téo rdv - Prise de RDV en ligne 📱

téo rdv est une application compagnon qui permet aux bénéficiaires (ou prescripteurs) de réserver eux-mêmes un créneau de rendez-vous, sans avoir à vous appeler.

Comment ça marche ?

Préparer les créneaux (côté conseiller)

Pour que des créneaux soient disponibles à la réservation, vous devez les créer dans téo.

Créer un créneau de disponibilité

1. Dans l'agenda, cliquez sur un créneau vide

2. Créez une séance sans associer de bénéficiaire

3. Sélectionnez une action configurée pour téo rdv

4. Définissez le nombre de places :

   • 1 pour un RDV individuel
   • > 1 pour une séance collective

5. Enregistrez

Identifier les bonnes actions

Votre administrateur a configuré quelles actions sont disponibles pour téo rdv. Demandez-lui si vous ne savez pas lesquelles utiliser.

Comment la séance influence les choix du bénéficiaire

Lorsque vous créez une séance dans téo, vous pouvez renseigner une modalité (Distance ou Présentiel) et un lieu. Ces informations déterminent ce que le bénéficiaire pourra choisir dans téo rdv.

Tableau récapitulatif

Ce que vous renseignez dans la séance	Ce que le bénéficiaire voit dans téo rdv
Modalité = Distance + Lieu vide	Modalité : Distance uniquement (pas de choix Présentiel) Lieu : Tous les lieux disponibles
Modalité = Distance + Lieu précisé	Modalité : Distance uniquement Lieu : Celui de la séance uniquement
Modalité = Présentiel + Lieu vide	Modalité : Présentiel uniquement (pas de choix Distance) Lieu : Tous les lieux disponibles
Modalité = Présentiel + Lieu précisé	Modalité : Présentiel uniquement Lieu : Celui de la séance uniquement
Modalité = vide + Lieu vide	Modalité : Choix entre Distance et Présentiel Lieu : Tous les lieux disponibles
Modalité = vide + Lieu précisé	Modalité : Choix entre Distance et Présentiel Lieu : Celui de la séance uniquement

Ce qui se passe quand le bénéficiaire fait son choix

Quand le bénéficiaire finalise sa réservation, téo met automatiquement à jour la séance :

• S'il a choisi un lieu parmi plusieurs → Le lieu sélectionné est enregistré dans la séance
• S'il a choisi une modalité (Distance ou Présentiel) → La modalité sélectionnée est enregistrée dans la séance

Exemple pratique

Vous créez une séance sans modalité et sans lieu. Le bénéficiaire voit tous les lieux et peut choisir entre Distance et Présentiel. Il choisit "Présentiel" et le lieu "Agence de Lyon". Après sa réservation, la séance dans téo affichera automatiquement : Modalité = Présentiel, Lieu = Agence de Lyon.

Créer plusieurs créneaux rapidement

Utilisez le RDV flash :

1. Créez un premier créneau (modèle)
2. Cliquez sur Dupliquer
3. Le mode duplication s'active (bandeau jaune)
4. Cliquez sur tous les créneaux où vous voulez des disponibilités
5. Désactivez le mode quand vous avez terminé

Voir les créneaux disponibles pour téo rdv

Pour vérifier quels créneaux sont ouverts à la réservation en ligne :

1. Menu Agenda > Places disponibles
2. Filtrez sur les actions configurées dans téo rdv
3. La liste affiche les créneaux avec leurs places restantes

Ne pas confondre avec les Primos rendez-vous

Les Primos rendez-vous (menu Agenda > Primos rendez-vous) sont un système différent, configuré au niveau des actions dans téo. Les créneaux téo rdv ont leur propre configuration et ne sont pas forcément visibles dans cette vue.

Côté bénéficiaire

Accéder à l'interface de réservation

Pour partager l'accès à téo rdv avec vos bénéficiaires, récupérez le lien depuis la configuration :

1. Menu Admin > Applications > téo rdv
2. Cliquez sur le bouton Partager (en haut à droite)
3. Choisissez le format qui vous convient :

Format	Usage
Lien	À copier-coller dans un email ou à partager directement
Code iframe	Pour intégrer la page de réservation directement dans votre site web
Bouton HTML	Pour ajouter un bouton cliquable sur votre site web

Vous pouvez ensuite diffuser ce lien :

• Par email
• Sur votre site web (lien, iframe ou bouton)
• Via un QR code généré à partir du lien

Prévisualiser l'interface

Le bouton Voir une démonstration (à côté de Partager) permet de prévisualiser l'interface que verront vos bénéficiaires.

Processus de réservation

Le bénéficiaire suit un parcours en 5 étapes, guidé par un fil d'Ariane affiché sur le côté :

1. Page d'accueil

Le bénéficiaire arrive sur une page d'accueil personnalisée avec le nom de votre structure. Il clique sur Commencer pour démarrer.

2. Sélectionner l'objet du rendez-vous

Il choisit le type de rendez-vous souhaité parmi les actions que vous avez configurées (ex: Entretien conseil, Atelier CV, Bilan de compétences...).

3. Choix de l'agence

Il sélectionne l'agence ou le lieu de son choix dans la liste déroulante (lieux configurés dans téo rdv).

4. Compléter ses informations

• Il saisit d'abord son email et clique sur S'identifier
• S'il est déjà connu, ses informations sont pré-remplies
• Sinon, il complète le formulaire : Prénom, Nom, Email, Numéro de téléphone
• Il valide ses informations

5. Planifier l'entretien

• Il choisit la modalité : "À distance" ou "En présentiel" (si le choix est disponible)
• Il voit le calendrier avec les disponibilités par jour et par semaine
• Il sélectionne le créneau qui lui convient

Délai de réservation

Les créneaux du jour même ne sont pas proposés. La réservation est possible uniquement à partir du lendemain.

6. Récapitulatif

Il vérifie les informations et confirme sa réservation. Un email d'invitation lui est envoyé automatiquement.

Configurer téo rdv (Admin)

La configuration se fait dans flo :

1. Menu Admin > Applications > téo rdv
2. L'interface de configuration s'ouvre dans flo

L'interface est organisée en 3 sections accessibles via le menu latéral.

Détails de téo Rdv

Personnalisez l'interface visible par les bénéficiaires :

Champ	Description
Nom de la structure	Le nom affiché aux bénéficiaires sur la page de réservation
Texte d'aide	Un texte d'aide affiché pour guider les bénéficiaires
Texte d'accueil	Le message d'accueil affiché sur la page de réservation

Lieux proposés

Définissez les lieux disponibles à la réservation :

1. Cliquez sur + Ajouter un lieu
2. Sélectionnez un lieu dans la liste (lieux paramétrés dans téo)
3. Optionnel : modifiez le nom du lieu à afficher si vous souhaitez un libellé différent pour les bénéficiaires
4. Validez

Lien avec les séances

Ces lieux sont ceux proposés au bénéficiaire lorsqu'une séance n'a pas de lieu précisé. Voir la section Impact de la modalité et du lieu.

Vos actions

Définissez les actions (motifs de RDV) disponibles à la réservation :

1. Cliquez sur + Ajouter une action
2. Sélectionnez une action dans la liste (actions paramétrées dans téo)
3. Optionnel : modifiez le nom de l'action à afficher si vous souhaitez un libellé plus clair pour les bénéficiaires
4. Validez

Noms personnalisés

Les noms d'affichage permettent de proposer des libellés adaptés aux bénéficiaires, sans modifier le paramétrage interne de téo. Par exemple, l'action "ENT_INIT" peut s'afficher comme "Premier entretien".

Après la réservation

Quand un bénéficiaire réserve :

Notifications par email

Le bénéficiaire et le conseiller reçoivent chacun un email d'invitation avec les détails du rendez-vous (date, heure, lieu, conseiller).

Email non personnalisable

Cet email est envoyé automatiquement par téo rdv et n'est pas configurable. Ce choix garantit une bonne délivrabilité des messages.

Côté conseiller

• Un dossier est ajouté à la séance existante
• Le nombre de places disponibles diminue (la séance n'est plus visible dans téo rdv quand toutes les places sont prises)
• Le nom du bénéficiaire apparaît dans la liste des participants de la séance

Côté bénéficiaire

• Il reçoit l'email d'invitation
• Avec les détails du RDV (date, heure, lieu, conseiller)

Dossier créé

Le système recherche le bénéficiaire grâce à l'email saisi lors de la réservation :

• Email reconnu : le dossier existant du bénéficiaire est associé à la séance
• Email inconnu : une fiche personne et un dossier sont créés automatiquement

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Créez vos créneaux à l'avance	Les bénéficiaires voient plus d'options
Utilisez le RDV flash	Gain de temps pour créer plusieurs créneaux
Vérifiez régulièrement les dispos	Assurez-vous qu'il reste des places
Communiquez le lien	Intégrez-le à vos emails, site web, etc.

Questions fréquentes

Un bénéficiaire veut annuler son RDV

Le bénéficiaire doit vous contacter pour annuler son rendez-vous. Vous pouvez ensuite supprimer son dossier de la séance depuis téo.

Plus de créneaux disponibles

1. Vérifiez s'il reste des créneaux non réservés
2. Créez de nouveaux créneaux si besoin
3. Le bénéficiaire verra les nouvelles disponibilités

Le bénéficiaire ne trouve pas de créneau qui lui convient

• Vérifiez les filtres configurés (horaires, lieux...)
• Proposez-lui de vous contacter directement pour trouver une solution

Pourquoi le bénéficiaire ne voit pas les créneaux d'aujourd'hui ?

Les créneaux du jour même ne sont pas proposés dans téo rdv. La réservation est possible uniquement à partir du lendemain. Si un bénéficiaire a besoin d'un RDV en urgence, planifiez-le directement depuis téo.