📖 Règles métiers
Cette page documente les règles métiers automatiques de téo : ce qui se passe automatiquement quand certains événements se produisent.
Les règles métiers sont des automatismes intégrés à téo. La plupart sont configurables, certaines sont fixes pour garantir l'intégrité des données.
Cycle de vie des dossiers
Les dossiers suivent un cycle de vie avec des changements d'état automatiques ou manuels.
Tous les états possibles
| ID | État | Code | Signification |
|---|---|---|---|
| 1 | Prévisionnel | DEF | Dossier créé mais pas encore actif |
| 2 | Sans suite | ANNUL | Dossier annulé avant démarrage |
| 3 | Refusé | ANNUL | Dossier refusé par le prescripteur ou le client |
| 4 | En cours | ENCRS | Prestation active avec au moins une séance dans le parcours |
| 5 | Terminé | FACT | Prestation achevée, prêt à facturer |
| 6 | Abandonné | FACT | Arrêté anticipément, mais facturable |
| 7 | Facturé | COMPT | Entièrement facturé |
| 8 | Soldé | COMPT | Factures réglées |
| 9 | Non facturable | ANNUL | Annulé sans possibilité de facturation |
| 10 | Non planifié | ENCRS | Actif mais plus aucune séance dans le parcours |
| 11 | Attente commande | ENCRS | En attente du bon de commande client |
| 12 | Suspendu | SUSP | Temporairement interrompu |
Critères détaillés de chaque état
C'est la validation d'une séance "dans le parcours" qui déclenche le passage en cours — pas la simple planification ! Vous pouvez avoir tout un planning de RDV et rester en prévisionnel tant qu'aucune séance n'est validée.
| État | Critères |
|---|---|
| Prévisionnel | Dossier créé, aucune séance validée (une absence ne compte pas). Des séances prévisionnelles « dans le parcours » ne font pas quitter cet état. Une séance validée hors parcours fait passer en Non planifié, pas en Prévisionnel. |
| Attente commande | Si l'option "Commande obligatoire" est activée dans la prestation, le dossier passe automatiquement en attente de commande. Le passage en cours est bloqué tant que le bon de commande n'est pas enregistré. |
| Non planifié | Une séance a été validée, mais aucune séance prévisionnelle ou validée n'est « dans le parcours » (typiquement : seulement des séances Hors parcours). Une séance prévisionnelle passée « dans le parcours » suffit à quitter cet état — téo ne compare pas la date. ⚠️ Situation à surveiller ! |
| En cours | Au moins une séance validée (présence) et au moins une séance dans le parcours (prévisionnelle ou validée), même déjà passée. C'est l'état nominal. |
| Terminé | Automatique. Déclenché lorsqu'une séance dont l'action a Termine la prestation est validée. La prestation est achevée, le dossier peut être facturé. |
| Abandonné | Automatique. Déclenché par un événement de prestation configuré comme abandon. Le dossier reste facturable pour les séances réalisées. |
| Suspendu | Manuel. Interruption temporaire (maladie, indisponibilité...). État gelé : non écrasé par les recalculs automatiques. |
Passage d'un état à l'autre
| De → Vers | Condition de passage | Type |
|---|---|---|
| Prévisionnel → Attente commande | Option "Commande obligatoire" activée dans la prestation | Automatique |
| Prévisionnel → En cours | Validation d'une première séance "dans le parcours" | Automatique |
| Prévisionnel → Non planifié | Validation d'une séance hors parcours sans séance "normale" planifiée | Automatique |
| Attente commande → En cours | Bon de commande reçu + validation d'une séance | Automatique |
| Non planifié → En cours | Planification d'une séance "dans le parcours" | Automatique |
| En cours → Non planifié | Plus aucune séance prévisionnelle ou validée « dans le parcours » | Automatique |
| En cours → Terminé | Validation d'une séance dont l'action a Termine la prestation | Automatique |
| En cours → Abandonné | Événement de prestation configuré comme abandon | Automatique |
| * → Sans suite / Refusé / Non facturable | Changement manuel (annulation du dossier) | Manuel |
| * → Suspendu | Changement manuel (interruption temporaire) | Manuel |
| Terminé → Facturé | Facture définitive (hors acompte), y compris une facture groupée | Automatique |
| Facturé → Soldé | Tous les règlements sont enregistrés | Automatique |
| Facturé / Soldé → Terminé, En cours, Abandonné… | Plus aucune facture définitive active : toutes sont Annulées (avoir total) | Automatique |
Seules les factures non annulées (hors acomptes et hors avoirs) font passer ou maintenir un dossier en Facturé ou Soldé. Après un avoir total, la facture d'origine est Annulée et n'entre plus dans ce calcul : le dossier quitte l'état comptable et reprend l'état de production. Un avoir partiel qui ne marque pas la facture Annulée laisse le dossier en Facturé ou Soldé.
Une facture ne compte pour Facturé que si elle n'est pas un acompte : cochez Solder le dossier / groupe sur l'échéance finale (ou 100 %). → Solder le dossier / groupe
La même règle s'applique aux groupes facturés au nom du groupe.
→ Avoirs
Sur la vue simple du dossier (champ État) et dans le volet de séance (État du dossier, en cas d'absence si l'option est activée), la liste propose Prévisionnel, Sans suite, Refusé, Non facturable et Suspendu. L'état courant reste affiché s'il n'est pas déjà dans cette liste.
Le formulaire Données principales liste tous les états. Les états automatiques (En cours, Terminé, Facturé, Soldé…) y sont visibles, mais téo les recalcule à l'enregistrement : seuls les états gelés et Prévisionnel restent tels que choisis.
Un dossier a toujours un état : une sélection vide est refusée et l'état précédent est conservé.
Utilisez Non facturable pour clôturer un dossier sans émettre de facture dans téo — par exemple lorsque la facturation est réalisée dans un autre applicatif. Soldé n'est pas un état à poser à la main : même s'il figure dans Données principales, il est recalculé d'après les règlements téo.
Les états Sans suite, Refusé, Non facturable et Suspendu sont "gelés" : une fois définis, ils ne sont pas écrasés par les recalculs automatiques (validation de séance, facturation...). Pour relancer un dossier, repassez-le manuellement en Prévisionnel.
Séances "hors parcours" vs "dans le parcours"
Une séance hors parcours est une séance dont l'action a Hors parcours coché. Sans cette option — c'est le défaut — la séance est dans le parcours.
| Séance | Compte dans les heures du bénéficiaire ? | Déclenche le passage en cours ? | Visible dans le planning bénéficiaire ? | Impacte Date début / Date fin ? |
|---|---|---|---|---|
| Dans le parcours | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui | ✅ Oui, sauf si la séance est Annulée |
| Hors parcours | ❌ Non | ❌ Non | ❌ Non (masquée) | ❌ Non |
Tant que le dossier est ouvert, Date fin suit la dernière séance « dans le parcours » non annulée — y compris prévisionnelle. Un événement de clôture ne l'emporte que lorsque le dossier n'est plus ouvert.
Si Date fin semble incorrecte, vérifiez que les séances à ne pas retenir sont Annulées, ou que les actions concernées ont Hors parcours coché (Admin > Production > Actions seules, ou le Parcours de la prestation). Après modification d'une action, ouvrez la fiche du dossier ou sa Liste des séances.
Exemples typiques de séances hors parcours :
- RDV d'information gratuit (avant l'inscription)
- Temps de préparation / rédaction
- Coordination interne
- Temps administratif
Cas concret : Un bénéficiaire peut avoir plusieurs RDV d'information (hors parcours) avant de s'engager. Le dossier reste en prévisionnel. Le parcours ne démarre vraiment qu'à la validation du premier RDV "normal".
Configuration : sur l'action concernée (Admin > Production > Actions seules, ou le Parcours de la prestation), cocher Hors parcours.
Cycle de vie des séances
Les états de séance (PR, VA, AS, AB, RE) et l'annulation sont deux notions distinctes.
Le volet d'une activité affiche Prévisionnelle (ou À venir) et Validée. Ce sont les seuls états de séance que vous choisissez.
États de séance
| État | Code | Signification |
|---|---|---|
| Prévisionnelle | PR | Séance planifiée |
| Validée | VA | Séance réalisée et confirmée |
| Absence | AS | Bénéficiaire absent |
| Abandon | AB | Bénéficiaire ayant abandonné le parcours |
| À reporter | RE | Séance à replanifier |
Les pastilles courantes dans l'agenda et sur le dossier sont Prévisionnelle (ou À venir) et Validée. L'absence (AS) se marque par l'interrupteur absent. Abandon (AB) et À reporter (RE) existent dans le référentiel ; sur d'anciennes séances, le volet peut encore les afficher comme pastilles obsolètes.
Annulation (interrupteur, pas un état)
L'annulation n'est pas un code d'état. C'est l'interrupteur Séance annulée dans Options de la séance : le créneau se libère, la séance conserve son état, et elle est ignorée pour la Date fin du dossier. À l'écran, le libellé Annulée se substitue à la pastille d'état.
| Gestes | Où | Effet sur le dossier |
|---|---|---|
| Valider | Libellé d'état, ou Agenda > Contrôle > Séances à valider | Une séance validée « dans le parcours » peut faire passer le dossier En cours (ou Attente commande / Terminé) |
| Interrupteur absent | Ligne du bénéficiaire | L'absence ne fait pas démarrer le dossier |
| Séance annulée | Options de la séance | Ce n'est pas un état : c'est un interrupteur. La séance reste dans l'historique et n'entre pas dans les dates du dossier |
→ Changer l'état d'une séance · Valider, absences et annulation
La validation automatique des séances passées (droit Validation automatique des séances, à chaque connexion) est décrite dans Valider les séances.
Échéanciers de facturation
Les échéances de facturation sont créées automatiquement selon les règles définies dans la tarification.
| Déclencheur | Comportement automatique |
|---|---|
| Acceptation du devis | Création des échéances selon le modèle |
| Démarrage de la prestation | Création des échéances de type "au démarrage" |
| Fin de prestation | Création des échéances de type "à la fin" |
| Mensuel | Création automatique chaque mois pendant la durée du dossier |
| Validation séance | Mise à jour du taux d'assiduité |
Conditions d'échéance
Certaines échéances ne deviennent facturables que sous conditions :
| Condition | Exemple |
|---|---|
| Assiduité minimum | Facturer si présence > 80% |
| Actions réalisées | Facturer si "Bilan" coché dans le déroulé |
| Date atteinte | Facturer le 1er de chaque mois |
Contrôles de données
téo vérifie automatiquement la qualité et la complétude des données.
Dossier incomplet
Un dossier est marqué incomplet si au moins un champ coché en Données obligatoires de sa prestation n'est pas renseigné (données du bénéficiaire ou du dossier). Le Centre peut s'ajouter si le centre est obligatoire en comptabilité.
→ Conséquence : le dossier apparaît dans Production > Contrôle > Dossiers incomplets.
→ Contrôle qualité · Prestations — Données obligatoires
Pièces manquantes
| Configuration | Emplacement |
|---|---|
| Pièces obligatoires | Admin > Production > Prestations > Options > Pièces de la prestation |
→ Conséquence : Peut bloquer la facturation selon configuration.
Séance hors délais
Une séance est hors délais si elle dépasse les délais contractuels.
| Contrôle | Calcul |
|---|---|
| Délai minimum | date_séance < date_début_dossier + délai_min |
| Délai maximum | date_séance > date_début_dossier + délai_max |
→ Conséquence : Le dossier apparaît dans Production > Contrôle > Dossiers hors délais.
Séance hors commande
| Contrôle | Calcul |
|---|---|
| Hors commande | date de la séance après la Date fin de commande |
→ Conséquence : bandeau sur la séance (le dossier n'est pas rattaché) et liste Production > Contrôle > Commandes dépassées. Ce n'est pas un blocage de facturation.
Facture incomplète
Une facture ne peut pas être exportée si des données sont manquantes.
| Contrôle | Condition |
|---|---|
| Lignes manquantes | Aucune ligne de facture |
| Client manquant | Pas de client associé |
| Données Chorus | Pour un destinataire Chorus Pro : canal, SIRET, conditions de facturation, cadre de facturation… listés dans le panneau Chorus Pro |
Automatisations de communication
Les messages peuvent être envoyés automatiquement selon des règles configurables.
| Déclencheur | Actions possibles |
|---|---|
| X jours avant/après séance | Email, SMS, Questionnaire |
| X jours avant/après début dossier | Email, SMS, Questionnaire |
| X jours avant/après fin dossier | Email, SMS, Questionnaire |
| Action du déroulé réalisée | Email, SMS, Questionnaire |
Configuration : Admin > Documents & messages > Automatisation
Voir aussi : Communication > Automatisations
Synchronisations externes
Certaines actions déclenchent des synchronisations avec les systèmes externes.
| Événement | Synchronisation |
|---|---|
| Création/modification utilisateur | Synchronisation vers le SSO |
| RDV reçu de Prest@ppli | Création dossier + séance |
| Absence saisie dans Lucca | Création événement agenda (ou Conflit Lucca si le créneau est déjà pris) |
Numérotation automatique
Factures
| Élément | Description |
|---|---|
| Format | Configurable (longueur, préfixe, lettre) |
| Incrémentation | Automatique, basée sur le dernier numéro |
| Reset | Possible au changement d'exercice |
Dossiers
| Élément | Description |
|---|---|
| Format | Configurable en administration |
| Unicité | Garantie par le système |
Droits et permissions
Le système de droits suit des règles d'héritage.
Droits effectifs = Droits du groupe + Droits individuels
| Règle | Description |
|---|---|
| Cumul | Les droits s'additionnent |
| Pas de restriction | On ne peut pas retirer un droit du groupe individuellement |
| Immédiat | Les changements sont effectifs immédiatement |
Alertes et notifications
téo génère des alertes dans certaines situations :
| Situation | Type d'alerte |
|---|---|
| Dossier incomplet | Badge sur le dossier |
| Pièces manquantes | Badge sur le dossier |
| Hors délais | Badge sur le dossier |
| Tarification bientôt épuisée | Alerte pilotage |
| Impayé ancien | Alerte comptabilité |
Archivage et conservation
téo ne calcule pas de durée de conservation et n'anonymise pas. La purge des dossiers et des fiches annuaire se lance à la main.
→ RGPD
Questions fréquentes
Comment modifier une règle métier ?
La plupart des règles sont configurables dans l'administration (tarifications, prestations, automatisations). Certaines sont fixes et ne peuvent pas être changées.
Les règles s'appliquent-elles rétroactivement ?
Non, les modifications de règles n'affectent que les futurs événements. Les données existantes conservent leurs valeurs.
Comment désactiver une règle automatique ?
Selon la règle :
- Automatisations : toggle on/off dans Admin > Documents & messages > Automatisation
- Contrôles : modifier les données obligatoires dans la prestation
- Échéanciers : modifier la tarification
Voir aussi
- Calculs et formules - Détail des formules de calcul
- Administration - Configuration générale
Cet article vous a été utile ?