Bien démarrer en tant que Manager 📊

En tant que manager ou responsable, vous pilotez l'activité de votre équipe et assurez la qualité du service. Ce guide vous présente les outils essentiels pour superviser efficacement.

Vos missions dans téo

Étape 1 : Accéder aux tableaux de bord

Le module Pilotage

Le module Pilotage centralise tous vos indicateurs :

1. Cliquez sur Pilotage dans la barre de modules
2. Le menu latéral affiche les différentes vues disponibles

Les vues essentielles

Vue	Ce qu'elle montre	Utilisation
Production annuelle	Nombre de dossiers par état et par mois	Suivre le flux d'activité
Chiffre d'affaires	Chiffre d'affaires réalisé vs prévisionnel	Piloter le budget
Temps de production	Total d'heures par conseiller	Répartir la charge
Évaluation des perfs	Temps passé par rapport aux références et à l'équipe	Repérer les écarts

Étape 2 : Suivre la production

Analyser les heures produites

1. Menu Pilotage > Production > Temps de production
2. Sélectionnez l'année
3. Filtrez par centre, lieu ou gamme de prestation
4. Choisissez l'affichage par prestation ou par conseiller
5. Cliquez sur un chiffre pour consulter les séances correspondantes

Drill-down

Cliquez sur un chiffre pour voir le détail : liste des séances, dossiers concernés, dates...

Suivre l'encours des dossiers

1. Menu Pilotage > Production > Production annuelle
2. Tableau avec colonnes = mois, lignes = états (prévisionnel, en cours, terminé...)
3. Cliquez sur un chiffre pour voir les dossiers correspondants

Étape 3 : Analyser le chiffre d'affaires

Vue globale du CA

1. Menu Pilotage > Chiffre d'affaires > Chiffre d'affaires
2. Visualisez le CA réalisé vs à venir par mois
3. Filtrez par prestation, tarification ou conseiller

Suivi des tarifications/marchés

Pour vérifier que vous respectez les enveloppes budgétaires :

1. Menu Admin > Tarifications
2. Consultez les colonnes de suivi :
   • Commandé : montant du contrat
   • Réalisé : montant déjà facturé
   • % : taux de consommation
3. Ouvrez une tarification puis l'onglet Suivi pour voir les dossiers, les factures et le reste à facturer

Anticipez les renouvellements

Contrôlez régulièrement le taux de consommation des marchés et le reste à facturer.

Étape 4 : Suivre votre équipe

Performance par conseiller

1. Menu Pilotage > Équipe > Évaluation des perfs
2. Sélectionnez un conseiller et une année
3. Comparez son temps moyen au temps requis et à la moyenne de l'équipe
4. Basculez l'affichage par prestation ou par convention

Temps par conseiller

1. Menu Pilotage > Équipe > Temps des conseillers
2. Sélectionnez un conseiller et une année
3. Analysez le temps moyen par dossier, prestation et type d'action

Pour une répartition mensuelle complète entre production, réunions, absences et autres temps, utilisez Pilotage > Équipe > Statistiques conseillers.

Valider les congés

Quand un collaborateur pose une demande :

1. Menu Agenda > Congés & absences > Demandes en attente
2. Ouvrez la demande
3. Vérifiez les dates et le planning
4. Cliquez sur Accepter la demande ou Refuser la demande
5. Le collaborateur est notifié automatiquement

Étape 5 : Contrôler la qualité

Les alertes à surveiller

Alerte	Signification	Action
Dossiers incomplets	Données obligatoires manquantes	Demander au gestionnaire de compléter
Dossiers hors délais	Séances hors période contractuelle	Vérifier avec le conseiller
Impayés anciens	Factures non réglées depuis longtemps	Relancer le client
Séances non validées	Séances passées non traitées	Rappeler au conseiller

Accéder aux vues de contrôle

• Dossiers incomplets : Menu Dossiers > Contrôle > Incomplets
• Hors délais : Menu Dossiers > Contrôle > Hors délais
• Impayés : Menu Compta > Contrôle > Impayés
• Séances à valider : consultez le guide Validation des séances

Étape 6 : Générer des rapports

Le Bilan Pédagogique et Financier (BPF)

Pour votre déclaration annuelle :

1. Ouvrez Compta > Rapports > États, ou Dossiers > Rapports > États selon votre profil
2. Sélectionnez BPF
3. Choisissez l'exercice et, si besoin, le centre
4. Contrôlez les chiffres en cliquant sur les totaux
5. Cliquez sur Tableur pour télécharger le rapport

Requêtes personnalisées

Pour des analyses spécifiques :

1. Depuis le module concerné (Dossiers, Compta ou Annuaire), menu Rapports > Requêtes
2. Sélectionnez une requête existante
3. Définissez les filtres (période, centre...)
4. Cliquez sur Appliquer
5. Exportez en Excel si besoin

Temps hebdomadaire

Pour les feuilles de temps :

1. Menu Pilotage > Temps hebdomadaire
2. Naviguez entre les semaines
3. Vue par conseiller et par jour
4. Exportez pour validation

Les indicateurs clés à suivre

Indicateur	Fréquence conseillée	Où le trouver
Temps de production	Hebdomadaire	Pilotage > Production > Temps de production
CA réalisé	Mensuel	Pilotage > Chiffre d'affaires > Chiffre d'affaires
Consommation marchés	Mensuel	Admin > Tarifications
Dossiers prévisionnels	Hebdomadaire	Pilotage > Production > Production annuelle
Impayés	Mensuel	Compta > Contrôle > Impayés
Performance équipe	Mensuel	Pilotage > Équipe > Évaluation des perfs

Pour aller plus loin

• Les tableaux de bord en détail
• États réglementaires (BPF)
• Exécuter des requêtes
• Créer des requêtes (admin)
• Gérer les congés

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Vous avez maintenant une vue d'ensemble pour piloter efficacement votre activité ! 📈