Préparer les modèles de courriers

Prérequis pour des courriers zen

Uniformiser. Vos documents doivent être uniformément chartés : veillez à ce que les caractères aient la même police et la même taille. Les pieds de page, en-têtes et logos doivent être les mêmes sur tous les courriers. Vos courriers = l’image de votre entreprise

Soigner leur tête. Prenez soin de vos en-têtes. Si vous utilisez des enveloppes à fenêtre, pensez à positionner l’adresse de l’expéditeur afin qu’elle apparaisse dans la fenêtre une fois le courrier plié.

Soigner leurs pieds. Prenez également soin de votre pied de page (les mentions de votre entreprise)

Alléger : rendez vos documents plus clairs en les simplifiant. Les mentions obligatoires suffisent

Etre décroissant. Il en va de la consommation comme des courriers ! Trop de courriers tue le courrier. Archivez, supprimez régulièrement. La multiplication des documents est une perte de temps pour votre équipe (remise à jour, erreurs…). Pour préciser des programmes, des objectifs, des dates, pensez aux pièces jointes, fiches programme ou liens intégrés dans les mails types renvoyant sur votre site internet. L’adage « un type de document = un document » peut devenir une règle d’or.

Choisir. Déterminez les courriers qui resteront en Word (ils ont besoin d’être complétés, modifiés etc…) et ceux qui seront en pdf (ils peuvent être produits et enregistrés comme tels, c’est par exemple le cas des factures)

Mentions obligatoires

Pour vérifier les mentions obligatoires de vos documents, n'hésitez pas à consulter le site de l'administration française : https://www.service-public.fr

Pour vérifier les documents officiels des Organismes de Formation, c'est ici

Prérequis pour des courriers zen dans TéO

Word uniquement. Partez d’un feuillet Word vierge (même pour en faire des pdf).

Word simplement. Partez de zéro, pas d’anciens modèles (les formes ou tableaux cachés réservent des surprises !)… ni de modèle téléchargé depuis un logiciel (problèmes de compatibilité). Ne copiez/collez pas d'anciens tableaux. Créez-les. Vos modèles réalisées dans TéOword 1 et 2 peuvent être des sources d’inspiration, d’information mais ne partez pas de ces modèles : là aussi, il risque d’y avoir des incompatibilités avec TéOedit

Images allégées. Le logo ne doit pas excéder 130 Ko

Zones de texte bannies. Pour vos pieds de page, entêtes etc… Préférez les tableaux

Puces bannies aussi, l’outil risque de les transformer

Fiches annuaire TéO à chouchouter Vos lieux de production (dans l’en-tête) ou vos données entreprises (dans le pied de page par exemple) sont dynamiques. C’est-à-dire que si vous changez d’adresse, de numéro d’activité ou de RIB, les données se changent automatiquement sur tous les courriers dès que vous mettez votre fiche annuaire à jour. TéO = simplificateur de vie. Mais pour cela, il est indispensable de tenir à jour vos fiches annuaires et vos lieux de production.