🔢 Calculs et formules
Cette page documente toutes les formules de calcul utilisées par téo. Utile pour comprendre d'où viennent les chiffres et vérifier leur cohérence.
Cliquez sur un titre pour copier le lien direct vers la formule. Pratique pour partager avec un collègue !
Durées
Durée d'une séance
durée = heure_fin - heure_début
Exemple : Séance de 14h00 à 16h30 → 2h30
Durée réelle vs prévisionnelle
| Type | Description |
|---|---|
| Durée prévisionnelle | Durée initialement prévue |
| Durée réelle | Durée effectivement réalisée |
Quand une durée réelle est renseignée sur une séance, téo l'utilise pour les calculs de temps réalisés. Si elle n'est pas renseignée, téo reprend la durée prévisionnelle de la séance.
Durée bénéficiaire, Durée de production et Accompagnement
Dans les listes de séances des dossiers et des groupes, les durées sont présentées séparément :
| Colonne affichée | Libellé complet | Ce qui est compté |
|---|---|---|
| Durée benef. | Durée bénéficiaire | Temps passé par le bénéficiaire. |
| Durée prod. | Durée de production | Temps de production réparti entre les participants présents lorsque la séance est collective. |
| Accomp. | Accompagnement | Temps de face-à-face effectif, non réparti entre les participants. |
Pour Durée prod. et Accomp., téo utilise d'abord la durée Accompagnement renseignée sur la séance. Si elle est vide, il utilise la durée réelle, puis la durée prévisionnelle.
Exemple : une séance collective avec 1h d'accompagnement et 2 participants présents affiche 1h00 en Accomp. et 0h30 en Durée prod..
Total heures dossier
total = Σ(durée des séances validées et facturables)
Conditions pour être comptée :
- Séance validée
- Action marquée comme facturable
- Non exclue de l'échéancier
Total heures groupe
total = Σ(durée de toutes les séances du groupe)
Dates des dossiers
Date début du dossier
Date début = première séance "dans le parcours" non annulée
La Date début affichée sur le dossier correspond à la première séance du parcours bénéficiaire. Les séances Hors parcours et les séances Annulées ne sont pas retenues.
Date fin du dossier
Date fin = événement de fin, d'abandon, de sortie non facturable ou d'issue positive
sinon dernière séance "dans le parcours" non annulée
La Date fin affichée sur le dossier correspond en priorité à un événement qui clôt ou qualifie l'issue du dossier. En l'absence de cet événement, téo retient la dernière séance du parcours bénéficiaire, qu'elle soit prévisionnelle, validée ou marquée en absence.
Les séances Hors parcours et les séances Annulées ne déterminent pas la Date fin du dossier.
Mise à jour automatique
Sur la fiche du dossier, Date début et Date fin sont en lecture seule : téo les calcule.
Elles sont mises à jour automatiquement lorsque :
- vous rattachez un dossier à une séance (ajout d'un bénéficiaire, inscription via Trouver un créneau, rattachement avec planning depuis un groupe…) ;
- vous créez une Répétition de séances qui reprend les dossiers déjà liés à la séance modèle ;
- vous ouvrez la fiche du dossier ou sa liste Séances.
Si un événement de fin, d'abandon, de sortie non facturable ou d'issue positive fixe la Date fin, c'est cette date qui prévaut.
Taux d'assiduité
assiduité = (heures réalisées / heures prévues) × 100
Exemple :
- Prévu : 24 heures
- Réalisé : 20 heures
- Assiduité : 83,3%
Utilisé pour :
- Échéances conditionnées à l'assiduité
- Indicateurs de pilotage
- BPF (Bilan Pédagogique et Financier)
Heures facturables
Selon le type d'heures configuré dans la tarification :
| Type | Séances comptées |
|---|---|
| Heures conseiller | Séances avec temps conseiller |
| Heures bénéficiaire | Séances avec temps bénéficiaire |
| Heures face-à-face | Séances avec temps conseiller et temps bénéficiaire |
| Toutes heures | Toutes les séances facturables |
Conditions pour être comptée :
- Séance validée ou prévisionnelle si calcul prévisionnel
- Action marquée comme facturable
- Non exclue de l'échéancier
Montants de facturation
Forfait
montant = forfait_tarification
Montant fixe défini dans la tarification, indépendant des heures.
À l'heure
montant = nombre_heures × tarif_horaire
Exemple : 20 heures × 50 €/h = 1 000 €
Par action
montant = nombre_actions × tarif_unitaire
Compte le nombre d'actions du déroulé réalisées.
Par financeur
montant = Σ(forfaits des financeurs du dossier)
Prorata
montant = montant_base × (heures_réalisées / heures_prévues)
Encours
Encours d'un dossier
encours = valorisation × total_minutes_validées / 60
| Variable | Description |
|---|---|
| valorisation | Montant horaire de valorisation défini dans la tarification |
| total_minutes_validées | Somme des durées des séances validées, facturables, non annulées, antérieures à la date de référence |
Exemple :
- Valorisation : 80 €/h
- Séances validées : 15h (900 minutes)
- Encours : 80 × 900 / 60 = 1 200 €
Si la valorisation n'est pas renseignée dans la tarification, l'encours du dossier sera 0 €.
Encours total (tableau de bord)
encours_total = Σ(encours de chaque dossier éligible)
Dossiers éligibles :
- En cours (ENCRS) ou suspendus (SUSP) avec date début ≤ date de référence
- Ou facturés (FACT) / comptabilisés (COMPT) avec date fin > date de référence
- Tarification facturable uniquement
→ Configuration de la valorisation
Délais contractuels
Séance hors délai minimum
hors_délai_min = date_séance < (date_début_dossier + délai_min)
→ Séance trop tôt après le début du dossier.
Séance hors délai maximum
hors_délai_max = date_séance > date_début_dossier + délai_max
→ Séance trop tard après le début du dossier.
Dossier hors commande
hors_commande = date_séance > date_fin_bon_commande
→ Séance après la date de fin du bon de commande.
Places disponibles (collectifs)
places_disponibles = places_max - places_occupées
Exemple :
- Capacité : 12 places
- Inscrits : 8
- Disponibles : 4 places
Quand Nombre de places maximum n'est pas renseigné, l'agenda traite la séance comme une capacité d'1 place s'il y a au plus un inscrit. Si plusieurs personnes sont déjà inscrites sans capacité, les inscriptions restent ouvertes.
TVA
Montant TVA
montant_TVA = montant_HT × (taux_TVA / 100)
Exemple : 1 000 € HT × 20% = 200 € de TVA
Montant TTC
montant_TTC = montant_HT + montant_TVA
Montant HT depuis TTC
montant_HT = montant_TTC / (1 + taux_TVA / 100)
Exemple : 1 200 € TTC / 1,20 = 1 000 € HT
Répartition multi-financeurs
Quand plusieurs financeurs se partagent le paiement :
montant_payeur = montant_total × (pourcentage_payeur / 100)
Exemple :
- Total : 2 000 €
- Financeur A : 60% → 1 200 €
- Financeur B : 40% → 800 €
Prorata (abandon)
En cas d'abandon ou sortie anticipée :
montant_prorata = (jours_réalisés × tarif_base) / jours_prévus
| Variable | Description |
|---|---|
| jours_prévus | Durée prestation ou période de commande prévue |
| jours_réalisés | Période réellement réalisée |
Si la tarification définit une "valeur 1 jour", c'est ce montant fixe qui est utilisé pour un seul jour de présence.
Solde client
solde = Σ(factures_TTC) - Σ(avoirs_TTC) - Σ(règlements)
| Résultat | Signification |
|---|---|
| Solde positif | Client doit de l'argent |
| Solde négatif | Trop-perçu (à rembourser ou reporter) |
| Solde = 0 | Compte équilibré |
Facture soldée
Une facture est considérée comme soldée si :
| Condition | Description |
|---|---|
| Règlement complet | Total des règlements lettrés égal au total TTC de la facture |
| Soldée manuellement | Facture marquée comme soldée |
Jours ouvrés
date_fin = date_début + N jours ouvrés
Jours exclus :
- Samedis
- Dimanches
- Jours fériés (selon calendrier configuré)
Utilisé pour :
- Calcul des échéances
- Délais contractuels
- Dates prévisionnelles
Numérotation des factures
numéro = préfixe + séquence + suffixe
| Élément | Exemple |
|---|---|
| Préfixe | FA |
| Séquence | 000123 (auto-incrémenté) |
| Suffixe | -2024 (exercice) |
| Résultat | FA000123-2024 |
Configuration : Admin > Paramètres généraux > Comptabilité
Dossier incomplet
Un dossier est incomplet si au moins un champ obligatoire est vide.
| Source | Champs vérifiés |
|---|---|
| Fiche personne | Nom, prénom, email, mobile... (selon config) |
| Dossier | Dates, prescripteur, tarification... |
| Prestation | Champs définis dans Admin > Prestations > Données obligatoires |
Questions fréquentes
Pourquoi mon total d'heures ne correspond pas ?
Vérifiez :
- Les séances sont-elles validées ?
- Les actions sont-elles marquées facturables ?
- Des séances sont-elles exclues de l'échéancier ?
Le calcul de TVA semble faux ?
Vérifiez le taux de TVA appliqué. Certaines prestations peuvent être exonérées ou avoir un taux réduit.
L'assiduité est à 0% alors qu'il y a des séances ?
Les séances doivent être validées pour compter dans l'assiduité. Les séances prévisionnelles ne sont pas comptées.
Comment est calculé le prorata pour un abandon ?
Le prorata dépend de la configuration de la tarification. Voir la section Prorata ci-dessus.
Voir aussi
- Règles métiers - Automatismes de téo
- Facturation - Module facturation
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