📈 Tableaux de bord

Les tableaux de bord vous donnent une vision synthétique de votre activité. Suivez vos indicateurs clés en quelques clics.

Production

Production annuelle

Menu : Pilotage > Production > Production annuelle

Vue du nombre de dossiers par état et par période :

Colonne	Description
Prévisionnel	Dossiers créés mais pas encore démarrés
En cours	Dossiers actifs
Terminés	Dossiers clôturés sur la période
Abandons	Sorties anticipées

Comment l'utiliser :

1. Sélectionnez la période (mois, trimestre, année)
2. Filtrez par prestation si besoin
3. Cliquez sur un chiffre pour voir la liste des dossiers

Astuce

Comparez les mois pour identifier les tendances (saisonnalité, croissance...).

Temps de production

Menu : Pilotage > Production > Temps de production

Total des heures réalisées par vos équipes :

Information	Description
Par conseiller	Heures de chaque collaborateur
Par type	Facturables vs non facturables
Par prestation	Répartition par activité

Comment l'utiliser :

1. Définissez la période
2. Choisissez le regroupement (conseiller, prestation, mois...)
3. Analysez la répartition

Temps du personnel

Menu : Pilotage > Production > Temps du personnel

Analyse de l'utilisation du temps :

Catégorie	Exemples
Activité client	RDV individuels, ateliers
Préparation	Temps sans bénéficiaire
Réunions	Réunions internes
Administratif	Tâches diverses

Analyse des séances

Menu : Pilotage > Production > Analyse des séances

Vue mensuelle complète de vos séances sur l'année, répartie en trois tableaux :

Tableau 1 — Nombre de séances

Répartition mensuelle (janvier à décembre + total) par état :

Ligne	Description
Prévisionnelles	Séances planifiées, pas encore réalisées
Validées	Séances réalisées et confirmées
Annulées	Séances annulées

Tableau 2 — Durée des séances

Mêmes lignes que le tableau 1, mais en heures au lieu du nombre de séances.

Tableau 3 — Analyse des présences

Ligne	Description
Participants prévus	Nombre total de participants attendus
Participants présents	Nombre de participants effectivement présents
Taux de présence (%)	Pourcentage de présence (présents / prévus)

Cliquez sur une cellule du taux de présence pour voir le détail : la liste des dossiers s'affiche avec une coche verte pour les bénéficiaires présents. Les bénéficiaires marqués absents sont identifiables par l'absence de cette coche.

Absences vs annulations

Il est important de distinguer :

Situation	Où la voir	Explication
Absence	Tableau "Analyse des présences"	Le RDV était pourvu (un bénéficiaire était inscrit) mais celui-ci ne s'est pas présenté. La séance est validée mais le bénéficiaire est marqué absent.
Annulation	Tableau "Nombre de séances" > ligne "Annulées"	La séance a été annulée (le créneau n'a pas eu lieu).

Séances sans bénéficiaire

L'analyse des séances ne prend en compte que les séances rattachées à des dossiers (ayant au moins un bénéficiaire inscrit). Les séances annulées qui n'avaient aucun bénéficiaire associé n'apparaissent pas dans ces tableaux.

Filtres et navigation

Comment l'utiliser :

1. Sélectionnez l'année à analyser
2. Filtrez par action, prestation, tarification, centre ou conseiller
3. Cliquez sur un chiffre pour voir le détail des séances

Vue détaillée intégrée

Quand vous cliquez sur un chiffre, le détail s'affiche directement dans la page, sans ouvrir de nouvelle fenêtre. Pratique pour analyser rapidement les données !

Chiffre d'affaires

Chiffre d'affaires

Menu : Pilotage > Chiffre d'affaires > Chiffre d'affaires

Vision financière de votre activité, avec deux tableaux :

Activité réalisée

Ligne	Description
A facturer	Dossiers terminés dont la facturation n'est pas encore émise
Dossiers facturés	Montant des factures émises sur la période
Encours	Valorisation du travail réalisé mais pas encore facturé (voir ci-dessous)

Activité prévisionnelle

Ligne	Description
En cours	Montant prévisionnel des dossiers en cours
Prévisionnel	Dossiers en phase prévisionnelle
Non planifié	Dossiers en cours sans séances planifiées
Attente commande	Dossiers en attente de confirmation de commande

Comment l'utiliser :

1. Sélectionnez l'année (flèches de navigation)
2. Filtrez par centre, lieu, prestation, tarification ou sous-famille
3. Cliquez sur un montant pour voir la liste des dossiers dans le volet de détail
4. Le graphique en bas compare les 3 dernières années

Acomptes

Les factures marquées comme acomptes sont incluses dans le CA réalisé (montant facturé), mais elles ne font pas basculer l'état du dossier en "Facturé". Si un dossier semble rester en "Prévisionnel" alors qu'il a été facturé, vérifiez que la facture n'est pas un acompte.

Encours

L'encours est la valorisation financière du travail réalisé mais pas encore facturé à une date donnée.

Lancer le calcul : cliquez sur l'icône calculatrice dans la ligne "Encours" sur le mois souhaité. Le calcul peut prendre quelques secondes.

Formule :

Encours = valorisation horaire × heures validées

Le système prend chaque dossier en cours (ou suspendu) à la date de référence, et multiplie le taux de valorisation configuré dans la tarification par le total des heures de séances validées du dossier.

Dossiers pris en compte :

• Dossiers en cours ou suspendus dont la date de début est antérieure à la date de référence
• Dossiers facturés ou comptabilisés dont la date de fin est postérieure à la date de référence (ils étaient encore en cours à cette date)
• Seules les tarifications facturables sont incluses

Encours à zéro avec un ⚠

Si un ⚠ apparaît à côté du montant d'encours, cela signifie que certaines tarifications n'ont pas de valorisation d'encours configurée. Survolez le ⚠ pour voir les tarifications concernées.

Pour corriger : ouvrez la tarification concernée (Administration > Tarification), onglet Facturation, section Pilotage, et renseignez le champ Valorisation de l'encours avec le taux horaire souhaité.

Tarifications au forfait

Le calcul d'encours repose sur un modèle horaire (taux × heures). Pour les tarifications au forfait, le prix n'est pas lié au nombre d'heures : il n'y a pas de taux horaire naturel.

Dans ce cas, vous pouvez renseigner manuellement une valorisation estimée (par exemple : montant du forfait ÷ nombre d'heures prévues). Si aucune valorisation n'est renseignée, l'encours de ces dossiers sera de 0 €.

Configuration dans la tarification :

Champ	Emplacement	Description
Valorisation de l'encours	Facturation > Pilotage	Taux horaire (€) pour valoriser les heures réalisées. Si non renseigné, l'encours sera de 0 €.
Séances à prendre en compte	Facturation > Pilotage	"Toutes les séances" ou "Uniquement les séances facturables"

CA par prestation

Menu : Pilotage > Chiffre d'affaires > CA par prestation

Ventilation du chiffre d'affaires par type de prestation, avec une matrice mensuelle détaillée (janvier à décembre + total).

Cliquez sur une cellule pour voir le détail des dossiers correspondants.

CA par conseiller

Menu : Pilotage > Chiffre d'affaires > CA par conseiller

Suivi du chiffre d'affaires généré par chaque conseiller :

Ligne	Description
Réel	Montant effectivement facturé (somme des factures émises)
Prévisionnel	Montant attendu pour les dossiers (basé sur les devis retenus ou la tarification)

Filtres : vous pouvez filtrer par période, prestation, tarification et afficher le réel, le prévisionnel ou les deux.

Montant facturé qui apparaît encore en "Prévisionnel"

Si un dossier facturé apparaît toujours dans le Prévisionnel, vérifiez que ses factures ne sont pas cochées comme acomptes. Les factures marquées "acompte" ne font pas basculer l'état du dossier en "Facturé" : le dossier reste en état "En cours" ou "Terminé", et son montant continue d'apparaître dans le prévisionnel.

Pour corriger : ouvrez la facture concernée, décochez l'option Acompte, puis enregistrez. L'état du dossier sera recalculé automatiquement.

Chiffre d'affaires produit

Menu : Pilotage > Chiffre d'affaires > Chiffre d'affaires produit

Valorisation mensuelle de la production à partir des séances réalisées. Chaque séance est valorisée en utilisant le champ Valorisation de l'encours de la tarification.

Ce tableau peut être affiché par prestation ou par conseiller.

Anomalies détectées

Si des tarifications n'ont pas de valorisation d'encours renseignée, ou si des dossiers n'ont pas de prestation ou de tarification, une section Anomalies détectées s'affiche en bas du tableau. Corrigez ces anomalies pour obtenir des chiffres fiables.

Équipe

Évaluation des perfs

Menu : Pilotage > Équipe > Évaluation des perfs

KPIs par conseiller :

KPI	Description
Dossiers gérés	Nombre de dossiers en portefeuille
Heures réalisées	Temps de travail
CA généré	Contribution au chiffre d'affaires
Taux présence	Assiduité de ses bénéficiaires

Temps des conseillers

Menu : Pilotage > Équipe > Temps des conseillers

Détail de l'emploi du temps de chaque collaborateur :

• Par type d'activité
• Par jour/semaine/mois
• Comparaison avec objectifs

Statistiques conseillers

Menu : Pilotage > Équipe > Statistiques conseillers

Vue détaillée des statistiques par conseiller.

Drill-down conseiller

Cliquez sur un conseiller pour voir :

• Ses dossiers en cours
• Ses séances de la période
• Son agenda
• Ses statistiques détaillées

Clients

Origine des demandes

Menu : Pilotage > Clients > Origine des demandes

D'où viennent vos bénéficiaires ?

Origine	Exemple
Prescripteur	France Travail, Mission locale...
Site web	Formulaire en ligne
Bouche-à-oreille	Recommandation
Partenaire	Orientation par un partenaire

Utilité : Identifier les canaux les plus efficaces pour concentrer vos efforts.

Motifs d'absence

Menu : Pilotage > Clients > Motifs d'absence

Pourquoi les bénéficiaires sont-ils absents ?

• Maladie
• Empêchement professionnel
• Oubli
• Sans motif

Motifs de sortie

Menu : Pilotage > Clients > Motifs de sortie

Pourquoi les accompagnements se terminent ?

• Fin prévue (objectif atteint)
• Abandon
• Réorientation
• Emploi trouvé

Export des données

Exporter un tableau

Sur chaque vue :

1. Appliquez vos filtres
2. Cliquez sur Exporter
3. Choisissez le format :
   • Excel : pour analyses complémentaires
   • PDF : pour rapports et présentations

Ce qui est exporté

Le fichier contient :

• Les données du tableau affiché
• Les filtres appliqués
• La date d'export

Questions fréquentes

Comment comparer deux périodes ?

Exportez les données des deux périodes en Excel et faites la comparaison manuellement, ou utilisez les graphiques si disponibles.

Les données sont-elles justes ?

Les tableaux de bord reflètent l'état de la base de données. Si des dossiers ou séances ne sont pas correctement saisis, les chiffres seront faussés.

Puis-je personnaliser les tableaux de bord ?

Les tableaux standards sont fixes. Pour des besoins spécifiques, utilisez les requêtes ou consultez le catalogue de vues.