Suivre l'accompagnement 📊

Une fois le dossier créé, vous pouvez suivre l'avancement de l'accompagnement : séances planifiées, heures réalisées, progression...

La vue simple du dossier

C'est la vue principale pour consulter un dossier :

1. Recherchez et ouvrez le dossier
2. La vue simple affiche un résumé :
   • Informations du bénéficiaire
   • Prestation et état
   • Conseiller référent
   • Heures réalisées / prévues
   • Bouton d'accès à flo

Actions rapides

Depuis la vue simple, vous pouvez :

Action	Comment
Modifier les infos	Éditer directement les champs
Ouvrir l'activité flo	Bouton "Ouvrir l'activité flo liée"
Voir les documents	Panneau latéral ou menu Documents
Passer en édition complète	Bouton "Modifier"

Voir les séances du dossier

Date début et Date fin

Sur la fiche du dossier, Date début et Date fin sont calculées automatiquement (lecture seule) :

• Date début : première séance « dans le parcours » non annulée
• Date fin : événement de fin, d'abandon, de sortie non facturable ou d'issue positive ; sinon dernière séance « dans le parcours » non annulée

Ces dates se mettent à jour quand vous rattachez le dossier à des séances, créez une Répétition, ou ouvrez la fiche / la liste Séances.

→ Détail des formules

Pour voir toutes les séances associées au dossier :

1. Ouvrez le dossier
2. Menu > Séances
3. Liste de toutes les séances (passées et futures)

Informations affichées

La liste présente les séances du dossier avec les principales informations de suivi :

Colonne	Description
Action	Étape du déroulé
Date	Date de la séance
Heure début / Heure fin	Créneau de la séance
Conseiller	Conseiller ou animateur associé à la séance
Durée benef.	Temps passé par le bénéficiaire. Pour une séance marquée hors parcours, un pictogramme indique que la durée n'est pas affichée dans le parcours du bénéficiaire.
Durée prod.	Temps de production réparti entre les participants présents lorsque la séance est collective.
Accomp.	Temps de face-à-face effectif, non réparti entre les participants.
Présence / Absence	Présence, absence ou séance prévisionnelle
Signature	Émargement bénéficiaire et conseiller, lorsque l'émargement électronique est activé

Les intitulés courts Durée benef., Durée prod. et Accomp. affichent une infobulle avec leur libellé complet et leur signification. La ligne de total additionne séparément ces trois durées pour les séances prévisionnelles ou validées qui ne sont ni annulées ni absentes.

Filtrer les séances

Les boutons au-dessus de la liste permettent de basculer entre :

• Absences : séances absentes, annulées, reportées ou abandonnées
• Présences : séances présentes et validées
• Tout : ensemble des séances du dossier

Les séances Annulées restent consultables dans Absences et Tout. Elles conservent l'historique de la planification, mais elles ne sont pas incluses dans la ligne de total et ne déterminent pas la Date fin du dossier.

Valider les séances depuis le dossier

Sélection multiple

Les cases de sélection apparaissent uniquement sur les séances qui peuvent être traitées depuis la liste affichée, notamment les séances à l'état Prévisionnelle. La case Tout cocher apparaît dans l'en-tête du tableau seulement lorsqu'au moins une séance visible est sélectionnable.

Les filtres Absences, Présences et Tout sont pris en compte : si la liste affichée ne contient aucune séance sélectionnable, le tableau ne propose pas Tout cocher.

1. Cochez les séances à traiter
2. Cliquez sur Valider, ou sur le bouton ⋯ (trois points, « Autres actions ») en haut à droite puis Supprimer
3. Les séances sont traitées en bloc

Retirer un bénéficiaire des séances à venir (abandon)

Quand un bénéficiaire abandonne en cours de parcours, vous pouvez le retirer des séances qu'il ne suivra plus, depuis son dossier :

1. Ouvrez le dossier > Séances
2. Cochez les séances à l'état Prévisionnelle auxquelles il ne participera pas
3. Cliquez sur le bouton ⋯ (trois points, « Autres actions ») en haut à droite, puis Supprimer

Pour une séance collective, seul ce bénéficiaire est retiré des séances sélectionnées : la séance reste planifiée dans l'agenda pour les autres participants. Un message d'information confirme l'action.

Conserver la trace de la planification

Si vous préférez garder l'historique de ce qui avait été prévu pour le bénéficiaire, marquez-le Absent sur les séances concernées plutôt que de le détacher. Ouvrez la séance, puis décochez sa présence (ou indiquez un motif d'absence).

Demander les signatures

Quand des séances validées du dossier attendent une signature bénéficiaire, téo affiche un encart Des séances ne sont pas émargées au-dessus de la liste.

1. Cliquez sur Demander les signatures dans cet encart
2. Les emails de signature sont envoyés aux bénéficiaires concernés

Le bouton concerne les séances validées du dossier dont la signature bénéficiaire n'est pas encore enregistrée. Les cases cochées dans le tableau servent aux autres actions de masse, comme Valider ou Supprimer.

Suivre le temps réalisé

Indicateurs de temps

Sur la vue du dossier, vous voyez :

Indicateur	Description
Heures prévues	Durée totale prévisionnelle (selon la prestation)
Heures réalisées	Somme des durées des séances validées
Heures restantes	Différence entre prévu et réalisé
Progression	Pourcentage d'avancement

Détail par action

Pour voir la répartition par étape du déroulé :

1. Menu dossier > Suivi ou Temps
2. Tableau avec chaque action et ses heures

Heures "dans le parcours" vs "hors parcours"

Important

Seules les séances "dans le parcours" sont comptabilisées dans les heures affichées au bénéficiaire. Les séances hors parcours (RDV d'information, temps de préparation...) ne sont pas incluses dans ce décompte.

Type de séance	Compte dans les heures	Visible pour le bénéficiaire
Dans le parcours	✅ Oui	✅ Oui
Hors parcours	❌ Non	❌ Non

Exemples de séances hors parcours :

• RDV d'information gratuit (avant inscription)
• Temps de préparation / rédaction
• Coordination interne

→ En savoir plus sur les séances hors parcours

Changer l'état du dossier

L'état du dossier reflète son avancement. La grande majorité des transitions sont automatiques : téo recalcule l'état à chaque action significative (validation de séance, émission de facture, enregistrement de règlement).

Transitions automatiques

De	Vers	Déclencheur
Prévisionnel	En cours	Validation d'une séance "dans le parcours"
Prévisionnel	Non planifié	Validation d'une séance hors parcours uniquement
Non planifié	En cours	Validation d'une séance "dans le parcours"
En cours	Terminé	Validation d'une séance dont l'action est marquée "termine le dossier"
En cours	Abandonné	Événement de prestation configuré comme abandon
Terminé	Facturé	Toutes les échéances facturées (hors acomptes)
Facturé	Soldé	Tous les règlements enregistrés
Facturé / Soldé	Terminé, En cours, Abandonné…	Toutes les factures définitives sont Annulées (avoir total)

Le passage "Terminé" est automatique

Le dossier passe automatiquement à l'état "Terminé" lorsque vous validez une séance dont l'action est configurée pour terminer le dossier (par exemple un bilan final, un entretien de clôture...). C'est votre administrateur qui configure quelles actions terminent le dossier dans le déroulé de la prestation.

Avoir total et état Facturé / Soldé

Les factures Annulées (bouton Annuler la facture, ou cumul d'avoirs qui couvre la totalité du montant HT) ne maintiennent pas le dossier en Facturé ni en Soldé. téo recalcule alors l'état selon les séances et événements du dossier. Un avoir partiel, qui laisse la facture active, conserve l'état comptable.

→ Avoirs et annulation de facture

Changements manuels

Vous pouvez définir manuellement l'état :

• dans le formulaire du dossier (champ Etat) ;
• depuis le volet de séance, lorsqu'un bénéficiaire est marqué absent et que l'option modifier l'état du dossier en cas d'absence est activée — champ Etat du dossier.

→ Marquer une absence

Seuls les états suivants sont proposés pour un choix manuel :

État	Quand l'utiliser
Prévisionnel	Remettre un dossier suspendu ou annulé à son état initial
Sans suite	Annulation avant démarrage
Refusé	Refus du prescripteur ou du financeur
Non facturable	Clôturer un dossier sans facturation dans téo (abandon après démarrage, facturation réalisée dans un autre outil…)
Suspendu	Interruption temporaire (maladie, congé...)

Un état est toujours requis

Chaque dossier conserve un état valide. Si vous videz le champ Etat du dossier dans le volet de séance, téo rétablit l'état précédent et affiche État dossier invalide.

États gelés

Les états manuels (Sans suite, Refusé, Non facturable, Suspendu) sont "gelés" : ils ne sont pas écrasés par les recalculs automatiques. Cela permet de suspendre ou annuler un dossier sans que la validation d'une séance ne le repasse automatiquement "En cours".

Facturation hors téo : Non facturable, pas Soldé

L'état Soldé est calculé automatiquement lorsque toutes les factures du dossier sont réglées dans téo. Il n'est pas proposé dans la liste manuelle. Si vous facturez le parcours dans un autre outil et souhaitez simplement clôturer le dossier ici, passez-le en Non facturable : le dossier est clos sans fausser vos statistiques de facturation téo.

Renseigner les motifs de sortie

Le champ Motifs de sortie ne s'enregistre que lorsque le dossier est passé en Sans suite ou Refusé. Si vous le sélectionnez sur un dossier en cours, terminé ou prévisionnel, l'information ne sera pas conservée.

Procédure :

1. Sélectionnez d'abord l'état Sans suite ou Refusé.
2. Choisissez le motif dans la liste déroulante (« Pas de financement », « Refus du prescripteur », « Hors cible »…).
3. Enregistrez.

Pour étoffer la liste des motifs proposés, voir Admin > Contenus.

Astuce

C'est la validation d'une séance (pas la planification) qui déclenche le passage de "Prévisionnel" à "En cours". Et uniquement si c'est une séance "dans le parcours" !

→ Voir les règles détaillées des états

Voir l'historique

Pour voir toutes les modifications du dossier :

1. Menu dossier > Historique
2. Journal des modifications :
   • Qui a modifié
   • Quand
   • Quels champs

Planifier des séances

Trouver un créneau (séance déjà ouverte)

Pour inscrire le bénéficiaire sur une séance collective ou un créneau qui a encore de la place :

1. Ouvrez le dossier
2. Cliquez sur Trouver un créneau (aussi disponible depuis la liste Séances du dossier)
3. téo propose une action d'après le parcours, et préremplit conseiller / centre / lieu / prestation du dossier
4. Affinez Quand le bénéficiaire est-il disponible ? si besoin (période, jours, matin/après-midi)
5. Dans Créneaux disponibles, choisissez la Modalité de la séance si nécessaire, puis Inscrire

→ Trouver un créneau

Planification du déroulé

1. Menu dossier > Planifier
2. Vous accédez à l'outil de planification
3. Sélectionnez les actions du déroulé
4. Définissez les dates/heures
5. Les séances sont créées

Depuis l'agenda

1. Ouvrez l'agenda
2. Cliquez sur un créneau vide
3. Sélectionnez le dossier
4. La séance est créée

→ Voir Créer des séances

Indicateurs de suivi

Taux d'assiduité

Le taux d'assiduité mesure la présence du bénéficiaire :

Taux = (Heures réalisées / Heures prévues) × 100

Ce taux peut conditionner la facturation (selon configuration).

Alertes

Le dossier peut afficher des alertes :

Alerte	Signification
🔴 Dossier incomplet	Données obligatoires manquantes
🔴 Pièces manquantes	Documents obligatoires non fournis
🟠 Hors délais	Séances hors période contractuelle
🟠 Sans RDV	Pas de prochaine séance planifiée

Supprimer un dossier

Vous pouvez supprimer un dossier qui n'a pas encore démarré ou qui a été annulé.

Conditions

La suppression n'est possible que si le dossier est dans l'un de ces états :

État	Description
Prévisionnel	Dossier créé mais pas encore actif
Sans suite	Annulé avant démarrage
Refusé	Refusé par le prescripteur ou le client
Non facturable	Annulé sans possibilité de facturation

Dossiers en cours ou terminés

Un dossier En cours, Terminé, Facturé ou Soldé ne peut pas être supprimé. L'option n'apparaît pas dans le menu.

Procédure

1. Ouvrez le dossier que vous souhaitez supprimer
2. Cliquez sur l'icône d'options ⋯ (trois petits points) en haut à droite de l'écran
3. Choisissez Supprimer
4. Une boîte de dialogue vous demande de confirmer la suppression

Supprimer aussi le bénéficiaire

Si le bénéficiaire n'a aucun autre dossier dans téo, la boîte de confirmation propose une option supplémentaire :

☐ Oui, je souhaite que le bénéficiaire soit supprimé

En cochant cette case, le bénéficiaire sera également supprimé de l'annuaire en même temps que le dossier.

Bénéficiaire avec d'autres liens

Si le bénéficiaire est rattaché à d'autres éléments (autre dossier, séances, etc.), sa suppression sera refusée et un message détaillera les objets qui lui sont encore rattachés.

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Validez les séances régulièrement	Pour que les heures soient comptabilisées
Vérifiez l'état du dossier	Reflète l'avancement réel
Suivez les alertes	Corrigez les anomalies rapidement
Utilisez le suivi temps	Vérifiez l'avancement vs le prévu