🧾 Factures
Les factures sont le cœur du module comptable de téo. Vous pouvez les créer manuellement, les générer depuis des échéances, ou les émettre en masse.
Accéder aux factures
Menu : Compta > Factures
Vous y trouvez :
- Les factures correspondant à vos filtres, avec une période appliquée par défaut
- Les informations principales : numéro, date, libellé, client, auteur, montants HT/TTC, solde et statut de contrôle
- Le bouton Tableur pour exporter la liste affichée lorsqu'elle contient au moins une facture
Les filtres disponibles
| Filtre | Utilisation |
|---|---|
| Période | Appliquer rapidement une période de facturation. Si vous saisissez des dates manuelles ou un N° de facture, cette période est vidée. |
| Date | Restreindre la recherche à une date de facture de début et/ou de fin. |
| Compte | Rechercher sur le compte client ou le compte d'imputation de la facture. |
| N° de commande | Retrouver les factures liées à un dossier portant ce numéro de commande. |
| N° de facture | Retrouver une facture précise. Ce critère prend le dessus sur les autres filtres. |
| Centre | Limiter la liste au centre émetteur sélectionné. |
| Société | Afficher les factures dont le payeur est cette société. |
| Recherche | Rechercher dans le libellé et le commentaire de la facture. |
| Bénéficiaire | Afficher les factures dont le payeur est ce bénéficiaire. |
| Non soldé | Afficher les factures qui ne sont pas marquées Soldée. Ce filtre suit le statut de la facture : elle reste visible ici tant qu'elle apparaît comme Non soldée. |
| Montant TTC | Rechercher les factures dont le total TTC correspond au montant saisi. |
| Avoir | Afficher uniquement les avoirs. |
Exporter la liste des factures
Après une recherche, le bouton Tableur exporte les factures affichées à l'écran. L'export respecte les filtres actifs, y compris Non soldé, Avoir, la période, le client ou le numéro de facture.
Le fichier reprend les colonnes utiles de la liste, comme Numéro, Date, Libellé, Client, Auteur, HT, TTC et Solde.
Les avoirs apparaissent dans les listes avec leurs montants en rouge et en négatif lorsqu'ils diminuent le montant facturé. Le total cumulé en bas du tableau tient compte de cette inversion : un avoir de 100 € est bien retranché du chiffre d'affaires affiché.
Créer une facture
Méthode 1 : Depuis les échéances (recommandé)
La méthode la plus efficace quand vous avez des échéanciers configurés :
- Menu Compta > Échéances
- Filtrez les échéances à facturer (date, client...)
- Cochez les échéances à facturer
- Cliquez sur Facturer
- La facture est créée avec les montants pré-remplis
Vous pouvez facturer plusieurs échéances d'un même client en une seule facture en les cochant toutes.
Méthode 2 : Depuis un dossier
- Ouvrez le dossier concerné
- Menu dossier > Comptabilité
- Cliquez sur Nouvelle facture
- Le bénéficiaire et les informations du dossier sont pré-remplies
Méthode 3 : Création manuelle
- Depuis la page des factures, cliquez sur le bouton d'action, ou depuis un dossier > Comptabilité
- Remplissez toutes les informations manuellement
Remplir une facture
L'en-tête
| Champ | Description |
|---|---|
| Client | Le payeur (organisation ou personne) |
| Date de facture | Date d'émission |
| Échéance de paiement | Date limite de règlement |
| Dossier/Groupe | Lien avec l'accompagnement (automatique si créé depuis dossier) |
| Objet | Description de la facturation |
Les lignes de facture
Pour chaque ligne :
| Champ | Description |
|---|---|
| Désignation | Description de ce qui est facturé |
| Sous-famille | Sous-famille comptable de la ligne. Sur une facture rattachée à un dossier, elle est reprise de la prestation / tarification. Sur une facture seule, renseignez-la pour rattacher le montant à la bonne prestation. |
| Quantité | Nombre (heures, jours, unités...) |
| Prix unitaire | Montant HT à l'unité |
| Taux TVA | Taux de TVA de la ligne (voir ci-dessous) |
| Montant | Calculé automatiquement |
Pour retrouver une facture seule (non liée à un dossier) dans votre suivi de chiffre d'affaires par prestation, renseignez la Sous-famille correspondante sur chaque ligne de détail.
- Le rapport Compta > Rapports > Chiffres d'affaires classe les montants par sous-famille : une ligne sans sous-famille n'est rattachée à aucune prestation et n'apparaît donc pas dans le total de cette prestation.
- Le tableau Pilotage > Chiffre d'affaires > CA par prestation se base sur la production des dossiers : une facture seule, n'étant rattachée à aucun dossier, n'y figure pas — c'est attendu. Utilisez le rapport Compta ci-dessus pour ces montants.
La facture porte un Taux de TVA par défaut, à choisir parmi les taux officiels : 20 % (normal), 10 % (intermédiaire), 5,5 % (réduit), 2,1 % (particulier) et 0 % (hors champ d'application).
Chaque ligne dispose en plus d'un champ Taux TVA : laissez-le sur « Taux de la facture » pour reprendre le taux de la facture, ou choisissez un autre taux pour cette ligne. Vous pouvez ainsi mélanger plusieurs taux de TVA sur une même facture saisie manuellement.
Les totaux
En bas de la facture :
- Total HT
- TVA (détaillée par taux)
- Total TTC
- Déjà réglé (si acomptes)
- Reste à payer
Types de factures
Facture standard
La facture classique pour une prestation réalisée.
Facture d'acompte
Pour facturer un montant avant la réalisation complète :
- Créez une facture normale
- Cochez l'option Acompte
- Lors de la facture finale, les acomptes sont déduits
Une facture marquée acompte ne fait pas basculer l'état du dossier en "Facturé" ou "Soldé". Tant que seuls des acomptes sont émis, le dossier reste dans son état actuel (En cours, Terminé...) et son montant apparaît toujours en "Prévisionnel" dans les tableaux de pilotage CA.
C'est la facture finale (non-acompte) qui déclenchera le passage en état "Facturé".
Le bouton Acompte est un interrupteur : tant qu'il est activé, le dossier reste en cours ; le désactiver fait passer le dossier en « facturé ». La bascule est prise en compte immédiatement, sans enregistrement supplémentaire. Si vous avez coché "Acompte" par erreur sur une facture définitive, désactivez simplement le bouton pour que l'état du dossier se mette à jour.
Avoir
Pour annuler ou corriger une facture émise, deux options selon ce que vous voulez faire :
| Action | Quand l'utiliser | Effet |
|---|---|---|
| Créer un avoir | Avoir partiel ou personnalisé (geste commercial, remboursement d'une seule ligne, ajustement de quantité…) | Ouvre un brouillon d'avoir avec les lignes pré-remplies — vous pouvez modifier les montants, supprimer des lignes, ajuster la TVA avant d'émettre. |
| Annuler la facture | Annuler intégralement une facture (erreur de saisie, dossier annulé après émission, refacturation complète…) | Génère automatiquement un avoir total d'un seul clic, miroir parfait de la facture d'origine. |
Procédure « Créer un avoir »
- Ouvrez la facture concernée
- Cliquez sur Créer un avoir
- Les lignes sont automatiquement inversées (montants négatifs)
- Ajustez si c'est un avoir partiel (modifier quantité, supprimer des lignes…)
- Émettez l'avoir
Procédure « Annuler la facture »
- Ouvrez la facture concernée
- Cliquez sur Annuler la facture
- téo crée et émet automatiquement l'avoir total
Un avoir s'applique sur une facture existante. Le numéro de la facture d'origine est conservé dans l'avoir.
Dès que le cumul des avoirs émis sur une facture en couvre la totalité du montant HT — y compris avec un ou plusieurs avoirs saisis manuellement via Créer un avoir — la facture d'origine est automatiquement annulée, exactement comme avec le bouton Annuler la facture.
Ses échéances liées sont alors détachées de la facture et repassent au statut « Échéance annulée ». Pour refacturer le dossier, régénérez ces échéances (voir Réactiver une échéance annulée) ou créez une facture manuelle.
Quand une facture est Annulée (avoir total via Annuler la facture, ou cumul d'avoirs qui couvre tout le montant HT), elle ne compte plus pour l'état du dossier ni du groupe.
- S'il ne reste aucune facture définitive active (hors acomptes et hors avoirs), le dossier ou le groupe quitte Facturé / Soldé et reprend l'état de production correspondant (par exemple Terminé, En cours ou Abandonné). Vous pouvez alors refacturer.
- Un avoir partiel, qui ne couvre pas la totalité et ne marque pas la facture Annulée, laisse le dossier ou le groupe en Facturé ou Soldé.
L'annulation d'une facture ne libère pas son numéro de chrono : la facture annulée et l'avoir gardent chacun leur propre numéro, séparés mais reliés. Cette « perte » apparente d'un numéro n'est pas problématique comptablement, tant que les justificatifs (facture d'origine + avoir d'annulation) restent conservés ensemble.
C'est une obligation légale : un numéro de facture émise ne peut jamais être réutilisé, même si la facture est annulée.
Facture groupée
Pour facturer plusieurs dossiers/participants en une seule facture :
- Sélectionnez plusieurs échéances de dossiers différents
- Cliquez sur Facturer groupé
- Une seule facture regroupe tous les montants
Détail d'une facture groupée
Le détail d'une facture groupée affiche, pour chaque ligne :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Dossier | Numéro de dossier — cliquable pour ouvrir le dossier dans un nouvel onglet |
| Bénéficiaire | Nom du bénéficiaire concerné |
| Désignation | Libellé de la ligne (action, période, prestation...) |
| Quantité | Heures / unités |
| Montant HT | Montant de la ligne |
Sous le tableau, un récapitulatif des totaux affiche le total HT, la TVA détaillée par taux et le total TTC de la facture groupée.
Quand vous ajoutez une ligne à une facture groupée et que vous tapez le nom d'un bénéficiaire qui a plusieurs dossiers actifs, l'autocomplete Dossier affiche le code de la prestation à droite du nom (ex : BENEFICIAIRE X · BC vs BENEFICIAIRE X · FT). Vous pouvez ainsi identifier sans ambiguïté quel dossier rattacher à la ligne.
Le bouton Tableur (icône Excel) en haut à droite du détail permet de télécharger l'ensemble des lignes au format Excel. Très utile pour transmettre le détail à un financeur ou rapprocher la facture avec un suivi pédagogique.
Chaque ligne du détail est cliquable : un clic sur le numéro ou le bénéficiaire ouvre directement le dossier dans un nouvel onglet. Pratique pour vérifier le contexte (état, financeur, séances) sans sortir de la facture.
Cycle de vie d'une facture
Les états
| État | Signification | Actions possibles |
|---|---|---|
| Brouillon | En cours de création | Modifier, supprimer, émettre |
| Émise | Envoyée/validée (numéro définitif) | Encaisser, créer avoir |
| Réglée partiellement | Paiement partiel reçu | Encaisser le reste |
| Soldée | Entièrement payée | Aucune (clôturée) |
Émettre une facture
L'émission verrouille la facture et lui attribue un numéro définitif :
- Vérifiez que tout est correct
- Cliquez sur Émettre
- Confirmez
Une facture émise ne peut plus être modifiée. Pour corriger, créez un avoir.
Une facture peut être marquée comme contrôlée pour empêcher toute modification de son contenu après le contrôle. Sur une facture complète non contrôlée, l'action Contrôler ou le badge Facture non contrôlée permet de la passer en Facture contrôlée.
Le décontrôle est réservé aux utilisateurs disposant du droit Plan comptable et exports : ils voient l'action Décontrôler sur la fiche de la facture et peuvent cliquer sur le badge Facture contrôlée (info-bulle Cliquez pour décontrôler). Pour les autres utilisateurs, le badge Facture contrôlée est informatif et ne lance aucune action. Une tentative de modification sur une facture contrôlée affiche le bandeau Modifications bloquées, qui rappelle qu'un utilisateur disposant de ce droit doit d'abord la décontrôler.
Le bouton Acompte reste toutefois modifiable même sur une facture contrôlée : c'est un marqueur de suivi du dossier, qui n'altère ni le PDF émis ni les écritures comptables.
Une fois qu'une facture a été incluse dans un export comptable, elle affiche un tag bleu « Exportée » sur sa popup de détail (à côté du tag « Soldée » éventuel) et un bandeau bleu « Cette pièce a été importée en comptabilité » en haut de sa fiche d'édition. Cela permet de savoir, d'un coup d'œil, quelles factures ont déjà été transmises au logiciel comptable.
Contrôle de complétude des factures
Avant qu'une facture passe en état contrôlée, téo vérifie une série de règles de cohérence pour éviter les erreurs comptables. Si la facture est incomplète, le contrôle est bloqué et un message détaille la cause.
Règles vérifiées
| Règle | Description |
|---|---|
| Client renseigné | La facture doit avoir un client/payeur identifié |
| Au moins une ligne | Il faut au moins une ligne avec désignation, quantité et montant |
| Montant cohérent | Le total TTC doit correspondre à la somme des lignes (HT + TVA) |
| Compte client présent | Le compte comptable du client doit être renseigné dans sa fiche annuaire (champ Compte client du bloc Comptabilité client). Si vous ouvrez Nouvelle facture et que le compte ne se remplit pas automatiquement après sélection de la société, c'est qu'il manque sur la fiche annuaire — ouvrez la fiche société, renseignez le compte, puis revenez sur la facture. Le bloc Comptabilité client n'est visible que pour les utilisateurs autorisés à gérer le plan comptable : si vous ne le voyez pas sur la fiche société, demandez à un utilisateur disposant de ce droit de saisir le compte. |
| TVA configurée | Chaque taux de TVA utilisé doit avoir un compte comptable associé |
| Dossier cohérent | Si la facture est rattachée à un dossier, son état et sa tarification sont vérifiés |
Contrôler en lot
Cet écran est accessible aux utilisateurs disposant du droit Plan comptable et exports.
- Menu Compta > Contrôle > Factures non contrôlées
- Affinez si besoin avec la période et le centre
- Cochez les factures à contrôler
- Cliquez sur Contrôler
téo passe les factures une à une et affiche un résumé :
- Nombre de factures contrôlées avec succès (par exemple « 3 factures contrôlées »)
- Liste des factures incomplètes ignorées, avec leurs numéros
Vous pouvez ainsi traiter les anomalies en lot avant de relancer le contrôle.
Une facture marquée "contrôlée" est verrouillée comptablement et exportée vers la comptabilité. Vérifier qu'elle est bien complète avant ce passage évite de devoir produire des avoirs correctifs ou de bloquer un export comptable.
Générer et envoyer
Générer le PDF
- Cliquez sur Générer un document (si aucun PDF n'existe encore)
- Choisissez le modèle de document
- Aperçu ou téléchargement
Envoyer par email
- Cliquez sur Envoyer
- Vérifiez l'email destinataire
- Personnalisez le message
- Le PDF est joint automatiquement
- Envoyer
Exporter au format Factur-X
Factur-X est le format de facture électronique retenu en France : un PDF lisible par l'humain qui contient en pièce jointe un XML structuré conforme à la norme européenne EN16931, exploitable directement par un logiciel de comptabilité ou une plateforme de dématérialisation (PDP).
Pour un centre français, l'export intègre aussi les exigences françaises de démarrage de la facture électronique (identifiants SIREN/SIRET, mentions légales, cadre de facturation pour une facture adressée à une société).
Quand utiliser l'export Factur-X
| Cas | Faut-il l'export ? |
|---|---|
| Vous transmettez vos factures à un expert-comptable / PDP partenaire qui attend du Factur-X | Oui |
| Vous archivez vos factures dans un format pérenne et lisible des deux côtés (humain + machine) | Oui |
| Vous émettez déjà via le connecteur Pennylane | Pas nécessaire : Pennylane gère la conversion |
| Vous utilisez un export comptable « classique » (Sage, EBP, CIEL…) à côté | Possible en complément, pour la pièce justificative individuelle |
Lancer l'export
- Ouvrez la facture concernée.
- Vérifiez qu'un PDF a déjà été généré pour cette facture (action Générer un document, puis Voir une fois le document créé). Sans PDF, le bouton Factur-X n'est pas proposé : Factur-X embarque toujours un visuel humainement lisible.
- Cliquez sur le bouton Factur-X dans la barre d'actions de la facture.
- Le téléchargement démarre — un fichier
facturx-<numéro>.pdfest enregistré.
L'export Factur-X ne modifie ni la facture, ni son PDF d'origine, ni l'écriture comptable. Vous pouvez le relancer autant de fois que nécessaire sans incidence.
L'action Factur-X est réservée aux utilisateurs disposant du droit Comptabilité. Si le bouton est masqué, vérifiez votre profil auprès de votre administrateur.
Mentions obligatoires vérifiées avant l'export
Pour produire un Factur-X conforme, téo contrôle au préalable que la facture porte toutes les mentions exigées. Si une mention manque, l'export est refusé et un message indique précisément ce qui doit être complété :
| Mention | Où la renseigner |
|---|---|
| Raison sociale du vendeur | Fiche du centre émetteur (Admin > Contenus > Centres & lieux) |
| Adresse complète du vendeur (rue, code postal, ville) | Fiche du centre émetteur — l'adresse de facturation est utilisée si elle est renseignée |
| Identifiant du vendeur (SIRET ou n° de TVA intracommunautaire) | Fiche du centre émetteur |
| SIRET du centre valide (14 chiffres) | Obligatoire pour un centre français : téo en déduit le SIREN attendu dans le Factur-X |
| N° de TVA intracommunautaire du vendeur (si TVA facturée) | Fiche du centre émetteur, champ TVA intracommunautaire |
| Nom ou raison sociale du client | Fiche de la société ou du bénéficiaire payeur |
| Adresse complète du client (rue, code postal, ville) | Fiche de la société ou du bénéficiaire payeur — pour une société française, l'adresse de facturation est utilisée si elle est renseignée |
| SIRET du client valide | Obligatoire lorsque le payeur est une société (pas pour un bénéficiaire) |
| Numéro de TVA valide (vendeur et client si renseigné) | Doit commencer par le préfixe pays ISO (ex. FR12345678901) |
| Au moins une ligne de facture | Lignes de la facture |
| Devise | Configurée par défaut (EUR), modifiable au cas par cas |
Un numéro de TVA intracommunautaire doit toujours débuter par le code pays ISO (FR pour la France, BE pour la Belgique, DE pour l'Allemagne…), suivi du corps national — par exemple FR12345678901. Un numéro saisi sans préfixe pays est refusé à l'enregistrement de la fiche centre et empêche l'export Factur-X des factures concernées. Le message affiché précise alors : « Numéro de TVA du vendeur invalide : saisissez un numéro avec préfixe pays (ex. FR12345678901) ».
Le SIRET doit comporter 14 chiffres et être cohérent (clé de contrôle). Utilisez la Recherche SIRENE sur la fiche société pour récupérer un numéro officiel. Un SIRET manquant ou incorrect bloque l'export Factur-X avec un message du type « SIREN vendeur valide… » ou « SIREN client valide… ».
Pour une facture adressée à une société et émise par un centre français, le fichier Factur-X inclut automatiquement les mentions légales attendues : indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement, pénalités de retard (trois fois le taux d'intérêt légal), absence d'escompte pour paiement anticipé, et traitement B2B. Vous n'avez rien à saisir pour ces mentions dans l'export.
Le bouton est désactivé ou le téléchargement échoue ?
| Message | Cause | Comment corriger |
|---|---|---|
| Le bouton Factur-X n'apparaît pas sur la facture | Aucun PDF n'a été généré | Cliquez d'abord sur Générer un document, puis relancez l'export |
| « Facture incomplète pour Factur-X. Mentions manquantes : … » | Une des mentions obligatoires manque (SIRET, adresse, TVA…) | Complétez la fiche du centre, de la société ou du bénéficiaire selon le message |
| « Facture non conforme EN16931 : … » | Le document produit ne passe pas le contrôle de conformité | Vérifiez les données du centre et du client (SIRET, adresses, TVA), régénérez le PDF puis relancez |
| « Le PDF de la facture n'a pas été trouvé » | Le visuel PDF n'est plus disponible | Régénérez le PDF depuis la facture avec Générer un document |
| « L'export Factur-X a échoué » | Problème technique lors de l'assemblage du fichier | Régénérez le PDF avec un modèle téo standard, puis réessayez ; si l'échec persiste, contactez le support |
| « Accès refusé » | Droit Comptabilité manquant | Demandez l'attribution du droit à votre administrateur |
Actions groupées
Depuis la liste des factures, vous pouvez sélectionner plusieurs factures et :
| Action | Description |
|---|---|
| Émettre | Émettre plusieurs factures d'un coup |
| Générer PDF | Télécharger un ZIP avec tous les PDF |
| Envoyer | Envoyer par email en masse |
| Exporter | Vers la comptabilité |
Documents attachés
Vous pouvez attacher des documents à une facture :
- Ouvrez la facture
- Allez dans l'onglet Documents
- Cliquez sur Ajouter un document
- Sélectionnez un ou plusieurs fichiers (bon de commande, attestation... ; ajoutés immédiatement, chacun de moins de 15 Mo)
Questions fréquentes
Comment dupliquer une facture ?
Ouvrez la facture et cliquez sur Dupliquer. Une nouvelle facture brouillon est créée avec les mêmes lignes, les mêmes informations principales et un solde à payer recalculé pour cette nouvelle facture. Elle apparaît comme Non soldée tant qu'elle n'est pas réglée ou marquée Soldée.
Comment annuler une facture émise ?
Le plus simple est d'ouvrir la facture et de cliquer sur Annuler la facture : téo crée et émet automatiquement l'avoir total (écriture inverse), marque la facture Annulée et détache ses échéances liées (qui repassent en « Échéance annulée »).
Le même résultat se produit dès que le cumul des avoirs d'une facture — même saisis manuellement via Créer un avoir — en couvre la totalité du montant HT : la facture est alors annulée automatiquement.
Si cette facture était la dernière facture définitive active du dossier (ou du groupe), l'état quitte Facturé / Soldé pour permettre la refacturation — voir État du dossier ou du groupe après un avoir total.
Réservez Créer un avoir sans couvrir la totalité aux corrections partielles (geste commercial, remboursement d'une seule ligne…) : voir Avoir.
Après un avoir, mes échéances restent « Facturée » et ne se suppriment pas
Tant qu'une facture est émise (non annulée), ses échéances liées restent au statut « Facturée » et ne sont ni supprimables ni re-sélectionnables. C'est le cas après un avoir partiel, qui ne couvre pas la totalité du montant.
Les échéances ne sont détachées que lorsque la facture est annulée : soit via le bouton Annuler la facture, soit dès que le cumul des avoirs (même manuels) couvre la totalité du montant HT. Elles repassent alors au statut « Échéance annulée ».
Pour refacturer un montant déjà passé : régénérez l'échéance (la supprimer puis enregistrer le dossier, voir Réactiver une échéance annulée) ou créez une facture manuelle depuis le dossier (onglet Comptabilité > Nouvelle facture).
Après un avoir total, mon dossier (ou mon groupe) n'est plus « Facturé » / « Soldé »
C'est attendu. Une facture Annulée ne compte plus pour l'état. S'il ne reste aucune facture définitive active, téo recalcule l'état à partir de la production (séances, événements…) : le dossier ou le groupe peut repasser en Terminé, En cours, Abandonné, etc. Vous pouvez alors émettre une nouvelle facture.
Si l'avoir est partiel et que la facture d'origine n'est pas Annulée, l'état Facturé ou Soldé est conservé.
Comment facturer un groupe de participants ?
Depuis le groupe, créez une facture ou utilisez les échéances du groupe. Le montant total est calculé pour l'ensemble des participants.
Pourquoi je ne peux pas modifier ma facture ?
Si la facture est émise, elle est verrouillée. C'est une obligation légale de ne pas modifier les factures émises. Créez un avoir pour corriger.
Si la facture est contrôlée, son contenu est également verrouillé (bandeau Modifications bloquées). Demandez à un utilisateur disposant du droit Plan comptable et exports de la décontrôler uniquement si une correction est nécessaire.
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