📋 États réglementaires

téo génère les états réglementaires obligatoires pour les organismes de formation. Ces documents sont conformes aux exigences légales.

Bilan Pédagogique et Financier (BPF)

Le BPF est une déclaration annuelle obligatoire pour tout organisme de formation déclaré auprès de la DREETS. téo le calcule automatiquement à partir de vos factures, séances et stagiaires, en suivant la structure officielle du formulaire Cerfa.

Accéder au BPF

Menu : Production > Rapports > Vues spécifiques > BPF

Choisir l'exercice

En haut de l'écran, sélectionnez l'exercice (année civile) à analyser à l'aide des flèches.

L'exercice utilisé dépend de votre configuration comptable :

• Si votre exercice comptable est calé sur l'année civile (cas standard), le BPF 2025 couvre du 01/01/2025 au 31/12/2025.
• Si vous avez un exercice décalé (paramétrage comptable de votre structure), le BPF respecte cette plage (ex : 01/09 → 31/08).

Filtrer par centre

Si votre structure gère plusieurs centres, vous pouvez générer un BPF par centre :

1. Sélectionnez un centre dans le filtre Centre
2. Le rapport ne prend en compte que les factures, séances et formateurs rattachés à ce centre

Laissez le filtre vide pour obtenir le BPF consolidé de toute la structure.

Lire le rapport

Le rapport est organisé selon la structure officielle du Cerfa 10443*17 :

Cadre	Contenu	Source des données
C — Bilan financier (Produits)	Origine des produits HT de l'organisme (entreprises, OPCO, France Travail, particuliers, fonds européens, autres…)	Factures de vente de l'exercice, ventilées par sous-famille comptable
D — Bilan financier (Charges)	Charges de fonctionnement de l'organisme	Calcul automatique sur les factures de dépense + saisie manuelle pour les lignes non comptables (D-1, D-a, D-b — voir Saisir les lignes du cadre D)
E — Personnes dispensant des heures	Effectifs et heures par catégorie de formateur (salariés permanents, occasionnels, sous-traitants…)	Conseillers et leur statut, heures de séances validées sur l'exercice
F-1 — Type de stagiaires	Nombre de stagiaires et heures par origine de financement	Ventilé automatiquement à partir des sous-familles de C
F-2 — Activité sous-traitée	Part des heures dispensées en sous-traitance pour un autre organisme	Conventions / dossiers marqués comme sous-traitance
F-3 — Objectif des prestations	Heures réparties par objectif pédagogique (certification, perfectionnement, professionnalisation…)	Activité de formation de la prestation ; pour la ligne F-3a, le Niveau de formation détaille les sous-niveaux RNCP
F-4 — Spécialités de formation	Heures réparties par code NSF (Nomenclature des Spécialités de Formation)	Code spécialité saisi sur chaque prestation
G — Stagiaires confiés par un autre organisme	Détail de la sous-traitance reçue	Conventions de sous-traitance entrantes

Paramétrer les prestations pour le BPF

Le calcul du BPF s'appuie sur le bloc Bilan pédagogique et financier de chaque prestation. Vérifiez en particulier :

Champ de la prestation	Utilisation dans le BPF
Spécialité de formation	Alimente le cadre F-4 — Spécialités de formation
Activité de formation	Alimente le cadre F-3 — Objectif des prestations
Niveau de formation	Détaille la ligne F-3a par niveau RNCP lorsque l'activité correspond à une formation certifiante

Ces champs se renseignent dans Admin > Prestations, sur la fiche de la prestation concernée.

Saisir les lignes du cadre D

Le cadre D du BPF mélange des montants calculables automatiquement (depuis les factures de dépense) et des montants qui n'existent pas dans téo (rémunérations versées, valeur ajoutée…). Ces dernières doivent être saisies à la main :

Ligne	À renseigner
D-1	Total annuel des produits (reporté automatiquement depuis le cadre C, modifiable si besoin)
D-a	Rémunérations versées aux personnes dispensant des cours
D-b	Achats et frais directement liés aux actions de formation

Les valeurs saisies sont conservées pour l'exercice en cours : vous pouvez fermer le rapport et y revenir, vos chiffres sont toujours là.

Diagnostic « pourquoi mon BPF est vide ? »

Si vos chiffres semblent trop bas ou vides, téo affiche un bandeau de diagnostic en haut du rapport qui pointe les causes les plus fréquentes :

Cause détectée	Comment corriger
Sous-famille comptable non rattachée à une ligne BPF	Ouvrez Compta > Paramétrage > Sous-famille et associez chaque sous-famille à la ligne du cadre C correspondante. Les factures dont la sous-famille n'est pas rattachée sont ignorées du calcul.
Prestation sans Activité de formation	Ouvrez la prestation et renseignez le champ Activité de formation dans le bloc Bilan pédagogique et financier.
Prestation sans Niveau de formation	Renseignez le Niveau de formation de la prestation, utilisé pour détailler la ligne F-3a.
Prestation sans Spécialité de formation	Renseignez la Spécialité de formation de la prestation, utilisée pour le cadre F-4.
Factures de vente ignorées (liste nominative)	Le bandeau liste les numéros de factures dont la sous-famille n'est pas rattachée à une ligne BPF. Ces factures n'apparaissent dans aucun cadre — corrigez le rattachement et régénérez.

Le bandeau apparaît uniquement quand il y a réellement un problème détectable — si tout est bon, aucun avertissement ne s'affiche.

Vérifier en détail

Tous les chiffres du rapport sont cliquables. Au clic, téo ouvre la liste détaillée des dossiers, séances ou factures qui composent le total.

C'est l'outil indispensable avant de transmettre votre BPF à la DREETS :

• Total inattendu sur une ligne ? → cliquez et inspectez les pièces remontées
• Vérifier qu'un dossier est bien rattaché à la bonne ligne
• Identifier une facture mal saisie qui fausse un sous-total

Régénération

Le BPF se recalcule à chaque ouverture du rapport. Toute correction faite dans téo (rattachement d'une sous-famille, ajout d'un niveau de formation sur une prestation, modification d'une facture…) est immédiatement reflétée à la prochaine consultation.

Exporter

Le bouton Tableur en haut à droite télécharge le rapport au format .xlsx :

• Les cadres du BPF sont regroupés dans une même feuille, sous forme de sections successives
• Les valeurs reprennent le rapport affiché à l'écran
• Le fichier peut vous aider à reporter les chiffres dans le téléservice « Mon Activité Formation » de la DGEFP

Si téo affiche « Aucune donnée à exporter », réouvrez le BPF puis cliquez à nouveau sur Tableur.

Temps hebdomadaire

Suivi du temps de travail par semaine et par conseiller.

Accéder

Menu : Pilotage > Temps hebdomadaire

Utiliser la vue

Action	Comment faire
Changer de semaine	Flèches gauche/droite
Voir le détail	Cliquer sur une case (conseiller × jour)
Filtrer	Par conseiller ou équipe

Informations affichées

Colonne	Description
Conseiller	Nom du collaborateur
Lun-Ven	Heures par jour
Total	Total hebdomadaire
Par type	Répartition activité/réunion/autre

Exporter la feuille de temps

1. Sélectionnez la semaine
2. Cliquez sur Tableur
3. Téléchargez le fichier .xlsx avec le détail

Utilité : Transmission aux RH, validation des heures, facturation interne.

Feuille de temps FSE

La feuille de temps FSE justifie le temps de travail d'un collaborateur sur une période, action par action. Elle répond aux exigences de suivi des opérations cofinancées par le Fonds Social Européen (FSE), qui imposent une fiche de temps détaillée et signée.

Accéder à la feuille de temps FSE

Dans la liste Rapports > États de votre module, sélectionnez Feuille de temps FSE.

Générer la feuille

Renseignez les filtres de la fenêtre, puis cliquez sur Valider :

Filtre	Rôle
Date début / Date fin	Période couverte par la feuille de temps
Utilisateur	Collaborateur dont on justifie le temps
Prestation	Limite la feuille à une prestation (facultatif)

Le document est généré au format tableur (Excel).

Contenu de la feuille

La fiche de temps reprend, pour la période choisie :

• L'identité du collaborateur : nom, prénom et fonction
• La période couverte
• Un récapitulatif par motif d'intervention : total des heures FSE par action
• Le détail des séances, jour par jour :

Colonne	Contenu
Date	Jour de la séance
Début / Fin	Horaires de la séance
Temps travaillé	Durée de la séance
Heures FSE	Heures retenues au titre du FSE
Motifs d'intervention	Action réalisée

• Les totaux d'heures sur la période
• Les emplacements de signature : signature du salarié, signature du responsable et tampon de la structure

Séances prises en compte

Seules les séances à l'état prévisionnel ou validé sont reprises. Les heures correspondent à la durée réelle de la séance lorsqu'elle est renseignée, sinon à la durée prévue.

Heures facturables

Menu : Compta > Rapports > États > Heures facturables

Vue regroupée des heures de production réalisées par centre et par conseiller, avec leur valorisation. Utile pour :

• Comparer heures facturables vs heures réellement réalisées par conseiller
• Identifier les consultants sortis ayant encore des heures à valoriser sur la période
• Préparer une facturation interne ou un reporting financeur

Les données sont regroupées par centre, puis par conseiller — les consultants sortis sur l'exercice sont conservés dans la liste pour ne perdre aucune heure réalisée avant leur sortie.

Attestations de présence

Génération des attestations pour les stagiaires.

Générer une attestation

1. Depuis le dossier du bénéficiaire
2. Menu Documents > Générer
3. Sélectionnez le modèle "Attestation de présence"
4. Le document est généré avec les heures réalisées

Contenu de l'attestation

• Identité du stagiaire
• Intitulé de la formation
• Période de formation
• Nombre d'heures
• Signature (si configuré)

Certificats de réalisation

Pour justifier auprès des financeurs.

Générer un certificat

1. Depuis le dossier du bénéficiaire
2. Menu Documents > Générer
3. Sélectionnez le modèle "Certificat de réalisation"

Contenu

• Informations sur la formation
• Dates de début et fin
• Objectifs
• Heures réalisées
• Conformité au référentiel si applicable

Feuilles d'émargement

Preuve de présence aux séances.

Depuis l'agenda

1. Ouvrez la séance
2. Bouton Feuille d'émargement
3. PDF avec liste des participants et cases signatures

Depuis un groupe

1. Ouvrez le groupe
2. Menu Documents > Émargements
3. Génère les feuilles pour toutes les séances

Émargement électronique

Si activé, l'émargement se fait directement sur tablette :

• Signature tactile
• Horodatage automatique
• PDF généré et archivé

Voir Émargement électronique.

Questions fréquentes

Le BPF est-il conforme au Cerfa officiel ?

Oui. téo suit la structure du Cerfa 10443*17 (cadres C, D, E, F-1 à F-4, G) et applique les nomenclatures officielles : codes NSF pour les spécialités, activité de formation pour les objectifs, niveau de formation pour les sous-lignes RNCP.

Comment corriger une erreur dans le BPF ?

Le BPF reflète vos données. Pour corriger un chiffre :

1. Identifiez la source en cliquant sur le chiffre concerné
2. Corrigez le dossier, la séance, la facture, la prestation ou la sous-famille concernée
3. Re-ouvrez le BPF : le calcul est régénéré automatiquement

Les attestations sont-elles personnalisables ?

Oui, les modèles de documents sont configurables dans l'administration. Vous pouvez adapter le format à votre charte graphique.

Comment prouver la réalisation d'une formation ?

Conservez :

• Les feuilles d'émargement signées
• Les attestations de présence
• Les certificats de réalisation
• L'historique dans téo (traçabilité)

Bonnes pratiques

Anticipez la déclaration

Vérifiez votre BPF en cours d'année (à mi-parcours par exemple). Cela évite les mauvaises surprises et permet de corriger les erreurs de saisie (sous-famille manquante, prestation sans Activité de formation…).

Archivez les preuves

Conservez les feuilles d'émargement signées (papier ou électronique) pendant la durée légale. Elles peuvent être demandées lors de contrôles.

Exhaustivité des données

Le BPF n'est fiable que si toutes les formations sont saisies dans téo et que toutes les sous-familles de produits sont rattachées à une ligne du cadre C. Vérifiez votre paramétrage comptable avant la première génération.