Bien démarrer en tant que Manager 📊
En tant que manager ou responsable, vous pilotez l'activité de votre équipe et assurez la qualité du service. Ce guide vous présente les outils essentiels pour superviser efficacement.
Vos missions dans téo
Étape 1 : Accéder aux tableaux de bord
Le module Pilotage
Le module Pilotage centralise tous vos indicateurs :
- Cliquez sur Pilotage dans la barre de modules
- Le menu latéral affiche les différentes vues disponibles
Les vues essentielles
| Vue | Ce qu'elle montre | Utilisation |
|---|---|---|
| Production annuelle | Nombre de dossiers par état et par mois | Suivre le flux d'activité |
| Chiffre d'affaires | Chiffre d'affaires réalisé vs prévisionnel | Piloter le budget |
| Temps de production | Total d'heures par conseiller | Répartir la charge |
| Évaluation des perfs | Temps passé par rapport aux références et à l'équipe | Repérer les écarts |
Étape 2 : Suivre la production
Analyser les heures produites
- Menu Pilotage > Production > Temps de production
- Sélectionnez l'année
- Filtrez par centre, lieu ou gamme de prestation
- Choisissez l'affichage par prestation ou par conseiller
- Cliquez sur un chiffre pour consulter les séances correspondantes
Drill-down
Cliquez sur un chiffre pour voir le détail : liste des séances, dossiers concernés, dates...
Suivre l'encours des dossiers
- Menu Pilotage > Production > Production annuelle
- Tableau avec colonnes = mois, lignes = états (prévisionnel, en cours, terminé...)
- Cliquez sur un chiffre pour voir les dossiers correspondants
Étape 3 : Analyser le chiffre d'affaires
Vue globale du CA
- Menu Pilotage > Chiffre d'affaires > Chiffre d'affaires
- Visualisez le CA réalisé vs à venir par mois
- Filtrez par prestation, tarification ou conseiller
Suivi des tarifications/marchés
Menu : Administration > Production > Tarification
La liste signale Pas de tarif et Échéancier manquant. Une tarification Désactiver passe dans Tarifications inactives.
L'encours se règle dans l'onglet Facturation, section Pilotage.
Étape 4 : Suivre votre équipe
Performance par conseiller
- Menu Pilotage > Équipe > Évaluation des perfs
- Sélectionnez un conseiller et une année
- Comparez son temps moyen au temps requis et à la moyenne de l'équipe
- Basculez l'affichage par prestation ou par convention
Temps par conseiller
- Menu Pilotage > Équipe > Temps des conseillers
- Sélectionnez un conseiller et une année
- Analysez le temps moyen par dossier, prestation et type d'action
Pour une répartition mensuelle complète entre production, réunions, absences et autres temps, ouvrez Statistiques individuelles (Pilotage > Équipe > Statistiques individuelles).
Valider les congés
Quand un collaborateur pose une demande :
- Menu Agenda > Congés & absences > Demandes en attente
- Ouvrez la demande
- Vérifiez les dates et le planning
- Cliquez sur Accepter la demande ou Refuser la demande
- Le collaborateur est notifié automatiquement
Étape 5 : Contrôler la qualité
Les alertes à surveiller
| Alerte | Signification | Action |
|---|---|---|
| Dossiers incomplets | Données obligatoires manquantes | Demander au gestionnaire de compléter |
| Dossiers hors délais | Séances hors période contractuelle | Vérifier avec le conseiller |
| Impayés anciens | Factures non réglées depuis longtemps | Relancer le client |
| Séances non validées | Séances passées non traitées | Rappeler au conseiller |
Accéder aux vues de contrôle
- Dossiers incomplets : Production > Contrôle > Dossiers incomplets
- Dossiers hors délais : Production > Contrôle > Dossiers hors délais
- Factures non réglées : Facturation > Contrôle > Factures non réglées
- Séances à valider : consultez le guide Validation des séances
Étape 6 : Générer des rapports
Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)
Pour votre déclaration annuelle :
- Ouvrez Production > Rapports > Vues spécifiques > BPF
- Choisissez l'exercice et, si besoin, le centre
- Contrôlez les chiffres en cliquant sur les totaux
- Cliquez sur Tableur pour télécharger le rapport
Requêtes personnalisées
Pour des analyses spécifiques :
- Depuis le module concerné (Production, Facturation ou Annuaire), menu Rapports > Requêtes
- Sélectionnez une requête existante
- Définissez les filtres (période, centre...)
- Cliquez sur Appliquer
- Exportez en Excel si besoin
Temps hebdomadaire
Pour les feuilles de temps :
- Menu Pilotage > Temps hebdomadaire
- Naviguez entre les semaines
- Vue par conseiller et par jour
- Exportez pour validation
Les indicateurs clés à suivre
| Indicateur | Fréquence conseillée | Où le trouver |
|---|---|---|
| Temps de production | Hebdomadaire | Pilotage > Production > Temps de production |
| CA réalisé | Mensuel | Pilotage > Chiffre d'affaires > Chiffre d'affaires |
| Tarifications incomplètes | Mensuel | Administration > Production > Tarification (badges Pas de tarif / Échéancier manquant) |
| Dossiers prévisionnels | Hebdomadaire | Pilotage > Production > Production annuelle |
| Factures non réglées | Mensuel | Facturation > Contrôle > Factures non réglées |
| Performance équipe | Mensuel | Pilotage > Équipe > Évaluation des perfs |
Pour aller plus loin
- Les tableaux de bord en détail
- États réglementaires (BPF)
- Exécuter des requêtes
- Créer des requêtes (admin)
- Gérer les congés
Vous avez maintenant une vue d'ensemble pour piloter efficacement votre activité ! 📈
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