Bien démarrer en tant que Conseiller 🎯
En tant que conseiller ou formateur, vous êtes au cœur de l'accompagnement des bénéficiaires. Ce guide vous accompagne dans vos premières utilisations de téo.
Votre journée type avec téo
Voici comment téo s'intègre dans votre quotidien :
Étape 1 : Se connecter et découvrir l'interface
Se connecter
- Ouvrez votre navigateur et accédez à l'URL de votre téo (ex:
https://votrestructure.teo-online.net) - Saisissez votre email et votre mot de passe
- Cliquez sur Connexion
Cliquez sur le lien "Mot de passe oublié" sur la page de connexion. Vous recevrez un email pour le réinitialiser.
Découvrir l'interface
Une fois connecté, vous arrivez sur votre espace de travail :
| Zone | Description |
|---|---|
| Barre de modules (en haut) | Accès rapide aux modules : Annuaire, Agenda, Dossiers, Compta, Pilotage, Mémos |
| Menu latéral (à gauche) | Sous-menus du module actif |
| Zone principale (au centre) | Contenu de l'écran en cours |
| Volet latéral (à droite) | Accès rapide à l'information en fonction contexte actuel |
Étape 2 : Consulter votre agenda
L'agenda est votre outil principal. Pour y accéder :
- Cliquez sur Agenda dans la barre de modules
- Par défaut, vous voyez votre planning de la semaine
Les différentes vues
| Vue | Quand l'utiliser |
|---|---|
| Quotidien | Voir le détail de votre journée |
| Hebdomadaire | Vue d'ensemble de votre semaine |
| Mensuel | Planifier à plus long terme |
Naviguer dans l'agenda
- Changer de jour/semaine : utilisez les flèches
<et>ou cliquez sur une date du calendrier - Revenir à aujourd'hui : cliquez sur le bouton Aujourd'hui
- Voir un autre conseiller : sélectionnez-le dans la liste déroulante
Étape 3 : Ouvrir un dossier
Pour consulter le dossier d'un bénéficiaire :
- Cliquez sur Dossiers dans la barre de modules
- Dans le champ de recherche, tapez le nom ou prénom du bénéficiaire
- Cliquez sur le dossier dans les résultats
Ce que vous voyez sur un dossier
La vue simple du dossier vous montre l'essentiel :
- Identité du bénéficiaire (nom, coordonnées)
- Prestation en cours
- Conseiller référent
- État du dossier
- Bouton flo pour accéder à l'activité (si configurée)
Si la prestation est liée à une activité flo, un bouton "Ouvrir l'activité flo liée" apparaît en haut du dossier. Cliquez dessus pour compléter le formulaire d'accompagnement.
Étape 4 : Valider vos séances
Après chaque séance, vous devez la valider pour qu'elle soit comptabilisée.
Validation individuelle
- Cliquez sur la séance dans votre agenda
- Saisissez la durée réelle (si différente du prévu)
- Remplissez le compte-rendu si nécessaire
- Cliquez sur Valider ou changez l'état en "Validée"
Validation en masse (fin de journée)
- Menu Agenda > À valider
- Cochez les séances réalisées
- Cliquez sur Valider
Si un bénéficiaire était absent, changez l'état de la séance en "Absence" et sélectionnez le motif.
Étape 5 : Faire émarger
L'émargement électronique permet de recueillir les signatures des participants.
Demander les signatures
- Ouvrez la séance concernée
- Cliquez sur Demander signature
- Un email est envoyé au bénéficiaire avec un lien de signature
Suivre les émargements
- Séances non émargées : Menu Agenda > Non émargées
- Relancer : Bouton "Relancer" sur les séances en attente de signature
Étape 6 : Planifier la suite
Créer une séance pour un dossier existant
- Dans l'agenda, cliquez sur un créneau vide
- Sélectionnez le dossier concerné
- Ajustez les horaires si besoin
- Cliquez sur Enregistrer
Accueillir un nouveau bénéficiaire (créer dossier + séance)
Quand un nouveau bénéficiaire arrive et que vous devez créer son dossier :
- Dans l'Agenda, cliquez sur un créneau vide à l'horaire souhaité
- Sélectionnez une Action (ex: Accueil, Premier entretien...)
- Cliquez sur + Créer un dossier
- Renseignez le bénéficiaire et la prestation
- Complétez les informations (conseiller, tarification...)
- Enregistrez
→ Le dossier est créé ET la séance est planifiée en une seule opération !
Cette méthode évite d'aller dans le menu Dossiers, puis de revenir dans l'agenda pour planifier. téo détecte automatiquement les doublons pendant la saisie.
Dupliquer des séances (RDV flash)
Pour créer rapidement plusieurs créneaux similaires :
- Ouvrez une séance existante
- Cliquez sur Dupliquer
- Un bandeau jaune apparaît : vous êtes en mode duplication
- Cliquez sur les créneaux vides de l'agenda pour créer des copies
- Cliquez sur Désactiver la duplication pour terminer
Planifier selon le déroulé
Si votre prestation a un déroulé défini :
- Ouvrez le dossier
- Menu > Planifier
- Sélectionnez les actions à planifier
- Définissez les dates et horaires
- Validez
Les raccourcis utiles
| Action | Comment faire |
|---|---|
| Rechercher un dossier | Champ recherche dans Dossiers |
| Voir mes séances du jour | Agenda > Quotidien |
| Valider plusieurs séances | Agenda > À valider |
| Créer un mémo | Depuis un dossier > Menu > Mémos > Nouveau |
| Voir mes mémos | Menu principal > Mémos |
Pour aller plus loin
Vous maîtrisez maintenant les bases ! N'hésitez pas à explorer les autres sections de cette documentation pour approfondir. 💪
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