Questionnaires 📋

Les questionnaires permettent de recueillir des informations auprès des bénéficiaires : satisfaction, évaluation, feedback...

Comment ça marche ?

Envoyer un questionnaire

Depuis un dossier

1. Ouvrez le dossier
2. Menu > Questionnaires
3. Cliquez sur Envoyer
4. Sélectionnez le questionnaire à envoyer
5. Personnalisez l'email d'invitation si besoin
6. Cliquez sur Envoyer

Le bénéficiaire reçoit un email avec un lien unique vers le questionnaire.

Informations de l'envoi

Champ	Description
Questionnaire	Le formulaire à envoyer
Destinataire	Email du bénéficiaire (pré-rempli)
Objet	Objet de l'email
Message	Corps de l'email (personnalisable)

Envoi automatique vs envoi manuel

Les questionnaires fonctionnent selon deux modes :

Envoi automatique (via les automatisations)

Si une règle d'automatisation est configurée pour un questionnaire (ex: "envoyer 7 jours après la fin du dossier"), l'envoi est géré automatiquement par téo. Ces questionnaires :

• N'apparaissent pas dans la liste "Questionnaires à envoyer"
• Sont envoyés à la date prévue par le système d'automatisation
• Affichent un message bleu sur la fiche dossier : "Ce questionnaire sera envoyé automatiquement lorsque la date d'envoi sera atteinte"

Envoi manuel (liste "à envoyer")

Les questionnaires sans règle d'automatisation apparaissent dans la liste "Questionnaires à envoyer" quand leur date d'échéance est atteinte. Vous les envoyez manuellement depuis cette liste.

La date d'échéance est calculée à partir du paramétrage de la liaison questionnaire–prestation :

Paramètre	Signification	Exemple
X jours avant le début du dossier	Le questionnaire est disponible X jours avant la date de début	7 jours avant → questionnaire disponible 1 semaine avant le démarrage
X jours après le début	Disponible X jours après le démarrage	0 jours après → disponible dès le démarrage
X jours avant la fin	Disponible X jours avant la date de fin (dossier en cours minimum)	7 jours avant → questionnaire disponible 1 semaine avant la fin prévue
X jours après la fin	Disponible X jours après la fin (dossier terminé minimum)	1 jour après → questionnaire de satisfaction le lendemain de la fin
Après une action	Disponible quand une action spécifique du déroulé est validée	Après "Bilan final" → questionnaire dès que le bilan est fait

Si la date d'échéance n'est pas encore atteinte, un message orange s'affiche sur la fiche dossier : "La date d'envoi du questionnaire n'est pas atteinte".

Forcer l'envoi

Dans les deux cas (automatique ou manuel), vous pouvez forcer l'envoi avant la date prévue depuis la fiche dossier > Questionnaires > bouton "Forcer l'envoi".

Pourquoi un questionnaire n'apparaît pas dans "à envoyer" ?

Si un questionnaire est configuré avec une règle d'automatisation, il ne figurera jamais dans la liste d'envoi manuel. L'envoi est géré par le système d'automatisation. Vérifiez le paramétrage dans Admin > Documents & messages > Automatisation.

Suivre les envois

Voir les questionnaires envoyés

1. Menu dossier > Questionnaires
2. Liste des questionnaires envoyés pour ce dossier

États possibles

État	Description
🟡 En attente	Envoyé, pas encore répondu
🟢 Répondu	Le bénéficiaire a répondu
🔴 Bloqué	Questionnaire bloqué manuellement

Consulter les réponses

Quand un bénéficiaire a répondu :

1. Dans la liste des questionnaires
2. Cliquez sur le questionnaire avec statut "Répondu"
3. Détail de toutes les réponses question par question

Relancer un questionnaire

Si le bénéficiaire n'a pas répondu :

1. Repérez le questionnaire "En attente"
2. Cliquez sur Relancer
3. Un nouvel email est envoyé avec le lien

Liste "Questionnaires à relancer"

La liste des questionnaires à relancer (accessible depuis le même écran que "à envoyer") affiche les questionnaires :

• Envoyés il y a plus de 10 jours
• Dont le premier envoi date de moins de 40 jours
• Sans réponse du bénéficiaire

Relances automatiques

Si une règle d'automatisation est configurée avec un nombre de relances, téo renvoie automatiquement le questionnaire tous les 7 jours tant que le bénéficiaire n'a pas répondu et que le nombre maximum de relances n'est pas atteint.

Bloquer / Débloquer un questionnaire

Un questionnaire bloqué n'apparaît plus dans la liste des questionnaires à envoyer et ne sera pas envoyé automatiquement. Le blocage résulte toujours d'une action utilisateur.

Causes de blocage

Action	Où ?	Description
Bloquer / Débloquer	Page questionnaires d'un dossier	Blocage manuel explicite
Retirer	Page "Questionnaires à envoyer"	Retire le dossier de la liste et bloque le questionnaire
Activer / Désactiver	Gestion questionnaires d'un groupe	Active ou désactive pour tout le groupe

Attention au bouton "Retirer"

Le bouton Retirer dans la page "Questionnaires à envoyer" ne fait pas que retirer le dossier de la liste : il bloque également le questionnaire. C'est la cause la plus fréquente de blocage involontaire.

Qui a bloqué ?

Quand un questionnaire est bloqué, l'avatar de la personne qui l'a bloqué s'affiche ("Bloqué par..."). Le bouton Débloquer n'est visible que si vous avez les droits nécessaires.

Débloquer un questionnaire

1. Ouvrez le dossier concerné
2. Menu > Questionnaires
3. Repérez le questionnaire bloqué
4. Cliquez sur Débloquer

Le questionnaire réapparaîtra dans la liste des questionnaires à envoyer si les conditions sont remplies.

Anti-doublons

Si un bénéficiaire a déjà répondu à un questionnaire, les actions d'envoi/relance sont désactivées et la date de réponse s'affiche. Cela évite les envois en double.

Désactiver un questionnaire

Un administrateur peut désactiver un questionnaire pour qu'il ne soit plus proposé à l'envoi, tout en conservant les réponses déjà reçues.

1. Menu Admin > Questionnaires
2. Ouvrez le questionnaire à désactiver
3. Cliquez sur le bouton Désactiver (ou basculez le statut en "Inactif")

Un questionnaire inactif :

• N'apparaît plus dans la liste par défaut
• N'est plus proposé pour l'envoi aux bénéficiaires
• Conserve toutes les réponses existantes

Pour retrouver les questionnaires inactifs, cliquez sur Questionnaires inactifs en haut de la page.

Pour réactiver un questionnaire, ouvrez-le et cliquez sur Activer.

Voir les statistiques

Pour analyser les réponses de plusieurs bénéficiaires :

1. Menu dossier > Stats questionnaires
2. Ou Menu Pilotage > Questionnaires
3. Sélectionnez le questionnaire à analyser
4. Agrégation des réponses avec graphiques :
   • Radar (compétences, critères...)
   • Barres (comparaisons)
   • Camembert (répartitions)

Filtres disponibles

Filtre	Ce qu'il filtre
Période	La date de fin du dossier (pas la date d'envoi du questionnaire)
Prestation	Type de prestation du dossier
Convention	Tarification / marché du dossier
Centre	Centre du dossier
Conseiller	Conseiller du dossier

Le filtre date porte sur la fin du dossier

Le filtre Période dans les statistiques questionnaires filtre sur la date de fin du dossier, pas sur la date d'envoi du questionnaire. Si vous cherchez les questionnaires envoyés en janvier, mais que les dossiers concernés se terminent en décembre ou en avril, ils n'apparaîtront pas dans une période "janvier".

Pour voir tous les questionnaires envoyés récemment, élargissez la période de dates ou supprimez le filtre de période.

Exporter les réponses

L'export des réponses aux questions ouvertes (texte libre) inclut les colonnes Dossier, Nom et Prénom du bénéficiaire, pour faciliter l'analyse (sauf pour les questionnaires anonymes).

Questionnaires anonymes

Pour les questionnaires anonymes, aucun détail d'identification n'est exporté ni lié aux réponses dans les statistiques, garantissant la confidentialité.

Types de questions

Les questionnaires peuvent contenir différents types de questions :

Type	Description	Exemple
Texte libre	Réponse ouverte	"Quels sont vos commentaires ?"
Choix unique	Une seule réponse	"Êtes-vous satisfait ? Oui/Non"
Choix multiple	Plusieurs réponses	"Quels domaines vous intéressent ?"
Échelle	Note de 1 à 5 ou 10	"Notez votre satisfaction"
Date	Sélection d'une date	"Date de votre dernier emploi"

Configuration (Admin)

Créer un questionnaire

1. Menu Admin > Questionnaires
2. Cliquez sur Nouveau
3. Saisissez titre et description
4. Ajoutez les questions (types : texte, choix unique/multiple, échelle, date)

Associer aux prestations

1. Onglet Prestations du questionnaire
2. Cochez les prestations concernées
3. Pour chaque prestation, configurez :
   • Échéance : nombre de jours
   • Moment : avant/après le début ou la fin du dossier, ou après une action spécifique
4. Le questionnaire ne sera proposé que pour les dossiers de ces prestations

Pas de prestation cochée ?

Si aucune prestation n'est cochée, le questionnaire est disponible pour tous les dossiers.

Destinataire

Le questionnaire peut être envoyé à différents destinataires selon la configuration :

Type	Destinataire
Bénéficiaire	Email du bénéficiaire (par défaut)
Prescripteur	Email du prescripteur du dossier
Contact administratif	Email du contact admin
Conseiller	Email du conseiller du dossier

Associer un modèle d'email au questionnaire

Pour que le questionnaire puisse être envoyé, il doit être lié à un modèle d'email contenant le lien vers le questionnaire.

Étape 1 — Créer le modèle d'email :

1. Menu Admin > Documents & messages > Messages
2. Créez ou modifiez un modèle d'email
3. Dans le corps du message, insérez le marqueur {questionnaire.url}
4. Enregistrez

Étape 2 — Lier le modèle au questionnaire :

1. Menu Admin > Questionnaires > ouvrez le questionnaire
2. Dans les Paramètres d'envoi, sélectionnez votre modèle dans le champ "E-mail type"
3. Enregistrez

Pourquoi mon modèle n'apparaît pas dans la liste ?

Seuls les modèles contenant le marqueur {questionnaire.url} apparaissent dans le champ "E-mail type" du questionnaire. Si votre modèle n'apparaît pas, vérifiez qu'il contient bien ce marqueur dans son contenu.

Modèles dédiés

Les modèles d'email contenant {questionnaire.url} sont exclusifs aux questionnaires : ils n'apparaissent pas dans la liste des modèles lors de l'envoi d'emails classiques (depuis un dossier ou une fiche personne). Cela évite toute confusion.

Configurer l'envoi automatique

Pour qu'un questionnaire soit envoyé automatiquement, créez une règle d'automatisation :

1. Menu Admin > Documents & messages > Automatisation
2. Créez une nouvelle règle
3. Définissez le déclencheur (ex: X jours après la fin du dossier)
4. Dans les Options, sélectionnez le questionnaire
5. Insérez le marqueur {questionnaire.url} dans le texte du message
6. Optionnel : définissez le nombre de relances (envoi automatique tous les 7 jours si non répondu)
7. Activez la règle

Déclencheurs courants pour les questionnaires

• 1 jour après la fin du dossier : questionnaire de satisfaction
• 7 jours après le démarrage : questionnaire d'accueil / premiers retours
• 1 jour après une action spécifique : évaluation après un atelier

→ Documentation complète des automatisations

Comprendre les messages sur la fiche dossier

Sur la fiche dossier > Questionnaires, chaque questionnaire affiche un message coloré :

Couleur	Message	Signification
🔵 Bleu	"Envoyer le questionnaire"	Prêt à être envoyé manuellement
🔵 Bleu	"Envoi automatisé"	Sera envoyé automatiquement à la date prévue (règle d'automatisation)
🔵 Bleu	"Relancer le questionnaire"	Déjà envoyé, relance possible
🟠 Orange	"La date n'est pas atteinte"	La date d'échéance n'est pas encore arrivée (bouton "Forcer l'envoi" disponible)
🔴 Rouge	"Envoi bloqué"	Questionnaire bloqué manuellement par un utilisateur
🔴 Rouge	"Email manquant"	Le bénéficiaire n'a pas d'adresse email renseignée
🔴 Rouge	"Problème de paramétrage"	Le modèle d'email du questionnaire n'est pas configuré
🟢 Vert	"Réponse reçue"	Le bénéficiaire a répondu

Bonnes pratiques

Conseil	Pourquoi
Personnalisez l'email	Meilleur taux de réponse
Relancez après quelques jours	Si pas de réponse
Analysez les résultats	Pour améliorer vos prestations
Gardez les questionnaires courts	Pour maximiser les réponses

Côté bénéficiaire

Quand le bénéficiaire reçoit l'email :

1. Il clique sur le lien
2. Une page s'ouvre avec le questionnaire
3. Il répond aux questions
4. Il clique sur Valider
5. Une confirmation s'affiche
6. Ses réponses sont enregistrées dans téo

Pas de délai d'expiration

Les liens de questionnaire n'expirent pas. Le bénéficiaire peut répondre à tout moment, même plusieurs semaines après l'envoi. Le lien reste valide tant que le questionnaire n'a pas déjà été rempli (sauf si l'option "autoriser plusieurs réponses" est activée).

Si un bénéficiaire signale une erreur en ouvrant le lien, vérifiez que le dossier existe toujours et que le questionnaire n'a pas déjà été répondu.