Import de dossiers 📥

L'import permet de créer plusieurs dossiers d'un coup à partir d'un fichier Excel ou CSV. Utile pour intégrer des listes de bénéficiaires.

Quand utiliser l'import ?

Situation	Import recommandé
Quelques dossiers à créer	❌ Créez-les manuellement
Liste de 10+ bénéficiaires	✅
Migration depuis un autre outil	✅
Intégration d'une liste prescripteur	✅

Préparer le fichier

Format accepté

• Excel (.xlsx, .xls)
• CSV (séparateur virgule ou point-virgule)

Structure recommandée

Votre fichier doit contenir une ligne par bénéficiaire avec les colonnes :

Colonne	Obligatoire	Exemple
Nom	✅	DUPONT
Prénom	✅	Marie
Email	Recommandé	marie.dupont@email.fr
Téléphone	Non	0612345678
Adresse	Non	10 rue des Lilas
Code postal	Non	75001
Ville	Non	Paris
Date de naissance	Non	15/03/1985

Conseils de préparation

1. Vérifiez les doublons : Assurez-vous que les personnes n'existent pas déjà
2. Nettoyez les données : Supprimez les lignes vides, les caractères spéciaux
3. Standardisez les formats : Dates en JJ/MM/AAAA, téléphones sans espaces
4. Première ligne = en-têtes : Les noms de colonnes

Lancer l'import

Accès

Menu Dossiers > Import

Étape 1 : Charger le fichier

1. Cliquez sur Parcourir ou Sélectionner un fichier
2. Choisissez votre fichier Excel ou CSV
3. Cliquez sur Charger

Étape 2 : Mapper les colonnes

téo affiche vos colonnes et vous demande de les associer aux champs téo :

Votre colonne	→	Champ téo
Nom	→	Nom
Prénom	→	Prénom
Mail	→	Email
Tel	→	Téléphone mobile

1. Pour chaque colonne, sélectionnez le champ téo correspondant
2. Ignorez les colonnes non pertinentes (sélectionnez "Ne pas importer")

Étape 3 : Définir la prestation

Tous les dossiers importés auront la même prestation :

1. Sélectionnez la prestation dans la liste
2. Optionnel : sélectionnez la tarification
3. Optionnel : définissez le conseiller par défaut

Étape 4 : Vérifier les doublons

téo vérifie automatiquement si des personnes existent déjà :

• Doublon détecté : téo vous demande si vous voulez créer un nouveau dossier pour la personne existante ou ignorer la ligne
• Nouvelle personne : La fiche et le dossier seront créés

Étape 5 : Valider l'import

1. Vérifiez le récapitulatif :

   • Nombre de lignes à importer
   • Doublons détectés
   • Erreurs éventuelles

2. Cliquez sur Importer

3. Patientez pendant le traitement

Résultat

À la fin de l'import :

• Récapitulatif des dossiers créés
• Liste des erreurs éventuelles
• Possibilité de télécharger un rapport

Gérer les erreurs

Erreurs courantes

Erreur	Cause	Solution
"Nom obligatoire"	Colonne nom vide	Complétez la colonne
"Format email invalide"	Email mal formaté	Corrigez le format
"Doublon détecté"	Personne déjà existante	Choisissez d'ignorer ou créer

Après l'import

Si des erreurs se sont produites :

1. Téléchargez le rapport d'erreurs
2. Corrigez votre fichier source
3. Relancez l'import pour les lignes en erreur

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Testez avec quelques lignes d'abord	Pour vérifier le mapping
Conservez votre fichier source	En cas de besoin de ré-import
Vérifiez après import	Ouvrez quelques dossiers pour contrôler
Nettoyez les données avant	Moins d'erreurs à l'import

Limitations

• L'import crée les fiches et les dossiers, mais pas les séances
• Tous les dossiers ont la même prestation
• Les financeurs doivent être ajoutés manuellement après
• Les pièces obligatoires ne sont pas renseignées

Import depuis Prest@ppli

Qu'est-ce que Prest@ppli ?

Prest@ppli est la plateforme de prescription de France Travail (ex-Pôle emploi). Elle permet aux prescripteurs d'orienter des demandeurs d'emploi vers vos prestations.

Journal Prest@ppli

Le journal affiche tous les échanges avec la plateforme Prest@ppli :

Accès : Menu Dossiers > Commercial > Journal Prest@ppli

Information	Description
Date	Date de l'échange
Type	Réception, envoi, mise à jour
Bénéficiaire	Personne concernée
Statut	Succès, erreur, en attente
Message	Détail de l'échange

Fonctionnement

1. Réception : Les prescriptions arrivent automatiquement de Prest@ppli
2. Création : téo crée les fiches et dossiers correspondants
3. Suivi : Vous renvoyez les informations de suivi vers Prest@ppli

En cas d'erreur

Si un import échoue :

1. Consultez le message d'erreur dans le journal
2. Corrigez le problème (doublon, données manquantes...)
3. Relancez l'import si nécessaire

Après l'import

Une fois les dossiers créés :

1. Vérifiez quelques dossiers au hasard
2. Complétez les informations manquantes (financeurs, dates...)
3. Planifiez les premières séances
4. Envoyez les convocations si nécessaire