📈 Tableaux de bord

Les tableaux de bord vous donnent une vision synthétique de votre activité. Suivez vos indicateurs clés en quelques clics.

Production

Production annuelle

Menu : Pilotage > Production > Production annuelle

Vue du nombre de dossiers par état et par période :

Colonne	Description
Prévisionnel	Dossiers créés mais pas encore démarrés
En cours	Dossiers actifs (inclut « En cours », « Suspendu », « Non planifié » et « Attente commande »)
Terminés	Dossiers clôturés sur la période
Abandons	Sorties anticipées

Comment l'utiliser :

1. Sélectionnez la période (mois, trimestre, année)
2. Filtrez par prestation si besoin
3. Cliquez sur un chiffre pour voir la liste des dossiers

Analyse de production

Menu : Pilotage > Production > Analyse de production

Vue détaillée de la production réelle (heures réalisées, dossiers actifs) sur la période. Cliquez sur un chiffre pour ouvrir la liste des dossiers concernés.

Dossiers pris en compte :

L'analyse de production inclut tous les dossiers ayant fait l'objet d'heures de production sur la période, quel que soit leur état actuel :

• En cours
• Terminés
• Abandonnés
• Facturés
• Soldés
• Suspendus
• Non planifiés
• Attente commande

Un dossier suspendu qui a eu des séances réalisées avant la suspension apparaît bien dans l'analyse, ce qui évite de sous-estimer les heures de production effectives.

Calcul des heures :

Pour chaque séance validée, téo utilise la durée réelle par bénéficiaire (saisie à l'émargement). Si cette durée n'est pas renseignée, c'est la durée commune de la séance qui est utilisée par défaut. Cela garantit que les ajustements de durée par bénéficiaire (séance écourtée pour un participant arrivé en retard, par exemple) sont bien comptabilisés.

Affichage par défaut & bouton « Réinitialiser »

L'écran s'ouvre par défaut sur les dossiers ayant démarré dans le mois en cours. Le bouton Réinitialiser les filtres ne vide pas la page : il revient à cet affichage de référence (mois en cours).

Pour analyser une autre période, modifiez les bornes de date avant de relancer la recherche.

Astuce

Comparez les mois pour identifier les tendances (saisonnalité, croissance...).

Temps de production

Menu : Pilotage > Production > Temps de production

Matrice mensuelle (janvier à décembre + total) des heures de production réalisées sur l'année. Le tableau peut être affiché par prestation ou par conseiller.

Comment l'utiliser :

1. Sélectionnez l'année (flèches de navigation au-dessus du tableau)
2. Filtrez par centre, lieu ou sous-famille de prestation
3. Choisissez l'affichage par prestation ou par conseiller
4. Cliquez sur un chiffre pour voir le détail des séances correspondantes

Séances collectives

Pour une séance collective, la durée est répartie entre les participants présents : le temps de production reflète le temps réellement passé par le conseiller, et non la somme des durées de chaque bénéficiaire (ex. un atelier de 2 h avec 4 participants compte pour 2 h de production, pas 8 h).

Anomalies détectées

Si des dossiers ou groupes n'ont pas de prestation, de tarification, ou si la tarification n'a pas le champ « Heures facturées » renseigné, une section Anomalies détectées s'affiche en bas du tableau. Corrigez ces anomalies pour obtenir des chiffres fiables.

Temps du personnel

Menu : Pilotage > Production > Temps du personnel

Analyse de l'utilisation du temps :

Catégorie	Exemples
Activité client	RDV individuels, ateliers
Préparation	Temps sans bénéficiaire
Réunions	Réunions internes
Administratif	Tâches diverses

Analyse des séances

Menu : Pilotage > Production > Analyse des séances

Vue mensuelle complète de vos séances sur l'année, répartie en trois tableaux :

Tableau 1 — Nombre de séances

Répartition mensuelle (janvier à décembre + total) par état :

Ligne	Description
Prévisionnelles	Séances planifiées, pas encore réalisées
Validées	Séances réalisées et confirmées
Annulées	Séances annulées

Tableau 2 — Durée des séances

Mêmes lignes que le tableau 1, mais en heures au lieu du nombre de séances.

Tableau 3 — Analyse des présences

Ligne	Description
Participants prévus	Nombre total de participants attendus
Participants présents	Nombre de participants effectivement présents
Taux de présence (%)	Pourcentage de présence (présents / prévus)

Cliquez sur une cellule du taux de présence pour voir le détail : la liste des dossiers s'affiche avec une coche verte pour les bénéficiaires présents. Les bénéficiaires marqués absents sont identifiables par l'absence de cette coche.

Absences vs annulations

Il est important de distinguer :

Situation	Où la voir	Explication
Absence	Tableau "Analyse des présences"	Le RDV était pourvu (un bénéficiaire était inscrit) mais celui-ci ne s'est pas présenté. La séance est validée mais le bénéficiaire est marqué absent.
Annulation	Tableau "Nombre de séances" > ligne "Annulées"	La séance a été annulée (le créneau n'a pas eu lieu).

Séances sans bénéficiaire

L'analyse des séances ne prend en compte que les séances rattachées à des dossiers (ayant au moins un bénéficiaire inscrit). Les séances annulées qui n'avaient aucun bénéficiaire associé n'apparaissent pas dans ces tableaux.

Filtres et navigation

Comment l'utiliser :

1. Sélectionnez l'année à analyser
2. Filtrez par action, prestation, tarification, centre, lieu ou conseiller
3. Cliquez sur un chiffre pour voir le détail des séances

Vue détaillée intégrée

Quand vous cliquez sur un chiffre, le détail s'affiche directement dans la page, sans ouvrir de nouvelle fenêtre. Pratique pour analyser rapidement les données !

Chiffre d'affaires

Chiffre d'affaires

Menu : Pilotage > Chiffre d'affaires > Chiffre d'affaires

Vision financière de votre activité, avec deux tableaux :

Activité réalisée

Ligne	Description
A facturer	Dossiers terminés dont la facturation n'est pas encore émise
Dossiers facturés	Montant des factures émises sur la période
Encours	Valorisation du travail réalisé mais pas encore facturé (voir ci-dessous)

Activité prévisionnelle

Ligne	Description
En cours	Montant prévisionnel des dossiers en cours
Prévisionnel	Dossiers en phase prévisionnelle
Non planifié	Dossiers en cours sans séances planifiées
Attente commande	Dossiers en attente de confirmation de commande

Devis groupes et CA prévisionnel

Le CA prévisionnel inclut tous les devis retenus, qu'ils soient rattachés à une convention « Facturer en groupe » ou « Facturer par bénéficiaire ». Un devis VAE collective signé avec une entreprise cliente apparaît bien dans le prévisionnel, même si chaque bénéficiaire est ensuite facturé individuellement.

Pour éviter les doublons, téo applique une règle simple : si un groupe a déjà un devis valorisé, les dossiers individuels qu'il contient ne sont pas comptés en plus. Si le groupe n'a aucun devis (cas « devis par bénéficiaire »), ce sont les dossiers individuels qui remontent dans le prévisionnel.

Comment l'utiliser :

1. Sélectionnez l'année (flèches de navigation)
2. Filtrez par centre, lieu, prestation, tarification ou sous-famille
3. Cliquez sur un montant pour voir la liste des dossiers dans le volet de détail
4. Le graphique en bas compare les 3 dernières années

Acomptes

Les factures marquées comme acomptes sont incluses dans le CA réalisé (montant facturé), mais elles ne font pas basculer l'état du dossier en "Facturé". Si un dossier semble rester en "Prévisionnel" alors qu'il a été facturé, vérifiez que la facture n'est pas un acompte.

Encours

L'encours est la valorisation financière du travail réalisé mais pas encore facturé à une date donnée.

Lancer le calcul : cliquez sur l'icône calculatrice dans la ligne "Encours" sur le mois souhaité. Le calcul peut prendre quelques secondes.

Formule :

Encours = valorisation horaire × heures validées

Le système prend chaque dossier en cours (ou suspendu) à la date de référence, et multiplie le taux de valorisation configuré dans la tarification par le total des heures de séances validées du dossier.

Dossiers pris en compte :

• Dossiers en cours ou suspendus dont la date de début est antérieure à la date de référence
• Dossiers facturés ou comptabilisés dont la date de fin est postérieure à la date de référence (ils étaient encore en cours à cette date)
• Seules les tarifications facturables sont incluses

Encours à zéro avec un ⚠

Si un ⚠ apparaît à côté du montant d'encours, cela signifie que certaines tarifications n'ont pas de valorisation d'encours configurée. Survolez le ⚠ pour voir les tarifications concernées.

Pour corriger : ouvrez la tarification concernée (Administration > Tarification), onglet Facturation, section Pilotage, et renseignez le champ Valorisation de l'encours avec le taux horaire souhaité.

Tarifications au forfait

Le calcul d'encours repose sur un modèle horaire (taux × heures). Pour les tarifications au forfait, le prix n'est pas lié au nombre d'heures : il n'y a pas de taux horaire naturel.

Dans ce cas, vous pouvez renseigner manuellement une valorisation estimée (par exemple : montant du forfait ÷ nombre d'heures prévues). Si aucune valorisation n'est renseignée, l'encours de ces dossiers sera de 0 €.

Configuration dans la tarification :

Champ	Emplacement	Description
Valorisation de l'encours	Facturation > Pilotage	Taux horaire (€) pour valoriser les heures réalisées. Si non renseigné, l'encours sera de 0 €.
Séances à prendre en compte	Facturation > Pilotage	"Toutes les séances" ou "Uniquement les séances facturables"

CA par prestation

Menu : Pilotage > Chiffre d'affaires > CA par prestation

Ventilation du chiffre d'affaires par type de prestation, avec une matrice mensuelle détaillée (janvier à décembre + total).

Cliquez sur une cellule pour voir le détail des dossiers correspondants.

CA par conseiller

Menu : Pilotage > Chiffre d'affaires > CA par conseiller

Suivi du chiffre d'affaires généré par chaque conseiller :

Ligne	Description
Réel	Montant effectivement facturé (somme des factures émises)
Prévisionnel	Montant attendu pour les dossiers (basé sur les devis retenus ou la tarification)

Filtres : vous pouvez filtrer par période, prestation, tarification et afficher le réel, le prévisionnel ou les deux.

Ligne « Sans conseiller »

Les factures de vente qui ne sont rattachées ni à un dossier ni à un dossier de groupe (typiquement une facture de société émise sans bénéficiaire derrière) sont regroupées sur une ligne « Sans conseiller » dans le réel. Elles sont ainsi comptées dans le chiffre d'affaires sans être attribuées à un conseiller.

Montant facturé qui apparaît encore en "Prévisionnel"

Si un dossier facturé apparaît toujours dans le Prévisionnel, vérifiez que ses factures ne sont pas cochées comme acomptes. Les factures marquées "acompte" ne font pas basculer l'état du dossier en "Facturé" : le dossier reste en état "En cours" ou "Terminé", et son montant continue d'apparaître dans le prévisionnel.

Pour corriger : ouvrez la facture concernée et désactivez le bouton Acompte. L'état du dossier est recalculé automatiquement.

Chiffre d'affaires produit

Menu : Pilotage > Chiffre d'affaires > Chiffre d'affaires produit

Valorisation mensuelle de la production à partir des séances réalisées. Chaque séance est valorisée en utilisant le champ Valorisation de l'encours de la tarification.

Ce tableau peut être affiché par prestation ou par conseiller.

Anomalies détectées

Si des tarifications n'ont pas de valorisation d'encours renseignée, ou si des dossiers n'ont pas de prestation ou de tarification, une section Anomalies détectées s'affiche en bas du tableau. Corrigez ces anomalies pour obtenir des chiffres fiables.

Équipe

Évaluation des perfs

Menu : Pilotage > Équipe > Évaluation des perfs

KPIs par conseiller :

KPI	Description
Dossiers gérés	Nombre de dossiers en portefeuille
Heures réalisées	Temps de travail
CA généré	Contribution au chiffre d'affaires
Taux présence	Assiduité de ses bénéficiaires

Temps des conseillers

Menu : Pilotage > Équipe > Temps des conseillers

Détail hebdomadaire ou mensuel de l'emploi du temps de chaque collaborateur, avec une décomposition complète :

Colonne	Description
Conseiller	Nom et avatar du collaborateur
Durée activité	Temps passé sur les séances avec bénéficiaires (face-à-face, ateliers...)
Durée réunions	Temps passé en réunions internes
Durée RDV	Autres rendez-vous (commerciaux, partenaires...)
Durée étiquettes	Temps couvert par des étiquettes "info seulement" (télétravail, astreinte...)
Travail effectif	Somme des temps réellement travaillés
Durée congés	Total des congés et absences sur la période
Durée fériés	Jours fériés tombant sur la période
Temps total	Travail effectif + congés + fériés (= temps présence théorique)

Cliquez sur une cellule pour ouvrir le détail des séances correspondantes.

Vue "Temps total" pour les comparaisons

La colonne Temps total est utile pour comparer la charge effective d'un conseiller à sa quotité contractuelle (35h, 39h...). Si le total est très inférieur à la quotité, vérifiez les saisies (séances oubliées, congés non posés...).

Statistiques conseillers

Menu : Pilotage > Équipe > Statistiques conseillers

Vue détaillée des statistiques par conseiller.

Drill-down conseiller

Cliquez sur un conseiller pour voir :

• Ses dossiers en cours
• Ses séances de la période
• Son agenda
• Ses statistiques détaillées

Performance des prestations

Menu : Dossiers > Rapports > Vues spécifiques > Performance des prestations

Vue spécifique du catalogue

« Performance des prestations » est une vue à activer depuis le catalogue de vues (Pilotage > Catalogue). Une fois activée, elle apparaît dans Dossiers > Rapports > Vues spécifiques.

Tableau statistique qui mesure la performance de vos prestations et de vos consultants sur une période. Deux affichages sont disponibles via les boutons en haut de la vue :

• Afficher les prestations : une ligne par prestation
• Afficher les consultants : une ligne par consultant

Les colonnes sont identiques dans les deux affichages :

Colonne	Description
Taux de prescription	Part des primo rendez-vous débouchant sur un dossier, sur l'ensemble des primo rendez-vous
Taux de présence	Part des bénéficiaires présents sur l'ensemble des bénéficiaires positionnés aux primo rendez-vous
Taux d'adhésion	Part des dossiers ayant donné suite (hors dossiers prévisionnels, refusés ou sans suite)
Taux d'abandon	Part des dossiers marqués comme abandonnés
Chiffre d'affaires	Montant HT cumulé des dossiers de la période

Comment l'utiliser :

1. Sélectionnez la période (12 mois maximum)
2. Cliquez sur Appliquer pour lancer les calculs
3. Basculez entre Afficher les prestations et Afficher les consultants selon l'angle d'analyse souhaité
4. Exportez le tableau au format tableur depuis le bouton d'export

Période limitée à 12 mois

La période d'analyse ne peut pas excéder 12 mois. Au-delà, le message « Période trop importante » s'affiche : réduisez la période, puis relancez les calculs.

Clients

Origine des demandes

Menu : Pilotage > Clients > Origine des demandes

D'où viennent vos bénéficiaires ?

Origine	Exemple
Prescripteur	France Travail, Mission locale...
Site web	Formulaire en ligne
Bouche-à-oreille	Recommandation
Partenaire	Orientation par un partenaire

Utilité : Identifier les canaux les plus efficaces pour concentrer vos efforts.

Motifs d'absence

Menu : Pilotage > Clients > Motifs d'absence

Pourquoi les bénéficiaires sont-ils absents ?

• Maladie
• Empêchement professionnel
• Oubli
• Sans motif

Motifs de sortie

Menu : Pilotage > Clients > Motifs de sortie

Pourquoi les accompagnements se terminent ?

• Fin prévue (objectif atteint)
• Abandon
• Réorientation
• Emploi trouvé

Export des données

Exporter un tableau

Sur chaque vue :

1. Appliquez vos filtres
2. Cliquez sur Exporter
3. Choisissez le format :
   • Excel : pour analyses complémentaires
   • PDF : pour rapports et présentations

Ce qui est exporté

Le fichier contient :

• Les données du tableau affiché
• Les filtres appliqués
• La date d'export

Questions fréquentes

Comment comparer deux périodes ?

Exportez les données des deux périodes en Excel et faites la comparaison manuellement, ou utilisez les graphiques si disponibles.

Les données sont-elles justes ?

Les tableaux de bord reflètent l'état de la base de données. Si des dossiers ou séances ne sont pas correctement saisis, les chiffres seront faussés.

Puis-je personnaliser les tableaux de bord ?

Les tableaux standards sont fixes. Pour des besoins spécifiques, utilisez les requêtes ou consultez le catalogue de vues.