téo - Documentation des fonctionnalités métier

Application de gestion métier pour les activités de formation, conseil, accompagnement et suivi de bénéficiaires.

Table des matières​

• Vue d'ensemble
• 1. Connexion et Interface
• 2. Gestion des Contacts et Organisations
• 3. Gestion de l'Agenda et du Temps
• 4. Gestion des Dossiers et Accompagnements
• 5. Gestion Commerciale
• 6. Facturation et Comptabilité
• 7. Pilotage et Statistiques
• 8. États et Rapports Réglementaires
• 9. Gestion Documentaire
• 10. Communication et Messagerie
• 11. Questionnaires et Enquêtes
• 12. Administration et Paramétrage (inclut règles métiers et calculs)
• 13. Intégration flo
• 14. téo rdv
• 15. Intégrations Externes
• Parcours Utilisateurs
• Architecture Technique

Vue d'ensemble​

téo est une application métier permettant de gérer l'intégralité du cycle d'accompagnement de bénéficiaires, de la prospection à la facturation.

Domaines Fonctionnels​

Profils Utilisateurs​

1. Connexion et Interface​

1.1 Se connecter à téo​

1.2 Naviguer dans l'interface​

1.3 Fonctionnalités transversales​

2. Gestion des Contacts et Organisations​

2.1 Gérer les fiches personnes​

Profils disponibles : Bénéficiaire (BENE) | Personnel (PERS) | Prescripteur

2.2 Gérer les fiches organisations​

Profils disponibles : Client (ENT) | Fournisseur (FOUR) | Financeur (FIN) | Centre/Site (CENT)

2.3 Contrôler la qualité des données​

3. Gestion de l'Agenda et du Temps​

3.1 Consulter l'agenda​

Vues disponibles​

Naviguer dans l'agenda​

3.2 Créer et modifier des séances​

Création rapide​

Création complète​

Actions sur une séance​

Créer une réunion Teams​

Dupliquer rapidement des séances (RDV flash)​

Le mode RDV flash permet de créer rapidement plusieurs séances similaires par simple clic sur l'agenda.

Utilisation typique : Créer des créneaux de disponibilité pour téo rdv ou planifier des séances récurrentes.

3.3 Planifier selon le déroulé​

3.4 Valider les séances​

Validation individuelle​

Validation en masse​

Marquer une absence​

3.5 Émargement électronique​

Demander les signatures​

Signer (côté signataire)​

Suivre les signatures​

3.6 Gérer les congés​

Poser une demande​

Valider une demande (responsable)​

Types de demandes : CP | RTT | Récupération (heures) | Sans solde | Maladie

4. Gestion des Dossiers et Accompagnements​

4.1 Gérer les dossiers individuels​

Rechercher un dossier​

Créer et modifier un dossier​

Consulter un dossier (vue simple)​

Gérer les financeurs​

États d'un dossier : En attente | En cours | À facturer | Terminé | Annulé | Suspendu

4.2 Suivre l'accompagnement (séances du dossier)​

Consulter les séances​

Actions sur les séances depuis le dossier​

Compléter l'activité flo​

Prérequis flo : La prestation doit être liée à une activité flo (configuration dans Admin > Prestations)

4.3 Gérer les événements et jalons​

Note : Les événements sont définis au niveau de la prestation (Admin > Prestations > Événements)

4.4 Gérer les dossiers groupes​

Créer et modifier un groupe​

Gérer les participants​

Planifier les séances du groupe​

4.5 Gérer les pièces et documents​

Documents du dossier​

Contrôle des pièces obligatoires​

4.6 Gérer les mémos​

4.7 Contrôler les dossiers​

4.8 Importer des dossiers​

4.9 Questionnaires du dossier​

5. Gestion Commerciale​

5.1 Gérer les devis​

5.2 Suivre les prospects et relances​

6. Facturation et Comptabilité​

6.1 Gérer les factures​

Types : Facture standard | Acompte | Avoir | Facture groupée

6.2 Gérer les règlements​

6.3 Gérer les échéanciers​

Types d'échéances : Signature devis | Démarrage | Date fixe | Mensuelle | Fin prestation | Selon assiduité

6.4 Exporter vers la comptabilité​

Formats supportés : CODA | COALA | SAGE | Quadratus | CSV | PES (secteur public)

6.5 Gérer Chorus Pro (secteur public)​

6.6 Contrôler les données comptables​

7. Pilotage et Statistiques​

7.1 Suivre la production​

7.2 Suivre le chiffre d'affaires​

7.3 Suivre la performance de l'équipe​

7.4 Analyser les données clients​

8. États et Rapports Réglementaires​

8.1 Bilan Pédagogique et Financier (BPF)​

8.2 Temps hebdomadaire​

8.3 Requêtes et Rapports personnalisés​

8.4 Catalogue de vues​

9. Gestion Documentaire​

9.1 Gérer les documents​

Formats supportés : PDF | Word | Excel | PowerPoint | Images (JPG, PNG, GIF) | Vidéos | ZIP

9.2 Générer des documents (téo edit)​

Contextes de génération :

9.3 Gérer les modèles de documents (Admin)​

10. Communication et Messagerie​

10.1 Envoyer des emails​

10.2 Envoyer des SMS​

10.3 Automatiser les communications​

Déclencheurs : X jours avant/après séance | Début/fin dossier | Action réalisée

11. Questionnaires et Enquêtes​

11.1 Diffuser des questionnaires​

11.2 Analyser les réponses​

12. Administration et Paramétrage​

12.1 Configurer l'installation​

12.2 Gérer les utilisateurs​

12.3 Gérer les groupes d'utilisateurs​

12.4 Gérer le catalogue de prestations​

12.5 Gérer les conventions et marchés​

12.6 Gérer les contenus et listes​

12.7 Gérer les modèles de messages​

12.8 Gérer les questionnaires​

12.9 Gérer le requêteur​

12.10 Gérer la conformité RGPD​

12.11 Règles métiers et comportements automatiques​

téo applique des règles métiers automatiques déclenchées par des événements.

Échéanciers de facturation​

Contrôles de données​

Automatisations de communication​

Synchronisations externes​

12.12 Calculs et formules​

Calcul des durées​

Calcul du taux d'assiduité​

Utilisé pour :

• Échéances conditionnées à l'assiduité (ex: facturer si assiduité > 80%)
• Indicateurs de pilotage
• BPF (Bilan Pédagogique et Financier)

Calcul des heures facturables​

Conditions pour être comptée :

• Séance validée (état = VA) ou prévisionnelle si calcul prévisionnel
• Action marquée comme facturable
• Non exclue de l'échéancier

Calcul des montants de facturation​

Calcul des délais​

Calcul des places disponibles (collectifs)​

Calcul de la TVA​

Calcul des numéros de facture​

Calcul du pourcentage payeur​

Pour les conventions avec plusieurs financeurs :

Contrôle dossier incomplet​

Un dossier est considéré incomplet si un champ défini comme obligatoire dans la prestation est vide.

Contrôle facture incomplète​

Une facture est incomplète pour export si :

Calcul jours ouvrés​

Calcul du prorata (abandon/sortie anticipée)​

En cas d'abandon ou sortie anticipée, le montant facturé peut être proratisé.

Calcul du solde client​

Vérification facture soldée​

13. Intégration flo (Activités et Formulaires)​

flo est une application externe compagnon de téo pour gérer des processus d'activités et formulaires dynamiques liés aux dossiers.

13.1 Configurer le lien Prestation → Activité flo (Admin)​

Résultat : Tous les dossiers créés avec cette prestation auront accès à l'activité flo configurée.

13.2 Remplir une activité flo (Utilisateur)​

Accéder à l'activité depuis le dossier​

Indicateurs visuels :

Remplir le formulaire flo​

Types de champs flo :

13.3 Utiliser les données flo dans les documents téo​

Génération automatique​

Les données saisies dans flo sont automatiquement disponibles pour la génération de documents téo (téo edit).

Utiliser les markers dans les templates​

Important : Tous les marqueurs commencent par d. (ex: {d.form.nom_champ} et non {form.nom_champ}).

Les variables {d.form.xxx} disponibles dépendent de chaque modèle de formulaire flo. Consultez la documentation des autres marqueurs pour les données téo (bénéficiaire, dossier, séance...).

13.4 Administrer flo (depuis téo)​

Note : Ces liens ouvrent flo dans un nouvel onglet avec authentification SSO automatique.

Schéma de l'intégration téo-flo​

Flux de données :

1. La prestation est configurée avec un activity_uuid (processus flo)
2. Quand un dossier est créé avec cette prestation, un smartlink permet d'ouvrir flo
3. L'utilisateur remplit les formulaires dans flo
4. téo peut récupérer les données via l'API pour générer des documents

14. téo rdv (Prise de RDV en ligne)​

téo rdv est une application externe (hébergée dans flo) permettant la prise de rendez-vous en ligne par les bénéficiaires ou prescripteurs.

14.1 Principe de fonctionnement​

14.2 Préparer les créneaux dans téo (Conseiller/Admin)​

Créer des séances de disponibilité​

Voir les créneaux disponibles​

14.3 Configurer téo rdv (Admin)​

Paramètres dans la prestation téo​

14.4 Flux de réservation (Bénéficiaire)​

15. Intégrations Externes​

15.1 Prest@ppli (SI Prescripteurs)​

Prest@ppli permet l'import automatique des rendez-vous positionnés par les prescripteurs (Pôle Emploi, Missions locales...).

Flux automatique :

1. Prescripteur positionne un RDV dans Prest@ppli
2. téo reçoit la notification (API)
3. téo cherche/crée le bénéficiaire
4. téo crée le dossier et l'associe à la séance
5. Journal mis à jour avec le résultat

15.2 Lucca (GRH externe)​

Lucca permet la synchronisation des absences et congés depuis un SIRH externe.

Configuration : Menu Admin > Intégrations > Lucca. Clé API et paramètres de synchronisation.

15.3 Téléphonie (Keyyo / 3CX)​

Keyyo et 3CX permettent le click-to-call et la journalisation des appels.

15.4 API SIRENE (INSEE)​

API SIRENE permet la recherche et l'import automatique des données entreprises.

15.5 Microsoft Teams (Visioconférence)​

Parcours Utilisateurs​

Parcours : Conseiller - Journée type​

Parcours : Gestionnaire - Création d'un dossier complet​

Parcours : Responsable - Pilotage hebdomadaire​

Architecture Technique​

Stack Technologique​

Intégrations Externes​

Document généré - Version 3.0 Application : téo Dernière mise à jour : Novembre 2025