Import de dossiers 📥

L'import permet de créer plusieurs dossiers d'un coup à partir d'un fichier CSV. Utile pour intégrer une liste de bénéficiaires reçue d'un prescripteur, d'un financeur ou exportée d'un autre outil.

Quand utiliser l'import ?

Situation	Import recommandé
Quelques dossiers à créer	❌ Créez-les manuellement
Liste de 10+ bénéficiaires	✅
Liste reçue d'un prescripteur (CSP, FT)	✅
Migration depuis un autre outil	✅
Fichier Prest@ppli	✅

Préparer le fichier

Format accepté

Seul le CSV avec séparateur ; (point-virgule) est supporté. Les fichiers Excel (.xlsx / .xls) ne sont pas lus directement : si vous partez d'un Excel, faites Enregistrer sous → CSV (séparateur point-virgule).

Critère	Valeur
Extension	.csv
Séparateur	;
Encodage	UTF-8, Windows-1252 ou ISO-8859-1 (détection automatique)
Fin de ligne	LF ou CRLF

Encodage

Si vous voyez des ? à la place des accents dans les colonnes importées, l'encodage de votre fichier est cassé (en général : Excel a sauvegardé en UTF-8 sans BOM mais avec des octets ISO-8859-1 mélangés). Ré-enregistrez le fichier en sélectionnant explicitement « CSV UTF-8 » dans Excel.

Détection automatique des entêtes

Pas besoin de placer la ligne d'entêtes en première position. téo examine les 50 premières lignes du fichier et identifie automatiquement celle qui contient le plus d'entêtes connues (au moins 3 entêtes reconnues).

Si aucune ligne ne remplit cette condition, l'import est refusé avec le message « Ligne d'entêtes non-détectée. Vérifiez votre fichier d'import ».

Entêtes reconnues

La correspondance colonne → champ téo est automatique : il n'y a pas d'écran à remplir pour faire le rapprochement. téo reconnaît les libellés ci-dessous (insensible à la casse, aux accents, aux espaces de fin et au caractère :).

Bénéficiaire (fiche personne)

Colonne CSV	Champ téo
Nom / Nom du bénéficiaire	Nom
Prénom / Prénom du bénéficiaire	Prénom
Nom et prénom du bénéficiaire	Nom + prénom (séparation automatique ; si elle est ambiguë le dossier est marqué « à vérifier »)
Mail / Email / E-mail / Courriel	Email
Tel / Tél / Téléphone / Mobile / Tél mobile / Numéro de téléphone	Téléphone mobile
Numéro de téléphone #1 + Numéro de téléphone #2	Téléphone mobile + fixe (téo détecte lequel est lequel)
Adresse	Adresse
Code postal / CP	Code postal
Ville	Ville
Identifiant du bénéficiaire	N° France Travail

Dossier

Colonne CSV	Champ téo
Numéro de commande / N° de commande	N° de commande
Numéro de marché	N° de marché (sert à retrouver la tarification correspondante)
Numéro liste	N° de liste
Statut de la liste	Statut de la liste
Prestataire	Prestataire
Site gestionnaire / Code gestionnaire	Site / code gestionnaire
Etat de présence	État de présence
Prescripteur	Prescripteur (recherche dans l'annuaire au format code - Nom Prénom)
Date de début du dispositif CSP	Date d'inscription du dossier
Date de fin du dispositif CSP	Date de fin de commande (si la tarification n'a pas de durée définie)
Type de public	Type de public
Cohorte	Cohorte
Intitulé de la prestation	Intitulé prestation
Conseiller / Conseillère / Consultant / Consultante / Référent / Nom du conseiller / Nom conseiller / Email conseiller	Conseiller à affecter au dossier — restreint aussi la recherche de séance à ce conseiller (voir Cibler un conseiller)
Commentaire prescription + champs Activ'projet	Mémo du dossier (voir Mémos)

Séance (1ʳᵉ séance / primo-RDV)

Colonne CSV	Champ téo
Date de réception	Date de réception
Date du 1er RDV / Date du RDV / Date	Date du RDV
Heure de RDV / Heure du RDV	Heure du RDV
Lieu réal. - Adresse 1 / Adresse 2 / Code Postal / Ville	Lieu de la séance
Modalité de 1er RDV / Modalité du 1er rendez-vous	Modalité (présentiel / distanciel)
Statut du RDV	Statut du RDV

Colonnes inconnues

Toute colonne dont le libellé n'est pas dans les listes ci-dessus est conservée dans un mémo rattaché au dossier (sous la forme Libellé colonne : valeur). Aucune donnée n'est perdue.

Format des dates

Format	Exemple	Reconnu
JJ/MM/AAAA	15/03/1985	✅
JJ-MM-AAAA	15-03-1985	✅
JJ.MM.AAAA	15.03.1985	✅
AAAA-MM-JJ	1985-03-15	✅
JJ/MM/AAAA HH:MM	15/03/1985 14:30	✅
JJ/MM/AAAA HHhMM	15/03/1985 14h30	✅
JJ/MM/AAAA HHHMM	15/03/1985 14H30	✅

Date et heure combinées

Si une cellule contient une date et une heure (ex: 08/12/2025 13H30) dans la colonne Date du RDV, téo les sépare automatiquement entre les champs date et heure.

Lancer l'import

Accès

Menu Dossiers > Import.

Pré-remplir avant le chargement

Avant de sélectionner le fichier, vous pouvez pré-remplir certains paramètres communs à tous les dossiers importés :

Champ	Effet
Prestation	Force la prestation pour tous les dossiers (sinon déduite du n° de marché ou laissée vide)
Tarification	Force la tarification pour tous les dossiers
Lieu	Force le lieu de la 1ʳᵉ séance et restreint la recherche de séance existante à ce lieu
Primo-RDV	Restreint la recherche de séance existante à cette action collective
Choisir la séance manuellement si doublon	Si plusieurs séances correspondent au créneau, propose un choix au lieu de prendre la 1ʳᵉ
Lier les dossiers au groupe	Rattache chaque dossier au groupe de la séance retrouvée
Créer un groupe si besoin	Crée un groupe quand la séance n'est pas déjà rattachée à un groupe (à utiliser avec Lier au groupe)

Charger le fichier

Cliquez sur le picto de chargement et sélectionnez votre CSV. L'import démarre immédiatement dès la sélection — il n'y a pas de bouton Importer ni d'étape de prévisualisation.

Comportement de l'import

Dédoublonnage

Entité	Critère de dédoublonnage
Personne	Email identique (la fiche existante est réutilisée)
Dossier	Même N° de commande (et même N° France Travail si la colonne est présente dans le fichier)

Quand un dossier existe déjà selon ces critères, la ligne est silencieusement ignorée (pas d'erreur, pas de doublon créé).

Recherche de la 1ʳᵉ séance

Quand le fichier contient une date de RDV (et que cette date est valide), téo cherche une séance déjà planifiée qui correspond exactement :

• Même date que la colonne Date du RDV
• Même heure que la colonne Heure du RDV
• Séance rattachée à une action de Primo-RDV (action collective)
• Séance non complète
• Filtres optionnels selon ce que vous avez renseigné dans le formulaire ou le fichier : lieu (CP de la colonne ou Lieu du formulaire), modalité (présentiel/distanciel), action Primo-RDV, prestation, conseiller (colonne Conseiller, voir Cibler un conseiller)

Cas	Comportement
1 séance trouvée	Le bénéficiaire y est inscrit automatiquement
Plusieurs séances trouvées	Si l'option Choisir la séance manuellement si doublon est cochée → la liste s'affiche pour que vous choisissiez. Sinon → la 1ʳᵉ est prise
Aucune séance trouvée	Le dossier est créé sans séance ; un picto rouge dans le récapitulatif propose de rechercher les disponibilités
Pas de date de RDV dans le fichier	Le dossier est créé seul, sans recherche de séance (cas typique : fichiers OPCO de bilans / VAE qui n'ont qu'une liste de bénéficiaires sans planification)

Cibler un conseiller en particulier

Si votre fichier mélange des bénéficiaires à affecter à plusieurs conseillers (cas typique : un export P@P / UES couvrant toute l'équipe), ajoutez une colonne Conseiller : téo filtre alors la recherche de séance sur les disponibilités du conseiller indiqué, ligne par ligne. Plus besoin de découper le fichier en autant de fichiers que de conseillers.

Formats acceptés dans la cellule :

Valeur	Reconnaissance
NOM Prénom	✅ MARTIN Jean
Prénom NOM	✅ Jean MARTIN (les deux ordres sont tolérés)
NOM seul	✅ MARTIN (accepté s'il ne désigne qu'un seul conseiller actif)
Email	✅ jean.martin@centre.fr (détecté par la présence d'un @)

Comportement si le conseiller ne peut pas être résolu :

Cas	Comportement
Conseiller introuvable	Le dossier est créé sans conseiller assigné. Warning ⚠️ « Conseiller "X" introuvable » sur la ligne du récapitulatif.
Homonymes (plusieurs conseillers actifs portent ce nom)	Le dossier est créé sans conseiller assigné. Warning ⚠️ « Conseiller "X" ambigu (homonymes) ».
Cellule vide	Comportement standard : aucune restriction sur le matching séance.

Personnel actif uniquement

Seuls les conseillers actifs (sans date de sortie ou avec date de sortie future) sont considérés. Un ancien conseiller archivé ne sera jamais matché — utilisez son successeur ou laissez la cellule vide.

Tarification et prestation

téo détermine la tarification et la prestation dans cet ordre :

1. Si vous renseignez Tarification dans le formulaire, elle est appliquée à tous les dossiers
2. Sinon, si la colonne Numéro de marché est présente, téo cherche une tarification active dont le N° de marché correspond
3. Si vous renseignez Prestation dans le formulaire, elle écrase celle déduite de la tarification
4. Si rien n'est trouvé, le dossier est créé sans tarification ni prestation (à compléter à la main ensuite)

Dates de la commande

Champ du dossier	Source
Date début de commande	Date du RDV (si présente dans le fichier)
Date fin de commande	Colonne Date de fin du dispositif CSP si présente. Sinon calculée à partir de la Date début de commande + la durée définie sur la tarification
Date d'inscription	Colonne Date de début du dispositif CSP si présente

Mémos générés

À chaque ligne importée, un mémo est rattaché au dossier (jamais à une séance) dès que l'une au moins des sources suivantes contient quelque chose :

• Commentaire prescription
• Objectif de la prestation
• Les besoins identifiés
• Avez-vous déjà réalisé des actions ? / Précisez les actions… / Les actions déjà réalisées…
• Avez-vous déjà une idée/piste de métier ?
• Quel est le projet envisagé ? / Qu'attendez-vous du service "Activ'projet" ?
• Toutes les colonnes inconnues du fichier (libellé + valeur)

Le mémo s'affiche dans l'onglet Mémos du dossier. Cela évite de polluer le panneau Mémos de la séance avec du contenu qui concerne le dossier dans son ensemble.

Éviter de générer des mémos « techniques » à chaque import

Si le mémo automatique généré à l'import ne vous est d'aucune utilité (cas typique d'une colonne Numéro France Travail qui n'a pas de champ dédié dans téo), supprimez purement et simplement la colonne dans votre fichier Excel avant l'import. Sans données non mappables, aucun mémo automatique n'est créé : seuls les mémos saisis manuellement par vos consultants apparaîtront dans l'onglet.

Faire ressortir un mémo important parmi les automatiques

Pour qu'un mémo (par ex. saisi par un consultant après un appel) reste visible en haut de la liste plutôt qu'être noyé par les mémos d'import, épinglez-le : ouvrez le mémo et cliquez sur l'icône 📌 Épingler. Le mémo épinglé remonte automatiquement en première position, indépendamment de sa date.

Voir Mémos.

Liaison au groupe (option)

Si l'option Lier les dossiers au groupe est cochée :

Cas	Comportement
La séance trouvée est rattachée à 1 groupe	Le dossier est lié à ce groupe
La séance est rattachée à 2 groupes ou +	Le dossier est créé mais marqué « à vérifier » (téo ne peut pas choisir automatiquement)
Aucun groupe + Créer un groupe si besoin coché	téo crée un groupe nommé d'après le code de la prestation et le n° de commande (ou « Groupe du JJ/MM/AAAA » à défaut), y rattache la séance et le dossier
Aucun groupe + option non cochée	Le dossier reste sans groupe

Résultat de l'import

À la fin de l'import, téo affiche un tableau récapitulatif avec une ligne par dossier créé :

Colonne	Contenu
⚠️ (picto rouge)	Affiché si des données sont à vérifier (nom/prénom ambigu, conseiller introuvable, plusieurs groupes possibles…) — survol = détail
Numéro du dossier	Identifiant créé par téo
Bénéficiaire	Nom + prénom (clic = ouverture du dossier)
Consultant	Conseiller assigné via la séance retrouvée
Prestation, N° de marché, Tarification, N° de commande	Informations principales du dossier
📅 (vert) ou 📅+ (rouge)	Vert si une séance a été retrouvée → ouvre la séance ; rouge si non → ouvre la recherche de disponibilités
🔗	Bouton d'ouverture du dossier complet

Si aucune ligne n'a pu être importée (toutes en doublon ou toutes vides) : « Aucun dossier n'a été importé. Vérifiez s'ils n'existent pas déjà dans votre téo. »

Si la lecture du fichier échoue (encodage cassé, fichier non lisible, séparateur incorrect, ou trop peu de colonnes reconnues) : « Ligne d'entêtes non-détectée. »

Pas de rapport téléchargeable

téo n'exporte pas de rapport d'erreur ligne par ligne. Si certaines lignes manquent à l'arrivée, c'est qu'elles ont été ignorées (doublon, ligne vide, ou ni nom ni prénom). Le tableau ci-dessus liste uniquement les dossiers réellement créés.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Tester avec 2–3 lignes d'abord	Vérifier que la détection des colonnes fonctionne sur votre fichier
Sauvegarder le CSV en UTF-8	Évite les ? à la place des accents
Utiliser un email unique par bénéficiaire	Permet de retrouver les fiches existantes et d'éviter les doublons
Renseigner le N° de commande	Évite les ré-imports en double
Vérifier les dossiers marqués ⚠️	Le picto signale toujours un point qui mérite un coup d'œil
Conserver le fichier source	En cas de besoin de ré-import ou de correction

Importer dans un dossier collectif

Quand votre fichier concerne une session collective (groupe de bilan, formation collective, atelier), utilisez les options du formulaire :

1. Renseignez la Prestation, la Tarification et le Lieu communs au groupe
2. Sélectionnez l'action de Primo-RDV correspondant à la séance collective déjà planifiée
3. Cochez Lier les dossiers au groupe
4. Cochez Créer un groupe si besoin si vous voulez que téo crée le groupe automatiquement
5. Chargez le fichier : tous les bénéficiaires sont créés, rattachés à la séance collective et au groupe

Limitations

• Format CSV uniquement (pas d'Excel direct, pas de XML, pas de JSON)
• Séparateur ; exclusivement
• L'import crée les fiches personne, les dossiers et inscrit le bénéficiaire à une séance existante quand un créneau exact est trouvé. Il ne crée pas de nouvelle séance.
• Tous les dossiers d'un même import partagent la même prestation / tarification / lieu si renseignés en haut du formulaire
• Les financeurs ne sont pas importés et doivent être ajoutés à la main après
• Les pièces obligatoires ne sont pas renseignées
• Pas d'écran intermédiaire pour faire correspondre les colonnes : les colonnes inconnues sont reversées automatiquement dans le mémo du dossier

Import depuis Prest@ppli

Qu'est-ce que Prest@ppli ?

Prest@ppli est la plateforme de prescription de France Travail (ex-Pôle emploi). Elle permet aux prescripteurs d'orienter des demandeurs d'emploi vers vos prestations.

Compatibilité native

Les exports CSV générés par Prest@ppli sont directement compatibles avec téo : leurs intitulés de colonnes (Numéro de marché, Date du 1er RDV :, Lieu réal. - Adresse 1, Nom du bénéficiaire…) sont reconnus sans configuration.

Journal prest@ppli

En complément de l'import manuel, le journal affiche tous les échanges automatiques avec la plateforme : chaque exécution du traitement laisse une trace, classée par sévérité, qui vous permet de comprendre ce qui a été créé, retrouvé ou ignoré.

Accès : Menu Dossiers > Commercial > Journal prest@ppli

Vérifiez vos imports chaque jour

L'API de Prest@ppli peut être momentanément indisponible (maintenance ou interruption côté plateforme). Prenez l'habitude de consulter le Journal prest@ppli et les dossiers créés quotidiennement sur la période concernée : vous repérez ainsi rapidement une liste qui n'a pas été récupérée ou des rendez-vous restés sans dossier, et vous pouvez agir sans attendre.

Filtres disponibles

Les filtres s'affichent en haut de la liste :

Filtre	Valeurs
Court	Aujourd'hui / Semaine en cours / Mois en cours — défaut Semaine en cours (l'intégration tournant la nuit, Aujourd'hui est presque toujours vide à l'ouverture de la page)
Sévérité	Information / Avertissement / Erreur
Type	Liste des types d'événements (création de dossier, séance liée, convention introuvable…)
Période	Bornes de / à pour filtrer sur une plage personnalisée
Détail technique	Affiche en plus le payload technique de chaque ligne — pratique pour le support

Colonnes du journal

Le journal est regroupé par exécution (un traitement nocturne = une exécution, identifiable par son numéro et son horodatage en bandeau bleu) :

Colonne	Contenu
⚠️ (picto)	Couleur selon la sévérité : bleu (Information), orange (Avertissement), rouge (Erreur)
Date et heure	Horodatage de l'événement
Sévérité	Information / Avertissement / Erreur
Convention	Convention concernée (si l'événement est rattaché à un dossier conventionné)
Traitement	Étape qui a généré l'événement : Obtention de la liste des rendez-vous, Identification de la séance, Importation rendez-vous
Type	Résultat précis : Personne créée, Dossier créé, Dossier lié à la séance, Aucune séance trouvée, Plusieurs séances trouvées, Dossier sans commande, Convention non trouvée, Limite atteinte, Erreur Prest@ppli (5 réessais automatiques)…
Infos	Détail lisible (bénéficiaire, dates, motifs)
Ignorer	Bouton qui archive la ligne — elle disparaît du journal sans modifier les données du dossier

Si le journal contient plus de lignes que la page, un bouton Page suivante apparaît en bas pour charger la suite.

En cas d'erreur

1. Consultez la ligne concernée (sévérité Erreur ou Avertissement) dans le journal
2. Identifiez le motif dans la colonne Type (commande manquante, convention introuvable, doublon…)
3. Corrigez le problème côté dossier ou côté prescripteur
4. La prochaine exécution rejouera l'import automatiquement — il n'y a pas de bouton de relance manuelle

Journal vide

Si la liste est vide, vérifiez d'abord le filtre Court (un changement temporaire de plage suffit souvent). Si le filtre est déjà sur Mois en cours et qu'aucune ligne n'apparaît, l'intégration n'a peut-être pas tourné — un compte administrateur voit le bouton Ouvrir le paramétrage pour vérifier la configuration du connecteur ; un utilisateur standard est invité à contacter son téo master.

Après l'import

1. Vérifiez les dossiers marqués ⚠️ dans le tableau récapitulatif
2. Complétez les financeurs et les pièces obligatoires
3. Planifiez les séances pour les dossiers sans 📅 vert
4. Envoyez les convocations si nécessaire