Rechercher un dossier 🔍
téo propose plusieurs moyens de retrouver un dossier : recherche rapide, filtres avancés, et vues de suivi.
Affichage par défaut
Lorsque vous accédez à la liste des dossiers, téo affiche par défaut uniquement :
- Les dossiers liés à vous (en tant que conseiller référent ou gestionnaire)
- Avec l'état Prévisionnel ou En cours
Le bouton Réinitialiser les critères efface uniquement les filtres que vous avez personnalisés. Il ne masque pas l'affichage par défaut, qui reste appliqué (dossiers prévisionnels + en cours, restreints à votre périmètre utilisateur).
C'est volontaire : tous les écrans du nouveau téo affichent immédiatement des données pour offrir une visibilité instantanée sur votre activité, plutôt qu'un tableau vide qui obligerait à toujours saisir des filtres avant de voir quoi que ce soit.
Pour afficher davantage de dossiers que les dossiers par défaut :
- Voir des dossiers d'autres collègues : utilisez le filtre Conseiller ou Gestionnaire et choisissez la personne souhaitée.
- Voir des états supplémentaires : ajoutez « Terminé », « Facturé », « Abandonné »… dans le filtre État.
- Voir tout : laissez vide tous les filtres d'identité (conseiller, gestionnaire, prescripteur…) et cochez tous les états dans État.
Votre périmètre utilisateur dépend de votre fiche Admin > Utilisateurs : si « Consultant » ou « Gestionnaire » est coché, vous ne voyez que vos dossiers. Si aucun des deux ne l'est, vous voyez l'ensemble des dossiers de la structure.
Pour afficher tous vos dossiers quel que soit leur état (terminés, abandonnés, facturés...), utilisez la recherche avancée et filtrez par votre nom dans le champ Conseiller, en sélectionnant tous les états dans le filtre État. Tous vos dossiers s'afficheront alors, y compris ceux qui ne sont plus actifs.
Recherche rapide
La méthode la plus simple pour trouver un dossier :
-
Menu Dossiers > Recherche (ou clic sur l'icône Dossiers)
-
Dans le champ de recherche, tapez l'une de ces informations :
- Le nom, le prénom ou le nom de naissance du bénéficiaire
- Le numéro de dossier
- L'email ou le numéro de téléphone du bénéficiaire
- Le numéro de commande ou le numéro France Travail
-
Les résultats s'affichent au fur et à mesure
-
Cliquez sur le dossier pour l'ouvrir
Pas besoin de taper le nom complet : "Dup" trouvera "Dupont", "Dupuis", etc.
Recherche depuis l'agenda
Quand vous planifiez une séance, le champ Rechercher un dossier du volet de séance propose une recherche adaptée à l'ajout d'un bénéficiaire :
- tapez au moins deux caractères du nom ou du prénom du bénéficiaire ;
- ou saisissez le numéro exact du dossier.
Les dossiers soldés restent proposés : ils apparaissent après les autres résultats, sous l'en-tête Dossiers clôturés. Si un dossier ne ressort pas par le nom, utilisez son numéro exact pour le retrouver, dans la limite de vos droits d'accès.
Recherche avancée
Pour des recherches plus précises, utilisez les filtres :
- Menu Dossiers > Recherche
- Cliquez sur Filtres ou Recherche avancée
- Combinez les critères
Critères disponibles
| Filtre | Description |
|---|---|
| État | Prévisionnel, En cours, Terminé, Facturé, Abandonné… (sélection multiple possible) |
| Prestation | Type d'accompagnement |
| Tarification | Marché ou convention de financement rattaché au dossier |
| Evénements | Jalons enregistrés sur le dossier, comme un abandon, un retour en emploi ou une étape de parcours (sélection multiple possible) |
| Conseiller | Conseiller référent du dossier |
| Gestionnaire | Personne en charge de la gestion du dossier |
| N° de commande | Numéro de la commande (bon ou lettre de commande) |
| Début Cde | Période sur la date de début de commande |
| Fin Cde | Période sur la date de fin de commande |
| Date début | Période sur le début de l'accompagnement |
| Date fin | Période sur la fin de l'accompagnement |
| Date de création | Période sur la date de création du dossier |
| Centre | Centre de rattachement |
| Lieu | Lieu de réalisation |
| Société | Entreprise du bénéficiaire ou société cliente |
| Financeur | Organisme finançant le dossier |
Le filtre Evénements affiche les dossiers qui possèdent au moins un des événements sélectionnés, en plus des autres critères renseignés.
La liste présente chaque choix sous la forme Événement · Prestation. Cela permet de distinguer deux jalons portant le même nom mais rattachés à des prestations différentes.
Les filtres de dates (Début Cde, Fin Cde, Date début, Date fin, Date de création) fonctionnent par plage.
Vous pouvez choisir un raccourci comme Ce mois-ci, Mois dernier ou Cette année, ou ouvrir Dates précises pour renseigner Du et au. Dans la recherche de dossiers, la plage doit être complète : utilisez les deux dates, ou choisissez un raccourci qui les remplit automatiquement.
Pour le détail des raccourcis disponibles, consultez Filtres de période.
Lancer la recherche
- Renseignez vos critères
- Cliquez sur Rechercher
- Les résultats s'affichent en liste
- Cliquez sur un dossier pour l'ouvrir
Les vues de suivi
téo propose des vues prédéfinies pour des besoins courants :
Dossiers en cours
Utilisez la recherche (Dossiers > Recherche) et filtrez par état En cours pour afficher votre portefeuille actif.
Dossiers en attente
Menu Dossiers > Commercial > Liste attente
Dossiers créés mais pas encore démarrés. À suivre pour planifier le premier RDV.
Dossiers sans RDV
Menu Dossiers > Contrôle > En cours sans RDV
Dossiers en cours qui n'ont pas de prochaine séance planifiée. À traiter en priorité !
Dossiers à facturer
Utilisez la recherche (Dossiers > Recherche) et filtrez par état Terminé pour identifier les dossiers en attente de facturation.
Comprendre les résultats
Les listes affichent jusqu'à 500 résultats. Si vos résultats dépassent cette limite, un badge orange "Limite" apparaît pour vous avertir que la liste est tronquée. Affinez vos filtres pour réduire le nombre de résultats.
La liste de résultats affiche les informations essentielles :
| Colonne | Information |
|---|---|
| N° dossier | Identifiant unique |
| Bénéficiaire | Nom et prénom |
| Prestation | Type d'accompagnement |
| État | Statut actuel |
| Conseiller | Référent |
| Date début | Début de l'accompagnement |
Trier les résultats
Cliquez sur l'en-tête d'une colonne pour trier :
- 1er clic : tri croissant (A-Z, ancien-récent)
- 2e clic : tri décroissant (Z-A, récent-ancien)
Exporter les résultats
Le bouton Tableur télécharge au format .xlsx exactement ce qui est affiché à l'écran : les mêmes lignes (selon vos filtres) et les mêmes colonnes que le tableau de résultats.
- Effectuez votre recherche
- Cliquez sur Tableur
- Téléchargez le fichier
Si téo affiche « Aucune donnée à exporter », relancez la recherche puis cliquez à nouveau sur Tableur.
Ouvrir un dossier
Depuis les résultats de recherche :
- Clic simple sur la ligne : ouvre la vue simple du dossier
- La vue simple affiche un résumé avec les actions rapides
Pour accéder à l'édition complète :
- Ouvrez la vue simple
- Cliquez sur Modifier
Conseils de recherche
| Besoin | Comment chercher |
|---|---|
| Retrouver un bénéficiaire | Tapez son nom dans la recherche rapide |
| Voir mes dossiers en cours | Filtrez par conseiller = vous + état = En cours |
| Dossiers d'une tarification | Filtrez par tarification |
| Dossiers avec un jalon précis | Filtrez par Evénements |
| Dossiers du mois | Dans un filtre de dates, choisissez Ce mois-ci ou renseignez Du et au |
| Dossiers à relancer | Vue "En cours sans RDV" |
Mémoriser une recherche
Si vous faites souvent la même recherche :
- Effectuez la recherche avec vos filtres
- Notez les critères utilisés
- Ou demandez à votre admin de créer une vue personnalisée
Quand vous trouvez un dossier que vous consultez souvent, gardez l'onglet ouvert ou notez son numéro pour y accéder rapidement.
Cet article vous a été utile ?