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title: Mémos
description: Créer des rappels, notes et tâches dans Mémos, l'agenda et les fiches téo.
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# Mémos 📌

Les mémos permettent de noter une information, de planifier une tâche ou de garder un rappel visible dans téo. Ils peuvent rester personnels ou être liés à un dossier, un groupe, une personne, une société, une facture ou une séance.

Une **note** reste une information. Une **tâche** (pastille **À faire**) se planifie, s'assigne et se clôture.

## À quoi servent les mémos ?

| Usage | Exemple |
|-------|---------|
| **Rappel** | Relancer un bénéficiaire ou un financeur à une date précise |
| **Note importante** | Garder une consigne visible sur une fiche |
| **Tâche à faire** | Préparer une pièce, envoyer un document, rappeler un contact |
| **Information à partager** | Signaler un point utile à l'équipe sur un dossier |
| **Information confidentielle** | Garder une note visible uniquement par vous ou la personne assignée |

## Accéder aux mémos

### Module Mémos

Le menu **Mémos** propose trois vues :

| Menu | Contenu |
|------|---------|
| **À faire** | Vos **tâches** ouvertes, en kanban |
| **Assignées par moi** | Les tâches que vous avez déléguées |
| **Tous mes mémos** | Toutes vos notes et tâches, y compris clôturées |

#### À faire

Kanban de **vos** tâches ouvertes (vous en êtes responsable). Les notes sans pastille **À faire** n'y apparaissent pas.

| Colonne | Contenu |
|---------|---------|
| **En retard** | **Échéance** passée, ou **Date de début** passée sans **Échéance** |
| **Aujourd'hui** | Période (**Date de début** → **Échéance**) qui couvre aujourd'hui, **Date de début** aujourd'hui, ou **Échéance** seule aujourd'hui |
| **À venir** | **Date de début** à venir, ou **Échéance** seule encore à venir |
| **À planifier** | Tâches sans **Date de début** ni **Échéance** |

Le compteur de chaque colonne indique le total. Si l'affichage est tronqué, le compteur reste complet alors que seules les premières cartes sont affichées. Le bandeau **Affichage limité — utilisez les filtres** apparaît alors dans la colonne (100 cartes maximum par colonne).

L'action **Ajouter une tâche** (ou **Créer une tâche** si la vue est vide) ouvre le formulaire **Nouveau mémo** déjà en mode **À faire**.

#### Assignées par moi

Liste des tâches que vous avez assignées à un collègue. Colonnes **Tâche**, **Assignée à**, **Type**, **Échéance**, **Statut** (**En retard**, **Aujourd'hui**, **À venir**, **À planifier**, **Faite**).

La colonne **Échéance** reprend le libellé de la carte : **À partir du …** (**Date de début** seule), **Échéance : …** (**Échéance** seule), **Du … au …** (les deux). Sans date, la cellule est vide. Le **Statut** suit la date d'**Échéance**, ou la **Date de début** s'il n'y en a pas : un début passé sans échéance est **En retard**.

Une tâche que vous avez créée puis déléguée **sort** de votre kanban **À faire** : cette vue ne contient que les tâches dont vous êtes encore le responsable. Pour le suivi binôme ou pendant des congés, utilisez **Assignées par moi**. **Tous mes mémos** rassemble vos notes et tâches (auteur ou assigné), y compris clôturées.

Le titre affiche le nombre de tâches **en retard** lorsqu'il y en a. Cliquez une ligne pour ouvrir le volet **Modifier le mémo**. La pastille en bas de la carte ouvre l'élément lié ([navigation](#navigation-depuis-un-mémo)).

#### Tous mes mémos

Liste de vos mémos. Par défaut : **En cours**.

| Statut | Contenu |
|--------|---------|
| **En cours** | Mémos non clôturés |
| **Terminés ou archivés** | Tâches terminées et notes archivées |
| **Tous** | Les deux |

### Dans l'agenda

Dans les vues **Jour** et **Semaine**, chaque jour affiche un bandeau de mémos.

- S'il y a des mémos ce jour-là : aperçu du premier et une pastille avec le nombre. Cliquez pour ouvrir le volet **Mémos du …**.
- S'il n'y en a pas : **Ajouter un mémo** ouvre le formulaire **Nouveau mémo** pour cette date.
- Le jour en cours peut afficher une pastille supplémentaire pour les tâches en retard.

Dans le volet :

- **Note du jour** crée une information rattachée à cette journée.
- **Tâche à faire** crée une tâche due ce jour-là (pastille **À faire**, **Date de début** préremplie).
- Les cartes sont regroupées en **Informations du jour**, **Tâches** et, s'il y en a, **Tâches en retard**.
- S'il n'y a rien : **Aucun mémo pour cette journée.**

Le bandeau du jour reprend le contenu du volet : un mémo modifié, clôturé ou supprimé n'y reste pas affiché.

Pour qu'un mémo apparaisse sur un jour d'agenda, créez-le depuis ce bandeau ou ce volet. **Planifier** une date depuis **À faire** place la tâche dans le kanban, pas dans le bandeau.

:::tip[Agenda d'un collègue]
Lorsque vous créez un mémo depuis l'agenda d'un collègue, il est rattaché à la journée de ce collègue.
:::

### Depuis un élément téo

Les mémos sont accessibles depuis le menu de chaque élément :

| Élément | Accès |
|---------|-------|
| **Dossier** | Menu > **Mémos** |
| **Groupe** | Menu > **Mémos** |
| **Personne** | Menu > **Mémos** |
| **Société** | Menu > **Mémos** |
| **Facture** | Menu > **Mémos** |
| **Séance** | Bouton **Mémo** (ou **Mémos**) dans le volet de la séance |

:::tip[Indicateur visuel]
Un indicateur s'affiche dans le menu si des mémos épinglés existent sur l'élément.
:::

:::info[Mémos d'une société]
L'écran **Société > Mémos** affiche à la fois les mémos rattachés directement à la société et ceux de ses contacts. Le compteur d'épinglés du menu suit la même logique : vous voyez en un seul endroit l'activité « mémos » liée à l'organisation.

Les pastilles en bas de carte ouvrent le contact ou la société concernés — [navigation depuis un mémo](#navigation-depuis-un-mémo). Les mémos confidentiels d'autres utilisateurs restent invisibles, conformément aux [permissions](#permissions).
:::

## Créer un mémo

### Depuis À faire

1. Ouvrez **Mémos** > **À faire**.
2. Cliquez sur **Ajouter une tâche**.
3. Saisissez le contenu.
4. **Planifier**, **Assigner**, **Catégorie**, **Épingler en haut** ou **Mémo confidentiel** si besoin.
5. Cliquez sur **Créer le mémo**.

La tâche apparaît dans **À faire** selon ses dates, et dans **Tous mes mémos**.

### Depuis un dossier, une personne, une facture...

1. Ouvrez l'élément concerné.
2. Menu > **Mémos**.
3. Cliquez sur **Ajouter un mémo**.
4. Saisissez le contenu et les options utiles. Activez la pastille **À faire** pour en faire une tâche.
5. Cliquez sur **Créer le mémo**.

Le mémo est automatiquement lié à cet élément.

Si aucun mémo n'est encore présent, l'écran affiche **Aucun mémo** avec le message *Les mémos vous permettent de noter des informations importantes liées à cet élément.*, et le bouton **Ajouter un mémo**.

### Depuis une séance

1. Ouvrez la **séance** dans l'agenda.
2. Cliquez sur **Mémo** (ou **Mémos** s'il y en a plusieurs). Une pastille indique le nombre de mémos déjà liés.
3. Le volet **Mémos de la séance** s'ouvre.

Dans ce volet :

- si aucun mémo n'existe encore, le formulaire de création s'affiche directement ;
- s'il existe déjà des mémos, cliquez sur **Ajouter un mémo** pour en créer un autre ;
- vous pouvez lier le mémo uniquement à la séance, ou cocher un ou plusieurs bénéficiaires de la séance (libellé **Associer ce mémo à ce bénéficiaire** ou **Associer ce mémo à des bénéficiaires**) ;
- si aucun bénéficiaire n'est coché, le mémo reste lié uniquement à la séance ;
- vous pouvez modifier ou supprimer un mémo existant selon vos droits.

## Les champs et options du mémo

| Champ ou option | Description | Obligatoire |
|-----------------|-------------|-------------|
| **Contenu du mémo** | Texte du mémo | Oui |
| **À faire** | Transforme le mémo en tâche (planification et assignation) | Non |
| **Catégorie** | Classement, si des catégories sont configurées | Non |
| **Date de début** | Date à partir de laquelle la tâche est planifiée | Non |
| **Échéance** | Date limite de la tâche | Non |
| **Assigner à** | Collaborateur responsable de la tâche | Non |
| **Épingler en haut** | Mettre le mémo en priorité dans les listes | Non |
| **Mémo confidentiel** | Limiter la visibilité à vous et à la personne assignée | Non |

**Planifier** et **Assigner** n'apparaissent que lorsque la pastille **À faire** est activée. Après création, **Enregistrer** enregistre les modifications.

### Planifier une tâche

**Planifier** renseigne une **Date de début** et/ou une **Échéance**. Ces dates placent la tâche dans les colonnes de **À faire** :

- **Date de début** et **Échéance** : la tâche couvre toute la période dans le kanban.
- **Date de début** passée sans **Échéance** : colonne **En retard** tant qu'elle n'est pas terminée.
- **Échéance** seule : **À faire** selon que la date est passée, aujourd'hui ou à venir.
- Sans date : colonne **À planifier**. Un raccourci **Planifier** ouvre directement le sélecteur de date.

La carte affiche le statut utile : **Pour aujourd'hui**, **N jour(s) de retard**, **À planifier**, **Terminé le …** ou **Archivé le …**. Elle affiche aussi le calendrier en clair : **À partir du …**, **Échéance : …** ou **Du … au …**, comme la colonne **Échéance** d'**Assignées par moi**.

Pour afficher un mémo sur un jour d'agenda, créez-le depuis [le bandeau du jour](#dans-lagenda).

## Épingler un mémo

1. Ouvrez le mémo ou créez-en un.
2. Activez **Épingler en haut**.
3. Enregistrez.

Le mémo apparaît avec une icône d'épingle et remonte en tête des listes. Un badge s'affiche aussi dans le menu de l'élément lié.

## Mémos confidentiels

Un mémo confidentiel est visible uniquement par son auteur et par la personne à qui il est assigné.

1. Activez **Mémo confidentiel**.
2. Le mémo affiche un cadenas.
3. Les autres utilisateurs ne voient pas le contenu du mémo.

:::info
Si vous assignez un mémo confidentiel à un collègue, celui-ci peut voir et modifier le contenu du mémo. Les autres utilisateurs n'y ont pas accès.
:::

## Assigner un mémo

Pour déléguer une **tâche** (pastille **À faire**) :

1. Ouvrez **Assigner**.
2. Sélectionnez le collaborateur (**Assigner à**).
3. Enregistrez.

La tâche apparaît dans **À faire** et **Tous mes mémos** du collègue. Elle **quitte** votre kanban **À faire**. Vous la suivez dans **Assignées par moi**. La carte indique **Assigné à …**.

## Clôturer un mémo

| Type | Clôturer | Réouvrir | Mention sur la carte |
|------|----------|----------|----------------------|
| Tâche (**À faire**) | **Marquer comme terminé** | **Réactiver cette tâche** | **Terminé le …** |
| Note | **Archiver** | **Désarchiver** | **Archivé le …** |

Les mémos clôturés disparaissent de **À faire** et restent dans **Tous mes mémos** (**Terminés ou archivés** ou **Tous**).

## Voir l'historique d'un mémo \{#historique}

Sur un mémo ouvert (**Modifier le mémo**), l'icône **Informations** du bandeau ouvre **Historique du mémo**.

Chaque ligne indique la date, l'auteur, et ce qui s'est passé :

| Libellé | Sens |
|---------|------|
| **Création du mémo** | Le mémo a été créé. |
| **Modification du mémo** | Un ou plusieurs champs ont changé. |
| **Clôture du mémo** | Tâche marquée terminée, ou note archivée. |
| **Réouverture du mémo** | Tâche réactivée, ou note désarchivée. |
| **Suppression du mémo** | Le mémo a été supprimé. |

Pour une modification, la ligne détaille les champs, de l'ancienne valeur vers la nouvelle : **Texte**, **À faire**, **Responsable**, **Début**, **Échéance**, **Type**, **Épinglé**, **Confidentiel**, **Agenda de**, **Journée d'agenda**, **Clos le**. Une valeur vide s'écrit **vide**. Si téo n'a pas encore de valeur d'avant (mémo créé avant que l'historique ne retienne les champs), la ligne indique **valeur précédente inconnue**.

L'historique d'un mémo **confidentiel** ne se lit que par son auteur et la personne assignée : il cite le texte. Un mémo **supprimé** n'a plus d'historique.

## Catégories de mémo

Si elles sont configurées par l'administrateur, les catégories permettent de filtrer et d'afficher un libellé sur chaque carte.

Les utilisateurs autorisés peuvent ajouter une catégorie depuis la carte avec **Nouvelle catégorie...**.

## Filtrer et trier les mémos

| Filtre | Description | Disponible dans |
|--------|-------------|-----------------|
| **Recherche** | Contenu des mémos (placeholder **Rechercher dans les mémos...** ; **Rechercher dans les tâches...** sur **Assignées par moi**) | Les trois vues |
| **Statut** | **En cours** / **Terminés ou archivés** / **Tous** | Tous mes mémos |
| **Statut** | **À faire** / **Faites** / **Toutes** | Assignées par moi |
| **Type** | Catégorie | Les trois vues |
| **Créé par** | Auteur | À faire, Tous mes mémos |
| **Assigné à** | Collaborateur assigné | Tous mes mémos |
| **Assignée à** | Collaborateur destinataire | Assignées par moi |
| **Épinglées seulement** / **Épinglés seulement** | Mémos épinglés | Les trois vues |
| **Trier par** | **Épinglés d'abord**, **Plus récents**, **Échéance**, **Alphabétique** | Tous mes mémos |
| **Créé entre** | Période de création | Tous mes mémos |

**À faire** ne propose pas **Assigné à** : la vue ne contient que les tâches dont vous êtes responsable.

Le tri par défaut de **Tous mes mémos** est **Épinglés d'abord**.

Cliquez sur **Réinitialiser** pour supprimer les filtres.

:::info[Limite d'affichage]
- **À faire** : 100 cartes par colonne. Bandeau **Affichage limité — utilisez les filtres** dans la colonne concernée. Affinez les filtres ou consultez **Tous mes mémos**.
- **Tous mes mémos** : 500 résultats. Un indicateur **Limite** apparaît dans le titre de la page.
- **Assignées par moi** : 500 résultats. Un indicateur **Limite** apparaît dans le titre du tableau.
:::

## Supprimer un mémo

1. Ouvrez le mémo.
2. Cliquez sur **Supprimer**.
3. Confirmez dans **Supprimer ce mémo ?** avec **Supprimer**.

## Permissions

| Action | Qui peut la faire |
|--------|-------------------|
| **Voir** un mémo non confidentiel | Les utilisateurs ayant accès à l'élément lié |
| **Voir** un mémo confidentiel | L'auteur et la personne assignée |
| **Modifier** | Tout utilisateur pouvant voir le mémo |
| **Voir l'historique** | Les mêmes personnes que pour **Modifier**. Un mémo supprimé n'a plus d'historique. |
| **Supprimer** | L'auteur, la personne assignée ou un super-administrateur |
| **Ajouter une catégorie** | Les utilisateurs autorisés |

## Navigation depuis un mémo \{#navigation-depuis-un-mémo}

Chaque mémo lié à un élément affiche une pastille en bas de la carte. Le texte est l'identité de l'élément. Un clic l'ouvre — y compris depuis un volet (**Modifier le mémo**, **Mémos du …**, **Mémos de la séance**).

| Élément | Texte de la pastille |
|---------|----------------------|
| Dossier | **#** numéro, nom et prénom |
| Groupe | Nom du groupe |
| Personne | Nom et prénom |
| Société | Nom de la société |
| Facture | **Facture** suivi du numéro |
| Séance | **Séance du** suivi de la date, et de l'objet s'il y en a un |
| Journée d'agenda | Date du jour ; le nom du collègue s'ajoute si ce n'est pas votre agenda |

Un mémo peut porter plusieurs pastilles (dossier et séance, ou journée d'agenda en plus d'un autre élément).

Les URLs saisies dans le texte d'un mémo deviennent des liens cliquables.

## Cas d'usage courants

### Note visible le jour J dans l'agenda

Depuis **Agenda** > **Semaine**, cliquez sur **Ajouter un mémo** (ou **Note du jour** dans le volet). La note s'affiche dans le bandeau de ce jour.

### Tâche à traiter aujourd'hui

> Pastille **À faire** : Oui  
> **Date de début** : Aujourd'hui  
> **Échéance** : Dans 3 jours

La tâche apparaît dans **À faire** > **Aujourd'hui**.

### Information importante épinglée

> **Contenu du mémo** : Disponibilités à vérifier pour chaque proposition de créneau  
> **Épingler en haut** : Oui

### Tâche administrative assignée

> Pastille **À faire** : Oui  
> **Échéance** : Demain  
> **Assigner à** : Gestionnaire

Vous la suivez dans **Assignées par moi**.

### Note confidentielle

> **Contenu du mémo** : Information sensible à garder pour le suivi individuel  
> **Mémo confidentiel** : Oui  
> **Épingler en haut** : Oui