📅 Échéanciers

Les échéanciers permettent de planifier automatiquement la facturation selon les jalons de vos prestations. Plus besoin de se souvenir quand facturer : téo le fait pour vous !

Comment ça fonctionne ?

Le principe

1. La tarification définit quand facturer (au démarrage, chaque mois, à la fin...)
2. Quand un dossier est créé avec cette tarification, l'échéancier se génère automatiquement
3. Les échéances arrivent à maturité selon les règles
4. Vous transformez les échéances en factures

Ce que l'on facture

Mode	Description	Exemple
Pourcentage	Part du montant total de la prestation	30% à la commande
Forfait	Montant fixe	500 € au démarrage
Au réel	Basé sur les heures réalisées	Heures × tarif horaire
Au réel détaillé	Détail des heures par action/séance	Lignes détaillées par type

Types de déclencheurs

Déclencheur	Description	Paramètre
Signature devis	Quand le devis est accepté	-
Démarrage	Quand le dossier démarre	-
Fin prestation	Quand le dossier est terminé	-
Date fixe	À une date précise	Date
X jours après démarrage	Nombre de jours après début	Nombre de jours
Jour fixe du mois	Le X du mois (récurrent)	Jour (ex: 15)
X heures réalisées	Après un nombre d'heures	Nombre d'heures
Action réalisée	Quand une action du déroulé est faite	Action
Changement d'état	Quand le dossier change d'état	État cible
Événement réalisé	Quand un événement est marqué fait	Événement
Positionnement	À la création du dossier	-

Conditions de facturation

Les échéances peuvent être soumises à des conditions :

Condition	Description	Paramètres
Pièce du dossier	Pièce obligatoire présente	Pièce requise
Événement réalisé	Événement marqué comme fait	Événement
Assiduité	Taux de présence entre min et max	% min, % max
Durée en mois	Durée du dossier entre min et max	Mois min, mois max
Durée en jours	Durée du dossier entre min et max	Jours min, jours max

Condition non remplie

Si une condition n'est pas remplie, l'échéance apparaît en rouge et ne peut pas être facturée. Survolez pour voir le détail de la condition.

Voir les échéances

Toutes les échéances à facturer

Menu : Compta > Échéances

Cette vue liste toutes les échéances de tous les dossiers.

Filtres disponibles

Filtre	Description
Centre	Lieu/site du dossier
Lieu	Lieu de réalisation
Prestation	Type de prestation
Tarification	Convention/marché
Gestionnaire	Gestionnaire du dossier
Sous-famille	Sous-famille comptable

Période d'échéance

Utilisez les dates pour définir la période à facturer. Par défaut, les échéances jusqu'à aujourd'hui.

Échéances d'un dossier

1. Ouvrez le dossier
2. Allez dans Menu dossier > Comptabilité
3. Section Échéancier

Vous voyez la liste chronologique des échéances du dossier avec :

• Le mode de calcul (%, €, réel)
• Le déclencheur
• Les conditions éventuelles
• Le financeur concerné
• L'état (à facturer, facturée, annulée)

Facturer une échéance

Une seule échéance

1. Depuis la liste des échéances du dossier
2. Cliquez sur Facturer
3. La facture se crée avec le montant pré-rempli
4. Vérifiez et complétez si nécessaire
5. Enregistrer

Plusieurs échéances du même dossier

1. Ouvrez le dossier > Comptabilité > Échéancier
2. Cliquez sur Facturer (bouton global)
3. Toutes les échéances facturables sont regroupées

Option : "Tout regrouper en une facture" pour créer une facture unique.

Facturation en masse

Pour facturer les échéances de plusieurs dossiers :

1. Menu Compta > Échéances
2. Filtrez (période, tarification...)
3. Cochez les échéances à facturer (case en début de ligne)
4. Cliquez sur Facturer

Options disponibles :

• Une facture par échéance : Crée autant de factures que d'échéances sélectionnées
• Regrouper par client : Une facture par client avec toutes ses échéances

Tout sélectionner

Utilisez la case à cocher en en-tête de colonne pour sélectionner/désélectionner toutes les échéances visibles.

Facture groupée

La facture groupée permet de regrouper plusieurs échéances de dossiers différents en une seule facture. C'est utile pour les conventions ou marchés avec de nombreux dossiers à facturer ensemble.

Procédure

1. Menu Compta > Échéances
2. Appliquez un filtre (tarification, période, gestionnaire...) pour isoler les échéances concernées
3. Cochez la case de sélection globale (en-tête de colonne) pour tout sélectionner
4. Cliquez sur Facture groupée

Une facture unique est générée avec toutes les échéances sélectionnées.

Règles de validation

La facture groupée impose certaines contraintes. Toutes les échéances sélectionnées doivent concerner :

Contrainte	Détail
Même client	Un seul payeur/financeur pour toutes les échéances
Même type	Pas de mélange bénéficiaire/client
Même centre	Un seul centre (si la facturation multi-centre n'est pas activée)

Échéances non sélectionnables

Certaines échéances affichent une icône orange (triangle d'avertissement) à la place de la case à cocher. Cela signifie que la facturation est impossible pour cette échéance. Causes fréquentes :

• Financeur manquant : le dossier n'a pas de financeur renseigné
• Compte comptable manquant : le financeur n'a pas de compte client associé
• Condition non remplie : une condition de l'échéancier n'est pas satisfaite (assiduité, pièce manquante...)

Le message d'erreur s'affiche dans la colonne "Financeur" de la ligne concernée. Corrigez les dossiers en erreur avant de relancer la facturation groupée.

Limite d'affichage

La vue affiche jusqu'à 500 échéances maximum. Si vos résultats dépassent cette limite, un badge "Limite" apparaît : affinez vos filtres pour réduire la liste.

Annulation groupée

Pour annuler plusieurs échéances en une seule opération :

1. Menu Compta > Échéances
2. Filtrez si nécessaire
3. Cochez les échéances à annuler
4. Cliquez sur Annuler les échéances
5. Confirmez l'annulation

Les échéances annulées restent visibles mais ne seront pas facturées.

Cas d'usage

L'annulation groupée est utile quand :

• Un marché est clôturé prématurément
• Des dossiers sont abandonnés en masse
• Une tarification a changé et les anciennes échéances ne sont plus valables

Gérer l'échéancier d'un dossier

Modifier une échéance

1. Ouvrez le dossier > Comptabilité > Échéancier
2. Cliquez sur l'échéance à modifier
3. Ajustez :
   • Le montant
   • La date d'échéance
   • Les conditions
   • Le financeur
4. Enregistrer

Bon à savoir

Les modifications n'affectent que ce dossier, pas l'échéancier type de la tarification.

Ajouter une échéance

1. Ouvrez le dossier > Comptabilité > Échéancier
2. Cliquez sur Ajouter échéance
3. Remplissez les 3 étapes :
   • Ce que l'on facture : Mode et montant
   • Ce qui déclenche : Quand facturer
   • Les conditions : Optionnel
4. Enregistrer

Annuler une échéance

1. Cliquez sur l'échéance
2. Cliquez sur Annuler

L'échéance reste visible mais marquée comme annulée. Elle ne sera pas facturée.

Traçabilité de l'annulation

Une échéance annulée affiche l'avatar et le nom de la personne qui l'a annulée, ainsi que la date d'annulation. Cela permet d'identifier rapidement qui a fait l'annulation en cas de question, sans devoir consulter l'historique du dossier.

Supprimer une échéance

1. Cliquez sur l'échéance
2. Cliquez sur Supprimer

Attention

Une échéance déjà facturée ne peut pas être supprimée ni annulée. Il faut créer un avoir sur la facture.

Blocages de facturation

Certaines situations empêchent la facturation :

Blocage	Solution
Pas de financeur	Ajoutez un financeur au dossier
Pas de compte client	Ajoutez un compte comptable au financeur
Pas de centre	Renseignez le centre du dossier (si obligatoire)
Pas de sous-famille	Configurez la sous-famille dans la prestation ou tarification
Condition non remplie	Vérifiez les conditions (assiduité, pièces...)

Les blocages s'affichent en haut de l'échéancier avec des liens pour corriger.

Échéances et groupes

Pour les groupes (collectifs), l'échéancier peut fonctionner de deux manières :

Mode	Description
Par participant	Une échéance par dossier/participant
Global groupe	Une échéance pour tout le groupe

Ce mode est défini dans la tarification.

Échéancier type (Admin)

L'échéancier type est défini au niveau de la tarification :

Menu : Admin > Tarifications > [Tarification] > Onglet Échéancier

Configurer une échéance type

Pour chaque ligne d'échéance :

Étape	Paramètres
1. Ce que l'on facture	Pourcentage, forfait ou au réel
2. Ce qui déclenche	Moment du déclenchement
3. Les conditions	Optionnel : conditions de facturation
4. Solder le dossier	Optionnel : cocher pour indiquer que c'est une facturation finale

Option "Solder le dossier"

L'option "Solder le dossier / groupe" est un switch disponible sur chaque ligne d'échéance. Elle joue un rôle important dans le cycle de vie du dossier :

• Non coché (par défaut) : la facture générée est considérée comme un acompte. Le dossier ne passe pas en état "Facturé" tant que seuls des acomptes sont émis.
• Coché : la facture générée est considérée comme une facturation finale (pas un acompte). Le dossier peut alors passer en état "Facturé" puis "Soldé" quand le règlement est enregistré.

Important pour les échéanciers multi-étapes

Si votre échéancier comporte plusieurs étapes (ex: 20% au démarrage + 80% à la fin), cochez "Solder" uniquement sur la dernière échéance (celle qui clôture la facturation). Les échéances intermédiaires resteront des acomptes.

Si vous avez des scénarios alternatifs (ex: 80% si sortie positive OU 20% sinon), cochez "Solder" sur chaque échéance finale de chaque scénario.

Quand cocher "Solder" ?

• Échéance unique (100%) : pas nécessaire (automatique car 100%)
• Dernière échéance d'une série : cochez pour que le dossier passe en "Facturé"
• Échéances conditionnelles (avec événement) : cochez sur chaque variante finale

Ordre des échéances

Les échéances s'affichent dans l'ordre de leur date prévisionnelle. Pour les échéances au même moment, l'ordre de création est conservé.

Date des factures générées

Règle importante

La date portée sur une facture est toujours la date à laquelle vous générez la facture, et non la date de l'échéance. Cela s'applique à la facturation individuelle comme à la facturation en masse et groupée.

Facturer des échéances à une date précise

Si vous devez émettre des factures à une date précise (par exemple en fin d'année), voici la bonne approche :

1. Créez vos échéances tout au long de l'année : planifiez les échéances avec leurs dates d'échéance normales (au fil des mois, à chaque jalon, etc.)
2. Ne générez pas les factures immédiatement : laissez les échéances s'accumuler dans la vue Compta > Échéances
3. Générez les factures le jour souhaité : le jour où vous voulez que les factures soient datées (ex: le 31 décembre), allez dans la vue des échéances, filtrez et facturez

Toutes les factures porteront la date du jour de génération, quelle que soit la date de l'échéance d'origine.

Exemple concret

Vous avez 10 dossiers avec des échéances échelonnées sur l'année (janvier, mars, juin, septembre). Vous souhaitez que toutes les factures soient datées du 31/12 :

1. Les échéances se créent automatiquement aux dates prévues dans l'échéancier
2. Les échéances apparaissent dans Compta > Échéances au fur et à mesure que leur date est atteinte
3. Le 31 décembre, ouvrez Compta > Échéances, filtrez par tarification/période, sélectionnez toutes les échéances et cliquez sur Facturer (ou Facture groupée)
4. Toutes les factures générées porteront la date du 31/12

Facturation en fin d'exercice

Si vous facturez systématiquement en fin d'exercice, votre administrateur peut configurer un paramètre comptable qui force la date de facturation au 31/12 de l'exercice en cours, quelle que soit la date réelle de génération.

Questions fréquentes

Pourquoi mon échéance n'apparaît pas ?

Vérifiez :

• La date d'échéance (peut-être dans le futur)
• L'état du dossier (doit être actif)
• Les conditions (assiduité insuffisante ? pièce manquante ?)
• La tarification (échéancier type configuré ?)

Comment regénérer un échéancier ?

Si vous avez modifié la tarification et voulez appliquer au dossier existant :

1. Ouvrez le dossier > Comptabilité
2. Cliquez sur Regénérer échéancier (si disponible)

Attention

Cela écrase les modifications manuelles faites sur l'échéancier du dossier.

Comment facturer un montant différent ?

Deux options :

1. Modifier l'échéance avant de facturer
2. Ajuster les lignes de la facture après création

Que se passe-t-il si un dossier est abandonné ?

Les échéances non facturées peuvent être :

• Annulées manuellement
• Proratisées selon les règles de la tarification
• Facturées partiellement

Comment voir les échéances d'une convention ?

1. Menu Compta > Échéances
2. Filtrez par Tarification
3. Vous voyez toutes les échéances liées à cette convention

Comment suivre la consommation d'une convention ?

Menu Pilotage > CA conventions pour voir :

• Le montant commandé
• Le montant réalisé/facturé
• Le reste à faire