Questionnaires 📋

Les questionnaires permettent de recueillir des informations auprès des bénéficiaires : satisfaction, évaluation, feedback...

Comment ça marche ?

Envoyer un questionnaire

Depuis un dossier

1. Ouvrez le dossier
2. Menu > Questionnaires
3. Cliquez sur Envoyer
4. Sélectionnez le questionnaire à envoyer
5. Personnalisez l'email d'invitation si besoin
6. Cliquez sur Envoyer

Le bénéficiaire reçoit un email avec un lien unique vers le questionnaire.

Depuis un groupe

1. Ouvrez le dossier groupe
2. Menu > Questionnaires
3. Pour chaque questionnaire, cochez les destinataires à contacter
4. Cliquez sur Envoyer, Forcer l'envoi ou Relancer selon l'état

Si le groupe n'a aucun participant, le message « Le groupe n'a aucun membre. Aucun questionnaire ne peut donc être affiché. » s'affiche.

Selon le Destinataire paramétré sur le questionnaire, la carte liste :

Destinataire	Ce qui s'affiche
Bénéficiaire	Une ligne par participant du groupe
Prescripteur	Le prescripteur du groupe, et éventuellement ceux des dossiers individuels
Contact admin	Le contact admin du groupe, et éventuellement ceux des dossiers individuels
Conseiller	Les formateurs / animateurs du groupe

Quand une réponse est enregistrée, le badge Reçu apparaît sur la ligne concernée. Le bouton Ouvrir permet de consulter le questionnaire.

États indépendants dossier et groupe

L'état d'un questionnaire est suivi séparément pour un dossier individuel et pour un groupe.

• Une réponse reçue pour le prescripteur ou le contact admin du groupe n'indique pas que le même questionnaire est répondu sur les dossiers individuels.
• À l'inverse, une réponse sur un dossier participant n'apparaît pas comme Reçu sur la ligne du groupe.
• Deux groupes distincts ont chacun leur propre suivi, même pour le même questionnaire.

La date d'échéance utilisée pour la liste « Questionnaires à envoyer » s'applique aux dossiers individuels. Pour un envoi porté au niveau du groupe (prescripteur ou contact admin du groupe), cette échéance de dossier ne s'applique pas : l'écran propose Forcer l'envoi dès que le contact et le modèle d'email sont prêts. Pour un questionnaire destiné au Conseiller (formateurs du groupe), le bouton Envoyer est proposé lorsqu'aucun envoi n'a encore été fait.

Informations de l'envoi

Champ	Description
Questionnaire	Le formulaire à envoyer
Destinataire	Email du bénéficiaire (pré-rempli)
Objet	Objet de l'email (issu du Sujet du modèle lié ; les marqueurs y sont remplacés avec les données du dossier ou du groupe)
Message	Corps de l'email (personnalisable ; marqueurs du Texte du modèle remplacés de la même façon)

Répondre à un questionnaire

Quand le destinataire ouvre le lien du questionnaire, les questions s'affichent dans une page dédiée. Selon le paramétrage, toutes les questions peuvent apparaître sur la même page ou être présentées une par une avec les boutons Précédent et Suivant.

Les réponses sont enregistrées dans téo au fil de la saisie : cocher une option, choisir un critère ou quitter un champ de saisie libre sauvegarde la réponse correspondante.

Type de question	Comment répondre
Choix unique	Cliquez sur une seule réponse. La réponse sélectionnée est mise en évidence.
Choix multiple	Cochez une ou plusieurs réponses. Chaque réponse cochée est mise en évidence.
Saisie libre	Saisissez votre texte ou votre nombre dans le champ affiché. Les zones de paragraphe s'agrandissent avec le contenu.
Critères	Chaque ligne correspond à un élément à évaluer. Cliquez sur le critère souhaité pour cette ligne ; un seul critère peut être choisi par ligne.
Section	Lisez le texte d'introduction, de transition ou de conclusion. Aucune réponse n'est attendue.

Pour une question Critères, les critères sont les options affichées horizontalement (par exemple une échelle de niveaux). Le choix sélectionné se colore, ce qui permet de voir immédiatement quelle option est retenue pour chaque ligne.

Envoi automatique vs envoi manuel

Les questionnaires fonctionnent selon deux modes :

Envoi automatique (via les automatisations)

Si une règle d'automatisation est configurée pour un questionnaire (ex: "envoyer 7 jours après la fin du dossier"), l'envoi est géré automatiquement par téo. Ces questionnaires :

• N'apparaissent pas dans la liste "Questionnaires à envoyer"
• Sont envoyés à la date prévue par le système d'automatisation
• Affichent un message bleu sur la fiche dossier : "Ce questionnaire sera envoyé automatiquement lorsque la date d'envoi sera atteinte"

Envoi manuel (liste "à envoyer")

Les questionnaires sans règle d'automatisation apparaissent dans la liste "Questionnaires à envoyer" quand leur date d'échéance est atteinte. Vous les envoyez manuellement depuis cette liste.

La date d'échéance est calculée à partir du paramétrage de la liaison questionnaire–prestation :

Paramètre	Signification	Exemple
X jours avant le début du dossier	Le questionnaire est disponible X jours avant la date de début	7 jours avant → questionnaire disponible 1 semaine avant le démarrage
X jours après le début	Disponible X jours après le démarrage	0 jours après → disponible dès le démarrage
X jours avant la fin	Disponible X jours avant la date de fin (dossier en cours minimum)	7 jours avant → questionnaire disponible 1 semaine avant la fin prévue
X jours après la fin	Disponible X jours après la fin (dossier terminé minimum)	1 jour après → questionnaire de satisfaction le lendemain de la fin
Après une action	Disponible quand une action spécifique du déroulé est validée	Après "Bilan final" → questionnaire dès que le bilan est fait

Si la date d'échéance n'est pas encore atteinte, un message orange s'affiche sur la fiche dossier : "La date d'envoi du questionnaire n'est pas atteinte".

Forcer l'envoi

Dans les deux cas (automatique ou manuel), vous pouvez forcer l'envoi avant la date prévue depuis la fiche dossier > Questionnaires > bouton "Forcer l'envoi".

Pourquoi un questionnaire n'apparaît pas dans "à envoyer" ?

Plusieurs causes possibles :

• Le questionnaire est configuré avec une règle d'automatisation : il ne figurera jamais dans la liste d'envoi manuel. Vérifiez le paramétrage dans Admin > Documents & messages > Automatisation.
• La prestation du dossier n'est pas liée au questionnaire : le message « Les questionnaires s'affichent en fonction de la prestation du dossier » s'affiche sur la fiche lorsqu'aucun questionnaire n'est proposé. Liez la prestation depuis la page Description du questionnaire (voir Associer aux prestations).

Suivre les envois

Voir les questionnaires envoyés

1. Menu dossier > Questionnaires
2. Liste des questionnaires pour ce dossier

Cette page affiche à la fois :

• les questionnaires liés à la prestation du dossier (proposés à l'envoi selon leur échéance) ;
• les questionnaires déjà envoyés pour ce dossier, même s'ils ne sont plus (ou pas) liés à la prestation — par exemple après un Détacher, un changement de prestation du dossier, ou un envoi via une règle d'automatisation.

Vous pouvez ainsi consulter l'historique, relancer ou ouvrir les réponses sans dépendre de la liaison prestation actuelle.

États possibles

État	Description
🟡 En attente	Envoyé, pas encore répondu
🟢 Répondu	Le bénéficiaire a répondu
🔴 Bloqué	Questionnaire bloqué manuellement

Sur la page Questionnaires d'un groupe, une réponse enregistrée s'affiche avec le badge Reçu sur la ligne du destinataire concerné.

Consulter les réponses

Quand un bénéficiaire a répondu :

1. Dans la liste des questionnaires
2. Cliquez sur le questionnaire avec statut "Répondu"
3. Détail de toutes les réponses question par question

Naviguer entre les dossiers

Depuis l'écran de consultation d'un questionnaire répondu, des flèches de navigation (◀ / ▶) permettent de passer rapidement au questionnaire suivant ou précédent sans repasser par la liste.

Cas d'usage :

• Dépouillement de fin de promotion : enchaîner la lecture des questionnaires d'une session sans cliquer à chaque fois
• Comparaison rapide : alterner entre deux réponses sans perdre le contexte
• Validation en série : parcourir tous les questionnaires d'une cohorte en quelques minutes

Les flèches respectent les filtres appliqués sur la liste de départ : si vous avez filtré par prestation et conseiller, la navigation reste cantonnée à ce sous-ensemble.

Relancer un questionnaire

Si le bénéficiaire n'a pas répondu :

1. Repérez le questionnaire "En attente"
2. Cliquez sur Relancer
3. Un nouvel email est envoyé avec le lien

Le bouton « Relancer » n'apparaît pas ?

Le bouton Relancer est disponible quand toutes ces conditions sont remplies :

• Le questionnaire a déjà été envoyé au bénéficiaire (sinon c'est le bouton Envoyer qui s'affiche).
• Le bénéficiaire a une adresse email renseignée.
• Le questionnaire n'est pas bloqué.
• Le questionnaire est lié à un modèle d'email (sinon aucun bouton d'envoi n'apparaît, voir Associer un modèle d'email).
• Aucune réponse n'a été enregistrée — pas même un démarrage de saisie. Si le bénéficiaire (ou un consultant par erreur) a coché ne serait-ce qu'une case, le questionnaire est considéré comme « en cours de remplissage » et le bouton Relancer n'apparaît plus.

Dans ce dernier cas, voir Corriger une réponse saisie par erreur plus bas pour repartir d'une saisie propre.

Liste "Questionnaires à relancer"

La liste des questionnaires à relancer (accessible depuis le même écran que "à envoyer") affiche les questionnaires :

• Envoyés il y a plus de 10 jours
• Dont le premier envoi date de moins de 40 jours
• Sans réponse du bénéficiaire
• Qui ne sont pas bloqués

Relances automatiques

Si une règle d'automatisation est configurée avec un nombre de relances, téo renvoie automatiquement le questionnaire tous les 7 jours tant que le bénéficiaire n'a pas répondu, que le questionnaire n'est pas bloqué et que le nombre maximum de relances n'est pas atteint.

Le compteur fonctionne ainsi :

• Nombre de relances = 1 → 1 relance est envoyée 7 jours après le 1er envoi (si toujours sans réponse)
• Nombre de relances = 3 → jusqu'à 3 relances espacées de 7 jours (J+7, J+14, J+21)

Le compteur n'inclut pas l'envoi initial : si vous voulez 3 piqûres de rappel après l'envoi initial, réglez « Nombre de relances = 3 ».

L'horizon de relance est calculé à partir du premier envoi : les relances s'arrêtent automatiquement au-delà de (nombre de relances × 7 jours) après le premier envoi, même si le compteur n'est pas atteint, afin de ne pas spammer indéfiniment des questionnaires anciens.

Modifier un questionnaire déjà envoyé

Une fois qu'un questionnaire a été envoyé ou rempli au moins une fois, ses questions sont verrouillées pour préserver la cohérence des réponses déjà collectées. Vous ne pouvez ni ajouter, modifier, supprimer ou réordonner les questions standards (texte libre, choix unique/multiple, échelle…).

Exception : les sections de texte

Les sections (blocs de texte d'introduction, de transition ou de conclusion) restent modifiables à tout moment, même sur un questionnaire déjà envoyé. Elles ne collectent pas de réponse, donc elles n'altèrent pas les données existantes.

Cas d'usage typiques :

• Ajouter un message de remerciement en fin de questionnaire après les premiers envois
• Insérer une consigne actualisée entre deux blocs de questions
• Réorganiser ou retirer un texte introductif devenu obsolète

Comment ajouter une section sur un questionnaire envoyé :

1. Menu Admin > Questionnaires > ouvrez le questionnaire concerné
2. Le bouton + en haut de la liste des questions est disponible
3. Au clic, le formulaire de création est limité au type Section (les autres types sont masqués pour respecter le verrouillage)
4. Saisissez le texte de votre section et enregistrez

La section apparaît immédiatement dans le questionnaire, sans impacter les réponses déjà collectées.

Verrouillage référentiel

Certains questionnaires (typiquement le référentiel FEDECIBC) sont marqués comme « bloqués » par leur éditeur. Sur ces questionnaires, aucune modification n'est autorisée — y compris l'ajout d'une section. Un bandeau rouge l'indique en haut de la page.

Bloquer / Débloquer un questionnaire

Un questionnaire bloqué est mis de côté : il n'apparaît plus dans les listes "Questionnaires à envoyer" et "Questionnaires à relancer", et il n'est ni envoyé ni relancé automatiquement. Le blocage résulte toujours d'une action utilisateur.

Le blocage conserve l'historique d'envoi du questionnaire : date du premier envoi, date du dernier envoi, nombre de relances déjà effectuées et réponse éventuelle restent intacts. Débloquer le questionnaire le replace donc exactement dans l'état où il se trouvait avant le blocage.

Causes de blocage

Action	Où ?	Description
Bloquer / Débloquer	Page questionnaires d'un dossier	Blocage manuel explicite
Retirer	Page "Questionnaires à envoyer"	Retire le dossier de la liste et bloque le questionnaire

Attention au bouton "Retirer"

Le bouton Retirer dans la page "Questionnaires à envoyer" ne fait pas que retirer le dossier de la liste : il bloque également le questionnaire. C'est la cause la plus fréquente de blocage involontaire.

Qui a bloqué ?

Quand un questionnaire est bloqué, l'avatar de la personne qui l'a bloqué s'affiche ("Bloqué par..."). Le bouton Débloquer n'est visible que si vous avez les droits nécessaires.

Débloquer un questionnaire

1. Ouvrez le dossier concerné
2. Menu > Questionnaires
3. Repérez le questionnaire bloqué
4. Cliquez sur Débloquer

Le questionnaire retrouve l'état qui était le sien avant le blocage :

• S'il n'avait jamais été envoyé, il réapparaît dans la liste "Questionnaires à envoyer" dès que sa date d'échéance est atteinte.
• S'il avait déjà été envoyé, son historique (date d'envoi, nombre de relances, réponse éventuelle) est conservé : il redevient relançable et réapparaît dans la liste "Questionnaires à relancer" si les conditions de relance sont réunies.

Anti-doublons

Si un bénéficiaire a déjà répondu à un questionnaire, les actions d'envoi/relance sont désactivées et la date de réponse s'affiche. Cela évite les envois en double.

Corriger une réponse saisie par erreur

téo ne propose pas de bouton « Réinitialiser un questionnaire » pour effacer les réponses déjà collectées : les réponses sont considérées comme des données historisées, modifier le passé créerait une perte de fiabilité statistique.

Si un consultant a coché une case par erreur lors de la consultation d'un questionnaire (et que celui-ci passe alors à l'état « complété ») :

1. Imprimez le questionnaire vierge (bouton Imprimer sur la page Questionnaires du dossier).
2. Envoyez le PDF par email au bénéficiaire pour qu'il le retourne complété.
3. Le consultant ressaisit les bonnes réponses dans téo — la nouvelle saisie remplace la précédente.

Empêcher ce type d'incident à l'avenir

Dans Admin > Questionnaires > [Questionnaire], décochez l'option « Remplissage possible depuis le dossier ». Le questionnaire devient consultable depuis le dossier mais ne peut plus y être rempli — seul le lien envoyé par email au bénéficiaire permet la saisie.

Cette restriction évite les modifications accidentelles par les consultants quand ils consultent un questionnaire pour vérifier les réponses.

Désactiver un questionnaire

Un administrateur peut désactiver un questionnaire pour qu'il ne soit plus proposé à l'envoi, tout en conservant les réponses déjà reçues.

1. Menu Admin > Questionnaires
2. Ouvrez le questionnaire à désactiver
3. Cliquez sur le bouton Désactiver (ou basculez le statut en "Inactif")

Un questionnaire inactif :

• N'apparaît plus dans la liste par défaut (Admin > Questionnaires)
• N'est plus proposé pour de nouveaux envois aux bénéficiaires
• Conserve toutes les réponses existantes
• Reste visible sur la page Questionnaires d'un dossier s'il y a déjà été envoyé

Pour retrouver les questionnaires inactifs, cliquez sur Questionnaires inactifs en haut de la page.

Pour réactiver un questionnaire, ouvrez-le et cliquez sur Activer.

Voir les statistiques

Pour analyser les réponses de plusieurs bénéficiaires :

1. Menu dossier > Stats questionnaires
2. Ou Menu Pilotage > Questionnaires
3. Sélectionnez le questionnaire à analyser
4. Agrégation des réponses sous forme de tableaux par question, avec graphiques :
   • Camembert (répartition des réponses pour les questions à choix)
   • Barres et radar (comparaison entre critères)

L'en-tête rappelle le périmètre exact : Dossiers concernés, Envoyés, Reçus, Saisie directe et Total des réponses. Le badge Anonyme apparaît si le questionnaire est paramétré comme tel.

Filtres disponibles

Filtre	Ce qu'il filtre
Période	La date de fin du dossier (pas la date d'envoi du questionnaire)
Prestation	Prestation du dossier
Convention	Tarification / marché du dossier
Centre	Centre du dossier
Conseiller	Conseiller du dossier

Le filtre date porte sur la fin du dossier

Le filtre Période dans les statistiques questionnaires filtre sur la date de fin du dossier, pas sur la date d'envoi du questionnaire. Si vous cherchez les questionnaires envoyés en janvier, mais que les dossiers concernés se terminent en décembre ou en avril, ils n'apparaîtront pas dans une période "janvier".

Pour voir tous les questionnaires envoyés récemment, élargissez la période de dates ou supprimez le filtre de période.

Périmètre des statistiques

Le périmètre — c'est-à-dire la liste des dossiers concernés — est commun à toutes les sections de l'écran (réponses à choix, totaux et moyennes des questions numériques, liste détaillée des réponses en saisie libre). Il regroupe les dossiers qui remplissent toutes ces conditions :

• Le dossier appartient à une prestation liée au questionnaire.
• Le dossier n'est ni annulé, ni abandonné.
• La date de début du dossier se situe dans la fenêtre de validité du questionnaire (champs Date début et Date fin du questionnaire, si renseignés).
• Le dossier respecte les filtres sélectionnés en haut de page (Période, Prestation, Convention, Centre, Conseiller).

Une question peut donc afficher 0 réponse alors que des bénéficiaires y ont répondu : leurs dossiers sont simplement hors périmètre (prestation non rattachée, dossier abandonné, hors plage de dates…).

Lecture par type de question

Type de question	Représentation dans les stats
Choix unique / Choix multiple	Tableau réponse par réponse avec le nombre d'occurrences, complété par un camembert
Critères	Grille croisant les réponses (lignes) et les critères (colonnes), avec un camembert par ligne
Saisie libre — Nombre entier / Nombre décimal	Deux lignes : Total des réponses et Moyenne des réponses
Saisie libre — Texte court / Paragraphe	Pas de calcul agrégé : les réponses détaillées apparaissent dans le tableur Réponses libres (voir ci-dessous)
Section	Aucune statistique (pas de réponse à collecter)

Sur les questionnaires non anonymes, le nombre affiché dans chaque case est cliquable : un pop-up détaille les bénéficiaires concernés.

Exporter les réponses

Trois boutons d'export sont proposés en haut de l'écran :

Bouton	Contenu du tableur
Tableur	Synthèse question par question (effectifs, totaux, moyennes)
Dossiers	Liste des dossiers concernés : Dossier, Bénéficiaire, Conseiller, Prestation, Date début, Date fin, Date d'envoi, Date de retour et Saisie directe le (les deux premières colonnes sont masquées sur les questionnaires anonymes)
Réponses libres	Une feuille par question en saisie libre texte, avec le détail des réponses

Le tableur Réponses libres comporte les colonnes Dossier, Bénéficiaire (nom + prénom dans une seule cellule, libellé selon le terme paramétré sur votre instance — Bénéficiaire, Salarié, Candidat…) et Réponse. Les deux premières colonnes sont masquées sur les questionnaires anonymes.

Questionnaires anonymes

Sur un questionnaire anonyme :

• Les colonnes nominatives (Dossier et Bénéficiaire) sont retirées du tableur Réponses libres ainsi que de la Liste des dossiers.
• Les chiffres affichés à l'écran (effectifs, totaux, moyennes) ne sont plus cliquables : aucun pop-up nominal n'est proposé.

L'anonymat est appliqué à toutes les visualisations, y compris les totaux et moyennes des questions numériques.

Types de questions

Les questionnaires peuvent contenir différents types de questions, sélectionnés à la création de chaque question depuis Admin > Questionnaires > [Questionnaire] > + :

Type	Description	Exemple
Section	Bloc de texte (introduction, transition, conclusion). Ne collecte pas de réponse	"Première partie : votre parcours"
Choix unique	Le bénéficiaire choisit une seule réponse parmi une liste	"Êtes-vous satisfait ? Oui / Non"
Choix multiple	Le bénéficiaire peut cocher plusieurs réponses	"Quels domaines vous intéressent ?"
Saisie libre	Champ de saisie libre — 4 formats au choix (voir ci-dessous)	"Vos commentaires ?"
Critères	Grille qui croise plusieurs réponses (lignes) avec plusieurs critères (colonnes)	"Évaluez chaque compétence selon : acquis / à renforcer / non acquis"

Formats de la Saisie libre

Format	Saisie	Statistiques
Texte court	Une ligne	Détail des réponses dans le tableur Réponses libres
Paragraphe	Plusieurs lignes	Détail des réponses dans le tableur Réponses libres
Nombre entier	Champ numérique entier	Total et moyenne dans l'écran de statistiques
Nombre décimal	Champ numérique à virgule	Total et moyenne dans l'écran de statistiques

Statistiques sur les saisies libres

Seules les saisies libres au format Nombre entier et Nombre décimal produisent un total et une moyenne dans l'écran de statistiques. Les saisies en Texte court et Paragraphe sont restituées telles quelles dans le tableur Réponses libres.

Configuration (Admin)

Créer un questionnaire

1. Menu Admin > Questionnaires
2. Cliquez sur Nouveau
3. Saisissez titre et description
4. Ajoutez les questions

Ajouter une question

1. Onglet Questions
2. Bouton Ajouter
3. Choisissez le Type de réponse : Section, Choix multiple, Choix unique, Saisie libre ou Critères
4. Rédigez la question
5. Renseignez les réponses ou le format demandé selon le type :
   • Choix multiple et Choix unique : saisissez chaque réponse possible puis cliquez sur Ajouter
   • Saisie libre : choisissez le Format de la saisie (Texte court, Paragraphe, Nombre entier ou Nombre décimal)
   • Critères : saisissez les critères dans l'ordre en les séparant par un point-virgule, puis ajoutez chaque ligne à évaluer comme une réponse
   • Section : saisissez uniquement le texte affiché au répondant
6. Enregistrer

Rendre une question obligatoire

téo ne propose pas de case « Question obligatoire » qui bloquerait techniquement le passage à la suite. Pour inciter fortement à répondre, deux leviers complémentaires :

1. Affichez les questions une à une (et non sur une seule longue page) : le répondant doit cliquer « Suivant » pour avancer, ce qui crée naturellement une étape par question.
2. Précisez dans l'énoncé que la réponse est requise (« Cette réponse est indispensable pour valider votre bilan »).

Si vous voulez arrêter le questionnaire quand la réponse est par exemple « Non », ajoutez une indication textuelle dans la question suivante (« Si vous avez répondu Non à la question 2, vous pouvez fermer le questionnaire avec la croix, vos réponses sont déjà enregistrées »). Le bouton ✕ enregistre toujours les réponses déjà saisies — rien n'est perdu.

Aller à la ligne dans l'énoncé d'une question

Pour ajouter un saut de ligne dans un énoncé long, utilisez la balise HTML <br> à l'endroit voulu.

Exemple — saisir dans le champ « Énoncé » :

Indiquez vos objectifs principaux.<br><br>Vous pouvez en lister plusieurs si nécessaire.

Le destinataire verra :

Indiquez vos objectifs principaux.

Vous pouvez en lister plusieurs si nécessaire.

Deux <br><br> à la suite créent une ligne vide entre deux paragraphes.

Ordonner les questions

Utilisez le drag & drop pour réorganiser l'ordre des questions.

Associer aux prestations

Sur la page Description d'un questionnaire (Admin > Questionnaires > [Questionnaire]), le tableau Prestations liées liste les prestations rattachées avec leur Règle d'envoi.

Les questionnaires proposés à l'envoi sur un dossier sont ceux liés à la prestation du dossier. Sans prestation liée et sans envoi déjà réalisé pour ce dossier, le message « Les questionnaires s'affichent en fonction de la prestation du dossier » apparaît sur la fiche.

Si un questionnaire a déjà été envoyé pour le dossier, il reste listé dans Menu > Questionnaires, même sans liaison à la prestation actuelle. Les statistiques (Pilotage / Stats questionnaires) restent, elles, limitées aux dossiers dont la prestation est liée au questionnaire.

Lier par échéance

1. Cliquez sur Lier par échéance
2. Dans la fenêtre Lier des prestations, renseignez Nombre de jours et Échéance (Avant le début du dossier, Après le début du dossier, Avant la fin du dossier ou Après la fin du dossier)
3. Cochez les prestations concernées
4. Enregistrer

Une prestation est manquante dans la liste ?

La liste regroupe les prestations par gamme (familles fonctionnelles). Si une prestation n'apparaît pas, c'est généralement qu'elle est rattachée à une gamme non développée dans l'affichage.

Cliquez sur la flèche située en face de chaque gamme pour la déplier. Pensez aussi à dérouler la section « Prestations sans gamme » (présente en bas de la liste) : si vos prestations n'ont pas de gamme renseignée, c'est là qu'elles se trouvent.

Pour assigner une gamme à une prestation, ouvrez Admin > Prestations > [Prestation] et renseignez le champ Gamme.

Lier par action

1. Cliquez sur Lier par action
2. Choisissez l'Action du déroulé
3. Enregistrer

La règle d'envoi affichée est de la forme Validation de l'action ….

Modifier une liaison

Cliquez sur une ligne du tableau Prestations liées.

Détacher des prestations

1. Cochez les lignes à détacher (ou Tout cocher)
2. Cliquez sur Détacher
3. Confirmez dans la fenêtre Détacher les prestations avec Oui, détacher

Après détachement, le questionnaire n'est plus proposé à l'envoi sur les dossiers de ces prestations. Les envois déjà réalisés restent visibles sur la page Questionnaires de chaque dossier concerné.

Questionnaire lié à une automatisation

Si le questionnaire est rattaché à une règle d'automatisation, un bandeau Questionnaire automatisé s'affiche : « Ce questionnaire est lié à une règle d'automatisation. Il sera envoyé automatiquement à tous les bénéficiaires, quelle que soit la prestation. » Le tableau Prestations liées ainsi que les boutons Lier par échéance, Lier par action et Détacher ne sont pas affichés.

Destinataire

Le questionnaire peut être envoyé à différents destinataires selon la configuration :

Type	Destinataire
Bénéficiaire	Email du bénéficiaire (par défaut)
Prescripteur	Email du prescripteur du dossier
Contact admin	Email du contact admin du dossier (ou du groupe)
Conseiller	Email du conseiller du dossier, ou des formateurs / animateurs depuis un groupe

Associer un modèle d'email au questionnaire

Pour que le questionnaire puisse être envoyé, il doit être lié à un modèle d'email contenant le lien vers le questionnaire.

Étape 1 — Créer le modèle d'email :

1. Menu Admin > Documents & messages > Messages
2. Créez ou modifiez un modèle d'email
3. Dans le Texte du message, insérez le marqueur {questionnaire.url} (obligatoire pour que le modèle apparaisse dans E-mail type)
4. Renseignez aussi le Sujet : vous pouvez y placer des marqueurs (prénom, prestation…), qui seront remplacés à l'envoi comme dans le corps
5. Enregistrez

Étape 2 — Lier le modèle au questionnaire :

1. Menu Admin > Questionnaires > ouvrez le questionnaire
2. Dans les Paramètres d'envoi, sélectionnez votre modèle dans le champ "E-mail type"
3. Enregistrez

Pourquoi mon modèle n'apparaît pas dans la liste ?

Seuls les modèles contenant le marqueur {questionnaire.url} apparaissent dans le champ "E-mail type" du questionnaire. Si votre modèle n'apparaît pas, vérifiez qu'il contient bien ce marqueur dans son contenu.

Modèles dédiés

Les modèles d'email contenant {questionnaire.url} sont exclusifs aux questionnaires : ils n'apparaissent pas dans la liste des modèles lors de l'envoi d'emails classiques (depuis un dossier ou une fiche personne). Cela évite toute confusion.

Configurer l'envoi automatique

Pour qu'un questionnaire soit envoyé automatiquement, créez une règle d'automatisation :

1. Menu Admin > Documents & messages > Automatisation
2. Créez une nouvelle règle
3. Définissez le déclencheur (ex: X jours après la fin du dossier)
4. Dans les Options, sélectionnez le questionnaire
5. Insérez le marqueur {questionnaire.url} dans le texte du message
6. Optionnel : définissez le nombre de relances (envoi automatique tous les 7 jours si non répondu)
7. Activez la règle

Déclencheurs courants pour les questionnaires

• 1 jour après la fin du dossier : questionnaire de satisfaction
• 7 jours après le démarrage : questionnaire d'accueil / premiers retours
• 1 jour après une action spécifique : évaluation après un atelier

→ Documentation complète des automatisations

Comprendre les messages sur la fiche dossier

Sur la fiche dossier > Questionnaires, chaque questionnaire affiche un message coloré :

Couleur	Message	Signification
🔵 Bleu	"Envoyer le questionnaire"	Prêt à être envoyé manuellement
🔵 Bleu	"Envoi automatisé"	Sera envoyé automatiquement à la date prévue (règle d'automatisation)
🔵 Bleu	"Relancer le questionnaire"	Déjà envoyé, relance possible
🟠 Orange	"La date n'est pas atteinte"	La date d'échéance n'est pas encore arrivée (bouton "Forcer l'envoi" disponible)
🔴 Rouge	"Envoi bloqué"	Questionnaire bloqué manuellement par un utilisateur
🔴 Rouge	"Email manquant"	Le bénéficiaire n'a pas d'adresse email renseignée
🔴 Rouge	"Problème de paramétrage"	Le modèle d'email du questionnaire n'est pas configuré
🟢 Vert	"Réponse reçue"	Le bénéficiaire a répondu

Un bénéficiaire avec plusieurs dossiers reçoit-il plusieurs envois ?

Oui. Les règles d'envoi automatique s'appliquent à l'échelle de chaque dossier et non du bénéficiaire :

• Si M. Dupont a 3 dossiers sur 3 prestations différentes et que le questionnaire « Satisfaction » est configuré en envoi automatique, téo enverra 3 mails, un par dossier, déclenchés à leurs dates respectives.
• Chaque envoi est tracé séparément dans l'historique du dossier concerné — ses réponses ne sont pas mutualisées.

À la différence de l'envoi manuel depuis la fiche dossier, qui propose un filtre par prestation, l'envoi automatique ne discrimine pas par prestation : si vous avez plusieurs prestations qui doivent envoyer le même questionnaire, paramétrez une règle par prestation (et désactivez le questionnaire sur les prestations qui ne doivent pas l'envoyer).

Éviter les doublons indésirables

Si vous voulez qu'un bénéficiaire ne reçoive le questionnaire qu'une seule fois (par exemple un baromètre annuel) :

1. Sur la page Description du questionnaire (Admin > Questionnaires > [Questionnaire]), ne liez le questionnaire qu'à une seule prestation via Lier par échéance ou Lier par action. Détachez les autres prestations avec Détacher si besoin.
2. Choisissez la prestation la plus fréquente ou la plus structurante (le bilan principal du parcours, par exemple).
3. Le questionnaire ne se déclenchera que sur les dossiers de cette prestation.

Questionnaire vs formulaire flo : lequel choisir ?

téo propose deux outils complémentaires pour collecter des informations auprès des bénéficiaires :

Critère	Questionnaire	Formulaire flo
Usage typique	Satisfaction, évaluation ponctuelle à envoyer par email	Saisie continue par le conseiller ou le bénéficiaire, fiche à compléter au fil du parcours
Accès une fois le dossier en « Abandonné »	❌ Non, le lien ne fonctionne plus	✅ Oui, reste accessible quel que soit l'état
Envoi par email	✅ Manuel ou automatique	Optionnel (le formulaire est aussi consultable depuis la fiche dossier)
Statistiques natives	✅ Synthèse + graphes par question	Via export Excel/Power BI (Power Query)
Export	CSV	CSV + Excel + connecteur Power Query (avec licence flo)
Cible recommandée	Le bénéficiaire	Le conseiller (pendant l'accompagnement) ou le bénéficiaire

Pour un suivi qui doit rester accessible toute la vie du dossier

Utilisez un formulaire flo plutôt qu'un questionnaire. Le formulaire reste consultable et modifiable même après abandon du dossier, alors qu'un questionnaire devient injoignable dès le passage en « Abandonné ».

Cas typiques : suivi RQTH, fiche d'inclusion publique cible, recueil d'objectifs en cours de parcours…

→ Documentation des formulaires flo

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Personnalisez l'email	Meilleur taux de réponse
Relancez après quelques jours	Si pas de réponse
Analysez les résultats	Pour améliorer vos prestations
Gardez les questionnaires courts	Pour maximiser les réponses

Côté bénéficiaire

Quand le bénéficiaire reçoit l'email :

1. Il clique sur le lien
2. Une page s'ouvre avec le questionnaire
3. Il répond aux questions
4. Si le questionnaire est découpé en plusieurs pages, il avance avec Suivant et peut revenir avec Précédent
5. Ses réponses sont enregistrées dans téo au fil de la saisie
6. Une fois le questionnaire terminé, il peut fermer la page

Pas de délai d'expiration

Les liens de questionnaire n'expirent pas. Le bénéficiaire peut répondre à tout moment, même plusieurs semaines après l'envoi. Le lien reste valide tant que le questionnaire n'a pas déjà été rempli (sauf si l'option "autoriser plusieurs réponses" est activée).

Si un bénéficiaire signale une erreur en ouvrant le lien, vérifiez que le dossier existe toujours et que le questionnaire n'a pas déjà été répondu.