📈 Tableaux de bord
Les tableaux de bord vous donnent une vision synthétique de votre activité. Suivez vos indicateurs clés en quelques clics.
Sur les tableaux de Pilotage, un clic sur un chiffre ouvre le détail dans la page (volet latéral), sans nouvelle fenêtre. Depuis ce détail, vous pouvez souvent ouvrir la fiche concernée (dossier, séance…).
Production
Production annuelle
Menu : Pilotage > Production > Production annuelle
Vue annuelle de votre activité, présentée sous forme de tableaux mensuels (janvier à décembre + total). L'écran regroupe quatre tableaux :
| Tableau | Contenu |
|---|---|
| Prescriptions | Nombre de dossiers créés (prescriptions) par mois, accompagné d'une ligne Taux de transformation : la part des prescriptions ayant donné lieu à un accompagnement |
| Activité réalisée | Une ligne par état de dossier en activité (en cours, terminé…) : nombre de dossiers dans chaque état, mois par mois |
| En attente | Dossiers dans un état d'attente (prévisionnel, attente commande…) |
| Annulé | Dossiers annulés (refusés, sans suite…) |
Comment l'utiliser :
- Sélectionnez l'année (flèches de navigation)
- Filtrez par centre, lieu, prestation, convention, consultant ou gamme
- Choisissez la date de référence : date de fin ou date de création
- Cliquez sur un chiffre pour ouvrir la liste des dossiers correspondants
Comparez les mois pour identifier les tendances (saisonnalité, croissance...).
Analyse de production
Menu : Pilotage > Production > Analyse de production
Vue détaillée de la production réelle (heures réalisées, dossiers actifs) sur la période. Cliquez sur un chiffre pour ouvrir la liste des dossiers concernés.
Dossiers pris en compte :
L'analyse de production inclut tous les dossiers ayant fait l'objet d'heures de production sur la période, quel que soit leur état actuel :
- En cours
- Terminés
- Abandonnés
- Facturés
- Soldés
- Suspendus
- Non planifiés
- Attente commande
Un dossier suspendu qui a eu des séances réalisées avant la suspension apparaît bien dans l'analyse, ce qui évite de sous-estimer les heures de production effectives.
Calcul des heures :
Pour chaque séance validée, téo utilise la durée réelle par bénéficiaire (saisie à l'émargement). Si cette durée n'est pas renseignée, c'est la durée commune de la séance qui est utilisée par défaut. Cela garantit que les ajustements de durée par bénéficiaire (séance écourtée pour un participant arrivé en retard, par exemple) sont bien comptabilisés.
L'écran s'ouvre par défaut sur les dossiers ayant démarré dans le mois en cours. Le bouton Réinitialiser les filtres ne vide pas la page : il revient à cet affichage de référence (mois en cours).
Pour analyser une autre période, modifiez les bornes de date avant de relancer la recherche.
Comparez les mois pour identifier les tendances (saisonnalité, croissance...).
Temps de production
Menu : Pilotage > Production > Temps de production
Matrice mensuelle (janvier à décembre + total) des heures de production réalisées sur l'année. Le tableau peut être affiché par prestation ou par conseiller.
Comment l'utiliser :
- Sélectionnez l'année (flèches de navigation au-dessus du tableau)
- Filtrez par centre, lieu ou gamme de prestation
- Choisissez l'affichage par prestation ou par conseiller
- Cliquez sur un chiffre pour voir le détail des séances correspondantes
Pour une séance collective, la durée est répartie entre les participants présents : le temps de production reflète le temps réellement passé par le conseiller, et non la somme des durées de chaque bénéficiaire (ex. un atelier de 2 h avec 4 participants compte pour 2 h de production, pas 8 h).
Si des dossiers ou groupes n'ont pas de prestation, de tarification, ou si la tarification n'a pas le champ « Heures facturées » renseigné, une section Anomalies détectées s'affiche en bas du tableau. Corrigez ces anomalies pour obtenir des chiffres fiables.
Analyse des séances
Menu : Pilotage > Production > Analyse des séances
Vue mensuelle complète de vos séances sur l'année, répartie en trois tableaux :
Tableau Séances
Répartition mensuelle (janvier à décembre + total) par état :
| Ligne | Description |
|---|---|
| Prévisionnelles | Séances planifiées, pas encore réalisées |
| Validées | Séances réalisées et confirmées |
| Annulées | Séances annulées |
Cliquez sur un chiffre pour ouvrir le détail des séances : bénéficiaire, action, prestation, conseiller, Début du dossier, Fin du dossier, Séance du et Durée. Les séances collectives sont repérées par le libellé Collectif.
Tableau Heures
Mêmes lignes que le tableau Séances, mais en heures au lieu du nombre. Cliquez sur un chiffre pour ouvrir le même type de détail.
Tableau Analyse des présences
| Ligne | Description |
|---|---|
| Participants prévus | Nombre total de participants attendus |
| Participants présents | Nombre de participants effectivement présents |
| Taux de présence % | Pourcentage de présence (présents / prévus) |
Cliquez sur une cellule pour voir le détail des participants concernés. Le détail affiche le bénéficiaire, l'action, la prestation, le conseiller, Séance du, l'Horaire et la colonne Absence. Cette colonne est activée pour les bénéficiaires absents ou abandonnés ; elle reste inactive pour les bénéficiaires présents.
Absences vs annulations
Il est important de distinguer :
| Situation | Où la voir | Explication |
|---|---|---|
| Absence | Tableau Analyse des présences | Le RDV était pourvu (un bénéficiaire était inscrit) mais celui-ci ne s'est pas présenté. La séance est validée mais le bénéficiaire est marqué absent. |
| Annulation | Tableau Séances > ligne Annulées | La séance a été annulée (le créneau n'a pas eu lieu). |
L'analyse des séances ne prend en compte que les séances rattachées à des dossiers (ayant au moins un bénéficiaire inscrit). Les séances annulées qui n'avaient aucun bénéficiaire associé n'apparaissent pas dans ces tableaux.
Filtres et navigation
Comment l'utiliser :
- Sélectionnez l'année à analyser (flèches de navigation)
- Filtrez par action, prestation, convention, centre, lieu ou consultant
- Cliquez sur un chiffre pour ouvrir le détail correspondant
- Cliquez sur Tableur pour télécharger les tableaux affichés
Chiffre d'affaires
Chiffre d'affaires
Menu : Pilotage > Chiffre d'affaires > Chiffre d'affaires
Vision financière de votre activité en CA produit : pour les montants rattachés à des dossiers ou à des groupes, chaque montant est compté sur le mois de fin du dossier ou du groupe. Cette lecture mesure l'activité réalisée sur la période.
L'encadré Comment lire ce chiffre d'affaires rappelle que ce tableau ne se lit pas comme le CA facturé du module Facturation. Dans Facturation > Rapports > Chiffre d'affaires, les factures sont classées sur leur date de facture. Les deux totaux peuvent donc être différents.
Exemple : une facture émise en mai pour un dossier encore en cours apparaît dans le CA facturé de mai, mais pas (ou pas encore) dans la ligne Dossiers facturés du Pilotage, qui ne compte que les dossiers dont la date de fin tombe sur la période. Pour isoler une prestation, utilisez Pilotage > Chiffre d'affaires > CA par prestation.
L'écran affiche deux tableaux :
Activité réalisée
| Ligne | Description |
|---|---|
| A facturer | Reste à facturer sur les dossiers terminés, compté sur le mois de fin du dossier |
| Dossiers facturés | Montant HT des dossiers facturés, compté sur le mois de fin du dossier |
| Encours | Valorisation du travail réalisé mais pas encore facturé (voir ci-dessous) |
Lorsque des factures ne sont rattachées à aucun dossier, une ligne dédiée peut apparaître. Ces factures sont classées selon leur date de facture, car aucun mois de fin de dossier n'est disponible.
Activité prévisionnelle
| Ligne | Description |
|---|---|
| En cours | Montant prévisionnel HT des dossiers en cours |
| Prévisionnel | Dossiers en phase prévisionnelle |
| Non planifié | Dossiers en cours sans séances planifiées |
| Attente commande | Dossiers en attente de confirmation de commande |
Le CA prévisionnel s'appuie sur le montant prévisionnel HT de chaque dossier ou groupe. Ce montant retient d'abord les devis Accepté, puis la Tarification, puis le dernier devis En attente si aucune tarification ne s'applique. Les devis Refusé ne sont pas inclus.
Un devis Accepté rattaché à un groupe apparaît dans le prévisionnel, que la tarification soit configurée en « Facturer le groupe » ou en facturation par bénéficiaire. Pour éviter les doublons, si un groupe a déjà un devis valorisé, les dossiers individuels qu'il contient ne sont pas comptés en plus. Si le groupe n'a aucun devis valorisé, ce sont les dossiers individuels qui remontent dans le prévisionnel.
Comment l'utiliser :
- Sélectionnez l'année (flèches de navigation)
- Filtrez par centre, lieu, prestation, convention ou gamme
- Cliquez sur un montant pour voir la liste des dossiers dans le volet de détail
- Le graphique en bas compare les 3 dernières années
Les factures marquées comme acomptes sont incluses dans le CA réalisé (montant facturé), mais elles ne font pas basculer l'état du dossier en "Facturé". Si un dossier semble rester en "Prévisionnel" alors qu'il a été facturé, vérifiez que la facture n'est pas un acompte.
Encours
L'encours est la valorisation financière du travail réalisé mais pas encore facturé à une date donnée.
Lancer le calcul : cliquez sur l'icône calculatrice dans la ligne "Encours" sur le mois souhaité. Le calcul peut prendre quelques secondes.
Formule :
Encours = valorisation horaire × heures validées
Le système prend chaque dossier en cours (ou suspendu) à la date de référence, et multiplie le taux de valorisation configuré dans la tarification par le total des heures de séances validées du dossier.
Dossiers pris en compte :
- Dossiers en cours ou suspendus dont la date de début est antérieure à la date de référence
- Dossiers facturés ou comptabilisés dont la date de fin est postérieure à la date de référence (ils étaient encore en cours à cette date)
- Seules les tarifications facturables sont incluses
Si un ⚠ apparaît à côté du montant d'encours, cela signifie que certaines tarifications n'ont pas de valorisation d'encours configurée. Survolez le ⚠ pour voir les tarifications concernées.
Pour corriger : ouvrez la tarification concernée (Administration > Tarification), onglet Facturation, section Pilotage, et renseignez le champ Valorisation de l'encours avec le taux horaire souhaité.
Le calcul d'encours repose sur un modèle horaire (taux × heures). Pour les tarifications au forfait, le prix n'est pas lié au nombre d'heures : il n'y a pas de taux horaire naturel.
Dans ce cas, vous pouvez renseigner manuellement une valorisation estimée (par exemple : montant du forfait ÷ nombre d'heures prévues). Si aucune valorisation n'est renseignée, l'encours de ces dossiers sera de 0 €.
Configuration dans la tarification :
| Champ | Emplacement | Description |
|---|---|---|
| Valorisation de l'encours | Facturation > Pilotage | Taux horaire (€) pour valoriser les heures réalisées. Si non renseigné, l'encours sera de 0 €. |
| Séances à prendre en compte | Facturation > Pilotage | "Toutes les séances" ou "Uniquement les séances facturables" |
CA par prestation
Menu : Pilotage > Chiffre d'affaires > CA par prestation
Ventilation du CA produit par type de prestation, sous forme de matrice mensuelle (janvier à décembre + total). Les montants rattachés à des dossiers ou à des groupes sont comptés sur le mois de fin du dossier ou du groupe. Cliquez sur une cellule pour voir le détail des éléments correspondants, et filtrez par centre, prestation, gamme ou lieu.
CA par conseiller
Menu : Pilotage > Chiffre d'affaires > CA par conseiller
Matrice mensuelle (janvier à décembre + total) du CA produit par conseiller. Les montants rattachés à des dossiers ou à des groupes sont comptés sur le mois de fin du dossier ou du groupe.
| Ligne | Description |
|---|---|
| Réel | Montant HT des dossiers et groupes retenus en CA produit |
| Prévisionnel | Montant prévisionnel HT des dossiers et groupes — ajouté sous chaque conseiller en cochant l'option Prévisionnel |
Filtrez par centre, gamme, lieu ou prestation, et cochez Prévisionnel pour comparer le réel à l'attendu. Cliquez sur un montant pour ouvrir le détail.
Les factures de vente qui ne sont rattachées ni à un dossier ni à un dossier de groupe (typiquement une facture de société émise sans bénéficiaire derrière) sont regroupées sur une ligne « Sans conseiller » dans le réel. Elles sont ainsi comptées dans le chiffre d'affaires sans être attribuées à un conseiller. Ces factures sont classées selon leur date de facture.
Si un dossier facturé apparaît toujours dans le Prévisionnel, vérifiez que ses factures ne sont pas cochées comme acomptes. Les factures marquées "acompte" ne font pas basculer l'état du dossier en "Facturé" : le dossier reste en état "En cours" ou "Terminé", et son montant continue d'apparaître dans le prévisionnel.
Pour corriger : ouvrez la facture concernée et désactivez le bouton Acompte. L'état du dossier est recalculé automatiquement.
Chiffre d'affaires produit
Menu : Pilotage > Chiffre d'affaires > Chiffre d'affaires produit
Valorisation mensuelle de la production à partir des séances réalisées. Chaque séance est valorisée en utilisant le champ Valorisation de l'encours de la tarification.
Ce tableau peut être affiché par prestation ou par conseiller.
Si des tarifications n'ont pas de valorisation d'encours renseignée, ou si des dossiers n'ont pas de prestation ou de tarification, une section Anomalies détectées s'affiche en bas du tableau. Corrigez ces anomalies pour obtenir des chiffres fiables.
Équipe
Évaluation des perfs
Menu : Pilotage > Équipe > Évaluation des perfs
Vue par conseiller qui compare le temps passé par un conseiller au temps de référence et à celui de l'équipe. Sélectionnez le conseiller à analyser et l'année, et basculez l'affichage par prestation ou par convention.
Pour chaque prestation (ou convention) suivie par le conseiller, le tableau affiche :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Temps requis | Durée de référence prévue par la prestation (ou la convention) |
| Moyenne du conseiller | Temps moyen réellement passé par le conseiller sur un dossier de ce type |
| Moyenne équipe | Temps moyen passé par l'ensemble de l'équipe sur ce même type de dossier |
| Maximum | Temps moyen le plus élevé observé dans l'équipe |
| Minimum | Temps moyen le plus faible observé dans l'équipe |
Utilité : repérer les écarts de temps passé par rapport à la référence et à l'équipe (sur-accompagnement, dossiers traités très vite…).
Temps des conseillers
Menu : Pilotage > Équipe > Temps des conseillers
Vue par conseiller du temps moyen passé par dossier, croisé entre les prestations et les types d'actions. Sélectionnez le conseiller à analyser et l'année.
Le tableau présente une ligne par prestation et une colonne par type d'action (entretien individuel, atelier collectif, ingénierie…). Chaque cellule indique le temps moyen consacré à un dossier pour cette prestation et ce type d'action, et la colonne Total cumule l'ensemble.
Cliquez sur la vignette du conseiller en haut de l'écran pour basculer d'un collaborateur à l'autre sans repasser par le menu.
Statistiques conseillers
Menu : Pilotage > Équipe > Statistiques conseillers
Vue par conseiller détaillant son emploi du temps mois par mois (janvier à décembre + total). À l'ouverture, l'écran affiche vos statistiques. Sélectionnez l'année avec les flèches de navigation.
Quatre tableaux :
| Tableau | Lignes |
|---|---|
| Production | Facturable, Non facturable, Ingénierie |
| Hors production | Réunions, Rendez-vous, Autres, Absences et congés |
| Hors temps de travail | Primos rendez-vous (si des heures existent), Absences |
| Analyse | Jours ouvrés, Heures ouvrées, Production / Tps de travail |
Un graphique en donut Analyse des temps reprend la répartition annuelle des durées. Cliquez sur une cellule pour ouvrir le détail des séances correspondantes. Le bouton Tableur exporte les tableaux affichés.
Vous pouvez basculer le format d'affichage des durées via le bouton d'action en haut de page :
| Bouton | Effet |
|---|---|
| Afficher des heures | Affiche les durées au format horaire (ex. 2:30) |
| Afficher des nombres | Affiche les durées en nombres décimaux (ex. 2,5) |
Le bouton proposé dépend du mode actuel : s'il affiche des nombres, le bouton est Afficher des heures, et inversement.
Cliquez sur la vignette du conseiller en haut de l'écran (infobulle Changer d'utilisateur) pour basculer d'un collaborateur à l'autre sans repasser par le menu.
Temps de travail
Menu : Agenda > Rapports > Vues spécifiques > Temps de travail
Vue par collaborateur du temps de travail sur une période. À l'ouverture, la période correspond à la semaine en cours, du lundi au vendredi ou au samedi si le samedi est activé dans votre installation.
Le tableau affiche une ligne par collaborateur ayant des séances sur la période, avec les colonnes suivantes :
| Colonne | Ce qui est compté |
|---|---|
| Durée activité | Séances d'activité bénéficiaire comptabilisées dans le temps de travail |
| Durée réunions | Séances de réunion comptabilisées dans le temps de travail |
| Durée RDV | Rendez-vous comptabilisés dans le temps de travail |
| Durée étiquettes | Événements internes comptabilisés dans le temps de travail |
| Travail effectif | Somme des durées activité, réunions, RDV et étiquettes |
| Durée congés | Congés et absences comptabilisés dans le temps de travail |
| Durée fériés | Jours fériés inclus dans la période |
| Temps total | Travail effectif + durée congés + durée fériés |
Pour chaque séance, téo retient d'abord la durée Accompagnement lorsqu'elle est renseignée, puis la Durée réelle, puis la Durée prévisionnelle, puis les horaires de la séance. Les séances annulées, les absences bénéficiaire et les événements marqués Hors temps de travail ne gonflent pas le temps total.
Cliquez sur une durée pour ouvrir le détail des séances correspondantes. Le bouton Tableur exporte le rapport affiché.
Un collaborateur peut apparaître avec des durées à zéro lorsqu'il possède des séances sur la période, mais que ces séances ne sont pas comptabilisées dans les colonnes du rapport : séance annulée, absence, événement d'information ou événement Hors temps de travail.
Temps du personnel
Menu : Pilotage > Équipe > Temps du personnel
Tableau de synthèse avec une ligne par collaborateur, qui répartit le temps de chacun sur l'année sélectionnée :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Facturable | Temps passé sur des séances facturables |
| Non facturable | Temps passé sur des séances non facturables |
| Réunions | Temps passé en réunions |
| Rendez-vous | Autres rendez-vous |
| Autres | Colonnes complémentaires selon les types d'événements internes paramétrés |
| Total | Total du temps sur la période |
Sélectionnez l'année, puis filtrez par centre, lieu, prestation ou convention.
Cliquez sur une cellule pour ouvrir le détail des séances correspondantes. Le bouton Tableur exporte le tableau affiché.
Drill-down conseiller
Cliquez sur un conseiller pour voir :
- Ses dossiers en cours
- Ses séances de la période
- Son agenda
- Ses statistiques détaillées
Performance des prestations
Menu : Dossiers > Rapports > Vues spécifiques > Performance des prestations
« Performance des prestations » est une vue à activer depuis le catalogue de vues (Pilotage > Catalogue). Une fois activée, elle apparaît dans Dossiers > Rapports > Vues spécifiques.
Tableau statistique qui mesure la performance de vos prestations et de vos consultants sur une période. Deux affichages sont disponibles via les boutons en haut de la vue :
- Afficher les prestations : une ligne par prestation
- Afficher les consultants : une ligne par consultant
Les colonnes sont identiques dans les deux affichages :
| Colonne | Description |
|---|---|
| Taux de prescription | Part des primo rendez-vous débouchant sur un dossier, sur l'ensemble des primo rendez-vous |
| Taux de présence | Part des bénéficiaires présents sur l'ensemble des bénéficiaires positionnés aux primo rendez-vous |
| Taux d'adhésion | Part des dossiers ayant donné suite (hors dossiers prévisionnels, refusés ou sans suite) |
| Taux d'abandon | Part des dossiers marqués comme abandonnés |
| Chiffre d'affaires | Montant HT cumulé des dossiers de la période |
Comment l'utiliser :
- Renseignez Date début et Date fin (12 mois maximum)
- Cliquez sur Appliquer pour lancer les calculs
- Basculez entre Afficher les prestations et Afficher les consultants selon l'angle d'analyse souhaité
- Cliquez sur Tableur pour télécharger le tableau au format
.xlsx
La période d'analyse ne peut pas excéder 12 mois. Au-delà, le message « Période trop importante » s'affiche : réduisez la période, puis relancez les calculs.
Clients
Origine des demandes
Menu : Pilotage > Clients > Origine des demandes
Cette vue répartit les dossiers créés sur l'année sélectionnée selon l'Origine de la demande renseignée sur le dossier. Le tableau présente une ligne Sans prestation lorsque des dossiers n'ont pas de prestation, puis une ligne par prestation. Les colonnes correspondent aux origines paramétrées ; seules les origines ayant au moins un dossier sur l'année sont affichées.
Un graphique reprend la même répartition pour visualiser rapidement les canaux les plus représentés.
Comment l'utiliser :
- Sélectionnez l'année avec les flèches de navigation
- Lisez le croisement entre les prestations et les origines de demande
- Cliquez sur une valeur pour ouvrir le détail par État des dossiers concernés
- Cliquez sur Tableur pour télécharger le tableau au format
.xlsx
Si vous cliquez sur une valeur d'une ligne prestation, le détail est limité à cette prestation. Si vous cliquez sur un total d'origine, le détail regroupe toutes les prestations de cette origine.
Si aucune donnée n'est disponible pour l'année choisie, l'écran affiche Aucune donnée à la place du tableau.
Utilité : identifier les canaux les plus efficaces et comparer leur poids selon les prestations.
Motifs d'absence
Menu : Pilotage > Clients > Motifs d'absence
Cette vue compte les absences de bénéficiaires sur l'année sélectionnée, réparties mois par mois (janvier à décembre + total) selon le motif d'absence saisi à l'émargement. Une ligne apparaît pour chaque motif ayant au moins une absence sur l'année. Les absences sans motif sont regroupées sur une ligne dédiée.
Un graphique (camembert) reprend la répartition annuelle par motif.
Comment l'utiliser :
- Sélectionnez l'année avec les flèches de navigation
- Filtrez par centre, gamme, prestation, convention, lieu ou conseiller
- Cliquez sur un chiffre (hors ligne sans motif) pour ouvrir le détail des absences concernées
- Cliquez sur Tableur pour télécharger le tableau au format
.xlsx
Utilité : repérer les motifs d'absence les plus fréquents et leur saisonnalité.
Motifs de sortie
Menu : Pilotage > Clients > Motifs de sortie
Cette vue compte les dossiers terminés sur l'année sélectionnée (selon la date de fin du dossier), répartis mois par mois (janvier à décembre + total) selon le motif de sortie renseigné sur le dossier. Une ligne apparaît pour chaque motif ayant au moins un dossier sur l'année.
Un graphique (secteurs) reprend la répartition annuelle par motif.
Comment l'utiliser :
- Sélectionnez l'année avec les flèches de navigation
- Filtrez par centre, gamme, prestation, convention, lieu ou conseiller
- Cliquez sur un chiffre pour ouvrir le détail des dossiers concernés
- Cliquez sur Tableur pour télécharger le tableau au format
.xlsx
Utilité : comprendre pourquoi les accompagnements se terminent et comparer les motifs dans le temps.
Export des données
Télécharger un tableau
Sur les vues qui proposent le bouton Tableur :
- Appliquez vos filtres ou lancez les calculs
- Cliquez sur Tableur
- Téléchargez le fichier
.xlsx
Ce qui est exporté
Le fichier reprend le rapport tel qu'affiché :
- Les titres et sous-titres du tableau
- Les colonnes du tableau (pas de colonnes supplémentaires hors écran)
- Les lignes et valeurs calculées au moment de l'affichage
Si téo affiche « Aucune donnée à exporter », relancez l'affichage du rapport puis cliquez à nouveau sur Tableur.
Pour un export avec d'autres colonnes que celles du tableau de bord, créez une requête.
Questions fréquentes
Comment comparer deux périodes ?
Téléchargez les données des deux périodes avec Tableur et faites la comparaison manuellement, ou utilisez les graphiques si disponibles.
Les données sont-elles justes ?
Les tableaux de bord reflètent l'état de la base de données. Si des dossiers ou séances ne sont pas correctement saisis, les chiffres seront faussés.
Puis-je personnaliser les tableaux de bord ?
Les tableaux standards sont fixes. Pour des besoins spécifiques, utilisez les requêtes ou consultez le catalogue de vues.
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