Dossiers groupes 👥

Un dossier groupe permet de gérer une session collective : formation, atelier, accompagnement de groupe... Plusieurs bénéficiaires suivent le même parcours ensemble.

Qu'est-ce qu'un dossier groupe ?

Dossier individuel	Dossier groupe
1 bénéficiaire	Plusieurs bénéficiaires
1 parcours personnel	1 parcours commun
Séances individuelles	Séances collectives

Un groupe contient des dossiers individuels rattachés. Chaque participant a son propre dossier, mais ils partagent les séances du groupe.

Créer un groupe

Accès

Le formulaire de création de groupe est accessible depuis le bouton Nouveau groupe sur la page de recherche de groupes (Dossiers > Groupes). Il n'y a pas d'entrée "Nouveau groupe" dans le menu latéral.

Informations à renseigner

Lors de la création ou de la modification d'un groupe, vous renseignez les informations suivantes :

Champ	Description
Nom du groupe	Intitulé de la session (ex: "Bilan Mars 2024")
Prestation	Type d'accompagnement. Voir Prestations.
Conseiller	Animateur principal du groupe.
Dates	Dates de début et de fin prévisionnelles de la session.
Nombre de places	Capacité maximale du groupe.
Nombre de places minimal	Nombre minimal de participants requis pour la session.
Modalité de formation	Précise le mode de formation (présentiel, distanciel, mixte...).
Tarification	Marché ou contrat cadre auquel le groupe est rattaché. Voir Tarifications et marchés.
Société	Organisation cliente ou entreprise liée au groupe.
Sous-traitant	Organisme sous-traitant pour cette session de groupe, si applicable. Le champ reste visible dans le bloc Contacts : s'il n'existe aucun sous-traitant sélectionnable, le sélecteur affiche Aucun sous-traitant disponible.
Donneur d'ordre / Prescripteur	Organisme ou personne à l'origine de la demande ou de la prescription.

Choisir le sous-traitant

Saisissez quelques lettres dans le champ Sous-traitant pour rechercher une organisation sous-traitante. Quand les actions d'annuaire sont proposées, Voir la fiche ouvre l'organisation sélectionnée, Créer ajoute une fiche organisation et Rechercher ouvre la recherche annuaire.

Enregistrer

Cliquez sur Enregistrer. Le groupe est créé avec un numéro unique.

Ajouter des participants

Voir la liste des participants

1. Ouvrez le dossier groupe.
2. Accédez à la section Dossiers (ou Participants).
3. La liste des participants actuels s'affiche.

Créer un nouveau dossier dans le groupe

Pour un bénéficiaire qui n'a pas encore de dossier :

1. Cliquez sur Nouveau dossier
2. Créez la fiche personne du bénéficiaire et remplissez les informations du dossier
3. Cliquez sur Créer
4. Si le groupe a déjà des séances (hors séances annulées), la fenêtre Inscrire aux séances du groupe ? s'affiche : choisissez les séances auxquelles inscrire le bénéficiaire, puis confirmez avec Créer ou annulez avec Annuler

Si le groupe n'a aucune séance, le dossier est créé et rattaché directement, sans fenêtre intermédiaire.

Relier un dossier existant

Si le bénéficiaire a déjà un dossier individuel dans téo :

1. Cliquez sur Relier un dossier
2. Sur l'écran Rattacher un dossier, recherchez le dossier avec Rechercher un dossier (saisissez quelques caractères : numéro de dossier ou nom du bénéficiaire)
3. Cochez le(s) dossier(s) à rattacher (utilisez Tout cocher pour sélectionner toute la liste affichée)
4. Cliquez sur Lier
5. Si le groupe a déjà des séances (hors séances annulées), la fenêtre Inscrire aux séances du groupe ? s'affiche : choisissez les séances auxquelles inscrire chaque bénéficiaire, puis confirmez avec Lier ou annulez avec Annuler

Si le groupe n'a aucune séance, les dossiers sont rattachés directement, sans fenêtre intermédiaire.

Vous pouvez ensuite ajouter ou retirer manuellement le bénéficiaire des séances souhaitées.

Inscrire aux séances du groupe

Lors de la création ou du rattachement d'un dossier à un groupe qui possède déjà des séances, téo affiche la fenêtre Inscrire aux séances du groupe ?. Les séances annulées ne sont pas comptées.

Option	Affichage	Effet
Séances à venir (N)	Si le groupe a au moins une séance à venir	Inscrit le bénéficiaire aux séances à venir uniquement. Option par défaut et recommandée lorsqu'il reste des séances à venir.
Toutes les séances (total, dont X passées)	Si le groupe a des séances passées et au moins une à venir	Inscrit le bénéficiaire à toutes les séances du groupe, passées et à venir.
Toutes les séances (total, toutes passées)	Si toutes les séances du groupe sont passées	Inscrit le bénéficiaire à toutes les séances du groupe.
Aucune séance	Toujours disponible	Rattache le dossier au groupe sans l'inscrire à une séance. Option par défaut et recommandée lorsque seules des séances passées existent.

Confirmez avec Créer (nouveau dossier) ou Lier (dossier existant). Annulez avec Annuler.

Dates du dossier individuel

Quand un dossier est inscrit aux séances du groupe (Séances à venir ou Toutes les séances), téo met à jour la Date début et la Date fin de ce dossier individuel à partir de ses séances « dans le parcours ».

Retirer un participant

Dans la liste des participants d'un groupe, vous pouvez Détacher un dossier individuel. Le dossier individuel est alors dissocié du groupe, mais il n'est pas supprimé. Toutes les séances auxquelles le participant a pris part au sein du groupe restent enregistrées dans son dossier individuel.

Supprimer un groupe

Pour supprimer un dossier groupe, toutes les séances qui lui sont rattachées doivent être supprimées ou détachées du groupe. De même, tous les dossiers individuels des participants doivent être détachés du groupe.

Planifier les séances du groupe

Les séances d'un groupe sont des séances collectives.

Via la planification du groupe

Le planificateur génère en lot toutes les séances d'une action sur une période donnée, depuis le dossier groupe.

1. Ouvrez le dossier groupe.

2. Accédez au menu Planification.

3. Cliquez sur Planifier.

4. Renseignez les champs du formulaire :

   Champ	Description	Obligatoire
   Action	Étape du déroulé pédagogique à planifier (les actions proposées proviennent de la prestation du groupe).	✅
   Date début de la session	Premier jour de la période à planifier.	✅
   Date fin de la session	Dernier jour de la période à planifier.	✅
   Début matin / Fin matin	Horaires de la séance du matin. À renseigner ensemble.	Au moins un créneau (matin ou après-midi)
   Début après-midi / Fin après-midi	Horaires de la séance de l'après-midi. À renseigner ensemble.	Au moins un créneau (matin ou après-midi)
   Lieu	Lieu des séances.	Non
   Salle	Salle du lieu sélectionné. Sélectionner un lieu suffit à peupler la liste des salles, même si les horaires ne sont pas encore figés.	Non
   Formateur	Conseiller animateur des séances.	Non

5. Cliquez sur Générer les séances.

Par défaut, une séance est créée chaque jour ouvré de la période. Les dimanches et les jours fériés sont automatiquement exclus. Le samedi n'est inclus que si votre paramétrage Activer le samedi est coché côté administration.

Le minimum pour planifier

Seules les dates, au moins un créneau horaire (matin et/ou après-midi) et l'Action sont obligatoires. Le lieu, la salle et le formateur peuvent être ajoutés ensuite, séance par séance, ou en masse depuis l'écran de planification.

Restreindre à certains jours de la semaine

Pour ne créer des séances que sur certains jours (par exemple uniquement les mardis et jeudis, ou uniquement les après-midis du lundi au vendredi) :

1. Activez le switch Répéter sur des jours précis de la semaine.
2. La grille hebdomadaire s'affiche, avec une colonne par jour (du Lun au Ven, plus Sam si votre paramétrage active le travail du samedi).
3. Cochez Matin et/ou Après-midi pour chaque jour souhaité.
4. Les cases d'en-tête Matin et Après-midi permettent de cocher ou décocher toute une ligne en un clic.
5. Cliquez sur Générer les séances.

Au moins une case Matin ou Après-midi doit être cochée, sinon le message « Jours de la semaine » s'affiche et la génération est bloquée tant qu'aucun créneau n'est sélectionné.

Quand utiliser cette option ?

Si vous voulez simplement remplir une session du début à la fin (cas d'usage le plus courant), laissez le switch désactivé : le planificateur couvre tous les jours ouvrés de la période sans avoir à cocher chaque jour.

Contrôles automatiques pendant la génération

À chaque date de la période, le planificateur vérifie les conflits avant de créer la séance :

Conflit détecté	Comportement
Salle indisponible sur le créneau	La séance est créée sans salle. Le message Salle indisponible le <date> liste les dates concernées pour que vous puissiez attribuer la salle ensuite, séance par séance ou en masse.
Formateur indisponible (autre séance sur le créneau)	La séance n'est pas créée. Un message indique la date et l'horaire.
Groupe déjà programmé sur ce créneau	La séance n'est pas créée (pas de doublon). Un message indique la date et l'horaire.

Les conflits sur certaines dates n'interrompent pas la génération : les autres séances de la période sont créées normalement. À la fin, un récapitulatif liste les dates et horaires concernés par un conflit.

Modifier en masse les séances planifiées

Depuis l'écran de planification du groupe, le bouton Modifier d'une action déjà planifiée ouvre la modification en masse. Vous pouvez :

1. Filtrer les séances par date de début et date de fin, puis cliquer sur Rechercher pour afficher la liste des séances concernées.
2. Choisir les nouvelles valeurs à appliquer parmi : Lieu, Salle, Formateur, Modalité (présentiel, distanciel…) et Nombre de places. Les champs laissés vides ne sont pas modifiés.
3. Cocher les séances à mettre à jour dans la liste, puis cliquer sur Modifier la sélection, ou utiliser Modifier les <n> séances pour appliquer à l'ensemble des séances filtrées.

Sélectionner un lieu suffit à peupler la liste Salle avec toutes les salles de ce site. Chaque séance affiche le lieu et la salle attribués (ou Pas de lieu / Pas de salle si non renseignés).

Via l'agenda

1. Dans l'agenda, créez une nouvelle séance.
2. Associez-la au dossier groupe (au lieu d'un dossier individuel).
3. Définissez le nombre de places disponibles pour cette séance.

Pour plus de détails sur la création de séances, consultez Créer et modifier des séances.

Voir les séances du groupe

Dans le dossier groupe, accédez à la section Séances pour consulter la liste de toutes les séances de la session.

La liste affiche notamment :

Colonne	Description
Action	Étape du déroulé
Date	Date de la séance
Heure début / Heure fin	Créneau de la séance
Conseiller	Conseiller ou animateur associé à la séance
Durée benef.	Temps passé par chaque bénéficiaire concerné par la séance.
Durée prod.	Temps de production réparti entre les participants présents.
Accomp.	Temps de face-à-face effectif, non réparti entre les participants.
État	Séance Prévisionnelle ou Validée
Places	Nombre de places prévues
Inscrits	Nombre de participants inscrits

Les intitulés courts Durée benef., Durée prod. et Accomp. affichent une infobulle avec leur libellé complet et leur signification. Chaque liste de séances du groupe affiche une ligne de total pour ces trois durées.

Les cases de sélection apparaissent sur les séances à l'état Prévisionnelle que vous pouvez valider en masse. La case Tout cocher apparaît dans l'en-tête du tableau seulement lorsqu'au moins une séance affichée est sélectionnable. Si la liste ne contient aucune séance sélectionnable, l'en-tête reste vide.

Pour valider plusieurs séances du groupe :

1. Cochez les séances à traiter, ou utilisez Tout cocher quand la case est affichée.
2. Cliquez sur Valider.

Participants aux séances

Gérer la présence aux séances

Par défaut, tous les membres du groupe sont considérés comme participants aux séances collectives. Pour personnaliser la liste des présents ou marquer des absences :

1. Ouvrez la séance concernée.
2. Dans la section Participants, cochez ou décochez les personnes présentes.
3. Vous pouvez également indiquer un motif d'absence si nécessaire.

Suivre les inscrits et les places

Pour les séances collectives, téo affiche le nombre de places prévues et le nombre de participants réellement inscrits. Cela vous permet de suivre l'occupation des sessions.

Voir les places disponibles

Pour les séances collectives avec un nombre de places limité, le nombre d’inscrits et la capacité apparaissent sur la séance et dans le planning des groupes.

Pour inscrire un bénéficiaire sur une séance qui a encore de la place :

1. Ouvrez le dossier du bénéficiaire
2. Cliquez sur Trouver un créneau
3. Affinez les critères si besoin, puis Inscrire

→ Trouver un créneau · téo rdv (réservation en ligne)

Facturation du groupe

La facturation des dossiers groupes peut être gérée de différentes manières :

Options de facturation

• Par participant : Une facture est générée pour chaque bénéficiaire du groupe.
• Globale : Une facture unique est émise pour l'ensemble du groupe.
• Par financeur : Des factures sont générées pour chaque organisme financeur impliqué dans le groupe.

Facturer le groupe ou au dossier

Pour facturer globalement au nom du groupe, activez l'option « Facturer le groupe » sur la tarification. Si elle est décochée, la facturation est portée par les dossiers individuels (aucune échéance n'est générée au niveau du groupe). Voir Échéanciers › Échéances et groupes.

Calcul du montant prévisionnel

Le montant prévisionnel HT d'un groupe est calculé dans cet ordre :

1. total HT des devis Accepté rattachés au groupe ;
2. montant HT de la Tarification, uniquement si l'option Facturer le groupe est activée ;
3. total HT du dernier devis En attente, si aucun devis accepté et aucune tarification de groupe ne s'applique.

Les devis Refusé restent consultables dans l'historique commercial, mais ils ne sont pas repris dans le montant prévisionnel du groupe. Lorsque la tarification facture les dossiers individuels plutôt que le groupe, le montant prévisionnel remonte au niveau de chaque dossier participant.

Accéder à la facturation

Dans le dossier groupe, accédez à la section Comptabilité pour consulter l'échéancier et les factures du groupe. Pour plus de détails sur la facturation, consultez Devis et Échéanciers.

Pourquoi les dossiers individuels restent en « Terminés » après la facture du groupe ?

C'est généralement un paramétrage manquant côté tarification du groupe. Pour qu'une facturation globale d'un groupe (par exemple un forfait de 350 € pour l'ensemble des participants) mette automatiquement à jour l'état de tous les dossiers individuels rattachés, deux options doivent être cochées :

Où ?	Option à cocher	Effet
Admin > Tarifications > [Tarif du groupe] > Onglet Facturation	Facturer le groupe	La facture est émise au nom du groupe et impacte automatiquement les dossiers liés (passage en Facturé)
Admin > Tarifications > [Tarif du groupe] > Onglet Échéancier > ligne d'échéance finale	Solder le dossier / groupe	Au règlement complet de la facture, le groupe et tous ses dossiers passent automatiquement en Soldé

Si l'option Facturer le groupe est décochée, téo facture chaque dossier individuellement et la facture globale ne sait pas « propager » son état aux dossiers — d'où les bénéficiaires qui restent figés en Terminés.

Avoir total sur une facture de groupe

Comme pour un dossier individuel, une facture de groupe Annulée (avoir total) ne maintient plus le groupe en Facturé ou Soldé. S'il ne reste aucune facture définitive active au nom du groupe, l'état du groupe est recalculé à partir de sa production. Un avoir partiel qui laisse la facture active conserve l'état comptable.

→ Avoirs

Ajouter un bénéficiaire après facturation du groupe

Pour rattacher un nouveau bénéficiaire à un groupe déjà existant (et l'inclure dans la prochaine facturation), cliquez sur Nouveau dossier dans le menu Dossiers du groupe, en haut à droite de l'écran. Le dossier créé hérite automatiquement de la tarification et des financeurs du groupe.

Bandeau orange « Financeurs manquants »

Si un message orange « Financeurs manquants » apparaît sur l'écran d'échéances d'un groupe alors qu'un financeur est bien visible au niveau du groupe, c'est généralement parce qu'un ou plusieurs dossiers individuels du groupe ont leur propre financeur renseigné (par exemple « Bénéficiaire »), ce qui entre en conflit avec le financeur du groupe.

Procédure de correction :

1. Ouvrez chaque dossier individuel du groupe.
2. Supprimez le financeur renseigné individuellement (laissez le champ Financeur vide pour qu'il hérite automatiquement de celui du groupe).
3. Retournez sur la fiche du groupe et vérifiez que le financeur est bien saisi au niveau Groupe.
4. Le bandeau orange disparaît, la facture groupée peut être générée.

Règle d'usage : quand une facturation est portée par le groupe, les informations de facturation (financeur, tarification) ne sont renseignées qu'au niveau du groupe. Les dossiers individuels héritent automatiquement.

Lire le bandeau « Valorisation du groupe »

En haut de l'écran Mission > Factures d'un groupe, un bandeau affiche deux indicateurs distincts :

Indicateur	Ce qu'il représente
Valorisation du groupe	Total HT des factures émises directement au nom du groupe (au financeur principal, sur la convention groupe). C'est cette valeur qui pilote le « reste à facturer » de la convention.
Part bénéficiaires	Total HT des factures émises au nom d'un bénéficiaire rattaché au groupe (financement individuel CPF, France Travail individuel…).

Le tableau des factures situé juste en dessous liste toutes les factures du groupe (valorisation + part bénéficiaires confondues), et son total HT correspond à la somme des deux indicateurs.

Pourquoi cette double information ?

La valorisation du groupe sert à suivre la consommation contractuelle de la convention groupe (ce qui reste à facturer au financeur principal). La part bénéficiaires est isolée pour distinguer les financements individuels, qui n'entrent pas dans le compteur de la convention groupe mais font bien partie du chiffre d'affaires global de la mission.

Documents du groupe

Générer des documents

Vous pouvez générer des documents spécifiques au groupe à l'aide de modèles. Ces documents peuvent inclure :

• Les informations générales du groupe (nom, dates, animateur).
• La liste des participants.
• Le planning des séances.
• Des documents d'émargement collectif.

Générer un émargement collectif

L'émargement collectif (feuille de présence avec tous les bénéficiaires du groupe) est accessible uniquement depuis le dossier groupe, pas depuis l'agenda.

Procédure :

1. Ouvrez le dossier groupe
2. Accédez à la section Séances
3. Cliquez sur la séance concernée (elle s'ouvre en fenêtre modale)
4. Cliquez sur le bouton Document (icône fichier) dans la barre d'actions
5. Sélectionnez le modèle d'émargement collectif
6. Le document est généré avec la liste de tous les participants du groupe
7. Dans l'aperçu, cliquez sur Sauvegarder dans téo si vous voulez conserver la feuille dans téo

Une feuille d'émargement collectif sauvegardée apparaît dans la section Documents du groupe, avec les autres pièces rattachées au groupe.

Pas disponible depuis l'agenda

Le bouton Document n'apparaît pas quand vous ouvrez une séance directement depuis l'agenda. Vous devez obligatoirement passer par le dossier groupe > Séances pour accéder aux modèles d'émargement collectif.

Séances avec plusieurs dossiers individuels ≠ groupe

Si vous avez inscrit plusieurs bénéficiaires à une même séance sans passer par un dossier groupe, vous n'aurez pas accès à l'émargement collectif. Pour en bénéficier, créez un dossier groupe et rattachez-y les dossiers individuels.

Documents individuels

Chaque participant conserve également la possibilité d'avoir des documents spécifiques à son dossier individuel.

Questionnaires du groupe

Depuis un dossier groupe, le menu Questionnaires permet d'envoyer et de suivre les questionnaires liés à la prestation du groupe.

• Pour un destinataire Bénéficiaire, chaque participant apparaît sur une ligne et peut être coché avant Envoyer ou Relancer.
• Pour un destinataire Prescripteur, Contact admin ou Conseiller, l'envoi peut être porté au niveau du groupe (ou par formateur pour le conseiller).
• Le badge Reçu indique qu'une réponse a été enregistrée pour cette ligne.

Le suivi d'un questionnaire au niveau du groupe est indépendant du suivi sur chaque dossier individuel. Voir Questionnaires.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Nommez clairement vos groupes	Facilite la recherche et l'identification des sessions.
Définissez le nombre de places	Permet de contrôler la capacité d'accueil et d'éviter le surbooking.
Vérifiez les participants avant les séances	Assure un émargement précis et une bonne gestion des présences.
Utilisez la planification du groupe	Pour créer toutes les séances d'une session collective en une seule fois et gagner du temps.
Renseignez la modalité de formation	Pour une meilleure traçabilité et conformité des parcours.

Cas particuliers

Participant qui quitte le groupe

Si un participant quitte le groupe en cours de session, vous pouvez Détacher son dossier individuel du groupe. Son dossier individuel conservera l'historique de toutes les séances auxquelles il a participé jusqu'à son départ. Les séances futures du groupe ne lui seront plus attribuées.

Participant qui rejoint en cours

Lorsqu'un nouveau participant est ajouté à un groupe existant via Nouveau dossier ou Relier un dossier, la fenêtre Inscrire aux séances du groupe ? propose une option marquée recommandé :

• s'il reste des séances à venir : Séances à venir ;
• s'il n'y a que des séances passées : Aucune séance.

Pour l'inscrire aussi aux séances passées, choisissez Toutes les séances. Pour ne l'inscrire à aucune séance alors qu'il reste des séances à venir, choisissez Aucune séance, puis ajoutez-le manuellement aux séances souhaitées.

Modifier un dossier déjà rattaché au groupe

Lorsque vous modifiez un dossier individuel déjà rattaché à un groupe, le planning du groupe n'est pas repris. Les inscriptions aux séances du dossier restent telles quelles : seules vos modifications manuelles (ajout ou retrait sur une séance) les font évoluer.

Les liens d'une séance avec le groupe et avec un dossier sont indépendants : le groupe suit ses séances, le dossier suit les siennes.

Groupe avec plusieurs animateurs (co-animation)

Si une séance de groupe est animée par plusieurs conseillers, téo l'indique dans la liste des séances. Cela permet de distinguer une animation simple d'une co-animation lors du suivi de la session.