Le planificateur

Devenez le maître du temps

Le principe

Le planificateur permet de planifier des groupes ou des dossiers sur plusieurs semaines. A l'intérieur de cette planification collective, un simple clic permet d'inscrire et de désinscrire les bénéficiaires des séances.

Les critères d'affichage

Les champs obligatoires

• La date de début : inscrire la date à partir de laquelle vous voulez planifier

• Nombre de semaines : inscrire le nombre de semaines à afficher

• Matin / Après-midi : pour planifier par demi-journée, entrez les heures de début et de fin des deux demi-journées. Pour planifier sur une journée, entrez l'heure de début dans le premier champ et l'heure de fin dans le deuxième champ, à droite du premier.

  champs horaires identiques

  Si une planification a déjà été réalisée dans l'agenda d'un conseiller, vérifiez bien que les créneaux horaires correspondent avec ceux affichés dans le planificateur. Si ce n'est pas le cas, la planification réalisée en amont risque de ne pas s'afficher

• Ordonnée : choisissez par quelle "entrée" vous voulez planifier : groupe, dossier, conseiller ou salle. Ces données s'afficheront à gauche du planificateur, en colonne.

Temps collectif et temps individuel

Le planificateur est un outil qui vous permet de planifier avant tout des séances collectives (ateliers, groupes de formation...). Les temps de rendez-vous individuels, déjà planifiés dans l'agenda du conseiller, apparaissent dans le planificateur mais ne sont pas modifiables.

La planification multi-dossier

Cas n°1 Planifier les dossiers liés à un groupe de formation

Prérequis : la planification du groupe avec ses dossiers a déjà été réalisée.
Objectif : individualiser les parcours au sein d'un même groupe (ajuster la présence des stagiaires à tel ou tel module)

Les critères du planificateur :

• Sélectionner Dossiers en ordonnée
• Sélectionner le groupe grâce à la liste déroulante
• La planification du groupe sélectionné s'affiche (si le groupe n'a pas de planification, un message orange apparaît)

Inscrire et désinscrire le bénéficiaire dans la planification du groupe

• Cliquez sur les séances pour inscrire ou désinscrire un stagiaire
• Inutile d'enregistrer. La plage change de couleur et la mention Inscrit s'affiche aussitôt
• Un simple clic permet également de désinscrire le bénéficiaire.

Cas n°2 Planifier les dossiers non liés à un groupe

Objectif : Ce cas correspond au besoin d'inscrire et/ou désinscrire rapidement des bénéficiaires qui suivent la même prestation mais ne participent pas en même temps aux différentes actions. C'est le cas, notamment, des entrées/sorties permanentes.

Prérequis : Il est recommandé de planifier d'abord les temps collectifs en amont, sans dossiers à l'intérieur, dans l'agenda du conseiller.

• Sélectionner Dossier en ordonnée
• Sélectionner un conseiller grâce à la liste déroulante
• Sélectionner la prestation

Les dossiers rattachés à cette prestation, à un conseiller référent ainsi que ceux qui ne possèdent pas de conseiller référent s'affichent en ordonnée.

Les différentes actions de la prestation sont proposées. Sélectionnez les actions sur lesquelles vous voulez inscrire les bénéficiaires et validez.

Les actions collectives déjà planifiées et sélectionnées s'affichent alors en gris. Pour inscrire le bénéficiaire, cliquez simplement sur une plage. Pour le désinscrire, cliquez sur la plage sur laquelle il est inscrit.

Pour ajouter une ou plusieurs séances à un dossier, cliquez sur la plage libre, créez la séance, utilisez la répétition si besoin et enregistrez. La nouvelle séance est créée. Elle devient accessible à l'inscription des autres dossiers affichés.

La planification multi-groupe

Prérequis : avoir construit les groupes (avec ses dossiers ou pas) sans la planification.

Objectifs : planifier les formations de plusieurs groupes quand ils partagent de temps en temps la même action.

• Construisez les groupes en amont
• Sélectionnez "groupe" en ordonnée puis validez. Tous les groupes s'affichent. Il est possible de limiter en sélectionnant les groupes à planifier et en cliquant sur le bouton Comparer
• Choisissez votre groupe référent en cliquant sur le bouton Groupe référent. Le groupe référent est en principe celui qui possède le plus grand nombre de séances. Il va servir de base à la planification des autres groupes
• Les séances du groupe référent sont proposées en gris dans tous les groupes sélectionnés
• Cliquez pour inscrire ou désinscrire le groupe des séances
• L'enregistrement est instantané.

Répétition

Afin de planifier plus facilement, utilisez la répétition. Cela permet de lier les séances entre elles : il sera alors plus facile de modifier la séquence en une seule fois si besoin.

Dossiers liés

Lorsque vous cliquez sur une plage pour inscrire ou désinscrire un groupe, l'ensemble de ses dossiers est automatiquement inscrit ou désinscrit.

Modification de séances

Si vous souhaitez modifier une séance (ou une séquence), vous devez le faire depuis la ligne du groupe référent. La fonctionnalité d'inscription/désinscription n'est disponible que pour les groupes qui ne sont pas le groupe référent.