Questionnaires 📋

Les questionnaires permettent de recueillir des informations auprès des bénéficiaires : satisfaction, évaluation, feedback...

Comment ça marche ?

L'email part tel quel : objet et texte viennent du modèle E-mail type lié au questionnaire. Il n'y a pas de formulaire pour les modifier au moment de l'envoi. Voir Associer un modèle d'email.

Envoyer un questionnaire

Depuis un dossier

1. Ouvrez le dossier.
2. Menu Questionnaires.
3. Cliquez sur Envoyer, Forcer l'envoi ou Relancer sur la carte concernée.

Chaque questionnaire apparaît sur une carte. Le rôle du destinataire s'affiche à côté de l'avatar : Bénéficiaire, Prescripteur, Référent externe ou Consultant. S'il manque, la carte indique Contact manquant.

Sur la carte	Signification
Date 1er envoi	Premier envoi enregistré
Date réponse	Une réponse a été enregistrée
Réponse en attente	Envoyé, pas encore de réponse
Dernière relance	Un rappel a déjà été envoyé
Bloqué par	Envoi bloqué ; bouton Débloquer

Autres boutons, selon l'état : Ouvrir (absent si le questionnaire est Anonyme), Relances.

Le bouton Relances (dès qu'un envoi a déjà eu lieu) ouvre Historique des relances : Premier envoi, puis chaque Relance, avec l'avatar de l'expéditeur. Une relance automatique affiche le badge Auto (info-bulle Envoi automatique).

S'il n'y a aucune carte, l'écran affiche Aucun questionnaire. Le message précise alors s'il n'existe aucun questionnaire dans téo, si la prestation du dossier n'est liée à aucun questionnaire, ou s'il faut d'abord choisir une prestation.

Depuis un groupe

1. Ouvrez le dossier groupe.
2. Menu Questionnaires.
3. Cochez les destinataires à contacter.
4. Cliquez sur Envoyer, Forcer l'envoi ou Relancer.

Si aucun contact n'est coché, le message « Veuillez cocher au moins un contact » s'affiche. Si le groupe n'a aucun participant : « Le groupe n'a aucun membre. Aucun questionnaire ne peut donc être affiché. »

L'onglet liste les questionnaires actifs, pas seulement ceux liés à la prestation du groupe. Selon le Destinataire du questionnaire :

Destinataire	Ce qui s'affiche
Bénéficiaire	Une ligne par participant
Prescripteur	Le prescripteur du groupe, et éventuellement ceux des dossiers individuels
Référent externe	Le référent externe du groupe, et éventuellement ceux des dossiers individuels
Consultant	Les formateurs / animateurs du groupe

Quand une réponse est enregistrée, le badge Reçu apparaît. Une enveloppe rouge E-mail manquant signale un contact sans adresse. Ouvrir consulte le questionnaire (absent si Anonyme).

États indépendants dossier et groupe

L'état d'un questionnaire est suivi séparément pour un dossier individuel et pour un groupe.

• Une réponse reçue pour le prescripteur ou le référent externe du groupe n'indique pas que le même questionnaire est répondu sur les dossiers individuels.
• À l'inverse, une réponse sur un dossier participant n'apparaît pas comme Reçu sur la ligne du groupe.
• Deux groupes distincts ont chacun leur propre suivi, même pour le même questionnaire.

La date d'échéance de la liste Questionnaires à envoyer s'applique aux dossiers individuels. Pour un envoi au niveau du groupe (prescripteur ou référent externe du groupe), cette échéance ne s'applique pas : l'écran propose Forcer l'envoi dès que le contact et le modèle d'email sont prêts. Pour un questionnaire Consultant (formateurs du groupe), Envoyer apparaît tant qu'aucun envoi n'a été fait.

Depuis Production > Suivi > Questionnaires

Production > Suivi > Questionnaires ouvre Questionnaires à envoyer. Le bouton Questionnaires à relancer bascule vers la liste de relance.

Cochez les dossiers, puis Envoyer par e-mail. Retirer de la liste retire les dossiers cochés et bloque le questionnaire sur chacun d'eux.

Les questionnaires liés à une règle d'automatisation n'apparaissent pas dans ces listes. Les filtres (questionnaire, centre, prestation, consultant) portent sur cette page, pas sur l'onglet du dossier.

Répondre à un questionnaire

Le destinataire clique sur le lien de l'email. La page affiche le Nom du questionnaire et, le cas échéant, la Bannière.

Les réponses sont enregistrées au fil de la saisie : cocher une option, choisir un critère ou quitter un champ libre suffit. Il n'y a ni bouton Enregistrer ni Terminer. Pour finir, fermez l'onglet.

Type de question	Comment répondre
Choix unique	Cliquez sur une seule réponse. La ligne sélectionnée est mise en évidence.
Choix multiple	Cochez une ou plusieurs réponses. Chaque ligne cochée est mise en évidence.
Saisie libre	Saisissez le texte ou le nombre (placeholder Ecrivez votre réponse). Un Paragraphe s'agrandit avec le contenu.
Critères	Chaque ligne est un élément à évaluer. Cliquez le critère (affiché en ligne) ; un seul par ligne.
Section	Texte d'introduction, de transition ou de conclusion. Pas de réponse.

Précédent et Suivant n'apparaissent que si Afficher les questions l'une après l'autre est coché, et seulement sur le lien d'un dossier (email) ou dans Tester. Le lien d'un groupe et le volet Ouvrir depuis le dossier affichent toutes les questions sur la même page.

Si une Date réponse existe déjà et que Retour autorisé est décoché, le destinataire voit Ouverture impossible : Vous avez déjà répondu à ce questionnaire. Un consultant connecté n'est pas bloqué par ce bandeau.

Le lien ne caduque pas. L'état du dossier n'est pas contrôlé à l'ouverture. Si le dossier ou le contact n'existe plus : Ouverture impossible (Dossier inconnu ou Contact inconnu).

Depuis le dossier

Ouvrir (absent si Anonyme) ouvre le questionnaire dans un volet, avec Imprimer.

Option	Dans le volet
Remplissage possible depuis le dossier coché	La saisie est active, enregistrée au fil de l'eau.
Décoché	Bandeau Questionnaire protégé : Vous n'avez pas les droits pour modifier ce questionnaire. Les champs sont en lecture seule.

Tester (onglet Liste des questions) ouvre le même aperçu. Les champs n'y sont remplissables que si Remplissage possible depuis le dossier est coché.

Envoi automatique vs envoi manuel

Les questionnaires fonctionnent selon deux modes :

Envoi automatique (via les automatisations)

Si une règle d'automatisation est configurée pour un questionnaire (ex: "envoyer 7 jours après la fin du dossier"), l'envoi est géré automatiquement par téo. Ces questionnaires :

• N'apparaissent pas dans la liste "Questionnaires à envoyer"
• Sont envoyés à la date prévue par le système d'automatisation
• Affichent un message bleu sur la fiche dossier : "Ce questionnaire sera envoyé automatiquement lorsque la date d'envoi sera atteinte"

Envoi manuel (liste "à envoyer")

Les questionnaires sans règle d'automatisation apparaissent dans la liste "Questionnaires à envoyer" quand leur date d'échéance est atteinte. Vous les envoyez manuellement depuis cette liste.

La date d'échéance est calculée à partir du paramétrage de la liaison questionnaire–prestation :

Paramètre	Signification	Exemple
X jours avant le début du dossier	Le questionnaire est disponible X jours avant la date de début	7 jours avant → questionnaire disponible 1 semaine avant le démarrage
X jours après le début	Disponible X jours après le démarrage	0 jours après → disponible dès le démarrage
X jours avant la fin	Disponible X jours avant la date de fin (dossier en cours minimum)	7 jours avant → questionnaire disponible 1 semaine avant la fin prévue
X jours après la fin	Disponible X jours après la fin (dossier terminé minimum)	1 jour après → questionnaire de satisfaction le lendemain de la fin
Après une action	Disponible quand une action spécifique du déroulé est validée	Après "Bilan final" → questionnaire dès que le bilan est fait

Si la date d'échéance n'est pas encore atteinte, un message orange s'affiche sur la fiche dossier : "La date d'envoi du questionnaire n'est pas atteinte".

Forcer l'envoi

Dans les deux cas (automatique ou manuel), vous pouvez forcer l'envoi avant la date prévue depuis la fiche dossier > Questionnaires > bouton "Forcer l'envoi".

Pourquoi un questionnaire n'apparaît pas dans "à envoyer" ?

Plusieurs causes possibles :

• Le questionnaire est configuré avec une règle d'automatisation : il ne figurera jamais dans la liste d'envoi manuel. Vérifiez le paramétrage dans Admin > Documents & messages > Automatisation.
• La prestation du dossier n'est pas liée au questionnaire : le message « Les questionnaires s'affichent en fonction de la prestation du dossier » s'affiche sur la fiche lorsqu'aucun questionnaire n'est proposé. Liez la prestation depuis la page Description du questionnaire (voir Associer aux prestations).

Suivre les envois

Voir les questionnaires envoyés

1. Menu dossier > Questionnaires
2. Liste des questionnaires pour ce dossier

Cette page affiche à la fois :

• les questionnaires liés à la prestation du dossier (proposés à l'envoi selon leur échéance) ;
• les questionnaires déjà envoyés pour ce dossier, même s'ils ne sont plus (ou pas) liés à la prestation — par exemple après un Détacher, un changement de prestation du dossier, ou un envoi via une règle d'automatisation.

Vous pouvez ainsi consulter l'historique, relancer ou ouvrir les réponses sans dépendre de la liaison prestation actuelle. Les libellés de la carte sont décrits dans Depuis un dossier. Sur un groupe, une réponse s'affiche avec le badge Reçu.

Consulter les réponses

Menu Questionnaires du dossier ou du groupe, puis Ouvrir. Les réponses déjà saisies sont affichées. Imprimer est dans le volet, pas sur la liste de cartes.

Si le questionnaire est Anonyme, Ouvrir n'apparaît pas. Lecture seule ou saisie : voir Répondre à un questionnaire.

Relancer un questionnaire

Si le destinataire n'a pas répondu :

1. Repérez le libellé Réponse en attente (ou Dernière relance)
2. Cliquez sur Relancer
3. Un nouvel email est envoyé avec le lien

Le bouton « Relancer » n'apparaît pas ?

Le bouton Relancer est disponible quand toutes ces conditions sont remplies :

• Le questionnaire a déjà été envoyé (sinon c'est Envoyer qui s'affiche).
• Le destinataire a une adresse email renseignée.
• Le questionnaire n'est pas bloqué.
• Le questionnaire est lié à un modèle d'email (sinon aucun bouton d'envoi n'apparaît, voir Associer un modèle d'email).
• Aucune réponse n'a été enregistrée — pas même un démarrage de saisie. Si le bénéficiaire (ou un consultant par erreur) a coché ne serait-ce qu'une case, le questionnaire est considéré comme « en cours de remplissage » et le bouton Relancer n'apparaît plus.

Dans ce dernier cas, voir Corriger une réponse saisie par erreur plus bas pour repartir d'une saisie propre.

Liste "Questionnaires à relancer"

La liste des questionnaires à relancer (accessible depuis le même écran que "à envoyer") affiche les questionnaires :

• Envoyés il y a plus de 10 jours
• Dont le premier envoi date de moins de 40 jours
• Sans réponse du bénéficiaire
• Qui ne sont pas bloqués

Relances automatiques

Si une règle d'automatisation est configurée avec un nombre de relances, téo renvoie automatiquement le questionnaire tous les 7 jours tant que le bénéficiaire n'a pas répondu, que le questionnaire n'est pas bloqué et que le nombre maximum de relances n'est pas atteint.

Le compteur fonctionne ainsi :

• Nombre de relances = 1 → 1 relance est envoyée 7 jours après le 1er envoi (si toujours sans réponse)
• Nombre de relances = 3 → jusqu'à 3 relances espacées de 7 jours (J+7, J+14, J+21)

Le compteur n'inclut pas l'envoi initial : si vous voulez 3 piqûres de rappel après l'envoi initial, réglez « Nombre de relances = 3 ».

L'horizon de relance est calculé à partir du premier envoi : les relances s'arrêtent automatiquement au-delà de (nombre de relances × 7 jours) après le premier envoi, même si le compteur n'est pas atteint, afin de ne pas spammer indéfiniment des questionnaires anciens.

Modifier un questionnaire déjà envoyé

Dès qu'un questionnaire a été envoyé (ou rempli) au moins une fois, l'onglet Liste des questions affiche le bandeau Questionnaire envoyé : la structure et les questions existantes sont figées. Vous ne pouvez plus ajouter, modifier, supprimer ni réordonner les questions qui collectent une réponse (Choix unique, Choix multiple, Saisie libre, Critères). Une question figée porte le cadenas Questionnaire envoyé : question figée.

Exception : les sections de texte

Les sections (introduction, transition, conclusion) restent modifiables : elles n'enregistrent pas de réponse. Vous pouvez aussi les ajouter ou les supprimer — par exemple un message de remerciement en fin de questionnaire, une consigne actualisée, ou retirer un texte introductif devenu obsolète.

Ajouter une section après le premier envoi :

1. Administration > Production > Questionnaires > ouvrez le questionnaire
2. Onglet Liste des questions, bouton Ajouter une question
3. La fenêtre s'intitule Ajouter une section : seul le type Section est proposé
4. Saisissez le texte dans Question, puis Enregistrer

Pour reprendre toute la trame dans un questionnaire encore modifiable, Dupliquer sur la fiche Description. Ce bouton n'apparaît pas si le questionnaire est Questionnaire bloqué.

Questionnaire bloqué

Un cadenas Contient des questions bloquées dans la liste Questionnaires, ou le bandeau Questionnaire bloqué sur la fiche, signale des questions issues d'un référentiel commun (par exemple FEDECIBC).

Ces questions protégées (cadenas Question bloquée) ne peuvent ni être modifiées, ni déplacées, ni supprimées. Le questionnaire lui-même ne peut ni être supprimé ni dupliqué. Vous pouvez en revanche ajouter et gérer vos propres questions complémentaires.

Ce verrou n'est pas le Débloquer de la fiche dossier, qui met seulement de côté un envoi. Voir Bloquer / Débloquer.

Bloquer / Débloquer un questionnaire

Il s'agit de mettre de côté un envoi sur un dossier, pas du bandeau Questionnaire bloqué d'un référentiel (voir Modifier un questionnaire déjà envoyé).

Un questionnaire bloqué sur un dossier n'apparaît plus dans les listes "Questionnaires à envoyer" et "Questionnaires à relancer", et il n'est ni envoyé ni relancé automatiquement. Le blocage résulte toujours d'une action utilisateur.

Le blocage conserve l'historique d'envoi du questionnaire : date du premier envoi, date du dernier envoi, nombre de relances déjà effectuées et réponse éventuelle restent intacts. Débloquer le questionnaire le replace donc exactement dans l'état où il se trouvait avant le blocage.

Causes de blocage

Action	Où ?	Description
Retirer de la liste	Production > Suivi > Questionnaires	Retire le dossier de la liste et bloque le questionnaire
Débloquer	Carte du dossier, menu Questionnaires	Annule le blocage

Attention au bouton Retirer de la liste

Retirer de la liste ne fait pas que cacher le dossier : il bloque aussi le questionnaire. C'est la cause la plus fréquente de blocage involontaire.

Qui a bloqué ?

Quand un questionnaire est bloqué, la carte affiche Bloqué par et l'avatar de la personne. Cliquez sur Débloquer.

Débloquer un questionnaire

1. Ouvrez le dossier concerné
2. Menu > Questionnaires
3. Repérez le questionnaire bloqué
4. Cliquez sur Débloquer

Le questionnaire retrouve l'état qui était le sien avant le blocage :

• S'il n'avait jamais été envoyé, il réapparaît dans la liste "Questionnaires à envoyer" dès que sa date d'échéance est atteinte.
• S'il avait déjà été envoyé, son historique (date d'envoi, nombre de relances, réponse éventuelle) est conservé : il redevient relançable et réapparaît dans la liste "Questionnaires à relancer" si les conditions de relance sont réunies.

Anti-doublons

Si un bénéficiaire a déjà répondu à un questionnaire, les actions d'envoi/relance sont désactivées et la date de réponse s'affiche. Cela évite les envois en double.

Corriger une réponse saisie par erreur

téo ne propose pas de bouton « Réinitialiser un questionnaire » pour effacer les réponses déjà collectées : les réponses sont considérées comme des données historisées, modifier le passé créerait une perte de fiabilité statistique.

Si un consultant a coché une case par erreur lors de la consultation d'un questionnaire (et que celui-ci passe alors à l'état « complété ») :

1. Cliquez sur Ouvrir, puis Imprimer, pour obtenir le questionnaire (idéalement avant toute saisie).
2. Envoyez le PDF par email au bénéficiaire pour qu'il le retourne complété.
3. Le consultant ressaisit les bonnes réponses dans téo — la nouvelle saisie remplace la précédente.

Empêcher ce type d'incident à l'avenir

Décochez Remplissage possible depuis le dossier. Voir Depuis le dossier.

Activer, désactiver, archiver

Sur Administration > Production > Questionnaires, un questionnaire porte l'un des tags Actif, Inactif ou Archivé.

Tag	Liste Admin	Envoi	Bouton
Actif	Liste par défaut	Proposé à l'envoi	Désactiver ou Archiver
Inactif	Liste par défaut (tag Inactif)	Plus proposé pour un nouvel envoi	Activer (fenêtre Activer le questionnaire ? / Oui, activer)
Archivé	Questionnaires archivés	Plus proposé, sauf s'il a déjà été envoyé sur le dossier	Désarchiver

La liste par défaut s'appelle Questionnaires non archivés quand on vient des archivés. Les réponses déjà reçues sont conservées.

Voir les statistiques

Pour analyser les réponses de plusieurs bénéficiaires :

1. Production > Suivi > Stats questionnaires
2. Sélectionnez le Questionnaire (en-tête)
3. Les réponses s'agrègent en tableaux par question. Pour une question à Choix unique, Choix multiple ou Critères, l'icône Graphiques (camembert) ouvre le camembert dans une fenêtre.

Sans questionnaire : Aucun questionnaire. S'il n'y en a aucun dans téo : Votre téo ne contient aucun questionnaire. Cliquez ci-dessous pour en créer un. avec Créer un questionnaire, ou Votre téo ne contient aucun questionnaire. Contactez votre téo master qui vous fera un plaisir d'en créer un. Si les filtres ne correspondent à rien : Si votre recherche n'a pas aboutie, modifiez les critères et réessayez.

Les couleurs des graphiques ne se paramètrent pas dans téo.

Dans la fenêtre du graphique, cliquez l'icône de téléchargement (infobulle Exporter l’image). Le fichier PNG s'enregistre sous graphique-teo.png.

Le bandeau rappelle : Dossiers concernés, Envoyés, Reçus, Saisie directe et Total réponses. Le badge Anonyme apparaît si le questionnaire est paramétré comme tel.

Filtres disponibles

Filtre	Ce qu'il filtre
Questionnaire	Questionnaire à analyser (en-tête)
Période	La date de fin du dossier (pas la date d'envoi du questionnaire)
Prestation	Prestation du dossier
Tarification	Tarification du dossier
Centre	Centre du dossier
Consultant	Consultant du dossier

Le filtre date porte sur la fin du dossier

Le filtre Période dans les statistiques questionnaires filtre sur la date de fin du dossier, pas sur la date d'envoi du questionnaire. Si vous cherchez les questionnaires envoyés en janvier, mais que les dossiers concernés se terminent en décembre ou en avril, ils n'apparaîtront pas dans une période "janvier".

Pour voir tous les questionnaires envoyés récemment, élargissez la période de dates ou supprimez le filtre de période.

Périmètre des statistiques

Le périmètre — c'est-à-dire la liste des dossiers concernés — est commun à toutes les sections de l'écran (réponses à choix, totaux et moyennes des questions numériques, liste détaillée des réponses en saisie libre). Il regroupe les dossiers qui remplissent toutes ces conditions :

• Le dossier appartient à une prestation liée au questionnaire.
• Le dossier n'est ni annulé, ni abandonné.
• La date de début du dossier se situe dans la fenêtre de validité du questionnaire (champs Date début et Date fin du questionnaire, si renseignés).
• Le dossier respecte les filtres sélectionnés en haut de page (Période, Prestation, Tarification, Centre, Consultant).

Une question peut donc afficher 0 réponse alors que des bénéficiaires y ont répondu : leurs dossiers sont simplement hors périmètre (prestation non rattachée, dossier abandonné, hors plage de dates…).

Lecture par type de question

Type de question	Représentation dans les stats
Choix unique / Choix multiple	Tableau réponse par réponse avec le nombre d'occurrences ; icône Graphiques pour le camembert
Critères	Grille croisant les réponses (lignes) et les critères (colonnes) ; icône Graphiques par ligne pour le camembert
Saisie libre — Nombre entier / Nombre décimal	Deux lignes : Total des réponses et Moyenne des réponses
Saisie libre — Texte court / Paragraphe	Pas de calcul agrégé : les réponses détaillées apparaissent dans le tableur Réponses libres (voir ci-dessous)
Section	Aucune statistique (pas de réponse à collecter)

Sur les questionnaires non anonymes, le nombre affiché dans chaque case est cliquable : un pop-up détaille les bénéficiaires concernés.

Exporter les réponses

Tableur est toujours proposé. Dossiers apparaît dès qu'un questionnaire est chargé. Réponses libres n'apparaît que s'il y a des questions en saisie libre. Chaque export télécharge un fichier Excel (.xlsx) avec les filtres de la page. Pour l'image du graphique, voir Voir les statistiques.

Bouton	Contenu du tableur
Tableur	Synthèse question par question (effectifs, totaux, moyennes)
Dossiers	Liste des dossiers concernés : Numéro, Bénéficiaire, Consultant, Prestation, Date début, Date fin, Envoyé le, Reçu le et Saisie directe le (Numéro et Bénéficiaire absents sur un questionnaire anonyme)
Réponses libres	Une feuille par question en saisie libre texte, avec le détail des réponses

Le tableur Réponses libres comporte les colonnes Dossier, Bénéficiaire (nom + prénom dans une seule cellule, libellé selon le terme paramétré sur votre instance — Bénéficiaire, Salarié, Candidat…) et Réponse. Les deux premières colonnes sont masquées sur les questionnaires anonymes.

Questionnaires anonymes

Sur un questionnaire anonyme :

• Les colonnes nominatives (Dossier / Numéro et Bénéficiaire) sont retirées du tableur Réponses libres ainsi que de l'export Dossiers.
• Les chiffres affichés à l'écran (effectifs, totaux, moyennes) ne sont plus cliquables : aucun pop-up nominal n'est proposé.

L'anonymat est appliqué à toutes les visualisations, y compris les totaux et moyennes des questions numériques.

Types de questions

Les questionnaires peuvent contenir différents types de questions, sélectionnés à la création de chaque question depuis Administration > Production > Questionnaires > [Questionnaire] > Liste des questions > Ajouter une question :

Type	Description	Exemple
Section	Bloc de texte (introduction, transition, conclusion). Ne collecte pas de réponse	"Première partie : votre parcours"
Choix unique	Le bénéficiaire choisit une seule réponse parmi une liste	"Êtes-vous satisfait ? Oui / Non"
Choix multiple	Le bénéficiaire peut cocher plusieurs réponses	"Quels domaines vous intéressent ?"
Saisie libre	Champ de saisie libre — 4 formats au choix (voir ci-dessous)	"Vos commentaires ?"
Critères	Grille qui croise plusieurs réponses (lignes) avec plusieurs critères (colonnes)	"Évaluez chaque compétence selon : acquis / à renforcer / non acquis"

Formats de la Saisie libre

Format	Saisie	Statistiques
Texte court	Une ligne	Détail des réponses dans le tableur Réponses libres
Paragraphe	Plusieurs lignes	Détail des réponses dans le tableur Réponses libres
Nombre entier	Champ numérique entier	Total et moyenne dans l'écran de statistiques
Nombre décimal	Champ numérique à virgule	Total et moyenne dans l'écran de statistiques

Statistiques sur les saisies libres

Seules les saisies libres au format Nombre entier et Nombre décimal produisent un total et une moyenne dans l'écran de statistiques. Les saisies en Texte court et Paragraphe sont restituées telles quelles dans le tableur Réponses libres.

Configuration (Admin)

Créer un questionnaire

1. Menu Administration > Production > Questionnaires
2. Cliquez sur Nouveau questionnaire
3. Renseignez le Nom (placeholder Saisir le nom du questionnaire) dans le bloc Questionnaire
4. Cliquez sur Enregistrer : les onglets Description et Liste des questions deviennent disponibles

Pour partir d'un questionnaire existant, Dupliquer sur sa fiche Description. Le bouton est masqué si le questionnaire est Questionnaire bloqué.

Sur Description, trois blocs : Questionnaire (Nom, Anonyme, Remplissage possible depuis le dossier, Date début, Date fin), Paramètres d'envoi (E-mail type, Destinataire, Notifications) et Mise en forme. Le tableau Prestations liées est sous ces blocs.

Ajouter une question

1. Onglet Liste des questions
2. Bouton Ajouter une question (fenêtre Ajouter une question)
3. Saisissez le texte dans Question (placeholder Saisir la question)
4. Choisissez le Type de réponse : Section, Choix multiple, Choix unique, Saisie libre ou Critères
5. Renseignez les réponses ou le format selon le type :
   • Choix multiple et Choix unique : saisissez chaque Réponse puis Ajouter. Les Réponses déjà saisies s'affichent en dessous : cliquez une ligne pour la modifier (Modifier), Supprimer pour la retirer (confirmation Supprimer la réponse / Oui, supprimer)
   • Saisie libre : choisissez le Format de la saisie (Texte court, Paragraphe, Nombre entier ou Nombre décimal)
   • Critères : saisissez les Critères dans l'ordre, séparés par un point-virgule (exemple : 1;2;3;4;5). Le caractère + n'est pas autorisé. Ajoutez ensuite chaque ligne à évaluer comme une Réponse
   • Section : saisissez uniquement le texte affiché au répondant
6. Enregistrer

Pour modifier une question existante, cliquez sa ligne : la fenêtre Modifier la question s'ouvre. Supprimer (confirmation Supprimer la question / Oui, supprimer) n'est proposé que si la question n'est pas figée.

Rendre une question obligatoire

téo ne propose pas de case « Question obligatoire » qui bloquerait le passage à la suite. Pour inciter à répondre :

1. Cochez Afficher les questions l'une après l'autre (voir Mise en forme) : le destinataire clique Suivant pour avancer — sur le lien d'un dossier uniquement.
2. Écrivez dans la Question que la réponse est requise.

Les réponses déjà saisies sont enregistrées : le destinataire ferme l'onglet. Il n'y a pas de bouton Terminer.

Aller à la ligne dans une question

Pour ajouter un saut de ligne dans une Question longue, utilisez la balise HTML <br> à l'endroit voulu.

Exemple — saisir dans le champ Question (placeholder Saisir la question) :

Indiquez vos objectifs principaux.<br><br>Vous pouvez en lister plusieurs si nécessaire.

Le destinataire verra :

Indiquez vos objectifs principaux.

Vous pouvez en lister plusieurs si nécessaire.

Deux <br><br> à la suite créent une ligne vide entre deux paragraphes.

Si Uniformiser l'affichage des questions est coché, ces balises sont ignorées : le titre s'affiche en texte brut.

Ordonner les questions

Sur Liste des questions, les flèches haut et bas déplacent une question d'un cran. Elles n'apparaissent pas sur une question bloquée (cadenas Question bloquée) ni sur une question figée (Questionnaire envoyé : question figée), et elles ne permettent pas de sauter une question bloquée.

Tester ouvre l'aperçu (voir Répondre à un questionnaire).

Associer aux prestations

Sur la page Description d'un questionnaire (Admin > Production > Questionnaires > [Questionnaire]), le tableau Prestations liées liste les prestations rattachées avec leur Règle d'envoi.

Les questionnaires proposés à l'envoi sur un dossier sont ceux liés à la prestation du dossier. Sans prestation liée et sans envoi déjà réalisé pour ce dossier, le message « Les questionnaires s'affichent en fonction de la prestation du dossier » apparaît sur la fiche.

Si un questionnaire a déjà été envoyé pour le dossier, il reste listé dans Menu > Questionnaires, même sans liaison à la prestation actuelle. Les statistiques (Production > Suivi > Stats questionnaires) restent, elles, limitées aux dossiers dont la prestation est liée au questionnaire.

Lier par échéance

1. Cliquez sur Lier par échéance
2. Dans la fenêtre Lier des prestations, renseignez Nombre de jours et Échéance (Avant le début du dossier, Après le début du dossier, Avant la fin du dossier ou Après la fin du dossier) — les deux champs sont obligatoires
3. Cochez les prestations concernées
4. Enregistrer

Les prestations déjà liées apparaissent en tête, interrupteurs allumés. Viennent ensuite Prestations sans gamme, puis chaque Gamme. Ces blocs sont repliés : cliquez la flèche pour les déplier. Si les prestations déjà liées n'ont pas les mêmes critères, le bandeau Paramètres distincts prévient que la modification s'appliquera à toutes. Sans Nombre de jours et Échéance, Enregistrement impossible.

Une prestation est manquante dans la liste ?

Dépliez sa Gamme. Sans gamme renseignée, elle est dans Prestations sans gamme.

Pour assigner une gamme : Admin > Production > Prestations > [Prestation], champ Gamme.

Lier par action

1. Cliquez sur Lier par action
2. Choisissez l'Action du déroulé
3. Enregistrer

téo lie toutes les prestations dont le parcours contient cette action (celles déjà liées sont ignorées). La règle d'envoi affichée est de la forme Validation de l'action ….

Modifier une liaison

Cliquez sur une ligne du tableau Prestations liées — pas pour en ajouter d'autres :

• Liaison par échéance : fenêtre Lier des prestations. Vous changez Nombre de jours et Échéance. L'interrupteur de la prestation est figé. Lier par action bascule vers une règle par action.
• Liaison par action : fenêtre Lier par action. Vous changez l'Action. Lier par échéance revient à une règle par dates.

Pour rattacher d'autres prestations, utilisez Lier par échéance ou Lier par action depuis la page Description.

Détacher des prestations

1. Cochez les lignes à détacher (ou Tout cocher)
2. Cliquez sur Détacher
3. Confirmez dans la fenêtre Détacher les prestations avec Oui, détacher

Après détachement, le questionnaire n'est plus proposé à l'envoi sur les dossiers de ces prestations. Les envois déjà réalisés restent visibles sur la page Questionnaires de chaque dossier concerné.

Questionnaire lié à une automatisation

Si le questionnaire est rattaché à une règle d'automatisation, un bandeau Questionnaire automatisé s'affiche : « Ce questionnaire est lié à une règle d'automatisation. Il sera envoyé automatiquement à tous les bénéficiaires, quelle que soit la prestation. » Le tableau Prestations liées ainsi que les boutons Lier par échéance, Lier par action et Détacher ne sont pas affichés.

Destinataire

Le questionnaire peut être envoyé à différents destinataires selon la configuration :

Type	Destinataire
Bénéficiaire	Email du bénéficiaire (par défaut)
Prescripteur	Email du prescripteur du dossier
Référent externe	Email du référent externe du dossier (ou du groupe)
Consultant	Email du consultant du dossier, ou des formateurs / animateurs depuis un groupe
Aucun	Pas d'envoi par email (questionnaire à remplir autrement)

La personne Référent externe se renseigne dans le bloc Contacts de la fiche dossier ou du groupe. C'est le même champ pour les questionnaires, les modèles de messages et les contacts proposés à l'envoi d'un email.

Notifications

Dans Paramètres d'envoi, Notifications choisit qui reçoit un e-mail lorsque le destinataire a répondu.

Choix	Qui est prévenu
Consultant	E-mail du consultant du dossier (ou du groupe)
Gestionnaire	E-mail du gestionnaire
Autre	L'adresse saisie dans le champ e-mail
Aucun	Pas de notification

Pour une adresse générique, choisissez Autre puis saisissez-la dans e-mail.

Associer un modèle d'email au questionnaire

Pour que le questionnaire puisse être envoyé, il doit être lié à un modèle d'email contenant le lien vers le questionnaire.

Étape 1 — Créer le modèle d'email :

1. Menu Admin > Documents & messages > Messages
2. Créez ou modifiez un modèle d'email
3. Dans le Texte du message, insérez le marqueur {questionnaire.url} (obligatoire pour que le modèle apparaisse dans E-mail type)
4. Renseignez aussi le Sujet : vous pouvez y placer des marqueurs (prénom, prestation…), qui seront remplacés à l'envoi comme dans le corps
5. Enregistrez

Étape 2 — Lier le modèle au questionnaire :

1. Menu Admin > Production > Questionnaires > ouvrez le questionnaire
2. Dans les Paramètres d'envoi, sélectionnez votre modèle dans le champ E-mail type (placeholder Choisir un modèle). L'aide sous le champ indique : « L'e-mail type n'est utilisé que pour l'envoi manuel ».
3. Enregistrez

Pourquoi mon modèle n'apparaît pas dans la liste ?

Seuls les modèles contenant le marqueur {questionnaire.url} apparaissent dans le champ "E-mail type" du questionnaire. Si votre modèle n'apparaît pas, vérifiez qu'il contient bien ce marqueur dans son contenu.

Modèles dédiés

Les modèles d'email contenant {questionnaire.url} sont exclusifs aux questionnaires : ils n'apparaissent pas dans la liste des modèles lors de l'envoi d'emails classiques (depuis un dossier ou une fiche personne). Cela évite toute confusion.

Configurer l'envoi automatique

Pour qu'un questionnaire soit envoyé automatiquement, créez une règle d'automatisation :

1. Menu Admin > Documents & messages > Automatisation
2. Cliquez sur Nouvelle règle
3. Choisissez le Déclenchement (ex. Date de fin du dossier, délai 1, moment Après)
4. Dans les Options, sélectionnez le Questionnaire
5. Copier le marqueur questionnaire ({questionnaire.url}) et collez-le dans le Texte
6. Optionnel : Nombre de relances (tous les 7 jours)
7. Cliquez sur le badge Désactivée pour passer en Activée

Déclenchements courants pour les questionnaires

• Date de fin du dossier, 1 jour Après : satisfaction
• Date de début du dossier, 7 jours Après : premiers retours
• Date de la séance d'activité en face-à-face, 1 jour Après : satisfaction après un rendez-vous
• Date de la séance associée à une action : évaluation après un type d'entretien

→ Documentation complète des automatisations

Mise en forme

Bloc Mise en forme de la page Description.

Option	Effet pour le répondant
Afficher les questions l'une après l'autre	Une question à la fois, boutons Précédent et Suivant, sur le lien d'un dossier et dans Tester. Sans effet sur le lien d'un groupe ni dans le volet Ouvrir. Décochez pour tout afficher sur la même page.
Uniformiser l'affichage des questions	Les titres s'affichent en texte brut, sans mise en forme HTML.
Retour autorisé	Le lien reste utilisable après une première réponse. Sinon le destinataire voit Ouverture impossible : Vous avez déjà répondu à ce questionnaire.

Bannière : image affichée en haut de la page du répondant. Cliquez ouvrir le centre d'images, ou saisissez le Chemin d'accès à l'image si le fichier est hors téo.

Comprendre les messages sur la fiche dossier

Sur la fiche dossier > Questionnaires, un bandeau coloré s'affiche selon l'état (sauf quand la carte est prête à Envoyer, ou qu'une Date réponse est déjà indiquée) :

Couleur	Message	Signification
🔵 Bleu	Envoi automatisé	Sera envoyé à la date prévue (règle d'automatisation) ; Forcer l'envoi si un modèle d'email est lié
🔵 Bleu	Relancer le questionnaire / Questionnaire envoyé	Déjà envoyé, relance possible
🔵 Bleu	Relances automatiques	Relances prévues par la règle ; relance manuelle possible
🟠 Orange	La date n'est pas atteinte	Échéance pas encore arrivée ; Forcer l'envoi disponible
🔴 Rouge	Envoi bloqué	Bloqué ; Bloqué par + Débloquer
🔴 Rouge	Email manquant	« Le … ne possède pas d'email »
🔴 Rouge	Tél mobile manquant	Règle d'envoi par SMS, sans numéro
🔴 Rouge	Problème de paramétrage	Pas de modèle d'email et pas de règle automatique
🔴 Rouge	Le … n'est pas renseigné	Contact du destinataire absent sur le dossier

Un bénéficiaire avec plusieurs dossiers reçoit-il plusieurs envois ?

Oui. Les règles d'envoi automatique s'appliquent à l'échelle de chaque dossier et non du bénéficiaire :

• Si une personne a 3 dossiers sur 3 prestations différentes et que le même questionnaire est en envoi automatique, téo envoie 3 mails, un par dossier, à leurs dates respectives.
• Chaque envoi est tracé dans l'historique du dossier concerné — les réponses ne sont pas mutualisées.

L'onglet Questionnaires d'un dossier n'a pas de filtre par prestation. Pour filtrer (prestation, centre, consultant), passez par Production > Suivi > Questionnaires. Une règle d'automatisation n'applique pas non plus ce filtre : si plusieurs prestations doivent envoyer le même questionnaire, liez-le seulement aux prestations concernées (voir Associer aux prestations).

Éviter les doublons indésirables

Si vous voulez qu'un bénéficiaire ne reçoive le questionnaire qu'une seule fois (par exemple un baromètre annuel) :

1. Sur la page Description du questionnaire (Admin > Production > Questionnaires > [Questionnaire]), ne liez le questionnaire qu'à une seule prestation via Lier par échéance ou Lier par action. Détachez les autres prestations avec Détacher si besoin.
2. Choisissez la prestation la plus fréquente ou la plus structurante (le bilan principal du parcours, par exemple).
3. Le questionnaire ne se déclenchera que sur les dossiers de cette prestation.

Questionnaire ou activité flo ?

Pour un formulaire d'accompagnement à remplir depuis le dossier, voir Activité flo. Le lien d'un questionnaire n'est pas coupé par l'état du dossier : voir Répondre à un questionnaire.