Rechercher un dossier 🔍
téo propose plusieurs moyens de retrouver un dossier : recherche rapide, filtres avancés, et vues de suivi.
Sur cette page, le bouton Nouveau dossier ouvre le formulaire complet de création. Pour rattacher une fiche déjà connue, utilisez ensuite Rechercher un bénéficiaire.
Affichage par défaut
Lorsque vous accédez à la liste des dossiers, téo affiche par défaut uniquement :
- Les dossiers liés à vous (en tant que consultant référent ou gestionnaire)
- Avec l'état Prévisionnel ou En cours
Le badge Ma file dans le titre de la liste indique cet affichage. Sans filtre, la file s'arrête à 100 dossiers.
Le bouton Réinitialiser les critères efface uniquement les filtres que vous avez personnalisés. Il ne masque pas l'affichage par défaut, qui reste appliqué (dossiers prévisionnels + en cours, restreints à votre périmètre utilisateur).
C'est volontaire : la liste affiche immédiatement des données, plutôt qu'un tableau vide qui obligerait à toujours saisir des filtres.
Pour afficher davantage de dossiers que les dossiers par défaut :
- Voir des dossiers d'autres collègues : utilisez le filtre Consultant ou Gestionnaire et choisissez la personne souhaitée.
- Voir des états supplémentaires : ajoutez « Terminé », « Facturé », « Abandonné »… dans le filtre État.
- Voir tout : laissez vide tous les filtres d'identité (consultant, gestionnaire, prescripteur…) et cochez tous les états dans État.
Votre périmètre utilisateur dépend de votre fiche Admin > Utilisateurs & droits > Utilisateurs : si « Consultant » ou « Gestionnaire » est coché, vous ne voyez que vos dossiers. Si aucun des deux ne l'est, vous voyez l'ensemble des dossiers de la structure.
Pour afficher tous vos dossiers quel que soit leur état (terminés, abandonnés, facturés...), utilisez Filtres et filtrez par votre nom dans le champ Consultant, en sélectionnant tous les états dans le filtre État.
Recherche rapide
La méthode la plus simple pour trouver un dossier :
-
Menu Production > Dossiers (ou l'icône Production du bandeau)
-
Dans le champ de recherche, tapez l'une de ces informations :
- Le nom, le prénom ou le nom de naissance du bénéficiaire
- Le numéro de dossier
- L'email ou le numéro de téléphone du bénéficiaire
- Le numéro de commande ou le numéro France Travail
-
Validez avec la flèche du champ ou Entrée
-
Cliquez sur le dossier pour l'ouvrir
Pas besoin de taper le nom complet : "Dup" trouvera "Dupont", "Dupuis", etc.
Recherche depuis l'agenda
Quand vous planifiez une séance, le champ Rechercher un dossier du volet de séance propose une recherche adaptée à l'ajout d'un bénéficiaire :
- tapez au moins deux caractères du nom ou du prénom du bénéficiaire ;
- ou saisissez le numéro exact du dossier.
Les dossiers soldés restent proposés : ils apparaissent après les autres résultats, sous l'en-tête Dossiers clôturés. Si un dossier ne ressort pas par le nom, utilisez son numéro exact pour le retrouver, dans la limite de vos droits d'accès.
Recherche avancée
Pour des recherches plus précises, utilisez les filtres :
- Menu Production > Dossiers
- Cliquez sur Filtres
- Combinez les critères
Critères disponibles
| Filtre | Description |
|---|---|
| État | Prévisionnel, En cours, Terminé, Facturé, Abandonné… (sélection multiple possible) |
| Prestation | Type d'accompagnement |
| Tarification | Marché ou convention de financement rattaché au dossier |
| Événements | Jalons enregistrés sur le dossier, comme un abandon, un retour en emploi ou une étape de parcours (sélection multiple possible) |
| Consultant | Consultant référent du dossier |
| Gestionnaire | Personne en charge de la gestion du dossier |
| N° de commande | Numéro de la commande (bon ou lettre de commande) |
| Début Cde | Période sur la date de début de commande |
| Fin Cde | Période sur la date de fin de commande |
| Date début | Période sur le début de l'accompagnement |
| Date fin | Période sur la fin de l'accompagnement |
| Date de création | Période sur la date de création du dossier |
| Centre | Centre de rattachement |
| Lieu | Lieu de réalisation |
| Société | Entreprise du bénéficiaire ou société cliente |
| Financeur | Organisme finançant le dossier |
Le N° externe du dossier (bloc Commande de la fiche) n'est pas un filtre de cette liste. La recherche rapide ne le parcourt pas non plus (nom, n° de dossier, e-mail, téléphone, n° de commande, n° France Travail). Pour filtrer ou extraire ce champ : requête avec Dossier > Numéro externe, à créer dans le requêteur.
Le filtre Événements affiche les dossiers qui possèdent au moins un des événements sélectionnés, en plus des autres critères renseignés.
La liste présente chaque choix sous la forme Événement · Prestation. Cela permet de distinguer deux jalons portant le même nom mais rattachés à des prestations différentes.
Les filtres de dates (Début Cde, Fin Cde, Date début, Date fin, Date de création) fonctionnent par plage.
Vous pouvez choisir un raccourci comme Ce mois-ci, Mois dernier ou Cette année, ou ouvrir Dates précises pour renseigner Du et au. Dans la recherche de dossiers, la plage doit être complète : utilisez les deux dates, ou choisissez un raccourci qui les remplit automatiquement.
Pour le détail des raccourcis disponibles, consultez Filtres de période.
Lancer la recherche
- Renseignez vos critères
- Cliquez sur Appliquer
- Cliquez sur un dossier pour l'ouvrir
Les vues de suivi
téo propose des vues prédéfinies pour des besoins courants :
Dossiers en cours
Utilisez Production > Dossiers et filtrez par état En cours pour afficher votre portefeuille actif.
Dossiers en attente
Menu Production > Commercial > Liste d'attente
Dossiers Prévisionnel sans durée d'accompagnement prévue. À suivre pour planifier le premier RDV.
Dossiers sans RDV
Menu Production > Contrôle > En cours sans RDV
Dossiers en cours qui n'ont pas de prochaine séance planifiée. À traiter en priorité !
Dossiers à facturer
Utilisez Production > Dossiers et filtrez par état Terminé pour identifier les dossiers en attente de facturation.
Comprendre les résultats
Avec des critères, la liste s'arrête à 500 dossiers. Au-delà, le badge Limite s'affiche à côté du titre.
La liste de résultats affiche :
| Colonne | Information |
|---|---|
# | Numéro du dossier |
| Bénéficiaire | Nom et prénom, à côté de l'avatar |
| Prestation | Type d'accompagnement |
| État | Statut actuel |
| Consultant | Référent |
| Début | Date début du dossier |
| Fin | Date fin du dossier : dernier rendez-vous du parcours tant que le dossier est ouvert |
Exporter les résultats
Quand la liste contient au moins un résultat, le bouton Tableur télécharge un fichier Excel (.xlsx) : mêmes lignes (selon les filtres de cet écran) et mêmes colonnes que le tableau affiché.
- Effectuez votre recherche
- Cliquez sur Tableur
- Enregistrez le fichier proposé par le navigateur
Chaque clic sur Tableur reprend les filtres de l'écran depuis lequel vous exportez. Vous pouvez donc travailler dans plusieurs onglets : l'export d'un onglet n'utilise pas les filtres d'un autre.
Ouvrir un dossier
Depuis les résultats de recherche :
- Clic simple sur la ligne : ouvre la vue simple du dossier
- La vue simple affiche un résumé avec les actions rapides
Pour accéder à l'édition complète :
- Ouvrez la vue simple
- Cliquez sur Modifier
Ou cliquez sur l'icône en bout de ligne (Ouvrir le dossier complet).
Conseils de recherche
| Besoin | Comment chercher |
|---|---|
| Retrouver un bénéficiaire | Tapez son nom dans la recherche rapide |
| Voir mes dossiers en cours | Filtrez par consultant = vous + état = En cours |
| Dossiers d'une tarification | Filtrez par tarification |
| Dossiers avec un jalon précis | Filtrez par Événements |
| Dossiers du mois | Dans un filtre de dates, choisissez Ce mois-ci ou renseignez Du et au |
| Dossiers à relancer | Vue "En cours sans RDV" |
Mémoriser une recherche
Dans Filtres, Partager la recherche copie le lien des critères actifs.
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