🧾 Factures
Les factures sont le cœur du module comptable de téo. Vous pouvez les créer manuellement ou les générer depuis des échéances.
Accéder aux factures
Menu : Facturation > Factures
L'écran s'intitule Factures. Nouvelle facture est en haut à droite.
Colonnes : Numéro, Date, Client, Auteur, Montant TTC, Solde, Statut. Un avoir affiche Avoir dans Solde (pas un reste à encaisser) ; les montants TTC d'un avoir sont en négatif.
Statut indique le contrôle comptable : Contrôlée, Non contrôlée ou Incomplète. Ce n'est pas le tag Soldée / Non soldée de la fiche.
Tri possible sur Numéro, Date, Client, Auteur et Montant TTC. Si la liste est étroite, Auteur puis Solde peuvent se masquer.
Un clic sur une ligne ouvre le volet. L'icône en bout de ligne (Ouvrir la facture complète) ouvre la fiche.
Si aucune facture ne correspond :
| Situation | Message affiché |
|---|---|
| Aucune facture dans téo | Aucune facture — Votre téo ne contient aucune facture. C'est le moment de vous lancer. avec l'action Nouvelle facture |
| Filtres actifs sans résultat | Aucune facture pour ces filtres — Retirez un filtre ou élargissez la période. |
Sur une fiche facture, deux blocs complémentaires peuvent apparaître :
- Conditions de facturation : résumé du régime de TVA, du mode de règlement, de la nature de l'opération et de la référence d'engagement / commande (→ Conditions de facturation) ;
- Chorus Pro ou Pennylane : le titre du panneau est le canal. Statut, aperçu de ce qui sera transmis, historique. Champs Chorus (Cadre de facturation, Code service, Destinataire Chorus) seulement sur Chorus Pro. Quand la facture est Prête, Envoyer est dans la barre d'actions (Renvoyer si Rejetée ou Erreur). Détail : Chorus Pro · Pennylane.
Les filtres disponibles
| Filtre | Utilisation |
|---|---|
| Statut | Contrôlée, Incomplète ou Non contrôlée. |
| Règlement | Non soldée ou Soldée. |
| Type | Facture ou Avoir (sous Plus de filtres). |
| Centre | Centre émetteur. Uniquement s'il y a plusieurs centres (sous Plus de filtres). |
| Société | Payeur organisation. |
| Dossier | Factures rattachées à ce dossier. |
| Recherche | Placeholder N°, client, lettre de commande, compte, montant : numéro, libellé, commentaire, client, n° de lettre de commande, début d'un compte, ou montant TTC exact. |
| Date | Période d'émission (Ce mois-ci par défaut). Raccourci ou Dates précises (Du / au) : une seule borne suffit. |
Plusieurs valeurs d'un même filtre se cumulent (OU). Des filtres différents se combinent (ET).
Rouvrir Facturation > Factures (menu, ou bouton retour d'une facture complète) restitue les derniers filtres de la session. Effacer (ou Tout effacer sur téléphone) les retire vraiment.
Cocher et exporter
Cochez des lignes, ou Sélectionner les N factures du filtre pour tout ce que les filtres retiennent (toutes les pages). La barre affiche le total TTC et le reste dû de la sélection.
| Action | Effet | Plafond |
|---|---|---|
| Exporter | Classeur Excel (.xlsx) | 50 000 factures. Au-delà : Trop de factures, affinez les filtres. |
| Télécharger les PDF | ZIP des PDF déjà archivés | 200 factures. Au-delà : Trop de PDF. Sans PDF archivé : Aucun PDF à télécharger. |
10 exports par heure au plus (tous formats confondus). Au-delà : Export non effectué — 10 exports par heure au plus : réessayez plus tard.
Le classeur reprend N°, Date, Libellé, Dossier, Client, Lettre de commande, Auteur, Montant HT, Montant TTC, Reste dû, Statut, À compléter. Les avoirs y restent en montants négatifs.
L'assistant peut Rechercher des factures (mêmes filtres que cet écran).
Les avoirs apparaissent dans les listes avec leurs montants en rouge et en négatif lorsqu'ils diminuent le montant facturé. Le total cumulé en bas du tableau tient compte de cette inversion : un avoir de 100 € est bien retranché du chiffre d'affaires affiché.
Créer une facture
Méthode 1 : Depuis les échéances (recommandé)
La méthode la plus efficace quand vous avez des échéanciers configurés :
- Menu Facturation > Échéances à facturer
- Filtrez les échéances (Date, Tarification, Gestionnaire…)
- Cochez les échéances à facturer, ou cliquez une ligne pour ouvrir le volet
- Cliquez sur Facture individuelle ou Facture groupée
- La facture est créée avec les montants pré-remplis
Vous pouvez facturer plusieurs échéances d'un même client en une seule facture en les cochant toutes.
Méthode 2 : Depuis un dossier ou un groupe
- Ouvrez le dossier ou le groupe
- Devis & Factures > Factures
- Cliquez sur Nouvelle facture
- Les informations du dossier ou du groupe sont pré-remplies
Méthode 3 : Création manuelle
- Depuis Facturation > Factures, cliquez sur Nouvelle facture, ou depuis un dossier Devis & Factures > Factures
- Remplissez toutes les informations manuellement
Remplir une facture
L'en-tête
| Champ | Description |
|---|---|
| Client société | Payeur organisation. Basculez Client individu pour un bénéficiaire. |
| Date | Date d'émission |
| Échéance | Date limite de règlement |
| Libellé | Description. S'il est vide, téo reprend celui de la ligne. |
| Dossier / Groupe | Lien avec l'accompagnement (pré-rempli si la facture est créée depuis un dossier ou un groupe) |
Les lignes de facture
Cliquez sur Ajouter une ligne. Sur la liste, les colonnes sont Libellé, Prix unitaire HT, Quantité et Montant HT. Le formulaire de ligne porte :
| Champ | Description |
|---|---|
| Libellé | Description de ce qui est facturé |
| Sous-famille | Sous-famille comptable. À la création (individuelle ou groupée), reprise de la tarification du dossier, sinon de celle de l'échéance, sinon de la prestation. Sur une facture seule, renseignez-la sur chaque ligne. Un triangle rouge Donnée manquante signale qu'elle est vide. → Sous-familles |
| PUHT | Prix unitaire hors taxes (Prix unitaire HT sur la liste) |
| Quantité | Nombre (heures, jours, unités…) |
| Montant HT | Calculé automatiquement (PUHT × Quantité) |
| Remise | Le montant HT s'affiche en négatif |
| Taux TVA | Laissez Taux de la facture, ou un autre taux pour cette ligne |
Pour retrouver une facture seule (non liée à un dossier) dans votre suivi de chiffre d'affaires par prestation, renseignez la Sous-famille correspondante sur chaque ligne de détail.
- Le rapport Facturation > Rapports > Chiffre d'affaires classe les montants par sous-famille : une ligne sans sous-famille n'est rattachée à aucune prestation et n'apparaît donc pas dans le total de cette prestation.
- Le tableau Pilotage > Chiffre d'affaires > CA par prestation se base sur la production des dossiers : une facture seule, n'étant rattachée à aucun dossier, n'y figure pas — c'est attendu. Utilisez le rapport Compta ci-dessus pour ces montants.
La facture porte un Taux de TVA, à choisir parmi : 20 % — Taux normal, 10 % — Taux intermédiaire, 5,5 % — Taux réduit, 2,1 % — Taux particulier et 0 % — Hors champ d'application TVA.
Chaque ligne a un Taux TVA : Taux de la facture reprend celui de la facture. Vous pouvez mélanger plusieurs taux sur une facture saisie manuellement.
Les totaux
Sur la fiche, à côté du libellé : Total HT, Total TTC, Taux de TVA, Montant TVA et Solde. L'interrupteur Acompte est à côté du solde.
Types de factures
Facture standard
La facture classique pour une prestation réalisée.
Facture d'acompte
Pour facturer un montant avant la réalisation complète :
- Créez une facture normale
- Cochez l'option Acompte
- Lors de la facture finale, les acomptes sont déduits
Une facture marquée acompte ne fait pas basculer l'état du dossier en "Facturé" ou "Soldé". Tant que seuls des acomptes sont émis, le dossier reste dans son état actuel (En cours, Terminé...) et son montant apparaît toujours en "Prévisionnel" dans les tableaux de pilotage CA.
C'est la facture finale (non-acompte) qui déclenchera le passage en état "Facturé".
Le bouton Acompte est un interrupteur : tant qu'il est activé, le dossier reste en cours ; le désactiver fait passer le dossier en « facturé ». La bascule est prise en compte immédiatement, sans enregistrement supplémentaire. Si vous avez coché "Acompte" par erreur sur une facture définitive, désactivez simplement le bouton pour que l'état du dossier se mette à jour.
Avoir
Pour annuler ou corriger une facture émise, deux options selon ce que vous voulez faire :
| Action | Quand l'utiliser | Effet |
|---|---|---|
| Créer un avoir | Avoir partiel ou personnalisé (geste commercial, remboursement d'une seule ligne, ajustement de quantité…) | Ouvre un brouillon d'avoir avec les lignes pré-remplies — vous pouvez modifier les montants, supprimer des lignes, ajuster la TVA avant d'émettre. |
| Annuler la facture | Annuler intégralement une facture (erreur de saisie, dossier annulé après émission, refacturation complète…) | Génère automatiquement un avoir total d'un seul clic, miroir parfait de la facture d'origine. |
Procédure « Créer un avoir »
- Ouvrez la facture concernée
- Cliquez sur Créer un avoir
- Les lignes de la facture sont reprises. Un avoir est déduit automatiquement : saisissez prix, quantité et montant HT en positif. Dans les listes, l'avoir s'affiche en rouge et en négatif.
- Ajustez si c'est un avoir partiel (modifier quantité, supprimer des lignes…). Pour réduire un avoir, ajoutez une ligne de Remise, pas un montant négatif. Une case par ligne de la facture d'origine permet de choisir les lignes reprises : si aucune n'est cochée, téo refuse d'enregistrer (Avoir non créé — Cochez au moins une ligne à reprendre dans l'avoir.), car un avoir vide consommerait un numéro de facture sans pouvoir être supprimé ni contrôlé.
- Émettez l'avoir
Si vous saisissez un montant, un prix ou une quantité négatifs sur un avoir, téo les enregistre en positif et affiche :
Montant enregistré en positif — Un avoir est déduit automatiquement : ses lignes se saisissent en positif.
Sur une facture classique, une ligne négative reste négative (remise ou correction légitime).
Procédure « Annuler la facture »
- Ouvrez la facture concernée
- Cliquez sur Annuler la facture
- Confirmez : Un avoir du montant total sera créé pour annuler cette facture. Confirmez-vous ? — Oui, annuler la facture (ou Non, revenir)
- téo crée et émet automatiquement l'avoir total
Sur la fiche de l'avoir, Ouvrir la facture associée ouvre la facture d'origine. Ce numéro et sa date partent aussi dans le Factur-X de l'avoir.
Un avoir s'applique sur une facture existante. Le numéro de la facture d'origine est conservé dans l'avoir.
Un avoir est une somme due au client. Il s'éteint d'abord en compensant ce que le client doit encore sur la facture d'origine, puis par remboursement.
- Facture d'origine encore due : la fiche de l'avoir affiche Soldée dès qu'il est imputé, même s'il est partiel.
- Facture d'origine déjà payée : la fiche affiche Non soldée tant qu'un remboursement n'a pas été saisi.
- Plusieurs avoirs sur la même facture : ils s'imputent dans l'ordre d'émission ; le trop-perçu du dernier reste à rembourser.
Un avoir n'affiche jamais En retard, même si sa date d'échéance est passée. Ce badge (listes du dossier ou du groupe) concerne une facture non soldée, pas une somme due au client.
Le filtre Règlement = Non soldée suit le tag Soldée : un avoir imputé n'y figure plus. Dans la colonne Solde de la liste, l'avoir garde le tag Avoir.
Dès que le cumul des avoirs émis sur une facture en couvre la totalité du montant HT — y compris avec un ou plusieurs avoirs saisis manuellement via Créer un avoir — la facture d'origine est automatiquement annulée, exactement comme avec le bouton Annuler la facture.
Ses échéances liées sont alors détachées de la facture et repassent au statut « Échéance annulée ». Pour refacturer le dossier, régénérez ces échéances (voir Réactiver une échéance annulée) ou créez une facture manuelle.
Si vous supprimez un avoir et que les avoirs restants ne couvrent plus le montant HT, le badge Annulée disparaît : la facture redevient due et compte de nouveau pour l'état du dossier. Les échéances détachées à l'annulation ne sont pas rattachées de nouveau. Le bouton Supprimer l'annulation reste disponible.
Quand une facture est Annulée (avoir total via Annuler la facture, ou cumul d'avoirs qui couvre tout le montant HT), elle ne compte plus pour l'état du dossier ni du groupe.
- S'il ne reste aucune facture définitive active (hors acomptes et hors avoirs), le dossier ou le groupe quitte Facturé / Soldé et reprend l'état de production correspondant (par exemple Terminé, En cours ou Abandonné). Vous pouvez alors refacturer.
- Un avoir partiel, qui ne couvre pas la totalité et ne marque pas la facture Annulée, laisse le dossier ou le groupe en Facturé ou Soldé.
L'annulation d'une facture ne libère pas son numéro de chrono : la facture annulée et l'avoir gardent chacun leur propre numéro, séparés mais reliés. Cette « perte » apparente d'un numéro n'est pas problématique comptablement, tant que les justificatifs (facture d'origine + avoir d'annulation) restent conservés ensemble.
C'est une obligation légale : un numéro de facture émise ne peut jamais être réutilisé, même si la facture est annulée.
Facture groupée
Pour regrouper plusieurs échéances (éventuellement de dossiers différents) en une seule facture : Facture groupée.
Une facture groupée porte le badge Groupée. L'onglet Facture groupée liste tous les dossiers (ou groupes) rattachés. Sur Facture principale, une ligne liée à un dossier affiche le tag Dossier lié.
Chaque ligne Dossier lié hérite de la Sous-famille comme une facture individuelle. Si elle manque, un triangle rouge Donnée manquante s'affiche : cliquez la ligne pour la renseigner (seuls la description et la sous-famille sont alors modifiables). → Sous-familles
Pour Chorus Pro, si toutes les lignes relèvent de la même tarification, la facture groupée reprend le Mandataire, le cadre et le Destinataire Chorus de cette tarification comme une facture individuelle (→ Destinataire Chorus · SIRET du validateur).
Détail d'une facture groupée
L'onglet Facture groupée liste les rattachements (N ligne de détail / N lignes de détail). S'il n'y en a aucun : Aucun détail, avec Il n'y a aucune ligne de détail attachée à la facture … et Ajouter une ligne.
| Colonne | Description |
|---|---|
| (triangle rouge) | Info-bulle Echéancier manquant : la ligne n'a pas d'Échéance |
| # | Numéro du dossier ou du groupe |
| Dossier / Groupe | Nom du bénéficiaire, ou nom du groupe |
| Centre | Centre du dossier ou du groupe |
| Prestation | Prestation du dossier ou du groupe |
| (tag) | Acompte si la ligne est un acompte |
| Prix unitaire HT | Montant hors taxes à l'unité |
| Quantité | Heures / unités |
| Montant HT | Montant de la ligne |
Le tableau se termine par une ligne Total sur le montant HT.
Ajouter une ligne ouvre Nouvelle ligne. Un clic sur une ligne ouvre Modifier la ligne. Aperçu du dossier (ou Aperçu du groupe) ouvre la fiche en volet.
| Champ | Description |
|---|---|
| Dossier | Obligatoire à la création. Autocomplete : numéro - nom prénom, suivi de · code si la prestation a un code. En modification, lecture seule. |
| Échéance | Placeholder Choisir une échéance, ou Choisir un dossier tant qu'aucun dossier n'est choisi. Seules les échéances du dossier non facturées et non annulées sont proposées. En choisir une reprend PUHT, Quantité et Montant HT. En modification, lecture seule. |
| PUHT | Prix unitaire HT (Prix unitaire HT dans le tableau) |
| Quantité | Nombre |
| Montant HT | Calculé (PUHT × Quantité), lecture seule |
| Acompte | Interrupteur |
Enregistrer enregistre la ligne. En modification, Supprimer ouvre Supprimer la ligne (Confirmez-vous la suppression de la ligne ?) : Oui, supprimer ou Non, annuler.
À partir de 20 lignes, le recalcul n'est plus automatique : bandeau Recalcul manuel requis, action Recalculer.
Si la facture est contrôlée : bandeau Modifications bloquées (La facture étant contrôlée, toute modification est impossible. Si vous devez absolument la modifier, décontrôlez-la.). → Factures contrôlées
Le bouton Tableur exporte les lignes affichées.
Règlements et avoirs sur la fiche
Sur la fiche d'une facture émise, deux tableaux complémentaires listent :
| Tableau | Contenu |
|---|---|
| Règlements | Encaissements rattachés à la facture |
| Avoirs | Avoirs émis sur cette facture |
Tant que la facture n'est pas Soldée, le tableau Règlements propose Solder la facture et Ajouter un règlement.
Solder la facture marque la facture comme intégralement réglée, sans saisir de règlement. Confirmation : La facture sera considérée comme intégralement réglée, sans saisir de règlement. Confirmez-vous ? — Oui, solder (ou Non, annuler).
S'il n'y a encore aucun élément, le tableau affiche un message à la place des lignes :
- Aucun règlement enregistré sur cette facture.
- Aucun avoir sur cette facture.
Cycle de vie d'une facture
Enregistrer attribue un numéro définitif. Ce numéro n'est jamais réutilisé, même après annulation.
| Sur la fiche | Signification |
|---|---|
| Non soldée | Il reste un montant à encaisser (facture) ou à rembourser (avoir) |
| Soldée | Entièrement payée, ou avoir entièrement imputé / remboursé |
| Annulée | Couverture totale par avoir(s) — voir Avoir |
La colonne Statut de la liste concerne le contrôle comptable, pas ces tags.
Tant que la facture n'est pas contrôlée, Enregistrer reste disponible. Après contrôle, le contenu est verrouillé.
Une facture peut être marquée comme contrôlée pour empêcher toute modification de son contenu après le contrôle. Sur une facture complète, cliquez sur Facture non contrôlée (info-bulle Cliquez pour contrôler) pour la passer en Facture contrôlée.
Le badge Facture contrôlée affiche les initiales (ou la photo) de la personne qui a contrôlé. Sur la fiche d'édition, le champ Contrôleur affiche son avatar et son nom.
Le décontrôle est réservé aux utilisateurs disposant du droit Plan comptable et exports : ils voient l'action Décontrôler sur la fiche de la facture et peuvent cliquer sur le badge Facture contrôlée (info-bulle Cliquez pour décontrôler). Une confirmation s'affiche : La facture redeviendra modifiable et ressortira des écrans de contrôle. Confirmez-vous ? — Oui, décontrôler (ou Non, revenir). Pour les autres utilisateurs, le badge Facture contrôlée est informatif et ne lance aucune action. Une tentative de modification sur une facture contrôlée affiche le bandeau Modifications bloquées, qui rappelle qu'un utilisateur disposant de ce droit doit d'abord la décontrôler.
Le bouton Acompte reste toutefois modifiable même sur une facture contrôlée : c'est un marqueur de suivi du dossier, qui n'altère ni le PDF émis ni les écritures comptables.
Une facture déjà incluse dans un export comptable affiche le bandeau Cette pièce a été importée en comptabilité. Le détail du marquage est dans Exports comptables.
Contrôle de complétude des factures
Avant qu'une facture passe en Facture contrôlée, téo vérifie qu'elle est complète. Si ce n'est pas le cas, le contrôle est bloqué : bandeau Facture incomplète et liste Données manquantes.
| Mention affichée | Quoi faire |
|---|---|
| Ligne de détail | Ajouter au moins une ligne |
| Sous-famille | Renseigner la sous-famille de la ligne — Sous-familles |
| Tiers (client ou fournisseur) | Identifier le payeur |
| Compte client | Le renseigner sur la fiche société, champ Compte client du bloc Comptabilité client. Si le compte ne se remplit pas à la sélection du client, il manque sur la fiche annuaire. Ce bloc n'est visible que pour les utilisateurs autorisés à gérer le plan comptable. |
| Compte d'imputation (produit ou charge) | Renseigner le compte produit de la facture |
| Compte de TVA | Si la facture a de la TVA, renseigner le compte de TVA |
| Date, Échéance, Libellé, Montant HT, Montant TTC | Compléter l'en-tête |
Si le paramétrage comptable l'exige, Code analytique et Centre peuvent aussi apparaître. Pour une facture Chorus Pro, des mentions se terminent par (Chorus Pro) — voir Chorus Pro.
Contrôler en lot
Cet écran est accessible aux utilisateurs disposant du droit Plan comptable et exports.
- Menu Facturation > Contrôle > Factures à contrôler
- Affinez si besoin avec la période et le centre
- Cochez les factures à contrôler
- Cliquez sur Contrôler
téo passe les factures une à une et affiche un résumé :
- Nombre de factures contrôlées avec succès (par exemple « 3 factures contrôlées »)
- Liste des factures incomplètes ignorées, avec leurs numéros
Vous pouvez ainsi traiter les anomalies en lot avant de relancer le contrôle.
Une facture contrôlée est verrouillée comptablement et peut alors être incluse dans un export comptable. Vérifier qu'elle est complète avant ce passage évite de devoir produire des avoirs correctifs ou de bloquer un export.
Générer et envoyer
Générer le PDF
- Cliquez sur Générer un document (si aucun PDF n'existe encore)
- Choisissez un modèle Facture en PDF
- Dans l'aperçu, cliquez sur Sauvegarder dans téo
Renseignez le Client société (l'Adresse de sa fiche) ou le Client individu (bénéficiaire du Dossier lié) avant de générer. Sans client, le document se génère : l'adresse destinataire reste vide.
Pour un modèle Document modifiable (Word), le fichier se télécharge directement, sans aperçu.
Sans PDF enregistré dans téo, ni Facture électronique, ni Envoyer vers Chorus Pro ou Pennylane ne peuvent aboutir.
Envoyer par email
- Cliquez sur Message
- Vérifiez l'email destinataire
- Personnalisez le message
- Le PDF est joint automatiquement
- Envoyer
Envoyer vers Chorus Pro
Si le destinataire est sur Chorus Pro (secteur public) et que la facture est Prête, Envoyer apparaît dans la barre d'actions (Renvoyer si Rejetée ou Erreur). Sans PDF enregistré, la facture reste À compléter.
→ Envoyer depuis la fiche · Document PDF
Envoyer vers Pennylane
Si le destinataire est sur B2B — Pennylane, le panneau s'intitule Pennylane. Quand la facture est Prête (PDF, connexion Prêt pour l’envoi, facture contrôlée), Envoyer apparaît dans la barre d'actions, volet ou pleine page (Renvoyer si Rejetée ou Erreur).
Exporter au format Factur-X
Factur-X est le format de facture électronique retenu en France : un PDF lisible par l'humain qui contient en pièce jointe un XML structuré conforme à la norme européenne EN16931, exploitable directement par un logiciel de comptabilité ou une plateforme de dématérialisation (PDP).
Pour un centre français, l'export intègre aussi les exigences françaises de démarrage de la facture électronique (identifiants SIREN/SIRET, mentions légales, cadre de facturation pour une facture adressée à une société).
Quand utiliser l'export Factur-X
| Cas | Faut-il l'export ? |
|---|---|
| Vous transmettez vos factures à un expert-comptable / PDP partenaire qui attend du Factur-X | Oui |
| Vous archivez vos factures dans un format pérenne et lisible des deux côtés (humain + machine) | Oui |
| Vous envoyez déjà via Pennylane PA | Pas nécessaire pour cet envoi : téo produit le Factur-X au moment de Envoyer (→ envoyer) |
| Vous utilisez un export comptable « classique » (Sage, EBP, CIEL…) à côté | Possible en complément, pour la pièce justificative individuelle |
Lancer l'export
- Ouvrez la facture concernée.
- Vérifiez qu'un PDF a déjà été généré pour cette facture (action Générer un document, puis Voir une fois le document créé). Sans PDF, le bouton Facture électronique n'est pas proposé : Factur-X embarque toujours un visuel humainement lisible.
- Cliquez sur Facture électronique dans la barre d'actions de la facture.
- Le téléchargement démarre — un fichier
facturx-<numéro>.pdfest enregistré.
L'export Factur-X ne modifie ni la facture, ni son PDF d'origine, ni l'écriture comptable. Vous pouvez le relancer autant de fois que nécessaire sans incidence.
L'action Facture électronique est réservée aux utilisateurs disposant du droit Comptabilité. Si le bouton est masqué, vérifiez votre profil auprès de votre administrateur.
Mentions obligatoires vérifiées avant l'export
Pour produire un Factur-X conforme, téo contrôle au préalable que la facture porte toutes les mentions exigées. Si une mention manque, l'export est refusé et un message indique précisément ce qui doit être complété :
| Mention | Où la renseigner |
|---|---|
| Raison sociale du vendeur | Fiche du centre émetteur (Administration > Contenus > Centres & lieux) |
| Adresse complète du vendeur (rue, code postal, ville) | Fiche du centre émetteur, champ Adresse |
| Identifiant du vendeur (SIRET ou n° de TVA intracommunautaire) | Fiche du centre émetteur |
| SIRET du centre valide (14 chiffres) | Obligatoire pour un centre français : téo en déduit le SIREN attendu dans le Factur-X |
| N° de TVA intracommunautaire du vendeur (si TVA facturée) | Fiche du centre émetteur, champ Tva intracommunautaire |
| Nom ou raison sociale du client | Fiche de la société ou du bénéficiaire payeur |
| Adresse complète du client (rue, code postal, ville) | Fiche de la société (champ Adresse) ou du bénéficiaire payeur |
| SIRET du client valide | Obligatoire lorsque le payeur est une société (pas pour un bénéficiaire) |
| N° de TVA du client | Facultatif. Fiche société, champ TVA intracommunautaire. Vide : l'export reste possible. Mal formé : l'export est refusé |
| Au moins une ligne de facture | Lignes de la facture |
| Devise | Configurée par défaut (EUR), modifiable au cas par cas |
Un numéro de TVA intracommunautaire doit toujours débuter par le code pays ISO (FR pour la France, BE pour la Belgique, DE pour l'Allemagne…), suivi du corps national — par exemple FR12345678901. Un numéro saisi sans préfixe pays est refusé à l'enregistrement de la fiche centre (vendeur) ou de la fiche société (client), et empêche l'export Factur-X des factures concernées. Le message précise alors Numéro de TVA du vendeur invalide ou Numéro de TVA du client invalide, avec l'exemple FR12345678901.
Le SIRET doit comporter 14 chiffres et être cohérent (clé de contrôle). Utilisez Rechercher une entreprise sur la fiche société pour récupérer un numéro officiel. Un SIRET manquant ou incorrect bloque l'export Factur-X avec un message du type « SIREN vendeur valide… » ou « SIREN client valide… ».
Pour une facture adressée à une société et émise par un centre français, le fichier Factur-X inclut automatiquement les mentions légales attendues : indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, pénalités de retard (trois fois le taux d'intérêt légal), absence d'escompte pour paiement anticipé, et traitement B2B. Vous n'avez rien à saisir pour ces mentions dans l'export.
Ce que le fichier reprend déjà saisi
Ces informations, déjà présentes dans téo, partent dans le Factur-X sans ressaisie :
| Dans téo | Dans le Factur-X |
|---|---|
| TVA intracommunautaire du client | Transmis s'il est renseigné. Vide : l'export reste possible. → Fiche société |
| TVA sur les débits | Mention d'exigibilité (TVA due à la date de facture). Les autres régimes n'ajoutent rien. → Conditions de facturation |
| Avoir lié à une facture | Numéro et date de la facture d'origine. Sans facture associée : pas de référence inventée. |
Le bouton est désactivé ou le téléchargement échoue ?
| Message | Cause | Comment corriger |
|---|---|---|
| Le bouton Facture électronique n'apparaît pas sur la facture | Aucun PDF n'a été généré | Cliquez d'abord sur Générer un document, puis relancez l'export |
| Facture incomplète. Informations manquantes : … | Une des mentions obligatoires manque (SIRET, adresse, TVA…) | Complétez la fiche du centre, de la société ou du bénéficiaire selon le message |
| La facture électronique générée est incorrecte : … | Le document produit ne passe pas le contrôle de conformité | Vérifiez les données du centre et du client (SIRET, adresses, TVA), régénérez le PDF puis relancez |
| Le PDF de la facture n'a pas été trouvé : générez-le d'abord. | Le visuel PDF n'est plus disponible | Régénérez le PDF depuis la facture avec Générer un document |
| La génération de la facture électronique a échoué. | Problème technique lors de l'assemblage du fichier | Régénérez le PDF avec un modèle téo standard, puis réessayez ; si l'échec persiste, contactez le support |
| Le PDF utilise une police non embarquée, il faut le régénérer avec des polices TrueType embarquées. | Le PDF de la facture cite une police standard (Helvetica, Times…) sans l'embarquer | Régénérez le PDF avec un modèle dont les polices sont embarquées (Arial embarqué convient) ; un toast affiche ce message sans quitter la fiche |
| Accès refusé. | Droit Comptabilité manquant | Demandez l'attribution du droit à votre administrateur |
Envoyer ou exporter plusieurs factures
Depuis Facturation > Factures, cochez les factures (ou tout le filtre) puis Exporter / Télécharger les PDF. → Cocher et exporter
| Besoin | Où |
|---|---|
| Liste Excel ou ZIP de PDF | Facturation > Factures (sélection ci-dessus) |
| Télécharger les PDF par période / client | Facturation > Exports > Téléchargement factures |
| Envoyer une facture Chorus Pro | Barre d'actions de la fiche (Envoyer) — détail |
| Envoyer plusieurs factures Chorus Pro | Facturation > Exports > Chorus Pro (filtres) |
| Envoyer une facture Pennylane | Barre d'actions de la fiche (Envoyer) — détail |
| Exporter vers la comptabilité | Exports comptables |
| Contrôler en lot | Contrôle de complétude |
Documents attachés
Vous pouvez attacher des documents à une facture :
- Ouvrez la facture
- Allez dans l'onglet Documents
- Cliquez sur Ajouter un document
- Sélectionnez un ou plusieurs fichiers (bon de commande, attestation... ; ajoutés immédiatement, chacun de moins de 15 Mo)
Historique
Le menu Historique de la fiche facture liste les e-mails, SMS, appels et signatures liés à cette facture, du plus récent au plus ancien. Ajouter un historique enregistre une entrée à la main (par exemple un e-mail reçu).
Ce n'est pas l'Historique du panneau Chorus Pro (envois et retours), ni le volet Infos & historique.
Questions fréquentes
Un triangle rouge s'affiche à côté d'une ligne
C'est le pictogramme Donnée manquante : la ligne n'a pas de Sous-famille. Cliquez la ligne, choisissez la Sous-famille, Enregistrer.
Les lignes déjà créées ne sont pas mises à jour si vous changez ensuite la tarification ou la prestation.
L'adresse du destinataire est vide sur le document
Le document se génère même sans client. Renseignez le Client société ou le Client individu, puis générez à nouveau.
Mon avoir apparaît « En retard » ou reste « Non soldée »
Un avoir n'est jamais En retard. S'il corrige une facture encore due, sa fiche affiche Soldée. S'il reste à rembourser — facture d'origine déjà payée — elle affiche Non soldée jusqu'au remboursement.
Comment dupliquer une facture ?
Ouvrez la facture et cliquez sur Dupliquer. Une nouvelle facture est créée avec les mêmes lignes, les mêmes informations principales et un solde à payer recalculé. Elle apparaît comme Non soldée tant qu'elle n'est pas réglée.
Dupliquer n'est pas proposé sur un avoir ni sur une facture groupée : la copie ne reprendrait pas le détail des dossiers et échéances rattachés, et risquerait de facturer deux fois. Pour une facture groupée, créez-en une nouvelle depuis Échéances à facturer. Pour un avoir, Créer un avoir depuis la facture d'origine.
Comment annuler une facture émise ?
Le plus simple est d'ouvrir la facture et de cliquer sur Annuler la facture : téo crée et émet automatiquement l'avoir total (écriture inverse), marque la facture Annulée et détache ses échéances liées (qui repassent en « Échéance annulée »).
Le même résultat se produit dès que le cumul des avoirs d'une facture — même saisis manuellement via Créer un avoir — en couvre la totalité du montant HT : la facture est alors annulée automatiquement.
Si cette facture était la dernière facture définitive active du dossier (ou du groupe), l'état quitte Facturé / Soldé pour permettre la refacturation — voir État du dossier ou du groupe après un avoir total.
Réservez Créer un avoir sans couvrir la totalité aux corrections partielles (geste commercial, remboursement d'une seule ligne…) : voir Avoir.
Après un avoir, mes échéances restent « Facturée » et ne se suppriment pas
Tant qu'une facture est émise (non annulée), ses échéances liées restent au statut « Facturée » et ne sont ni supprimables ni re-sélectionnables. C'est le cas après un avoir partiel, qui ne couvre pas la totalité du montant.
Les échéances ne sont détachées que lorsque la facture est annulée : soit via le bouton Annuler la facture, soit dès que le cumul des avoirs (même manuels) couvre la totalité du montant HT. Elles repassent alors au statut « Échéance annulée ».
Pour refacturer un montant déjà passé : régénérez l'échéance (la supprimer puis enregistrer le dossier, voir Réactiver une échéance annulée) ou créez une facture manuelle depuis le dossier (Devis & Factures > Factures > Nouvelle facture).
Après un avoir total, mon dossier (ou mon groupe) n'est plus « Facturé » / « Soldé »
C'est attendu. Une facture Annulée ne compte plus pour l'état. S'il ne reste aucune facture définitive active, téo recalcule l'état à partir de la production (séances, événements…) : le dossier ou le groupe peut repasser en Terminé, En cours, Abandonné, etc. Vous pouvez alors émettre une nouvelle facture.
Si l'avoir est partiel et que la facture d'origine n'est pas Annulée, l'état Facturé ou Soldé est conservé.
Comment facturer un groupe de participants ?
Ouvrez le groupe, Devis & Factures > Factures, section Échéances. Sélectionnez les échéances, puis Facturer l'échéance, Dissocier les factures ou Regrouper en une facture.
→ Sur un dossier ou un groupe · Facturation du groupe
Pourquoi je ne peux pas modifier ma facture ?
Tant que la facture n'est pas contrôlée, Enregistrer reste disponible. Après contrôle, le contenu est verrouillé (bandeau Modifications bloquées). Demandez à un utilisateur disposant du droit Plan comptable et exports de la décontrôler uniquement si une correction est nécessaire. Pour une correction définitive déjà exportée, créez un avoir.
Cet article vous a été utile ?