Etat des dossiers et groupes

Description des états

L'état permet de connaître l'avancement de la production d'un dossier ou d'un groupe. Il représente sa situation. L'état se déclenche automatiquement par action sur les séances, à l'exception de quelques états saisis manuellement dans le dossier.

Etat	Description	Déclenchement
Prévisionnel	C'est l'état par défaut lorsqu'un dossier est créé	Automatique
Non planifié	Cet état apparaît si la 1ère séance est validée, que l'action qui lui est liée est masquée dans le planning et qu'aucune autre séance n'est programmée	Automatique
Attente commande	Cet état apparaît si au moins une séance est validée, que la commande est obligatoire (paramétrage de la prestation) et qu'aucune donnée de commande n'est renseignée (numéro, date début ou fin de commande)	Automatique
En cours	Dossier dont au moins une séance est validée et qui n'est ni en "non planifié", ni en "attente commande"	Automatique
Abandonné	Le dossier passe en "abandonné" lorsqu'une séance est passée en "abandon". L'abandon ne concerne que les dossiers ayant réellement démarré (au moins une séance validée)	Automatique
Terminé	Cet état est déclenché par la validation d'une séance dont l'action termine le dossier	Automatique
Facturé	Cet état est déclenché par la présence d'une facture. Si la facture est en acompte, alors le dossier reste à son état antérieur (en cours, terminé, etc.)	Automatique
Soldé	Cet état est déclenché dès lors que le dossier est facturé et que la facture est soldée (sauf facture d'acompte)	Automatique
Sans-suite	Cet état est appliqué lorsque le bénéficiaire n'est jamais venu	Manuel
Refusé	Cet état est appliqué lorsque le dossier est refusé par le bénéficiaire, le financeur ou le centre	Manuel
Suspendu	Cet état est appliqué lorsqu'un dossier est mis en attente	Manuel
Non facturable	Cet état est appliqué lorsqu'il a été décidé de ne pas facturer le dossier (abandon après une seule séance par exemple)	Manuel

Abandon par erreur

Pour passer un dossier abandonné en en cours, effectuez les opérations suivantes :

• Dans la liste des séances du dossier, cochez toutes les séances en abandon puis cliquez sur "Prévisionnel"
• Revenir sur l'écran principal du dossier, changez l'état en "sans-suite" et enregistrez
• Changez ensuite l'état en prévisionnel et enregistrez

Quelle différence entre les états Sans suite, Refusé et Abandonné ?

Le dossier peut être passé "manuellement" à l'état Sans suite et Refusé. L'état abandonné se passe automatiquement une fois qu'un Evénement d'abandon a été renseigné dans le dossier.

Sans Suite : le bénéficiaire a été inscrit dans téo mais il est injoignable, il ne donne pas de réponses malgré vos relances. Il ne se présente pas au tout premier rendez-vous. Vous pouvez passer son dossier à l'état Sans suite. Renseignez un motif de sans suite dans le champ Motifs de l'écran Compléments et suivi du dossier.

Refusé : le bénéficiaire est venu au premier rendez-vous mais il ne tient pas à adhérer à la prestation. Passez manuellement le dossier en Refusé. Renseignez un motif de refus dans le champ Motifs de l'écran Compléments et suivi du dossier.

Abandon : le bénéficiaire a commencé la prestation mais il a abandonné en cours de route. Le dossier passera automatiquement à l'état abandonné quand un événement d'abandon aura été renseigné dans le dossier. Renseignez un motif d'abandon dans le champ Motifs de l'écran Compléments et suivi du dossier

Durées

A chaque intervention sur l'agenda, téo calcule les durées suivantes :

• Durée bénéficiaire : somme des séances en face à face et des séances "bénéficiaire seul" (hors séances hors parcours)
• Durée de production : somme des séances en face à face et des séances "conseiller seul"

Division des collectifs

Dans le cadre des séances collectives, le temps de la séance s'applique à chaque dossier alors que le temps de production est divisé par le nombre de dossiers présents.

Exemple : 1 h de collectif avec 6 bénéficiaires donne 1 h de temps bénéficiaire et 10 minutes de temps de production dans chaque dossier (1 h divisée par 6).

Etudes de cas

Rappelons ici qu'une convention s'applique à un dossier sauf dans le cas où la case Facturer le groupe est cochée dans le paramétrage de la convention. Elle s'applique alors au groupe. On parle de convention de groupe;

Dans les tableaux ci-dessous, Règles par défaut signifie que l'état est calculé en appliquant le processus "classique".

Groupe seul

Exemple : mission de conseil

Objet	Convention	Etat	Durées
Groupe	De groupe	Règles par défaut	Séances du groupe
Dossier	-	-	-

Groupe avec des dossiers

Exemple : formations individuelles

Dans cet exemple, le groupe n'est utilisé que pour manipuler la planification et gérer les inscriptions. Il n'est pas facturé en tant que tel.

Objet	Convention	Etat	Durées
Groupe	De dossier	Hérité des dossiers	Séances du groupe
Dossier	De dossier	Règle par défaut	Séances du dossier

Héritage de l'état

L'héritage de l'état se fait pour les états facturé et soldé. Il s'applique au groupe lorsque tous les dossiers ont le même état.

Exemple : formations entreprises

Dans cet exemple, le groupe est l'objet utilisé pour la planification et la facturation. Les dossiers héritent de la planification du groupe.

Objet	Convention	Etat	Durées
Groupe	De groupe	Règles par défaut	Séances du groupe
Dossier	De groupe	Hérité du groupe	Séances du dossier

Exemple : recrutement

Dans cet exemple, le groupe est utilisé pendant la phase de mise en place (analyse, conception de l'annonce, diffusion, etc.). Les dossiers des candidats, saisis en liaison avec le groupe, ont leur propre planification (séances d'entretiens). Le groupe est facturé selon une convention de groupe. Les dossiers sont facturés selon une convention de dossier. C'est le seule cas où le groupe et les dossiers portent des conventions différentes

Objet	Convention	Etat	Durées
Groupe	De groupe	Règles par défaut	Séances du groupe
Dossier	De dossier	Règles par défaut	Séances du dossier

Et les sans-suite ?

Les dossiers sans-suite ou refusés restent en l'état quelle que soit le paramétrage appliqué.