Suivre l'accompagnement 📊

Une fois le dossier créé, vous pouvez suivre l'avancement de l'accompagnement : séances planifiées, heures réalisées, progression...

La vue simple du dossier

C'est la vue principale pour consulter un dossier :

1. Recherchez et ouvrez le dossier
2. La vue simple affiche un résumé :
   • Informations du bénéficiaire
   • Prestation et état
   • Conseiller référent
   • Heures réalisées / prévues
   • Bouton d'accès à flo

Actions rapides

Depuis la vue simple, vous pouvez :

Action	Comment
Modifier les infos	Éditer directement les champs
Ouvrir l'activité flo	Bouton "Ouvrir l'activité flo liée"
Voir les documents	Panneau latéral ou menu Documents
Passer en édition complète	Bouton "Modifier"

Voir les séances du dossier

Pour voir toutes les séances associées au dossier :

1. Ouvrez le dossier
2. Menu > Séances
3. Liste de toutes les séances (passées et futures)

Informations affichées

Colonne	Description
Date	Date de la séance
Horaires	Début - Fin
Action	Étape du déroulé
État	Prévue, Validée, Absence...
Durée réelle	Temps effectif
Signature	Émargement effectué ou non

Filtrer les séances

Vous pouvez filtrer par :

• Période (du... au...)
• État (validées, prévues, absences...)
• Action du déroulé

Valider les séances depuis le dossier

Sélection multiple

1. Cochez les séances à traiter
2. Cliquez sur Valider ou Supprimer
3. Les séances sont traitées en bloc

Demander les signatures

1. Cochez les séances concernées
2. Cliquez sur Demander signatures
3. Les emails de signature sont envoyés

Suivre le temps réalisé

Indicateurs de temps

Sur la vue du dossier, vous voyez :

Indicateur	Description
Heures prévues	Durée totale prévisionnelle (selon la prestation)
Heures réalisées	Somme des durées des séances validées
Heures restantes	Différence entre prévu et réalisé
Progression	Pourcentage d'avancement

Détail par action

Pour voir la répartition par étape du déroulé :

1. Menu dossier > Suivi ou Temps
2. Tableau avec chaque action et ses heures

Heures "dans le parcours" vs "hors parcours"

Important

Seules les séances "dans le parcours" sont comptabilisées dans les heures affichées au bénéficiaire. Les séances hors parcours (RDV d'information, temps de préparation...) ne sont pas incluses dans ce décompte.

Type de séance	Compte dans les heures	Visible pour le bénéficiaire
Dans le parcours	✅ Oui	✅ Oui
Hors parcours	❌ Non	❌ Non

Exemples de séances hors parcours :

• RDV d'information gratuit (avant inscription)
• Temps de préparation / rédaction
• Coordination interne

→ En savoir plus sur les séances hors parcours

Changer l'état du dossier

L'état du dossier reflète son avancement. La grande majorité des transitions sont automatiques : téo recalcule l'état à chaque action significative (validation de séance, émission de facture, enregistrement de règlement).

Transitions automatiques

De	Vers	Déclencheur
Prévisionnel	En cours	Validation d'une séance "dans le parcours"
Prévisionnel	Non planifié	Validation d'une séance hors parcours uniquement
Non planifié	En cours	Validation d'une séance "dans le parcours"
En cours	Terminé	Validation d'une séance dont l'action est marquée "termine le dossier"
En cours	Abandonné	Événement de prestation configuré comme abandon
Terminé	Facturé	Toutes les échéances facturées (hors acomptes)
Facturé	Soldé	Tous les règlements enregistrés

Le passage "Terminé" est automatique

Le dossier passe automatiquement à l'état "Terminé" lorsque vous validez une séance dont l'action est configurée pour terminer le dossier (par exemple un bilan final, un entretien de clôture...). C'est votre administrateur qui configure quelles actions terminent le dossier dans le déroulé de la prestation.

Changements manuels

Dans le formulaire du dossier, seuls les états suivants peuvent être définis manuellement :

État	Quand l'utiliser
Prévisionnel	Remettre un dossier suspendu ou annulé à son état initial
Sans suite	Annulation avant démarrage
Refusé	Refus du prescripteur ou du financeur
Non facturable	Annulation après démarrage, non facturable
Suspendu	Interruption temporaire (maladie, congé...)

États gelés

Les états manuels (Sans suite, Refusé, Non facturable, Suspendu) sont "gelés" : ils ne sont pas écrasés par les recalculs automatiques. Cela permet de suspendre ou annuler un dossier sans que la validation d'une séance ne le repasse automatiquement "En cours".

Astuce

C'est la validation d'une séance (pas la planification) qui déclenche le passage de "Prévisionnel" à "En cours". Et uniquement si c'est une séance "dans le parcours" !

→ Voir les règles détaillées des états

Voir l'historique

Pour voir toutes les modifications du dossier :

1. Menu dossier > Historique
2. Journal des modifications :
   • Qui a modifié
   • Quand
   • Quels champs

Planifier des séances

Planification rapide

1. Menu dossier > Planifier
2. Vous accédez à l'outil de planification
3. Sélectionnez les actions du déroulé
4. Définissez les dates/heures
5. Les séances sont créées

Depuis l'agenda

1. Ouvrez l'agenda
2. Cliquez sur un créneau vide
3. Sélectionnez le dossier
4. La séance est créée

→ Voir Créer des séances

Indicateurs de suivi

Taux d'assiduité

Le taux d'assiduité mesure la présence du bénéficiaire :

Taux = (Heures réalisées / Heures prévues) × 100

Ce taux peut conditionner la facturation (selon configuration).

Alertes

Le dossier peut afficher des alertes :

Alerte	Signification
🔴 Dossier incomplet	Données obligatoires manquantes
🔴 Pièces manquantes	Documents obligatoires non fournis
🟠 Hors délais	Séances hors période contractuelle
🟠 Sans RDV	Pas de prochaine séance planifiée

Supprimer un dossier

Vous pouvez supprimer un dossier qui n'a pas encore démarré ou qui a été annulé.

Conditions

La suppression n'est possible que si le dossier est dans l'un de ces états :

État	Description
Prévisionnel	Dossier créé mais pas encore actif
Sans suite	Annulé avant démarrage
Refusé	Refusé par le prescripteur ou le client
Non facturable	Annulé sans possibilité de facturation

Dossiers en cours ou terminés

Un dossier En cours, Terminé, Facturé ou Soldé ne peut pas être supprimé. L'option n'apparaît pas dans le menu.

Procédure

1. Ouvrez le dossier que vous souhaitez supprimer
2. Cliquez sur l'icône d'options ⋯ (trois petits points) en haut à droite de l'écran
3. Choisissez Supprimer
4. Une boîte de dialogue vous demande de confirmer la suppression

Supprimer aussi le bénéficiaire

Si le bénéficiaire n'a aucun autre dossier dans téo, la boîte de confirmation propose une option supplémentaire :

☐ Oui, je souhaite que le bénéficiaire soit supprimé

En cochant cette case, le bénéficiaire sera également supprimé de l'annuaire en même temps que le dossier.

Bénéficiaire avec d'autres liens

Si le bénéficiaire est rattaché à d'autres éléments (autre dossier, séances, etc.), sa suppression sera refusée et un message détaillera les objets qui lui sont encore rattachés.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Validez les séances régulièrement	Pour que les heures soient comptabilisées
Vérifiez l'état du dossier	Reflète l'avancement réel
Suivez les alertes	Corrigez les anomalies rapidement
Utilisez le suivi temps	Vérifiez l'avancement vs le prévu