L'écran RGPD

Chaque organisme ou entreprise est tenu de mettre en place les mesures nécessaires afin de gérer les données personnelles traitées ainsi que leur durée de conservation.

L'écran RGPD de l'admin vous permet d'être en conformité avec ce principe imposé par la loi Informatique et Libertés et le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD).

A partir de cet écran vous fixez vous-même une date de suppression des données. L'aide contextuelle de l'écran vous guide. Cette page est destinée à la compléter.

Il est nécessaire d'avoir le droit Super Admin pour avoir accès à cet écran.

Suppression des données du bénéficiaire

Quelles sont les données supprimées ?

La création du dossier bénéficiaire dans téo créé automatiquement une fiche annuaire. C'est cette fiche annuaire qui est supprimée, avec les données personnelles qu'elle comporte :

• Prénom
• Nom
• Adresse
• Numéro de SS
• Numéro de téléphone
• Adresse mail
• Nationalité

Et mes dossiers ?

Le dossier et les données personnelles qu'il contient disparaissent de téo au moment où la fiche annuaire est supprimée. Ils ne sont plus accessibles.

Cas particulier du bénéficiaire venu plusieurs fois

Si la fiche annuaire est liée à un deuxième ou troisième dossier créé après la date de suppression demandée, le lien avec le dossier concerné par la suppression est coupé mais sa fiche annuaire continuera d'exister, en lien avec le dossier non concerné par la date de suppression. Par exemple, si vous désirez supprimer les dossiers créés avant le 1er janvier 2018 et qu'un bénéficiaire est venu réaliser une autre prestation après cette date, son premier dossier disparaîtra bien (plus de lien avec sa fiche annuaire) mais pas le deuxième, qui sera toujours lié à sa fiche annuaire.

Les documents

Le dossier n'étant plus accessible, les liens avec les documents du bénéficiaire ne le sont plus non plus... Il est possible de supprimer les documents manuellement, un à un, en passant par l'écran Recherche du module Documents.

Seule la facture du bénéficiaire, dont la durée de conservation est différente et plus longue que les autres documents, reste accessible depuis le module comptabilité.

Les champs de suppression

• Le champ de date : entrez la date butoir de la suppression. La suppression s'appliquera aux fiches annuaire bénéficiaire créées avant et le jour même de la date renseignée dans le champ de suppression. Les dossiers liés deviendront de facto inaccessibles.
• Le champ prestation : il est possible de limiter la suppression des données à des bénéficiaires ayant suivi une prestation en particulier en la sélectionnant dans la liste déroulante. Pour rappel, si un bénéficiaire est venu pour une autre prestation que celle sélectionnée, sa fiche annuaire sera toujours liée au dossier non concerné par la date de suppression.

La simulation de la suppression

Le bouton Simuler la suppression permet de faire une dernière vérification en affichant le nombre de fiches annuaire que vous vous apprêtez à supprimer. Un champ de confirmation vous demande de confirmer ce chiffre avant de lancer la suppression.

La suppression

Une fois la suppression effectuée, aucune action automatique ne peut être envisagée pour restaurer les données. Les sauvegardes de notre hébergeur sont disponibles 15 jours. Toute action de récupération des données doit se faire maximum 5 jours après la suppression et sera facturée.

Stats

L'outil de suppression des données du bénéficiaire via la suppression de la fiche annuaire permet de conserver toutes les statistiques nécessaires au pilotage de votre structure : le dossier, rendu invisible, alimente toujours ces données.

Le dossier est présent dans toutes les listes et stats qui le nécessite, avec la mention "fiche annuaire supprimée" à la place du nom du bénéficiaire. Il n'est plus cliquable.

Dernière suppression

La dernière suppression fait l'objet d'un enregistrement des données suivantes :

• La date de la suppression
• L'auteur de la suppression
• La date butoir de la suppression
• Le nombre de données supprimées

Ces données s'inscrivent sur l'écran et sont la mémoire de la dernière suppression de données personnelles réalisée par votre centre.

Suppression des autres contacts

Les autres fiches annuaire comportant des données personnelles (prescripteurs, autres, personnes ressources) peuvent être supprimées de la même manière que les fiches bénéficiaires.

Les fiches personnel ou indépendant reliées à des utilisateurs téo ne sont pas concernées par la suppression.