✉️ Modèles de messages et documents

Les modèles vous permettent de créer des messages et documents types, avec des variables automatiquement remplacées par les vraies données.

Types de modèles

Type	Utilisation
Emails	Messages électroniques
SMS	Messages courts
Documents	PDF générés via téo edit
Questionnaires	Enquêtes en ligne

Modèles de messages

Accéder aux modèles

Menu : Admin > Messages

Créer un modèle email

1. Bouton Nouveau
2. Type : Email
3. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Nom interne (ex: "Confirmation RDV")
Objet	Sujet de l'email (peut contenir des variables)
Corps	Contenu du message
Catégorie	Pour organiser vos modèles

Créer un modèle SMS

1. Bouton Nouveau
2. Type : SMS
3. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Nom interne
Message	Texte du SMS (160 car. max recommandé)

Compteur

Un compteur de caractères vous aide à rester sous la limite.

Utiliser des variables

Les variables sont remplacées automatiquement par les vraies données.

Syntaxe : {d.categorie.champ}

Le préfixe d. indique qu'il s'agit de données téo.

Exemples courants :

Variable	Résultat
{d.benef.prenom}	Prénom du bénéficiaire
{d.benef.nom}	Nom du bénéficiaire
{d.dossier.prestation}	Nom de la prestation
{d.seance.date}	Date du RDV
{d.seance.heure}	Heure du RDV
{d.conseiller.nom}	Nom du conseiller
{d.structure.nom}	Nom de votre structure

Voir toutes les variables : Bouton Variables dans l'éditeur

Documentation complète des marqueurs :

• Marqueurs Bénéficiaire - {d.benef.xxx}
• Marqueurs Dossier - {d.dossier.xxx}
• Marqueurs Séance - {d.seance.xxx}
• Marqueurs Conseiller - {d.conseiller.xxx}
• Marqueurs Structure - {d.structure.xxx}

Insérer un lien cliquable avec un marqueur

Certains marqueurs existent en deux versions : une version URL brute et une version lien HTML prêt à l'emploi.

Marqueur	Contenu	Résultat dans le message
{d.dossier.lieu.plan}	URL brute (ex: https://maps.google.com/...)	Texte non cliquable
{d.dossier.lieu.planLink}	Lien HTML cliquable	Lien cliquable directement

Si un marqueur ...Link existe (comme planLink), utilisez-le directement dans le corps du message : le lien sera automatiquement cliquable pour le destinataire.

Si vous utilisez un marqueur URL brute (comme plan), le texte ne sera pas cliquable. Dans ce cas, utilisez la fonction "Insérer un lien" de l'éditeur :

1. Dans l'éditeur du modèle, cliquez sur l'icône Insérer un lien (🔗) dans la barre d'outils
2. Dans le champ URL, saisissez le marqueur URL brute : {d.dossier.lieu.plan}
3. Dans le champ Texte à afficher, saisissez le texte souhaité (ex: "Plan d'accès à nos locaux")
4. Validez

Le destinataire verra un lien cliquable avec le texte choisi.

Quelle version utiliser ?

• Version ...Link (ex: planLink) : à utiliser directement dans le texte, le lien est déjà cliquable
• Version URL brute (ex: plan) : à insérer via la fonction "Insérer un lien" de l'éditeur pour le rendre cliquable avec un texte personnalisé

La version ...Link est plus simple. La version URL brute via "Insérer un lien" permet de personnaliser le texte affiché.

Tester un modèle

1. Ouvrez le modèle
2. Bouton Tester
3. Sélectionnez un dossier réel
4. Un email de test est envoyé à votre adresse
5. Vérifiez que les variables sont bien remplacées

Associer aux prestations

Pour que le modèle apparaisse uniquement pour certaines prestations :

1. Onglet Prestations
2. Cochez les prestations concernées

Si aucune prestation n'est cochée, le modèle est disponible partout.

Modèles de documents (téo edit)

Accéder aux modèles documents

Menu : Admin > Documents > Modèles

Créer un modèle

1. Bouton Nouveau
2. Uploadez un fichier Word (.docx) ou Excel (.xlsx)
3. Remplissez :

Champ	Description
Nom	Nom affiché lors de la génération
Catégorie	Type de document
Contexte	Dossier, Facture, Groupe...

Variables dans les documents

Dans votre fichier Word/Excel, utilisez la syntaxe :

{d.benef.prenom} {d.benef.nom}

Le préfixe d. indique qu'il s'agit de données téo.

Variables spéciales :

Syntaxe	Description	Documentation
{d.benef.xxx}	Données du bénéficiaire	Marqueurs Bénéficiaire
{d.dossier.xxx}	Données du dossier	Marqueurs Dossier
{d.seance.xxx}	Données de la séance	Marqueurs Séance
{d.form.xxx}	Réponses des formulaires flo	Variables disponibles dans chaque modèle de formulaire
{d.conseiller.xxx}	Données du conseiller	Marqueurs Conseiller
{d.structure.xxx}	Données de la structure	Marqueurs Structure

Modifier un modèle

1. Téléchargez le fichier existant
2. Modifiez-le dans Word/Excel
3. Ré-uploadez le fichier modifié

Tester un modèle document

1. Bouton Tester
2. Sélectionnez un dossier
3. Le document est généré avec les vraies données
4. Vérifiez le résultat

Questionnaires

Accéder aux questionnaires

Menu : Admin > Questionnaires

Créer un questionnaire

1. Bouton Nouveau
2. Remplissez :

Champ	Description
Titre	Nom du questionnaire
Description	Explication pour le répondant
Message d'introduction	Texte affiché en début

Ajouter des questions

1. Onglet Questions
2. Bouton Ajouter
3. Choisissez le type :

Type	Description
Texte libre	Réponse ouverte
Choix unique	Une seule option parmi plusieurs
Choix multiple	Plusieurs options possibles
Échelle	Note de 1 à X
Date	Sélecteur de date

4. Rédigez la question
5. Définissez si obligatoire
6. Enregistrer

Ordonner les questions

Utilisez le drag & drop pour réorganiser l'ordre des questions.

Associer aux prestations

1. Onglet Prestations
2. Cochez les prestations concernées
3. Définissez quand envoyer :
   • Au début
   • À la fin
   • Automatiquement (via les automatisations)

Questions fréquentes

Mes variables ne sont pas remplacées ?

Vérifiez :

1. La syntaxe exacte (accolades, points)
2. Que la variable existe (consultez la liste)
3. Que le contexte est bon (une variable séance ne fonctionne pas depuis une personne)

Puis-je utiliser du HTML dans les emails ?

Oui, l'éditeur permet une mise en forme basique. Pour du HTML avancé, contactez le support.

Comment voir les réponses aux questionnaires ?

Depuis le dossier > Menu Questionnaires > Cliquez sur le questionnaire répondu.

Les modèles sont-ils partagés entre utilisateurs ?

Oui, les modèles sont accessibles à tous les utilisateurs (selon les prestations associées).

Bonnes pratiques

Testez systématiquement

Avant de mettre un modèle en production, testez-le avec différents dossiers pour vérifier tous les cas.

Nommez clairement

"Confirmation RDV individuel" est plus clair que "Modèle 1".

Versionez vos documents

Gardez une copie des anciennes versions de vos modèles Word. En cas de problème, vous pourrez revenir en arrière.

Attention aux modifications

Modifier un modèle affecte tous les futurs envois/générations. Les documents déjà générés ne sont pas impactés.