Bien démarrer en tant que Manager 📊

En tant que manager ou responsable, vous pilotez l'activité de votre équipe et assurez la qualité du service. Ce guide vous présente les outils essentiels pour superviser efficacement.

Vos missions dans téo

Étape 1 : Accéder aux tableaux de bord

Le module Pilotage

Le module Pilotage centralise tous vos indicateurs :

1. Cliquez sur Pilotage dans la barre de modules
2. Le menu latéral affiche les différentes vues disponibles

Les vues essentielles

Vue	Ce qu'elle montre	Utilisation
Production annuelle	Nombre de dossiers par état et par mois	Suivre le flux d'activité
Chiffre d'affaires	Chiffre d'affaires réalisé vs prévisionnel	Piloter le budget
Temps de production	Total d'heures par conseiller	Répartir la charge
CA tarifications	Consommation des marchés	Anticiper les renouvellements

Étape 2 : Suivre la production

Analyser les heures produites

1. Menu Pilotage > Heures produites
2. Sélectionnez la période (mois, trimestre, année)
3. Visualisez le total par conseiller et par type d'heure

Type d'heure	Description
Heures conseiller	Temps passé par le conseiller
Heures bénéficiaire	Temps avec le bénéficiaire présent
Heures face-à-face	Les deux présents (le plus courant)

Drill-down

Cliquez sur un chiffre pour voir le détail : liste des séances, dossiers concernés, dates...

Suivre l'encours des dossiers

1. Menu Pilotage > Production > Production annuelle
2. Tableau avec colonnes = mois, lignes = états (prévisionnel, en cours, terminé...)
3. Cliquez sur un chiffre pour voir les dossiers correspondants

Étape 3 : Analyser le chiffre d'affaires

Vue globale du CA

1. Menu Pilotage > Chiffre d'affaires > Chiffre d'affaires
2. Visualisez le CA réalisé vs à venir par mois
3. Filtrez par prestation, tarification ou conseiller

Suivi des tarifications/marchés

Pour vérifier que vous respectez les enveloppes budgétaires :

1. Menu Pilotage > CA tarifications
2. Pour chaque marché, voyez :
   • Commandé : montant du contrat
   • Réalisé : ce qui a été fait
   • Reste : ce qu'il reste à faire

Alertes de dépassement

Si une tarification approche de son plafond, une alerte s'affiche. Anticipez les avenants !

Étape 4 : Suivre votre équipe

Performance par conseiller

1. Menu Pilotage > Performance ou Stats équipe

2. Tableau comparatif avec KPIs par conseiller :

   • Nombre de dossiers gérés
   • Heures réalisées
   • CA généré
   • Taux de présence des bénéficiaires

3. Cliquez sur un conseiller pour voir son détail

Temps par conseiller

1. Menu Pilotage > Temps conseillers
2. Répartition du temps par type d'activité :
   • Accompagnement client
   • Réunions internes
   • Administratif

Valider les congés

Quand un collaborateur pose une demande :

1. Menu Agenda > Demandes à traiter
2. Ouvrez la demande
3. Vérifiez les dates et le planning
4. Cliquez sur Accepter ou Refuser
5. Le collaborateur est notifié automatiquement

Étape 5 : Contrôler la qualité

Les alertes à surveiller

Alerte	Signification	Action
Dossiers incomplets	Données obligatoires manquantes	Demander au gestionnaire de compléter
Dossiers hors délais	Séances hors période contractuelle	Vérifier avec le conseiller
Impayés anciens	Factures non réglées depuis longtemps	Relancer le client
Séances non validées	Séances passées non traitées	Rappeler au conseiller

Accéder aux vues de contrôle

• Dossiers incomplets : Menu Dossiers > Contrôle > Incomplets
• Hors délais : Menu Dossiers > Contrôle > Hors délais
• Impayés : Menu Compta > Impayés
• Séances à valider : Menu Agenda > À valider

Étape 6 : Générer des rapports

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)

Pour votre déclaration annuelle :

1. Menu Pilotage > Rapports > BPF
2. Sélectionnez l'exercice
3. Les données sont calculées automatiquement
4. Cliquez sur Exporter (PDF ou Excel)

Requêtes personnalisées

Pour des analyses spécifiques :

1. Menu Pilotage > Rapports > Requêtes
2. Sélectionnez une requête existante
3. Définissez les filtres (période, centre...)
4. Cliquez sur Exécuter
5. Exportez en Excel si besoin

Temps hebdomadaire

Pour les feuilles de temps :

1. Menu Pilotage > Temps hebdomadaire
2. Naviguez entre les semaines
3. Vue par conseiller et par jour
4. Exportez pour validation

Les indicateurs clés à suivre

Indicateur	Fréquence conseillée	Où le trouver
Temps de production	Hebdomadaire	Pilotage > Production > Temps de production
CA réalisé	Mensuel	Pilotage > Chiffre d'affaires > Chiffre d'affaires
Consommation marchés	Mensuel	Pilotage > Chiffre d'affaires > CA par conseiller
Dossiers prévisionnels	Hebdomadaire	Pilotage > Production > Production annuelle
Impayés	Mensuel	Compta > Impayés
Taux de présence	Mensuel	Pilotage > Performance

Pour aller plus loin

• Les tableaux de bord en détail
• États réglementaires (BPF)
• Créer des requêtes personnalisées
• Gérer les congés

---

Vous avez maintenant une vue d'ensemble pour piloter efficacement votre activité ! 📈