🔢 Calculs et formules

Cette page documente toutes les formules de calcul utilisées par téo. Utile pour comprendre d'où viennent les chiffres et vérifier leur cohérence.

Astuce

Cliquez sur un titre pour copier le lien direct vers la formule. Pratique pour partager avec un collègue !

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Durées

Durée d'une séance

durée = heure_fin - heure_début

Exemple : séance de 14:00 à 16:30 → 02:30

C'est la durée du créneau Heure début / Heure fin. Les listes l'affichent au format HH:MM.

Durée réelle vs prévue

Type	Description
Durée prévue	Durée du créneau à la planification
Durée réelle	Durée retenue après validation (le créneau, ou une durée saisie à l'émargement pour un bénéficiaire)

Quand une durée réelle est renseignée, téo l'utilise pour les temps réalisés. Sinon, il reprend la durée prévue.

Durée bénéficiaire, Durée de production et Accompagnement

Dans les listes de séances des dossiers et des groupes, trois colonnes (libellé court ; infobulle = libellé complet + explication) :

Colonne	Libellé complet	Ce qui est compté
Durée benef.	Durée bénéficiaire	Temps passé par le bénéficiaire.
Durée prod.	Durée de production	Temps réparti entre les participants présents (séance collective).
Accomp.	Accompagnement	Temps de face-à-face effectif, non réparti entre les participants.

Durée benef. reprend la durée réelle de la séance, sinon la durée prévue. Sur un groupe, une durée saisie à l'émargement pour le bénéficiaire prime. Le champ Temps d'accompagnement n'entre pas dans cette colonne.

Durée prod. et Accomp. reprennent d'abord Temps d'accompagnement s'il est renseigné, sinon la durée réelle, sinon la durée prévue. Durée prod. divise cette source par le nombre de participants présents ; Accomp. l'affiche sans la répartir.

Exemple : Temps d'accompagnement = 1 h, 2 participants présents → Accomp. 01:00, Durée prod. 00:30.

Le champ Temps d'accompagnement (et Début de l'accompagement pour l'heure de début) apparaît sur la séance lorsque l'action ne s'applique pas au conseiller.

→ Séances · Séances du dossier · Séances du groupe

Durée de production : trois indicateurs

« Durée de production » n'est pas une seule formule. Trois écrans calculent des choses différentes :

Où	Ce qui est compté	Séances retenues
Liste des séances du dossier ou du groupe, colonne Durée prod.	Par ligne : accompagnement, sinon durée réelle, sinon prévue ; répartie si séance collective. Le total est la somme des lignes affichées.	Les séances listées (selon les filtres de la liste)
Pilotage > Production > Analyse de production, colonne Durée de production	Recalcul à la volée : durée réelle par bénéficiaire, sinon durée de la séance	Séances validées et prévisionnelles, non annulées, bénéficiaire ni absent ni abandonné
Requêteur, champ Durée production réelle (table Dossier)	Valeur stockée sur le dossier	Uniquement les séances validées

Le Requêteur propose aussi une Durée production prévisionnelle. Ne comparez pas Durée production réelle à l'Analyse ou au total de la liste : une séance encore prévisionnelle (par exemple 15 min) est dans les deux premiers totaux et absente du champ « réelle ».

Sur la fiche prestation, Durée de production et Durée bénéficiaire sont des durées prévues saisies en heures:minutes (elles peuvent dépasser 24 h) — ce n'est pas un calcul de séances.

→ Prestations — Durées · Analyse de production · Requêteur

Total heures dossier

total = Σ(durée des séances validées et facturables)

Conditions pour être comptée :

• Séance validée
• Action marquée comme facturable
• Non exclue de l'échéancier

Total heures groupe

total = Σ(durée de toutes les séances du groupe)

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Dates des dossiers

Date début du dossier

Date début = première séance "dans le parcours" non annulée

La Date début affichée sur le dossier correspond à la première séance du parcours bénéficiaire. Les séances Hors parcours et les séances Annulées ne sont pas retenues.

Une séance est « dans le parcours » tant que son action n'a pas Hors parcours coché. C'est le défaut : il n'y a rien à cocher pour l'inclure dans Date début et Date fin.

Date fin du dossier

Dossier encore ouvert → dernière séance « dans le parcours » non annulée
Sinon → événement de clôture s'il existe, sinon dernière séance « dans le parcours » non annulée

Le dossier est encore ouvert dans les états Prévisionnel, En cours, Non planifié, Attente commande et Suspendu. Dans ces états, Date fin suit le dernier rendez-vous du parcours, y compris une séance encore Prévisionnelle. Un événement déjà enregistré n'arrête pas cette date.

Dès que le dossier n'est plus ouvert (Terminé, Abandonné, Facturé, Soldé, Sans suite, Refusé, Non facturable), un événement de clôture l'emporte s'il existe : événement marqué Abandon ou Issue positive, ou dont l'automatisation est liée à l'état Terminé, Abandonné ou Non facturable.

Les séances Hors parcours et les séances Annulées ne déterminent pas la Date fin. C'est la même valeur que la colonne Fin de Production > Dossiers.

Mise à jour automatique

Sur la fiche du dossier, Date début et Date fin sont en lecture seule : téo les calcule.

Elles sont mises à jour automatiquement lorsque :

• vous rattachez un dossier à une séance (ajout d'un bénéficiaire, inscription via Trouver un créneau, rattachement avec planning depuis un groupe…) ;
• vous créez une Répétition de séances qui reprend les dossiers déjà liés à la séance modèle ;
• vous ouvrez la fiche du dossier ou sa Liste des séances.

Un événement de clôture ne l'emporte que si le dossier n'est plus ouvert (voir ci-dessus).

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Taux d'assiduité

assiduité = (heures réalisées / heures prévues) × 100

Exemple :

• Prévu : 24 heures
• Réalisé : 20 heures
• Assiduité : 83,3%

Utilisé pour :

• Échéances conditionnées à l'assiduité
• Indicateurs de pilotage
• BPF (Bilan Pédagogique et Financier)

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Heures facturables

Selon le type d'heures configuré dans la tarification :

Type	Séances comptées
Heures conseiller	Séances avec temps conseiller
Heures bénéficiaire	Séances avec temps bénéficiaire
Heures face-à-face	Séances avec temps conseiller et temps bénéficiaire
Toutes heures	Toutes les séances facturables

Conditions pour être comptée :

• Séance validée ou prévisionnelle si calcul prévisionnel
• Action marquée comme facturable
• Non exclue de l'échéancier

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Montants de facturation

Forfait

montant = forfait_tarification

Montant fixe défini dans la tarification, indépendant des heures.

À l'heure

montant = nombre_heures × tarif_horaire

Exemple : 20 heures × 50 €/h = 1 000 €

Par action

montant = nombre_actions × tarif_unitaire

Compte le nombre d'actions du déroulé réalisées.

Par financeur

montant = Σ(forfaits des financeurs du dossier)

Prorata

montant = montant_base × (heures_réalisées / heures_prévues)

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Encours

Encours d'un dossier

encours = valorisation × total_minutes_validées / 60

Variable	Description
valorisation	Montant horaire de Valorisation de l'encours sur la tarification
total_minutes_validées	Somme des durées des séances qui remplissent toutes les conditions ci-dessous

Une séance entre dans l'encours seulement si :

• elle est validée ;
• sa date est antérieure ou égale à la date de référence ;
• l'action est facturable ;
• l'action n'est pas Hors parcours ;
• la séance n'est pas annulée ;
• le bénéficiaire n'est ni absent ni en abandon.

Exemple :

• Valorisation : 80 €/h
• Séances retenues : 15 h (900 minutes)
• Encours : 80 × 900 / 60 = 1 200 €

remarque

Si Valorisation de l'encours n'est pas renseignée, l'encours du dossier est 0 €. Un ⚠ dans le tableau de bord liste les tarifications concernées.

Encours total (tableau de bord)

encours_total = Σ(encours de chaque dossier éligible)

Dossiers éligibles (tarification facturable, non facturée au groupe) :

• En cours, non planifié, attente commande ou suspendu, avec date de début ≤ date de référence
• ou terminé, abandonné, facturé ou soldé, avec date de début ≤ date de référence et date de fin > date de référence

→ Configuration de la valorisation

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Délais contractuels

Séance hors délai minimum

hors_délai_min = date_séance < (date_début_dossier + délai_min)

→ Séance trop tôt après le début du dossier.

Séance hors délai maximum

hors_délai_max = date_séance > date_début_dossier + délai_max

→ Séance trop tard après le début du dossier.

Dossier hors commande

hors_commande = date_séance > Date fin de commande

→ Séance après la Date fin de commande.

→ Commandes dépassées · Date fin de commande

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Places disponibles (collectifs)

places_disponibles = places_max - places_occupées

Exemple :

• Capacité : 12 places
• Inscrits : 8
• Disponibles : 4 places

Sans plafond : pas de jauge, les inscriptions restent ouvertes.

→ Nombre de places maximum

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TVA

Montant TVA

montant_TVA = montant_HT × (taux_TVA / 100)

Exemple : 1 000 € HT × 20% = 200 € de TVA

Montant TTC

montant_TTC = montant_HT + montant_TVA

Montant HT depuis TTC

montant_HT = montant_TTC / (1 + taux_TVA / 100)

Exemple : 1 200 € TTC / 1,20 = 1 000 € HT

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Répartition multi-financeurs

Quand plusieurs financeurs se partagent le paiement :

montant_payeur = montant_total × (pourcentage_payeur / 100)

Exemple :

• Total : 2 000 €
• Financeur A : 60% → 1 200 €
• Financeur B : 40% → 800 €

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Prorata (abandon)

En cas d'abandon ou sortie anticipée :

montant_prorata = (jours_réalisés × tarif_base) / jours_prévus

Variable	Description
jours_prévus	Durée prestation ou période de commande prévue
jours_réalisés	Période réellement réalisée

Cas particulier

Si la tarification définit une "valeur 1 jour", c'est ce montant fixe qui est utilisé pour un seul jour de présence.

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Solde client

solde = Σ(factures_TTC) - Σ(avoirs_TTC) - Σ(règlements)

Résultat	Signification
Solde positif	Client doit de l'argent
Solde négatif	Trop-perçu (à rembourser ou reporter)
Solde = 0	Compte équilibré

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Facture soldée

Une facture est considérée comme soldée si :

Condition	Description
Règlement complet	Total des règlements lettrés égal au total HT de la facture
Soldée manuellement	Facture marquée comme soldée

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Jours ouvrés

téo retient les 11 jours fériés légaux de la France métropolitaine. Il n'y a pas de calendrier à paramétrer : les jours locaux (Alsace-Moselle) et les ponts ne sont pas ajoutés.

Jours fériés :

• 1er janvier, 1er mai, 8 mai, 14 juillet, 15 août, 1er novembre, 11 novembre, 25 décembre
• Lundi de Pâques, Ascension, lundi de Pentecôte (calculés d'après Pâques)

Un jour ouvré est un lundi–vendredi qui n'est pas férié. Un férié tombant un samedi ou un dimanche n'enlève pas de jour ouvré.

Date fin de commande

La Date fin de commande du dossier se calcule à partir de Date début de commande et de la Durée en jour de la prestation, lorsque Forcer date de fin de cde est coché et que la date de fin n'est pas encore saisie.

La Durée en jour inclut le premier jour : 5 jours à partir d'un lundi se terminent le vendredi.

Case Jours ouvrés	Calcul
Décochée	On ajoute (durée − 1) jours calendaires. Si le résultat tombe un week-end ou un férié, la date passe au prochain jour ouvré.
Cochée	On ajoute (durée − 1) jours ouvrés : week-ends et fériés au milieu de la période sont sautés.

Exemple — début vendredi 28 août 2026, durée 5 jours :

• sans Jours ouvrés : mardi 1er septembre (samedi et dimanche comptent) ;
• avec Jours ouvrés : jeudi 3 septembre (samedi et dimanche sautés).

Sur le dossier, Date début de commande affiche Fin prévue : suivie de cette date, dès que la durée est renseignée.

→ Prestations — Durées

Où ça compte aussi :

• Pastille Férié dans l'agenda, fond distinct en vue Mois — Consulter l'agenda
• Durée demandée d'une demande RH (fériés, dimanches, et samedis selon Jours ouvrés / Jours ouvrables) — Congés
• Planification d'un groupe : dimanches et fériés exclus — Groupes
• Planning des groupes : week-ends et fériés en fond distinct — Consulter l'agenda
• Pilotage > Équipe > Statistiques individuelles, tableau Analyse, ligne Jours ouvrés

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Numérotation des factures

numéro = préfixe + séquence + suffixe

Élément	Exemple
Préfixe	FA
Séquence	000123 (auto-incrémenté)
Suffixe	-2024 (exercice)
Résultat	FA000123-2024

Configuration : Admin > Paramètres généraux > Comptabilité

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Dossier incomplet

Un dossier est incomplet si au moins un champ obligatoire est vide.

Source	Champs vérifiés
Fiche personne	Nom, prénom, email, mobile... (selon config)
Dossier	Dates, prescripteur, tarification...
Prestation	Champs définis dans Admin > Production > Prestations > Données obligatoires

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Questions fréquentes

Pourquoi mon total d'heures ne correspond pas ?

Vérifiez :

1. Les séances sont-elles validées ?
2. Les actions sont-elles marquées facturables ?
3. Des séances sont-elles exclues de l'échéancier ?

Le calcul de TVA semble faux ?

Vérifiez le taux de TVA appliqué. Certaines prestations peuvent être exonérées ou avoir un taux réduit.

L'assiduité est à 0% alors qu'il y a des séances ?

Les séances doivent être validées pour compter dans l'assiduité. Les séances prévisionnelles ne sont pas comptées.

Comment est calculé le prorata pour un abandon ?

Le prorata dépend de la configuration de la tarification. Voir la section Prorata ci-dessus.

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Voir aussi

• Règles métiers - Automatismes de téo
• Facturation - Module facturation