Suivre l'accompagnement 📊

Une fois le dossier créé, vous pouvez suivre l'avancement de l'accompagnement : séances planifiées, heures réalisées, progression...

Le détail du dossier

Au clic sur une ligne de Production > Dossiers, le détail s'ouvre à côté de la liste. Le titre affiche Dossiers / #…. Le nom, le prénom, le # et la pastille d'État sont dans le corps.

Nouveau dossier (en haut à droite de la liste) ouvre la fiche complète, pas ce détail.

Vous y voyez :

• Ouvrir l'activité flo liée (grisé s'il n'y a pas d'activité ou de prestation)
• Documents
• la section du bénéficiaire (le terme de votre structure) : Civilité, Nom, Prénom, téléphones, e-mail — Modifier pour les ajuster
• la section Dossier : État, Prestation, Convention, Modalité, Origine de la demande ; en lecture, le conseiller, le gestionnaire, les dates, et le Groupe s'il y en a un
• en lecture seule s'ils sont renseignés : Profil, Contacts, Commande et durées
• les Événements déjà enregistrés

Modifier (par section) ouvre la saisie sur place : Enregistrer ou Annuler. Un enregistrement affiche Dossier enregistré. En consultation seule, Modifier n'apparaît pas.

Le n° et les dates de commande se saisissent sur la fiche complète, pas dans ce détail.

Ouvrir la fiche complète

Depuis	Action
Liste Dossiers	Icône en bout de ligne (Ouvrir le dossier complet), ou Ouvrir en pleine page dans l'entête du détail
Autre écran (agenda, facture, groupe…)	Bouton Ouvrir dans la barre du volet

Ouvrir en pleine page / Ouvrir n'apparaissent pas en consultation seule.

La fiche affiche Données principales, en cartes. Le sommaire Sections du dossier (colonne à gauche sur grand écran, puces au-dessus sinon) y mène sans recharger. Enregistrer affiche Dossier enregistré et reste sur la page.

Sur un écran large, J et K passent à la ligne suivante ou précédente. Fermer le détail (ou Échap) referme le panneau. Sur téléphone : Retour à la liste.

→ Créer un dossier

Dossier incomplet

Si des données obligatoires manquent, le bandeau Dossier incomplet s'affiche. Le bloc À compléter propose les champs encore vides que ce détail peut enregistrer. Les autres (par exemple une Société) : à saisir dans le dossier complet.

→ Contrôle qualité — Dossiers incomplets

Voir les séances du dossier

Date début et Date fin

Sur la fiche du dossier, Date début et Date fin sont calculées automatiquement (lecture seule) :

• Date début : première séance « dans le parcours » non annulée
• Date fin : tant que le dossier est ouvert (Prévisionnel, En cours, Non planifié, Attente commande, Suspendu), dernier rendez-vous « dans le parcours » non annulé, y compris prévisionnel. Un événement de clôture ne fixe cette date que lorsque le dossier n'est plus ouvert.

C'est la même date que la colonne Fin de Production > Dossiers. Ces dates se mettent à jour quand vous rattachez le dossier à des séances, créez une Répétition, ou ouvrez la fiche / Liste des séances.

→ Date fin du dossier

Pour voir toutes les séances associées au dossier :

1. Ouvrez le dossier
2. Menu Liste des séances
3. La liste des séances actives (passées et futures)

S'il n'y en a aucune, l'écran affiche Aucune séance : Aucune séance n'est associée à ce dossier. Vous pouvez en créer une depuis l'agenda ou rechercher un créneau disponible. Le bouton Trouver un créneau propose les places déjà ouvertes.

S'il existe des séances annulées, elles apparaissent dans un second tableau Séances annulées (ou Séance annulée), sous la liste principale.

Informations affichées

La liste présente les séances du dossier avec les principales informations de suivi :

Colonne	Description
Action	Étape du déroulé
Date	Date de la séance
Début / Fin	Heure de début et de fin
Consultant	Consultant ou animateur associé à la séance
Durée benef.	Temps passé par le bénéficiaire. Pour une séance Hors parcours, le pictogramme Masqué dans le planning remplace la durée.
Durée prod.	Temps de production réparti entre les participants présents lorsque la séance est collective.
Accomp.	Temps de face-à-face effectif, non réparti entre les participants.

Une pastille Prévisionnelle, Présence ou Absence indique l'état de la séance. Les pictogrammes d'émargement suivent les cases Émargement électronique de l'action.

Les intitulés courts Durée benef., Durée prod. et Accomp. affichent une infobulle avec leur libellé complet et leur signification. La ligne de total additionne séparément ces trois durées pour les séances prévisionnelles ou validées qui ne sont ni annulées ni absentes.

Filtrer les séances

Les boutons au-dessus de la liste active permettent de basculer entre :

• Absences : séances à la pastille Absence
• Présences : séances à la pastille Présence (validées, non absentes)
• Tout : toutes les séances actives du dossier

Ces boutons ne filtrent pas le tableau Séances annulées. Une séance annulée conserve l'historique de la planification, mais elle n'entre pas dans la ligne de total et ne détermine pas la Date fin du dossier.

Valider ou supprimer des séances depuis le dossier

Sélection multiple

Les cases apparaissent sur les séances Prévisionnelle, et sur les absences sans inscrit. Tout cocher n'apparaît que s'il reste au moins une séance sélectionnable dans la liste affichée (Absences, Présences ou Tout).

Elles sont proposées sur un dossier Prévisionnel, En cours, Non planifié ou Attente commande (droit Dossiers incomplets), et sur un dossier Sans suite, Refusé, Terminé ou Abandonné. Elles n'apparaissent pas si le dossier est Facturé, Soldé, Non facturable ou Suspendu.

1. Cochez les séances, ou utilisez Tout cocher.
2. Valider confirme les séances cochées. Le bouton n'apparaît que sur un dossier Prévisionnel, En cours ou Terminé (même droit). Les séances futures ne peuvent pas être validées : téo affiche Validation impossible.
3. Supprimer retire les séances cochées. Le bouton est en tête de page, ou dans Autres actions (⋮) quand Valider est aussi proposé — sur un écran étroit, Valider s'y range aussi. La fenêtre Supprimer la sélection demande : Confirmez-vous la suppression des séances sélectionnées ? Cliquez sur Oui, supprimer, ou Non, annuler.

Retirer un bénéficiaire des séances à venir (abandon)

Quand un bénéficiaire abandonne en cours de parcours, vous pouvez le retirer des séances qu'il ne suivra plus, depuis son dossier :

1. Ouvrez le dossier > Liste des séances
2. Cochez les séances Prévisionnelle auxquelles il ne participera pas
3. Cliquez sur Supprimer — en tête de page s'il est visible, sinon dans Autres actions (⋮). Confirmez avec Oui, supprimer.

Pour une séance collective, Sans plafond, ou une séance dont Nombre de places maximum est supérieur à 1, seul ce bénéficiaire est retiré : la séance reste dans l'agenda. L'encart Séances conservées liste ces séances (elles ont plusieurs places ou sont liées à d'autres dossiers) et rappelle que vous pouvez les retrouver dans l'agenda.

Conserver la trace de la planification

Si vous préférez garder l'historique de ce qui avait été prévu pour le bénéficiaire, marquez-le Absent sur les séances concernées plutôt que de le détacher. Ouvrez la séance, puis décochez sa présence (ou indiquez un motif d'absence).

Demander les signatures

Quand des séances validées du dossier attendent une signature bénéficiaire, téo affiche un encart Des séances ne sont pas émargées au-dessus de la liste.

1. Cliquez sur Demander les signatures dans cet encart
2. Les emails de signature sont envoyés aux bénéficiaires concernés

Le bouton concerne les séances validées du dossier dont la signature bénéficiaire n'est pas encore enregistrée. Les cases cochées dans le tableau servent aux autres actions de masse, comme Valider ou Supprimer.

Suivre le temps réalisé

Sur Données principales, Durée prévue et Durée réelle sont en lecture seule. Le détail par séance (et la ligne de total) se lit dans Liste des séances, colonnes Durée benef., Durée prod. et Accomp.

→ Durée de production · Séances hors parcours

Changer l'état du dossier

L'état du dossier reflète son avancement. La grande majorité des transitions sont automatiques : téo recalcule l'état à chaque action significative (validation de séance, émission de facture, enregistrement de règlement).

Transitions automatiques

De	Vers	Déclencheur
Prévisionnel	Attente commande	Validation d'une séance dans le parcours, prestation Commande obligatoire, sans n° ni dates de commande
Prévisionnel	En cours	Validation d'une séance dans le parcours (commande non exigée, ou déjà renseignée)
Prévisionnel	Non planifié	Validation d'une séance hors parcours uniquement
Non planifié	En cours	Séance dans le parcours planifiée ou validée, commande renseignée (ou non exigée)
Non planifié	Attente commande	Séance dans le parcours planifiée, Commande obligatoire sans n° ni dates
Attente commande	En cours	N° ou Date début / Date fin de commande renseigné
En cours	Non planifié	Plus aucune séance dans le parcours (prévisionnelle ou validée)
En cours	Terminé	Validation d'une séance dont l'action est marquée Termine la prestation
En cours	Abandonné	Événement de prestation configuré comme abandon
Terminé	Facturé	Facture définitive (hors acompte), y compris une facture groupée
Facturé	Soldé	Tous les règlements enregistrés
Facturé / Soldé	Terminé, En cours, Abandonné…	Toutes les factures définitives sont Annulées (avoir total)

Le passage "Terminé" est automatique

Le dossier passe automatiquement à l'état Terminé lorsque vous validez une séance dont l'action a Termine la prestation (par exemple un bilan final, un entretien de clôture…). C'est votre administrateur qui coche cette option sur l'action, dans le Parcours de la prestation.

Avoir total et état Facturé / Soldé

Les factures Annulées (bouton Annuler la facture, ou cumul d'avoirs qui couvre la totalité du montant HT) ne maintiennent pas le dossier en Facturé ni en Soldé. téo recalcule alors l'état selon les séances et événements du dossier. Un avoir partiel, qui laisse la facture active, conserve l'état comptable.

→ Avoirs et annulation de facture

Changements manuels

Vous pouvez définir manuellement l'état :

• dans le détail du dossier (section Dossier, Modifier, champ État) — la liste propose les cinq états ci-dessous ;
• dans Données principales, où tous les états apparaissent : téo recalcule les états automatiques à l'enregistrement ;
• depuis le volet de séance, lorsqu'un bénéficiaire est marqué absent et que l'option Modifier l'état du dossier en cas d'absence est activée — champ État du dossier (mêmes cinq états que le détail, plus l'état courant) ;
• avec l'assistant téo, après Valider sur la carte Changer l'état d'un dossier — mêmes règles, uniquement un dossier que vous pouvez ouvrir, pas en consultation seule.

→ Marquer une absence · Valider une action

Seuls les états suivants sont proposés pour un choix manuel :

État	Quand l'utiliser
Prévisionnel	Remettre un dossier suspendu ou annulé à son état initial
Sans suite	Annulation avant démarrage
Refusé	Refus du prescripteur ou du financeur
Non facturable	Clôturer un dossier sans facturation dans téo (abandon après démarrage, facturation réalisée dans un autre outil…)
Suspendu	Interruption temporaire (maladie, congé...)

Dans Données principales, les autres (En cours, Terminé, Facturé, Soldé…) sont recalculés à l'enregistrement : les poser à la main ne les fige pas.

Un état est toujours requis

Chaque dossier conserve un état valide. Si vous videz le champ État du dossier dans le volet de séance, téo rétablit l'état précédent et affiche État dossier invalide.

États gelés

Les états manuels (Sans suite, Refusé, Non facturable, Suspendu) sont "gelés" : ils ne sont pas écrasés par les recalculs automatiques. Cela permet de suspendre ou annuler un dossier sans que la validation d'une séance ne le repasse automatiquement "En cours".

Facturation hors téo : Non facturable, pas Soldé

L'état Soldé est calculé lorsque toutes les factures du dossier sont réglées dans téo. Même s'il apparaît dans Données principales, le poser à la main ne le fige pas. Si vous facturez le parcours dans un autre outil et souhaitez simplement clôturer le dossier ici, passez-le en Non facturable.

Renseigner les motifs de sortie

Le champ Motifs de sortie ne s'enregistre que lorsque le dossier est passé en Sans suite ou Refusé. Si vous le sélectionnez sur un dossier en cours, terminé ou prévisionnel, l'information ne sera pas conservée.

Procédure :

1. Sélectionnez d'abord l'état Sans suite ou Refusé.
2. Choisissez le motif dans la liste déroulante (« Pas de financement », « Refus du prescripteur », « Hors cible »…).
3. Enregistrez.

Pour étoffer la liste des motifs proposés, voir Admin > Contenus.

Astuce

C'est la validation d'une séance dans le parcours (pas la simple planification) qui fait quitter Prévisionnel. Si la prestation a Commande obligatoire et qu'aucun n° ni date de commande n'est saisi, le dossier passe en Attente commande plutôt qu'En cours.

→ Voir les règles détaillées des états

Voir l'historique

Qui a créé ou modifié le dossier

L'icône Informations de l'en-tête ouvre Infos & historique. Les événements y apparaissent du plus ancien au plus récent : Création du dossier et Modification du dossier, chacun avec l'avatar de l'auteur.

Ce volet ne liste pas les champs modifiés.

Communications (e-mails, SMS, appels)

Menu Contrôle > Historique. Les lignes sont classées de la plus récente à la plus ancienne. Ce journal est alimenté par les e-mails, SMS et appels. S'il est vide, téo affiche Aucun historique. Ajouter un historique permet d'enregistrer une entrée (par exemple un e-mail reçu).

→ Historique des communications

Planifier des séances

Trouver un créneau (séance déjà ouverte)

Pour inscrire le bénéficiaire sur une séance collective ou un créneau qui a encore de la place :

1. Ouvrez le dossier
2. Cliquez sur Trouver un créneau (aussi disponible depuis Liste des séances)
3. téo propose une action d'après le parcours, et préremplit consultant / centre / lieu / prestation du dossier
4. Affinez Quand le bénéficiaire est-il disponible ? si besoin (période, jours, matin/après-midi)
5. Dans Créneaux disponibles, choisissez la Modalité de la séance si nécessaire, puis Inscrire

→ Trouver un créneau

Le Planificateur (création en lot des séances d'une action) est sur le dossier groupe, pas sur un dossier individuel.

→ Planifier les séances du groupe

Depuis l'agenda

1. Ouvrez l'agenda
2. Cliquez sur un créneau vide
3. Sélectionnez le dossier
4. La séance est créée

→ Voir Créer des séances

Indicateurs de suivi

Taux d'assiduité

Le taux d'assiduité (Durée réelle / Durée prévue) peut conditionner une échéance. Il n'est pas affiché sur la fiche du dossier.

→ Taux d'assiduité · Échéanciers

Alertes

Sur le détail du dossier, le bandeau Dossier incomplet s'affiche si des données obligatoires manquent.

Sur Liste des séances :

Bandeau	Pictogramme
Séances hors délais	Minuteur : séance hors fenêtre Délai minimum / Délai maximum du parcours
Séances hors commande	Drapeau : séance après la Date fin de commande (Commande indépassable)

Les listes Production > Contrôle rassemblent les dossiers concernés (Dossiers hors délais, Commandes dépassées, En cours sans RDV, Pièces manquantes).

→ Contrôle qualité

Supprimer un dossier

Vous pouvez supprimer un dossier qui n'a pas encore démarré ou qui a été annulé.

Conditions

La suppression n'est possible que si le dossier est dans l'un de ces états :

État	Description
Prévisionnel	Dossier créé mais pas encore actif
Sans suite	Annulé avant démarrage
Refusé	Refusé par le prescripteur ou le client
Non facturable	Annulé sans possibilité de facturation

Autres états

Un dossier En cours, Non planifié, Attente commande, Terminé, Abandonné, Facturé, Soldé ou Suspendu ne peut pas être supprimé. L'action Supprimer n'apparaît pas dans le menu Autres actions.

Procédure

1. Ouvrez le dossier que vous souhaitez supprimer
2. Cliquez sur Autres actions (icône ⋮) en haut à droite de l'écran
3. Choisissez Supprimer
4. La fenêtre Supprimer le dossier demande : Confirmez-vous la suppression du dossier ?
5. Cliquez sur Oui, supprimer pour confirmer, ou Non, annuler pour revenir au dossier

Séances rattachées

Si des séances sont encore liées au dossier, téo affiche Suppression impossible : des séances sont attachées à cette fiche. Détachez le bénéficiaire de ces séances, ou supprimez les séances prévisionnelles, avant de supprimer le dossier.

→ Retirer un bénéficiaire des séances

Supprimer aussi le bénéficiaire

Si le bénéficiaire n'a aucun autre dossier dans téo, la fenêtre Supprimer le dossier complète le message avec le prénom et le nom, par exemple :

Le bénéficiaire Prénom Nom n'a pas d'autre dossier que celui-ci. Cochez la case ci-dessous si vous souhaitez qu'il soit supprimé de l'annuaire en même temps que le dossier.

et propose la case :

☐ Oui, je souhaite que le bénéficiaire soit supprimé

La case n'est pas cochée au départ. Si vous cliquez sur Oui, supprimer sans la cocher, seul le dossier est supprimé : la fiche reste dans l'annuaire.

Si vous cochez la case puis confirmez, téo supprime le dossier et la fiche du bénéficiaire dans l'annuaire.

Si le bénéficiaire a d'autres dossiers (bandeau Fiche annuaire partagée), cette case n'apparaît pas : la fiche reste dans l'annuaire pour les autres dossiers.

Fiche encore rattachée à d'autres éléments

Si la fiche ne peut pas être retirée de l'annuaire (séances, devis ou autre rattachement), le dossier est tout de même supprimé. téo affiche alors Suppression impossible ! avec le message Le bénéficiaire n'a pas pu être supprimé car les objets ci-dessous lui sont rattachés, puis la liste de ces objets.

→ Fiche annuaire partagée

→ Supprimer un contact

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Validez les séances régulièrement	Pour que Durée réelle soit à jour
Vérifiez l'état du dossier	Reflète l'avancement réel
Suivez les alertes	Corrigez les anomalies rapidement