte le groupe en cours de session, vous pouvez Détacher son dossier individuel du groupe. Son dossier individuel conservera l'historique de toutes les séances auxquelles il a participé jusqu'à son départ. Les séances futures du groupe ne lui seront plus attribuées.
Participant qui rejoint en cours
Lorsqu'un nouveau participant est ajouté à un groupe existant via Nouveau dossier ou Relier un dossier, la fenêtre Inscrire aux séances du groupe ? propose une option marquée recommandé :
- s'il reste des séances à venir : Séances à venir ;
- s'il n'y a que des séances passées : Aucune séance.
Pour l'inscrire aussi aux séances passées, choisissez Toutes les séances. Pour ne l'inscrire à aucune séance alors qu'il reste des séances à venir, choisissez Aucune séance, puis ajoutez-le manuellement aux séances souhaitées.
Modifier un dossier déjà rattaché au groupe
Lorsque vous modifiez un dossier individuel déjà rattaché à un groupe, le planning du groupe n'est pas repris. Les inscriptions aux séances du dossier restent telles quelles : seules vos modifications manuelles (ajout ou retrait sur une séance) les font évoluer.
Les liens d'une séance avec le groupe et avec un dossier sont indépendants : le groupe suit ses séances, le dossier suit les siennes.
Groupe avec plusieurs animateurs (co-animation)
Dans Liste des séances, le pictogramme Co-animation (colonne consultant) distingue une séance en co-animation d'une animation simple. L'avatar reste celui du consultant de la séance.
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