Envoyer les questionnaires
Les questionnaires de suivi de prestations peuvent être envoyés à différents acteurs de la prestation en respectant un délai prédéfini dans le paramétrage de chaque questionnaire. Ces envois peuvent être effectués individuellement ou en masse.
Cet envoi consiste en un e-mail contenant un lien http vers la page du questionnaire. Le destinataire a juste à cliquer sur ce lien et à répondre aux questions.
Les questionnaires ne sont plus à disposition quand les dossiers passent à l'état sans suite et abandonné
Envoi depuis le dossier
Pour envoyer un questionnaire depuis le dossier, il suffit de suivre la procédure suivante :
- Ouvrir son dossier téo
- Cliquer sur l'entrée Complément & suivi du menu du dossier
- Se rendre en bas de l'écran partie "Questionnaires"
- Se positionner sur le questionnaire concerné
- Cliquer sur le bouton "Envoyer"
- Une fois l'opération terminée, la date d'envoi s'affiche automatiquement.
- La date de retour du questionnaire s'affiche quand le destinataire a renseigné la dernière question du questionnaire.
Si le questionnaire n'apparaît pas, vérifiez que vous l'avez bien "accroché" à un e-mail type en relation avec le questionnaire. Il est nécessaire de paramétrer un e-mail type par type de destinataire de questionnaires.
Le type de destinataire du questionnaire est géré dans le paramétrage du questionnaire
Etats du dossier : le questionnaire disparaît quand le dossier est passé en sans suite ou refusés ou en abandonné.
Un bouton Forcer la date d'envoi permet d'envoyer le questionnaire même si la date paramétrée dans la zone de déclenchement n'est pas atteinte.
Lorsque le questionnaire a été envoyé il y a plus de 10 jours et qu'il est sans réponse, l'enveloppe apparaît en orange et permet de renvoyer le questionnaire. La date d'envoi est automatiquement mise à jour. Dès qu'un premier envoi a été réalisé, un bouton Relancer apparaît. Il permet de renvoyer le questionnaire. Le nombre de relances s'inscrit automatiquement sous le questionnaire correspondant.
Le bouton "Désactiver" permet d'empêcher l'envoi du questionnaire. Par exemple, si l'email du bénéficiaire est inconnu. Il est possible de revenir en arrière en cliquant sur "Activer".
Lorsque le destinataire a répondu au questionnaire, la date de retour s'affiche et le questionnaire est consultable s'il n'est pas anonyme.
Envoi en masse
L'écran d'envoi en masse affiche un tableau distinct pour chaque questionnaire. L'intitulé du questionnaire est indiqué en titre de la barre d'actions, suivi du nombre de dossiers concernés. Chaque barre d'actions comprend les actions suivantes :
- Tout cocher sélectionne en un clic tous les dossiers d'un même questionnaire
- Tout décocher décoche les cases en un clic
- Envoyer par mail envoie le mail contenant le lien vers le questionnaire à l'ensemble des bénéficiaires cochés et renseigne la date d'envoi
- Retirer de la liste renseigne la date d'envoi sans envoyer le mail
- Récupérer vide la date d'envoi des derniers dossiers pour les remettre dans la liste
- Tableur ouvre les données dans Excel.
Il n'est pas possible d'utiliser la fonction Tout cocher pour plusieurs questionnaires. Elle ne s'applique qu'au questionnaire concerné.
Les critères de recherche permettent de limiter les dossiers à un questionnaire, un centre, une prestation ou un conseiller référent.
Zoom sur les pictos
La case à cocher peut être indisponible dans deux cas :
- Parce que l'email du bénéficiaire n'est pas renseigné. Dans ce cas elle est remplacée par une enveloppe rouge
- Parce que le questionnaire doit être renseigné directement à l'écran (cas des questionnaires à chaud). Dans ce cas, elle est remplacée par le picto d'ouverture.
Relance en masse
En cliquant sur le bouton "Afficher les dossiers à relancer", on obtient la liste des dossiers ayant reçus un e-mail depuis au moins 10 jours.
Le processus de relance fonctionne exactement que le premier envoi. Dès qu'une relance est effectuée, la date d'envoi est mise à jour permettant de retrouver à nouveau le dossier à relancer 10 jours plus tard.
Les dossiers à relancer disparaissent définitivement de l'écran de relance en masse dès lors que la date de 1er envoi est au-delà de 40 jours. Il est néanmoins possible de renvoyer les questionnaire depuis le dossier.
Envoi depuis le groupe
Depuis l'écran "Questionnaires" du groupe, cochez une à une les cases présentent sur les lignes des destinataires puis cliquez sur "envoyer". La case à cocher est alors remplacée par un avion en papier symbolisant l'envoi effectué.
Lorsque le bénéficiaire répond au questionnaire, un picto "questionnaire signé" apparaît. Il est alors possible de consulter les réponses en cliquant dessus à condition que le questionnaire ne soit pas anonyme.
Comme pour le dossier, il est possible de désactiver l'envoi.
Une enveloppe rouge apparaît si l'e-mail du bénéficiaire est manquant. Il suffit alors de le renseigner dans le dossier pour retrouver les fonctions d'envoi.
Envoi du questionnaire au financeur
Pour envoyer un questionnaire au financeur, il est possible de le renseigner en "contact admin" du dossier. Ainsi, vous le retrouverez dans l'outil d'envoi de mail du dossier ou du groupe.
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